SIMAPEM MESIN PERCETAKAN DIGITAL PRINTING BERBASIS DESKTOP PADA CV. WUJUD UNGGUL

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXIII Program Studi MMT-ITS, Surabaya 1 Agustus 2015

SIMAPEM MESIN PERCETAKAN DIGITAL PRINTING BERBASIS DESKTOP PADA CV. WUJUD UNGGUL Virgina Septiara1), Awalludiyah Ambarwati2), dan Aryo Nugroho3) 1,2,dan 3) Program Studi Sistem Informasi, Universitas Narotama Jl. Arief Rahman Hakim 51, Surabaya, 60117, Indonesia e-mail: 1)[email protected], 2)[email protected] 3) [email protected] ABSTRAK SIMAPEM merupakan Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan mesin percetakan digital printing. SIMAPEM diimplementasikan pada CV. Wujud Unggul, yang merupakan suplier percetakan digital printing yang fokus pada pelayanan pemeliharaan mesin pelanggan dengan baik. Tujuan implementasi SIMAPEM adalah untuk menggantikan pengecekan status pemeliharaan yang sebelumnya masih dilakukan secara manual. Rancang bangun SIMAPEM berbasis desktop dilakukan menggunakan metode waterfall dengan pendekatan SSADM (Structured Systems Analysis and Design Method). Teknik perancangan sistem informasi berupa document flowchart, system flowchart, context diagram, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), dan PDM (Physical Data Model). Tahap implementasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2010 dan database MySQL. Tahap pengujian dilakukan menggunakan black-box testing. Hasil implementasi SIMAPEM diantaranya aplikasi yang dapat memberikan informasi mengenai status dan report pemeliharaan mesin yang dilakukan oleh teknisi kepada mesin pelanggan, penggantian spare part yang dilakukan, penyelesaian perjalanan dinas, dan komisi yang diterima teknisi. Kata kunci: SIMAPEM, Sistem Informasi Manajemen, Pemeliharaan, MySQL, Visual Basic 2010, Suplier, Digital Printing, CV. Wujud Unggul.

PENDAHULUAN Semakin berkembangnya persaingan teknologi pada era globalisasi saat ini, menuntut dunia bisnis untuk dapat memperoleh informasi secara tepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan, tentunya harus menggunakan teknologi informasi. Saat ini banyak perusahaan yang sedang berkompetisi untuk memberikan pelayanan optimal melalui penggunaan dan pengembangan teknologi informasi dalam segala bidang. Teknologi informasi digunakan oleh banyak perusahaan untuk mendukung operasional suatu organisasi dalam proses bisnis agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Namun sungguh disayangkan hanya sebagian perusahaan yang menggunakannya dalam kegiatan pemeliharaan mesin. Pada dunia bisnis digital printing, teknologi informasi yang dipergunakan dapat menimbulkan perubahan, baik dari komponen input yang digunakan serta output yang dihasilkan. Perkembangan ini menimbulkan tantangan bagi CV. Wujud Unggul, sebagai distributor supplier percetakan berskala nasional, untuk dapat memenuhi kebutuhan pemeliharaan dengan cara meningkatkan kemampuan pemeliharaan dalam perawatan dan perbaikan mesin. CV. Wujud Unggul belum memiliki SIMAPEM (Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan) yang baik dalam mengontrol proses pemeliharaan mesin

