RANCANGAN APLIKASI E-RECRUITMENT PADA PT. KALILA INDONESIA

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014) Yogyakarta, 15 Maret 2014

ISSN: 2089-9813

RANCANGAN APLIKASI E-RECRUITMENT PADA PT. KALILA INDONESIA Muhamad Irsan1, Eka Yuliyasni2, Khaerun Nufus3, Suci Afrida 4, Eka Ratnasari 5 1 Program Studi Teknik Informatika, UNIS Tangerang 2345 Program Studi Sistem Informasi, STMIK Raharja Jl. Maulana Yusuf Tangerang Telp. (021) 5527061-5527063 Ext.117 Fax : (021) 5581068 E-mail: [email protected]

ABSTRAK Evolusi peradaban manusia mengalami perubahan yang sangat signifikan pada tiap kurun waktu lamanya. Perusahaan bertransformasi dan membutuhkan tenaga kerja terampil yang dapat membawa perusahaan kearah lebih baik, aspek perekrutan mulai mendapatkan pandangan khusus, karena proses perekrutan yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dapat menghambat laju perusahaan untuk berkembang. Banyaknya permintaan karyawan dari tiap divisi PT. Kalila Indonesia membutuhkan tenaga kerja yang terampil dan profesional dalam bidangnya. E-Recruitment merupakan sebuah metode perekrutan calon tenaga kerja perusahaan menggunakan media komunikasi internet, sehingga perekrutan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien guna mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk memperoleh data-data yang diperlukan selama penelitian, maka digunakan beberapa metode, antara lain : wawancara, observasi, dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dan digambarkan dengan menggunakan metode pemodelan yang berorientasi objek seperti UML (Unified Modelling Language). Hasil penelitian berupa aplikasi yang diharapkan lebih efektif bagi perusahaan dalam menjalankan sistem rekrut karyawannya. Kata Kunci: E-Recruitment, internet, UML ABSTRACT The evolution of human civilization is a very significant change in the length of each period. The company transformed and requires a skilled workforce that can take the company towards better, aspects of recruitment began to get a special view, because the hiring process is not in accordance with company requirements may hamper the company to flourish. The number of employees of each division requests Kalila Indonesia Company requires skilled labor and professionals in the field. E-Recruitment is a recruitment method of job seekers using the medium of internet communication company, so that recruitment can be carried out effectively and efficiently in order to obtain employment in accordance with the needs of the company. To obtain the necessary data for the study, we used several methods, including : interviews, observation, and literature. The data obtained were then analyzed and described using object -oriented modeling methods such as UML ( Unified Modeling Language ). The results of the study are expected to be more effective applications for companies recruit employees in running the system. Keywords: E - Recruitment, Internet, UML tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dapat menghambat laju berkembangnya perusahaan itu sendiri. Demikian pula yang terjadi pada PT. Kalila Indonesia, banyaknya pelamar yang mengirim surat lamaran melalui jasa pengiriman pos dan email dinilai terlalu rumit dan membutuhkan banyak waktu dalam prosedur pelaksanaanya, dampaknya akan ada banyak kertas (surat lamaran) yang menumpuk sedangkan dengan melalui email sering terjadinya spam. E-Recruitment merupakan sebuah metode perekrutan para calon tenaga kerja baru pada perusahaan dengan melewati segala tahapan-tahapan yang telah diberikan oleh perusahaan dan menggunakan media komunikasi elektronik modern seperti internet, sehingga perekrutan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien guna mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

1.

