PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN KERAMIK PADA PT. SANGO CERAMICS INDONESIA Oleh: 1,2,3)
Ema Nur Ita1), Ira Setiawati2), Solikhin3) Program Studi Sistem Informasi, Stmik Himsya
Jalan Raya Karanganyar Tugu Km 12 No 8 Telp 024-8665420 Semarang E-mail :
[email protected] ,
[email protected]
Abstrak PT. Sango Ceramics Indonesia adalah perusahaan dalam bentuk perseroan, perseroan ini memproduksi barang pecah belah rumah tangga seperti piring, gelas, cangkir, sendok, dll. Selama ini dalam pengolahan transaksi bisnis sehari-hari masih menggunakan cara – cara manual. Hal tersebut menyebabkan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan belum dapat dilaksanakan secara optimal. Penelitian bertujuan untuk menciptakan aplikasi transaksi pembelian dan penjualan barang yang digunakan untuk membantu atau mempermudah pengelolaan transasksi bisnis harian pada bagian pembelian dan penjualan di PT. Sango Ceramics Indonesia. Pengembangan perangkat lunaknya menggunakan model sekuensial linier. Aplikasi ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 2010 dan DBMS Microsoft Office Access 2003. Pengujian terhadap perangkat lunak dilakukan dengan metode pengujian Proses pengujian menggunakan metode structural testing (white-box testing ). Perangkat lunak yang dihasilkan dapat mempermudah pengelolaan data dalam pencatatan barang dan transaksi jual beli barang, dan pembuatan laporan periodik. Kata kunci : system informasi, aplikasi transaksi pembelian dan penjualan barang, model structural testing (white-box testing).
1. Latar Belakang Permasalahan Dengan kemajuan teknologi informasi sebuah perusahaan harus bisa untuk mengatur sistem informasinya sehingga dalam pengolahan data menjadi lebih efisien, praktis dan memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan di perusahaan seperti pembelian dan penjualan. Penggunaan perangkat komputer bagi perusahaan atau instansi lainnya yang kompeten dan berskala besar adalah hal yang wajib diterapkan, seperti halnya PT. Sango Ceramics Indonesia. Metode pengolahan dan pencatatan data pada PT. Sango Ceramics Indonesia sudah menggunakan sistem komputerisasi namun masih banyak karyawan yang menggunakan secara manual, sehingga dibutuhkan suatu system informasi yang user friendly. PT. Sango Ceramics Indonesia adalah perusahaan dalam bentuk perseroan, yang memproduksi keramik atau barang pecah belah rumah tangga seperti piring, cangkir, mangkuk, dan lain-lain. Perusahaan melakukan kegiatan produksi untuk dijual ke luar negeri (ekspor) dan bahan baku yang digunakan diperoleh dari supplier yang ada diluar negeri
(impor). Perusahaan memproduksi keramik sesuai dengan keinginan buyer (pembeli). Peranan pembelian dan penjualan sangat mempengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan karena dari pembelian akan diketahui pengeluaran kas perusahaan dan dari penjualan akan diketahui pendapatan atau penerimaan kas perusahaan. Walaupun sistem pembelian dan penjualan keramik yang ada diperusahaan sudah berjalan tetapi masih terdapat permasalahan yang menghambat proses pembelian dan penjualan, seperti seringnya terjadi kesalahan perhitungan transaksi pembelian dan penjualan karena sistem yang digunakan masih manual sehingga sering terjadi pengulangan input data harga barang dan kesalahan memasukkan data harga barang, selain itu resiko kehilangan data pembelian dan penjualan sangat tinggi, yang disebabkan pengumpulan data pembelian dan penjualan dilakukan secara manual. Dengan fasilitas teknologi komputer, tentunya perusahaan akan memperoleh kemudahan-kemudahan misalnya kecepatan akses data, kemudahan penyimpanan data dan masih banyak lagi keuntungan yang di dapat dari pengembangan sistem. Agar perusahaan berkembang lebih pesat maka diperlukannya pengembangan sistem komputerisasi yang lebih baik guna meningkatkan kemajuan perusahaan. Pengembangan sistem (System Development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Tata Sutabri, 2012). Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana membuat “Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada PT. Sango Ceramics Indonesia”.
