Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
Agendapuntnummer: 5 Documentnummer: 2013/4080 Raadsvergadering d.d.:
12-12-2013
Raadscommissie: Samenleving Commissied.d.: 26-11-2013 Programma: Algemeen bestuur Onderwerp: Samenwerking Heumen en Mook en Middelaar Porlefeuillehouder: Wethouder Meij Bijlagen: div.
Samenvatting De gemeenten Heumen en Mook en Middelaar hebben in het voorjaar van 2013 besloten te gaan samenwerken. Twee zelfstandige gemeenten hebben uitgesproken te gaan voor een maximaal haalbare ambtelijke samenwerking. Er is een reeks mogelijkheden verkend voor samenwerking op de korte termijn. Daarnaast is aan BMC gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijkheden en stappen voor de langere termijn. BMC adviseert op een aantal terreinen op korte termijn de samenwerking in te vullen en daarvoor een organisatie in te richten. De beide colleges stellen voor aan de beide gemeenteraden om het perspectief van de samenwerking voor de beide gemeenten, als onderdeel van de samenwerking in de regio Nijmegen, vast te stellen. Tevens wordt voorgesteld een nadere verkenning naar inhoud, kosten en baten van de samenwerking, met name bij beheer openbare ruimte en in het sociale domein, te doen en nadere voorstellen voor te leggen aan de gemeenteraden in februari volgend jaar.
Voorstel om te besluiten 1. Kennis te nemen van de voortgang van de quick wins en de quick scan van BMC. 2. In te stemmen met het geformuleerde perspectief in dit raadsvoorstel. 3. Op basis van het gezamenlijk geformuleerde perspectief en de ontwikkeling van samenwerking bij beheer openbare ruimte en in het sociale domein voorstellen te doen voor het organiseren van deze samenwerking (vorm volgt inhoud). 4. De voorbereiding van de nieuwe taken op het terrein van werk, inkomen en zorg gezamenlijk op te pakken, gericht op een gezamenlijke uitvoering met ingang van 2015. 5. Op basis van onder andere een gezamenlijk onderzoek met Heumen naar beheer openbare ruimte, een voorstel te ontwikkelen voor beide gemeenten (in Heumen op basis van een drietal onderzoeken naar beheer openbare ruimte, waaronder een gezamenlijk onderzoek met Mook en Middelaar). 6. Mogelijke samenwerking op bedrijfsvoering verder te onderzoeken op basis van het gezamenlijke perspectief en de ontwikkelingen ten aanzien van samenwerking op het terrein van ICT in de regio. 7. De kosten en baten van de samenwerking op korte en langere termijn goed in beeld te brengen. 8. Aan de gemeenteraad in februari 2014 voorstellen te doen op basis van deze besluitpunten.
Pagina 1 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
Geachte leden van de raad,
Inleiding Op basis van uitspraken van de gemeenteraden van Heumen en Mook en Middelaar is in de zomer van 2013 een plan van aanpak opgesteld, gericht op het ontwikkelen van maximaal mogelijke ambtelijke samenwerking. In dat plan van aanpak wordt een reeks onderwerpen benoemd (quick wins) waar op korte termijn samenwerking georganiseerd zou kunnen worden. Om tot een gedeeld beeld te komen van een toekomstige samenwerking, is opdracht gegeven aan BMC, om dit te onderzoeken en met voorstellen te komen (quick scan). Dit onderzoek is in september 2013 afgerond en gepresenteerd aan de stuurgroep en een klankbordgroep, samengesteld uit de beide gemeenteraden. In dit raadsvoorstel wordt de voortgang van de quick wins beschreven en wordt een voorstel gedaan voor het vervolg op basis van de aanbevelingen van BMC. Probleemstelling I centrale vraag (Wat willen we bereiken) Perspectief In 2012 en 2013 hebben de gemeenteraden van Heumen en Mook en Middelaar zich afzonderlijk en vanuit het perspectief van de eigen gemeente uitgesproken voor de samenwerking tussen deze twee gemeenten. Het is van belang, dat de beide gemeenteraden zich nu uitspreken over het gezamenlijke perspectief. Aan de beide gemeenteraden wordt voorgesteld de onderstaande vier punten als het gezamenlijke perspectief vast te stellen: 1. Oe samenwerking tussen Heumen en Mook is meer dan twee buurgemeenten, die op enkele terreinen met elkaar samenwerken. Op de terreinen waar de samenwerking vorm en inhoud krijgt is voor beide gemeenten nadrukkelijk sprake van samenwerking binnen de regio Nijmegen. De maatschappelijke partners op deze terreinen zijn partners in de regio Nijmegen. Gezamenlijk wordt invulling gegeven aan dat partnerschap in de regio Nijmegen. 2. Beide gemeenten staan positief ten opzichte van groeiende samenwerking in de regio Nijmegen, in Gelderland, en zetten zich gezamenlijk in om die samenwerking tot een succes te maken. Dat geldt nadrukkelijker voor die terreinen, waar beide gemeenten samen invulling geven aan samenwerking. Uitgangspunt is, dat beide gemeenten volwaardig meedoen in de samenwerking in de regio Nijmegen. Dit wordt verder uitgewerkt bij de invulling van de samenwerking ten aanzien het beheer van de openbare ruimte en in het sociale domein. 3. De vormgeving van de samenwerking tussen de twee gemeenten vindt plaats op basis van de nadere verkenning op enkele terreinen. De vorm van deze samenwerking wordt gekozen op basis van de uitkomsten van nader onderzoek en de geformuleerde businesscase met kosten en baten voor beide gemeenten. 4. Wij gaan uit van twee zelfstandige gemeenten, die op ambtelijk niveau samenwerken. Op dit moment is bestuurlijke opschaling niet aan de orde. Als dat in de toekomst wel het geval is, treden beide gemeenten daarbij gezamenlijk op, waarna zij opgaan in een nieuwe gemeente. Over de vraag, wie daarbij de andere partner(s) moeten zijn, wordt nog geen uitspraak gedaan. Meerdere opties zijn mogelijk. Essentie is dat er gezamenlijk opgetreden wordt.
