Provincie Zuid-Holland Renovatie N210 Provinciale weg door de Krimpenerwaard Slimme oplossingen in slappe grond 1
Renovatie van de N210
Inhoud 1 2 3 4 5 6 7 8
Samenvatting Projecttypering Projectdoelen Werkwijze Resultaten FAQ’s Bijzonderheden Tips & ervaringen
3 5 6 7 11 12 14 15
1
Samenvatting Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Dit projectblad toont een geslaagd voorbeeld van het aanbesteden volgens het criterium van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit is een alternatief voor het traditionele aanbesteden met het criterium volgens de laagste prijs. De opgave Voor de provincie Zuid-Holland was de renovatie van de N210 een van de eerste geïntegreerde contracten waarin EMVI werd toegepast. De N210 vormt de verbinding tussen Capelle aan de IJssel en Nieuwegein, dwars door een drassige Krimpenerwaard. Het gedeelte van de N210 tussen Krimpen a/d IJssel en Bergambacht vormt al lange tijd een probleem. De instabiliteit van de wegconstructie heeft al meerdere malen calamiteiten opgeleverd die tot dusver ad hoc zijn opgelost door de provincie Zuid-Holland. De slappe grond in de Krimpenerwaard veroorzaakt verzakkingen van de weg. Daarbij kwam het feit dat er veel ongelukken gebeurden op dit traject. Naar aanleiding hiervan is in 2003 besloten om deze drukbereden weg te vernieuwen. De provincie Zuid Holland besloot bij deze opgave de kennis en creativiteit van de markt te benutten. Wat zijn nu onderhoudsvriendelijke oplossingen voor deze weg in een slappe bodem? Hoe zorgen wij dat de regio tijdens de verbouwing en tijdens het onderhoud nog goed bereikbaar blijft? De provincie Zuid Holland heeft een enorm investeringsprogramma, met een beperkt eigen
3
Renovatie van de N210
apparaat. Het is een keuze geweest dit meer met geïntegreerde contracten te gaan doen. De provincie heeft bij het project gekozen voor het motto ‘Ruimte voor de markt’. Dit betekent dat er meer vrijheid en inbreng aan de marktpartijen wordt gegeven en ook meer wordt verwacht. Daarom heeft de provincie gekozen voor de contractvorm Design, Construct & Maintain (DCM) waarbij ontwerp, bouw en onderhoud van het traject bij één partij wordt ondergebracht. Het uitgangspunt van de provincie hierbij is dat de risico’s bij de partij worden gelegd die deze het beste kan beheersen. Bijzonder aan dit project was bovendien de ‘vervlechtingsprocedure’, waarbij een ruimtelijke ordeningsprocedure werd gecombineerd met een aanbestedingsprocedure. De verwachting is dat hiermee tijdwinst kan worden geboekt. Waarom is voor EMVI gekozen In deze bouwopgave was nog een behoorlijke keuzevrijheid in de oplossingen. Voor oplossingen voor een slappe bodem is ook kennis en creativiteit belangrijk, die bij de markt ligt. Maar ook het bereikbaar blijven van de regio vormde een belangrijke uitdaging. Door de belangrijke verbinding die de N210 vormt voor de Krimpenerwaard, is de beschikbaarheid van de weg tijdens de realisatie en het onderhoud van groot belang. Dit is dan ook een belangrijk criterium in de selectie en gunning van het project. Voor het beschikbaar stellen en houden van de
huidige en nieuwe verbinding zijn eisen opgesteld ten aanzien van veiligheid, bereikbaarheid, duurzaamheid, leefbaarheid en rijcomfort. Wat heeft het opgeleverd? In december 2005 zijn vijf partijen, op basis van loting, na de eerste selectie gekozen om vervolgens in mei 2006 hun aanbieding in te dienen bij de provincie. De markt heeft dankbaar gebruik gemaakt van de ruimte voor alternatieve oplossingen. Er bleken zeer grote verschillen in de aanbiedingen. Om te beginnen was er niet één oplossing, zoals gebruikelijk, maar liefst vijf compleet verschillende aanbiedingen. Daar bleken vervolgens ook nog eens heel verschillende prijzen aan verbonden. Tussen de hoogste en de laagste zat wel een factor twee.