2. Tinjauan Pustaka Dalam penelitian ini tinjauan pustaka merupakan hasil studi dan penelitian terdahulu yang berhubungan dengan perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan barang. Banyak peneliti yang melakukan penelitian tentang sistem informasi pembelian dan penjualan karena kedua transaksi ini merupakan suatu hal yang rutin atau selalu dilakukan setiap perusahaan. 2.1.
Perancangan Sistem Perancangan merupakan sekumpulan prosedur yang dilakukan untuk mengubah
spesifikasi logis menjadi desain yang dapat diimplementasikan ke sistem komputer organisasi (Setiawati, 2011). Sedangkan Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Puspitawati & Anggadini, 2011). Dalam mendefinisikan sistem terdapat model pendekatan sistem, yang lebih menekankan pada
prosedur dan elemennya, sebagai urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Gerald. J., 1991) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005). 2.2.Sistem Informasi Menurut Gordon. B. Davis (1985) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin (2005) mendefinisikan mendefinisikan bahwa informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun yang akan datang. Pengertian ini sama dalam teori yang dikemukakan oleh Raymond McLeod (1995) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin (2005) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005) sistem informasi dapat didefinisikan dalam beberapa teori sebagai berikut: a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.3.
Definisi Pembelian dan Penjualan Aktivitas operasional perusahaan, akan mengalami transaksi pembelian, adapun yang
dimaksud dengan pembelian adalah suatu tindakan untuk mendapaatkan barang dan jasa, yang kemudian akan dipergunakan sendiri atau dijual kembali. Transaksi pembelian biasanya dilakukan minimal dua pihak atau lebih yang sering disebut penjual atau pembeli. Pembelian dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu pembelian secara cash dan pembelian secara credit. Menurut Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2011) dapat disimpulkan bahwa: Pembelian cash atau tunai adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan uang kas untuk pembayaran barang yang dibeli serta untuk keperluan aktivitas perusahaan dan barang persediaan. Operasional sehari – hari perusahaan sebagai sumber pendapatan seseorang atau perusahaan dengan aktivitas berupa penjualan merupakan suatu transaksi yang dilakukan oleh dua belah pihak atau lebih dengan menggunakan alat pembayaran yang sah. Definisi lain dari penjualan adalah sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk
memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya dengan mengharapkan keuntungan dari hasip penjualannya. aktivitas memperjual-belikan barang dan jasa kepada konsumen.
2.4.Pengertian Keramik Keramik awalnya berasal dari bahasa Yunani yaitu keramikos yang artinya adalah suatu bentuk dari tanah liat yang telah mengalami proses pembakaran. Definisi keramik terbaru mencakup semua bahan bukan logam dan anorganik yang berbentuk padat (Yusuf, 1998). Umumnya senyawa keramik lebih stabil dalam lingkungan termal dan kimia dibandingkan elemennya, sedangkan bahan baku keramik yang umum terpakai adalah felspard, ball clay, kwarsa, kaolin, dan air. Secara umum pengertian keramik adalah tanah liat yang dibakar, dicampur dengan mineral lain,barang tembikar (porselen) seperti cangkir, piring, mangkuk. (Definisi Arti Kata, Keramik, Retreived
Februari 18, 2013,
http://www.artikata.com/arti-334416-keramik.html). 2.5.Metode pengembangan sistem Menurut Hoffer dkk (1998) dalam Abdul Kadir (2005) yang dimaksud dari Metodologi pengembangan sistem adalah suatu proses standart yang diikuti oleh organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang, mengimplementasikan
dan memelihara
sistem
informasi. Kebanyakan perusahaan
menggunakan suatu metodologi yang disebut dengan Metode Pengembangan Sistem atau Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle – SLC), merupakan salah satu penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan & penggunaan system. Tahapan metode pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar : System Life Cycle
Dalam penelitian ini, sebelum dilakukan tahap desain dan perancangan perlu dianalisis terlebih dahulu system yang hendak dibangun. Tujuan dari tahap Analysis adalah untuk mempelajari sistem yang sedang berjalan dan melakukan indentifikasi masalah. Menurut Octaviani HS, (2010) pada analisis sistem dikenal beberapa tahap yaitu : a. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut. b. Memahami cara kerja sistem. c. Melakukan analisis. d. Melaporkan hasil analisis sistem. 2.6.Alat Bantu Analisis Sistem Dalam mendesain model dari sistem informasi yang dibuat, dibutuhkan suatu media/tools yang merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan logika model dari suatu sistem. a. Diagram Alir Data ( Data Flow Diagram / DFD) Data flow diagram/ DFD adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manual atau keduanya, yang disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan. b. K amus Data (System Data Dictionary) Menurut pendapat Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005)
kamus data berfungsi
membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan, dan proses. c. ERD (Entity Relationship Diagram /ERD)
Entity relationship diagram / DFD merupakan model data relational, hubungan antar file yang direlasikan dengan kunci relasi (relation key) yang merupakan kunci utama masing-masing file. Terdapat beberapa relasi dalam hubungan atribut yang ada didalam 1 atau 2 file, yaitu sebagai berikut : (Nugroho A., 2011). d. Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Ada beberapa macam kunci (key function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan , penghapusan, yaitu: (Tata Sutabri, 2012) e. Sistem Basis data Sistem basis data menyediakan bahasa untuk mendefinisikan basis data DDL (Data Definition Language) serta bahasa untuk memenipulasi basis data DML (Data Manipulation Language) untuk melakukan operasi-operasi tertentu pada basis data.
