RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENILAIAN SISWA DAN PEMBAYARAN IURAN SISWA BERBASIS APLIKASI DEKSTOP : STUDI KASUS SMK N 5 PANGKALPINANG
Indri Suciani
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel e-mail:
[email protected]
Abstrak SMA Negeri 1 Merupakan sekolah favorit masyarakat pangkalpinang khusunya pelajar yang ingin melanjutkan studinya ke jenjang menengah atas. Banyak prestasi yang telah diperoleh SMA Negeri 1 Pangkalpinang. Sistem penilaian dan pembayaran siswa pada SMA Negeri 1 masih terdapat kelemahan. Proses bisnis sekolah masih menggunakan aplikasi sederhana Ms. Office semua berkas administrasi hanya terarsip dalam lembaran kertas. Untuk mengatasi masalah yang dijumpai di atas, maka diperlukan sistem informasi penilaian dan pembayaran siswa yang terkomputerisasi dan terintegrasi agar dapat memberikan data yang akurat tepat dan cepat dalam proses pencarian data. Kata Kunci : System Information, Personel Administration,Iuran,Penilaian Siswa
1.
data siswa serta data guru yang belum praktis
PENDAHULUAN
menimbulkan ketidak efektifan dalam segi
1.1 Latar Belakang Sekolah dituntut untuk selalu berkembang dan
waktu, tenaga dan biaya. Oleh karena itu,
meningkatkan
kebutuhan akan adanya suatu sistem informasi
kualitas
pendidikan
serta
profesionalisme pelayanan kepada para siswa.
penilaian
Pengolahan data dalam jumlah banyak, serta
sangatlah mutlak.
adanya perubahan yang bersifat rutin dan
Teknologi informasi yang dihasilkan dengan
berulang-ulang, sering menimbulkan kesulitan
sistem yang terkomputerisasi dengan baik akan
dalam penyediaan informasi, terlebih karena
mendukung kerja sumber daya manusia dalam
kegiatan pengolahan data penilaian siswa dan
tugas manjemen. Sistem informasi maerupakan
pembayaran siswa pada sekolah selama ini
kesatuan elemen-elemen yang berinteraksi
masih
secara
menggunakan
sistem
pemrosesan
siswa
sistematis
dan
pembayaran
dan
teratur
siswa
untuk
manual dan sistem pemrosesan berkas. Proses
menciptakan dan membentuk aliran informasi
pengolahan, penyimpanan dan pengambilan
yang akan mendukung pembuatan keputusan
dan melakukan kontrol terhadap segala bentuk aktifitas.
1.4 Metode Penelitian Dalam
rangka
penulisan
ini
penulis
melakukan pengumpulan bahan yang di perlukan untuk menganalisa dari sistem yang sedang
1.2 Perumusan Masalah Sistem informasi Penilaian siswa dan
berjalan. Adapun metode pendekatan yang di
pembayaran iuran siswa yang dilakukan di SMK
gunakan adalah sebagai berikut:
Negeri 5 Pangkalpinang mengalami masalah,
a. Penelitian lapangan
dikarenakan sistem yang berlaku masih belum
Penelitian lapangan dilakukan secara langsung
terkomputerisasi. Masalah tersebut yaitu :
ke
a.
Bagaimana mengetahui nilai peserta didik
mengadakan:
dengan cepat dan tepat
1) Pengamatan (observasi)
Bagaiman pengolahan data peserta didik dan
2) Wawancara (interview)
pengolahan nilai peserta didik SMK Negeri 5
3) Metode kepustakaan
b.
Pangkalpinang yang bisa terintegrasi dengan baik c.
d.
e.
