Provincie Overijssel Dienstverleningsplan 2015

Provincie Overijssel Dienstverleningsplan 2015 Samen verder!

Ef

Building a better working world

EY

Ernst & Young Accountants LLB Zwartewaterallee 56 8031 DX Zwolle, Netherlands Bostbus 634 8000 AB Zwolle, Netherlands

Hu idinq a bftter working world

Tel: +31 88 407 10 00 Fax: +31 88 407 94 05 ey.com

PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr

VERTROUWELIJK Provinciale Staten van de provincie Overijssel T.a.v. mevrouw drs. R. Wiggers, statengriffier Postbus 10078 8 0 0 0 GB ZWOLLE

P^/Zx»S/Cjo^

Dat. ontv.:

2 6 N O V 2015

LVRS-A3W9GH/JS/LdV/nb

Zwolle, 24 november 2 0 1 5

Dienstverleningsplan 2015 voor de provincie Overijssel Geachte leden van Provinciale Staten, Hierbij ontvangt u ons dienstverleningsplan voor de controle van de jaarrekening 2 0 1 5 , het tweedejaar waarin wij als huisaccountant van uw provincie zullen fungeren. In het afgelopen jaar hebben wij uitvoerig kennisgemaakt met de provincie Overijssel. In onze Boardletter naar aanleiding van de interim-controle 2014 hebben wij onze bevindingen omtrent de beheersorganisatie met u gedeeld en in ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2 0 1 4 hebben wij u uitvoerig geïnformeerd over de uitkomsten van onze controle. In het komende jaar willen wij, op basis van de in voorgaand jaar opgedane ervaringen met uw provincie, samen met u verder werken aan het verwezenlijken van uw doelstellingen. Wij willen u als een zeer betrokken partner volledig ondersteunen, niet alleen door onze controleaanpak en rapportages, maar eveneens door het op proactieve wijze delen van onze kennis en ervaring op het gebied van provincies. Wij merken op dat ingeval in dit dienstverleningsplan gesproken wordt over het college van Gedeputeerde Staten dit in haar rol en vanuit haar verantwoordelijkheid tot het opmaken van de jaarrekening is. Uw Staten zijn onze opdrachtgever.

ff,.;

OW

Partners in Sport /

/

ƒ

In dit dienstverleningsplan bevestigen wij de opdracht voor de controle van de jaarrekening 2 0 1 4 , beschrijven wij onze controleaanpak en leggen wij de afspraken vast die wij met u hebben gemaakt. Tevens komen wij in dit dienstverleningsplan concreet terug op hetgeen wij in onze offerte d.d. 30 juli 2 0 1 3 voor de accountantscontrole over de jaren 2 0 1 4 - 2 0 1 6 aan u hebben toegezegd. Het doel van ons dienstverleningsplan is te waarborgen dat onze dienstverlening overeenkomt met uw verwachtingen en wensen. Om deze reden hebben wij het concept van dit dienstverleningsplan afgestemd met uw auditcommissie op woensdag 7 oktober 2014. Tot nadere toelichting zijn wij graag bereid. Wij ontvangen graag een bevestiging inzake de gemaakte afspraken van u retour. Hoogachtend, ^Young Accountants LLP

drsf^J. Schuurkamprerne accountant

er RA

ingwerda RA C/;eni- service partner

Ernst & Young Accountants LLP is een limited Iiability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0 C 3 3 5 5 9 4 . In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst S Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London S E l 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

^o^o^^^o^^^^^ l^ernpunten van ons dienstverleningsplan Kernpunten van ons dienstverleningsplan Onze controleaanpak Inleiding Planning en risicoanalyse Uitvoering Afrondingsfase en rapportering Workshops^expertmeetings Onze specitieke aandachtspunten en werkzaamheden Llw attentiepunten en specifieke wensen Team en onafhankelijkheid Ons kernteam Periodieke evaluatie van de samenwerking Onafhankelijkheid l^onorarium Honorarium jaarrekeningcontrole Overige diensten Oi^lagen Opdracht voor de controle Verantwoordelijkheden van het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel

4 ^ 6 6 6 10 12

^8 18 19 19

2^ 21 22

Keropooteo vao oos dieostverleoiogsplao

Keropuoteo vao oos dieostverleoiogsplao

Onze beingrijkste specifieke aandachtspunten en specifieke werkzaamheden Optimalisatie en vereenvoudiging van de planning- en controlcyclus van de provincie Overijssel (aansluitend op het rapport "Meer en beter met minder"). Doorontwikkeling risicomanagement, beheersing (governance) en informatievoorziening ten aanzien van de verbonden partijen van de provincie Overijssel (bijvoorbeeld ADT, RBT, HFO, Energiefonds, Innovatiefonds, et cetera). Doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle functie in relatie tot de gedane aanbevelingen in de Boardletter 2014. Gevolgen van de transitie van DLG naar de provincie Overijssel: inrichting van de (nieuwe) bedrijfsvoeringsprocessen, kwaliteit interne beheersing, inrichting van de grondadministratie, et cetera. Beheersing van het proces aanbestedingen (naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen), zijn voldoende maatregelen getroffen om te waarborgen dat de Europese aanbestedingsrichtlijnen worden nageleefd? Gevolgen van de herinrichting van het proces subsidieverstrekking door de provincie Overijssel en stand van zaken interne beheersing proces subsidieverstrekking.

Uw attentiepunten en specifieke wensen De auditcommissie heeft ons tijdens haar vergadering d.d. 7 oktober 2015 de volgende attentiepunten voor de controle 2015 meegegeven: t Governance ten aanzien van Samen werkt beter en de governance/beheersing van de verbonden partijen ADT, RBT, HFO en het Energiefonds; >• Shared Service Center: stand van zaken Shared Service Center, interne controle op de activiteiten in het Shared Service Center (inkoop, salarisadministratie en ICT), verantwoording door het Shared Service Center, et cetera.

Belangrijkste elementen uit onze controleaanpak

• A f l i » >i (M « r m u n « d k w i t i . kHnimolung, ulllvg n r r k o i i i * , ti' D w l f g m t l mpdniTilmt ( W C K D U w n . A w i U l m f n r D u W l f

Planntni) & r l i k o •rniVH

"

• V M ^ i n i m i h p u l Ê i r n In (onlioWnKm

- O w W w vM,ll*(Ni>«Mnod1gi)F(ta(:um*
• .. ' ' . ' i , ' , ;

;

b c v i n l n g H i ( n mogiHlii V H b r k f K t i n

.jfi

[..-,

.(iili.,n

• OwMg om nvgkiq • [wMI* tn

Planning- en risico-analyse: in kaart brengen verwachtingen provincie Overijssel en identificeren belangrijkste aandachtspunten. Uitvoering: gebruikmaken van data-analyse voor een effectieve en efficiënte controle. Rapportages: korte en bondige rapportages in de vorm van de Board Letter (gebaseerd op de managementletter) en de Krant (gebaseerd op het verslag van bevindingen). Workshops/expertmeetings: specifiek gericht op de behoeften van Provinciale Staten en de auditcommissie.

Pagina 4

Ooze^ootroleaaopal^

Inleiding In dit hoofdstuk beschrijven wij onze controleaanpak, specifiek voor de provincie OverijsseL In onze controleaanpak onderkennen wij de volgende fasen:

• A H I W in de vot m van MOttuhop. hennisinakinq, uitleg wertMtT», etc. • Owil»g met m t ü f m h m w m proceuen. Mnt^Hen en routilie

Planning & ritico analvM

• Volleggen ahprahen Incontroteplin • Rnico9rutin#

• Overleg over vMmggInqlwnodIgdeitoCWnentalie (op le leveren stukken) • O w l e g over voortgang en bevintingcn en eventueel tMr^eten piannn} • Overleg over weging van t>evlridir>gen en mogeliikc verbeteracties

Wij bespreken met de portefeuillehouder, concerncontroller, de algemeen directeur en het afdelingshoofd financiën de actuele ontwikkelingen, follow-up van de bevindingen van voorgaand jaar, mogelijke aandachtspunten, onze risicoanalyse en controleaanpak, van belang voor de werkafspraken met de organisatie. Wij bespreken met de algemeen directeur de planning voor de controle en rapportering aan de organisatie, college van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten. Dit geldt zowel voor de interim-controle als voor de jaarrekeningcontrole. De uitkomsten van bovengenoemde bespreking delen wij met ons gehele controleteam in een zogenaamd Team Planning Event (TPE). In deze bijeenkomst staan onze risico-analyse en controleaanpak centraal.