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-1


percetakan digital printing para pelanggan dan fasilitasnya, serta tenaga teknisi yang berperan dalam pemeliharaan. Saat ini, perusahaan merasa kesulitan dalam melakukan pengecekan status pemeliharaan mesin percetakan digital printing para pelanggan. Kesulitan tersebut diantaranya untuk mendapatkan informasi status pemeliharaan mesin percetakan para pelanggan dan fasilitasnya serta aktifitas yang dilakukan oleh tenaga teknisi. Rekap laporan pemeliharaan mesin percetakan digital printing para pelanggan masih dilakukan menggunakan cara manual. Yakni bukan pada saat pemeliharaan selesai dilakukan tapi dilakukan pada setiap akhir bulan saat penjurnalan, yang beresiko untuk terjadinya kehilangan data atau kerusakan yang disebabkan oleh human error atau bencana. Untuk mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan, maka dibuatlah SIMAPEM (Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan) berbasis desktop menggunakan tools Visual Basic 2010. Beberapa fitur yang dimiliki perangkat lunak ini antara lain, pengecekan status pemeliharaan mesin, pengitungan komisi teknisi dan biaya perjalanan dinas yang lebih akurat dan efisien, serta mengoptimalkan ruang penyimpanan dokumen pemeliharaan mesin. Hasil implementasi SIMAPEM diantaranya dapat memberikan informasi mengenai status dan report pemeliharaan mesin yang dilakukan oleh teknisi kepada mesin pelanggan, penggantian spare part yang dilakukan, penyelesaian perjalanan dinas, dan komisi yang diterima teknisi. Pada penelitian sebelumnya yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Perawatan Mesin Produksi (Studi Kasus di Divisi Teknik/Maintenance PT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd, Semarang) yang dilakukan oleh Aminuddin (2008), sistem sebelumnya masih dilakukan manual yaitu pencatatan pada buku dan kertas dapat menimbulkan hal negatif, salah satunya ketidak efisienan waktu, tempat penyimpanan, kehilangan dokumen, sulitnya melakukan pencarian data lampau dan pembuatan laporan karena data yang diperlukan untuk membuatnya tidak tersusun dengan baik. Keluaran penelitian tersebut berupa aplikasi program Maintenance Information System yang menyediakan fasilitas untuk mengelola informasi perawatan mesin produksi. (Aminuddin Salim, 2008) Pada penelitian SIMAPEM ini, dilakukan rancang bangun suatu perangkat lunak Sistem Informasi Manajemen Pemeliharaan pada mesin percetakan digital printing, menggunakan tools Visual Studio 2010 yang diimplementasikan dengan database MySQL. Tujuan dari penelitian SIMAPEM adalah membuat rancang bangun aplikasi sistem informasi manajemen pemeliharaan yang dapat memberikan solusi dari permasalahan distributor supplier mesin percetakan digital printing CV. Wujud Unggul. METODE Model rancang bangun SIMAPEM ini mengadopsi pendekatan sistematis SSADM dari metode waterfall yang dipopulerkan oleh Pressman (2010). Rancang bangun SIMAPEM ini melalui 5 (lima) tahapan, yaitu: communication, planning, modeling, construction, dan deployment. Untuk selanjutnya, digambarkan bagan alir penelitian pada Gambar 1. Tahap Communication Merupakan tahap awal dalam penelitian, dimulai dari berkomunikasi dengan perusahaan untuk mengerti dan memahami maksud serta tujuan utama pembuatan rancang bangun sistem manajemen pemeliharaan. Selain itu, juga untuk pengumpulan informasi dan data-data yang diperlukan serta menyusun dan menganalisa kebutuhan pengguna (user requirement). Ada 2 (dua) tahapan dalam teknik pengumpulan data, antara lain:

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-2


a. Tahap Wawancara Wawancara adalah tahapan dalam metode pengumpulan data yang dilakukan guna mendapatkan informasi yang akurat, dilakukan langsung terhadap narasumber yaitu supervisor teknisi (technical). b. Tahap Studi Literatur dan Dokumentasi Studi literatur adalah pencarian referensi teori yang relevan dengan kasus atau masalah yang ditemukan, berisi teori tentang: pemeliharaan secara umum, digital printing, sistem informasi pemeliharaan. Tujuannya adalah untuk memperkuat permasalahan yang diteliti serta sebagai dasar teori dalam melakukan penelitian rancang bangun sistem pada manajemen pemeliharaan. Sedangkan dokumentasi pada penelitian ini dimaksudkan untuk pengumpulan data-data atau dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan rancang bangun sistem manajemen pemeliharaan yang baru yang didapatkan dari CV. Wujud Unggul. Mulai

a. b.

Communication Wawancara Studi Literatur & Dokumentasi

c. Planning Rencana pembuatan rancang bangun SIMAPEM pada CV. Wujud Unggul

-

Modeling Pembuatan Desain Model: Document Flowchart System Flowchart Diagram Berjenjang/HIPO Context Diagram Data Flow Diagram (DFD) ERD (Entity Relationship Diagram) Struktur Tabel User Interface & Laporan Keluaran Sistem