Plan van aanpak Op 21 februari 2013 respectievelijk 28 maart 2013 spraken de gemeenteraden van Heumen en Mook en Middelaar zich uit voor het ontwikkelen van de maximaal haalbare ambtelijke samenwerking tussen de beide gemeenten en nader onderzoek te doen naar mogelijkheden en aanpak. Op basis van diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen heeft dit geleid tot een gezamenlijk plan van aanpak wat in juni door de colleges is vastgesteld. In het plan van aanpak worden twee mogelijke vormen van samenwerking beschreven. Afgesproken werd, om hiervoor een gezamenlijke opdracht te formuleren aan een extern bureau, gericht op de wenselijkheid en haalbaarheid van de twee opties/scenario's. Bij de toets in deze quick scan moeten de ontwikkeling van kwaliteit, vermindering kwetsbaarheid en kostenreductie centraal staan. Besloten is opdracht te verlenen aan BMC om deze quick scan uit te voeren. In oktober zijn de uitkomsten van het onderzoek gepresenteerd aan de klankbordgroep uit de beide gemeenteraden. Dit raadsvoorstel is gebaseerd op, en geeft antwoord op, de uitkomsten van dit rapport.
Pagina 2 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
In het plan van aanpak zijn tevens een vijftiental punten benoemd, waar op korte termijn samenwerking onderzocht en gerealiseerd zou kunnen worden. De voortgang hiervan wordt vermeld in dit voorstel onder quick wins.
Voortgang quick wins Er zijn in de loop van het afgelopen half jaar op veel terreinen vormen van samenwerking ontwikkeld op ambtelijk niveau. Van de eerste reeks van quick wins wordt hieronder de voortgang vermeld. Op een aantal andere thema's worden dit najaar verkenningen uitgevoerd. 1. Gemeenschappelijke regelingen Een gemeenschappelijke regeling is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband tussen bestuursorganen van (in dit geval) gemeenten. Opdracht is te onderzoeken of gezamenlijke aanpak van (beleids)advisering en bestuurlijke afstemming leidt tot inverdieneffecten. Doel Onderzoeken of ten aanzien van regelingen waarvan beide gemeenten deel uitmaken en regelingen waarvan één van ons deel uitmaakt en de ander mogelijk kan toetreden, samenwerking op korte termijn, resultaat kan opleveren. Resultaat Ten aanzien van de Stadsregio, de MARN, de Euregio en RBT KAN is er sprake van een quick win in het gezamenlijk optrekken in de beleidsadvisering. Het aanwijzen van één ambtelijke contactpersoon voor de beide gemeenten levert echter een beperkt (tijd)voordeel op, wat grotendeels verloren gaat door het benodigde vooroverleg/afstemming. Er wordt praktisch en naar bevind van zaken gehandeld. Bestuurlijke vertegenwoordiging namens beide gemeenten leidt vooralsnog niet tot een quick win. De belangrijkste oorzaak is dat de gemeenteraden ervaren dat zij op afstand staan. Samenwerking (o.a. door afvaardiging van 1 bestuurder namens 2 gemeenten) gaat ten koste van de inbreng van de eigen gemeente. Status Gereed; eindrapportage is beschikbaar. Ambtelijk vindt afstemming en informatieoverdracht plaats. 2.BOA Samenwerking op het gebied van toezicht in de openbare ruimte, bouwen en slopen, realiseren door verruiming van het werkgebied van de Bijzondere Opsporings-Ambtenaren en toezichthouders van de gemeenten Heumen en Mook en Middelaar. Doel De kwetsbaarheid van beide gemeenten op het gebied van toezicht in het algemeen verminderen bij ziekte, verlof of calamiteiten en meer bijzonder voor de BOA's om achtervang te hebben bij (projectmatige) controles, controles in de avonduren en bij gebied overschrijdende problematiek. Resultaat De toezichthouders van beide gemeenten bevoegd maken voor het gehele werkgebied van de gemeenten Heumen en Mook en Middelaar. Status Het besluit tot samenwerking c.q. aanwijzingsbesluit is op 13 augustus 2013 door beide colleges van burgemeester en wethouders genomen en bekend gemaakt. Enkel op uitvoeringsniveau moet nog afstemming plaatsvinden. Concrete werkafspraken zullen eind 2013/begin 2014 meer vorm en inhoud krijgen. 3. Samenwerking buitendiensten De gemeenten Heumen en Mook en Middelaar beschikken over twee afzonderlijke buitendiensten. De buitendiensten verrichten de taken in de buitenruimte op het gebied van Groen en Civieltechniek. Bij de buitendiensten zijn medewerkers van de gemeente en van de werkvoorzieningen werkzaam. Delen van het onderhoud is uitbesteed aan aannemers of is op bestekbasis aanbesteed aan de werkvoorzieningen. De twee gemeenten hebben de intentie uitgesproken om tot vergaande samenwerking over te gaan. Hiertoe is een afzonderlijk onderzoek uitgevoerd. Doel Het onderzoeken (op hoofdlijnen) van de kwetsbaarheid van de individuele buitendiensten, het takenpakket, de kwaliteit en de kosten van de afzonderlijke buitendiensten. Tevens is gekeken naar de mogelijkheid van samenvoeging van de Buitendiensten. Uitgangspunten van het onderzoek zijn de zelfstandigheid van de afzonderlijke gemeenten en de goede verankering van een langdurige samenwerking.
