PROTOKOL SERTIFIKASI Versi 4.1 Januari 2016
1
Salinan dan terjemahan dokumen ini tersedia dalam format elektronik di Situs web UTZ: www.utz.org
Silakan kirimkan komentar atau saran Anda ke:
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Atau lewat pos ke: UTZ Standard and Certification Department De Ruyterkade 6 bg 1013 AA Amsterdam The Netherlands
© UTZ 2015 Tidak ada bagian dari publikasi ini yang boleh direproduksi, disimpan dalam sistem yang dapat diakses kembali, atau dikirimkan dalam bentuk atau cara apapun, baik elektronik, mekanis, fotokopi, rekaman, atau apa saja tanpa menyebutkan sumbernya dengan lengkap.
www.utz.org
2
Isi 1. PENDAHULUAN ........................................................................................................................................... 4 1.1.
Apa yang dimaksud dengan Protokol Sertifikasi? ............................................................................ 4
1.2.
Mengapa diperlukan versi yang diperbarui? ..................................................................................... 4
1.3.
Kapan harus mematuhi Protokol Sertifikasi versi 4.1 ....................................................................... 4
1.4.
Cakupan dokumen ini ...................................................................................................................... 5
1.5.
Dokumen-dokumen dan terjemahan-terjemahan lain yang relevan ................................................ 5
1.6.
Menghubungi UTZ .......................................................................................................................... 6
1.7.
Singkatan ........................................................................................................................................ 6
1.8.
Definisi ............................................................................................................................................ 7
1.9.
Kepatuhan terhadap undang-undang nasional ................................................................................ 8
2.
3.
PROSES SERTIFIKASI ............................................................................................................................... 9
2.1.
Pengantar........................................................................................................................................ 9
2.2.
Siapa yang harus disertifikasi dan/atau dilisensi? ............................................................................. 9
2.3.
Proses sertifikasi umum ................................................................................................................. 12
2.4.
Proses Sertifikasi untuk Pedoman Perilaku .................................................................................... 19
2.5.
Proses Sertifikasi untuk Rantai pengawasan (ChoC) ...................................................................... 24
2.6.
Hak cipta dipegang oleh UTZ......................................................................................................... 28
LEMBAGA-LEMBAGA SERTIFIKASI ....................................................................................................... 29 3.1.
Persyaratan-persyaratan persetujuan LS ....................................................................................... 29
3.2.
Prosedur persetujuan LS ................................................................................................................ 33
3.3.
Kewajiban-Kewajiban LS ............................................................................................................... 33
4. JAMINAN PROGRAM UTZ.......................................................................................................................37 4.1.
Prosedur ketidakpuasan .................................................................................................................37
4.2.
Sistem Pemantauan LS ..................................................................................................................37
4.3.
Kebijakan Sanksi ............................................................................................................................37
4.4.
Program Pelatihan LS .....................................................................................................................37
www.utz.org
3
1. PENDAHULUAN 1.1.
Apa yang dimaksud dengan Protokol Sertifikasi?
UTZ adalah sebuah program dan label bagi pertanian berkelanjutan di seluruh dunia. Protokol Sertifikasi UTZ menjelaskan proses untuk menjadi anggota bersertifikat UTZ atau Lembaga Sertifikasi (LS) UTZ yang sah. Protokol ini menjelaskan anggota mana yang perlu mendapatkan audit eksternal, dan bagaimana serta kapan audit harus dilakukan. Protokol Sertifikasi juga menjelaskan pengaturan yang menetapkan hubungan antara LS dan UTZ. Protokol Sertifikasi UTZ memiliki empat bagian: 1.
PENDAHULUAN: berisi hal-hal umum mengenai dokumen ini, misalnya mengapa versi diperbarui, cakupan, singkatan-singkatan, dan definisi-definisi.
2.
PROSES SERTIFIKASI: menjelaskan prosedur dan ketentuan memperoleh sertifikasi sesuai standarstandar UTZ.
3.
LEMBAGA SERTIFIKASI: menjelaskan prosedur persetujuan dan persyaratan-persyaratan bagi LS, serta tanggung jawab staf LS (Manajer Perencana, Pemberi Sertifikat, dan para auditor) dan UTZ.
4.
JAMINAN: menjelaskan sistem jaminan program UTZ, termasuk Prosedur Ketidakpuasan UTZ, Sistem Pemantauan LS, Kebijakan Sanksi dan Program Pelatihan untuk LS.
1.2.
Mengapa diperlukan versi yang diperbarui?
Standar-standar dan kebijakan-kebijakan UTZ direvisi, disempurnakan, dan diperbarui secara berkala berdasarkan perubahan dalam program UTZ, pengalaman yang lalu dengan standar/kebijakan tersebut, dan umpan balik yang diterima dari para pemangku kepentingan. Protokol Sertifikasi UTZ sebelumnya (versi 4.0 Juli 2015) telah direvisi untuk: -
Memperbaiki kesalahan (minor) dalam Protokol Sertifikasi UTZ versi 4.0 Juli 2015;
-
Memperkenalkan perubahan besar yang terkait dengan frekuensi dan intensitas audit-audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC).
1.3.
