Radboud in’to Languages maakt deel uit van de Radboud Universiteit Nijmegen.
Jasper goes to New York: presenteren in het Engels
Het leven van alledag speelt zich steeds meer af binnen een internationale context. Uw talen spreken wordt steeds belangrijker. Hetzelfde geldt voor uw communicatieve vaardigheden: wie zijn vak met flair kan brengen, heeft altijd een streepje voor. Alles wat te maken heeft met taal binnen een organisatie én daarbuiten, leert u bij Radboud in’to Languages in Nijmegen, een autoriteit op het gebied van taal en communicatie. Met de academische wereld als onze achtertuin en de wereld als voortuin is Radboud in’to Languages als geen ander in staat om de theorie te vertalen naar de praktijk van alledag. Onze klanten zijn mensen die de Engelse taal voor professionele doeleinden gebruiken en die daar effectiever in willen worden. Wij helpen ze om hun zakelijke contacten beter te laten verlopen in het Engels. U werkt bijvoorbeeld voor een internationaal opererende organisatie. U wordt gevraagd een presentatie te verzorgen. Een discussie te initiëren. Investeerders in New York te overtuigen van het belang van uw nieuwe product. Ervoor te zorgen dat uw collega’s in het buitenland de nieuwe bedrijfsstrategie steunen. In het Engels. Uiteraard wilt u dat de kwaliteit van uw Engels bijdraagt aan het succes van die presentatie. Want presentaties zijn een belangrijke sleutel tot succes. U heeft ongetwijfeld een fantastisch verhaal te vertellen, maar weet u zeker of het goed overkomt? Wat zijn de ingrediënten van een succesvolle presentatie in het Engels? We nemen Jasper Bruggink als voorbeeld. Hij gaat als business consultant een presentatie geven in New York. We gaan kijken hoe hij zijn verhaal sterk kan openen in het Engels. Daarmee geven wij u alvast een aantal belangrijke tips.
2
Tip 1: Wees diplomatiek Als presentator zal uw publiek u een bepaalde identiteit toeschrijven op basis van uw nationaliteit, taalvaardigheid, functie, geslacht en leeftijd. Zo hebben Nederlandse managers een goede reputatie als begeleiders van strategische allianties en fusies vanwege de Nederlandse consensuscultuur. Aan de andere kant staan wij bekend om onze directe manier van communiceren. Goede taal- en communicatievaardigheden geven presentatoren de mogelijkheid een beeld van zichzelf neer te zetten dat overeenkomt met de verwachtingen van het publiek. Wilt u bijvoorbeeld Amerikaanse collega’s overtuigen, wees dan vooral niet al te bescheiden in uw openingszin: • Today we will show you how to become the best in the business! Maar in een Britse context wordt u met zo’n zin niet serieus genomen. Beter is: • Today we would like to discuss how we can improve our business opportunities. Vergeet echter niet uw publiek het gevoel te geven dat u het waardeert. In Nederlandse presen taties gebeurt dit meestal niet maar in het Engels is het essentieel om uw presentatie diplomatiek te openen, te begeleiden en af te sluiten. Daarnaast moet u ook altijd uw naam zeggen en wat u doet, ook al bent u al voorgesteld aan uw publiek. Een korte schets van het verschil tussen de Nederlandse en de Engelse conventies: “Goedemorgen allemaal, vandaag ga ik jullie wat vertellen over ons nieuwste project.” “Good morning everybody. Thank you for finding the time to join me for today’s presentation. My name is Jasper Bruggink. I am a business consultant and some of you might know me from projects, such as Business Pitch 2.0 and Back to Basics. The purpose of today’s presentation is to discuss our latest project.” Het valt u natuurlijk op dat u wat meer tijd moet besteden aan de opsmuk van het verhaal. Wees hier niet zuinig mee, dit is nu eenmaal een essentieel presentatieritueel in het Engels. Probeer verder ook de taal in uw presentatie vriendelijk te houden. In uw conclusie benadrukt u nogmaals hoe geweldig het is dat uw publiek de tijd heeft genomen om u te zien spreken. • Many thanks for your attention. Now I’ll try to answer any questions you may have…. ….Again, thank you for coming and have a good day. Het beheersen van een aantal aspecten van de Engelse taal is essentieel voor effectieve Engelse presentaties en je best doen in de andere taal is heel goed. Maar met een BBC-accent proberen te spreken heeft niet altijd het gewenste effect. Moedertaalsprekers weten dat u niet Brits of Amerikaans bent en dat is in hun ogen ook helemaal prima. Dus: don’t try to be more native than the natives.
