Rancang Bangun egampong: Aplikasi untuk Diseminasi Informasi tingkat Desa

Seminar Nasional dan Expo Teknik Elektro 2014

ISSN: 2088-9984

Rancang Bangun eGampong: Aplikasi untuk Diseminasi Informasi tingkat Desa Fathia Sabrina1, Rahmad Dawood2, dan Khairul Munadi2 1 Jurusan Teknik Elektro, Universitas Syiah Kuala 2 Telematics Research Center, Universitas Syiah Kuala Banda Aceh, Indonesia e-mail: [email protected]

Abstrak—Desa atau gampong, dalam bahasa Aceh, merupakan kesatuan masyarakat hukum yang berwenang dalam batasan wilayah dan sistem tata kelola tersendiri. Dari hasil contextual design atas kebutuhan sistem informasi pada desa-desa di Aceh, salah satunya, terungkap perlunya proses diseminasi informasi yang lebih efisien dan efektif dalam tingkatan desa. Saat ini proses diseminasi informasi masih bersifat konvensional dengan cara: mendatangi satu-persatu rumah warga, mengumandangkan melalui pengeras suara mesjid/meunasah, atau menyebarkan kertas-kertas peng-umuman. Dengan proses diseminasi informasi yang masih konvensional ini banyak warga yang telat menerima informasi desa atau bahkan tidak menerimanya sama sekali. Oleh karena itu dirasakan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dapat lebih mengefisienkan proses diseminasi informasi tersebut, dimana aplikasi eGampong merupakan prototipe yang dibangun untuk lebih mengefisienkan proses tersebut. Tulisan ini akan memaparkan rancang bangun aplikasi eGampong yang bersifat low-maintenance serta yang berbasis teknologi SMS dan layanan Google. Kata kunci: eGovernment, Desa, Gampong, Aceh, Diseminasi Informasi, ICT4D, M4D, SMS

I.

PENDAHULUAN

diterima atau bahkan tidak diterima sama sekali. Sebagai solusi untuk menanggulangi ketidakefektifan dan ketidakefisienan proses diseminasi informasi yang saat ini diterapkan oleh desa-desa, tulisan ini menawarkan aplikasi eGampong yang bersifat low-maintenance dan berbasis teknologi SMS dan layanan Google. Di eGampong, proses diseminasi informasi dilakukan melalui teknologi SMS dimana para warga desa akan menerima informasi melalui SMS dari aparat desa mereka masing-masing. Pemilihan teknologi SMS dikarenakan ini merupakan layanan minimal yang pasti dimiliki oleh semua jenis dan tipe handphone. eGampong juga menyediakan layanan pengarsipan informasi yang telah didiseminasikan dengan memakai sejumlah layanan Google. Pemilihan layanan Google karena selain bersifat gratis sekaligus juga menghilangkan perlunya perangkat komputasi tambahan yang harus dimiliki desa untuk mengarsipkan informasi yang telah didiseminasikan. Aplikasi eGampong bersifat low-maintenance karena membutuhkan pengawasan minimal dari warga maupun aparat desa. Selain proses instalasi awal, eGampong dapat dibiarkan untuk berjalan dengan sendirinya secara otomatis. Pengawasan yang paling sering dilakukan oleh warga atau aparat desa adalah untuk memeriksa apakah pulsa masih tersedia agar eGampong tetap dapat mengirimkan SMS dan untuk proses pengisian pulsa itu sendiri, yang bisa dilakukan oleh handphone lain.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 72 tahun 2005, desa, atau yang biasa dikenal oleh masyarakat Aceh sebagai gampong, merupakan kesatuan masyarakat hukum yang berwenang untuk mengatur kepentingan masyarakat setempat dalam batas-batas wilayahnya. Meskipun batasan wilayah dan anggota dalam struktur pemerintahan ini lebih kecil cakupannya dibandingkan pada tingkat kecamatan, tugas dari aparatur di desa penting untuk dikelola dengan baik karena pemerintahan desalah yang berinteraksi langsung dengan masyarakat. Dari hasil proses contextual design [1] terhadap kebutuhan sistem informasi pada desa-desa di Aceh terungkap bahwa proses diseminasi informasi dalam lingkup desa masih memakai cara-cara konvensional, diantaranya dengan cara: kepala desa mendatangi rumah warga satu-persatu, mengumandangkan melalui pengeras suara mesjid/ meunasah terdekat, atau menyebarkan kertas-kertas pengumuman. Proses diseminasi informasi yang konvensional seperti ini sering kali menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian informasi disamping juga kurang efektif dan efisien, contohnya: kepala desa tidak mungkin mendatangi semua rumah warganya dalam waktu yang singkat, pengeras suara hanya mampu menyebarkan pengumuman dalam jangkauan jarak tertentu, dan kertas-kertas pengumuman mudah sekali tercecer atau rusak karena cuaca. Dengan proses diseminasi informasi demikian, informasi–informasi penting terkait data dan layanan masyarakat pada desa tersebut juga telat 48

