Raad voor maatschappelijk welzijn d.d

Raad voor maatschappelijk welzijn d.d. 03.11.2015 Toelichtende nota OPENBARE VERGADERING 1. Ter goedkeuring: Beleid en organisatie – vertegenwoordiger algemene vergadering Interleuven – woensdag 23.12.2015

Aanstelling

Ontwerp OCMW-raadsbeslissing Gelet op het OCMW-decreet dd. 19 december 2008; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van de Vlaamse Raad van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het lidmaatschap van het OCMW bij Interleuven; Gelet op de gecoördineerde statuten van Interleuven; Gelet op de uitnodiging dd. 24.09.2015 voor de algemene vergadering van Interleuven dd. 23.12.2015 met bijhorende agenda; Overwegende dat het decreet van dd. 6/7/2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vertegenwoordiger van het OCMW op de algemene vergadering waar dit OCMW bij aangesloten is, aangeduid wordt door de raad; Overwegende dat het artikel 44 van het decreet dd. 6/7/2001 eveneens voorziet dat tegelijkertijd het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden vastgesteld; Overwegende dat derhalve voor de algemene vergadering dd. 23.12.2015 een vertegenwoordiger dient aangeduid en dat het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd; Overwegende dat de agenda van de algemene vergadering van Interleuven volgende punten bevat: Samenstelling van het bureau, goedkeuring verslag algemene vergadering dd. 27.05.2015, strategie en te ontwikkelen activiteiten 2016, begroting 2016, toetreding streekontwikkelingsintercommunale Haviland met 1 aandeel – cfr. art. 15 van de statuten, goedkeuring toetreding door Interleuven als vennoot bij de streekontwikkelingsintercommunale Haviland, diversen. Overwegende dat de OCMW-raad deze agendapunten heeft besproken en om hiernavolgende redenen ter zake het volgende standpunt inneemt. Gelet op de bespreking

1

De OCMW-raad besluit: Artikel 1: De heer/mevrouw ……………… aan te duiden als vertegenwoordiger op de algemene vergadering van Interleuven. Artikel 2: Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de algemene vergadering van 23.12.2015 van Interleuven als volgt vast te stellen: -

(Goedkeuring) van alle agendapunten van de algemene vergadering;

2. Ter goedkeuring: Beleid en organisatie – Aanstelling vertegenwoordiger buitengewone algemene vergadering Interleuven – woensdag 23.12.2015 – (zie bijlage) Ontwerp OCMW-raadsbeslissing Gelet op het OCMW-decreet dd. 19 december 2008; Gelet op de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales en de bepalingen van het decreet van de Vlaamse Raad van 1 juli 1987 betreffende de werkwijze van, de controle op en de vaststelling van het ambtsgebied van de intercommunale; Gelet op het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking; Gelet op het lidmaatschap van het OCMW bij Interleuven; Gelet op de gecoördineerde statuten van Interleuven; Gelet op de uitnodiging dd. 24.09.2015 voor de buitengewone algemene vergadering van Interleuven dd. 23.12.2015 met bijhorende agenda; Overwegende dat het decreet van dd. 6/7/2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking bepaalt dat de vertegenwoordiger van het OCMW op de buitengewone algemene vergadering waar dit OCMW bij aangesloten is, aangeduid wordt door de raad; Overwegende dat het artikel 44 van het decreet dd. 6/7/2001 eveneens voorziet dat tegelijkertijd het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden vastgesteld; Overwegende dat derhalve voor de buitengewone algemene vergadering dd. 23.12.2015 een vertegenwoordiger dient aangeduid en dat het mandaat van deze vertegenwoordiger dient te worden vastgelegd; Overwegende dat de statuten van Interleuven dienen gewijzigd te worden ingevolge de programmawet (B.S. dd. 29.12.2014); Overwegende dat hiertoe op 23.12.2015 om 19u00 een buitengewone algemene vergadering van Interleuven zal plaatsvinden op de zetel van Interleuven, Brouwersstraat 6 te Leuven.