Uitvoering

• Overteg over vastlegging benodigde documentatie (oo le leveren s t i M t n ) • Overteg over voortgang an iMviMingMi en eventueel tiliUeien planning • Overteg over wegir*g van bevindrtgen en mogetif* vertietcracties Uitvoering en

• Ewtuatie furcvclut

Deze planningsfase resulteert in een dienstverleningsplan voor de provincie Overijssel. De specifieke aandachtspunten van Provinciale Staten (zoals besproken in de auditcommissie) zijn weergegeven in het hoofdstuk "Uw attentiepunten en specifieke wensen".

aironding

Uitvoering

Planning- en risicoanalyse In de planningsfase worden de verwachtingen van de provincie Overijssel in kaart gebracht en wordt het controleteam samengesteld. Concreet voeren wij de volgende werkzaamheden uit: Wij bespreken, in het kader van de opdrachtverstrekking door Provinciale Staten, met de auditcommissie ons dienstverleningsplan, de actuele ontwikkelingen en de specifieke aandachtspunten voor de controle.

Interim-controle Doel van de interim-controle De tussentijdse controlewerkzaamheden voeren wij uit in de periode september/oktober. De interim-controle is erop gericht om vast te stellen in hoeverre en in welke mate de interne risicobeheersings- en controlesystemen adeguaat en effectief zijn, voor zover dit nodig is in het kader van de controle van de jaarrekening van de provincie Overijssel. De reikwijdte hiervan is weergegeven in de paragraaf "Interne beheersing en onze controle" in de bijlage "Opdracht voorde controle".

Pagina 6

Oozeoootroleaaopal^

^^s^co-ana^^se en s^gn^^^^can^e possen Onze risicoanalyse is top down ingericht, omdat het onze opdracht is om een controleverklaring bij de jaarrekening van de provincie Overijssel af te geven. Daarbij maken wij onderscheid tussen significante posten en niet significante posten. Of een post als significant wordt aangemerkt, is afhankelijk van meerdere kenmerken, waaronder de waarschijnlijkheid op materiële fouten, de omvang van de post in de jaarrekening, wijzigingen in processen die leiden tot de posten, het volume van deze transacties en overige significante factoren. Als significante posten in de jaarrekening van de provincie Overijssel zijn geïdentificeerd: Balans •

Programmarekening

Posten en processen Voor de significante posten wordt bepaald uit welke processen zij ontstaan. Voor deze processen wordt vastgesteld welke interne beheersingsmaatregelen zijn getroffen om de processen effectief en adequaat te laten verlopen. Als significante processen voor de provincie Overijssel zijn geïdentificeerd:

Materiële vaste activa

» >

Specifieke uitkeringen (SiSa-bijlago)

Financiële vaste activa

•

Opbrengst opcentenheffing

Inkopen

motorrijtuigen

Betalingsverkeer

•

Beleggingsopbrengsten (rente/dividend)

Personeel en salarisverwerking

Eigen vermogen (reserves)

«-

Personeel en salarissen

Subsidieontvangsten

Voorzieningen

•

Inkopen

Treasury

-

Verstrekte subsidies

Grondexploitaties (RBT en ADT)

Immateriële vaste activa

*• Voorraden

Liquide middelen

> -

Het controlerisico wordt gedefinieerd als het risico dat bepaalde interne beheersingsmaatregelen niet voldoende zijn om mogelijke fouten en/of risico's in de organisatie adequaat te ontdekken en te corrigeren. In feite betreft dit de vraag in welke mate de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn.

Uitkering Provinciefonds

Overlopende activa

Overlopende passiva

>•

Significante processen

Subsidieverstrekking

Per significante post: inherent risico en controlerisico Voor iedere significante post van de jaarrekening wordt het inherente risico en het controlerisico bepaald. Het inherente risico (laag of hoog) wordt op basis van "professionaljudgment" vastgesteld.

Begroting- en budgetbeheer Afsluitprocedures Totstandkoming SiSa-bijlage Automatisering Risicomanagement en beheersing verbonden partijen

Pagina 7

Oo^eoootroleaaopa^

Als de beheersings en controlemaatregelen als effectief worden aangemerkt en vervolgens wordt vastgesteld dat ze ook daadwerkelijk bestaan en werken(door het uitvoeren van een lijncontrole en proceduretesten), kunnen wij op de betreffende processen steunen voor de accountantscontrole. Wij leggen onze bevindingen naar aanleiding van de interim controle vast in een managementletter ten behoeve van het college van Gedeputeerde Staten. Aan de auditcommissie en Provinciale Staten brengen wij verslag van onze bevindingen uit middels de Boardletter. ^aarrekeningcontrole De gegevensgerichte controlewerkzaamheden worden in principe verricht in februari en maart 2D15. Indien mogelijk worden een aantal posten al begin februari gecontroleerd, om daarmee de werkdruk beter te verdelen en mogelijke discussiepunten ten aanzien van schattingsposten vroegtijdig te signaleren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de controle van de waardering van verstrekte leningen en deelnemingen en de voorzieningen. De diepgang van deze werkzaamheden is voor wat betreft de significante posten van de jaarrekening afhankelijk van de uitkomsten van de gecombineerde risicoanalyse als uitkomst van de interim controle. De werkzaamheden bestaan uit het leggen van aansluitingen, het uitvoeren van cijferbeoordelingen,verbandcontroles en aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden.

^r^ze^vanda^aana^^se^de^rac^^van^^ In de afgelopen jaren heeft de provincie Overijssel haar processen steeds verder gedigitaliseerd, waardoor processen, risico's en beheersmaatregelen meer geïntegreerd raken in de IT. Daarnaast wordt vanuit de maatschappij de druk op het verkrijgen van zekerheid over de betrouwbare gegevensverwerking en daarmee het beheersen van risico's in de bedrijfsvoering steeds groter. Door deze ontwikkelingen wordt het steeds belangrijker om enerzijds te kunnen steunen op een effectief beheerste IT omgeving en anderzijds om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van de algehele data. Inzet van data analyse is daarbij een effectief hulpmiddel om meer inzicht te bieden in risico'sdie hebben opgetreden in dedata en het kunnen steunen op een beheerste IT omgeving.

De accountantscontrole rictit ziet) steeds minder op wat er mis ZOU kunnen gaan, maar wat er mis is gegaan EY heeft in samenspraak met andere provincies en gemeenten dataanalyses ontwikkeld die specifiek zijn gemaakt voor provincies en gemeenten. Deze analyses bieden inzicht in de kwaliteit van de data en geven inzicht in belangrijke risicogebieden binnen processen. In het afgelopen jaar hebben wij onderzocht of wij data-analyse ook kunnen inzetten voor de jaarrekeningcontrole van de provincie Overijssel en zijn wij gestart met de toepassing hiervan in onze controle. In het komende jaar bouwen wij hierop voort.

Daarbij wordt specifiek aandacht besteed aan de juiste toepassing van het BBV. Tevens melden wij, voor zover wij dat kunnen beoordelen, of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening.

