RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMELIHARAAN MESIN PERCETAKAN DIGITAL PRINTING BERBASIS DESKTOP MENGGUNAKAN VB.NET (STUDI KASUS: CV. WUJUD UNGGUL) Virgina Septiara1, Awalludiyah Ambarwati2, Aryo Nugroho1 1,2,3
1
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstrak CV. Wujud Unggul merupakan suplier percetakan digital printing yang memfokuskan pada pelayanan pemeliharaan mesin pelanggan dengan baik. Sistem yang saat ini berjalan masih manual, dan pengecekan status pemeliharaan masih belum optimal. Hal tersebut mendorong kegiatan pemeliharaan mutlak dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk membuat rancang bangun sebuah perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan yang dapat memberikan solusi dari permasalahan perusahaan. Rancang bangun sistem informasi manajemen pemeliharaan menggunakan metode waterfall dengan pendekatan SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method). Teknik perancangan sistem informasi berupa document flowchart, system flowchart, context diagram, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), dan PDM (Physical Data Model). Sistem informasi dikembangkan dengan pembuatan databaseyang diimplementasikan ke dalam perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin percetakan digital printing. Hasil penelitian ini adalah perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan berbasis desktop menggunakan tools Microsoft Visual Basic yang sesuai kebutuhan CV. Wujud Unggul. Sistem informasi ini dibuat untuk memberikan informasi mengenai status dan report pemeliharaan mesin yang dilakukan oleh teknisi kepada mesin pelanggan, penggantian sparepart yang dilakukan, penyelesaian perjalanan dinas, dan komisi yang diterima teknisi. Kata kunci : rancang bangun, sistem informasi, pemeliharaan, waterfall Pressman, SSADM, suplier, digital printing, vb.net, CV. Wujud Unggul
1. Pendahuluan Berkembangnya persaingan teknologi pada era globalisasi, menuntut industri percetakan untuk dapat memperoleh informasi pemeliharaan secara tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi tersebut, tentunya harus menggunakan teknologi informasi. Saat ini banyak perusahaan percetakan yang sedang berkompetisi untuk memberikan pelayanan pemeliharaan yang optimal melalui penggunaan dan pengembangan teknologi informasi dalam segala bidang. Semakin meningkatnya kebutuhan akan produktivitas dalam penggunaan mesin percetakan dan fasilitas pendukungnya, maka kebutuhan akan fungsi pemeliharaan akan semakin bertambah besar. Perkembangan ini menimbulkantantangan bagi CV. Wujud Unggul, sebagaisuplier percetakan berskala nasional,untuk dapat memenuhi kebutuhan fungsi pemeliharaan dengan cara meningkatkankemampuan pemeliharaan dalam perawatan dan perbaikan mesin.CV. Wujud Unggul merupakan salah satu
perusahaan yang bergerak dalam industri percetakan digital printing, yang menjual mesin-mesin digital printing dan bahan consumable. Sistem pemeliharaan yang saat ini berjalan pada perusahaan tersebut masih bersifat manual, dan proses pengecekan status pemeliharaan mesin para pelanggan masih belum bekerja secara optimal. Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi, sistem informasi manajemen pemeliharaan pada CV. Wujud Unggul yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar memudahkan dalam mengontrol pemeliharaan mesin-mesin digital printing milik para pelanggan. Sistem informasi manajemen pemeliharaan yang baru merupakan solusi dari permasalahan perusahaan saat ini. Untuk mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan, maka dibuatsistem informasi manajemen pemeliharaan berbasis desktop menggunakan tools VB.Net. Fitur yang dimiliki perangkat lunak ini antara lain, informasi mengenai status dan report pemeliharaan mesin yang dilakukan oleh teknisi kepada mesin pelanggan,
