gemeente Eindhoven
Dienst Werk, Zorg en Inkomen Raadsnummer ox.xax.oox Inboeknummer oaJoxaBrZ Beslisdatum B&W aZ augustus 2002 Dossiernummer 235.352
Raadsvoorstel met betrekking tot een Digitaal Informatie Systeem dienst. Werk, Zorg en Inkomen 1 Inleiding Het college van burgemeester en wethouders heeft in haar vergadering van woensdag 2 januari 2002 het onderwerp DIS-WZI behandeld. Daarbij is geconcludeerd dat het digitaliseren van de klantdossiers van de dienst Werk, Zorg en Inkomen een bedrijfsvoeringaangelegenheid betreft die door de directeur van de dienst Werk, Zorg en Inkomen kan worden geinitieerd en uitgevoerd. De gehele digitaliseringsoperatie bij de dienst Werk, Zorg en Inkomen kan worden gedekt uit de binnen de dienst Werk, Zorg en Inkomen beschikbare middelen. Het dossier heeft ook voor de leden van de commissie middelen vertrouwelijk, in verband met Europese aanbesteding, ter inzage gelegen van 29 januari 2002 t/m 13 maart 2002. Conform eerdere besluitvorming dient na afronding van de Europese aanbesteding als de definitieve investeringsbedragen bekend zijn een reallocatie van middelen en een aanpassing van de formatie plaats te vinden.
2 Probleemstelling Bestuurlijke besluitvorming is vereist inzake de reallocatie van middelen en een daarbijbehorende aanpassing van de formatie.
3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes De dienstverlening aan de klant zal bij het invoeren van het DIS verbeterd kunnen worden, doordat dossiers actueler zijn dan in de huidige situatie en op alle werkplekken beschikbaar. En in de samenwerking met diverse partners zal gegevensuitwisseling (en dossieruitwisseling) centraal komen te staan. Het DIS kan een adequate bijdrage leveren aan het informatiebeheer en langs deze weg aan de verbetering van de dienstverlening aan de klant.
3a Milieutoets Niet van toepassing,
4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting De dienst Werk, Zorg en Inkomen heeft gekozen voor de invoering van een DISsysteem, teneinde te komen tot een digitalisering van de totale documentenstroom
Raadsnnmmex ox.xax.oox
binnen de dienst. De primaire focus is gelegd bij de clientendossiers. Het DIS staat voor Digitaal Informatie Systeem en gaat om digitale registratie, opslag, ontsluiting en beheer van documenten. Deze keuze is niet alleen totstandgekomen vanwege de verwachte efficiency en kwaliteitsverbetering als gevolg van invoering van het DIS, maar ook mede ingegeven door de aanstaande verhuizing naar de nieuwbouw, waarin de verbeterslag naar innovatief werken tot stand moet komen en tevens sprake is van flexibele werkplekken waardoor een "paperless office" noodzaak is. De implementatie van het DIS is geen puur technisch vraagstuk, doch meer een organisatieontwikkeling. Voor de aanpak van het totale traject is een (meerjaren) planning opgesteld, die moet leiden tot dienstbrede invoering in 2003.