Pagina 3 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
Resultaat Op grond van de constatering dat het samenvoegen van de Buitendiensten tot een versterking kan leiden maar niet los kan worden gezien van de taken van de Binnendienst, wordt het volgende voorstel gedaan: 1. de beide gemeentebesturen spreken de intentie uit om voor het beheer van de openbare ruimte intensief met elkaar te gaan samenwerken. 2. Er wordt verder onderzoek verricht dat moet leiden tot een voorstel waarbij het uitgangpunt is dat de organisatie van het beheer van de openbare ruimte (binnen- en buitendienst) één geheel gaat vormen voor beide gemeenten. Dit onderzoek zal binnen 6 maanden gereed zijn. 3. Voor het vervolg onderzoek zal een kwartiermaker worden benoemd en de consequenties op het terrein van financiën, personele inzet en organisatie zullen in beeld worden gebracht. Status Het rapport "quick scan Buitendiensten" is gereed en beschikbaar voor bespreking en besluitvorming. 4. !CT-samenwerking regio Nijmegen Binnen de Regio Nijmegen wordt door 9 gemeenten een gezamenlijke !CT-dienst opgezet. Deze zal zich in eerste instantie concentreren op de "harde" A(utomatiserings)kant en pas in een later stadium de l(nfomatiserings)kant aanbieden. Mook en Middelaar legt daartoe een glasvezelverbinding aan. Doel Intentie van de gemeenten Heumen en Mook en Middelaar is om gezamenlijke deelname aan het regionale ICT project te borgen waaronder samen optrekken en afstemmen. Resultaat In het 4e kwartaal 2013 op elkaar afgestemde voorstellen over de regionale ICT-samenwerking uitbrengen. Status Het bedrijfsplan is inhoudelijk gereed. Op korte termijn (november 2013) wordt de personele en financiële paragraaf toegevoegd, waarna het document integraal ter besluitvorming aan de gemeentebesturen binnen de regio Nijmegen, wordt voorgelegd. Heumen en Mook en Middelaar hebben ieder eigen achtergronden, systemen en belangen en brengen hierover op elkaar afgestemde voorstellen aan de beide gemeentebesturen uit. 5. Juridische zaken Doel Onderzoeken of diverse aspecten van het juridische werkterrein, waaronder advisering en samenvoeging van juridische zaken, samenwerkingsvoordelen op korte termijn, opleveren. Onderzoek heeft plaatsgevonden op de onderdelen: advisering, deelname aan vak-beraden, gezamenlijke aanbesteding/inkoop van extern juridisch advies en samenvoeging van de commissie bezwaa rsch riften. Resultaat Op het gebied van uitwisselen van informatie en deelname aan regionale vak-beraden is sprake van een quick win. Hieraan wordt uitvoering gegeven. In een later stadium, wanneer de samenwerking structureel vorm krijgt, is gezamenlijke aanbesteding en/of inkoop van juridisch advies een quick win. In welke mate dit op termijn zalleiden tot financiële voordelen, vergt nader onderzoek. Het samenvoegen van de adviescommissie bezwaarschriften is, gelet op de formele zittingsduur, op dit moment niet aan de orde. Wel kan na de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 het onderzoek naar vorming van één gezamenlijke commissie, worden uitgevoerd. Status Gereed; eindrapportage is beschikbaar. Ambtelijke afstemming vindt plaats. De voordelen van gezamenlijke inkoop en aanbesteding verder te onderzoeken op basis van het te formuleren gezamenlijke perspectief voor de samenwerking tussen de gemeente Mook en Middelaar en de gemeente Heumen. 6. Verkeer en vervoer Samenwerken door Heumen en Mook en Middelaar op het gebied van verkeer en vervoer. Doel Regionale projecten op het gebied van verkeer en vervoer en diverse verkeersaangelegenheden worden gezamenlijk opgepakt en behandeld. Er wordt gezamenlijk meegewerkt aan het ontwikkelen van een snelfietspad van Cuijk naar Nijmegen. Resultaat
Pagina 4 van 11
Raadsvoorstel
Gemeente Mook en Middelaar
