Q automatisering Mussenveld AK Emmen

Enquête/Q Software Handleiding

Meten is weten

Software met de Q van Kwaliteit

Info/Q automatisering Mussenveld 131 7827 AK Emmen Internet: www.infoq.nl E-mail: [email protected] Tel. 0591-677506 Fax. 0591-677014

© 2003 Info/Q automatisering

1

Enquête/Q Software

Inhoudsopgave 1

Enquête/Q

2

1 Enquête/Q................................................................................................................................... 2 2 Eigenschappen ................................................................................................................................... van Enquête/Q 2 3 Info/Q automatisering ................................................................................................................................... 3

2

Gebruik van Enquête/Q

4

1 Algemeen ................................................................................................................................... gebruik 4 2 Werkwijze ................................................................................................................................... opstellen enquête 5 3 Menus

................................................................................................................................... 6

4 Invoeren enquêtevragen ................................................................................................................................... 7 5 Definieren ................................................................................................................................... enquêtes 9 6 Invoeren ................................................................................................................................... relaties 10 7 Opstellen................................................................................................................................... afnamelijst 11 8 Printmenu................................................................................................................................... van afnamelijst 12 9 Afnemen ................................................................................................................................... Enquete 13 10 Persoonlijke ................................................................................................................................... instellingen 14 11 Rapporten ................................................................................................................................... 15 12 Enquête/Q ................................................................................................................................... Intranet en Internet 15

3

In gebruik nemen van de software

16

1 Installatie................................................................................................................................... van het programma 16 2 Programma ................................................................................................................................... starten 17 3 Invoeren ................................................................................................................................... basisgegevens 17 4 Testen

................................................................................................................................... 17

5 Introductie ................................................................................................................................... 17

4

Beheer

17

1 Autorisatie ................................................................................................................................... 17 2 Systeeminstellingen ................................................................................................................................... 18 3 Importeren ................................................................................................................................... 18 4 Technische ................................................................................................................................... informatie 19 5 Herindexeren ................................................................................................................................... 20

Index

21


Enquête/Q

1

Enquête/Q

1.1

Enquête/Q

2

Hoe tevreden zijn uw klanten? Als u zuinig bent op uw klanten zorgt u voor kwalitatief goede producten en service. Immers het werven van een nieuwe klant kost veel meer inspanning dan het behouden van een bestaande klant. Als u een klant een slecht product levert zal hij in het gunstige geval een klacht bij u melden. In het ongunstige geval zal hij een andere leverancier kiezen. U zou klachten willen voorkomen door te meten wat de prestaties van uw organisatie zijn en hoe tevreden uw klanten zijn. Info/Q automatisering heeft voor u het programma Enquête/Q ontwikkeld. Enquête/Q Enquête/Q is een flexibel en uitermate gebruiksvriendelijk softwareprogramma, waarmee zeer gemakkelijk vragenlijsten opgesteld worden. Het is ontwikkeld voor het uitvoeren van diverse onderzoeken, zoals klanttevredenheid, imago en diverse soorten enquête afnamen onder b.v. medewerkers. De te verwerken gegevens kunnen op eenvoudige wijze worden ingevoerd. Het programma levert overzichtelijke en heldere rapportages, waarbij de resultaten van voorgaande metingen moeiteloos naast elkaar af te lezen zijn. De praktische werkbaarheid van dit pakket is volledig getest. Enquête/Q Intranet Naast het basisprogramma Enquête/Q kunt tevens Enquete/Q Intranet aanschaffen. Hiermee is via één handeling de op het intranet geplaatste vragenlijsten laten invullen. Te gebruiken o.a. · voor de patiënt na een consult bij de specialist in het ziekenhuis · op een openbare PC voor bezoekers van instellingen m.b.t het tevredenheidonderzoek · voor de cliënt in het gemeentehuis die gebruik heeft gemaakt van één van de diensten · van de enquête voor alle medewerkers op hun netwerk · voor de onderwijsinstelling waarbij de student online (persoonlijke) gegevens verstrekt Naast de intranetversie is er tevens een internetversie aan te schaffen: Enquête/Q Internet. Uw vragenlijsten kunnen - waar ook ter wereld - m.b.v. een webbrowser worden ingevuld. Gebruikers van Enquête/Q Enquête/Q is bestemd voor gebruik door: · bedrijven die regelmatig enquêtes afnemen zoals onderzoeksbureaus · bedrijven die inzicht willen krijgen in hun eigen prestaties om vervolgens op basis van de verzamelde informatie de organisatie te veranderen en te ontwikkelen · organisaties als ziekenhuizen, gemeenten en onderwijsinstellingen die verantwoording afleggen over hun bedrijfsvoering De vier belangrijke redenen om Enquête/Q te gebruiken: · eenvoudig en overzichtelijk gebruik met heldere indeling van de rapportages · om enquêtes samen te stellen zijn bestaande vragenlijsten snel te combineren met nieuwe gegevens · gegevens en resultaten zijn eenvoudig verder te bewerken in bijvoorbeeld Excel of SPSS · duidelijkheid over uw prestaties

1.2

Eigenschappen van Enquête/Q · Met het programma Enquête/Q kunnen flexibel enquêtes worden gedefinieerd voor o.a. kwaliteitsonderzoeken, marktonderzoeken of tevredenheidsonderzoeken.