3
Tip 2: Maak een headline Steve Jobs was een meester in het gebruiken van headlines, zoals ’One thousand songs in your pocket’ bij de presentatie van de Apple IPod in 2001. Dit voorbeeld laat zien hoe u een headline kunt gebruiken om uw boodschap eenvoudig maar overtuigend te introduceren. Hoe maakt u een goede headline? 1. Definieer uw kernboodschap. 2. Korter is beter: Keep It Short and Sweet of Keep It Simple, Stupid (KISS). 3. Final check: zou uw headline ook een goede tweet zijn? U kunt ook gebruik maken van beeldspraak • How to get a bigger slice of the pie of van een top 5, 1,2,3-stappenplan of een ABC • Better performance in 5 steps • The ABC of saving costs Laten we de intro van Jaspers presentatie verder uitbouwen met zo’n headline:
“Good morning everybody. Thank you for finding the time to join me for today’s presentation. My name is Jasper Bruggink. I am a business consultant and some of you might know me from projects such as ‘Business Pitch 2.0’ and ‘Back to Basics’. The purpose of today’s presentation is to discover new business potential. So let me share our latest project with you.”
4
Tip 3: Gebruik signaalwoorden Signaalwoorden nemen uw publiek mee in uw denkproces en leiden het naar de juiste conclusie. Veel Nederlandse presentatoren vergeten signaalwoorden te gebruiken of gebruiken telkens dezelfde soort woorden, zoals firstly I will say… secondly I will talk about… thirdly I will explain. Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe de presentatie een duidelijke structuur krijgt door signaalwoorden te gebruiken. “Good morning everybody. Thank you for finding the time to join me for today’s presentation. My name is Jasper Bruggink. I am a business consultant and some of you might know me from projects such as Business Pitch 2.0 and Back to Basics. The purpose of today’s presentation is to discover new business potential. So let me share our latest project with you. There are three things I want to talk to you about. First, I want to discuss innovation with you. Then, I’d like to have a look at the currently used technology. I would like to finish off by discussing design. I’d be happy to answer any question, you might have at the end of the presentation.” Meer signaalwoorden Uitleg thema
The topic of this talk is… I want to discuss/talk to you about… My presentation is about…
Structuur van de presentatie
First of all, I’ll… then I’ll… followed by… Lastly, I’ll… There are four things I want to share with you… Let’s start by explaining a bit more about… Let me clarify a few points…
Het einde en begin van een thema
Now that we have considered… let’s move on to… The next issue we need to think about is… Turning to the final part of our discussion…
Inzoomen en in perspectief plaatsen
Let’s think about this more… Let’s have a look at the details… What are the consequences of this action… What is the relevance/ importance of this fact… What should we do on the basis of these facts…
Voorbeelden
For example, for instance, such as, to illustrate…
Toevoegend
In addition, also, furthermore, and, besides.
Uitleg bieden
In other words, that is, to put it another way.
Oorzaak en gevolg
therefore, consequently, as a result, for this reason. Because (of), since, is caused by, resulted from.
Contrasten en vergelijkingen
Although, even though, on the other hand, however. Similarly, in the same way, can be compared to.
Generalisatie
In general, in most cases, usually, for the most part.
Vragen
Any questions? Please feel free to ask any question. Does anybody have any questions or comments?