In 2013 is in Mook en Middelaar, een medewerker verkeer en vervoer van de gemeente Heumen, gedurende 8 uur per week, gedetacheerd. Status Detachering verloopt volgens afspraak en de overeenkomst is geëvalueerd. Een tijdelijke uitbreiding van 4 uur per week heeft onlangs plaatsgevonden. 7. Vergunningverlening, toezicht en handhaving Samenwerking op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op het terrein van het Omgevingsrecht. Doel Onderzoek naar de haalbaarheid, robuustheid en toekomstbestendigheid van een samenwerking op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving tussen Heumen en Mook en Middelaar voor de korte en lange termijn. Met het oog op vergaande integratie van uitvoering op het VTH-gebied, de wettelijke kwaliteitseisen aan de uitvoering en de ontwikkeling van de Regionale Uitvoerings- of Omgevingsdiensten. Een onderzoek naar de mogelijkheden en beperkingen van samenwerking met als kader: wet- en regelgeving, (bestaande) regionale samenwerkingsverbanden, kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Resultaat Een eindrapportage waarin de bevindingen naar een robuuste en toekomstbestendige samenwerking op het gebied van de VTH-taken, zijn beschreven. Status Het interne onderzoek 'Samenwerking VTH' is afgerond en de eindrapportage is beschikbaar. Deze eindrapportage maakt integraal onderdeel uit van de BMC "quick scan samenwerking Heumen en Mook en Middelaar". Uit het onderzoek blijkt dat samenwerking op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op het terrein van het Omgevingsrecht sterk wordt beïnvloed door de territoriale grenzen, de nauwe samenhang in de uitvoering en de bestaande regionale samenwerking in de Regionale Uitvoeringsdiensten (of Omgevingsdiensten). Een volledige samenwerking tussen de beide gemeenten op dit terrein levert op korte termijn enige voordelen, maar voor de langere termijn is een samenwerking tussen beiden onvoldoende om de benodigde kritische massa voor een adequate uitvoering van de taken te kunnen garanderen. Naast de beperkte schaalgrootte vormen ook de wettelijke eisen over kwaliteit van uitvoering (capaciteit, middelen en kennis) een ernstige beperking.
8.ARBO In beide gemeenten is in de afgelopen jaren voldoende aandacht besteed aan Arbo-zaken en beiden hebben weinig echte problemen op het gebied van Arbo en ziekteverzuim. Samenwerken op het vlak van arbo-verplichtingen en de daaruit voortvloeiende activiteiten als gezamenlijke aanpak van opleiden, evenals het delen van bij Mook en Middelaar beschikbare documenten en uitwerkingen behoort tot de mogelijkheden. Doel Het bevorderen van samenwerking in de uitvoering en het delen van (beleids)uitwerkingen en formats. Ondersteuning vanuit de gemeente Heumen bij de uitvoering van arbo-taken, omdat op dit moment uitvoeringscapaciteit voor Arbo in Mook en Middelaar ontbreekt. Resultaat Er is een plan van aanpak opgesteld, waarbij de diverse activiteiten in de tijd zijn ingepland. Interne communicatie hierover moet nog plaatsvinden. Er vindt onderling overleg plaats over het combineren van opleidingen/vaardigheidstrainingen en andere te combineren activiteiten (o.a. gezamenlijke keuringen). Status: Plan van aanpak is gereed en in uitvoering.
9.HRM Gezamenlijke aanpak (beleids)advisering HRM en uniforme uitwerking en uitvoering van rechtspositieregelingen. De CAR is leidend als cao. Daarnaast volgt de gemeente Heumen, na afweging, zoveel als mogelijk de UWO. De gemeente Mook en Middelaar is UWO-gemeente. Er zijn beleidsonderwerpen die ruimte bieden aan lokale invulling waarbij gezamenlijk kan worden opgetrokken. Doel Uitwerking van arbeidsvoorwaarden in concrete regelingen verloopt over het algemeen volgens een identiek proces. Uitwisseling van notities, adviezen en uitwerkingen levert efficiencywinst op.