3

Enquête/Q Software

· Het programma is uitermate gebruikersvriendelijk en kan gelijktijdig door meerdere personen worden gebruikt (multi-user). · De stappen die tijdens het afnemen van een enquête worden gezet zijn: - vaststellen wat de doelstellingen van het onderzoek zijn - opstellen van de vragen - invoeren van de vragen in Enquête/Q - afnemen van de vragen bij een relatie (= te enquêteren persoon) - analyseren van de antwoorden. · Enquête/Q kent de volgende typen enquêtevragen: - Open vraag - Multiple choice - Stelling - Ja/Nee (door bij Multiple Choice twee alternatieven met de waarde Ja en Nee te definiëren) - Schaal (door bij Multiple Choice meerdere keuzes te maken: bijvoorbeeld 1 t/m 10) · Enquête/Q is een Nederlandstalig programma dat draait op een stand-alone PC of een Local Area Network. Als besturingssysteem is mogelijk Windows (vanaf versie 95) of Windows NT. Ook een combinatie van Windows met een ander netwerkbesturingssysteem (bijvoorbeeld Novell) behoort tot de mogelijkheden. · Er is door Info/Q automatisering veel aandacht besteed aan de gebruikersvriendelij kheid van het programma . · U kunt uw bestaande relaties via een importfunctie in Enquête/Q inlezen. · Inloggen via een medewerkercode plus password beveiliging. Enquête/Q kent een aantal autorisaties die u aan een medewerker kunt toekennen. · Via een exportfunctie kunt u enquêtegegevens naar een spreadsheetbestand exporteren voor aanvullende analyses. Enquête/Q is voorzien van "helpballonnetjes". Als u de muisaanwijzer enige tijd boven een object in het programma stil houdt, wordt een verklarende tekst over dat object zichtbaar. U leert het beste het programma kennen door de demo van de internetsite van Info/Q automatisering te downloaden en het programma - terwijl u gebruik maakt van de helpballonnetjes - uit te proberen.

1.3

Info/Q automatisering Enquête/Q is ontwikkeld in een samenwerking tussen M2 Consult (zie www.m2consult.nl) en Info/Q automatisering . Info/Q automatisering te Emmen heeft een uitstekende reputatie in het ontwikkelen van Nederlandstalige databasesoftware. Info/Q automatisering brengt o.a. de volgende standaardsoftware uit (download een demo via www.infoq.nl van de downloadpagina), te weten: · Klachten/Q voor bewaking van afhandeling van klachten. · Quality/Q voor het opstellen van een kwaliteitshandboek voor bijvoorbeeld ISO 9000, VCA of ARBO. · Helpdesk/Q voor bewaking van afhandeling van meldingen bij een serviceverlenende organisatie. Er is een extra module beschikbaar om klanten zelf meldingen in te laten voeren. Voor de Helpdesk van een afdeling systeembeheer is tevens de module Configuratiemanagement beschikbaar. · Relatie/Q een uitgebreid relatiebeheersysteem. · Receptie/Q ter ondersteuning van de receptie: elektronische telefoonnotities, het reserveren van o.a. apparatuur en vergaderruimtes, interne naam- en telefoonlijstjes. Biedt tevens de mogelijkheid een fotoboek ("Smoelenboek") van medewerkers te maken. · Project/Q voor (kosten)bewaking van uw projecten. · Stage/Q een uitgebreid relatiebeheer en stage-informatiesysteem voor MBO, HBO en universiteit. · Module/Q voor modulebeschrijvingen t.b.v. hoger onderwijs en het automatische genereren van een internetsite hiervan. © 2003 Info/Q automatisering

Enquête/Q

4

Patiënt/Q om patiëntbesprekingen te automatiseren. Operatie/Q voor planning en optimaal gebruik van de operatiekamers van een ziekenhuis. Opdracht/Q voor aftekenen van onderwijsopdrachten in een computer netwerk. Instroom/Q voor het relatiebeheer voor aankomende studenten van het hoger onderwijs. Met mailfuncties en schoolgegevens (adressen, decanen). · Jaarplan/Q HBO en VWO; een programma dat op een evenwichtige manier docentinzet, studentbelasting, onderwijseenheden en klassen kan indelen. Dit programma ondersteunt het proces dat voorafgaat aan het roosteren. · Jaarplan/Q MBO en VO; Een programma dat op een evenwichtige manier docentinzet, studentbelasting, onderwijseenheden en klassen kan indelen. Dit programma ondersteunt het proces dat voorafgaat aan het roosteren. Met een exportfunctie naar Roosterfact. · · · ·

Info/Q automatisering Mussenveld 131 7827 AK Emmen Internet: www.infoq.nl E-mail: [email protected] Tel. 0591-677506 Fax. 0591-677014 KvK. 04038443