Pagina 8

Oo^e^ootroleaaopal^

Onze werkwijze richt zich niet alleen op mogelijke risico's, maar maakt helder wat werkelijk gebeurd is of fout gegaan is. Wij bieiigen deze kennis over aan uw provincie zodat dit instrument in de eigen organisatie aangewend kan worden op bijvoorbeeld het vlak van de beheersing en verantwoording van de kosten van de bedrijfsvoering. De uitkomsten van de data analyses kunnen leiden tot betere managementinformatie met nieuwe, heldere en vooral ook concrete inzichten, gericht op nog betere (bij)sturing. De kracht van EY is dat wij data analyse alleen toepassen op bedrijfsprocessen en onderliggende systemen waar dat toegevoegde waarde biedt voor de accountantscontrole of voor uw eigen interne beheersing. Om dat te kunnen bepalen hebben wij voor de provincie Overijssel een proces en risicoanalyse uitgevoerd, waarbij wij de noodzakelijke dataanalyses inventariseren die vervolgens metuworden afgestemd. De accountant en de IT auditor van EY trekken daarbij als één gezamenlijk team op.

Onderwerp

inkopen en f9ctuurverwerking

In onze Boardletter naar aanleiding van de interim controle en ons accountantsverslag bij de jaarrekening 2015 zullen wijuover de uitkomsten van deze data analyses rapporteren

Analyse van de doorlooptijd van t9cturen(van ontvangst tot betaiing) Analyse van de juiste autorisatie van facturen in SAP Analyse van dubbele boeking van facturen Analyse op de juiste boeking van btw Analyse op dubbele betalingen Analyse op de juistheid van betalingen buiten de crediteurenadministratie om (losse betalingen) Analyse op juiste autorisatie van uitgevoerde betalingen Analyse van crediteurenbetalingen aan bankrekeningnummers van personeelsleden

Functiescheidingen in de tinanciële

In de hiernaast opgenomen tabel hebben wij concreet aangegeven welke data analyses wij in het kader van de jaarrekeningcontrole 2015 zullen uitvoeren voor de provincie Overijssel. In aanvulling hierop zullen wij ook onderzoeken of het mogelijk is data analyse in te zetten voor de controle van verstrekte subsidies.

Voorbeelden van concrete toepassingen voor provincie Overijssel

administratie Personeel en S9l9risverwerking

Analyse op de inrichting van de functiescheidingen en autorisaties in SAP^ is sprai^e van ongewenste functievermengingen^ Analyse op de salarissen per persoon per maand inclusief analyse van de mutaties Analyse van de kostendeclaraties per personeelslid Analyse op tictieve werknemers: wordt salaris betaald aan werknemers terwijl deze niet meer in dienst zijn^ Analyse op naleving van de Wet l^ormeringTopinkomens

Pagina^

Oo^eoootroleaaopal^

Tijdspad van de jaarrekeningcontrole In de hiernaast opgenomen tabel hebben wij ons voorstel voor het tijdspad van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole opgenomen:

Imaand

Onderdeel

September^oktober

Uitwerken dienstverleningspian met de provincie Overijssel

^015 Oktober ^ O t 5

Bespreken van het dienstverleningsplan met de auditcommissie

Oktober^november

Uitvoeren interim controle

^015 i^ecember^015

Bespreken Boardletter met de auditcommissie

^.)anuari^01^ Oecember^0^5

Tussentijdse SiSa controle en atronding testwerkzaamheden (review interne controle)

Februarizot^

Afronding SiSa controle

Februari^maart^Ot^

^aarrekeningcontrole

Aprii ^ O t ^

Bespreking accountantsverslag met auditcommissie en Provinciale Staten

Mei^Ot^

Evaluatie van de jaarrekeningcontrole en dienstverlening met organisatie en auditcommissie

afrondingsfase en rapportering Tijdens en na afronding van onze controlewerkzaamheden rapporteren wij daarover aanu.Hierna wordt in het kort weergegeven waaruit onze rapportages zullen bestaan. |y|anagementletter en Boardletter l^aar aanleiding van onze beoordeling van de voor de controle van belang zijnde financiële processen informeren wij het college van Gedeputeerde Staten door middel van onze managementletter over de controlebevindingen en daaruit voortvloeiende risico's voor de provincie. Hierbij zullen wij adviezen en aanbevelingen doen, voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit onze controlewerkzaamheden en betrekking hebben op potentiële risico's in de bedrijfsvoering van de provincie Overijssel. Aan de auditcommissie en Provinciale Staten brengen wij een samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen uit in de vorm van een boardletter. Wij brengen onze managementletter en boardletter digitaal uit, geschikt voor gebruik op de iPad. Controleverklaring Wij zullen over de uitkomsten van onze werkzaamheden aanurapporteren in de vorm van een controleverklaring bij de jaarrekening. Er kunnen omstandigheden zijn waarin het, op basis van onze controlebevindingen, noodzakelijk kan zijn de vorm en inhoud van onze rapportage aan te passen. Onze controleverklaring is bestemd om aan Provinciale Staten te worden overgelegd bij de door het college van Gedeputeerde Staten opgemaakte jaarrekening en te worden opgenomen in de openbaar te maken stukken, te weten de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens. LI verstrekt ons daartoe concepten van de openbaar te maken stukken. Onze controleverklaring mag eerst openbaar worden gemaakt na schriftelijke toestemming onzerzijds aan uw college van Gedeputeerde Staten. Indien de jaarrekening niet volledig wordt openbaar gemaakt, zullen wij uw college van Gedeputeerde Staten waar mogelijk een aangepaste controleverklaring doen toekomen. Pagina 10

Oo^e^ootroleaaopal^

Onze voorafgaande schriftelijke toestemming is vereist voor elke nieuwe openbaarmaking van de jaarrekening. Dit geldt ook voor publicatie op internet, het openbaar maken of verzenden aan derden van een ander financieel verslag waarin onze naam wordt genoemd, alsmede ten aanzien van het gebruik van onze naam in elk ander document dat openbaar wordt gemaakt of ter beschikking wordt gesteld aan derden. In al deze gevallen dient het college van Gedeputeerde Staten ons tijdig een concept van het document te verstrekken voordat het wordt verspreid. Verslag van bevindingen en de l^rant De Provinciewet eist dat wij omtrent onze controle een verslag van bevindingen uitbrengen aan Provinciale Staten en in afschrift aan het college van Gedeputeerde Staten. In dat verslag rapporteren wij over onze bevindingen voor zover wij menen dat deze voor de genoemde organen relevantzijn. Daartoe behoort in ieder geval de vermelding van eventuele bevindingen, voor zover in het kader van het jaarrekeningonderzoek gedaan, met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de provincie gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Daarnaast besteden wij aandacht aan analyses van de informatie in de jaarrekening en geven wij eventueel aanvullende toelichtingen. Ten slottegeven wij ook in het verslag van bevindingen onze bevindingen weer naar aanleiding van de controle van de bijlage van de jaarrekening, die verantwoordingsinformatie bevat over een aantal met name door het rijk aangewezen specifieke uitkeringen. Wij hanteren voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen de rapporteringstolerantie, zoals vastgesteld in het controleprotocoL

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen de hieromtrent in het BADO voorgeschreven rapporterings tolerantie per specifieke uitkering. In aanvulling op het verslag van bevindingen zullen wij een samenvatting van de uitkomsten van onze controle in de vorm van een krant rapporteren aan de auditcommissie en Provinciale Staten. Aanwezigheid accountant in Statenvergadering of commissievergadering Op grond van de met uw provincie gemaakte afspraken kunnen wij worden verzocht aanwezigtezijninde(audit)commissie dan wel Statenvergadering waarin de jaarrekening 2015 geagendeerd staat en daarin het woord te voeren omtrent onze controlewerkzaamheden en onze controleverklaring bij de jaarrekening. In dat geval zullen wij graag voorafgaand aan deze vergaderingen met de voorzitter van deze vergadering(en met de agendacommissie, met de secretaris of statengriffier)overleg plegen met als doel inzicht te verkrijgen in: De wijze waarop de vergadering wordt voorbereid inclusief de agenda. Voor zover bekend vragen aan de accountant. Lliteraard kunnen in de vergadering zelf ook vragen ter tafel komen of hierover doorgesproken worden. De procedure die de voorzitter van de vergadering zal hanteren omtrent de wijze waarop vragen aan de accountant ter behandeling aan ons zullen worden doorverwezen.