Pagina 5 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
Resultaat Er is een actieplan HRM opgesteld. Concreet vindt overleg plaats over de uitwerking van de caoafspraken o.a. met betrekking tot flexibilisering van werktijden. Er wordt een gezamenlijke lijn gezocht, afspraken gemaakt over hoe het traject in te gaan, en wie de eerste aanzetten gaat uitwerken. Er vindt daarnaast uitwisseling plaats van plaatselijke regelingen, zodat kan worden onderzocht waar afstemming wenselijk is. Ook over het opzetten van een medewerkerstevredenheidsonderzoek wordt informatie gedeeld. Status: Actieplan gereed en in uitvoering. 10. Organisatie -structuur en cultuurDoe/ Inzicht verkrijgen in de financiële situatie, de opbouw van de organisatie, de heersende cultuur, de werkwijzen en bedrijfsvoeringuitgangspunten van de beide gemeenten, zodat hiermee, bij de te maken (beleids)keuzes van de samenwerking, rekening kan worden gehouden. Nader onderzoek uitvoeren naar de overeenkomsten en de verschillen op het personele en financiële terrein. Resultaat Ten behoeve van verregaande samenwerking inzicht krijgen in de personele en financiële situatie van de afzonderlijke gemeenten en inzicht krijgen in de overeenkomsten en de verschillen op deze twee terreinen. Status Alle door BMC benodigde personele en financiële informatie ten behoeve van de "Quick scan samenwerking Heumen en Mook en Middelaar" is aangeleverd. Een nader onderzoek naar de 6 personele en financiële stand van zaken (verschillen en overeenkomsten) is in uitvoering (4 kwartaal 2013). 11. Websites De gemeenten Heumen en Mook en Middelaar delen de visie op digitale dienstverlening en geven in de praktijk, in nauw overleg en op pragmatische wijze vorm aan de thema's website, afsprakenmodule en contentbeheer. Doel De websites van de gemeente Mook en Middelaar en de gemeente Heumen op een zelfde wijze inrichten zodat deze toekomst bestendig zijn. Efficiency, krachten bundelen en uitwisselbaarheid zijn daarbij de sleutelwoorden. Resultaat: Er is gezamenlijk een visie op digitale dienstverlening voor beide gemeenten voorbereid en beschreven. Het digitaal loket wordt verder doorontwikkeld. De koppeling met de landelijke producten en dienstencatalogus wordt losgelaten en de website wordt per gemeente ingericht volgens de meest gevraagde producten en diensten, de zgn. toptaken. Ook wordt de structuur van de website, met het oog op bruikbaarheid en toegankelijkheid, aangepast. Status: De visie op digitale dienstverlening is door beide gemeentebesturen vastgesteld. Deze visie is beschikbaar. Conform planning is de gemeente Heumen begonnen met de implementatie van het toptakenmodel en is de gemeente Mook en Middelaar begonnen met de doorontwikkeling van het digitale loket en gestart met een analyse van betreffende toptaken. Het traject wordt op elkaar afgestemd. 12. Werken op afspraak De gemeenten Heumen en Mook en Middelaar delen de visie op dienstverlening en geven in nauw overleg en op pragmatische wijze vorm aan het thema: "werken op afspraak". Doel De dienstverlening vanuit de beide gemeentehuizen op afspraak aanbieden. In de uitwerking is rekening gehouden met de eigen eculeur locale. Resultaat Het werken op afspraak leidt tot aanpassing van de openingstijden, het aanschaffen en implementeren van een afsprakenmodule en tot aanpassing van de (interne) werkwijze. Gezien de impact voor alle inwoners van onze gemeenten wordt een uitgebreid (extern) communicatietraject opgestart. Status
Pagina 6 van 11
Raadsvoorstel
Gemeente Mook en Middelaar
Op 1 juli jl. is het werken op afspraak in de gemeente Mook en Middelaar geïmplementeerd. De eerste ervaringen met het werken op afspraak zijn beschikbaar. De gemeente Heumen start, volgens planning, de implementatie in het 4e kwartaal2013. De beide trajecten worden (tussentijds) op elkaar afgestemd. 13. Telefooncentrale Het afstemmen van de technische keuze van de telefooncentrale voor Heumen en Mook en Middelaar om in een later stadium samenwerking en dienstverlening op een goede manier te kunnen ondersteunen. In de gemeenteMook en Middelaar loopt per 1 januari 2014 het contract met de gemeente Gennep af. Doel Onderzoeken of voor onze gemeenten een gezamenlijke telefooncentrale tot de mogelijkheden behoort. In dit onderzoek prioriteit geven aan een gezamenlijke technische oplossing "in the cloud" en hiervoor een plan van aanpak opstellen. Resultaat Een gezamenlijke technische oplossing van de telefonie realiseren en hiervoor tijdig een voorstel uitbrengen. Status Op basis van besluitvorming heeft opdrachtverstrekking plaatsgevonden. Zowel Heumen als Mook en Middelaar maakt de keuze voor de KPN telefonie online oplossing. In november wordt gestart met afstemming en integratie van het telefoonsysteem. 