PERANCANGAN BASISDATA SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN OBAT STUDI KASUS PADA INSTALASI FARMASI RSUD Dr. H. SOEWONDO KENDAL Sudaryanto Abstract: a data management is often became a problems in the Pharmaceuticals Installation RSUD Dr. H. Soewondo Kendal, its necessary to design good database system so it can provide accurate and relevant information including input, storage, data search, and ease to create a report of drug supplies, drugs expenditure, drugs incoming, drugs orders, and drugs distribution, so there are no drugs that expired stored in the warehouse, and the uniformity to create a report.
Keywords: installation, pharmacy, ordering, inventory
PENDAHULUAN Instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO merupakan salah satu usaha pelayanan masyarakat yang bergerak dalam bidang penunjang dan penjualan obat-obatan, untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal penyediaan obat, instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal pada pelaksanaan tugasnya harus bisa mengelola persediaan obat yang ada, sehingga bisa mengontrol persediaan obat, sehingga jika stock obat sudah mencapai batas limit dapat segera dilakukan order agar tidak terjadi kehabisan obat, pada saat terjadi pemesanan obat oleh pelanggan. Ketersediaan basis data yang baik mutlak diperlukan untuk mendukung kinerja instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal, sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan, dan menentukan arah kebijakan sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih baik.
LANDASAN TEORI Basis Data
1
Sekumpulan berkas (tabel) yang saling berhubungan, (mencakup hubungan antar tabel, view dan bahkan kode (prosedur tersimpan)
Normalisasi Normalisasi adalah proses pembentukan tabel yang masih mempunyai anomali menjadi tabel yang normal (tidak ada anomali) Anomali adalah efek samping dari suatu tabel yang tidak diharapkan. Beberapa jenis anomali : anomali penyisipan, anomali penghapusan dan anomali peremajaan (update) Normalisasi dengan Tahap-Tahap Normalisasi a)
Bentuk Tidak Normal (Unnormalized form) Merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan Mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi
b)
Bentuk Normal Kesatu ( 1NF / First Normal Form) Ciri Bentuk normal kesatu adalah : o Setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata) o Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai field Adalah atomic value o Tidak ada set atribut yg berulang-ulang / bernilai ganda (multivalue)
c)
Bentuk Normal Kedua ( 2NF / Second Normal Form) Syarat : o Telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu o Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada primary key
d) Bentuk Normal Ketiga ( 3NF / Third Normal Form) o Telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua o Semua
atribut
bukan
primer
tidak
mempunyai
ketergantungan transitif Ketergantungan Transitif Definisi : Atribut Z mempunyai ketergantungan transitif terhadap X bila : •
Y memiliki ketergantungan funsgional terhadap X
2
hubungan /
•
Z memiliki ketergantungan funsgional terhadap Y
Notasi : X Y Z
Narasi Sistem Pemasukkan Obat 1.
Bagian Pengadaan membuat daftar pembelian obat ( DPO ) untuk stok obat yang telah habis ( kosong ) ke supplier.
2.
Supplier dapat memasok lebih dari satu jenis obat untuk satu atau lebih nota pemesanan obat. Sebaliknya satu jenis obat bisa dipesan oleh satu atau suplier
3.
Bagian Pengadaan Mengecek obat sesuai dengan surat penawaran obat. Memberikan DOM ( rangkap 1 ) dan DOM ( rangkap 2 ) ke kepala farmasi untuk di acc, sedangkan DOM ( rangkap 3 ) diarsip sendiri.
4.
Kepala Farmasi Memberikan acc untuk DOM ( rangkap 1 ) dan SPO ( rangkap 2 ). DOM Acc ( rangkap 1 ) diarsip sendiri sedangkan DOM ( rangkap 2 ) diserahkan ke bagian pengadaan.
5.
Bagian pengadaanMenerima DOM Acc ( rangkap 2 ) dari kepala farmasi untuk diberikan ke supplier dan membuat laporan obat masuk ( LOM ) untuk diserahkan ke kepala farmasi.
6.
Supplier Menerima DOM Acc ( rangkap 2 ) dari bagian pengadaan untuk diarsip sendiri.
7.
Kepala Farmasi Menerima dan memberi acc laporan obat masuk (LOM) untuk diarsip sendiri.