PENDAHULUAN Evolusi peradaban manusia mengalami perubahan yang sangat signifikan pada tiap kurun waktu lamanya. Perubahan evolusi tersebut dimulai ketika awal manusia mengenal tulisan yang disebut dengan awal dari zaman sejarah, yang pada saat evolusi ini manusia mulai mengadakan beberapa penelitian tentang ilmu pengetahuan yang manfaatnya bisa dirasakan hingga saat ini. Dan pada akhirnya perkembangan ilmu pengetahauan dapat menghasilkan sebuah penemuan baru pada bidang ilmu elektronika yang dikenal dengan teknologi. Dengan demikian manusia dituntut untuk memiliki kemampuan untuk berkarya dan bersaing dengan manusia yang lain. Akibatya perusahaan-perusahaan membutuhkan tenaga kerja terampil yang dapat membawa sebuah perusahaan tertentu berkembang dan dapat bersaing dengan perkembangan zaman, dan aspek perekrutannya mulai mendapatkan pandangan khusus, karena proses perekrutan yang 429


2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Teori Pendukung A. Pengertian Sistem “Sistem merupakan suatu kumpulan komponenkomponen yang saling berhubungan dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, sistem dapat berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan.” (Nasaruddin, dkk. 2013:226-227). Kualitas informasi bergantung pada 3 (tiga) hal (Agus Mulyanto,2009:20) yang sangat domain yaitu: 1. Akurat. Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat Waktu. Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan. Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

ISSN: 2089-9813

C.

Perekrutan Rekrutmen merupakan proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan dan juga spesifikasi pekerjaan. Fungsi perekrutan pegawai adalah mencari dan menarik calon pegawai yang melamar bekerja sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi sumber internal dan sumber eksternal. (Pujadi, 2011:187188). Keuntungan dari penerimaan pegawai oleh sumber internal : 1. Memberi persiapan untuk transfer dan promosi 2. Meningkatkan semangat kerja 3. Informasi lebih banyak tentang kandidat dapat diperoleh saat bekerja di perusahaan 4. Lebih murah dan telah siap menyesuaikan diri Keuntungan dari penerimaan pegawai oleh sumber eksternal dapat melalui media masa, sumbernya adalah Depnaker, Lembaga Pendidikan, Kantor Konsulatan, dan Masyarakat luas sebagai pasar tenaga kerja. D.

Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia menurut (Dessler,(2008) adalah kegiatan manajemen untuk meningkatkan efektivitas berbagai tenaga kerja untuk mencapai tujuan organisasi, proses manajemen sumber daya manusia (SDM) merupakan aktivitas dalam kebutuhan logistik untuk mencapai kinerja karyawan. “Perencanaan SDM merupakan proses anilisis dan identifikasi kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi dapat mencapai tujuanny”. (Parwiyanto,2009),

B. Pengertian 1. Pegawai / Karyawan Pegawai/karyawan adalah orang yang menjual jasanya kepada orang lain atau orang yang bekerja pada sebuah perusahaan/lembaga/instansi (UU No.13 Tahun 2003). Berdasarkan sifat dan jangka waktu ikatan kerjanya, status pekeeja dapat dikategorikan menjadi 2, yaitu : 2. Pegawai/karyawan tetap Pegawai tetap adalah pekerja yang memenuhi kriteria penerimaan yang telah ditentukan, diterima, dipekerjakan, dan memperoleh imbalan atas kontribusinya serta terikat pada hubungan kerja dengan perusahaan yang tidak terbatas waktunya. 3. Pegawai/karyawan kontrak Pegawai kontrak adalah pekerja yang terikat pada hubungan kerja dengan perusahaan secara terbatas atas dasar kontrak/perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu

E.

Definisi E-Recruitment (Electronic Recruitment) Dari tata bahasanya, e-recruitment terdiri dari 2 (dua) kata majemuk diantaranya adalah electronic dan recruitment, yaitu sebuah perekrutan tenaga kerja menggunakan media elektronik, yang pada saat ini sering dikenal dengan internet. Dan e-recruitment juga dikenal dengan istilah lain seperti internet recruiting atau online recruitment. Dan dari definisi tersebut maka penulis meyimpulkan bahwa erecruitment adalah sebuah proses perekrutan tenaga kerja secara online menggunakan media internet sebagai fasilitas pendukung utama dengan tujuan agar proses tersebut lebih memudahkan pengguna. F.

