gemeente Eindhoven
Concernstaf Raadsbijlage nummer 40 Inboeknummer 01J001225 Beslisdatum BfkW 28 februari 2001 Dossiernummer 109.302
Raadsbij lage Voorstel inzake test- en conversiefaciliteiten voor de invoering van de euro 1 Inleiding Voor de projectmatige aanpak van de invoering van de euro wordt een aantal projectfasen doorlopen. In de realisatiefase worden de invoerplannen uitgevoerd die in de voorbereidingsfase door de diensten gemaakt zijn. Vooral voor de informatiesystemen vormt het testen en converteren van gegevens een wezenlijk onderdeel van de werkzaamheden in de realisatiefase. We moeten kunnen garanderen dat pakketten goed functioneren, bovendien moeten de koppelingen tussen pakketten ook probleemloos werken.
2 Probleemstelling Vanaf april 2001 moet naast de lopende productie extra systeemcapaciteit beschikbaar zijn om de euroversies van de informatiesystemen en de koppelingen tussen deze systemen te testen en conversies voor databases uit te voeren. Hiervoor is het gebruik van een server, capaciteit van systeembeheer van het Facilitair Bedrijf, medewerking van gebruikers van de diensten en gespecialiseerde test- en conversiekennis van derden nodig. Centraal zijn budgetten gereserveerd voor gemeentebrede communicatie en automatisering, met name voor centrale testfaciliteiten.
3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes De invoering van de euro moet zo vlekkeloos mogelijk verlopen. Niet alleen omdat we een belangrijke maatschappelijke functie hebben voor zwakkeren in de samenleving, publieksdiensten door moeten draaien en er financiele belangen op het spel staan, maar ook omdat de invoering van de euro voor een belangrijk deel een overheidsaangelegenheid is. Het publiek/de media zullen de prestaties van de gemeente in januari 2002 nauwlettend volgen,
4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting
a Testen. Uiteraard worden alle gemeenten geconfronteerd met de gevolgen van de invoering van de euro. Er zal worden samengewerkt met gemeenten die dezelfde software
Raadsbijlage nummer 40
gebruiken als wij. Onderlinge koppelingen tussen software zullen toch door ons getest moeten worden. Om in de pas te lopen met de normplanning van het Ministerie van Financien willen we in april starten met het testen van de informatiesystemen en de koppelingen.
b Conversie. Nadat het testen is afgerond (medio 2001) zal verder gegaan worden met het omzetten van de databanken van de gulden naar de euro. Dit wordt conversie genoemd. De testfaciliteiten zullen hiervoor worden ingezet. Bij dit conversieproces zullen de vakdiensten betrokken worden, Schoning van bestanden en controle op de conversie kan immers alleen door de materiedeskundigen worden uitgevoerd. Conversie dient op een separaat systeem plaats te vinden. Enerzijds om de doorlooptijd zo kort mogelijk te houden en anderzijds om het operationele proces - bij eventueel optredende conversieproblemen ÃćâĆňâĂİ niet te verstoren.
Na de conversie zullen de ondertussen verzamelde mutaties alsnog moeten worden verwerkt.
5 Financiele gevolgen en risico’ s Voor het testen van informatiesystemen is een aparte server nodig, waar de te koppelen systemen gelijktijdig op kunnen functioneren. Naast een server, licenties en opslagruimte voor de te converteren gegevens, is personele ondersteuning nodig. Server (’)
Software en licenties Schijfopslag
f 195.000,ÃćâĆňâĂİ (6 88.487,14) 50.000,ÃćâĆňâĂİ (6 22.689,01)
f 48.000,ÃćâĆňâĂİ (6 21.781,45)
Personele capaciteit van het Facilitair Bedrijf:
systeembeheerders diverse pakketten a f 125,ÃćâĆňâĂİ per uur (770 uur)
Personele capaciteit van de diensten
90.000,ÃćâĆňâĂİ (6 40.840,22)
P.M.
Personeel derden: systeemspecialisten voor Oracle en Unix a f 200,ÃćâĆňâĂİ per uur exclusief BTW 770 uur
f 1 70.000,ÃćâĆňâĂİ (6 77.142,64)
testcoordinator a 200 per uur exclusief BTW 250 uur
f 60.000,ÃćâĆňâĂİ (6 27.226,81)
testers (uitvoering) a f 125,ÃćâĆňâĂİ per uur exclusief BTW (800 uur)
Onvoorzien Totaal
f 120.000,ÃćâĆňâĂİ (6 54.453,63)
2 901 f 783.000,ÃćâĆňâĂİ (6 355.309,91)
rp
Raadsbij lage nummer 40
( ) Het betreft hier de kapitaallasten voor twee jaar van een server waarop de koppelingen tussen twee grote informatiesystemen getest kunnen worden. Daarna wordt de server ingezet door het Facilitair Bedrijf. Voor de aanschaf van de server dient een investeringskrediet beschikbaar gesteld te worden van f 380.000,ÃćâĆňâĂİ (C 172.436,48).
In het Beleidsplan 2001-2004 is f 1.000.000,– (6 453.780,22) als aanvulling op het reeds beschikbare budget van f 500.000,ÃćâĆňâĂİ (6 226.890,11) opgenomen in de saldi-
reserve specifiek voor centrale faciliteiten voor de invoering van de euro (met name testen, communicatie en centrale opleidingen). De benodigde middelen kunnen ten laste van dit budget gebracht worden.
6 Overige gevolgen van de aanpak De invoering van de euro zal de komende tijd een extra belasting vormen voor bepaalde onderdelen van de gemeentelijke organisatie, vooral ook voor de medewerkers die software moeten installeren voor 1 januari 2002. Als wij de informatiesystemen afdoende willen testen in de korte tijd die nog rest voor de invoering van de chartale euro, zullen andere wensen onder meer op automatiseringsgebied uitgesteld moeten worden. Dit vanwege de beheersmatige complexiteit bij onder andere het Facilitair Bedrijf/ICT en de lijn (controlewerkzaamheden).
7 Resultaten van overleg / inspraak Niet van toepassing.
8 Communicatie In de Projectgroep Euro (met o.a. de eurocoordinatoren van de diensten) en de werkgroep Informatiesystemen van de euro komt het testen en de daarbijbehorende testfaciliteiten regelmatig aan de orde. Alle diensten zijn in deze groepen vertegenwoordig g d.
In de werkgroep Informatiesystemen zullen afspraken gemaakt worden over het optimaal benutten van de testfaciliteiten.
Raadsbijlage nummer 40
9 Advisering raadscommissie(s) De commissie middelen hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan.
Burgemeester en wethouders van Eindhoven,
R. Welschen, burgemeester.
S. Breoersma, loco-secretaris.
Raadsbijlage nummer 40
Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 februari 2001, nr. 40; gelet op het advies van de commissie middelen; besluit:
1 in te stemmen met het treffen van voorzieningen voor het testen van informatiesystemen en koppelingen en het converteren van bestanden in verband met de invoering van de euro; 2 hiervoor een budget ter beschikking te stellen van f 783.000,ÃćâĆňâĂİ (6 355.309,91) ten
laste van de saldireserve specifiek; 3 Voor de aanschaf van een server een investeringskrediet beschikbaar te stellen van f 380.000,ÃćâĆňâĂİ (6 172.436,48) ;
4 terughoudendheid te betrachten met het initieren van nieuwe ontwikkelingen die leiden tot de invoering van nieuwe software-releases in de tweede helft van 2001.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 maart 2001.
R. Welschen, voorzitter.
C. Tetteroo, secretaris.
EE01003857