2


2.1

Algemeen gebruik In Enquête/Q (één van de Q-programma's van Info/Q automatisering ) zijn een aantal elementen standaard aanwezig. Deze worden hieronder uitgelegd. · Het programma (ook wel applicatie genoemd) is gebaseerd op een database. In een database komen gegevens voor in bestanden (ook wel in het Engels files genoemd). Bestanden worden ook vaak tabellen genoemd. Zo beschikt een relatiebeheerprogramma bijvoorbeeld over de tabellen : relatie en contactpersoon. · Een bestand of tabel is opgebouwd uit records. Zo is voor elke relatie in de database is een relatierecord aanwezig. Een record is een regel in een tabel. · Een record is opgebouwd uit velden. Zo bevat het relatierecord o.a. de velden naam van de relatie, adres en telefoonnummer. Een veld is een kolom in een tabel. · Via een inlogscherm krijgt u toegang tot het programma door het intikken van uw gebruikerscode en password. De (applicatie) beheerder van het programma geeft elke gebruiker autorisatie om delen van het programma al dan niet te mogen gebruiken. · Via een menu kunt u de verschillende programma-onderdelen (functies) opstarten. Delen waar u niet voor geautoriseerd bent zult u binnen het programma ook niet op uw menu zien. Een menu kan zijn opgebouwd uit submenu's. · In een tabel ziet u de records van een bestand in rijen onder elkaar. Zo kunnen er tabellen voor zijn relaties en medewerkers. Zoals gezegd: elke rij in de tabel geeft een record in de database weer. De kolommen in een tabel zijn de velden van een record. Er is op één moment slechts één record actief. Het actieve record wordt weergegeven door een blauwe balk. Via een tabel kunt u een mutatiescherm oproepen. · In tabellen met een sortering kan met behulp van een snelzoeker (dit is een invoerveld) snel het gewenste record opzoeken: u tikt er (een deel van) de gezochte waarde in en drukt op de Tab-toets om te zoeken. · Op het scherm van een tabel bevinden zich buttons waarmee u meestal de volgende mutaties kunt uitvoeren:


5

Enquête/Q Software

· Toevoegen van een nieuw record. · Wijzigen van een bestaand record. · Verwijderen van een record. · Op een tabel zijn vaak buttons aanwezig waarmee u speciale functies kunt oproepen, bijvoorbeeld een Printbutton om het actieve record af te drukken. · Een selectietabel vergemakkelijkt de invoer van gegevens en zorgt er tevens voor dat de eindgebruiker de gegevens consistent invoert. Selectietabellen kunnen worden opgeroepen met de button . Er zijn selectietabellen voor o.a. medewerkers en relaties. · Via een mutatiescherm kunt u nieuwe records toevoegen of een bestaand record wijzigen. Op mutatieschermen komen vaak selectiebuttons voor. Via deze buttons kunt u gegevens invoeren via een selectietabel of u kunt een kalender oproepen. In een multi-user databaseprogramma zoals Enquête/Q worden gegevens na het sluiten en bevestigen van het mutatiescherm direct weggeschreven naar disk. Dus - niet zoals in een tekstverwerker - na afsluiting van het programma. · Via een rapport (overzicht) kunt u de gegevens uit uw database afdrukken. Rapporten kunt u altijd eerst op het scherm beoordelen alvorens u het afdrukt. · Vaak zult u op een overzicht niet alle gegevens uit uw database willen zien. Een voorloopscherm gaat meestal vooraf aan een rapport en zorgt ervoor dat u een selectie van de gegevens kunt maken waar u het overzicht van wilt aanmaken. Tevens kunt u v aak een sortering opgeven. · Tabbladen kunnen voorkomen op tabellen en op mutatieschermen. Op tabellen kunt u vaak voor een bestand een andere sortering of selectie kiezen door het betreffende tabblad te selecteren. · Indien een invoerveld een e-mailadres of een webadres bevat, kunt u door dubbelklikken uw mailprogramma of browser met het betreffende adres openen. · U kunt een in een datumveld vrijwel alle gangbare datumformaten intikken. Ook slechts een deel van een datum: het programma zorgt voor een juist ingevoerde datum of vult de datum automatisch aan. Ook kunt u een datum selecteren m.b.v. een kalender , oproepbaar m.b.v. de button .

2.2

Werkwijze opstellen enquête Om een onderzoek m.b.v. enquêtes uit te voeren moeten een aantal stappen worden doorlopen in overleg met een eventuele opdrachtgever: 1. 2. 3.

Bepalen doel van het onderzoek Bepalen wat u wilt meten Bepalen doelgroep van de enquête

Vervolgens gaat u 'aan de slag' met Enquête/Q 1. Definiëren van de enquête 2. Opstellen, invoeren en controleren van de vragenlijst van de enquête 3. Bepalen van de te enquêteren personen op basis van de doelgroep 4. Invoeren relaties t.b.v. de afnamelijst 5. Invoeren afnamelijst in Enquête/Q 6. Afnemen van de enquêtes van de personen van de afnamelijst. Hierbij kan het nodig zijn meerdere malen contact te zoeken met de persoon. Ook kan een persoon weigeren deel te nemen. 7. Analyseren van de resultaten Na analyse van de enquête: Opstellen en uitvoeren van maatregelen op basis van de resultaten van de enquête.



2.3

6

Menus Het Hoofdmenu Om de verschillende functies van Enquête/Q op te starten beschikt het programma over buttons en menu's. Hier onder ziet u het hoofdmenu met daaronder een toolbar met een viertal snelbuttons naar de belangrijkste functies van Enquête/Q.