2

Overwegende dat de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Interleuven volgende punten bevat: Samenstelling van het bureau, statutenwijziging: vennootschapsbelasting – statutair verbod dividenduitkeringen. Overwegende dat de OCMW-raad deze agendapunten heeft besproken en om hiernavolgende redenen ter zake het volgende standpunt inneemt. Gelet op de bespreking De OCMW-raad besluit: Artikel 1: De heer/mevrouw ……………… aan te duiden als vertegenwoordiger op de buitengewone algemene vergadering van Interleuven. Artikel 2: Het mandaat van de vertegenwoordiger inzake de agenda van de buitengewone algemene vergadering van 23.12.2015 van Interleuven als volgt vast te stellen: -

(Goedkeuring) van alle agendapunten van de buitengewone algemene vergadering;

3. Goedkeuring Mandaat “Samenaankoop gemeente en OCMW milieuverantwoord kopieerpapier in 2016" Zie bijlage Ontwerp OCMW-raadsbeslissing Gelet op de organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, meer bepaald artikel 38; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd; Overwegende dat de verschillende besturen een overheidsopdracht gezamenlijk kunnen uitschrijven om hun gezamenlijke behoeften te dekken, en door de schaalvergroting van de opdracht een gunstig (neerwaarts) effect op de prijs te verwachten valt; Overwegende dat de huidige opdracht “Samenaankoop gemeente en OCMW milieuverantwoord kopieerpapier” voor gemeente en het ocmw volgens de

3

bovenvermelde principes werd uitgeschreven en gegund; Overwegende dat in het nieuwe bestek m.b.t. “Samenaankoop gemeente en OCMW milieuverantwoord kopieerpapier” voor een tijdsduur van één jaar wordt voorzien, namelijk 2016. Ontwerpbesluit: Artikel 1: Het OCMW van Herent geeft aan de gemeente Herent het mandaat om in het jaar 2016 voor rekening van het OCMW een gunningsprocedure te organiseren voor een samengevoegde opdracht in de zin van artikel 38 van de wet van 15 december 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten, meer bepaald voor de samenaankoop van milieuverantwoord kopieerpapier voor de gemeente Herent en het OCMW van Herent in 2016. Artikel 2: De Raad wenst te benadrukken dat er afdoende overleg is met de diensten van het OCMW met het oog op het tot stand brengen van de lastenboeken die worden uitgeschreven en dat het lastenboek een duidelijk specificatie voorziet inzake gesplitste facturering per leveringsadres. Artikel 3: De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op ……………(datum) en middels dit besluit wordt goedgekeurd. Artikel 4: De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. 4. Goedkeuring Mandaat “Leveren van dranken en bijhorende logistieke ondersteuning aan de gemeente Herent, het OCMW van Herent, de politiezone HerKo in Herent en de gemeenschapsinfrastructuur in 2016" Zie bijlage Ontwerp OCMW-raadsbeslissing Gelet op de organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en het decreet van 18 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, zoals tot op heden gewijzigd; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, zoals tot op heden gewijzigd, meer bepaald artikel 38; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen met betrekking tot overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, zoals tot op heden gewijzigd;

4

Gelet op het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd; Overwegende dat de verschillende besturen een overheidsopdracht gezamenlijk kunnen uitschrijven om hun gezamenlijke behoeften te dekken, en door de schaalvergroting van de opdracht een gunstig (neerwaarts) effect op de prijs te verwachten valt; Gelet op voorgaande beslissingen van de OCMW-raad om over te gaan tot samenaankoop aangaande: Goedkeuring Mandaat “Samenaankoop gemeente en OCMW milieuverantwoord kopieerpapier in 2016". Overwegende dat in het nieuwe bestek m.b.t. gezamenlijke samen- aankoop door gemeente en OCMW Herent, i.v.m. leveren van dranken en bijhorende logistiek, wordt een tijdsduur van 1 jaar voorzien, namelijk 2016. Ontwerpbesluit: Artikel 1: Het OCMW van Herent geeft aan de gemeente Herent het mandaat om in het jaar 2016 voor rekening van het OCMW een gunningsprocedure te organiseren voor een samengevoegde opdracht in de zin van artikel 38 van de wet van 15 december 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten, meer bepaald voor het leveren van dranken en bijhorende logistieke ondersteuning aan de gemeente Herent, het OCMW van Herent, de politiezone HerKo in Herent en de gemeenschapsinfrastructuur in 2016". Artikel 2: De raad wenst te benadrukken dat er afdoende overleg is met de diensten van het OCMW met het oog op het tot stand brengen van de lastenboeken die worden uitgeschreven en dat het lastenboek een duidelijk specificatie voorziet inzake gesplitste facturering per leveringsadres. Artikel 3: De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek zoals het aan het OCMW werd meegedeeld op ……………(datum) en middels dit besluit wordt goedgekeurd. Artikel 4: De gemeente wordt belast met alle procedurele verplichtingen m.b.t. de in artikel 1 bedoelde overheidsopdracht. 5.