Seminar Nasional dan Expo Teknik Elektro 2014

ISSN: 2088-9984

II. LATAR BELAKANG

yang dilakukan bersama-sama dengan para pemakai untuk memperbaiki prototipe yang telah dihasilkan [9]. Secara khusus, penerapan contextual design dalam penelitian ini dimulai dengan melakukan wawancara pada delapan orang yang terdiri atas aparat dan warga desa serta mengamati baik proses kerja yang dilakukan oleh aparat desa maupun interaksi yang terjadi antara aparat ini dengan warganya. Hasil wawancara dan pengamatan ini kemudian dikonsilidasi dan dianalisa dengan memakai affinity notes dan affinity diagram, sesuai dengan langkah-langkah dalam proses contextual design, untuk mengidentifikasi kebutuhan dari para pemakai. Dari hasil analisis kebutuhan diatas, dilakukan perancangan sistem kerja baru untuk mengantisipasi tahapan kerja yang telah ada. Setelah cara kerja baru yang lebih baik didapatkan, dilanjutkan dengan perancangan sistem sesuai dengan cara kerja baru. Perancangan sistem direpresentasikan dalam bentuk sejumlah diagram UML [10], yaitu: Activity diagram untuk menunjukkan proses-proses kerja yang terjadi pada sistem yang sedang digunakan dan sistem kerja yang baru, Use-case Diagram untuk menunjukkan perilaku pengguna terhadap sistem, dan Deployment Diagram serta Component diagram untuk menjelaskan teknologi yang akan digunakan pada sistem secara lebih terperinci. Dari rancangan awal ini prototipe eGampong dibangun.

eGovernment adalah suatu teknologi informasi yang digunakan oleh instansi pemerintahan dalam usaha untuk mengubah hubungan antara masyarakat, pelaku bisnis dan bagian-bagian dalam pemerintahan. Teknologi seperti internet, mobile computing, dan Wide Area Network ini berfungsi untuk menyediakan layanan pemerintahan bagi masyarakat, meningkatkan interaksi antara pemerintah dengan pelaku bisnis dan industri, menyediakan akses informasi yang lebih baik, serta meningkatkan kualitas manajemen pemerintahan. Interaksi antara masyarakat dengan pemerintah biasanya terjadi pada kantor pemerintahan, namun dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi pusat pelayanan pemerintah dapat berlokasi dekat dengan masyarakat. [2] Selama ini aplikasi eGovernment, terutama di Indonesia, masih sedikit yang langsung menyentuh pemeritahan di tingkat desa. Umumnya, aplikasi eGovernment di Indonesia lebih diperuntukan kepada pelayanan pemerintahan di tingkat kabupaten/kotamadya (e.g. layanan izin satu atap), propinsi (e.g. ePlanning), atau pusat (e.g. eKTP). Segelintir aplikasi eGovernment untuk tingkat pemerintahan desa yang ada saat ini, diantaranya: Sistem Informasi Desa (SID) [3] yang aplikasinya lebih ke mengelola sumber daya ditingkat desa [4], Sistem Informasi Manajemen Desa (SiMaDe) [5] yang aplikasinya lebih ke layanan perizinan dan surat-menyurat ditingkat desa, dan Sistem Administrasi dan Informasi Desa (SAID) [6] yang lebih ke aplikasi basis data tingkat desa untuk dipergunakan dalam perencanaan pembangunan desa. Kesemua aplikasi ini diperuntukan untuk mempermudah kerja para aparat desa baik dalam melayani perizinan dan surat-menyurat maupun untuk melengkapi data ditingkat desa agar bisa melakukan perencanaan yang lebih baik. Dari hasil penelusuran kami, belum ada aplikasi yang bertujuan untuk memfasilitasi/melancarkan komunikasi antara aparat desa dengan warganya. Salah satu tujuan penelitian ini adalah untuk melengkapi dan memperkaya aplikasi eGovernment ditingkat pemerintahan desa yang dapat menunjang dan melancarkan interaksi antara aparat desa dengan warganya.