Narasi Sistem Pengeluaran Obat 1. Pasien memberikan resep obat yang telah ditulis oleh dokter ke bagian pelayanan 2. Bagian Pelayanan Menerima dan mengecek resep obat dari pasien, kemudian resep tersebut diberikan ke bagian pengadaan. 3. Bagian Pengadaan mempersiapkan obat yang dipesan dan membuat data obat keluar ( DOK ) sebanyak 2 rangkap beserta resep ke kepala farmasi untuk di acc.
3
4. Kepala Farmasi Mengecek dan memberikan acc untuk DOK sebanyak 2 rangkap beserta resepnya, kemudian DOK Acc ( rangkap 1 ) diarsip sendiri sedangkan DOK Acc ( rangkap 2 ) dan resep yang telah diacc diserahkan kembali ke bagian pengadaan. 5. Bagian Pengadaan memeriksa kelengkapan dokumen obat ( KDO ) yaitu terdiri dari DOK Acc ( rangkap 2 ) dan resep yang diterima dari kepala farmasi, kemudian DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan juga obat yang dipesan diberikan ke bagian pelayanan. Membuat laporan obat keluar ( LOK ) untuk diserahkan ke kepala farmasi 6. Bagian Pelayanan memanggil pasien yang bersangkutan dengan memberikan DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan obatnya ke pasien tersebut. 7. Pasien membayar biaya obat beserta mengambil DOK Acc ( rangkap 2 ), resep dan obatnya untuk diarsip ( disimpan ) sendiri.. 8. Kepala Farmasi memberi acc untuk laporan obat keluar ( LOK ) dari bagian pengadaan, kemudian disimpan ( diarsip ) sendiri.
ERD ( Entity Relationship Diagram ) Berdasarkan yang telah diuraikan, maka terbentuk diagram keterkaitan antar entitras berikut :
4
Kd_msk Kd_splr
Jns_klmn
Kd_splr
Kd_obat
Kd_obat
Jns_obat
Nm_splr
Telp_splr
Jml_msk
Tgl_msk
Nm_obat
Tgl_kad
N
Obat
Almt_splr
N
Masuk
Supplier
Harga
Kota
Kd_klr
N
Stock_limit
Kd_psn Tgl_klr
Kd_obat Jml_klr
Keluar
N
Kd_psn
Umur
Nm_psn
Jns_klmn
Pasien
Alamat
Kota
Gambar 1 : ERD Persediaan obat
Transformasi Erd Kedalam Basis Data Fisik Tabel Suplier Kd_splr
Nm_splr
Jns_klmn
Telp_splr
Jns_obat
Tgl_kad
Almt_splr
Kota
Tabel Obat Kd_obat
Nm_obat
Harga
Tabel Masuk Kd_msk
Kd_splr
Kd_obat
Tgl_msk
5
Jml_msk
Stock_limit
Tabel Keluar Kd_klr
Kd_obat
Kd_psn
Tgl_klr
Jml_klr
Tabel Pasien Kd_psn
Nm_psn
Umur
Jns_klmn
Alamat
Kota
Normalisasi 1. Tabel Supplier Tabel supplier telah memenuhi 1NF dan 2NF dan tiap atribut bukan kunci ( Nm_splr, Jns_klmn, Telp_splr, Almt_splr, Kota ) tidak bergantung secara fungsional terhadap atribut bukan kunci yang lain. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_splr ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Supplier : Kd_splr
Nm_splr, Jns_klmn, Telp_splr, Almt_splr, Kota.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Supplier : Nm_splr
Jns_klmn,Telp_splr, Almt_splr, Kota.
Jns_kmnl
Telp_splr, Almt_splr, Kota.
Telp_splr
Almt_splr, Kota.
Almt_splr
Kota.
2. Tabel Obat Tabel obat telah memenuhi 1NF dan 2NF karena tiap atribut bukan kunci (Nm_obat, Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_obat ). Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_obat) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Obat : Kd_obat
Nm_obat, Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Obat : Nm_obat
Jns_obat, Tgl_kad, Harga, Stock_limit.
Jns_obat
Tgl_kad, Harga, Stock_limit.
Tgl_kad
Harga, Stock_limit. 6
Harga
Stock_limit.
3. Tabel Masuk Tabel masuk telah memenuhi 1NF dan 2NF( Kd_msk, Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk ) kerena setiap atribut bukan kunci utama ( Kd_msk, Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_msk ). Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Masuk : Kd_msk
Kd_splr, Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Musik : Kd_splr
Kd_obat, Tgl_msk, Jml_msk.
Kd_obat
Tgl_msk, Jml_msk.
Tgl_msk
Jml_msk.