5 Financiele gevolgen en risico’ s Uitgangspunt bij de invoering van het DIS was en is budgettair neutrale invoering. Een structureel beroep op de algemene middelen is dan ook niet aan de orde. Het systeem zou zichzelf op termijn moeten terugverdienen. Voor de huidige beheersorganisatie van de clientdossiers zijn de veranderingen door de komst van het DIS aanzienlijk. De huidige werkprocessen zullen wijzigen, de taken van de medewerkers worden anders en de capacitaire inzet kan omlaag. Het technisch en functioneel beheer van het DIS is een nieuwe taak en stelt hoge eisen. Per saldo wordt mede op basis van het materiaal verzameld ten behoeve van, en de ervaringen uit, de pilot WVG een afname van de formatie voorzien van acht formatieplaatsen bij de huidige beheersorganisatie van de clientendossiers. In het primaire proces wordt door de komst van het DIS een efficiencyvoordeel van drie formatieplaatsen geraamd. Deze efficiency is te danken aan het volledig wegvallen van de benodigde zoektijd naar een clientdossier, de vergroting van de toegankelijkheid binnen een clientdossier en toegang tot alle relevante dossiers. Er zal een gefaseerde roll-out van het DIS plaatsvinden, zodanig dat in 2002 uiterlijk 2003 het systeem dienstbreed is ingevoerd. Tot die tijd zullen de gerealiseerde personele besparingen als extra capaciteit noodzakelijk zijn voor de invoering van het DIS. De jaarlijkse personele besparingen vanaf 2004 worden ingeschat op c 344.000,ÃćâĆňâĂİ. Het benodigde investeringskrediet (per 1 augustus 2002) bedraagt c 1.300.000,ÃćâĆňâĂİ, waarvan c 288.000,ÃćâĆňâĂİ voor hardware en c 667.000,ÃćâĆňâĂİ voor software. Binnen het
dienstverleningsovereenkomst met het Facilitair Bedrijf is dekking gevonden voor de kapitaallasten, onderhoud en beheerskosten van de hardware. De structurele kapitaallasten van de software en het onderhoud door de leverancier en het Facilitair Bedrijf kunnen vanaf 2004 worden gefinancierd uit de verwachte personele besparingen. Evenals het jaarlijks benodigde budget van E 8.500,ÃćâĆňâĂİ voor
het uitplaatsen van het archief.
Raadannmmer oa.rSr.oor
Daarnaast is het noodzakelijk dat een deel van de huidige beeldschermen wordt vervangen, omdat deze niet langer aan de gestelde eisen voldoet. De extra investering ten opzichte van de huidige vervangingsinvestering bedraagt c 345.000,ÃćâĆňâĂİ. De hieruit voortvloeiende kapitaallasten kunnen worden gedekt uit het
Nieuwbouwbudget (ICT-deel).
Overigens moet rekening worden gehouden met een eenmalige kostenpost van a 1.618.000,ÃćâĆňâĂİ, zijnde de implementatiekosten, het opschonen en scannen van be-
staande clientdossiers en de exploitatielasten van het eerste jaar.
Voorgesteld wordt om, conform eerdere besluitvorming, naast de eenmalige invoeringkosten, voorzover de kosten de besparingen overtreffen, het exploitatiesaldo in het eerste jaar ten laste te brengen van de binnen de dienst aanwezige reserves, zijnde de egalisatiereserve WIW en de rentecomponent binnen de reserves ID en Scholings- en activering. De bestemming van de egalisatiereserve WIW wordt aldus gewijzigd (bestemming was: via stroomlijning en bekostiging van voorzieningen een optimaal uitstroomrendement realiseren). Ook de bestemming van de vrij aan te wenden rentebestanddelen van de reserves ID en Scholings- en activering wordt gewijzigd (doel reserve ID: gelden te besteden in het kader van de I/O-regeling en doel van de bestemmingsreserve Scholings- en activering: gelden te besteden voor scholing en activering van personen, die behoren tot de WIW-doelgroep). Vanaf 2004 kunnen de structurele lasten gedekt worden uit de jaarlijkse besparingen. In haar vergadering van 5 februari 2001 heeft de raad positief beslist op het dossier Voorstel besteding van diverse ICT-gerelateerde budgetten in 2001. Dit dossier bevatte een voorstel voor de allocatie van de in het Beleidsplan 2001-2004 beschikbaar gestelde middelen ten behoeve van strategische ICT-projecten. Voor de dienst Werk, Zorg en Inkomen ging het concreet om de volgende bijdragen; Pilot Document Management WZI e 181.512,ÃćâĆňâĂİ (f 400.000,-) en Ingang intranetvoor-
ziening WZI c 56.723,ÃćâĆňâĂİ (f 125.000,-). Formeel dient er nog een begrotingswijziging
aan de raad te worden voorgelegd waarin deze bedragen ten laste van de saldireserve specifiek worden gebracht. Wij stellen voor twee jaar na in gebruikname van het DIS een evaluatie uit te voeren, waarbij de technische en financiele aspecten centraal staan en indien nodig zullen aanvullende voorstellen worden voorgelegd.