De informatie is onder meer verkregen uit interviews. Zonder oogmerk van compleetheid geeft dit projectblad u een doorkijkje naar de aanpak en achtergronden van het project. Voor algemene ervaringen en aanbevelingen over de toepassing van EMVI wordt verwezen naar het overkoepelende rapport ‘Meer waarde voor de je geld, Veertien voorbeelden van aanbesteding op prijs/kwaliteit’ (mei 2010).
Uiteindelijk wordt in november 2006 Ballast Nedam Infra als winnende aanbieder gekozen en krijgt het project gegund. Begin 2007 is begonnen met de realisatie van het project N210. Het traject zal in 2011 opgeleverd worden waarna de opdrachtnemer, Ballast Nedam, ook nog verantwoordelijk is voor het onderhoud van de weg voor een periode van 20 jaar.
In augustus 2007 hebben zowel de provinciale projectorganisatie als de medewerkers van Ballast Nedam hun intrek genomen in een keet langs de N210.
4
Renovatie van de N210
2
Projecttypering Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
De projecttypering beschrijft wat het project inhield, hoe het project is uitgevraagd en in welke fase het nu verkeerd. 2.1
5
Typering algemeen
Projectnaam
Renovatie van de N210
Beschrijving/voorwerp van de opdracht
Openbare inschrijving voor Design, Construct & Maintain opdracht t.b.v. renovatie van de N210.
Werkzaamheden in hoofdlijnen
• • • • •
Projectomvang
Ca. € 55 miljoen (realisatie en 20 jaar onderhoud)
Openbaar aanbestedingsplichtig
Ja
Bouworganisatievorm
Design, Construct & Maintain (20 Jaar)
Opdrachtgever
Provincie Zuid-Holland
Adres opdrachtgever
Zuid-Hollandplein 1, 2596 AW Den Haag 070 - 441 66 11
Geïnterviewde(n)
Ed Klein (projectleider van het aanbestedingstraject) Hans Millenaar (projectleider realisatie)
Opdrachtnemer
Ballast Nedam Infra
Moment van gunning
1 oktober 2008
Start uitvoering
13 januari 2009
Einde contract
De realisatie wordt naar verwachting voltooid medio 2011. Daarna gaat 20 jaar onderhoud in. Vervolgens is daarna nog de contractuele mogelijkheid ingebouwd van eenzijdig verlenging van het onderhoudscontract met 10 jaar extra.
Actuele status (Mei 2010)
De aanleg is nog gaande en enigszins vertraagd door conditioneringsproblemen (verwerving grondposities, verleggen van kabels en leidingen).
Renovatie van de N210
Ontwerpen van een nieuwe N210 Instandhouden van de bestaande N210 Aanleg van een nieuwe N210 Verwijderen van delen van de oude N210 20 jaar onderhoud
3
Projectdoelen Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Uitgangspunt van de provincie is dat risico’s bij de partij worden gelegd die deze het beste kan beheersen. De provincie heeft dan ook gekozen voor de contractvorm Design, Construct & Maintain (DCM).
Een concrete doelstelling van de provincie is daarom ook de beschikbaarheid van de weg. Deze moet tijdens het aanleggen, gedurende het gebruik en de onderhoudsmomenten, beschikbaar zijn voor de weggebruikers.
3.1 Bestuurlijke verwachtingen succesbepalende factoren De verwachtingen van de provincie richtte zich op de volgende aspecten: • Versnelling • Risicobeheersing • Functiezekerheid • Kostenbeheersing
Kostenbeheersing Daarnaast wordt een betere prijs verwacht als gevolg van de kostenvoordelen van het geïntegreerde contract.
Versnelling Niet alleen is er de verwachting dat een integratie van ontwerp en uitvoering zal leiden tot tijdwinst, ook is hier gekozen voor een vervlechtingsprocedure, waarbij ruimtelijke ordening en aanbesteding zijn gecombineerd (‘vervlecht’). Risicobeheersing Een belangrijk motief voor de opdrachtgever voor het kiezen voor het DCM-contract is dat de provincie de risico’s bij de partij neerlegt die deze het beste kan beheersen. Ook worden creatieve, onderscheidende oplossingen verwacht die nodig zijn voor de N210 (ten aanzien van problemen met grond, etc.). Het DCM-contract wordt gezien als een goed pilot-project voor de provincie (deels door politieke druk opgelegd). Functiezekerheid De provincie heeft de volgende centrale doelstelling voor het project gedefinieerd: “Een duurzaam veilige verbinding te realiseren die de bereikbaarheid van de Krimpenerwaard garandeert, nu en in de toekomst. Voor, tijdens en na de realisatie. Met respect voor de omgeving”.