Beheersovereenkomst financiële dienst: Goedkeuring

Zie bijlage 6.

Verkoop bouwgrond Van Bladelstraat: Goedkeuring

De raad, Gelet op de raadsbeslissing d.d. 11.06.2015 tot verkoop van de bouwgrond gelegen in de gemeente Herent, langsheen de Van Bladelstraat, tussen de gebouwen met huisnummers 37 en 47, met als kadastrale aanduiding: 3de

5

afdeling, sectie G nummer247 C. De betreffende sectie van voormeld perceel beschikt over een geschatte oppervlakte van 21 a 82 ca, met een straatbreedte van 54,5 meter en maximale diepte van 42,5 meter. Gelet op de beslissing van het Vast Bureau d.d. 13.07.2015 tot schatting van het goed. Overwegende de waardebepaling van de perceelsectie door Geoscoop ten bedrage van 600.000 euro (zie bijlage). Ontwerpbesluit: Art 1. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn beslist over te gaan tot verkoop van een perceel bouwgrond: -

-

Beschrijving van het goed: perceel bouwgrond gelegen in de gemeente Herent, langsheen de Van Bladelstraat, tussen de gebouwen met huisnummers 37 en 47, met als kadastrale aanduiding: 3de afdeling, sectie G nummer247 C. De betreffende sectie van voormeld perceel beschikt over een geschatte oppervlakte van 21 a 82 ca, met een straatbreedte van 54,5 meter en maximale diepte van 42,5 meter. Reden verkoop: Realisatie sociale woongelegenheden Wijze van verkoop: onderhands Voorwaarden: de verkoopprijs van het goed wordt vastgesteld op 600.000 euro. De aankoper dient er zich toe te verbinden 2,5% te betalen voor 31 december 2015, in mindering te brengen van de verkoopprijs bij het verlijden van de verkoopakte.

Art 2. De Raad voor Maatschappelijk Welzijn gelast mvr. L. Van Hemelrijck, OCMW-voorzitter en dhr. D. Billen, OCMW-secretaris de verkoopakte te tekenen. Op vraag van Volkswoningbouw wordt de verkoopakte pas verleden als het bouwdossier aanbesteding klaar is. 7.

Financieel kwartaalrapport 3de kwartaal 2015: Vaststelling

Zie bijlage De raad wordt gevraagd het kwartaalrapport 3de kwartaal 2015 vast te stellen. 8.

Visie op vorming raadsleden: Bepalen standpunt

Staande de vergadering geeft de voorzitter meer toelichting bij dit agendapunt.

9.

Evaluatie en bijsturen werking OCMW raad

Raadslid Vandevoorde geeft toelichting bij een eerste aanzet tot verbeterpunten voor efficiënt vergaderen met bijhorende motivering en suggesties. Samen met de inbreng van de andere raadsleden moeten de bijsturingen verder geformaliseerd worden in het huishoudelijk reglement.

6

Ze hoopt hiermee op een constructieve manier bij te dragen tot een verbetering van de werking. - Agenda/tijdsbeheer: • •

•

•

Doel: Voor elk agendapunt moet de nodige discussietijd voorzien worden. Hoe? o Bewaking van de hoeveelheid van onderwerpen, rekening houdend met de belangrijkheid en nodige voorbereidings- en discussietijd. o Volgorde van agendapunten, rekening houdend met de belangrijkheid. o Bewaking van tijd tijdens de vergadering. Motivering aan de hand van enkele voorbeelden: o De Raad van september had een overvolle agenda, waaronder ook het kwartaalrapport, en heeft ongeveer 3,5 uur geduurd. Meer dan een kwart van deze tijd (één uur) werd gewijd aan Fair Trade en dit als 1e agendapunt. Ik kan mij niet voorstellen dat deze info voor de raadsleden onbekend was. Ook de bespreking van de aanpassingen in de OCMW-keuken zijn al in eerdere raden aan bod gekomen; er werd gedurende hoogstens 5’ nieuwe info gegeven. o De beschrijvende inhoud van het kwartaalrapport is door de Raad, op enkele details na, gekend. We zijn hier immers bijna 3 jaar mee begaan. Dit hoeft dus niet de meer uitvoerig besproken te worden tijdens de raad. Wat de cijfermatige kant betreft, stellen we vast dat er nog zeer veel vragen zijn, maar tijdens de voorbije raden ontbrak de tijd. Zo mist een kwartaalrapport zijn doel. Suggestie: o Er kan met een korte pauze gewerkt worden, bijv. om 21u15 waarna externe sprekers hun verhaal kunnen doen. o Voor kwartaalrapport wordt afzonderlijke raad voorzien. o Raadslid Lonnoy stelt in dit verband dat de raadsvergadering ook vroeger kan starten als een externe spreker wordt uitgenodigd