Oleh karena masih memiliki field yang bergantung secara fungsional, maka tabel masuk harus dibagi menjadi 2 yaitu : Tabel Masuk Kd_msk
Kd_splr
Tgl_msk
Setiap atribut dalam tabel masuk bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_msk. Kd_msk
Kd_splr, Tgl_msk.
Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Masuk : Kd_msk
Kd_splr,
Tgl_msk
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Masuk : Kd_splr
Tgl_msk.
Tabel Detail Masuk Kd_msk
Kd_obat
Jml_msk
Setiap atribut dalam tabel detail masuk bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_msk. 7
Kd_msk
K d_obat, Jml_msk.
Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Detail Masuk : Kd_msk
Kd_obat, Jml_msk.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Detail Masuk : Kd_obat
Jml_msk.
4. Tabel Pasien Tabel pasien telah memenuhi 1 NF dan 2 NF tiap atribut bukan kunci utama ( Kd_psn, Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_psn ). Kd_psn
Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota.
Semua atribut bukan kunci tidak mempunyai hubungan yang transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_psn ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Pasien : Kd_psn
Nm_psn, Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Pasien : Nm_psn
Umur, Jns_klmn, Alamat, Kota.
Umur
Jns_klmn, Alamat, Kota.
Jns_klmn
Alamat, Kota.
Alamat
Kota.
5. Tabel Keluar Tabel keluar telah memenuhi 1 NF dan tiap atribut bukan kunci utama ( Kd_klr, Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr ) bergantung secara fungsional terhadap atribut kunci utama ( Kd_klr ). Kd_klr
Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr.
Semua atribut bukan kunci tidak mempunyai hubungan yang transitif. Setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada kunci utama ( Kd_klr ) secara menyeluruh. Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Keluar : Kd_klr
Kd_obat, Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Keluar : Kd_obat
Kd_psn, Tgl_klr, Jml_klr.
8
Kd_psn Tgl_klr
Tgl_klr, Jml_klr. Jml_klr.
karena masih memiliki field yang bergantung secara fungsional, maka tabel keluar harus dibagi menjadi 2 yaitu : Tabel Keluar Kd_klr
Kd_psn
Tgl_klr
Setiap atribut dalam table keluar bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_klr. Kd_klr
Kd_psn, Tgl_klr.
Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Keluar : Kd_klr
Kd_psn, Tgl_klr.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Keluar : Kd_psn
Tgl_klr.
Tabel Detail Keluar Kd_klr
Kd_obat
Jml_klr
Setiap atribut dalam table detail keluar bukan kunci utama, tidak bergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagian kunci, dimana kunci utamanya adalah Kd_klr. Kd_klr
Kd_obat, Jml_klr.
Ketergantungan Fungsionalnya ( KF ) Tabel Detail Keluar : Kd_klr
Kd_obat, Jml_klr.
Ketergantungan Fungsionalnya ( Non KF ) Tabel Detail Keluar : Kd_obat
Jml_klr.
TABEL RELASI
9
Supplier
Obat
*
Kd_obat Nm_obat Jns_obat Tgl_kad Harga Stock_limit
Kd_splr Nm_splr Jns_klmn Telp_splr Almt_splr Kota
Masuk Kd_msk Kd_splr Tgl_msk
* **
*
Detail Masuk Kd_msk Kd_obat Jml_msk
Pasien Kd_psn Nm_psn Umur Jns_klmn Alamat Kota
* **
Keluar
*
Kd_klr Kd_psn Tgl_klr
* **
Detail Keluar Kd_klr Kd_obat Jml_klr
* **
Keterangan : * = Kunci Utama ** = Kunci Tamu
Gambar 2 : Tabel Relasi 1. Data Base 1. Tabel
= Data Supplier
Fungsi
= Mendata supplier No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_splr
C
5
*
2.
Nm_splr
C
25
Nama Supplier
3.
Jns_klmn
C
6
Jenis Kelamin
4.
Telp_splr
C
15
Telepon Supplier
5.
Almt_splr
C
40
Alamat Supplier
6.
Kota
C
10
Kota
2. Tabel
= Data Obat
10
Keterangan Kode Supplier
Fungsi
= Mendata obat
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_obat
C
5
*
2.
Nm_obat
C
15
Nama Obat
3.
Jns_obat
C
8
Jenis Obat
4.
Tgl_kad
D
8
Tgl Kadaluarsa
5.
Harga
C
8
Harga
6.
Stock_limit
N
3
Stock Limit
3. Tabel Fungsi
Keterangan Kode Obat
= Data Masuk = Mendata pemasukkan obat
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_msk
C
5
*
2.