6
Renovatie van de N210
3.2 Verwachtingen gebruikers/ burgers - succesbepalende factoren De N210 is een onmisbare regionale verbinding, veel burgers en bedrijven zijn erop aangewezen. De regio wil bereikbaar blijven in de bouwperiode en daarbij is zo min mogelijk overlast van langdurig bouwverkeer gewenst. De provincie heeft dan ook goede afspraken met de gemeentes gemaakt. Goede communicatie is erg belangrijk. 3.3 Waarom is gekozen voor EMVI? (Motivatie) Er is een open vraag aan de markt gesteld voor geschikte oplossingen. Er worden onderscheidende creatieve oplossingen verwacht, zowel voor de problematiek van slappe bodem als voor de beschikbaarheid en hinder. Deze oplossingen worden zowel op prijs als kwaliteit gewogen. Er is zodoende sprake van aanbesteding volgens de Economisch Meest Voordelige Inschrijving.
4
Werkwijze Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Door te kiezen voor Design & Construct zijn ontwerp en uitvoering in één hand. Daarnaast heeft het uitbesteden van de voorbereiding en coördinatie aan een extern projectbureau een snelle besluitvorming mogelijk gemaakt. 4.1 Bestuurlijke besluitvorming In 2003 heeft de provincie de renovatie van de N210 opgenomen in haar programma. Daartoe is een voorstel door het bestuur goedgekeurd. Belangrijke doelstellingen zijn: snelle realisatie, benutten van kennis en creativiteit van de markt, en kostenbeperking. De provincie heeft uiteraard ook de kaders van het project besproken met aanliggende gemeentes. In januari 2006, voorafgaand aan de aanbesteding, heeft de provincie inspraakavonden gehouden in de diverse deelgemeentes. 4.2 Aanbestedingsprocedure Niet openbare inschrijving Bij de voorbereiding van het project is veel rekening gehouden met een belangrijk voordeel van een DCM-contract, het benutten van de kennis en creativiteit van de marktpartijen. Er is gekozen voor vervlechting van de MER-procedure (Milieueffectrapportage), de RO-procedure (Ruimtelijke Ordening) en de conditionering. In de RO- en MER-procedures zijn verschillende onderdelen zoveel mogelijk open gelaten om ontwerpruimte voor marktpartijen te behouden. Bij het wijzigen van het bestemmingsplan is gekozen voor een extra strook van 30 meter naast het bestaande tracé om meer ruimte te creëren voor verschillende oplossingen van de marktpartijen. De conditionering (grondverwerving en kruisende infrastructuur) is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever gebleven. Er is geen referentieontwerp gemaakt, wat uniek is. 4.2.1 Gekozen type procedure Aanbesteding middels Competitieve dialoog
7
Renovatie van de N210
4.2.2 Aankondiging Aanbestedingskalender 4.2.3 Selectieprocedure Aantal aanmeldingen: onbekend Maximum aantal geselecteerde aanbieders: 5 Selectie-eisen: Geschiktheidseisen Sorteringscriteria: Er zijn vijf aanbieders uitgeloot om een aanbieding in te dienen bij de provincie. Het aantal inschrijvers is eerst op basis van geschiktheideisen geselecteerd, waarna de loting het maximale aantal van vijf aanbieders selecteerde. De loting voor de selectie van vijf aanbieders is door de geïnteresseerde partijen van het project aangeduid als een minder gewenste selectiemethode. Men zou liever op basis van competenties zijn uitgenodigd. 4.2.4 Dialoog/informatie uitwisseling De aanbestedingsprocedure is doorlopen met een competitieve dialoog. Dit gaf de aanbiedende partijen de ruimte om mogelijkheden, risico’s en randvoorwaarden goed in te schatten. In de inlichtingen en dialoog fase van het project bleek veel informatie aanwezig te zijn voor de aanbieders. De opdrachtgever heeft alles zeer overzichtelijk en zorgvuldig gecommuniceerd naar de partijen, de inhoudelijke beantwoording van vragen van aanbieders was echter minder. De aanbiedingstijd is door sommige aanbieders als relatief kort ervaren. De tijdsduur tot het komen van een aanbieding is gesteld op ca. 12 weken met één keer uitstel van 3 weken. Enkele aanbieders hadden meer tijd beschikbaar willen hebben voor de noodzakelijke teamvorming (meerdere ontwerpdisciplines) en een zorgvuldige selectie van ontwerpalternatieven. Ook gezien de omvang en complexiteit van het project. 4.2.5 Ontwerpvergoeding De tenderkosten voor het project zijn relatief hoog uitgevallen. De werkelijke tenderkosten lagen volgens de aanbieder meer dan tweemaal
zo hoog als de door de opdrachtgever vastgestelde vergoeding. De ontvangen ontwerpvergoeding voor het komen tot een aanbieding is volgens de aanbieders dan ook verre van toereikend gebleken.