- Toelichtingen bij agendapunten: •

•

Vaststellingen: o Soms wordt er alleen staand de vergadering toelichting gegeven. o Soms worden zeer uitgebreide toelichtingen gegeven (via document Toelichtingen en/of bijlagen) die tijdens de raad bijna volledig herhaald worden. o Toelichting bij agendapunten van het besloten deel (o.a. personeel) worden zelden op voorhand (= samen met de uitnodiging) verstuurd. o Onduidelijkheid over feit of punt ter goedkeuring, dan wel ter kennisgeving geagendeerd staat. Verbeterpunten:

7

o

o

o

Voor elk goed te keuren agendapunt wordt samen met de uitnodiging een uitgebreide toelichting verstuurd, zo niet wordt het agendapunt uitgesteld. De toegestuurde toelichting wordt tijdens de raad alleen kort samengevat. Zo kan er voldoende tijd besteedt worden aan vragen/onduidelijkheden en discussie. Zowel in de dagorde als in het document Toelichting wordt vermeld of punt ter goedkeuring, dan wel ter kennisgeving geagendeerd staat.

- Verslaggeving: •

•

•

Vaststelling: o Enkele raadsleden hebben gemeld dat het verslag onvoldoende de gevoerde discussies weergeeft. o Soms geeft het verslag iets anders weer dan wat de raadsleden zich herinneren. Oplossing: o Het goed te keuren verslag wordt zo kort mogelijk na de raad naar de raadsleden verstuurd. Er wordt gestreefd naar 1 week, max. 10 dagen. o Raadslid Lonnoy merkt in dit verband op dat de implementatie van het software programma e-notulen mogelijks naar de toekomst verbetering kan brengen. Voordelen/Motivering: o Zowel voor de secretaris als voor de raadsleden ligt alles nog fris in het geheugen. o Als met de uitnodiging voldoende toelichting wordt doorgestuurd, is het werk al voor groot deel klaar. Alleen de eventuele discussies en de eindbeslissing moeten nog toegevoegd worden. o De raadsleden kunnen de week voor de raad hun tijd steken in het grondig bestuderen van de agendapunten en vraagstelling. o Het agendapunt ‘Goedkeuring van verslag’ verloopt vlot.

- Organogram: • •

10.

Momenteel heb ik als raadslid geen zicht op het volledig organogram van het OCMW. Naast de structuur zou ook de volgende informatie beschikbaar moeten zijn: functie, naam, percentage tewerkstelling, type contract, welk budget (subsidie (en welke), …)

Vergaderkalender 2016 – Ontwerp

Zie bijlage

11. Stand van zaken – Vluchtelingen (punt toegevoegd door Raadslid Lieve Deturck)

8

Gelieve hieronder opgenomen het email bericht d.d.26.10.2015-8.56 uur van raadslid Deturck ter zake te vinden. Wil Herent extra vluchtelingen opvangen? Als het van Groen afhangt is het duidelijk JA. Daarom willen we de mogelijke opties bespreken en aanvullen met voorstellen. •

Eigen patrimonium inzetten; Pastoor de Klerkstraat? Wat is mogelijk?

•

Leegstaande gebouwen: St. Benedictushoeve, Woning van Artsen Zonder Grenzen? Leegstaande woningen van particulieren?