Pagina 11

Oo^e^ootroleaaopal^

Wij benadrukken dat wij alleen vragen met betrekking tot de controle en de controleverklaring bij de jaarrekening kunnen beantwoorden. Deze kunnen betrekking hebben op de doelstelling en reikwijdte van de controle, de controleaanpak,hettoetsen van het stelsel van interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening, de uitvoering van de controlewerkzaamheden en de inhoud van de controleverklaring. Alle overige vragen met betrekking tot de jaarrekening en het jaarverslag of met betrekking tot de relatie tussen de provincie en de accountant dienen in beginsel door de voorzitter van de vergadering te worden beantwoord, dan wel te worden doorverwezen naar een lid van het college van Gedeputeerde Staten. Om ons gelegenheid te bieden de juiste en volledige weergave van onze antwoorden op de gestelde vragen te kunnen nagaan,verzoeken wijuons de notulen van de vergadering, voor zover wij daarin geciteerd worden, tijdig te doen toekomen.

Bij een workshop transparantie kuntudenken aan: Vereenvoudiging en transparantie van de planning en controlcylcus (instrumentarium en documenten). Inzicht in doelstellingen en realisatie daarvan(waaronder regionale doelstellingen). Tijdens de vergadering van de auditcommissie o p l o k t o b e r jongstleden hebben wij afgesproken o p l 4 o k t o b e r deel te nemen aan de workshops voor Statenleden(onder meer over de digitale begroting 201^, begrotingswijzigingen, risicomanagement, etcetera). Tevens hebben wij afgesproken in de komende periode workshop^e^pertmeeting voor Statenleden te organiseren. Samen met de auditcommissie zal hier in de komende periode invulling aan worden gegeven.

^orkshopsBe)(per^inee^ings In onze offerte voor de accountantsdiensten hebben wijuaangeboden jaarlijks een aantal workshops en^of expertmeetings over actuele ontwikkelingen,ondersteund door (landelijke)specialisten van EY te organiseren. I^ogelijke onderwerpen zijn bijvoorbeeld: risicomanagement, begroting^jaarrekening lezen voor(nieuwe)Statenleden: invoering van de vennootschapsbelastingplicht voor overheidsbedrijven: gevolgen van de transitie van DLG naar de provincie: de stresstest: duurzaamheid: transparantie.

Pagina 12

Ooze specifieke aodachtspooteo eo werkzaamhedeo

Ooze specifieke aaodachtspooteoeo werkzaamhedeo

Op basis van onze risico analyse, welke onderdeel uitmaakt van onze planningsfase van de controle (zie hoofdstuk ^'Onzecon^ro^eaanpa^"), hebben wij voor de controle van de jaarrekening 2015 van de provincie Overijssel een aantal aandachtspunten en specifieke werkzaamheden onderkend. Wij zullenuzowel in onze managementletter als verslag van bevindingen over onze aandachtspunten en specifieke werkzaamheden informeren.

Aandachtspunten en specifieke werkzaamheden vanuit onze natuurlijke adviesfunctie Optimalisatie en vereenvoudiging van de planning en controlcyclus van de provincie OverijsseKaansluitend op het rapport "l^eer en beter met minder"). Doorontwikkeling risicomanagement, beheersing en informatievoorziening ten aanzien van de verbonden partijen van de provincie Overijssel (ADT, PBT,HEO, Energiefonds, Innovatiefonds,etcetera). Doorontwikkeling van de verbijzonderde interne controle in relatie tot de gedane aanbevelingen in de Boardletter2014. Doorontwikkeling van de paragraaf weerstandsvermogen en totstandkoming inschatting benodigde weerstandscapaciteit. Stand van zaken Shared Service Center, interne controle op de activiteiten in het Shared Service Center (inkoop, salaris administratie en ICT), verantwoording door het Shared Service Center, et cetera. Gevolgen van de invoering van de vennootschapsbelastingplicht voor overheidsbedrijven voor de provincie Overijssel en stand van zaken.

Aandachtspunten en specifieke werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole Gevolgen van de transitie van DLG naar de provincie Overijssel: inrichting van de (nieuwe)bedrijfsvoeringsprocessen,kwaliteit interne beheersing, inrichting van de grondadministratie, et cetera. ^ Beheersing van het proces aanbestedingen (naleving Europese aanbestedingsrichtlijnen), zijn voldoende maatregelen getroffen om te waarborgen dat de Europese aanbestedingsrichtlijnen worden nageleefde Gevolgen van de overgang van de verkeer en vervoertaken van de Wgr^regioTwente naar de provincie Overijssel. Gevolgen van de herinrichting van het proces subsidieverstrekking door de provincie Overijssel en stand van zaken interne beheersing proces subsidieverstrekking. Gebruikmaken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle: organisatie, planning, uitvoering en rapportage. Waardering van de (ruil)gronden EHS (ILG-gronden) en overige ^ruiDgronden. Toereikendheid en juistheid van de voorzieningen, met een focus op de voorziening resultaten gebiedse^ploitaties(ADT^PBT) en de reorganisatievoorziening. Waardering van de obligatieportefeuille. Waardering van de deelnemingen van de provincie Overijssel. Waardering van de verstrekte leningen. juistheid en volledigheid van de opgenomen aangegane verplichtingen door ^ V O . Energiefonds Overijssel: waardering van de aan de door de provincie Overijssel verstrekte leningen aan Energiefonds Overijssel en de waarderingsmethodiek van de onderliggende leningen en participaties in Energiefonds Overijssel. Gevolgen van de oprichting van de Houdstermaatschappij OverijsseL Innovatiefonds Overijssel en Stork voor de jaarrekening en inrichting van de informatievoorziening, governance, et cetera door de ProvincieOverijssel. Paginal4

Uw atteotiepooteo eo specifieke weoseo

Uw atteotiepooteo eo specifieke weoseo

Llw a^^enl^iepun^en en specifiel^e wensen De auditcommissie heeft ons tijdens haar vergadering d.d.^oktober2015 de volgende attentiepunten voor de controle 2015 meegegeven: ^ Governance ten aanzien van Samen werkt beter en de governance^ beheersing van de verbonden partijen ADT, PBT,HEO en het Energiefonds: ^ Shared Service Center: stand van zaken Shared Service Center, interne controle op de activiteiten in het Shared Service Center (inkoop, salarisadministratie en ICT), verantwoording door het Shared Service Center, et cetera.

Paginal^

Team eo ooafhaokelijkheid

Team eo ooafhaokelijkheid Ons kernteam

Ons kernteam Ten behoeve van onze controle zetten wij een ervaren controleteam in. Het controleteam heeft ruime ervaring in uw sector en waarborgt een hoge mate van continuïteit. Het overzicht van de bij de controle van de provincie Overijssel betrokken partners en managers ziet er als volgt uit: Teamleden controleteam provincie Overijssel

Verantwoordelijkheid

D.E. (Daniël) Engwerda RA

Daniël is als partner eindverantwoordelijk voor de totale dienstverlening aan de provincie Overijssel. Hij is samen met Jenneke het aanspreekpunt voor de Staten en het college van Gedeputeerde Staten.

drs. J . (Jenneke) SchuurkampSpijkerboer RA

Jenneke is als partner eindverantwoordelijk voor de controle van de provincie Overijssel en treedt op als de externe accountant. Zij is samen met Daniël het aanspreekpunt voor de Staten en het College van Gedeputeerde Staten en verantwoordelijk voor de aansturing van het controleteam en advisering van de provincie Overijssel.