Metode E-Recruitment (Electronic Recruitment) Berikut ini adalah gambaran umum dari proses e recruitment yang pada saat ini umumnya digunakan.

430


ISSN: 2089-9813

Line manager

candidate

System interface candidate records & tracking Phone / email

HR

Agency Phone / email

Gambar 1. Proses Umum E-Recruitment Membuka iklan pekerjaan, pekerjaan mengikuti jalan sumber aplikasi, dan format permintaan keterangan online, adalah metode paling sering digunakan untuk menarik calon pekerja. Dalam banyak kesempatan, teknologi web-based dipilih dan dinilai serta digunakan oleh organisasi untuk melaksanakannya dan yang dapat mengusahakannya serta yang tinggi biaya pemeliharaannya. Ada beberapa variasi yang luas didalam tingkat aplikasi online yaitu bagaimana tersusun, dan juga bagaimana mereka tersaing, misalnya secara elektronis oleh kata kunci atau dengan manual. Terdapat banyak variasi dan sedikit keseriusan pada penerapan Proses e-recruitment dalam kaitan denan aplikasi penggunaannya, dibanding aplikasi internet teknologi berbasis web yang lalin.

membuat e-recrutment dengan berbasis web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya, yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan , pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online dan dapat menerima informasi secara online dari perusahaan tentang penerimaan karyawan. Perusahaan juga akan mendapatkan tenaga kerja sesuai kriteria dengan melihat data pelamar secara online. 2. Penelitian yang dilakukan oleh Erica Marr (2008) dengan judul “Efektifitas Internet Sebagai Sumber Rekrutmen”. penelitian ini didasarkan pada ukuran kuantitas dan kualitas pelamar, dengan fokus khusus pada ERecruitment. Hasil penelitian menunjukkan bahwa kualitas pelamar yang dihasilkan melalui metode E-Recruitment tidaklah selalu baik sehingga dibutuhkan strategi rekrutmen yang menggabungkan beragam sumber untuk mencapai kualitas pelamar yang diinginkan. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan berbasis web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya, yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan , pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online dan dapat menerima informasi secara online dari perusahaan tentang penerimaan karyawan. Perusahaan juga akan mendapatkan tenaga kerja sesuai kriteria dengan melihat data yang dikirimkan pelamar secara online. 3. Penelitian yang dilakukan oleh Caroline Courtney (2008) dengan judul “Implementasi of E-Recruitment System”. Metode yang dipakai dengan menciptakan sebuah website

2.2

Literatur Review Menurut Warsito (2009:42), “Literature adalah kesusastraan atau kepustakaan, sedangkan review adalah suatu tindakan meninjau, memeriksa kembali suatu hal yang telah dikerjakan sebelumnya sehingga dalam literature review dapat disimpulkan sebagai suatu tindakan memeriksa dan meninjau kembali suatu kepustakaan”. Terdapat beberapa penelitian yang serah dengan penelitian ini diantaranya adalah : 1. Penelitian yang dilakukan oleh Bagus Eko Haryono (2011) dengan judul “Human Resource Information dalam Recruitment dan Positioning Pegawai”. Penelitian ini menitik beratkan pada positioning pegawai pada posisi yang sesuai dengan kemampuannya yang dapat dilakukan. Hal ini sesuai dengan filosofi “the right man in the right place” positioning pegawai yang tepat inilah yang dapat mendorong karyawan lebih produktif. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu 431


ISSN: 2089-9813

pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram, serta menggunakan tools (alat bantu) UML (Unified Modeling Language) yang dilakukan melalui 4 (Empat) tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 tahapan, yaitu tahap 1 mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan. 2. Design Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirment. Dokumen inilah yang akan digunakan proggrammer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. 3. Implementation Coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP yang akan menterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki. 4. Verification Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan analisa, design dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. 5. Maintenance Pada tahap ini pemeliharaan terhadap sistem yang baru dan dilakukan oleh perusahaan, namun jika kendala terdapat pada software (software maintenance) akan dilakukan oleh penulis untuk menyempurnakan sistem.