IV. ANALISA KEBUTUHAN Dari hasil wawancara, yang dilakukan pada tahap penggalian kebutuhan, dapat disimpulkan ada empat peran penting dalam implementasi rancangan aplikasi ini, yaitu: 1) Geuchik (kepala desa) dan sekdes (sekretaris desa), merupakan perangkat desa yang memiliki kedudukan tertinggi dan yang bertanggung jawab dalam tata kelola desa; 2) Kadus (kepala dusun) dan keplor (kepala lorong), sebagai pihak tertinggi dalam cakupan wilayah dusun dan lorong. Peran-peran ini dibawah koordinasi geuchik dan sekdes; 3) Warga tetap, sebagai warga yang berdomisili tetap pada suatu desa. Warga tetap menerima dan membutuhkan informasi serta pelayanan dari perangkat desa dalam jangka waktu yang panjang. 4) Warga tidak tetap, sebagai warga yang berdomisili tidak tetap pada suatu desa. Warga tidak tetap menerima dan membutuhkan informasi dan pelayanan dari perangkat desa dalam kurun waktu singkat, selama mereka berdomisili dalam desa tersebut. Berdasarkan hasil analisa kebutuhan, salah satu keluhan utama yang diutarakan baik warga maupun aparat adalah adalah dalam proses diseminasi informasi dalam desa yang masih bersifat konvensional, seperti yang diungkapkan oleh salah satu warga tetap desa setempat: “terkadang [informasi] tidak sampai ke warga, karena kita tinggal di ujung desa/perbatasan, jadi sampai infonya dua hari kemudian”. Kondisi proses diseminasi informasi saat ini dapat

III. METODE PENELITIAN Untuk tahapan penggalian dan analisa kebutuhan, pengembangan prototipe eGampong menerapkan proses contextual design [1]. Contextual design adalah sebuah proses penggalian dan analisa kebutuhan yang terstruktur, terdefinisi dengan baik, dan berbasis kebutuhan para pemakai (user-centered). Proses contextual design terdiri atas beberapa metode, diantaranya: metode pengumpulan data yang dilakukan langsung dari para pemakai (user) di lapangan, metode konsolidasi dan interpretasi data yang sistematis dan terstruktur, metode penggunaan data dan brainstorming [7] untuk menghasilkan prototipe [8] yang sesuai kebutuhan para pemakai, serta metode pengujian dan penyempurnaan prototipe secara iteratif 49

Seminar Nasional dan Expo Teknik Elektro 2014

ISSN: 2088-9984

Gambar 1. Activity diagram proses diseminasi konvensional. Gambar 2. Activity diagram usulan proses diseminasi informasi yang baru.