L.M.(Leon)de Vries MSc EMA RA

Leon is als manager verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het controleteam, aanspreekpunt voor de organisatie en samen met Jenneke verantwoordelijk voor de advisering van de provincie Overijssel.

M.J. (Matthijs) KlompsMScEMA

Matthijs is als manager verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het controleteam en aanspreekpunt voor de organisatie.

drs. J . (Jasper) de Vries RE

Jasper is als director verantwoordelijk voor de uitvoering van alle IT/audit gerelateerde werkzaamheden. Daarnaast is hij de sparringpartner voor het management van de provincie.

V.Ln.r.: Jjoprr dr vrWi, Jannck* Schuufkamp, Leon d * Vri*», Oanlll Engwvrda

Pagina 18

Team eo ooafhaokelijkheid Onafhankelijkheid

Periodieke evaluatie van de samenwerking Wij stellen voor om jaarlijks onze dienstverlening aan de provincie Overijssel met de auditcommissie te evalueren, om onze dienstverlening voor Provinciale Staten te kunnen optimaliseren. Tevens zullen wij gedurende en na afloop van onze controle onze samenwerking met de provincie Overijssel met het management evalueren.

Onafhankelijkheid Nederlands recht vereist dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Dit betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn en dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden. Wij zullen in voorkomende gevallen deze voorwaarden en/of eventuele beperkingen met u dan wel het college van Gedeputeerde Staten bespreken. Indien u prijs stelt op een exemplaar van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), kunnen wij u die toesturen. Als partners of andere professionals van onze organisatie het voornemen hebben in dienst te treden bij een controlecliënt gelden randvoorwaarden om onze onafhankelijkheid te kunnen waarborgen. Zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming zult u daarom geen aanbiedingen doen tot het aangaan van een dienstverband in een financiële verslaggeving-srol, aan huidige of voormalige partners of andere professionals van onze organisatie, indien de betreffende partner of professional betrokken was bij de jaarrekeningcontrole, totdat de van toepassing zijnde afkoelingsperiode volgens de onafhankelijkheidsvoorschriften is verstreken. Voorts zult u zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming geen relaties aangaan met partners of andere professionals van onze organisatie waarbij sprake is van een gemeenschappelijk commercieel of financieel belang. In voorkomend geval zullen wij beoordelen of deze relatie past in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening en of de samenloop met de controleopdracht een eventuele bedreiging vormt voor onze onafhankelijkheid.

In een aantal gevallen bepaalt de ViO dat het voor ons verboden is om onze opdracht (verder) uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een (dreigende) juridische procedure tussen u en de voor de opdracht eindverantwoordelijke accountant of tussen u en EY indien deze procedure betrekking heeft op het oordeel of de conclusie met betrekking tot een eerder afgeronde assurance-opdracht. Indien wij onze werkzaamheden dienen te beëindigen als gevolg van een verbodsbepaling uit de ViO dan aanvaarden wij geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die u daar door lijdt. Procedures bij nieuwe opdrachten In onze offerte hebben wij aangegeven als volgt te handelen bij nieuwe opdrachten: Bij iedere nieuwe opdrachtaanvaarding doorlopen wij een acceptatieprocedure. Dit geldt voor alle opdrachtverzoeken vanuit de provincie Overijssel richting EY. Alle verzoeken, voor specifieke (advies)werkzaamheden toetsen wij vooraf aan de onafhankelijkheidsregels van EY en die van de provincie. Wij overleggen met u als (advies)werkzaamheden onze onafhankelijkheid mogelijk aantasten. Bij twijfel nemen wij een adviesopdracht niet aan. Bij specifieke aandachtspunten met raakvlak met de controle of die verdieping vereisen in onze controle, verrichten wij deze toets eveneens. Specifieke aandachtspunten van de auditcommissie en/of Provinciale Staten tasten over het algemeen onze onafhankelijkheid niet aan. Wij zullen u in ons accountantsverslag informeren over de naleving van bovenstaande procedure en of sprake is geweest van (mogelijke) bedreigingen van onze onafhankelijkheid en indien van toepassing de hiervoor getroffen waarborgen. Tot slot zullen wij u informeren of wij opdrachten geweigerd hebben in het kader van onafhankelijkheid.

Pagina 19

I^ooorariom

l-lonorarium jaarrekeningcontrole Op basis van de in de offerte d.d. ^0 juli 2 0 1 ^ voorgestelde afspraken met uw provincie zijn wij voor de controle van de jaarrekening van het boekjaar 2015 van de provincie Overijssel een bedrag overeengekomen van ^ 110.000 (inclusief de in onze offerte opgenomen SiSa regelingen en exclusief omzetbelasting). Voor het hanteren van dit bedrag gelden de volgende randvoorwaarden^uitgangspunten: Bij de uitvoering van onze controle zullen wij gebruik maken van de door uw provincie uitgevoerde verbijzonderde interne controles. Periodiek wordt intern met voldoende diepgang en op toereikende wijze vastgesteld of de intern genomen beheersingsmaatregelen ook als zodanig hebben gefunctioneerd. De vastlegging van deze werkzaamheden is zodanig dat wij bij onze controle hiervan gebruik kunnen maken. Het interne controleplan zullen wij voorafgaand aan de controle beoordelen teneinde vast te stellen dat deze aansluit op onze controleaanpak. Indien blijkt dat aanvullende afspraken noodzakelijk zijn, zullen wijuhier tijdig van op de hoogte stellen. Voorts hanteren wij als uitgangpunt dat er bij uw provincie sprake is van eenadequaat intern beheerssysteem(effectieve opzet,bestaan en werking) over het gehele jaar. Hiertoe rekenen wij de volgende aspecten: Er is bij uw provincie een financiële administratie aanwezig, waaraan betrouwbare financiële informatie kan worden ontleend. Dit houdt in dat de wijziging in de vaste gegevens, alsmede de mutatieverwerking met betrekking tot dit systeem zodanig is gestructureerd dat een juiste, volledige en tijdige verwerking is gewaarborgd.

Er zijn voldoende administratief organisatorische maatregelen genomen om te kunnen waarborgen dat de aan de procesuitvoering ontleende (financiële)informatie betrouwbaar is en dat bij deze procesuitvoering de relevante wet en regelgeving wordt nageleefd. Er is sprake van een toereikende planning en controlcyclus, waarbij de met Provinciale Staten overeengekomen producten op betrouwbare wijze tot stand komen en waarbij de verslaggevingsvoorschriften voor begroting en jaarrekening in acht worden genomen. Daarom ontvangen wij slechts twee versies van de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening: een conceptversie en een definitieve versie. Bij de uitvoering van de begroting worden de door Provinciale Staten hierbij gestelde financiële kaders zoals voorgelegd in de financiële verordening in acht genomen. Indien door ons tijdens de controle wordt vastgesteld dat het intern beheersingssysteem op onderdelen niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet, zullen wij met onze contactpersoon bij uw provincie overleggen en daarbij aangeven welke aanvullende interne controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd en met welke diepgang. Voor zover wij belast worden met de uitvoering van deze interne controlemaatregelen zullen wij vooraf een aanvullende prijsopgave doen. De interne controles (inclusief rechtmatigheid, waaronder ook SiSa uitkeringen) qua aard, omvang, diepgang en tijdspad uitgevoerd zijn zoals (ruim) voor aanvang van de (interim )controle besproken door de provincie met ons, zodat wij onze werkzaamheden adequaat hierop in kunnen richten. De geautomatiseerde gegevensverwerking en de wijzigingen daarin voldoet aan de daaraan te stellen eisen en tenminste op het huidige niveau blijft. Afwezigheid van significante controleverschillen als gevolg van onze controle.