SMKN
5
Pangkalpinang
b. Analisa Sistem Adapun tahap-tahap dalam analisa sistem antara
Bagaimana
pengolahan
data
guru
dan
lain:
penjadwalan yang bisa terintegrasi
1) Activity Diagram
Bagaimana pengolahan data iuran siswa
2) Use Case Diagram
yang terintegrasi
3) Use Case Description
Bagaimana siswa
dengan
merancang
dan
sistem penilaian
pembayaran
siswa
yang
terkomputerisasi dan terintegrasi
c. Perancangan Sistem Alat bantu yang digunakan penulis dalam merancang sistem adalah: 1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS)
1.3 Batasan Masalah Untuk
menghindari
meluasnya
3) Relasi
pembahasan laporan ini dari ruang lingkup
4) Normalisasi
permasalahan dan tujuan yang akan dicapai, maka
5) Spesifikasi Basis Data
perlu diberikan batasan-batasan sebagai berikut :
6) Class Diagram (Entity Class)
a.
Pendataan Guru
7) Tabel
b.
Pendataan siswa
8) Sequence Diagram
c.
Perangkat Iuran
d.
Pendataan Kelas
e.
Cetak Jadwal Kelas
f.
Mengisi Nilai Siswa
menunjukkan
g.
Cetak Kartu Iuran
pemrograman Microsoft Visual Basic (VB.Net)
h.
Cetak Raport
dalam membangun suatu sistem informasi serta
i.
Cetak Laporan Nilai Siswa
membantu kinerja dari SMKN 5 Pangkalpinang
j.
Cetak Laporan Pembayaran Iuran
dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan
1.5 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah untuk penggunaan
secara efektif dan efisien.
dari
bahasa
1.6 Sistematika Penulisan
2.
Agar penulisan dapat menjelaskan tentang Skripsi ini secara terurai dengan baik dan akurat,
Tinjauan Pustaka
2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1
Konsep Dasar Sistem dan Informasi
maka penulisan perlu disusun secara terstrukur dan
Menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt.,
yang
Ph.D. (2003:36): ”Informasi (information) adalah
digunakan untuk menyusun Skripsi ini sebagai
data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi
berikut:
para pemakainya. Data yang diolah saja tidak
sistematis,
BAB I
BAB II
adapun
sistematis penulisan
PENDAHULUAN
cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi.
Bab ini menguraikan tentang
Untuk menjadi suatu informasi, maka data yang
latar belakang, masalah, tujuan
diolah tersebut harus berguna bagi pemakainya.”
penulisan,
batasan
metode
penelitian,
dan
2.1.2
Sistem adalah sekumpulan subsistem yang
LANDASAN TEORI
berhubungan satu sama lain, yang bersama-sama
bab
menjelaskan
ini
penulis
tentang
akan
berinteraksi
pola
tertentu
terhadap
masukan dengan tujuan menghasilkan keluaran.
sistem informasi, analisa dan
Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan
perancangan sistem berorientasi
prosedur menurut Jogiyanto HM, MBA, Akt.,
obyek
teori
Ph.D. (2002:34) adalah ” Sistem adalah kumpulan
pendukung sesuai dengan tema
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan-
atau judul rancangan sistem.
tujuan tertentu.
dengan
UML,
PENGELOLAAN PROYEK bab
menguraikan
ini
penulis
akan
mengenai
PEP,
2.2 Analisa
dan
Perancangan
Sistem
Berorientasi Object Dengan UML
RAB, Struktur tim proyek berupa
Menurut Ariesto Hadi Sutopo (2002:242):
tabel RAM, Diagram Struktur,
“Analisa
analisa Resiko dan Meeting Plan.
kebutuhan sistem – apa yang harus dilakukan
ANALISA
sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah
DAN
PERANCANGAN SISTEM
sistem
adalah
proses
menentukan
bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.” Secara spesifik,
Bab ini menguraikan tentang
BAB V
menurut
konsep
Pada
BAB IV
Konsep Dasar Sistem Informasi
sistematika penulisan.
Pada
BAB III
masalah,
pengertian “berorientasi
Struktur Organisasi, jabaran tugas
obyek” (Ariesto Hadi Sutopo, 2002:3) berarti
dan wewenang, analisis masalah
bahwa “kita mengorganisasi perangkat lunak
sistem yang berjalan, analisis
sebagai
hasil solusi, analisis kebutuhan
memiliki struktur data dan perilakunya”.
sistem usulan.