karir sehingga proses menjadi jauh lebih efisien. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan berbasis web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya, yang tidak hanya untuk memudahkan pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan , pelamar dapat langsung melamar pekerjaan secara online dan dapat menerima informasi secara online dari perusahaan tentang penerimaan karyawan. Perusahaan juga akan mendapatkan tenaga kerja sesuai kriteria dengan melihat data yang dikirimkan pelamar secara online. 4. Penelitian yang dilakukan oleh Tri Pujadi (2010) dengan judul “Design Computer-Based Application for Recruitment and Selection Employee at PT. Indonusa Telemedia”. Pada penelitian sistem ini diciptakan dengan menggunkan VB 6.0, Ms.Acces Database dan aplikasi ini dapat menampilkan laporan baik berbentuk Microsoft Office ataupun microsoft excel. Penulis melakukan penelitian di level berikutnya yaitu membuat e-recrutment dengan berbasis web menggunakan PHP, dreamweaver CS3 dan MySQL sebagai databasenya. 3.

METODOLOGI PENELITIAN Metodologi yang digunakan mengacu kepada System Development Life Cycle (SDLC) dengan waterfall.

Gambar 2. Waterfall Model 1. Requirements Setelah proses pengumpulan data dilakukan melalui beberapa teknik, maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa supaya mendapatkan suatu hasil akhir yang bermanfaaat bagi penelitian ini. Dalam metode analisis sistem penulis menggunakan program Visual Paradigm for UML 6.1. Enterprise Edition yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem

432


ISSN: 2089-9813

4. PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengujian Tahapan ini menampilkan hasil rancangan berikut analisis terhadap hasilnya. A. Usecase Diagram

Gambar 3. Usecase Diagram B. Rancangan Tampilan 1. Home Menu Pimpinan dan Admin

2. Tampilan Data Pelamar

Gambar 5. Tampilan Data Pelamar 3. Tampilan Tes

Gambar 4. Tampilan Home Menu Pimpinan dan Admin Gambar 6. Tampilan Tes

433


4. Tampilan Login Pelamar

ISSN: 2089-9813

menyebarnya data dan dokumen sehingga tidak hanya merepotkan dipenyimpanannya juga merepotkan di pencarian datanya pada saat dibutuhkan. 3. Laporan hasil akhir proses rekrut karyawan ini juga secara otomatis berdampak terhadap hasil akhir itu sebdiri, kurangakuratnya data yang dihasilkan dan terdapatnya beberapa data rangkap. 4. Hasil penelitian ini ternyata cukup efektif bermanfaat bagi perusahaan karena tidak hanya efesiensi waktu yang dihasilkan namun juga beberapa hal sebagai berikut diantaranya : a. Data yang tersimpan dengan baik dalam sebuah database. b. Minimumnya data rangkap (asumsi sementara malah tidak ada data rangkap) c. Akuratnya hasil laporan dengan query data pada database d. User friendly sistem, lebih mudah digunakan oleh user.

Gambar 7. Tampilan Login Pelamar 5. Tampilan Info Pelamar

5.

KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem perekrutan yang berjalan saat ini pada PT. Kalila Indonesia dalam pengerjaannya masih ber melalui beberapa tahap yaitu dengan cara menyeleksi berkas lamaran pekerjaan yang masuk, memberikan surat panggilan tes dan wawancara kepada pelamar, mengoreksi hasil tes dan wawancara, dan memberikan surat panggilan penempatan kerja pada pelamar yang lulus tes dan wawancara. Sehingga informasi yang sampai kepada pelamar terhambat. 2. PT. Kalila Indonesia sebagai salah satu perusahaan swasta yang bergerak di bidang pemintalan benang. Dengan sistem yang berjalan saat ini masih dirasakan hambatan dalam pelayanan perekrutan karyawan yang belum optimal, pelamar harus bolak-balik datang ke kantor untuk menyerahkan berkas lamaran, mengikuti tes dan wawancara. 3. Setelah menganalisa permasalahan dan hambatan-hambatan yang ada, maka penulis membuat rancangan sistem informasi perekrutan karyawan secara online yang dapat menghasilkan informasi lebih cepat. Mempermudah pelamar dalam pendaftaran dan memonitor informasi penerimaan kerja dimanapun pelamar berada. Dapat meminimalisasikan ketidak lengkapan persyaratan pelamar saat melakukan pendaftaran. Dan tersedianya database yang mengintegrasikan seluruh file yang terkait, sehingga pengontrolan relatif mudah, tertata rapih dan dapat memperkecil terjadinya kesalahan seperti kerangkapan data.

Gambar 8. Tampilan Info Pelamar 4.2

Pembahasan Pada saat uji coba sistem pertama kali dilakukan terdapat kendala pada prosedur saat dijalankan, adanya tahapan yang terlupakan yaitu jeda proses pemanggilan calon karyawan sampai kepada tahapan tes calon karyawan secara online di perusahaan. Setelah dikaji ulang akhirnya aplikasi ini dapat berjalan dengan baik namun kembali terdapat kendala pada saat konversi database, terdapat beberapa record data yang memiliki format berbeda dengan format database yang dibuat pada aplikasi ini. Sehingga membutuhkan ketelitian data pada saat data dikonversikan. Setelah melalui beberapa tahapan akhirnya aplikasi ini berhasil diujicobakan dengan dengan baik dandihasilkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Sistem berjalan memiliki beberapa kelemahan, selain prosedur yang lumayan panjang termasuk juga banyaknya dokumen yang harus diisi secara berulang oleh calon karyawan pada saat melengkapi administrasi perusahaan. Hal ini membutuhkan waktu yang cukup panjang dan tidak hanya merepotkan calon karyawan namun juga petugas penerimaan karyawan itu sendiri. 2. Banyaknya dokumen yang digunakan dan terlibatnya beberapa bagian dalam perekrutan karyawan ini juga berdampak terhadap 434


PUSTAKA Nasaruddin, Djafar Imran, dan Samsie Indra, “Perancangan Sistem Informasi Supply Chain Management (SCM) Pada CV Rajawali Multi Niaga Makassar”, Jurnal CCIT Vol.6 No.2,226227, Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang, 2013. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Nugroho, Adi. 2010. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Object. Bandung: Informatika Wahana, Komputer. 2010. Shourtcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta: Andi Aisyah Siti, Nawang Kalbuana.2011.Perancangan Aplikasi Akademik Teknologi Mobile Menggunakan J2ME.Journal CCIT Vol-4 No.2 – Januari 2011 Rob, P., Coronel, C. 2009. Database systems: design, implementation and management 8th Edition. Course Technology. United States. El Rayeb, Augury, dkk, “Jurnal CCIT ”, Vol.2 No.2, Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang, Januari 2009. Maimunah, Lusyani sunarya. Nina Larasati. 2012. Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi. Journal CCIT Vol-5 No.3 – Mei 2012 Chr. Jimmy L. Gaol. 2008. Sistem Informasi Manajemen Pemahaman Dan Aplikasi. Grasindo Henderi, Maimunah, Randy Andrian. 2011. Desain Aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics. Journal CCIT, 4 (3), Raharja, Untung, Hidayati, Mia Novalia. 2011. Peningkatan Kinerja Distributed Database Melalui Metode DMQ Base Level. Journal CCIT Vol-4 No.3 – Mei 2011 Setyaji, Jarot. 2010. Buku Pintar Menguasai Komputer dan laptop. Jakarta: Mediakita

435

ISSN: 2089-9813

RANCANGAN APLIKASI E-RECRUITMENT PADA PT. KALILA INDONESIA

Recommend Documents