Pagina21

I^ooorariom

Daarnaast gaan wij ervan uit dat, ten behoeve van de jaarrekeningcontrole, de administratie en de conceptjaarrekening binnen de overeengekomen planning en op de met uw provincie overeengekomen wijze tijdig aan ons zal worden voorgelegd, inclusief een voor de controle toereikend balansdossier, waarvan het model tijdig door ons zal worden aangereikt. Ten slotte zijn wij bij de bepaling van genoemd bedrag ervan uitgegaan dat zich tijdens onze controlewerkzaamheden geen bijzondere zaken zullen voordoen. Indien zich tijdens de controlewerkzaamheden omstandigheden voordoen die kunnen leiden tot belangrijke extra kosten dan zullen wij daarover direct contact opnemen met onze contactpersoon bij uw provincie. De aan de uitvoering van onze controlewerkzaamheden verbonden kosten zullen wij naar gelang van de voortgang van de controle factureren op basis van de door ons aan de opdracht bestede tijd en kosten. Voor onze declaraties geldt een betalingstermijn van veertien dagen, tenzij anders overeengekomen. Wijzigingen in de aard en reikwijdte van de controle Indien het pakket van werkzaamheden substantiële wijzigingen ondergaat (bijvoorbeeld door nieuwe of gewijzigde wet en regelgeving), treden de provincie Overijssel en EY met elkaar in overleg om te komen tot een bijstelling van de prijs op basis van een open calculatie van het meer/minderwerk. Eventuele bijstellingen zullen tussen de provincie en EY worden bevestigd in het dienstverleningsplan van enig boekjaar. Onder substantiële wijzigingen worden verstaan: wijzigingen in de controleprocedures, taken van de provincie, omvangrijke organisatieveranderingen en het verzelfstandigen van organisatie onderdelen en belangrijke wijzigingen(ofnieuwe)wet en regelgeving.

Overige diensten IVIet Provinciale Staten zijn wij overeengekomen de controle te verrichten van de door uw provincie onder verantwoordelijkheid van het college van Gedeputeerde Staten opgestelde conceptverantwoordingen op grond van de ontvangen specifieke uitkeringen van andere overheden. Voor zover de verantwoording van deze specifieke uitkeringen onder SiSa valt, zal de controle ervan worden uitgevoerd bij de jaarrekeningcontrole. De hieruit voortvloeiende kosten zullen worden betrokken bij de afrekening van het controlebudget voor de jaarrekeningcontrole Voor zover dit niet het geval is, zal de prijs gebaseerd zijn op de werkelijk gemaakte uren maal de in de offerte genoemde tarieven. Deze prijs zal na het verstrekken van de betreffende deelverklaring in rekening worden gebracht. De overige werkzaamheden zullen eveneens op basis van werkelijke tijdsbesteding en de in de offerte genoemde uurtarieven in rekening worden gebracht. Ingeval meerwerk voorzien wordt zullen wij direct(vooraf) met de griffier afstemming zoeken en zal eerst na schriftelijke bevestiging en akkoord door de griffier met werkzaamheden gestart worden. Wij zullen bij adequate en tijdige oplevering door uw provincie zorg dragen voor een tijdige uitvoering van deze werkzaamheden in relatie tot de afgesproken deadline. Informatie inzake kosten deelverklaringen Wij zullen in januari 201^enseptember201^een overzicht verstrekken van de kosten van de door ons afgegeven deelverklaringen

Pagina 22

Opdracht ^oor de cootrole

Opdracht Inhoud van onze opdracht In overeenstemming met het besluit dat door Provinciale Staten is genomen,heeftuons verzocht de jaarrekening te controleren van de provincie Overijsselover het boekjaar eindigend o p ^ l d e c e m b e r 2 0 1 5 . Dit betekent dat wij zullen fungeren als accountant van uw provincie met het doel te onderzoeken of de jaarrekening aan de in de wet gestelde eisen voldoet. De uitslag van ons onderzoek is samengevat in onze controleverklaring, welke aangeeft of: De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen en is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV): De baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen dat deze in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder provinciale verordeningen en besluiten van het college van Gedeputeerde Staten die een nadere uitwerking zijn van externe regelgeving dan wel van besluiten van Provinciale Staten of dooru vastgestelde verordeningen. Dit normenkader is door of namens het college nader gespecificeerd en door Provinciale Staten is vastgesteld. De rechtmatigheidscontrole van de accountant richt zich alleen op de financiële beheershandelingen als gevolg van deze wet en regelgeving: Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Wij merken aanvullend op dat uw provincie ook voor het boekjaar2015 op grond van wettelijk voorschrift verplicht is voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent te verantwoorden in een bijlage bij dejaarrekening,waarvoor hette hanteren model door het ministerie van Binnenlandse Zaken en l^oninkrijksrelaties is voorgeschreven. Dit in het kader van Single information Single audit (SiSa). Oontroleren rapporteringstoleranties De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie, zoals door Provinciale Staten vastgesteld,bedraagt voortekortkomingen l ^ e n voor onzekerheden^^ van de voor het jaar2015 voor uw provincie begrote totale lasten (inclusief stortingen in de reserves). Op basis van de primair begrote lasten 2015 bedraagt deze goedkeuringstolerantie^B.910.000. Wij zullen de hoogte van deze goedkeuringstolerantie zo nodig bijstellen aan de hand van de werkelijke lasten volgens de jaarrekening 2015. Het normenkader2015isd.d.^oktober2015 middels een collegebrief ter kennisgeving van Provinciale Staten gebracht. In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen (SiSa) de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: ^ 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aanC 125.000 is. 10^ indien de omvangbasis groter d a n ^ l 2 5 . 0 0 0 en kleiner dan of gelijk a a n ^ l . 0 0 0 . 0 0 0 is. ^ 125.000 indien de omvangbasis groter d a n ^ l . 0 0 0 . 0 0 0 is.

Pagina24

Opdracht ^oor de cootrole

wettelijk kader Beroepsvoorschriften Wij verrichten onze controle in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)en het controleprotocol dat door Provinciale Staten is vastgesteld. Deze standaarden vereisen dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften.Indienuprijs stelt op een exemplaar van de Verordening Gedrags en Beroepsregels Accountants (VGBA),kunnen wijudie toesturen.Voorts zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Bepalingen Provinciewet Wij gaan op grond van artikel 2 1 ^ , l i d l v a n de Provinciewet na of de jaarrekening aan de bij en krachtens deze wet gestelde voorschriften voldoet, of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig het BBV is opgesteld en met de jaarrekening verenigbaar is en of de in het kader van SiSa voorgeschreven bijlage is toegevoegd. Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn wij verplicht een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie van of ten behoeve van een cliënt, voor zover die wordt gesignaleerd in het kader van onze normale werkzaamheden, te melden aan de Einancialintelligence LInit Nederland te Zoetermeer. Van een dergelijke melding of het voornemen daartoe mogen wijugeen mededeling doen. Wat wordt verstaan onder een "ongebruikelijke transactie" is nader toegelicht in de wetgeving.