3. Metode Penelitian Metode penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Metode kualitatif didefinisikan sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang dapat diamati. Menurut David Williams (1995) dalam Al-Bahra bin Ladjamudin, (2005). penelitian kualitatif adalah pengumpulan data pada suatu latar alamiah dengan menggunkan metode alamiah dan dilakukan oleh orang atau peneliti yang tertarik secara alamiah. Tahapan penelitian sebagai berikut: 1. Menentukan permasalahan. 2. Pengolahan data awal. 3. Pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan. 4. Metode pengembangan sistem. 5. Tinjauan umum perusahaan.
Pengolahan Data Awal Data kualitatif yang diperoleh dari penelitian ini berupa data-data mengenai jenis keramik, dan harga keramik, data konsumen, dan data pemasok yang ada di PT. Sango Ceramics Indonesia Semarang.
Pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan Untuk pengolahan data yang diusulkan atau dikembangkan adalah merubah dari pencatatan manual, menjadi sistem komputerisasi dengan menggunakan aplikasi program visual basic, walaupun pada PT. Sango Ceramics Indonesia sudah menggunakan komputer dalam pengolahan datanya, namun masih ada beberapa bagian yang tidak memiliki komputer. Dengan adanya sistem komputerisasi menggunakan aplikasi visual basic, maka memudahkan karyawan dalam pembuatan laporan.
3. Hasil Dan Pembahasan 3.1. Analisa dan perancangan Analisa sistem baru mengenai sistem informasi pembelian dan penjualan untuk menghasilkan laporan-laporan yang lebih akurat dan cepat yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Prosesnya tidak jauh berbeda dengan sistem yang lama, hanya untuk pengelolaan data proses pencatatan menggunakan alat bantu yaitu dengan komputer dan aplikasinya yang diolah dan disimpan dalam media penyimpanan. Proses pengelolaan transaksi seperti ini sudah menggunakan Computer Based Information System (CBIS). Hal ini sangat membantu dalam menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan agar cepat, tepat, dan akurat. Perancangan sistem Dalam tahap desan dan perancangan system menggunakan Context diagram yang merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD). Context diagram menggambarkan hubungan antar sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada, sedangkan data flow diagram (DFD) menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja dan penyimpanan data, perancangan database yang meliputi : Entity Relationship Diagram (ERD) yang digunakan sebagai proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya, relasi tabel yang menggambarkan hubungan antar tabel dalam database, kamus data yang memperjelas tentang data dan kebutuhan informasi dan desain input / output yaitu antar muka untuk user.
Context Diagram Sistem Informasi pembelian dan penjualan
Gambar : Context Diagram DFD Level 0 Sistem Informasi pembelian dan penjualan
Entity Relationship Diagram (ERD) Tabel : Daftar Entitas dan Atribut pada Entitas NO
Nama Entitas
Atribut yang dibutuhkan
1.
Barang
Kode, Deskripsi, tipe
2.
Bahan material
Kode, nama_material, jumlah
3.
Customer
Kode, nama, alamat, kota, negara, telp, kontak
4.
Supplier
Kode, nama, alamat, kota, negara, telp, kontak
5.
Driver
Kode, nama_driver, alamat, kota, telp
6.
Lokasi
Kode_material, jumlah
7.
Utang
Kode_utang, kd_supplier, kd_driver, jumlah
8.