Sa Bestuurlijke kaders Het financieel kader, zoals opgenomen in de inleiding, is al eerder door de commissie en raad vastgesteld. In de bestuurlijke visie 2002-2006 "Samen Stad" is neergelegd: "Wij vragen van het college van burgemeester en wethouders om de ambtelijke organisatie in te zetten op kwaliteitsverbetering, door taakstellende decentralisatie van verantwoordelijk-
Raadsnummer os.xas.oor
heden, vernieuwing van cultuur en werkwijze, investeringen in een "lerende organisatie" en een goed en stimulerend personeelsbeleid".
6 Overige gevolgen van de aanpak De invoering van het DIS wordt met name beschouwd als een organisatorische operatie.
7 Resultaten van overleg/inspraak Voortdurend is overleg gevoerd met de betrokken medewerkers. Met de OR wordt regelmatig overleg gevoerd over het totale DIS-traject. Daarnaast wordt regelmatig overleg gevoerd met het Facilitair Bedrijf en Concernstaf. Het Facilitair Bedrijf maakt ook deel uit van de projectorganisatie. Deze afstemming is een absolute noodzaak vanwege een gemeentebrede perspectief. Aangezien de visie op een mogelijk gemeentebreed DIS nog in ontwikkeling is, moeten de kaders duidelijk zijn, waarbinnen de dienst zijn pilotfunctie kan vervullen.
8 Communicatie Rondom de aanbestedingsprocedure zijn de hiervoor geldende communicatietrajecten uitgevoerd.
9 Ter inzage gelegde stukken Geen.
10 Referendabiliteit Niet van toepassing.
Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
M. Mittendorff, loco-burgemeester.
C. Tetteroo, secretaris.
rp
Raadsnummer os.x8x.oox
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 augustus en 1 oktober2002; besluit:
1 akkoord te gaan met een investeringskrediet voor de implementatie van het DIS van 6 1.300.000-, zijnde 6 288.000,ÃćâĆňâĂİ voor hardware, 6 667.000,ÃćâĆňâĂİ voor software en 6 345.000,ÃćâĆňâĂİ voor beeldschermen;
2 akkoord te gaan met een verlaging van de formatie van de dienst Werk, Zorg en Inkomen als gevolg van de invoering van het DIS met ingang van 2004 met 11 formatieplaatsen; 3 akkoord te gaan met het dekkingsvoorstel om de (exploitatie)kosten DIS/WZI 2003 ad 61.618.000,ÃćâĆňâĂİ, ten laste te brengen van de binnen de dienst aanwezige
egalisatiereserve WIW (voor 6 1.018.000,-) en de opgebouwde rentecomponent binnen de reserves ID (voor 6 200.000,-) en Scholing- en activering (voor C 400.000,ÃćâĆňâĂİ ) ;
4 akkoord te gaan met een evaluatie twee jaar na ingebruikname van het DIS waarnaast de technische en financiele aspecten vooral de effecten voor de dienstverlening aan de klant en voor de gebruiker, centraal zullen staan; 5 akkoord te gaan met de formele begrotingswijziging waarin de reeds eerder door de raad beschikbaar gestelde gelden voor het DIS 6181.512,ÃćâĆňâĂİ en intranet 56.723,ÃćâĆňâĂİ ten laste van de saldireserve specifiek worden gebracht;
6 de (meerjaren)begroting dienovereenkomstig aan te passen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 oktober 2002.
R. Welschen, voorzitter.
J. Verheugt, loco-secretaris.
KN02017411