Dit kunnen uiteenlopende situaties zijn, waaronder ook bijvoorbeeld contante transacties boven bepaalde waarde die niet gebruikelijk zijn in de sector en waarbij bijvoorbeeld een adeguate onderbouwing van het zakelijk of gebruikelijke karakter ontbreekt. Dit zouden transacties in alle geledingen van de organisatie kunnen betreffen. Inzage in onze dossiers door toezichthouders en andere instanties Alle werkpapieren en dossiers, rapporten en andere zaken gecreëerd door EY als onderdeel van ons onderzoek blijven eigendom van EY. Wij kunnen worden verplicht om aan derden, bijvoorbeeld wettelijke toezichthouders (AElvl), ministeries en justitie, en ElOD ECD, op grond van wettelijke bepalingen of andere voorschriften informatie te verschaffen oftoegang tot onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Op grond van onze geheimhoudingsregels zijn wij in sommige gevallen verplicht uw schriftelijke toestemming voor inzage te verkrijgen. Indien een dergelijk verzoek ons bereikt, zullen wij hierover zo spoedig mogelijk contact met Provinciale Staten en met het college van Gedeputeerde Staten opnemen over de voorwaarden waaronder aan dit verzoek kan worden voldaan en om uw Staten en het college toestemming te vragen voor zover noodzakelijk. Ook de Belastingdienst kan in het kader van het bovenstaande voor een reguliere belastingcontrole aan ons verzoeken informatie te verstrekken of inzage in onze werkpapieren en dossiers te verschaffen. Een dergelijk verzoek zal altijd in eerste instantie aanuen^of uw juridisch of fiscaal adviseur kenbaar worden gemaakt door de controlemedewerker van de Belastingdienst. Wij zijn van mening dat het algemeen belang er mee gediend is dat de Belastingdienst bij belastingcontroles kan steunen op de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van jaarrekeningen. Wij zullen uw Staten, alsmede het college van Gedeputeerde Staten vragen om instemming met het verzoek schriftelijk aan ons kenbaar te maken. I^ocht in een concrete situatie uw provincie haar instemming onthouden, dan zullen wij op grond van onze gedragsregels nagaan waarom uw provincie haar instemming niet geeft. Pagina 25

Opdracht ^oor de cootrole

Interne Peheersing en onze controle Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door ons toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico'sdat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico inschattingen nemen wij de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en het getrouwe beeld daarvan. Deze risico inschattingen zijn gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de provincie Overijssel. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en van de redelijkheid van de door het college van Gedeputeerde Staten gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaarnemingen en andere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van interne beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs indien een controle naar behoren is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden een afwijking van materieel belang onontdekt blijft.

Continuïteit informatietechnologie In onze controle richten wij ons op de IT (omgeving en applicaties)die van belang zijn voor het afgeven van onze controleverklaring bij de jaarrekening (bijvoorbeeld niet limitatief het financiële pakket en de betalingsapplicatie). Ons oordeel houdt geen uitspraak in over de continuïteit van de doorugebruikte informatietechnologie.iviochten wij tijdens de uitvoering van onze controle stuiten op onvolkomenheden op dit vlak dan zullen wij dit melden in ons verslag van bevindingen, zoals door de wet vereist.

OePruikmaken werkzaamheden interne controle atdeling Bij de uitvoering van onze werkzaamheden in het kader van deze opdracht, wordt-voor zover mogelijk gebruik gemaakt van de werkzaamheden van uw interne controle afdeling. I^et deze afdeling worden hiertoe afspraken gemaakt over gezamenlijke afstemming van de controleplanning, de aard en diepgang van uit te voeren werkzaamheden, de interne review op de uitgevoerde werkzaamheden, de rapportage en de dossiervorming. Bij het gebruikmaken van deze werkzaamheden is de Nederlandse Standaard ^10 Gebruikmaken van de werkzaamheden van jn^erneaudi^ors van toepassing. Deze standaard is in 201^ aangescherpt. De standaard houdt onder meer in dat wij de voor ons relevante, door de interne controle afdeling uitgevoerde werkzaamheden evalueren en testen om ons ervan te overtuigen, dat de werkzaamheden toereikend zijn voor onze doelstellingen en om vast te stellen welke eigen werkzaamheden onze eigen professionals moeten uitvoeren.

Pagina 2 ^

Opdracht ^oor de cootrole

Daarnaast stelt deze standaard eisen aan de kwaliteit en inrichting van de interne controle afdeling voor wat betreft: Objectiviteit: dit heeft onder meer betrekking op de positie van de interne controlefunctionarissen (los van de organisatie)en het rechtstreeks rapporteren van bevindingen aan de hoogste leiding, belandere woorden: zijn de interne controlefunctionarissen voldoende onafhankelijk en kunnen zij hun werkzaamheden uitvoeren zonder enige belemmering, belangenconflict en^of beïnvloeding van anderen die de professionele oordeelsvorming aantasten. Deskundigheid: dit heeft betrekking op het verkrijgen en onderhouden van kennis en vaardigheden van de interne controlefunctionarissen teneinde de werkzaamheden op het vereiste niveau uit te voeren, inclusief de vereiste opleiding en begeleiding. Systematische en gedisciplineerde aanpak: hierbij gaat het erom of de afdeling een systematische en gedisciplineerde benadering heeft waaronder het toepassen van een systeem van kwaliteitsbeheersing. De mate waarin wij gebruik kunnen maken van de werkzaamheden van uw interne controle afdeling is afhankelijk van de beoordeling van de interne controle afdeling op de bovengenoemde criteria.

Wij zullen met het college van Gedeputeerde Staten de uitkomsten van de beoordeling van de kwaliteit en inrichting van de interne controle afdeling aan de hand van de genoemde toetsingscriteria bespreken alsmede het effect daarvan op de door ons te verrichten controlewerkzaamheden. Hierbij zullen wij eventueel aanbevelingen doen ter verhoging van de kwaliteit van de interne controle functie. Dossiers van de interne controle afdeling, waarin voor de jaarrekeningcontrole relevante werkzaamheden zijn gedocumenteerd, dienen voor ons te allen tijde toegankelijk te zijn, ook na beëindiging van onze werkzaamheden. Dit ongeacht de reden en^of wijze van beëindiging. De dossiers van de interne controle afdeling zullen minimaal zeven jaar na beëindiging van de werkzaamheden met betrekking tot een bepaald controlejaar worden bewaard, of langer indien dit naar onze mening noodzakelijk is (bijvoorbeeld in geval van(dreigingvan)een civiele, straf of tuchtrechtelijke procedure). fBede gezien de ontwikkelingen rondom het accountantsberoep, waaronder het toezicht op accountants door de AElvl, worden afspraken over dossiervorming jaarlijks geëvalueerd en zonodig herzien.

Pagina 2 ^

veraotwoordelijkhedeo vao het college vao Oedepoteerde stateo vao de proviocie Overijssel ^et^ en regelgeving Wij vestigen er de aandacht op dat het college van Gedeputeerde staten van de provincie Overijssel verantwoordelijk is voor het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het resultaat getrouw dient weer te geven, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het BBV. Tevens is het college verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Dit houdt in dat deze bedragen in overeenstemming dienen te zijn met de begroting en met de in de relevante wet en regelgeving opgenomen bepalingen. Het college van Gedeputeerde Staten is daarnaast verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het college noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Daarnaast is het college ingevolge de financiële verordening primair verantwoordelijk voor een toereikend rechtmatigheidsbeheer. In dat kader dient ook intern binnen uw provincie met de nodige periodiciteit en diepgang te worden vastgesteld dat dit beheertoereikend is en in het dienstjaar heeft gefunctioneerd.