14. Sociale zaken/back office Door de gemeenteraad van Mook en Middelaar is opdracht gegeven de mogelijkheden van samenwerking op het Sociaal Domein, en specifiek voor de backoffice op korte termijn, te onderzoeken met de gemeente Heumen als preferente partner en met de gemeente Nijmegen op basis van inkoop of uitbesteding. In het kader van deze verkenning zijn ambtelijk met beide gemeenten (management, beleidsmedewerkers sociaal domein en medewerkers ICT) meerdere gesprekken gevoerd. Doel/Resultaat Garanderen van de continuïteit van de backoffice-werkzaamheden in Mook en Middelaar. Status Op 12 september 2013 is door de gemeenteraad van Mook en Middelaar besloten, na ambtelijk overleg met de gemeente Heumen, dat tijdelijk, dat wil zeggen tot het moment van definitieve besluitvorming over de vormgeving van de lokale toegangspoort, de applicatie van GWS4all in gebruik blijft door installatie van de applicatie op de server in Mook. Tot dat moment wordt ondersteuning bij de lokale installatie, de implementatie en de uitvoering van de administratieve werkzaamheden, tijdelijk ingekocht bij de gemeente Nijmegen, op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Voor deze tijdelijke oplossing is gekozen omdat binnen korte termijn (1 tot 3 jaar) keuzes worden gemaakt voor de te gebruiken applicaties. Het is kapitaalvernietiging (binnen een termijn van 3 jaar alleen al een bedrag van € 200.000 aan meerkosten) om in deze beperkte periode tijdelijk verhoudingsgewijs grote investeringen te doen, wanneer op korte termijn meer definitieve helderheid op het !CT-gebied moet worden geboden. In de voorbereiding op de toegangspoort, mede in relatie tot de regionale ontwikkelingen op het gebied van ICT en de decentralisaties in de loop van het regionale transitieproces, wordt gezamenlijk bezien welke ICT applicaties hiervoor nodig zijn en of in het licht hiervan op termijn een wijziging plaats moet vinden in de keuze van de applicaties. 15. Transities sociaal domein De decentralisaties Awbz/Jeugdzorg en de Participatiewet worden in regionaal verband vorm gegeven. Door de gemeenteraad van Mook en Middelaar is opdracht gegeven de mogelijkheden van samenwerking op het sociaal domein te onderzoeken met de gemeente Heumen als preferente partner. Doel Door beide gemeenten wordt bekeken op welke wijze de transities binnen het sociale domein, gezamenlijk binnen de regio Nijmegen, kunnen worden vormgegeven. Wat betreft de lokale invulling van de decentralisaties (lokale voorzieningen, lokale toegang) is gezamenlijk afgestemd in hoeverre en op welke wijze deze taak in samenwerking kan worden ingevuld. Resultaat
Pagina 7 van 11
Raadsvoorstel
Gemeente Mook en Middelaar
Beide gemeenten moeten op 1 januari 2015 klaar zijn voor de nieuwe decentralisatietaken. Bij de voorbereiding op en uitvoering van deze taken wordt zoveel als mogelijk samengewerkt. Status De gemeenten trekken gezamenlijk op bij de regionale voorbereidingen van de transities. In dit kader vindt regulier overleg plaats tussen de betrokken beleidsmedewerkers. Op 12 september 2013 is door de gemeenteraad van Mook en Middelaar besloten te gaan samenwerken met de gemeente Heumen op het gebied van de lokale invulling van de decentralisaties, waaronder de vorming van één lokale toegangspoort voor beide gemeenten en hiervoor budget beschikbaar te stellen. Ten aanzien van de lokale toegangspoort doorlopen beide gemeenten op dit moment het visie-traject. Dit moet leiden tot een gezamenlijke visie op de toegang, waarover begin 2014 besluitvorming zal plaatsvinden. Daarna vindt deze visie zijn uitwerking in lokale toegangen met een zelfde structuur en werkwijze. Daarbij wordt tevens gezamenlijk bezien welke ICT applicaties nodig zijn. Voor wat betreft het lokale aanbod van zorg en ondersteuning wordt onderling informatie uitgewisseld. 16. Overig sociaal domein Naast samenwerking ten aanzien van de transities worden op dit moment binnen het sociale domein mogelijkheden van samenwerking onderzocht voor leerlingenvervoer, leerplicht, CJG en vrijwilligersondersteuning. Daarnaast zijn onderwerpen benoemd waarop op middellange en lange termijn de samenwerkingsmogelijkheden zullen worden onderzocht.