2.2.1
kumpulan
dari
objek
tertentu
yang
Unified Modelling Language (UML)
PENUTUP
Unified
Modelling
Bab ini berupa uraian kesimpulan
adalah
dan saran yang di berikan oleh
menjadi standar dalam industri untuk
penulis.
visualisasi,
sebuah
Language
“bahasa”
yang
merancang
(UML) telah
dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak.
UML menawarkan sebuah standar untuk
disesuaikan
dengan
kebutuhan
dan
tingkat
merancang model sebuah sistem. Dengan
kepentingan dari masing-masing pengguna sistem.
menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi danjaringan apapun, serta ditulis dalam
Dalam perkembangannya, kebutuhan penilaian siswa dan pembayaran siswa menjadi lebih kompleks karena kebijakan akademik di tiap institusi pendidikan sering mengalami perubahan. Pada pendidikan SMK Negeri 5 Pangkalpinang
bahasa pemrograman apapun.
perubahan ini tidak berlangsung secara keseluruhan 2.2.2
sistem, tapi perubahannya hanya berkisar pada data
Analisa Sistem Berorientasi Objek Analisa
Sistem
meliputi
Activity
Berorientasi Diagram,
Objek Analisa
siswa,
data
guru,
nilai,
matapelajaran,
dan
penjadwalan serta nilai siswa.
Dokumen Keluaran, Analisa Dokumen
Hal tersebut dapat diatasi dengan cara menyimpan
Masukan, Use Case Diagram, Deskripsi
data-data
UseCase Diagram.
Sehingga jika apabila terjadi perubahan kebijakan
yang
diinginkan
dalam
basisdata.
di kemudian hari, yang perlu dilakukan hanya 2.2.3
Perancangan Sistem Berorientasi Objek
memodifikasi basisdata. Pada tulisan ini “Rancang
Perancangan Sistem Berorientasi Objek
Bangun Aplikasi Dekstop Penilaian Siswa dan
meliputi
Relationship
Pembayaran Iuran Siswa” akan merancang dan
Diagram), Lrs(Logical Recort Struktur),
membuat Sistem Informasi Penilaian siswa dan
Tabel/Relasi,
Spesifikasi Basis Data,
pembayaran siswa dengan menggunakan bahasa
Rancangan
Dokumen
Keluaran,
pemprograman visual basic.Net dan Basisdata Ms.
Rancangan
Dokumen
Masukan,
Acces 2007. Rancangan sistem informasi penilaian
Sequence
siswa dan pembayaran siswa yang terkomputerisasi
Erd(Entity
Rancangan Layar Program,
Diagram, Class Diaram(Entity Class).
dan terintegrasi dapat mengakomodasi kebutuhan penilaian siswa dan pembayaran siswa pada SMK
2.3 Teori pendukung 2.3.1
Negeri 5 Pangkalpinang.
Sistem Informasi Penilaian siswa dan pembayaran siswa
3.
Berikut
Sistem Informasi penilaian siswa dan pembayaran a.
tahapan-tahapan
dalam
Memahami Permasalahan Tahapan
dengan penilaian siswa dan pembayaran siswa
ini
merupakan
inisiasi
dari
penelitian, yaitu mencari permasalahan yang
penilaian siswa dan pembayaran iuran siswa,
dihadapi oleh organisasi. Proses ini dilakukan
meliputi data mahasiswa, guru, rekaman nilai,
dengan cara melakukan wawancara dengan
kurikulum, dan iuran. Setiap anggota civitas
Bagian Kepegawaian Kantor Kelurahan Pasir
akademika mempunyai tingkat akses yang berbeda-
Garam.
beda terhadap sistem informasi penilaian siswa dan pembayaran siswa. Tingkat akses yang dimaksud
adalah
penelitan ini :
siswa adalah aplikasi yang dirancang dan dibuat untuk mengolah data-data yang berhubungan
Metode Penelitian
b.