Oocumentatie Het college van Gedeputeerde Staten draagt verantwoordelijkheid voor het aan ons: toegang verschaffen tot alle informatie waarvan het zich bewust is dat deze relevant is voor het opmaken van de jaarrekening, zoals de vastleggingen, documentatie en andere aangelegenheden: verstrekken van aanvullende informatie die wij kunnen vragen voor het doel van de controle: onbeperkt toegang verschaffen tot personen binnen de provincie Overijssel van wie wij vaststellen dat het noodzakelijk is controle informatie te verkrijgen: en

Beschikbaarheid van een internetverbinding, zodat wij in ons digitale dossier kunnen werken. Het college van Gedeputeerde Staten zal ons tijdig de jaarrekening, het jaarverslag en de overige gegevens in conceptvorm aanleveren, zodat wij deze kunnen controleren voordat zij in definitieve vorm worden opgesteld.

bevestiging Pij de jaarrekening Het college van Gedeputeerde staten dient (in het kader van het opmaken van de jaarrekening) erop toe te zien dat de rechten en verplichtingen van de provincie Overijssel op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan, maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. In sommige gevallen kunnen deze rechten en verplichtingen niet door accountantscontrole worden ontdekt. Peeds bekende en^of te verwachten gebeurtenissen en omstandigheden zullen tevens op adequate wijze in de jaarrekening tot uitdrukking moeten worden gebracht. Wij zullen in verband met deze aspecten het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Overijssel verzoeken de mededelingen die in dat kader aan ons zijn gedaan schriftelijk te bevestigen. Voorts zullen wij het college van Gedeputeerde Staten vragen schriftelijk te bevestigen dat het van oordeel is dat het effect van eventuele ongecorrigeerde afwijkingen in de jaarrekening, zowel afzonderlijk als in totaal, niet van materieel belang is voor de jaarrekening als geheeL Een overzicht van deze posten zal in de schriftelijke mededeling worden opgenomen of eraan worden gehecht. Wij hebben er alle vertrouwen in te kunnen rekenen op volledige medewerking van uw personeel en vertrouwen erop dat men alle vastleggingen, documentatie en andere informatie die in het kader van de controle benodigd is beschikbaar zal stellen. Pagina 2B

veraotwoordelijkhedeo vao het college vao Oedepoteerde5tateo vao de proviocie Overijssel fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij zowel Provinciale Staten als het college van Gedeputeerde Staten van uw provincie. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. Door de kenmerken van fraude, vooral wanneer gebruik wordt gemaakt van verhulling door samenspanning en vervalste documentatie, kan een controle, ook al is die opgezet en uitgevoerd in overeenstemming met algemeen aanvaarde controlestandaarden, een fraude van materieel belang niet aan het licht brengen. Daar onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, richt onze controleopdracht zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Indien bij de uitvoering van de controleopdracht aanwijzingen van fraude worden verkregen, zullen wij, ongeacht de mogelijke omvang en de aard van de vermoedelijke fraude, aanvullend onderzoek verrichten, afgestemd op het vaststellen van de aard en omvang van de fraude in relatie tot de jaarrekening. Indien wij een aanwijzing voor of een redelijk vermoeden van^fraude verkrijgen, zullen wij hierover communiceren met het college van Gedeputeerde Staten enu.In het kader van de controlestandaard240 "Deveranf^oorde^i^^^^e^dvandeaccoun^an^voor^e^onder^er^r^envan^e^ r^s^co van fraude in ^e^^ader van de con^ro^e van f^jnancjë^eoverzjc^^en" zullen wij het college van Gedeputeerde Staten(die de jaarrekening opmaakt) van de provincie Overijssel vragen de volgende punten schriftelijk te bevestigen:

Het college van Gedeputeerde staten erkent haar verantwoordelijkheid voor het opzetten, implementeren en onderhouden van de interne beheersing gericht op het voorkomen en ontdekken van gevallen van fraude. Het college van Gedeputeerde Staten heeft ons de resultaten gemeld van de inschatting door het management van het risico dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang zouden kunnen bevatten die het gevolg zijn van fraude. Het college van Gedeputeerde Staten heeft aan ons alles gemeld met betrekking tot fraude en vermoede fraude die op de entiteit van invloed zijn en waarbij betrokken zijn: het management: werknemers die een belangrijke rol spelen bij de werking van de interne beheersing: anderen in het geval dat de fraude een effect zou kunnen hebben dat van materieel belang is voor de financiële overzichten. Het college van Gedeputeerde Staten heeft ons op de hoogte gesteld van alle aantijgingen van fraude of van vermoede fraude, die op de financiële overzichten van de entiteit van invloed zijn en waarvan zij kennis hebben verkregen via werknemers, voormalige werknemers, analisten, regelgevers of toezichthouders of via anderen. Het college van Gedeputeerde Staten zal ons informeren omtrent alle aspecten en beweringen met betrekking tot financiële onregelmatigheden die het college, het overige management of de audit commissie ter ore zijn gekomen of zijn meegedeeld(ongeacht de bron of vorm waarin en inclusief, zonder enige beperking, beschuldigingen van "klokkenluiders"). In dat geval verstrekt het college van Gedeputeerde Staten ons volledige en tijdige toegang tot interne onderzoeken naar deze informatie.

Pagina 29

veraotwoordelijkhedeo vao het college vao Oedepoteerde5tateo vao de proviocie Overijssel Onder financiële onregelmatigheden worden ook verstaan aspecten en beweringen rondom manipulaties van financiële resultaten door het management en werknemers, verduistering van activa, omzeiling van interne controles, ongepaste invloed op transacties met verbonden partijen, opzettelijke misleiding van accountants of andere beschuldigingen, niet wettige handelingen of fraude die tot gevolg kan hebben dat de jaarrekening een verkeerd beeld geeft of anderszins de financiële verslaggeving aantast van uw provincie. Indien in enigerlei mate een beperking geldt voor het verstrekken van bedoelde informatie, dan zal het college van Gedeputeerde Staten ons hiervan onverwijld in kennis stellen. Een dergelijke beperking kan door ons beschouwd worden als een beperking in de aard en reikwijdte van onze opdracht tot controle en kan ons beletten een verklaring af te geven bij de jaarrekening, of kan aanleiding zijn tot aanpassing van onze verklaring of op andere wijze van invloed zijn op de continuering van onze opdracht als onafhankelijke accountant van uw provincie.

I^aleving specifieke wet en regelgeving Het College van Gedeputeerde staten van de provincie Overijssel en Provinciale Staten zijn ook verantwoordelijk voor de naleving van wettelijke en andere voorschriften. Een controleopdracht zal in het algemeen niet leiden tot ontdekking van overtredingen van alle wet en regelgeving. Ontdekking van overtredingen, ongeacht de materialiteit, zal leiden tot een overweging van de implicaties voor de integriteit van het management of de werknemers en het mogelijke effect op andere aspecten van onze controle. Wij zullen het college verzoeken schriftelijk te bevestigen dat het alle inlichtingen heeft verstrekt omtrent alle hem bekende werkelijke of mogelijke overtredingen van wet en regelgeving, waarmee bij de opstelling van de jaarrekening rekening moet worden gehouden.

Pagina 80

veraotwoordelijkhedeo vao het college vao Oedepoteerde stateo vao de proviocie Overijssel

afspraken over de puPlicatie van jaarcijfers op de wePsite van de provincie enBof door middel van persPerichten ^ e t u z i j n afspraken gemaakt over de publicatie van jaarcijfers op de website van de provincie en^of door middel van persberichten. Wij hebben metuafgesproken datuons tijdig informeert voordat jaarcijfers en^of persberichten hieromtrent openbaar worden gemaakt teneinde te kunnen bepalen welke aanvullende werkzaamheden door ons moeten worden verricht. Het moment van publicatie in relatie tot de status van de jaarrekening is daarbij van belang:

Publicatie op de website van de provincie De jaarrekening wordt eerst op de website van de provincie gepubliceerd nadat een controleverklaring is verstrekt. Op de website wordt tevens de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring vermeld. Bij publicatie op de website voordat wij een controleverklaring hebben afgegeven,wordt dooruop de jaarrekening vermeld dat sprake is van een concept jaarrekening en de hierin opgenomen cijfers nog niet zijn gecontroleerd.

Persberichten Indien een persbericht met jaarcijfers wordt uitgebracht voordat de jaarrekening is opgemaakt is nog geen sprake van openbaarmaking in de zin van de wet. LI neemt in het persbericht op dat de cijfers nog niet zijn gecontroleerd en dat de jaarrekening nog niet is opgemaakt. Indien op het moment van publicatie al wel de jaarrekening is opgesteld, maar wij hebben nog geen controleverklaring afgegeven wordt dooruin het persbericht opgenomen dat de hierin opgenomen cijfers niet zijn gecontroleerd. Is al wel een controleverklaring afgegeven en de jaarrekening is vastgesteld door de raad dan neemtuin het persbericht op de strekking van de door ons afgegeven controleverklaring.

Pagina81