penggantian sparepart yang dilakukan, penyelesaian perjalanan dinas, dan komisi yang diterima teknisi. Pada penelitian terdahulu yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Perawatan Mesin Produksi (Studi Kasus di Divisi Teknik/Maintenance PT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd, Semarang) meneliti tentang sistem sebelumnya masih dilakukan manual yaitu pencatatan pada buku dan kertas dapat menimbulkan hal negatif. Sulitnya melakukan pencarian data lampau dan pembuatan laporan karena data yang diperlukan untuk membuatnya tidak tersusun dengan baik (Aminnudin, 2008). Keluaran penelitian tersebut berupa aplikasi program Maintenance Information System yang menyediakan fasilitas untuk mengelola informasi perawatan mesin produksi. Penelitian sebelumnya menjelaskan bahwa sistem informasi juga sangat dibutuhkan sebagai solusi proses bisnis perusahaan dalam segala bidang, dimana perusahaan yang bergerak di bidang percetakan saat ini kurang menghiraukannya. Pada penelitian ini, dilakukan rancang bangun sistem informasi manajemen pemeliharaan pada mesin-mesin digital printing milik pelanggan, menggunakan toolsMicrosoft Visual Basic. Tahapan selanjutnya dapat digunakan untuk saran kepada perusahaan agar dapat memperbaharui sistem yang lama. Tujuan dari penelitian ini adalah membuat rancang bangun sistem informasi manajemen pemeliharaan yang dapat memberikan solusi dari permasalahanpada CV. Wujud Unggul sebagai suplier percetakan digital printing. 2. Metode Model perancanganpenelitian ini mengadopsi pendekatan sistematis SSADM dari metode waterfall yang dipopulerkan oleh Pressman (2010). Pada rancang bangun sistem informasi manajemen pemeliharaan ini 5 (lima) tahapan, yaitu:communication, planning, modeling, construction, dan deployment. Untuk selanjutnya, digambarkan bagan alir penelitian pada Gambar 1.
Merupakan tahap awal dalam penelitian, dimulai dari berkomunikasi dengan perusahaan untuk mengerti dan memahami maksud serta tujuan utama pembuatan rancang bangunsistem manajemen pemeliharaan. Selain itu, juga untuk pengumpulan informasi dan data-data yang diperlukan serta menyusun dan menganalisa kebutuhan pengguna (user requirement). Ada 2 (dua) tahapan dalam teknik pengumpulan data, antara lain: a. Tahap Wawancara Wawancara adalah tahapan dalam metode pengumpulan data yang dilakukan guna mendapatkan informasi yang akurat, dilakukan langsung terhadap narasumber yaitu supervisor teknisi (technical). b. Tahap Studi Literatur dan Dokumentasi Studi literatur adalah pencarian referensi teori yang relevan dengan kasus atau masalah yang ditemukan, berisi teori tentang: pemeliharaan secara umum, digital printing, sistem informasi pemeliharaan. Tujuannya adalah untuk memperkuat permasalahan yang diteliti serta sebagai dasar teori dalam melakukan penelitian rancang bangun sistem pada manajemen pemeliharaan. Sedangkan dokumentasi pada penelitian ini dimaksudkan untuk pengumpulan data-data atau dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan rancang bangun sistem manajemen pemeliharaan yang baru yang didapatkan dari CV. Wujud Unggul. Planning Tahapan ini merupakan tahap lanjutan dari communication. Hasil dari tahap planning berupa dokumen kebutuhan pengguna (seperti: data yang berhubungan dengan keinginan pengguna dalam pembuatan perangkat lunak, asumsi-asumsi, dan rencana yang dilakukan).Gambaran sementara untuk perancangan sistem ini terlihat seperti pada Blok Diagram seperti pada Gambar 2. Input data: Pegawai Pelanggan Mesin Spare part Tarif komisi Tarif perjalanan dinas
Proses Pengolahan Data Master
Pembuatan Surat Jalan Pembuatan Job Order
Penghitungan Komisi
Output : Laporan Pegawai, Laporan Pelanggan, LaporanMesin, Laporan Job Order, Laporan Komisi, Laporan Penggantian Spare part, Laporan Perjalanan Dinas, Laporan Status Pemeliharaan Mesin.