Mempelajari kondisi dan proses bisnis saat ini
Hal
ini
dilakukan
dapat
pendidikan menengah kejuruan yang memilih 2
memahami current condition dari awal hingga
kompetensi keahlian yaitu farmasi dan industry
akhir
farmasi.
proses,
peneliti
sehingga
agar
mendapatkan
gambaran menyeluruh akan sistem berjalan. Kegiatan
c.
ini
dilakukan
dengan
Pendirian SMK Negeri 5 Pangkalpinang
cara
sangat dipengaruhi akan nilai-nilai luhur profesi
melakukan wawancara pada para stakeholders
farmasi maupun industri farmasi sebagai profesi
dan analisa dokumen.
kesehatan yang selalu berhimpitan dengan aspek
Menganalisa Kebutuhan data dan informasi
kemanusiaan.
saat ini dan akan datang. d.
e.
Farmasi merupakan salah satu bidang
Tahapan selanjutnya adalah mendapatkan user
profersional kesehatan yang merupakan kombinasi
needs dan user requirements untuk to be
dari
system
mempunyai tanggung jawab mamastikan efektifitas
Merancang Sistem Usulan
dan keamanan penggunaan obat, serta pelayanan
Berdasarkan
tahapan-tahapan
ilmu
kesehatan
dan
Ilmu
kimi,
sebelumnya,
farmasi modern yang berhubungan dengan layanan
maka peneliti akan mencoba merancang
terhadap pasien diantara layanan klinik, evaluasi
sebuah sistem yang menjawab kebutuhan
efikasi dan keamanan penggunaan obat serta
akan
penyediaan informasi obat.
permasalahan
organisasi.
yang
Fitur-fitur
dihadapi
yang
akan
oleh ada,
perancangan konseptual database access,
4.1.2
hingga design Visual Basic 2008 dikerjakan pada tahapan ini.
Struktur organisasi Adapun bentuk bagan struktur organisasi
pada SMKN 5 Pangkalpinang adalah sebagai berikut : KEPALA SEKOLAH
DEWAN KOMITE
UNIT PERPUSTAKAAN
TATA USAHA
JABATAN
Gambar 1. Metodologi Penelitian
4.
GURU MAPEL
GURU MAPEL
MASYARAKAT
Sejarah singkat organisasi Negeri
GURU WALI KELAS
SISWA
Hasil dan Pembahasan
SMK
GURU WALI KELAS
PENJAGA SEKOLAH
4.1 Tinjauan Organisasi 4.1.1
yang
5
merupakan
Gambar 4. 1 sekolah
kesehatan pertama kali yang ada di Bangka Belitung, sekolah ini di resmikan oleh walikota Pangkalpinang pada tanggal 28 Oktober 2012. SMK negeri 5 merupakan salah satu lembaga
Struktur Organisasi
4.2 Analisa Proses
4.3 Rancangan Basis Data
4.2.1
4.3.1
Proses Bisnis
Entity Relationship Diagram
a. Pendataan siswa Siswa
mengisi
form
data
siswa
NIS NISN Nama Jenis kelamin Tempat lahir Tanggal lahir Agama Kewarganegaraan Nama Orang tua Pekerjaan Orang tua Alamat
dan
menyerahkan form biodata yang telah diisi kepada Bagian TU. IURAN
mengisi
1
BAYAR
SISWA
1
form
biodata
guru
dan
M
PUNYA
Nis
b. Pendataan guru Guru
M
Nis Thnajar Ststus Osis Komite Sumbangan
DAPAT
menyerahkan form biodata yang telah diisi
RAPORT
Nis Smstr Tgl Izin Sakit Alpa Saran peringkat
Nis
M Nis Kdkelas Kehadiran Nilai uts Nilai uas Nilai tugas
N 1
kepada Bagian TU.