Piutang
Kode_piutang, kd_customer, jumlah
Desain output Dalam merancang atau membuat sebuah sistem yang baru tahap pemilihan bahasa pemrograman merupakan hal penting. Sebab dengan pemilihan bahasa pemrograman yang tepat, maka sistem yang dibuat akan sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dalam pembuatan program aplikasi ini dipilih bahasa pemrograman Visual Basic 2010. Pada form Utama terdapat 5 buah menu yaitu Master, Transaksi, Laporan, Profil. Form menu utama ini digunakan sebagai form induk bagi form-form yang lain sehingga form ini merupakan inti dari program.
Gambar : Tampilan menu utama Pemeliharaan sistem
Pelaksanaan implementasi sistem dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang dirancang dari alat dokumen manual sehingga menghasilkan sistem yang siap digunakan untuk pengolahan data. Pemrograman dan pengujian Pemrograman dikerjakan setelah desain sistem telah selesai dirancang dan diperkirakan akan menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan. Pengujian sistem dilakukan agar dapat menghasilkan sistem yang benar – benar sesuai dengan kebutuhan serta dapat berjalan dengan baik atau tidak terdapat kesalahan di dalam sistem. Pengujian yang dilakukan yaitu : 1. Pengujian unit Setelah unit dibuat dan dites secara independen oleh programmer sampai benar-benar terbebas dari kesalahan baik kesalahan dari penerapan algoritma ataupun kesalahan dalam penerapan prosedur. Setelah program tidak terdapat kesalahan, maka program dirangkai menjadi satu unit program, setalah itu baru dilakukan test kembali. 2. Pengujian program Pengujian program dilakukan oleh bagian administrasi PT.Sango Ceramics Indonesia. Bila program belum berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka program akan dirancang ulang dan kembali melewati tahap pengujian unit. Sasaran dari pengujian sebagai berikut : a) Pengujian merupakan suatu proses eksekusi dari suatu program yang telah dibuat untuk menemukan kesalahan. b) Suatu test case yang baik dan berhasil adalah test case yang dapat memiliki probabilitas yang tinggi untuk menemukan kesalahan yang belum ditemukan sebelumnya. c) Suatu pengujian dianggap sukses apabila dapat menemukan kesalahan yang belum pernah ditemukan sebelumnya. Jadi pengujian program sangat diperlukan sebelum program tersebut di implementasikan sehinnga kesalahan – kesalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalkan atau dikurangi. Proses pengujian menggunakan metode structural testin (white-box testing), dimana penentuan test case disesuaikan dengan struktur sistem. Knowledge program digunakan untuk mengidentifikasi test case tambahan. Pengujian ini bertujuan untuk menguji semua statement program apakah ada yang salah (debug).
Training Training ini bertujuan untuk memberikan pelatihan terhadap sistem yang akan diterapkan di PT. Sango Ceramics Indonesia. Karyawan di bagian administrasi akan mendapat pelatihan bagaiamana mengoperasikan sistem baru dari input data sampai dengan pembuatan laporan. Training ini dilakukan setelah pengujian program selesai dan terbebas dari kesalahan.
DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra bin Ladjamudin. (2005). Analisis Dan Desain Sistem Infromasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Agung Muryanto, Drs. Djalal Er Riyanto, M.IKomp, dan Beta Noranita, S.Si, M.Kom. Aplikasi Transaksi Pembelian Dan Penjualan Barang ( Studi Kasus Toko Perlengkapan Olah Raga Sportivo Semarang ). Jurusan Matematika. Fakultas Sains dan Matematika Universitas Diponegoro. Semarang. Definisi Arti Kata, Keramik, Retreived February 18, 2013 from http://www.artikata.com/arti334416-keramik.html
Edhy, S. (2011). Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi. Ipah Syarifah. Pembangunan Sistem Pembelian Dan Penjualan Barang PD. Dian Jaya. Jurusan Teknik Informatika. Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia. Bandung. Ir. Suryanto Thabrani. (2007). Mudah & Cepat Menguasai Visual Basic. Jakarta: Mediakita. Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan & Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Andi Offset. Nugroho, A (2011). Perancangan Dan Implementasi Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi. Octaviani HS, S. M. (2010). Shortcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi. puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. PT. Sango Ceramics Indonesia (1977). Profil PT. Sango Ceramics Indonesia. Semarang. Setiawati, A. D. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: ANDI. Soni Susanto. Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada CV. Sari Teknik. Jurusan sistem informasi. STIKOM. Surabaya. Sutabri, T. (2012). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