Kd_splr
C
5
Kode Supplier
3.
Tgl_msk
D
8
Tanggal Masuk
4. Tabel Fungsi
Keterangan Kode Masuk
= Data Detail Masuk = Mendata detail pemasukkan obat
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_msk
C
5
*
2.
Kd_obat
C
5
Kode Obat
3.
Jml_msk
N
4
Jumlah Obat
5. Tabel Fungsi
Keterangan Kode Masuk
= Data Pasien = Mendata pasien
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_psn
C
5
*
2.
Nm_psn
C
25
Nama Pasien
3.
Umur
C
2
Umur
4.
Jns_klmn
C
6
Jenis Kelamin
5.
Alamat
C
40
Alamat
6.
Kota
C
15
Kota
6. Tabel
= Data Keluar 11
Keterangan Kode Pasien
Fungsi
= Mendata pengeluaran obat
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Kd_klr
C
5
*
2.
Kd_psn
C
5
Kode Pasien
3.
Tgl_klr
D
8
Tanggal Keluar
7. Tabel
Keterangan Kode Keluar
= Data Detail Keluar
Fungsi
= Mendata detail pengeluaran obat
No
Nama Field
Type File
Width
Key
1.
Keterangan
Kd_klr
C
5
*
2.
Kd_obat
C
5
Kode Obat
3.
Jml_klr
N
4
Jumlah Keluar
Kode Keluar
KESIMPULAN Berdasarkan uraian yang telah disampaikan penulis dan setelah proses pengembangan sistem dilaksanakan dan dilanjutkan dengan pengujian sistem. Berikut ini akan diambil kesimpulan serta diusulkan beberapa saran untuk kesempurnaan sistem untuk masa yang akan datang Perancangan basis data pada bagian pengadaan di Instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal dapat memberikan kemudahan dalam penyimpanan data, dan manupulasi data seperti insert, edit, delete, dan kemampuan penyediaan keseragaman dalam pembuatan laporan sehingga kinerja instalasi farmasi akan semakin baik. Kelebihan yang lain adalah kemudahan dalam hal pengembangan database untuk mendukung tersedianya sistem informasi yang handal.
SARAN Perancangan Basis Data masih perlu dikembangkan lagi, sehingga keberadaan basisdata benar-benar dapat menunjang keberadaan instalasi Farmasi RSUD Dr. H. SOEWONDO Kendal sehingga basis data yang ada dapat menunjang ketersediaan informasi yang dibutuhkan. DAFTAR PUSTAKA 12
[1]
Fathansyah, Ir., Basis Data, Informatika Bandung, Bandung, 1999.
[2]
Ratminah, Apt, Dra., Agus Mulyanto, SH, dkk, Undang-undang Kesehatan Jilid 1, Departemen Kesehatan, Jakarta, 2002.
[3]
Jogiyanto, HM., Analisis & Desain, Andi Yogyakarta, Yogyakarta , 2005.
[4]
Jusup, Al Haryono, Dasar-dasar Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN Yogyakarta, Yogyakarta, 2001.
[5]
Nugroho, Bunafit., Database Relasional dengan MySQL, Andi Yogyakarta, Yogyakarta, 2005.
[6]
http://ilmutanahunsri.files.wordpress.com/2008/03/kuliah02sisdl pengertian-sistem-dan.ppt, di update bulan Maret 2008.
[7]
http://www.mail-archive.com/
[email protected]/msg 46282.html, di update tanggal 29 April 2006.
[8]
http://febriani.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/5612/Pengertian+ Sistem+&+Analisis+Sistem.pdf, diakses tanggal 15 November 2008.
[9]
http://www.asep-hs.web.ugm.ac.id, di update tahun 2004.
[10] http://muhammad.ppkia.ac.id/?p=130, di akses tanggal 15 November 2008. [11] http://www.KaMII.UAD Yogyakarta.ac.id/2002/sistem-basis-data/, di update tahun 2002. [12] http://krida85.wordpress.com/2008/04/11/perencanaan-database-2/, diakses tanggal 3 September 2008. [13] http://krida85.wordpress.com/2008/04/11/teknik-entity-relationship-er/, diakses tanggal 3 September 2008. [14] http://krida85.wordpress.com/2008/04/16/pengertian-basis-data/, diakses tanggal 3 September 2008. [15] http://krida85.wordpress.com/2008/04/16/perancangan-danimplementasi-sistem/, diakses tanggal 3 September 2008.
13