Construction (Implementasi) Coding & Testing

Deployment Evaluasi

Pelaporan & Tindak Lanjut

Selesai

Gambar 1. Bagan Alir Penelitian

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-3


Tahap Planning Tahapan ini merupakan tahap lanjutan dari communication. Hasil dari tahap planning berupa dokumen kebutuhan pengguna (seperti: data yang berhubungan dengan keinginan pengguna dalam pembuatan perangkat lunak, asumsi-asumsi, dan rencana yang dilakukan). Gambaran sementara untuk rancang bangun SIMAPEM ini terlihat seperti pada Blok Diagram seperti pada Gambar 2. Input data: Pegawai Pelanggan Mesin Spare part Tarif komisi Tarif perjalanan dinas

Proses Pengolahan Data Master

Pembuatan Surat Jalan

Output : Laporan Pegawai, Laporan Pelanggan, Laporan Mesin, Laporan Job Order, Laporan Komisi, Laporan Penggantian Spare part, Laporan Perjalanan Dinas, Laporan Status Pemeliharaan Mesin.

Pembuatan Job Order

Penghitungan Komisi

Penghitungan Biaya Perjalanan Dinas

Gambar 2. Blok Diagram Penelitian SIMAPEM menggunakan beberapa tools, antara lain: a. Microsoft Visio 2007, digunakan dalam pembuatan document flow, system flow, diagram berjenjang, dan perancangan user interface. b. Power Designer 6 dan 15, digunakan dalam pembuatan context diagram, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), dan PDM (Physical Data Model). c. Visual Basic 2010, digunakan dalam implementasi pembuatan perangkat lunak. d. MySQL, digunakan untuk database. Modeling Pembuatan model atau sketsa dimulai agar peneliti dapat lebih mudah memahami permasalahan yang ada pada CV. Wujud Unggul. Kemudian desain dibuat agar dapat menerjemahkan syarat kebutuhan yang diinginkan pengguna. Rangkaian tahapan perancangan sistem yang nantinya dibuat dalam bentuk model, meliputi: pembuatan alur dokumen (flowchart document), pembuatan alur sistem aplikasi (system flow), diagram berjenjang, context diagram, DFD Level 0, DFD Level 1, CDM (Conceptual Data Model), PDM (Physical Data Model), struktur tabel, perancangan user interface, dan perancangan laporan keluaran sistem. Construction Pada tahap construction ini, peneliti memulai mengimplementasikan perancangan yang dirancang dalam pembuatan kode (coding) baik secara manual atau otomatis. Perangkat lunak yang dibangun dengan perancangan sistem informasi manajemen pemeliharaan ini berbasis desktop dan menggunakan Microsoft Visual Basic Studio, dan menggunakan MySQL sebagai database-nya. Apabila sudah selesai, maka pengujian (testing) harus langsung dilakukan. Pengujian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah pengujian black-box (Pressman, 2010). Guna dari uji coba black-box adalah untuk meminimalisir kesalahan dalam coding dan ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-4


menghasilkan apliaksi SIMAPEM yang sesuai dengan kebutuhan CV. Wujud Unggul dalam bidang manajemen pemeliharaannya. Deployment Tahapan deployment merupakan tahapan akhir dari penelitian dalam rancang bangun perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan. Setelah melakukan analisis, desain, dan coding (implementasi), maka aplikasi SIMAPEM dengan menggunakan sistem yang baru diimplementasikan dan digunakan oleh pengguna. Perangkat lunak yang sudah dibangun dan diimplementasikan wajib dilakukan pemeliharaan atau maintenance secara rutin. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan analisa yang dilakukan pada tahapan communication, maka didapat hasil wawancara dengan pihak terkait yakni supervisor teknisi CV. Wujud Unggul. Hasil wawancara diolah sedemikian rupa untuk mendapatkan alur proses bisnis perusahaan pada saat sistem yang lama masih berjalan. Peneliti dapat menganalisa lebih lanjut pada tahapan planning, dimulai dari analisa kebutuhan, asumsi-asumsi yang digunakan, dan analisa pengguna. Selanjutnya, peneliti menggambarkannya dalam document flowchart. Document flowchart kunjungan teknisi diperlihatkan pada Gambar 3, menjelaskan urutan prosedur yang dilakukan pada saat pemeliharaan terhadap mesin pelanggan akan dilakukan.