De submenu's Het submenu 'Bestand'

· Via 'Persoonlijke instellingen' kan het eigen wachtwoord worden gewijzigd. Het submenu 'Enquêtes'

· Met de bovenste twee functies kunt u een complete enquête definiëren. Deze functies komen ook voor als snelbuttons. · 'Opdrachtgevers' geven opdracht om een enquête op te stellen en af te nemen. Een enquête evenals een (te enquêteren) relatie wordt gekoppeld aan een opdrachtgever. · Met de derde keuze kunt u 'Categorien' definiëren waarmee u enquêtevragen onder kunt verdelen. · De tabel 'Status afgenomen enquêtes' kunt u gebruiken bij de afnamelijst om aan te geven in welk 'stadium' een af te nemen enquête is. Het submenu 'Afnemen'

· Met deze twee functies kunt u een enquête afnemen. Deze functies komen ook voor als snelbuttons. Het submenu ' Beheer' © 2003 Info/Q automatisering

7

Enquête/Q Software

· De eerste functie wordt gebruikt door de beheerder van het programma om medewerkers te autoriseren voor gebruik van Enquête/Q. · Via de tweede keuze kunnen relatiegegevens worden geimporteerd (zie elders in deze handleiding). · Ook de laatste twee functies worden elders beschreven. Er is geen apart menu voor rapportages. Rapportages kunnen direct worden aangemaakt via de printbuttons bij de tabellen.

2.4

Invoeren enquêtevragen Via de snelbutton ' Enquêtevragen' op het hoofdscherm verschijnt een tabel met vragen bij de enquête. De enquêtevragen kunt u ook benaderen via een button op de tabel Enquêtes (zie vorige hoofdstuk 'Definiëren enquêtes').

De tabel Enquêtevragen

In bovenstaande tabel ziet u een overzicht van de enquêtevragen van een enquête.



8

· Vanuit dit scherm kunt u enquêtevragen toevoegen, wijzigen en verwijderen. · Via de Button 'Selecteer enquête' kunt u een eerder gedefinieerde enquête kiezen, waarvoor u de vragen wilt aanmaken of wijzigen. · Ook is een 'Kopieerbutton' aanwezig waarmee u uit alle eerder gedefinieerde enquêtes geschikte vragen voor een nieuwe enquête kunt kopiëren. · Via de pijltjesbuttons kunt u de volgorde van de vragen aanpassen. Let op: Indien bij een enquête al afgenomen enquêtes zijn gedefinieerd (u bent al bezig geweest antwoorden te registreren bij de enquête) dan is het vanwege de consistentie niet meer mogelijk de vragen aan te passen.

Het mutatiescherm Enquêtevraag

· U kunt de volgende soorten vragen definiëren. · Open vraag · Multiple choice vraag · Stelling · Ja/Nee vraag. Deze kunt u definiëren als een Multiple Choice vraag met de twee alternatieven 'Ja' en 'Nee'. · Een schaalvraag (door bij Multiple Choice meerdere keuzes te maken: bijvoorbeeld 1 t/m 10) In de figuur is een Multiple Choice vraag als voorbeeld gegeven. · Een vraag kan aan een bepaalde categorie worden toegekend. Deze categorieën kunt u zelf definiëren. · U kunt een toelichting bij een vraag geven alvorens de eigenlijke vraag te stellen. · Vervolgens kunt u de vraag zelf invoeren.


9

Enquête/Q Software

· Bij een Multiple Choice vraag krijgt u de mogelijkheid om de alternatieven in te voeren. U kunt alternatief een aantal punten toekennen en bij een gekozen alternatief aangeven naar welke vervolgvraag wordt gesprongen indien het alternatief wordt gekozen. · Via de pijltjesbuttons kunt u de volgorde van de alternatieven aanpassen.

2.5

Definieren enquêtes Via de snelbutton ' Enquêtes' op het hoofdscherm verschijnt een tabel met gedefinieerde enquêtes. In onderstaand voorbeeld zijn een 4-tal enquêtes aangemaakt.

· Via de button onder het scherm kunnen de enquêtevragen van de actieve enquête worden benaderd. · Via de 'Printbutton' kunt u een aangemaakte enquête afdrukken. · U kunt een eerder aangemaakte enquête in één keer kopiëren via de 'Kopieerbutton'. Vervolgens kunt u de gekopieerde versie naar wens aanpassen voor het opstellen van nieuw af te nemen enquête. Deze functie bespaart een veel werk indien u een eerder afgenomen enquête in een iets gewijzigde vorm wilt afnemen. In Enquête/Q kunnen enquêtes voor meerdere opdrachtgevers worden gedefinieerd. Een enquête wordt gekoppeld aan een opdrachtgever. Indien u niet met meerdere opdrachtgevers werkt kunt u uw eigen bedrijf als opdrachtgever nemen. Opdrachtgevers definieert u via de menukeuze 'Opdrachtgevers' in het hoofdmenu.



2.6

10

Invoeren relaties Relaties zijn contactpersonen die door u benaderd zullen worden voor het houden van een enquête. U kunt relaties op twee manieren invoeren in Enquête/Q: 1. Handmatig via de button/menukeuze Relaties 2. Via een importfunctie.

Handmatig invoeren van Relaties

Importeren van relaties Via onderstaande functie kunt u relaties automatisch importeren.


11

Enquête/Q Software

Via de 'Leesmij' button krijgt u informatie over wat de lay-out van het importbestand moet zijn. Of wat u moet doen om vanuit MS Excel te importeren.

2.7

Opstellen afnamelijst Voordat u personen gaat benaderen voor het afnemen van een enquête, stelt u eerst een afnamelijst op. Deze stelt u samen uit de relatielijst. Hieronder vindt u een (korte) afnamelijst van één bepaalde enquête. Dit scherm is als het ware het besturingspaneel voor het afnemen van uw enquête. U vindt er alles om een eerder gedefinieerde enquête af te nemen, de status bij te houden, te printen en te exporteren.