dilihat pada activity diagram di Gambar 1. Mulanya informasi diperoleh oleh geuchik dari masyarakat maupun pihak pemerintah kecamatan. Setelah diterima oleh geuchik, informasi tersebut harus disampaikan kembali kepada masyarakat lainnya yang biasanya dilakukan melalui tiga media utama, seperti yang diungkapkan oleh sekdes sebagai berikut: “[Pengumuman disebarkan] lewat pengeras suara mesjid, ditempelkan di papan pengumuman di depan kantor desa dan ditempelkan di setiap lorong desa, atau disampaikan melalui masing-masing kepala dusun”. Proses sistem diseminasi diatas memiliki beberapa kelemahan, diantaranya seperti yang disampaikan oleh seorang warga kos: “Pengumuman dengan kertas cepat rusak dan banyak masyarakat yang tidak membaca pengumuman tersebut. Pengumuman dalam dua hari dapat jatuh dan rusak karena terkena hujan atau ditiup angin”. Kekurangan lainnya pada proses konvensional ini seperti yang diungkapkan seorang warga tetap: “[Pengumuman dengan pengeras suara mesjid] tidak kedengaran, kecuali di waktu Maghrib karena sudah sepi. Biasanya pengumuman memang disampaikan lewat kepala lorong”. Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, dari hasil analisa dan brainstorming, penelitian ini mengajukan proses diseminasi informasi baru dengan memanfaatkan teknologi SMS dan layanan Google. Activity diagram proses diseminasi informasi baru ini dapat dilihat pada Gambar 2. Proses masuknya informasi bermula dari penyampaian informasi baik oleh masyarakat maupun kecamatan. Informasi dari masyarakat akan langsung dikirim ke geuchik untuk ditentukan kepada siapa informasi tersebut harus disebarkan. Sedangkan jika informasi dari kecamatan dalam bentuk surat maka langsung diserahkan ke kantor desa atau melalui pihak perangkat desa. Selanjutnya proses penyebaran informasi dimulai dengan menyarikan informasi apa yang perlu disebarkan ke warga dan menentukan kemana informasi tersebut

akan dikirimkan. Informasi yang telah didiseminasikan kemudian diarsipkan online di situs desa. Proses diseminasi informasi baru ini menggunakan SMS sebagai perantara penyampaian informasi karena SMS merupakan layanan minimal yang pasti dimiliki oleh semua tipe handphone. Semua SMS yang dikirim diarsipkan pada datastore-nya Google App Engine (GAE) agar dapat diakses kembali oleh pihak yang kehilangan atau tidak mendapatkan informasi. Dipilihnya layanan GAE karena Google menyediakan layanan GAE secara cuma-cuma dan dapat dipakai tanpa butuh perangkat komputer tambahan. Sedangkan SMS gateway dipilih karena sifat perangkatnya yang low-maintenance dimana dapat dibiarkan bekerja sendiri tanpa memerlukan pemantauan yang rumit, sekedar memeriksa dan mengisi pulsa secara berkala. V.

RANCANGAN SISTEM

Berdasarkan activity diagram proses diseminasi informasi yang baru, fungsionalitas ini akan diimplementasikan oleh sistem dengan memakai teknologi SMS, untuk proses distribusi informasi, dan dengan memakai berbagai layanan Google, untuk proses pengarsipan informasi serta untuk ditampilkan dalam situs desa. Dari activity diagram ini juga, peran-peran dalam sistem nantinya dapat disederhanakan dari empat peran yang telah diidentifikasi pada tahap analisa kebutuhan menjadi hanya dua peran, yaitu: peran perangkat desa dan peran masyarakat umum. Peran perangkat desa merupakan gabungan peran-peran awal berikut: peran geuchik dan sekdes serta peran kadus dan keplor. Sedangkan peran masyarakat umum merupakan gabungan peran-peran awal berikut: peran warga tetap dan peran warga tidak tetap. Fungsionalitas lengkap yang ada dalam sistem ini dapat dilihat pada use-case diagram pada Gambar 3. 50