MATA_ PELAJARAN
c. Pendataan Mata Pelajaran
KdMapel NmMapel KKM
Kepala Sekolah mengisi data mata pelajaran
M
HASIL Kdkelas kdmapel
Kdkelas Smstrkls Mulai Selesai ujian
M KELAS M
HASIL Kdkelas kode
dan diserahkan kepada T
1 GURU_ MAPEL
d. Cetak kartu iuran
1
ADA Kode NIP1 NUPTK1 Nama1 Jekel Tmptlhir Tbllahir Gol TMT_Gol TMT_PTK Agama1 Kualifikas_ Pend. Jurusan1 Tahun_Lulus Nama_PT Status_Pegawai Alamat1
GURU_ WALIKELAS
kdkelas kodeguru
Kode guru NIP NUPTK Nama Jenis kelamin Tempat lahir Tanggal lahir Golongan terakhir TMT Gol TMT PTK Agama Kualifikasi Pend. Jurusan Tahun Lulus Nama PT Status Pegawai Alamat
Guru TU menyerahkan kartu iuran kepada siswa, kemudian siswa yang bersangkutan
Gambar 4.15
menyerahkan kartu iuran berserta uang iuran
Entity Relationship Diagram 4.3.2
sekolah kepada Guru TU yang bertugas. e. Entry nilai
Logical Record Structure (LRS) SISWA
IURAN
Guru mata pelajaran menyerahkan nilai siswa kepada wali kelas, kemudian wali kelas
Nis Thnajar Status Osis Komite sumbangan
NIs
membuat rekap nilai siswa .
RAPORT
NIS Nama_siswa Tempat_Lahir Tgl_lahir Agama Alamat Status Jekel
NIS
Nis Smstr Tgl Izin Sakit Alpa Saran peringkat
NIs
f. Cetak raport
DAPAT Nis Kdkelas Kehadiran Nilai uts Nilai uas Nilai tugas
Wali kelas mengisi nilai raport dan setelah raport
selesai
di
isi
maka
wali
kelas
memberikan raport kepada kepala sekolah
KdKelas
KELAS
MAPEL
untuk di tanda tangan, setelah raport diterima dan
ditanda
tangan,
kepala
sekolah
mengembalikan raport yang telah di tanda
GURU_WALIKELAS
KdMapel Nmmapel KKm
Kdmapel
Kdkelas Smstrkls Mulai Selesai Ujian Kdmapel Kode Kode_guru
KodeGuru
tangan ke wali kelas supaya raport dibagikan ke kode
siswa, dan siswa bisa menerima raport. g. Cetak jadwal Setiap ajaran baru, Waka sekolah menyerahkan jadwal kepada TU sekolah, kemudian Bagian TU Sekolah melakukan pendataan jadwal yang harus disetujui oleh Kepala Sekolah, setelah jadwal disetujui diserahkan kepada masing-
GURU_MAPEL
Kode guru NIP NUPTK Nama Jenis kelamin Tempat lahir Tanggal lahir Golongan terakhir TMT Gol TMT PTK Agama Kualifikasi Pend. Jurusan Tahun Lulus Nama PT Status Pegawai Alamat
Kode NIP1 NUPTK1 Nama1 Jekel Tmptlhir Tbllahir Gol TMT_Gol TMT_PTK Agama1 Kualifikas_ Pend. Jurusan1 Tahun_Lulus Nama_PT Status_Pegawai Alamat1
masing guru. Gambar 4.17 Logical Record Structure (LRS)
4.4 Rancangan Dialog Layar 4.4.1
b.
Struktur Tampilan
Rancangan Layar Form Cetak Iuran FORM CETAK IURAN
CETAK IURAN DATA IURAN
RANCANG BANGUN APLIKASI PENILAIAN HASIL STUDI SISWA SD NEGERI 43 PANGKALPINANG
PENILAIAN HASIL STUDI
PENDATAAN
Entry Data Siswa
Entry Kelas
Entry Mata Pelajaran
Cetak Raport
Entry Guru Wali Kelas
Cetak Iuran
LAPORAN
Tahun Ajaran
input
Tgl Bayar
input
Bulan
input
input Nama SIswa
Komite
input
Osis
input
Sumb. Awal Thn
input
Cari
NIS
Display
NIS
Thn Ajaran
Tgl Bayar
Bulan
KOmite
Osis
sumbngn
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Cetak Laporan Iuran
Cetak Laporan Nilai
Cetak
Keluar
Batal
Entry Guru Mata Pelajaran
Gambar 4.26 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Iuran Gambar 4.18 Struktur Tampilan
4.4.2 a.
c.