Selecteer enquête Toevoegen

Hiermee kiest u de actieve enquête Voeg een relatie toe aan de afnamelijst

Verwijderen

Verwijder de relatie van de lijst (de relatie zelf wordt niet verwijderd). Eventueel ingevulde antwoorden bij de enquête worden wel verwijderd. Wijzig de gegevens van de relatie (bijv. ander adres) Neem de enquête af. Er wordt automatisch een enquête voor de relatie aangemaakt (de vrage worden door Enquête/Q gegenereerd voor de de relatie). Vervolgens worden de vragen van d enquête getoond en kunt u beginnen met het afnemen van de enquête. Wis de vragen en eventuele antwoorden bij een enquête. Indien een enquête wordt afgebroke o.i.d. kunt hiermee de aangemaakt vragen weer verwijderen. Het is van belang i.v.m. tellingen de vragen in dat geval te wissen. Via deze button opent zich een schermpje waarmee u aan een af te nemen of afgenomen enquête een zelf gedefinieerde status kunt toekennen. Dit is handig als u bijvoorbeeld de eers keer geen contact kreeg en het later nogmaals wilt proberen. De memofunctie geeft u de mogelijkheid een tekstbericht aan deze afname te koppelen. Indien u de afname van één enquête van het tabblad Openstaand wilt verwijderen, kunt u dit doen met deze button. Dit kan zijn doordat de relatie deelname geweigerd heeft of de enquête compleet is ingevuld. Hiermee kunt u alle afnames van een gehele enquête als bestand exporteren bijv. t.b.v. MS Excel: - alle teksten van open vragen - tellingen Zie 'Printmenu van afnamelijst '

Wijzigen Afnemen

Wis

Status & memo

Afhandelen

Exporteer

Printmenu

2.8

12

Printmenu van afnamelijst Via de button Printmenu op de afnamelijst bereikt u een menu met twee submenu's:

Het submenu 'Resultaten' geeft de 'uitkomsten' van de enquêtes:

Het submenu 'Beheer enquêtes' geeft functies om de voortgang van afgenomen/af te nemen enquêtes te bewaken:


13

2.9

Enquête/Q Software

Afnemen Enquete Indien via de afnamelijst een te ondervragen persoon wordt geselecteerd, krijgt u onderstaand scherm waarmee u de enquête kunt afnemen.

· Linksboven ziet u een lijst met alle vragen van de enquête. Een groene kleur geeft aan dat de vraag is ingevuld, rood moet nog worden afgehandeld. · De velden 'Toelichting' en 'Vraag' zijn eerder gedefinieerd in de hoofdstukken definiëren Enquêtes en Invoeren Enquêtevragen . · Indien de vraag een Multiple Choice vraag is, verschijnt rechtsboven een lijst met (in dit geval 5) keuzes. Dubbelklikken kiest het geantwoorde alternatief. Bij een open vraag verschijnt een invoerveld voor het antwoord. · Het veld 'Toelichting antwoord' kan gebruikt worden indien u van de ondervraagde commentaar wilt vastleggen. · Met de 'Wis' button verwijdert u - afhankelijk van het soort vraag - het commentaar bij een Multiple Choice vraag of het antwoord op een open vraag. Het invoerveld wordt leeg gemaakt. · Met de pijl 'Volgende vraag', gaat u in de lijst linksboven 1 plaats verder of - via een sprong - naar de vraag die bij het gekozen alternatief wordt voorgeschreven. · Met de button 'Klaar' keert u terug in het voorafgaande scherm (de afnamelijst). U moet overigens zelf bepalen of de enquête compleet is, omdat er over vragen heen gesprongen kan worden ivm gekozen alternatieven en sommige vragen leeg zullen blijven. De enquête kan ook via een alternatief scherm worden ingevoerd:



2.10

14

Persoonlijke instellingen Via menukeuze 'Persoonlijke instellingen' (te bereiken via menukeuze 'Bestand') kan een medewerker een aantal persoonlijke zaken instellen.

Instellingen Tooltips aan Bij invoervelden wordt - als u de muiscursor een tijdje boven het veld stilhoudt - standaard als hulp een ballonnetje met helptekst (tooltip) getoond. Na enige tijd kan dit gaan storen. De gebruiker kan deze functie uitzetten.

Password Wijzigen password Indien u het programma opstart moet u zich melden via een medewerkercode en een password. U krijgt deze code plus uw eerste password via de beheerder. Oude password Het oude password moet worden ingetikt, zodat een ander uw password niet kan wijzigen indien u uw computer onbeheerd laat staan met Enquête/Q in beeld. Het password wordt als ***** op het scherm getoond. Nieuwe password Het nieuwe password wordt ingetikt. Het password wordt als ***** op het scherm getoond. Nogmaals ter controle Om te voorkomen dat u een vergissing maakt bij het intikken van uw nieuwe password moet u dit ter controle nogmaals intikken.