4.3.3 EMVI afwegingsmodel In het EMVI model zijn de prijscomponenten (stichting, instandhouding bestaande weg en onderhoud) gecombineerd met een fictieve korting voor beschikbaarheid en risicobeheersing.
Projectleider Ed Klein merkt op: ‘Opdrachtgevers ramen de ontwerpvergoeding doorgaans niet. Het is de moeite waard hier iets over te vinden want over het algemeen zijn de vergoedingen “veel” te laag. Bij de provincie vind men dat het risico van de marktpartijen. Er wordt voorbij gegaan aan het feit dat een DCM aanbieding opstellen twee a drie keer zo duur is dan een RAW bestek. De markt zegt er publiekelijk niets over.’
4.3.4 Meetbaar maken van criteria Beschikbaarheid tijdens en na de bouw zijn een belangrijk gunningscriterium. Alle aanbieders zijn geïntroduceerd met het berekeningsmodel voor beschikbaarheid, zodat ze hun eigen scores konden uitrekenen.
4.3
EMVI Werkwijze
4.3.1 Waar oplossingsvrijheid en waar voorgeschreven Bij de vraagspecificatie is een goede functionele specificatie door de provincie aangeboden. Er is een balans gezocht tussen de ontwerpruimte en het stellen van eisen. Dit heeft geleid tot voldoende ruimte voor creativiteit voor de aanbieders. Er waren slechts enkele onderdelen onduidelijk in de vraagspecificatie. Dit betrof de scope van de werkzaamheden met betrekking tot kabels en leidingen. Ook de keuze voor de onderhoudsperiode van 20 jaar was onduidelijk. Deze was volgens verschillende aannemers niet helder geformuleerd. Er ontbraken historische gegevens over het uitgevoerde onderhoud, waarop de aanbieders hun aanbieding konden baseren. Dit is dan ook significant doorberekend in de prijs. 4.3.2 EMVI gunningcriteria De aanbiedingen zijn door de opdrachtgever op 5 criteria beoordeeld. Deze criteria waren: 1. Prijs voor aanleg van een nieuwe weg 2. Prijs voor de instandhouding van de bestaande weg 3. Prijs voor het meerjarig onderhoud 4. Beschikbaarheid tijdens de uitvoering 5. Risicomanagement
8
Renovatie van de N210
4.3.5 Beoordeling van de aanbiedingen De aanbiedingen zijn met behulp van het 2-enveloppensysteem beoordeeld. Dit betekent dat deze eerst op kwaliteitsaspecten worden beoordeeld en vervolgens op het prijsaspect. Dit proces is niet geheel vlekkeloos verlopen. De opdrachtgever heeft in strijd met de procedure gehandeld door nadat de prijsenveloppen waren geopend alsnog partijen af te wijzen op basis van de kwaliteitsbeoordeling. Een van de oplossingen lag buiten het bestemmingsplan. Dit heeft geleid tot een bezwaarprocedure. Dit heeft in het proces enigszins vertraging veroorzaakt. 4.3.6 Keuze verhouding prijs/kwaliteit Dit project was een van de eerste EMVI projecten van de provincie Zuid-Holland. Daarin is een keus gemaakt om kwaliteit nog niet te zwaar mee te wegen. Achteraf gezien zijn de beschikbaarheid en risicobeheersing maar beperkt meegewogen. Ze zijn ook beperkt sturend geweest in de keuze van de aanbieders, zie ook de EMVI tabel op de volgende pagina. Voor de bepaling van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving wordt conform de Aanbestedingleidraad per inschrijver een fictieve inschrijvingssom opgebouwd. De fictieve inschrijvingssom is een optelling van: • De inschrijvingssom voor het onderhoud van de bestaande verbinding tot het gereed zijn van de nieuwe verbinding;
• De inschrijvingssom voor het realiseren van de nieuwe verbinding. • De contant gemaakte inschrijvingssom voor het 20 jarig onderhoud na oplevering van de nieuwe verbinding; • De malus voor het criterium Bereikbaarheid; • De bonus of malus voor het criterium Risicomanagement. Conform deze methode zijn van de vijf inschrijvingen de fictieve inschrijfsommen bepaald, met de volgende uitslag. Inschrijver