Seminar Nasional dan Expo Teknik Elektro 2014

ISSN: 2088-9984

Gambar 4. Component diagram proses diseminasi informasi yang baru.

disebarkannya kepada nomor-nomor handphone masyarakat yang telah terdaftar. Oleh SMS gateway juga, SMS ini kemudian dimuat ke datastore milik aplikasi pada GAE dari system ini melalui jalur Internet. Di datastore inilah SMS diarsipkan untuk kemudian bias diakses kapan saja dan oleh komponen mana saja yang memelurkannya. SMS yang telah diarsip ini kemudian diambil oleh Blogger untuk ditampilkan pada halaman situs desa. VI. IMPLEMENTASI Berdasarkan component diagram diatas, situs desa yang berbasis Blogger, akan menampung salinan informasi yang telah didiseminasika, seperti tampak pada Gambar 5 (bagian Pesan Terkini). Sedangkan halaman yang berisikan salinan informasi yang didiseminasikan akan tampak seperti Gambar 6. Pada situs ini terdapat juga menu yang bisa dipilih untuk menampilkan data SMS yang telah didiseminasikan oleh komponen SMS Gateway atas permintaan perangkat desa yang telah diarsipkan pada GAE, sebagaimana yang dijelaskan pada penjelasan use-case diagram dan component diagram sebelumnya. Aplikasi tampilan SMS pada sidebar maupun pada menu ini dibuat dengan mengambil masukan dari GAE dan mengubah datanya ke dalam format JSON agar dapat diakses oleh Blogger untuk

Gambar 3. Use-case diagram proses diseminasi informasi yang baru.

Dalam use-case diagram ini, sebelum perangkat desa dapat mengakses situs (use-case nomor 5, 6, dan 7), perangkat desa diharuskan untuk otentikasi terlebih dahulu melalui proses login dengan memakai akun yang telah dibuatkan sebelumnya untuk mereka. Sedangkan informasi dalam bentuk SMS yang pernah didiseminasikan oleh perangkat desa melalui sistem (use-case nomor 2) akan ditampilkan secara langsung ke situs desa. Situs desa dapat diakses oleh seluruh pengguna tanpa perlu login terlebih dahulu. Berita yang disediakan oleh perangkat desa kepada masyarakat tidak selamanya berbentuk SMS, ada Informasi penting yang tidak mungkin disampaikan dalam SMS karena keterbatasan panjang karakter. Oleh karena itu eGampong menyediakan fitur untuk menampilkan berita yang dapat dimuat oleh perangkat desa dalam situs desa. Kesemua berita ini bersifat publik dan dapat dibaca oleh semua pengguna. Implementasi teknis untuk merealisasikan activity diagram dan use-case diagram diatas akan mempergunakan tiga komponen utama, yaitu: Blogger, GAE, dan SMS Gateway. Blogger dan GAE merupakan dua layanan Google yang disediakan secara Cuma-cuma. Component diagram implementasi teknis ini dapat dilihat pada Gambar 4. Dalam component diagram system ini, SMS akan masuk dan diterima oleh SMS gateway yang kemudian

Gambar 5. Situs eGampong.

51

Seminar Nasional dan Expo Teknik Elektro 2014

ISSN: 2088-9984

3.

4.

5. Gambar 6. Fungsionalitas pengarsipan informasi yang didiseminasikan.

6.

adanya eGoverment adalah dalam proses diseminasi (penyebaran) informasi. Proses diseminasi informasi konvensional saat ini memiliki beberapa kekurangan yaitu: pengumuman lewat pengeras suara kurang terdengar dan pengumuman yang ditempelkan sering tercecer. eGampong dirancang untuk mengatasi masalah pada proses diseminasi informasi konvensional dengan cara memanfaatkan teknologi SMS untuk distribusi informasi. eGampong dibangun dengan menggunakan 3 komponen utama, yaitu: Blogger, GAE, dan SMS Gateway. eGampong dengan komponen utama diatas bersifat low-maintenance karena hanya membutuhkan pengecekan pulsa secara berkala dan dapat diakses oleh seluruh masyarakat karena hanya menggunakan SMS, tanpa membutuhkan perangkat tambahan. REFERENSI

[1]

K. Holtzblatt, J. B. Wendell, and S. Wood, Rapid Contextual design: A How-to Guide to Key Techniques for User-Centered Design. San Francisco, CA: Morgan Kaufman, 2005.