15

2.11

Enquête/Q Software

Rapporten Via een rapport kunt u de gegevens uit uw database afdrukken. Rapporten kunt u altijd eerst op het scherm beoordelen alvorens u ze afdrukt. In Enquête/Q is gekozen om niet via een apart Rapportenmenu de gegevens af te drukken, maar om dit rechtsreeks te doen via de tabellen. In Enquête/Q zijn de volgende overzichten aanwezig: Rapport Printen enquête

Te benaderen via Tabel Enquêtes

Kruistabel *

Afnamelijst, Printmenu

Tellingen Multiple Choice Tellingen Multiple Choice met punten

Afnamelijst, Printmenu Afnamelijst, Printmenu

Antwoorden open vragen


Antwoorden open vragen met naam


Deelnemerlijst Lege vragenlijst met adres

Afnamelijst, Printmenu Afnamelijst, Printmenu

Lege vragenlijst zonder adres


Status & memo's openstaande afnamelijst


* Bij de kruistabel kunt u een overzicht maken van de multiple choice keuzes, afgezet tegen een willekeurig geselecteerde andere multiple choice vraag. U krijgt voor elke keuzemogelijkheid (alternatief) van de geselecteerde mpc vraag een kolom. In de rijen van het overzicht staan de alternatieven van alle mpc vragen onder elkaar. In de cellen die op de krijsing van de kolommen en de rijen onstaan worden de aantallen van elk geteld.

Exporteren van gegevens Er is t.b.v. afgenomen enquêtes een exportfunctie aanwezig, waarmee deze naar een zogenoemd Comma Seperated Value (CSV) bestand kan worden geëxporteerd. Een CSV-bestand kan bijv. door MS Excel of MS Word worden geïmporteerd. Als Excel juist is geïnstalleerd , is dubbelklikken op de bestandsnaam vanuit de Verkenner voldoende om het het CSV-bestand in Excel te openen.

2.12

Enquête/Q Intranet en Internet Enquête/Q Intranet Naast het basisprogramma Enquête/Q kunt u met het apart aan te schaffen Enquete/Q Intranet via één handeling de op uw intranet geplaatste vragenlijsten laten invullen. Te gebruiken o.a. · voor de patiënt na een consult bij de specialist in het ziekenhuis · op een openbare PC voor bezoekers van instellingen m.b.t het tevredenheidonderzoek · voor de cliënt in het gemeentehuis die gebruik heeft gemaakt van één van de diensten · van de enquête voor alle medewerkers op hun netwerk · voor de onderwijsinstelling waarbij de student online (persoonlijke) antwoorden geeft Enquête/Q Intranet wordt als apart programma geleverd. U stelt via de systeeminstellingen van de basismodule Enquête/Q in welke enquête uw wilt activeren. De geënquêteerde zit achter zijn PC en beantwoordt de vragen die onmiddellijk in de database van Enquête/Q worden doorgevoerd. In de basismodule Enquête/Q zijn deze afgenomen enquêtes eenvoudig te onderscheiden dan die door een © 2003 Info/Q automatisering


16

enquêteur zijn afgenomen. Het invoerscherm lijkt sterk op het alternatieve invoerscherm dat bij het afnemen van een enquête door een enquêteur wordt gedaan.

Enquête/Q Internet Met het eveneens apart aan te schaffen Enquête/Q Internet kunnen de vragen via een webbrowser worden beantwoord. U hebt daar een computer voor nodig die aan het internet is verbonden. Op deze computer staat ook de basismodule van Enquête/Q. Er wordt bij Enquête/Q Internet een internetserverprogramma meegeleverd. U maakt bijvoorbeeld een link op uw homepagina naar het geleverde internetserverprogramma. De geënquêteerden kunnen vervolgens overal ter wereld uw enquête invullen. De antwoorden op de vragen worden direct in de database van Enquête/Q opgeslagen.

3

In gebruik nemen van de software Om het programma te kunnen gebruiken moet u een aantal handelingen vooraf verrichten. · Installatie van het programma . · Programma starten . · Invoeren basisgegevens . · Testen. · Introductie bij medewerkers.

3.1

Installatie van het programma · · · · ·

Intikken vanuit Windows: D:\SETUP, waarbij D: de letter van uw CD-ROM is. De noodzakelijke directories worden aangemaakt op uw harde schijf. De noodzakelijke bestanden worden gekopieerd. Desgewenst wordt een programmagroep met icoontjes aangemaakt voor uw desktop. Indien u het programma op het netwerk wilt gebruiken kunt u dezelfde werkwijze toepassen met


17

Enquête/Q Software

de volgende kanttekeningen: · Het programma inclusief de data plaatst u op een (virtuele) harde schijf van uw netwerk. Eventueel kunt u de data op een andere schijf plaatsen (zie ' Technische informatie '). · De gebruikers moeten lees- en schrijfrechten in de datadirectory hebben. · U hoeft op de werkstations het programma niet te installeren: een snelkoppeling naar ENQUETEQ .EXE op de server is voldoende. Het programma is dusdanig klein (2 tot 3 Mb), dat inladen vanuit het netwerk nauwelijks netwerkbelasting genereert.

3.2

Programma starten · ·

3.3

3.4

Invoeren basisgegevens ·

Eerst medewerkers aanmaken via menu 'Beheer' en 'Medewerkers & autorisatie'. · Geef medewerkers uniforme codes. Bijvoorbeeld JJ voor Jan Jansen. · Geef elke medewerker de juiste autorisaties. Zie hiervoor de paragraaf ' Autorisatie' · Zorg ervoor dat er minimaal één medewerker beheerder is! · Voor elke medewerker moet u een initieel password definiëren. Bijvoorbeeld hetzelfde als zijn medewerkercode. De medewerker kan dit later zelf wijzigen.