•

We geloven dat in uiterste noodsituaties zoals vandaag de aankoop of huur van tijdelijke woonunits overwogen kan worden Aangezien de noodopvang bedoeld is voor de periode waarin de asielprocedure nog loopt, gaat het om tijdelijke huisvesting en kunnen tijdelijke woonunits soelaas bieden indien er geen andere opties zijn. Heel wat mensen wonen, bijvoorbeeld bij verbouwingen, in dergelijke tijdelijke woonunits en deze zijn leefbaar. Bovendien zijn ze relatief goedkoop te huur of te koop, vaak ook tweedehands en kunnen ze na gebruik eventueel opnieuw doorverkocht worden indien er minder noodopvang nodig is of andere mogelijkheden beschikbaar worden.

12. Goedkeuring aansluiting van het OCMW bestuur Herent bij de

opdrachtencentrale door de gemeente Bertem voor het afsluiten van verzekeringspolissen DE RAAD:

Gelet op: Wettelijk kader: • het OCMW decreet van 19 december 2008, en latere wijzigingen, betreffende de bevoegdheden van de OCMW raad; • de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 2, 4° en 15 (aankoop-of opdrachtencentrale); Aanleiding: • de gemeente Bertem treedt op als opdrachtencentrale voor het afsluiten van de verzekeringspolissen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid en Auto en biedt oa. de gemeente Herent, OCMW Herent en AGB De Kouter de mogelijkheid om hierop beroep te doen; Procedure: • Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Herent dd. 02 maart 2015 met betrekking tot de opdracht “Doorlichting risico’s en verzekeringspolissen - begeleiding overheidsopdracht verzekeringen voor de lokale besturen van Herent, Kortenberg en Bertem.

9

• •

• • • • • •

Besluit van de OCMW raad d.d.03.03.2015- Bestek consultancy verzekeringen- goedkeuring mandaat. Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Herent dd. 18 mei 2015 mbt. het verslag van nazicht van de offertes dd. 07 mei 2015 doorlichting risico's en verzekeringspolissen begeleiding overheidsopdracht verzekeringen voor de lokale besturen van Herent, Kortenberg en Bertem. Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Herent dd. 28 september 2015 mbt.de goedkeuring van het auditrapport van AON. Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Herent dd. 28 september 2015 mbt. de opzeg van de verzekeringen. Oproep door de gemeente Bertem tot mededinging naar het Officieel Publicatieblad van de Europese Unie en het Bulletin der Aanbestedingen op 8 september 2015. Het college van burgemeester en schepenen van Bertem keurt het 'selectierapport verzekeringen' dd. 12 oktober 2015 goed. Het college van burgemeester en schepenen van Bertem keurt het ‘lastenboek verzekeringen' dd. 12 oktober 2015 opgesteld door AON goed. de oorspronkelijke opdracht is opgedeeld in vier percelen, waarvan volgende percelen van toepassing kunnen zijn op het OCMW: o o o

perceel 1: personenverzekering perceel 2: verzekering materiële schade perceel 4: verzekering auto

De polissen worden afgesloten voor een duurtijd van 1 jaar met stilzwijgende verlenging van opeenvolgende periodes van 1 jaar, met een totale duurtijd van 4 jaar.

Motivering: • het is aangewezen om deel te nemen aan de Opdrachtencentrale van de gemeente Bertem, omwille van volgende redenen: o o o

het in de opdrachtencentrale voorziene voorwerp en omvang van de verzekeringen voldoen aan de behoeften van het OCMW. er moet zelf geen omslachtige gunningsprocedure worden georganiseerd, wat zorgt voor tijdswinst en efficiëntie. Het plaatsen van de polissen (uitgezonderd de tak aansprakelijkheidsverzekeringen) op de markt met meerdere besturen via een overheidsopdracht biedt een optimalisatie van de voorwaarden, een administratieve vereenvoudiging en gunstige premievoeten.

Dossierstukken: • Selectierapport verzekeringen Bertem • Lastenboek verzekeringen Bertem • Besluit van het college van burgemeester en schepenen van Bertem dd.12 oktober 2015

De nodige budgetten zijn beschikbaar; ONTWERPBESLUIT:

10

Artikel 1.- De deelname aan de Opdrachtencentrale van de gemeente Bertem goedkeuren. Artikel 2. - Het vast bureau wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Artikel 3. - In toepassing van artikel 248 van het OCMW decreet van 19 december 2008 wordt de beknopte beschrijving van dit besluit opgenomen in de overzichtslijst die voor algemeen bestuurlijk toezicht aan de Provinciegouverneur verstuurd wordt. BESLOTEN VERGADERING

11