5
Tip 4: Maximize Your Performance Nadat u het doel en de inhoud van uw presentatie heeft bepaald, een headline heeft ontwikkeld en de juiste signaalwoorden heeft geselecteerd, zijn al aardig wat stappen gezet. Nu heeft u de kans om uw presentatie te verfraaien met minimizers en maximizers. Minimizers en maximizers zijn woorden die een boodschap versterken of in het juiste perspectief plaatsen. In wat voor mate u een boodschap wilt versterken ligt aan uw persoonlijke communicatiestijl, uw publiek en uw positie als presentator. Misschien past een maximizer het beste in uw sales pitch gericht op nieuwe klanten, maar wilt u in de presentatie voor de RvB ietwat conservatiever overkomen. De volgende schaal van maximizers kan u helpen hierin een keus te maken. Degree of maximization Minimization
Maximization
Complete Maximization
Slightly different
Very different
Totally different
Seemingly profitable
Particularly profitable
Absolutely profitable
Somewhat deviant
Significantly deviant
Completely deviant
Conservative to a certain extent
Extremely conservative
Wholly conservative
Fairly reasonable
Remarkably reasonable
Entirely reasonable
“Let me start by saying that it is of utmost importance at this point that we decide on a new, innovative strategy to gain a more dominant position on the global ICT market. Even though we have had a relatively good run so far, we absolutely cannot afford to slip as is shown in the somewhat disappointing quarterly figures.”
6
Tip 5: Denk ook aan de grammatica Grammatica is meer dan de tegenwoordige en verleden tijd. Een sterke grammatica plaatst gebeurtenissen in de juiste context en communiceert de relevantie van informatie. Gebruik spreektaal, en vermijd bijvoorbeeld de passieve vorm. We think (actieve vorm) is beter dan it is thought (passieve vorm), omdat de actieve vorm de afstand tot uw publiek beperkt. • I am working versus I work Een andere veel gemaakte fout door Nederlandse presentatoren is dat zij zichzelf introduceren met een zin als: I am working as a communications manager at ABC in plaats van I work as a communciations manager at ABC. Het gebruik van de -ing-vorm impliceert dat de functie tijdelijk is of onderdeel van een tijdelijk project in plaats van permanent. • We are going to conquer the market versus We will conquer the market Ook kent men het verschil tussen I am going en I will vaak niet. Als u uw publiek wil enthousias meren voor een nieuwe strategie, zal We are going to conquer the market minder sterk klinken dan We will conquer the market. Dit wordt veroorzaakt door de vastberadenheid die will uitstraalt. • I saw many businesses succeed versus I have seen many business succeed Uzelf presenteren als expert zal het beste lukken met have seen, omdat deze structuur de link weergeeft tussen ervaringen uit het verleden en uw huidige expertise. I saw communiceert dat u op een bepaald moment in het verleden een aantal feiten heeft geconstateerd, meer niet. Dus: “Good morning everybody. My name is Jasper Bruggink. I am a business consultant. I have been a consultant for 15 years and understand the ICT global market very well. If we want to remain a key player, we will be forced to implement the following strategies… This is why we’re going to organize two meetings with our top clients.”
7
Ten slotte: een goede voorbereiding is het halve werk! Jasper heeft geïnvesteerd in een goede voorbereiding. Samen met de zeer ervaren en deskundige presentatietrainers van Radboud in’to Languages. Zodat zijn presentatie in New York heeft geleid tot het gewenste resultaat. Wilt u ook goed voorbereid zijn? Radboud in’to Languages biedt een breed scala aan taal- en communicatietrainingen. Van een korte workshop presenteren volgens de laatste trends, zoals Prezi of TEDx, tot volledige onderdompelingstrajecten van vijf dagen in het Engels. Wij geven trainingen op de campus van de Radboud Universiteit Nijmegen en Wageningen UR, maar ver zorgen ook in-company trajecten, individueel of in kleine groepen, op een locatie naar keuze.
drs. Warda Nejjari MA Senior trainer en consultant Engels Gespecialiseerd in: internationale bedrijfs-communicatie, Intensive English Programme, Engels als bedrijfstaal, interculturele communicatie
Radboud in’to Languages Postbus 9103, 6500 HD Nijmegen | T. (024) 361 21 59 | www.radboudintolanguages.nl