Aanbieding 1 Aanbieding 2 Aanbieding 3 Aanbieding 4 Aanbieding 5
Aanbiedingen1
1) 2)
Aanneemsom van het Werk
€ 45.890.000 € 94.852.528 € 44.300.000 € 55.500.000 € 55.212.825
Aanneemsom voor de Instandhouding
€ 1.260.000
€ 1.021.956
€ 768.000
€ 1.570.000
€ 2.611.795
Aanneemsom voor het Meerjarig Onderhoud2
€ 5.329.618
€ 9.254.881
€ 1.851.146
€ 6.343.798
€ 10.469.046
Criterium Bereikbaarheid
€ 257.997
€ 1.420.704
€ 2.228.033
€ 2.528.641
€ 451.373
Criterium Risicomanagement
€ - 396.875
€ - 162.500
€ 309.091
€ - 752.083
€ 236.364
EMVI
€ 52.340.741 € 106.387.571 € 49.456.271 € 65.190.357 € 68.981.404
Alle bedragen zijn exclusief BTW en met prijspeil 01-01-2007 Netto Contante Waarden
4.4 Risicobeheersing Voorafgaand aan de aanbesteding zijn risicosessies gehouden. In de vraagspecificatie is de onderhoudsperiode van 20 jaar niet goed onderbouwd. Er waren veel vragen over verkeersscenario’s. Dit
9
Renovatie van de N210
heeft geleid tot relatief hoge risicoramingen in de prijs van de aanbiedingen. Hierin verschillen de bedragen voor onderhoud aanzienlijk. In de uitvoeringsfase blijken met name conditioneringsrisico’s een grote rol te spelen: • Omdat ontwerp en realisatie nu dichter bij
elkaar liggen, is de tijd om grondverwerving en verlegging van kabels en leidingen (vergunningen) te regelen korter dan normaal. Bij de start van het project zijn immers ontwerpdedetails nog niet bekend. • Na bekendwording van het ontwerp zijn ook gemeentes aanvullende eisen gaan stellen. Een en ander heeft geleid tot vertragingen in de realisatievoortgang. 4.5
Contractmanagement
4.5.1 Contractuele incentives Geen 4.5.2 Penalties bij niet voldoen contracteisen In het contract zijn penalties voor beschikbaarheid opgenomen. Vanwege de conditioneringsproblematiek blijven risico’s toch op het bordje van de provincie.
10
Renovatie van de N210
5
Resultaten Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Dit hoofdstuk beschrijft het succes van de gehanteerde werkwijze voor gunnen op waarde. 5.1
Waarom was dit project succesvol
5.1.1 Financieel De opdrachtgever en aanbieders zijn het erover eens dat de toepassing van het DCM-contract een succes is gebleken. De meeste aanbieders hebben de benodigde expertise en ontwerpcompetenties in huis om een succesvol DCMcontract uit te voeren. Ook zijn de aanbieders te spreken over de rol van de provincie als opdrachtgever. Gezien het feit dat het project N210 een pilot-project is geweest, een goed resultaat. Het wordt dan ook aanbevolen om de gebruikte project aanpak in vervolg DCMcontracten ook toe te passen. De kosten van de verschillende aanbiedingen zijn gunstig uitgevallen ten opzichte van het vastgestelde budget. De verwachting van de opdrachtgever was dat met de prijs van de aanbiedingen, lagere projectkosten behaald konden worden. Dit bleek ook bij de daadwerkelijke aanbiedingen, er zat namelijk een aanmerkelijk verschil tussen de prijs van de aanbiedingen en het vastgestelde budget. Opmerkelijk was wel dat de prijzen onderling ook enorme discrepanties hadden. De onderhoudsperiode van 20 jaar bleek voor de aanbieders een moeilijk in te schatten kostenobject. De prijzen van onderhoud in de aanbiedingen verschilden dan ook aanzienlijk. 5.1.2 Kwaliteit van de inschrijvingen De opdrachtgever is zeer tevreden over de kwaliteit van de aanbiedingen. Het integrale en creatieve aspect van het DCM-contract heeft een goede uitwerking gehad. Dit wordt weerspiegeld in de verscheidenheid van de oplossingen die worden aangeboden voor het project. De aanbieders hebben geprobeerd de beste oplossing voor de beste prijs te ontwikkelen.