[2]

“Definition of E-Government.” [Online]. Available:http://web.worldbank.org/ I O N A N D C O MMU N I C A T I O N A N D T E C H N O L OG I ES / EXTEGOVERNMENT/....[Accessed: 4-June-2013]/

[3]

“Lumbung Komunitas” [Online]. Available: lumbungkomunitas.net. [Accessed: 11-June-2014].

[4]

R. Jahja, Haryana, D. Mariana, and M. Rendra, Sistem Informasi Desa: Sistem Informasi dan Data untuk Pembaruan Desa. Yogyakarta, Indonesia: COMBINE Resourse Institution (CRI), 2012.

[5]

“SiMaDe (Sistem Informasi Manajemen Desa)” [Online]. Available: http://deni-simade.blogspot.com. [Accessed: 5-January-2013].

[6]

“Sistem Administrasi dan Informasi Desa” [Online]. Available: http://mitraturatea.wordpress.com/2013/07/16/sistemadministrasi-dan-informasi-desa. [Accessed: 5-June-2014].

[7]

C. Wilson, Brainstorming and Beyond: A User-Centered Design Method. Oxford, UK: Morgan Kaufman, 2013.

[8]

S. Houde and C. Hill, “What do Prototypes Prototype?,” in Handbook of Human-Computer Interaction, 2nd Edition., M. G. Helander, T. K. Landauer, and P. V. Prabhu, Eds. Amsterdam, The Netherlands: North Holland, 1997, pp. 367–381.

[9]

K. Holtzblatt and H. R. Beyer, “Contextual design,” in Encyclopedia of Human-Computer Interaction, M. Soegaard and R. F. Dam, Eds. Aarhus, Denmark: The Interaction-Design.org Foundation, 2011.

Gambar 7. Keluaran dari SMS Gateway.

bisa ditampilkan pada situs desa. Komponen SMS Gateway itu sendiri dibangun memakai bahasa Python [11] dengan mempergunakan library open source SMS Gateway bernama Gammu [12]. SMS Gateway akan menerima perintah-perintah tertentu dari nomor yang telah terdaftar sebagai kepala desa, serta memproses SMS tersebut sesuai dengan perintah yang tertera dalam SMS. SMS Gateway berjalan berbasis text dimana sampel keluarannya dapat dilihat pada Gambar 7. Perintah-perintah yang dapat diterima oleh SMS gateway saat ini adalah: INFO yang akan dibalas dengan daftar perintah yang dapat digunakan oleh kepala desa, TAMBAH untuk menambah nomor handphone warga pada daftar penerima SMS, HAPUS untuk menghapus nomor handphone warga yang sebelumnya sudah terdaftar, dan UMUMKAN untuk menyebarkan pesan kepada nomor yang telah terdaftar dan memuatnya ke situs desa untuk diarsip serta ditampilkan pada halaman situs desa. VII. KESIMPULAN

http://

[10] M. Fowler, UML Distilled: A Brief Guide to the Standard Object Modeling Language, 3rd Edition. Boston, MA.: Addison-Wesley, 2004.

Dari penelitian yang telah dilakukan, maka didapat beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Perangkat desa memerlukan adanya aplikasi eGoverment untuk memenuhi kebutuhan administrasi serta komunikasi pada desa tersebut. 2. Salah satu aspek penting yang membutuhkan

[11] “Welcome to python.org” [Online]. Available: http://www. python.org. [Accessed: 19-February-2014]. [12] “Gammu.” [Online]. Available: [Accessed: 13-Jun-2009]

52

http://www.gammu.org.