Pagina 8 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
Afweging en conclusie (Wat gaan we daarvoor doen) Conclusies BMC Beide gemeenten hebben gezamenlijk aan BMC opdracht gegeven een quick scan uit te voeren naar de samenwerkingsopties voor de gemeenten Heumen en Mook en Middelaar. De rapportage van BMC is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. BMC vraagt aandacht voor het verder liggende perspectief van de samenwerking. Daar is in dit raadsvoorstel invulling aan gegeven. BMC adviseert om als eerste met twee stappen aan de slag te gaan met de samenwerking in het sociale domein en bij het beheer van de openbare ruimte. Deze adviezen worden in dit voorstel overgenomen, met dien verstande, dat op deze twee terreinen verdere stappen worden gezet in de verkenning van de samenwerking, inclusief een kosten en baten analyse. Het voorstel van BMC met betrekking tot de organisatie van de samenwerking en het oprichten van een gemeenschappelijke regeling wordt (nog) niet overgenomen. Op basis van de gezamenlijke ontwikkeling van de inhoudelijke samenwerking en de afweging van kosten en baten worden in februari 2014 nadere voorstellen geformuleerd aan de beide gemeenteraden. Toets aan "Grip op samenwerking" Dit voorjaar heeft de gemeenteraad van Heumen een "checklist" vastgesteld, waar nieuwe vormen van samenwerking aan getoetst moeten worden. Wij willen de concrete invulling van de samenwerking toetsen aan deze checklist. Dat vindt plaats als uitwerking van de voorgestelde besluiten in dit voorstel, gericht op de uitwerking van samenwerking op een tweetal terreinen en het in kaart brengen van kosten en baten. Tevens wordt in dit voorstel een perspectief vastgesteld, waarmee de beide gemeenten zich uitspreken voor samenwerking met elkaar en in de regio Nijmegen. Ontwikkelingen sociale domein De gemeenten trekken gezamenlijk op bij de regionale voorbereidingen van de transities. Op 12 september 2013 is door de gemeenteraad van Mook en Middelaar besloten te gaan samenwerken met de gemeente Heumen op het gebied van de lokale invulling van de decentralisaties, waaronder de vorming van één lokale toegangspoort voor beide gemeenten en hiervoor budget beschikbaar te stellen. Ten aanzien van de lokale toegangspoort doorlopen beide gemeenten op dit moment het visie-traject. Dit moet leiden tot een gezamenlijke visie op de toegang, waarover begin 2014 besluitvorming zal plaatsvinden. Daarna vindt deze visie zijn uitwerking in lokale toegangen met een zelfde structuur en werkwijze. Daarbij wordt tevens gezamenlijk bezien welke ICT applicaties nodig zijn. Voor wat betreft het lokale aanbod van zorg en ondersteuning wordt onderling informatie uitgewisseld. Ontwikkelingen beheer openbare ruimte Door BMC is onderzoek gedaan naar een mogelijke samenwerking bij het beheer van de openbare ruimte, inclusief de beide buitendiensten. De conclusies zijn in de Quick scan meegenomen. Daarnaast lopen in Heumen onderzoeken naar de inzet van de medewerkers van Breed via DAR bij het beheer van het openbare groen en een integraal onderzoek naar toekomstig beheer van de openbare ruimte, inclusief participatie en financiële keuzes. Voorgesteld wordt, op basis van deze rapportages, in een gezamenlijk project te komen tot een gezamenlijk voorstel. Regionale samenwerking, o.a. ICT In de regio Nijmegen wordt samenwerking ontwikkeld in het sociale domein in relatie tot de decentralisaties. Beide gemeenten doen mee in deze ontwikkeling. Daarnaast wordt een bedrijfsplan ontwikkeld voor het regionaal organiseren van ICT en wellicht daarna andere onderdelen van bedrijfsvoering. Mede op basis van ervaringen, nader onderzoek en regionale ontwikkelingen kan op een later tijdstip bepaald worden op welke wijze beide gemeenten invulling willen geven op het terrein van samenwerking op bedrijfsvoering. De toets op de meerwaarde ten aanzien van kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid zal daar een belangrijk onderdeel van uitmaken.
Pagina 9 van 11
Raadsvoorstel
Gemeente Mook en Middelaar
Juridische aspecten Advies ondernemingsraad
De ondernemingsraad van Mook en Middelaar heeft naar aanleiding van het voor advisering voorgelegde onderzoek naar samenwerkingsopties aangegeven zich in de opzet en aanpak te kunnen vinden. Enkele onderwerpen, die nadere uitleg en toelichting behoefden zijn in de overleggen met de WOR-bestuurder besproken waarbij tevens enkele nadere afspraken zijn gemaakt. Dit is vervolgens voor de OR aanleiding geweest kenbaar te maken dat zij zich met opzet en aanpak kunnen verenigen. Het onlangs aan de OR voorgelegde voorgenomen besluit heeft geen aanleiding gegeven om het eerder kenbaar gemaakte standpunt te herzien. De ondernemingsraad van Heumen heeft bij de opdracht aan BMC aandacht gevraagd voor twee aspecten. Met name de vraag naar de duurzaamheid van de relatie is belangrijk voor de te nemen stappen. Tevens vraagt de ondernemingsraad aandacht voor de mogelijkheden om eventuele personeelsreductie via natuurlijk verloop te kunnen realiseren. Het rapport van BMC is voor advies naar de ondernemingsraden gestuurd. De ondernemingsraad van Heumen heeft op 17 oktober een advies gestuurd. In de reactie op de voorstellen in de quick scan van BMC stelt de ondernemingsraad van de gemeente Heumen vast, dat samenwerking met de gemeente Mook en Middelaar onvoldoende meerwaarde heeft, niet duurzaam is en zowel voor personeel als organisatie geen wenselijke ontwikkeling is. De ondernemingsraad vraagt zich af waar de meerwaarde zit in termen van kwaliteit, kosten en vermindering van kwetsbaarheid. Er worden vragen gesteld bij de vorm (gemeenschappelijke regeling) die BMC voorstelt. De ondernemingsraad geeft aan, dat de schaal van de beide gemeenten samen onvoldoende toekomstbestendig is. Perspectief op de toekomst van de samenwerking is tevens noodzakelijk om onnodige druk op personele en financiële middelen te voorkomen. De ondernemingsraad geeft aan, dat het wellicht verstandiger is om verdere samenwerking te ontwikkelen met de gemeenten in de regio Nijmegen, binnen de provinciegrens van Gelderland. Voor de onderbouwing van deze conclusies wordt verwezen naar het advies van de ondernemingsraad. Het college van B&W van Heumen is van mening, dat met de formulering van dit raadsvoorstel en raadsbesluit een groot deel van de bezwaren en zorgen van de ondernemingsraad worden ondervangen. In dit voorstel wordt immers invulling gegeven aan een gezamenlijk vast te stellen perspectief. Daarin gaat het onder meer om de samenwerking in de regio Nijmegen. Daarmee wordt voorkomen, dat de investeringen die nu gedaan worden op kortere of langere termijn weer teniet worden gedaan door de ontwikkeling van andere vormen van samenwerking of fusie. Ten aanzien van de vorm van de samenwerking wordt in dit voorstel voorgesteld om daar later een besluit over te nemen, volgens de gedachte "vorm volgt inhoud". De vraag naar de kosten en opbrengsten (meerwaarde) zal beantwoord worden in het nu op te starten traject gericht op de ontwikkeling van samenwerking bij beheer openbare ruimte en in het sociale domein. Bij de verdere invulling willen wij de ondernemingsraden nadrukkelijk betrekken.