· ·

Vul de Hulptabellen 'Categorien' en 'Status afgenomen enquêtes' in menu 'Enquête' in. Met behulp van de functie ' Importeer relatiegegevens ' kunt u automatisch relaties invoeren uit een ander programma. Details hierover vindt u in het meegeleverde bestand "importx.txt".

Testen · · · ·

3.5

U kunt via Windows het programma ENQUETEQ .EXE starten vanuit de ENQUETEQ -directory of via de aangemaakte programmagroep. U krijgt een loginscherm te zien. Om het programma binnen te komen gebruikt u als eerste medewerkercode MANAGER met password MANAGER. MANAGER is de beheerder van het programma en heeft alle autorisaties.

Verlaat het programma na invoering van de basisgegevens. Start het programma op via een zojuist gedefinieerde medewerker. Test of alles naar behoren werkt. Wijzig het password van de medewerker MANAGER. Zorg dat u dit password als reserve goed onthoudt . Als medewerker MANAGER kunt u beter geen gegevens invoeren! U kunt het beste uzelf als nieuwe medewerker definiëren met autorisatie 'Beheerder'.

Introductie Het is van belang de gebruikers uit te leggen hoe het programma gebruikt moet worden. Ook dienen er goede afspraken te worden gemaakt over coderingen, het gebruik van de hulptabellen en dergelijke.

4

Beheer

4.1

Autorisatie Via het menu 'Beheer' en 'Medewerkers' krijgt u de medewerkertabel te zien. Als u vervolgens op de button toevoegen of wijzigen klikt, krijgt u het mutatiescherm.


Beheer

18

Hierop vindt u de gegevens: · Code. Dit is een unieke medewerkercode. · Naam · Afdeling · Functie · Telefoonnummer · Password. Hier kunt u het password van de medewerker invullen. De medewerker kan zelf zijn password wijzigen met de functie ' Persoonlijke instellingen ' die via het menu 'Bestand' is te benaderen. · Autorisaties

4.2

Systeeminstellingen Deze functie is op te starten via het menu 'Beheer'. Hiermee kunt u de tijd die een helpballonnetje wordt getoond (in seconden) instellen.

4.3

Importeren Via de importfunctie(s) kunt u gegevens - mits in het juiste formaat aangeleverd - uit andere applicaties inlezen. Dit scheelt veel werk en voorkomt fouten. Importfuncties kunnen door slechts de beheerder van het Q-programma worden opgestart. Als u een importfuncties start vindt u een Leesmij-button waarmee u de technische eisen aan het importbestand kunt inzien en afdrukken. Deze technische gegevens kunnen gebruikt worden om bij de andere applicatie een exportbestand aan te maken.


19

Enquête/Q Software

Omgekeerd beschikt het Q-programma tevens over exportfunctie(s) t.b.v. andere programma's. Indien het exportbestand de extensie CSV heeft, wordt het door het spreadsheetprogramma MS Excel herkend. Dubbelklikken op de bestandsnaam is voldoende om Excel te starten en het bestand te openen. CSV is een afkorting voor Comma Separated Values.

4.4

Technische informatie Algemeen · Enquête/Q is ontwikkeld m.b.v. de programmeertaal Clarion van de leverancier Softvelocity. · Enquête/Q is gebaseerd op een snelle Topspeed database (eveneens leverancier Softvelocity) . Er zijn geen aanvullende kosten voor databaselicenties . · Enquête/Q draait onder Windows 95 of hoger en is geschikt voor Netwerken zoals Novell, MSWindows NT en XP. · De software kan eventueel op een stand-alone PC geïnstalleerd worden. · Alle programmabestanden komen in één programmadirectory. · Er worden geen bestanden in de systeemdirectory van Windows geplaatst. Hierdoor zijn de programma's verplaatsbaar (relocatable) naar elke directory. · De programma's - ook de demo's - kunnen volledig van uw computer worden verwijderd. · De programma's schrijven niet in het Windows register (Registry). · In een multi-user omgeving met meerdere werkstations hoeft op een werkstation niets te worden geïnstalleerd. Alle software en alle data staan op de server. U kunt desgewenst de software wel op een werkstation installeren, terwijl de data op de server aanwezig is. · Compacte en daardoor zeer snelle executable (maximaal 3 Mb). · Er worden geen aanvullende dll-bestanden gebruikt.

Installatie · De software wordt geleverd op een Cd-rom en is via een installatieprogramma eenvoudig zelf te installeren. · Standaard wordt de applicatie geïnstalleerd in: C:\ENQUETEQ Het programma C:\ENQUETEQ \DEMODATA Gegevenbestanden met demonstratiegegevens C:\ENQUETEQ \DATA Gegevenbestanden met 'echte' gegevens · De applicatie kan in principe in iedere directory worden geplaatst, ook in een netwerk. · De plaats van de gegevensbestanden kan aangepast worden m.b.v. de waarde in PROGRAM.INI. Bijvoorbeeld: ApplicationData= C:\ENQUETEQ\DATA of ApplicationData= DATA Hierdoor zijn de gegevens gescheiden op te slaan van de applicatie. Door de geringe afmetingen van ENQUETEQ .EXE kunt u deze eventueel ook op een aanwezige dataschijf plaatsen. · De applicatie is verplaatsbaar (relocatable) naar een andere plaats op uw netwerk.