11
Renovatie van de N210
De keuze van de opdrachtgever om het onderhoud voor een periode van 20 jaar uit te besteden heeft veel invloed gehad op de aanbieders. Er is nog weinig ervaringen in de markt met dusdanige lange termijn contracten. De risico’s voor deze lange periode zijn ook moeilijk in te schatten. Dit bleek ook uit de prijzen van de aanbieders voor het onderhoud; deze varieerden van € 2 miljoen tot € 10 miljoen. 5.2 Opgetreden projectverstoringen In de uitvoering is de tijdige beschikbaarheid van grondposities reden tot vertragingen. Het bleek lastig dit goed in te schatten. 5.2.1 Juridische complicaties Na bekendmaking van voorgenomen gunning heeft een van de partijen zijn uitsluiting (oplossing buiten scope) aangevochten. Een bezwaarprocedure is gestart. De provincie is in het gelijk gesteld.
6
FAQ’s Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
Door het delen van ervaringen wordt het inzicht vergroot in de werkwijze bij een aanbesteding volgens gunnen op waarde. In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de meest gestelde vragen rondom dit proces. 1. Hoe selecteer je de juiste partijen? Naast omzeteisen heeft de provincie ook geselecteerd op aanwezige competenties voor het realiseren van geïntegreerde contracten. Zwaar gewogen is de ervaring met oplossingen in slappe grond. Loting is gebruikt om uiteindelijk tot 5 aanbieders te komen. 2. Hoe bepaal je de verhouding tussen prijs en kwaliteit? Naast prijsaspecten hebben met name risicobeheersing en beschikbaarheid een gewicht meegekregen (<10%). Kwaliteit heeft zwaar gewogen, en had mogelijk nog zwaarder kunnen wegen. Hier ging een duidelijk signaal vanuit. De provincie was verrast over het niveau van de inschrijvingen. 3. Welke projecten lenen zich wel en welke niet voor gunnen op basis van EMVI en waarom? Belangrijkste criterium is of er onderscheidende oplossingen te verwachten zijn. Daar moet ook ruimte voor zijn. Dit project bood voldoende ruimte voor onderscheidende oplossingen. Door een extra brede band grond werd ook extra oplossingsruimte gecreëerd 4. Wat zijn hier de voordelen van gunnen op waarde? Vijf compleet verschillende oplossingen met totaal verschillende prijs/kwaliteitsverhouding, zodat de opdrachtgever kan kiezen welke het beste past bij zijn ambitie.
12
Renovatie van de N210
5. Wanneer is de opdrachtgever er klaar voor? Met name projectmanagement kennis is door de provincie voor dit project ingehuurd, bestaande uit kennis van specificeren, kennis van risicomanagement, maar ook begeleiding van de competitive dialoogrondes. De markt vond de volgende kwaliteiten van de opdrachtgever belangrijk: • Heldere sturing aan bijeenkomsten: duidelijke presentatie (weten wat je wilt) • Proactief naar de opdrachtnemers: instructie en uitleg geven over de uitvraag en de procedure • Openheid, zeker ten aanzien van procescondities, bijvoorbeeld over kabels, leidingen, en grondverwerving • Goed gestructureerd informatiepakket • Goed gestructureerde dialoog • Bereid zijn mee te denken • Snel en adequaat antwoorden op vragen 6. Welke risico’s brengt gunnen op waarde met zich mee? Het risico bestaat dat er ongewenste oplossingen komen. Je moet daar in de vraagspecificatie al zoveel mogelijk duidelijk in zijn. 7. Risico’s naar de markt, hoe werkt dat? In het UAV-gc contract is vooraf aangegeven hoe de risicoverdeling tussen opdrachtnemer en opdrachtgever tijdens aanleg en onderhoud is geregeld. 8. Wat zijn belangrijke aandachtspunten in de procesbeheersing van de aanbesteding? • Het is belangrijk dat marktpartijen in de dialoogrondes snel kunnen beschikken over goede antwoorden. • Eerlijkheid is belangrijk. Je zoekt in een open sfeer naar de beste oplossingen. Er moeten geen spelletjes worden gespeeld.