Uitvoering I Planning I Communicatie Vervolgproces Vanuit het hier geformuleerde perspectief vindt de komende maanden een verkenning plaats naar de invulling van de samenwerking in het sociale domein en bij het beheer van de openbare ruimte. Vanuit de gedachte dat de vorm bepaald wordt op basis van de inhoud van de samenwerking zullen ook dan voorstellen gedaan worden over de vormgeving van de samenwerking. De kosten en baten van de samenwerking op korte en langere termijn worden in beeld gebracht. Op basis van deze vervolgstappen worden voorstellen gedaan aan de gemeenteraad in februari 2014. Tevens wordt
Pagina 10 van 11
Raadsvoorstel
GemeenteMook en Middelaar
doorgegaan met de uitvoering van de reeds geformuleerde quick wins en het oppakken van een aantal nieuwe quick wins.
Mook, 12 november 2013
De secretaris, J.M.G. Smits-de Kinkelder
Pagina 11 van 11
PERSBERICHT Samenwerking tussen Heumen en Mook en Middelaar stap verder Op 12 november 2013 hebben de colleges van de gemeenten Heumen en Mook en Middelaar voorstellen naar de beide gemeenteraden gestuurd met volgende stappen in de samenwerking tussen de beide gemeenten. Naast een samenwerking op tal van terreinen, die al eerder is gestart en waarvan de eerste vruchten zichtbaar gemaakt worden, worden nu een aantal voorstellen voor de toekomst geformuleerd. Aan de beide gemeenteraden wordt voorgesteld een gezamenlijk perspectief voor deze samenwerking vast te stellen. In dat perspectief wordt uitgesproken dat beide gemeenten hun samenwerking plaatsen binnen de samenwerking in de regio Nijmegen. Uitgangspunt is ambtelijke samenwerking door twee zelfstandige gemeenten. Mocht er in de toekomst sprake zijn van bestuurlijke fusie, dan treden beide gemeenten daarin gezamenlijk op. De vormgeving van de samenwerking tussen de twee gemeenten vindt plaats op basis van de nadere verkenning op enkele terreinen. Het gaat dan om: samenwerking bij het beheer van de openbare ruimte en de buitendiensten; de organisatie van de nieuwe taken die vanuit de Rijksoverheid naar de gemeenten toekomen op het terrein van zorg, werk en inkomen; mogelijke samenwerking op bedrijfsvoering, aansluitend op de regionale samenwerking op het terrein van ICT. De vorm van deze samenwerking wordt gekozen op basis van de uitkomsten van nader onderzoek en de geformuleerde businesscase met kosten en baten voor beide gemeenten. De gemeenten Heumen en Mook en Middelaar hebben in het voorjaar van 2013 besloten te gaan samenwerken. Twee zelfstandige gemeenten hebben uitgesproken te gaan voor een maximaal haalbare ambtelijke samenwerking. Er is een reeks mogelijkheden verkend voor samenwerking op de korte termijn. Daarnaast is aan adviesbureau BMC gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijkheden en stappen voor de langere termijn. BMC adviseert op een aantal terreinen op korte termijn de samenwerking in te vullen en daarvoor een organisatie in te richten. De beide colleges stellen voor een nadere verkenning naar inhoud, kosten en baten van de samenwerking, met name bij beheer openbare ruimte en in het sociale domein, te doen en nadere voorstellen voor te leggen aan de gemeenteraden in februari volgend jaar.
Mook 12 november 2013 _____________________________________________________________________________ Noot voor de redactie Inlichtingen via Ingrid Glaap-Driessen, Communicatieadviseur gemeente Mook en Middelaar (024) 69 69 117 of mobiel 06-137 882 87.