Penghitungan Biaya Perjalanan Dinas
Gambar 2.Blok Diagram Penelitian Gambar 1. Bagan Alir Penelitian Communication
Penelitian ini juga menggunakan beberapa tools, antara lain:
a. Microsoft Visio 2007, digunakan dalam pembuatan document flow, system flow, diagram berjenjang, dan perancangan user interface. b. Power Designer 6 dan 15, digunakan dalam pembuatan context diagram, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), dan PDM (Physical Data Model). c. Microsoft Visual Basic Studio, digunakan dalam implementasi pembuatan perangkat lunak. Modeling Pembuatan model atau sketsa dimulai agar peneliti dapat lebih mudah memahami permasalahan yang ada pada CV. Wujud Unggul. Kemudian desain dibuat agar dapat menerjemahkan syarat kebutuhan yang diinginkan pengguna.Rangkaian tahapan perancangan sistem yang nantinya dibuat dalam bentuk model, meliputi: pembuatan alur dokumen (flowchart document), pembuatan alur sistem aplikasi (system flow), diagram berjenjang, context diagram,DFD Level 0, DFD Level 1, CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), struktur tabel, perancangan user interface, dan perancangan laporan keluaran sistem. Construction Pada tahap construction ini, peneliti memulai mengimplementasikan perancangan yang dirancang dalam pembuatan kode (coding) baik secara manual atau otomatis. Perangkat lunak yang dibangun dengan perancangan sistem informasi manajemen pemeliharaan ini berbasis desktop dan menggunakan Microsoft Visual Basic Studio, dan menggunakan MySQL sebagai database-nya. Apabila sudah selesai, maka pengujian (testing) harus langsung dilakukan. Pengujian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengujian black-box (Pressman, 2010). Guna dari uji coba black-box adalah untuk meminimalisir kesalahan dalam coding dan menghasilkan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan CV. Wujud Unggul dalam bidang manajemen pemeliharaannya. Deployment Selanjutnya adalah tahapan deployment, yang merupakan tahapan akhir dari penelitian dengan menggunakan model perancangan waterfall, juga menjadi tahapan akhir dalam rancang bangun perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan. Setelah melakukan analisis, desain, dan coding (implementasi), maka perangkat lunak dengan menggunakan sistem yang baru diimplementasikan dan digunakan oleh pengguna. Perangkat lunak yang sudah dibangun dan diimplementasikan wajib dilakukan pemeliharaan atau maintenancesecara rutin. 3. Hasil Dan Pembahasan
Berdasarkananalisa yang dilakukanpada tahapan communication, maka didapat hasil wawancara dengan pihak terkait yakni supervisor teknisi CV. Wujud Unggul. Hasil wawancara diolah sedemikian rupa untuk mendapatkan alur proses bisnis perusahaan pada saat sistem yang lama masih berjalan. Peneliti dapat menganalisa lebih lanjut pada tahapan planning, dimulai dari analisa kebutuhan, asumsi-asumsi yang digunakan, dan analisa pengguna. Selanjutnya, peneliti menggambarkannya dalam document flowchart.Document flowchart kunjungan teknisi diperlihatkan pada Gambar 3, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pemeliharaan terhadap mesin pelanggan akan dilakukan. Document flowchart kunjungan teknisi adalah prosedur awal saat teknisi mendapat job order. Dimulai dari persiapan spare part, pembuatan surat jalan, pembuatan form job order sebelum keberangkatan, hingga bekal uang saku saat teknisi on-site ke luar kota/pulau. Semua dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing kategori pemeliharaan. Kategori pemeliharaan ada 3 (tiga), yaitu: instalasi, service, maintenance. Instalasi adalah perakitan mesin digital printing dan pemasangannya, service adalah pemeliharaan mesin digital printing yang dikenakan biaya karena masa garansi telah habis/tidak berlaku, dan maintenance adalah pemeliharaan mesin digital printing yang tidak dikenakan biaya karena masa garansi masih berlaku. Masa garansi mesin adalah 1 tahun dari tanggal beli/tanggal invoice. Untuk document flowchart pemeliharaan menunjukkan urutan prosedur saat pemeliharaan dilakukan hingga selesainya pemeliharaan mesin pelanggan yang dilakukan tersebut. Document flowchart pemeliharaan ditampilkan pada Gambar 4. Tahapan selanjutnya adalah pembuatan context diagram penelitian ini yang dirancang dari document flowchart yang dijabarkan sebelumnya. Terdapat 7 (tujuh) entitas yang berperan dalam sistem ini, yaitu pelanggan, admin teknisi, admin nota, technical, HRD, finance accounting, dan Direktur. Seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pemeliharaan ini dapat dilihat padadiagram konteks (Gambar 5), selanjutnya dilakukan perancangan database(Gambar 6) dan perancangan user interface(Gambar 7), serta implementasi ke dalam perangkat lunak berbasis VB.Net (Gambar 8). 4.