Hulpbronnengebruik · Enquête/Q is te gebruiken in een netwerkomgeving, het programma is multi-user (concurrent multiuser). · Benodigd geheugen is minimaal 16 Mb RAM · Enquête/Q neemt op de harde schijf ongeveer 3 Mb schijfruimte in beslag (exclusief data).


Beheer

20

Auto-login mogelijkheid · Desgewenst kunt u Enquête/Q automatisch starten d.w.z. dat u via het Q-icoontje op de windows desktop automatisch inlogt als gebruiker van Relatie/Q. · U moet daartoe in de commandoregel (snelkoppeling) bij het opstarten van Enquête/Q na de naam van ENQUETEQ .EXE achtereenvolgens de medewerkercode en het password opnemen. In het geval van medewerker RGT met password XYZ wordt dit zoiets als: C:\ENQUETEQ \ENQUETEQ.EXE RGT XYZ (Let op de spaties). · Indien u het password weglaat, hoeft u alleen nog het password in te tikken.

Tot de applicatie behoren o.a. de bestanden :

4.5

ENQUETEQ.EXE

Het programma Enquête/Q

ENQINTRA.EXE

Enquête/Q Intranet

PROGRAM.INI

Instelling van de plaats van de data

INFOQ.ICO

Icoon Info/Q

INFOQ.BMP

Plaatje logo Info/Q

README.WRI

Laatste meldingen, kan afwezig zijn. Lees dit bestand a.u.b.

*.TPS

Dit zijn bestanden van de database (Topspeed © )

MEDEW.TPS

Met initieel minimaal 1 medewerker: MANAGER, met password MANAGER

CONTROL.TPS

Bevat systeeminstellingen

INFO.*

Bevat applicatiegegevens

UPG.TPS

Bestandje dat nodig is bij automatische update van Enquête/Q en de conversie van de gegevens

Herindexeren Indien - bijvoorbeeld door een computercrash - tijdens het wegschrijven van een record naar een bestand een storing optreedt, kan het bestand beschadigd raken. Er kan o.a. een beschadiging aan de indexen (ook wel sleutels genoemd) van de bestanden optreden. Een index is een mechanisme in een bestand om diverse sorteringen van het bestand te verzorgen. Het programma beschikt over een functie om eventueel beschadigde indexen van de bestanden opnieuw aan te maken. Het opnieuw aanmaken van indexen wordt herindexeren genoemd, dit kan uiteraard slechts worden uitgevoerd door de beheerder van het programma. Er mogen tijdens het herindexeren geen andere gebruikers "in het programma aanwezig zijn". Het programma is ook op te starten m.b.v. een /FIX parameter die bij de systeemcrash eventueel ernstig beschadigde databestanden kan repareren. Het meegeleverde programma TPSFIX.EXE wordt aangeroepen. Maakt u voordat u deze functie gebruikt eerst een back-up van uw databestanden! Het is belangrijk om dagelijks een back-up van uw gegevens te maken. Vraag een eventuele systeembeheer er naar of dit ook regelmatig gebeurt. Mocht een bestand om welke reden ook ernstig beschadigd raken, dan kunt u zonder al te veel gegevensverlies de back-up "terugzetten".


21

Enquête/Q Software

Index

-Kkolom 4 kopieerbutton 7, 9 kruistabel 15 kwaliteitsonderzoeken

-Aafhandelen 11 afnamelijst 5, 11 afnemen 6, 11, 13 alternatief 7 antwoorden 15 applicatie 4 ApplicationData 19 auto-login 19 autorisatie 4, 17

-L leesmij

10

-M memo 11, 15 menu 4 multiple choice multi-user 2 mutaties 4 mutatiescherm

-Bbackup 20 beheer 17 beheer enquetes 12 beheerder 4 beschadigd bestand 20 bestand 4 button 4 categorie 6, 7 categorien 6 Comma Separated Values commentaar 13

2, 7

4

-Oopdrachtgever

6, 9

-P -

-C18

password 14, 17 persoonlijke instelling 14 printbutton 9 printen 15 printmenu 11, 12 proefenquête 5 programmeertaal 19

-R-

-Ddatabase 4 deelnemerlijst doel 5 doelgroep 5

rapport 4 rapportage 6 record 4 relaties 5 resultaten 12 rij 4

15

-E Enquête/Q Internet 2, 15 Enquête/Q Intranet 2, 15 exporteer 11 exporteren 15 exportfunctie 2, 18

-F file files

2

4 4

-Ggebruikersvriendelijk

2

-Hhandmatig 10 helpballonnetjes 2 herindexeren 20 hoofdmenu 6 hulpbronnengebruik

-S selectietabel 4 service 2 snelkoppeling 16 snelzoeker 4 soorten vragen 7 springen 7 standaardsoftware starten 17 status 11, 15 submenu 6 systeeminstellingen

3

17

-T 19

-Iimportbestand 10 importfunctie 2, 10, 18 index 20 Info/Q automatisering 3 inlogscherm 4 installatie 16, 19

tabblad 4 tabel 4 tellingen 15 tevreden 2 toelichting 13 tooltip 14

-V veld 4 voorloopscherm vragenlijst 15

4


Index

-WWindows wis button

2 13


22

Q automatisering Mussenveld AK Emmen

Recommend Documents