Gambar 3. Document Flowchart

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-5


Document flowchart kunjungan teknisi adalah prosedur awal saat teknisi mendapat job order. Dimulai dari persiapan spare part, pembuatan surat jalan, pembuatan form job order sebelum keberangkatan, hingga persiapan uang saku saat teknisi on-site ke luar kota/pulau. Semua dipersiapkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing kategori pemeliharaan. Kategori pemeliharaan ada 3 (tiga), yaitu: instalasi, service, maintenance. Instalasi adalah perakitan mesin digital printing dan pemasangannya, service adalah pemeliharaan mesin digital printing yang dikenakan biaya karena masa garansi telah habis/tidak berlaku, dan maintenance adalah pemeliharaan mesin digital printing yang tidak dikenakan biaya karena masa garansi masih berlaku. Masa garansi mesin adalah 1 (satu) tahun dari tanggal beli/tanggal invoice. Tahapan selanjutnya adalah pembuatan context diagram penelitian ini yang dirancang dari document flowchart yang dijabarkan sebelumnya. Terdapat 7 (tujuh) entitas yang berperan dalam sistem ini, yaitu pelanggan, admin teknisi, admin nota, technical, HRD, finance accounting, dan Direktur. Seluruh kegiatan yang terjadi dalam sistem informasi manajemen pemeliharaan ini dapat dilihat pada diagram konteks, selanjutnya dilakukan perancangan database SIMAPEM (Gambar 4) dan perancangan user interface (Gambar 5), serta implementasi ke dalam perangkat lunak berbasis Visual Basic 2010 (Gambar 6).

Gambar 4. Perancangan Database

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-6


Gambar 5. Perancangan User Interface

Gambar 6. Implementasi Perangkat Lunak

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-7


KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Analisa kebutuhan SIMAPEM pada CV. Wujud Unggul dilakukan melalui tahapan communication terhadap supervisor teknisi yang bersangkutan, supaya diketahui sistem yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini, dan memahami permasalahan yang muncul akibat sistem lama. Kemudian melakukan pengumpulan data-data yang diperlukan. Data-data atau dokumen yang dikumpulkan berupa surat jalan, laporan komisi, form bon sementara, form job order, data surat tugas luar kota/pulau, dan form penyelesaian biaya perjalanan dinas. 2. Sebuah perancangan user interface dan database yang menunjang kebutuhan CV. Wujud Unggul dalam pemeliharaan mesin pelanggan. Tampilan rancangan dokumen laporan keluaran sistem dan rancangan user interface lebih informatif, adanya pengamanan sistem login pada setiap pengguna dan pengaksesan database. 3. Perangkat lunak yang menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 2010 yang sesuai dengan tampilan desktop dengan rancangan user interface dan database yang dibuat sebelumnya, untuk dapat menghasilkan dokumen laporan berupa: laporan pegawai, laporan pelanggan, laporan mesin, laporan job order, laporan penggantian spare part, laporan komisi, laporan perjalanan dinas, laporan status penyelesaian pemeliharaan mesin. Saran untuk penelitian selanjutnya adalah: 1. Menambahkan fitur laporan mesin pelanggan untuk dapat mengetahui mesin-mesin yang dimiliki para pelanggan secara akurat. 2. Menambah form surat kuasa dalam sistem komisi dan perjalanan dinas, apabila rekening yang diberikan teknisi untuk transfer adalah bukan rekening sendiri. 3. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen pemeliharaan CV. Wujud Unggul ke dalam basis web. DAFTAR PUSTAKA Aminnudin, Salim. Perancangan Sistem Informasi Perawatan Mesin Produksi (Studi Kasus di Divisi Teknik/Maintenance PT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd, Semarang). Diperoleh dari http://eprints.undip.ac.id/6958/ . 2008. Diakses tanggal 25 September 2014. Corder, Antony. Teknik Manajemen Pemeliharaan. Jakarta: Erlangga, 1992. Goodland, Mike., dkk. SSADM a Practical Approach, Vers. 4. New York: McGraw Hill Inc., 1995. Pressman, Roger S. Software Engineering: A Practicioner's Approach, 7th Edition. New York: McGraw-Hill Inc., 2010. Shelly, Gary B., dan Harry J. Rosenblatt. Systems Analysis and Design, Video Enhanced (8th Edition). Boston: Cengage Learning Inc., 2010.

ISBN: 978-602-70604-2-5 C-36-8

SIMAPEM MESIN PERCETAKAN DIGITAL PRINTING BERBASIS DESKTOP PADA CV. WUJUD UNGGUL

Recommend Documents