23-11-2011
Policy Research Corporation CONCRETE OPLOSSINGEN GEBASEERD OP WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK
Raadsonderzoek Eemhuis
Presentatie resultaten en conclusies 23 november 2011
INHOUD VAN DE PRESENTATIE
Opdracht Policy Research Corporation Aanpak van het onderzoek Belangrijkste perioden 16 februari 2010 – 2 september 2011 Conclusies
23 november 2011
© Policy Research Corporation
2
1
23-11-2011
OPDRACHT RAADSONDERZOEK Doelstelling • Onderzoek naar het gevoerde bestuur en de achtergronden van de kostenoverschrijding van het project Eemhuis
Onderzoeksvragen • Bestuurlijke betrokkenheid en besluitvorming: Heeft het college voldoende sturing gegeven? Is het college (pro)actief genoeg geweest in het zich laten adviseren? Had het college de risico’s in beeld en hield het de vinger aan de pols?
• De informatievoorziening aan de raad: Zijn afspraken met de raad nagekomen, heeft het college de raad goed geïnformeerd? Heeft de raad voldoende goed geïnformeerd besluiten genomen? Heeft de raad zijn budgetrecht goed kunnen uitoefenen? Mocht de raad vertrouwen op hetgeen het college meldde of had de raad meer onderbouwing moeten vragen?
• Ambtelijke projectbeheersing: Heeft de ambtelijke organisatie het college goed geadviseerd? Heeft de ambtelijke organisatie het proces op orde en goed zicht op ontwikkelingen (onder meer voldoende deskundigheid bij projectbegeleiding)? Sloten de contracten voldoende aan op de bestuurlijke randvoorwaarden? In welke mate zijn cultuur en structuur (zoals projectmanagement, risicomanagement, planning & controlinstrumentarium, mandaatregister) van de ambtelijke organisatie van invloed op de ontstane situatie? 23 november 2011
© Policy Research Corporation
3
AANPAK VAN HET RAADSONDERZOEK Dossier en e-mailonderzoek • Schriftelijke informatieverzoeken • Analyse van verslagen, besluiten, voorstellen en/of andere documenten • Analyse van e-mails
Interviews • Collegeleden • Ambtelijke organisatie Amersfoort • Projectleiders en betrokken (bouw)adviseurs
23 november 2011
© Policy Research Corporation
4
2
23-11-2011
BELANGRIJKE MOMENTEN EN PERIODEN IN AANLOOP NAAR RAADSINFORMATIEBRIEF 2 SEPTEMBER 2011
16 februari 2010
15 februari 2011
2 september 2011
Raadsbesluit Bouw Eemhuis
Raadsbesluit wijziging invulling Eemhuis
Raadsinformatiebrief mogelijke kostenoverschrijding
December 2010
11 mei 2011
Duidelijkheid omtrent uitwerking raadsvoorstel wijziging invulling Eemhuis
‘pas op de plaats’
23 november 2011
5
© Policy Research Corporation
FORMELE MOMENTEN: WIE, WIST, WAT, WANNEER Formele momenten: wie, wist, wat, wanneer Bouwdirectie Projectleider Bouw
2011 april
mei
juni
juli
augustus
Eind april 10 mei
Nieuwe projectleider Bouw
Medio mei Eind mei
Hoofd Vastgoed & Voorzieningen
10/11 mei
Begin juni
Sectorcontroller
10/11 mei
24 juni
Directeur WSO
10/11 mei Eind mei
Directeur SOB
Eind aug
9 juni
Gemeentecontroller
30 mei
Gemeentesecretaris
30 mei
16 aug 1 juli 6 juli
Wethouder Cultuur Wethouder Financiën
22 aug
Overige leden college
29 aug
Formeel moment dat duidelijk was dat Eemhuis problemen had inzake uitgangspunt planning en budget (geen inzicht in omvang overschrijding) / Formeel moment dat duidelijk was dat Eemhuis problemen had inzake uitgangspunt planning en budget met inzicht in omvang overschrijding 23 november 2011
© Policy Research Corporation
6
3
23-11-2011
CONCLUSIES - Informatievoorziening aan de raad -
• Het raadsvoorstel van 15 februari 2011 tot wijziging van de invulling van het Eemhuis had zonder onderbouwing van de haalbaarheid van het uitgangspunt ‘binnen planning en budget’ niet voorgelegd mogen worden • De raad heeft kritische vragen gesteld ten tijde van het raadsbesluit van 15 februari 2011 • De raad had eerder geïnformeerd moeten worden over de overschrijdingen bij het project Eemhuis dan 2 september 2011 • De raad is bij het besluit van 16 februari 2010 onvolledig geïnformeerd over de wijziging van de WKO installatie en de opbouw van de versoberingen van de aanneemsom 23 november 2011
© Policy Research Corporation
7
CONCLUSIES - Bestuurlijke betrokkenheid en besluitvorming -
• De projectopvolging, sturing en kritische reflectie van de portefeuillehouder (wethouder Cultuur) was doorheen het project onvoldoende • De wethouder Cultuur heeft de kostenoverschrijding op het project Eemhuis te laat gedeeld met het college • Het college, en in het bijzonder de wethouder Financiën vanuit zijn rol, had op belangrijke momenten alerter en kritischer kunnen zijn
23 november 2011
© Policy Research Corporation
8
4
23-11-2011
CONCLUSIES - Ambtelijke projectbeheersing -
• De sector WSO heeft het raadsvoorstel tot wijziging van de invulling van het Eemhuis niet zorgvuldig en onvoldoende voorbereid. Hierdoor kon het project in aanloop naar en na de besluitvorming van 15 februari 2011 niet meer naar behoren gemanaged worden • Het risicomanagement van het project Eemhuis is vanuit het ambtelijk apparaat van onvoldoende kwaliteit geweest • De ambtelijke top heeft de problemen in het project Eemhuis te laat geëscaleerd en daarmee weinig politieke sensitiviteit getoond richting het college en de raad
23 november 2011
© Policy Research Corporation
9
Policy Research Corporation CONCRETE OPLOSSINGEN GEBASEERD OP WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK
België:
Nederland: Jan Moorkensstraat 68 2600 Antwerpen tel : +32 3 286 94 94 fax : +32 3 286 94 96 e-mail :
[email protected] website : www.policyresearch.be
Parklaan 40 3016 BC Rotterdam tel : +31 10 436 0 364 fax : +31 10 436 1 416 e-mail :
[email protected] website : www.policyresearch.nl
5