FORM CETAK RAPORT
Rancangan Layar
CETAK RAPORT
Rancangan Layar Form Entry Data Siswa
Raport
NIS
FORM ENTRY DATA SISWA
ENTRY DATA SISWA Data Siswa
NIS
Rancangan Layar Form Cetak Raport
input
Tanggal
Sysdate
Semester
Display
Peringkat
Siswa
input
pilih
Agama
NISN
input
Kewarganegaraan input
Nama Siswa
input
Nama Orang tua
input
Jenis kelamin
pilih
Pekerjaan Ortu
input
Tempat Lahir
input
Alamat
input
Tanggal Lahir
input
Nama Siswa Nilai Raport Nama Mapel Deskripsi Mapel Display
NIS Display
NISN Display
Nama Display
Agama Display
Kwn Display
Nama ortu Display
Jekel
Tmpt lhr
Display
Display
Pekerjaan ortu
Alamat
Display
Display
Semester input
cari
cari
Display
cari
sakit
Display
izin
Display
alpa
Display
Display
cari
Display
Display
Tambah
Display
Nilai RaportNilai khdiranNilai uts Display
Display
Display
Nilai uas
Nilai tugas
Display
Display
Tgl lhr Display Cetak
Batal
Keluar
Gambar 4.27 Simpan
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
Rancangan Tampilan Layar Form Cetak Raport
Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Layar Form Entry Data Siswa
d.
Rancangan Layar Form Cetak Laporan
mereka
mengetahui
bagaimana
cara
Nilai
menggunakan dan perawatan sistem informasi penilaian siswa dan pembayaran iuran siswa.
Cetak Laporan Nilai Hasil Studi
b. CETAK LAPORAN NILAI HASIL STUDI
Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem, perlu dilakukan perawatan
Data Laporan
(maintenance)
secara
rutin.
Pengontrolan data merupakan cara perawatan
Tahun Ajaran
dd/mm/yyyy
Semester
input
Kelas
input
yang tebaik untuk menghindari berbagai kesalahan. c.
Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau
CETAK
KELUAR
kehilangan data.
Daftar Pustaka
Gambar 4.28 Rancangan Tampilan Layar Form Cetak
[1]
George F. Joey, Dinesh Batra, et. al. Object Oriented
Laporan Nilai
System
Analysis
and
Design.
New Jersey : Prentice Hall, 2004. [2]
5.
Kesimpulan dan Saran
Hartono, Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi. Edisi 1. Yogyakarta : Andi, 2003.
5.1 Kesimpulan Setelah
mempelajari
permasalahan
yang
[3]
dihadapi dan juga solusi pemecahan yang
Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Cetakan 1. Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005.
diusulkan, maka dapat ditarik kesimpulan [4]
sebagai berikut : a.
Komputerisasi
pada
rancangan
mengontrol
Kepala pekerjaan
Sekolah
dalam
sehingga
dapat
meningkatkan etos kerja pegawai. b.
Perancangan
sistem
informasi
yang
berorentasi objek (Object Oriented) dapat menghasilkan sebuah sistem informasi yang baik dan lebih mudah dipahami oleh orang lain dalam hal struktur perancangannya. 5.2 Saran Adapun saran–saran yang perlu dikemukakan adalah sebagai berikut : a.
Perlu adanya pelatihan kepada user yang akan menggunakan
sistem informasi
penilaian
siswa dan pembayaran iuran siswa, supaya
H.
Analisis
Dan
Desain
Learning, 2002.
Informasi Penilaian Siswa dan Pembayaran
memudahkan
Ariesto,
Berorientasi Object. Edisi 1 Yogyakarta : J & J
Sistem
Siswa dapat meningkatkan efisiensi kerja dan
Sutopo
[5]
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6th ed. New York : McGraw-Hill, 2004.