Kesimpulan dan Saran
1. Analisa kebutuhan sistem informasi pemeliharaan pada CV. Wujud Unggul dilakukan melalui tahapan communication terhadap supervisor teknisi yang bersangkutan, supaya peneliti mengetahui sistem yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini, dan memahami permasalahan yang muncul akibat sistem lama.
Kemudian peneliti melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan.Data-data atau dokumen yang dikumpulkan peneliti berupa surat jalan, laporan komisi, form bon sementara, formjob order, data surat tugas luar kota/pulau, dan form penyelesaian biaya perjalanan dinas. 2. Sebuah perancangan user interface dan database yang mampu menunjang kebutuhan CV. Wujud Unggul dalam pemeliharaan mesin pelanggan. Tampilan rancangan dokumen laporan keluaran sistem dan rancangan user interface lebih informatif, adanya pengamanan sistem login pada setiap pengguna dan pengaksesan database. 3. Perangkat lunak yang menggunakan bahasa pemograman Visual Basic yang sesuai dengan tampilan desktop dengan rancangan user interface dan database yang dibuat sebelumnya, untuk dapat menghasilkan dokumen laporan berupa: laporan pegawai, laporan pelanggan, laporan mesin, laporan job order, laporan penggantian spare part, laporan komisi, laporan perjalanan dinas, laporan status penyelesaian pemeliharaan mesin. Adapun saran-saran konstruktif oleh peneliti untuk CV.Wujud Unggul dalam mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi manajemen pemeliharaan yang baru adalah: 1. Menambahkan fiturlaporan mesin pelanggan untuk dapat mengetahui mesin-mesin yang dimiliki para pelanggan secara akurat. 2. Menambah formsurat kuasa dalam sistem komisi dan perjalanan dinas, apabila rekening yang diberikan teknisi untuk transferadalah bukan rekening sendiri. 3. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen pemeliharaan CV. Wujud Unggul ke dalam basis web.
Daftar Pustaka Aminnudin, Salim, 2008,Perancangan Sistem Informasi Perawatan Mesin Produksi (Studi Kasus di Divisi Teknik/Maintenance PT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd, Semarang),diperoleh dari http://eprints.undip.ac.id/6958/, Diakses tanggal 25 September 2014 Corder,
Antony,1992, Teknik Manajemen Pemeliharaan, Jakarta: Erlangga.
Goodland, Mike., dkk, 1995,SSADM a Practical Approach, Vers. 4, New York: McGraw Hill Inc. Pressman, Roger S, 2010,Software Engineering: A Practicioner's Approach, 7th Edition, New York: McGraw-Hill Inc. Shelly,
Gary B., dan Harry J. Rosenblatt, 2010,Systems Analysis and Design, Video Enhanced (8th Edition), Boston: Cengage Learning Inc.
Septiara, Virgina, dan Awalludiyah Ambarwati. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan Pada Suplier Mesin Digital Printing (Studi Kasus: CV. Wujud Unggul). Surabaya: Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember., ISBN: 978-602-70604-1-8, 2015.