9. Hoe organiseer je het beoordelingsproces van oplossingen? Betrek de juryleden al bij de opstelling van de vraagspecificatie. 10. Hoe voorkom je ongewenste oplossingen? Het begint met het doordenken van de vraagspecificatie. Hierin dien je op een manier af te bakenen en eisen en criteria te formuleren dat je ongewenste oplossingen uitsluit.
13
Renovatie van de N210
7
Bijzonderheden Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
In dit hoofdstuk worden opvallende projectkenmerken met betrekking tot gunnen op waarde beschreven. Omschrijving Bijzonder aan deze EMVI aanbesteding is met name de vervlechting met Ruimtelijke Ordenings- en MER procedures. Dat vroeg met name aandacht voor het in tijd laten aansluiten van deze parallelle procedures, waar sprake is van een verschillende dynamiek. Voor de provincie Zuid-Holland was het bijzonder dat in dit project voor het eerst gebruik werd gemaakt van een DCM contract.
14
Renovatie van de N210
8
Tips & ervaringen Samenvatting
Projecttypering
Projectdoelen
Werkwijze
Resultaten
FAQ’s
Bijzonderheden
Tips & ervaringen
In dit hoofdstuk wordt weergegeven hoe de betrokken partijen terug kijken op de aanbestedingsprocedure. 8.1 Uitgevoerde evaluaties De provincie Zuid-Holland heeft een externe deskundige gevraagd om een evaluatie uit te voeren, en daarbij alle inschrijvers te interviewen. De inschrijvers zijn grosso modo tevreden over deze aanbesteding. De volgende professionaliteit bij de opdrachtgever waardeerden zij in deze aanbesteding: • Heldere sturing aan bijeenkomsten: duidelijke presentatie (weten wat je wilt) • Proactief naar de opdrachtnemers: instructie en uitleg geven over de uitvraag en de procedure • Openheid over beoordeling en condities • Goed gestructureerd informatiepakket • Goed gestructureerde dialoog • Bereid zijn mee te denken • Snel en adequaat antwoorden op vragen
8.3 Tips en ervaringen van de inschrijver(s) Het proces is met de aanbieders na afloop geëvalueerd. De opdrachtnemer was positief over de transparante procedure en de snelheid waarmee hij antwoord kreeg op zijn vragen. De opdrachtgever was transparant in de voortgang van RO en MER, zodat de aanbiedende partij daarmee rekening konden houden in hun aanpak (faseringsmogelijkheden en risicoreductie). Zij waardeerden ook de mogelijkheid om tussentijds schriftelijk vragen te kunnen stellen. Verder vonden zij de ordelijke beschikbaarheid van historische onderhoudsgegevens belangrijk. Algemene tip: Aanbevolen wordt ook nadere tips te raadplegen via www.leidraadaanbesteden.nl en de CROW publicatie ‘Gunnen op waarde’.
8.2 Tips en ervaringen van de opdrachtgever • Koppel het gunningresultaat aan alle inschrijvers terug. Organiseer daarvoor een sessie. • Kijk uit voor conditioneringrisico’s, zoals bijvoorbeeld grondverwerving. Houd deze risico’s bij voorkeur buiten het project. Projectleider Ed Klein is trots op het resultaat. ‘Het is de uitdaging voor een projectleider om een maximaal resultaat uit het aanbestedingsproces te halen. Je stuurt op de kwaliteit van processen en moet afwachten wat het uiteindelijke resultaat wordt’. Na de gunning is het projectleiderschap vanuit de provincie ZuidHolland overgegaan naar Hans Millenaar. Hans Millenaar
15
Renovatie van de N210