Gambar 3. DocumentFlowchart Kunjungan Teknisi
Gambar 4. DocumentFlowchart Pemeliharaan
data hak akses data role data pelanggan konfirmasi login periode username password data mesin data spareparts data STDLKP Admin Teknisi
data perjalanan dinas data detail surat jalan data master komisi data tarif komisi data tarif perjalanan dinas data master surat jalan data job order laporan pelanggan Pelanggan
laporan komisi laporan perjalanan dinas laporan status penyelesaian pemeliharaan 0
konfirmasi login
laporan penggantian spareparts
laporan job order
laporan mesin
periode
laporan job order
username password
username password
laporan penggantian spareparts
periode
laporan perjalanan dinas Technical
laporan penggantian spareparts
Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan CV Wujud Unggul
laporan status penyelesaian pemeliharaan
laporan job order
laporan job order
laporan perjalanan dinas laporan status penyelesaian pemeliharaan laporan penggantian spareparts laporan perjalanan dinas konfirmasi login periode
konfirmasi login periode username password
Admin Nota
konfirmasi login
laporan komisi
periode data jabatan data pegawai
+
username password HRD
konfirmasi login laporan pegawai
username password laporan job order
laporan perjalanan dinas
laporan komisi Direktur
laporan pegawai
username password
laporan pelanggan
periode
laporan mesin
konfirmasi login Finance Accounting
laporan komisi laporan job order laporan perjalanan dinas
Gambar 5. Context Diagram Pegawai Role Jabatan
id_role
nm_role deskripsi cat_role
Relation_110
id_jabatan jabatan deskripsi_jab ...
Relation_354
Relationship_17
Hak Akses Relation_400
id_hak waktu_akses
nik no_ktp nm_pegawai tempat_lahir tgl_lahir jns_kelamin tlp_pegawai tgl_mulaikerja username password alamat_peg agama pendidikan golongan ...
Perjalanan Dinas
STDLKP Relation_386
Relation_397
no_st tgl_st tgl_brkt tgl_kembali jam_brkt jam_kembali total_kasbon acc_hrd acc_fa2 acc_dir2 acc_at2 ...
Relation_380
Master Surat Jalan Detail Surat Jalan id_detsj NO11 qty N4
Relation_371
Pelanggan id_pelanggan nm_perusahaan alamat_perusahaan kota_perusahaan phone_perusahaan fax_perusahaan nm_pelanggan hp_pelanggan email_pelanggan catatan_pelanggan username_pel password_pel ...
no_sj VA25 qty_total N5 tgl_sj D catatan_sj VA250 kategori_sj VA25 ...
Relation_391
Spareparts pn_spareparts nm_spareparts ket_spareparts
Relation_390
Relation_363
Mesin sn_mesin merk_mesin type_mesin firm_vers dongle_mesin catatan_mesin
Relation_401
Relation_382
Relation_370 Relation_379 Job Order id_joborder tgl_joborder status report reason pre_diagnose kategori_job status_job point Relation_394 param1 param2 param3 ket_mcek ket_tambahan tgl_beli tgl_akhir_garansi ket_garansi komisi_job acc_dir1 acc_fa1 acc_spv acc_at1 ... Tarif Komisi
Tarif Perjalanan Dinas Master Komisi id_tperdin id_komisi nm_tarifperdin periode_komisi tarif_perdin total_komisi kota fee_spv kategori_perdin ... catatan_tperdin
id_tkomisi nm_komisi tarif_komisi catatan_komisi kategori_komisi ...
Gambar 6. Conceptual Data Model (CDM)
id_perdin tgl_perdin tiket_dari1 tiket_ke1 tgl_tiket1 nominal_tiket1 ket_tiket1 tiket_dari2 tiket_ke2 tgl_tiket2 nominal_tiket2 ket_tiket2 tiket_dari3 tiket_ke3 tgl_tiket3 nominal_tiket3 ket_tiket3 tiket_dari4 tiket_ke4 tgl_tiket4 nominal_tiket4 ket_tiket4 tiket_dari5 tiket_ke5 tgl_tiket5 nominal_tiket5 ket_tiket5 total_tiket taxi bbm parkir tol sewa_motor total_transp ket_transp biaya_hotel uang_makan uang_saku makanminum airport_tax entertainment laundry lainlain total_biaya ket_biaya jumlah_biaya sisa_kasbon kendaraan tgl_bbm q_liter kilo_meter average ket_bbm status_perdin
Gambar 7. Perancangan User Interface
Gambar 8. Implementasi Perangkat Lunak