Kapan harus mematuhi Protokol Sertifikasi versi 4.1
Protocol Sertifikasi UTZ versi 4.1 Januari 2016 ini menggantikan Protokol Sertifikasi UTZ Certification versi 4.0 Juli 2015. Versi 4.1 merupakan versi 4.0 Juli 2015 yang telah diperbaiki. Mulai 1 Januari 2016 dan seterusnya Protokol Sertifikasi UTZ versi 4.1 Januari 2016 menjadi wajib dan versi 3.0 September 2012, serta versi 4.0 Juli 2015 tidak berlaku lagi. LS dan para stafnya yang telah disetujui menurut Protokol UTZ versi terdahulu tetap disetujui menurut Protokol UTZ versi 4.1 dan tidak perlu lagi mengajukan permohonan untuk kantor, cakupan, Manajer Perencana, dan Pemberi Sertifikat mereka yang telah disetujui sebelumnya. Para auditor yang telah disetujui LS juga berstatus tetap disetujui (secara internal). Namun, mulai dari tanggal 1 Januari 2016 dan seterusnya, semua kantor, Pemberi Sertifikat, Manajer Perencana, and Auditor yang telah disetujui harus memenuhi persyaratan pelatihan seperti yang dijelaskan dalam bab 3.1 dan 4.4.
www.utz.org
4
1.4.
Cakupan dokumen ini
Dokumen ini berlaku bagi pihak-pihak berikut: - Anggota-anggota UTZ - Para calon LS dan LS yang telah disetujui - UTZ
1.5.
Dokumen-dokumen dan terjemahan-terjemahan lain yang relevan
Protokol Sertifikasi tersedia dalam beberapa bahasa. Jika ada keraguan tentang keakuratan informasi dalam dokumen versi terjemahan ini, silakan merujuk pada versi Bahasa Inggris yang merupakan versi resmi dan mengikat. Berbagai terjemahan dan dokumen lainnya yang relevan tersedia di situs web UTZ. Dokumen-dokumen tersebut meliputi:
-
Pedoman Perilaku (Pedoman): standar untuk para produsen/kelompok produsen yang meliputi metode pertanian dan kondisi kerja yang lebih baik serta perawatan yang lebih baik atas alam dan masa depan. Jika seorang produsen/kelompok produsen melaksanakan ketentuan-ketentuan dalam Pedoman dan mendapatkan audit yang dilakukan oleh LS yang disetujui, yang berujung pemberian sertifikat, mereka diizinkan menjual produk-produk mereka sebagai produk bersertifikat UTZ.
-
Standar Rantai Pengawasan (ChoC –Chain of Custody): standar untuk Pelaku Rantai Pasokan (SCASupply Chain Actors) yang dirancang untuk memberikan keyakinan penuh bahwa produk bersertifikat UTZ secara fisik atau administratif (jika terjadi saldo massa) terkait dengan produsen/kelompok produsen bersertifikat UTZ, serta memastikan keterlacakan produk bersertifikat UTZ. Sertifikasi terhadap Standar Rantai pengawasan (ChoC) memastikan bahwa produk-produk yang dijual oleh Pelaku Rantai Pasokan bersertifikat (SCA) sudah bersertifikat UTZ, dan telah diperdagangkan dan ditangani sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan oleh UTZ.
-
Daftar LS yang disetujui: Daftar LS yang disetujui oleh UTZ untuk melakukan audit-audit sertifikasi UTZ. Indikasi wilayah/negara di mana setiap LS dapat melakukan pemeriksaan juga tersedia di situs web UTZ.
-
Daftar Periksa Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC): daftar ringkas semua poin kontrol (control point/CP) dan pertanyaan yang dipakai dalam proses pemantauan dan evaluasi, dengan kolom tambahan untuk menambahkan berbagai komentar. Dokumen-dokumen ini wajib digunakan oleh para anggota (dan subkontraktor mereka) untuk melaksanakan pengkajian mandiri dan dapat digunakan auditor dari LS untuk melakukan audit eksternal (lihat bab 2.3).
-
Kebijakan Pelabelan dan Merk Dagang: dokumen yang menjelaskan persyaratan untuk: o Pelabelan pada kemasan baik eceran maupun produk-produk jasa makanan, misalnya label UTZ pada kemasan kopi untuk pasar eceran dan pada kemasan biji kopi untuk pasar luar ruang. o Penggunaan merek dagang UTZ selain pada kemasan, misalnya penggunaan merk dagang UTZ pada situs web, iklan atau laporan perusahaan. Pelabelan meliputi segala hal yang mengacu kepada bahan-bahan bersertifikat UTZ, baik dengan maupun tanpa logo. Kata-kata yang tepat (pernyataan dalam bentuk teks) serta rincian tentang penggunaan logo yang benar (warna, posisi, ukuran) merupakan bagian dari kebijakan pelabelan.
-
Dokumen Panduan Program untuk Teh Herbal EUBT/UTZ: dokumen yang menjelaskan struktur dan proses sertifikasi menurut program teh herbal gabungan Union for Ethical BioTrade dan UTZ.
www.utz.org
5
1.6.
Menghubungi UTZ
Dukungan bagi LS LS dapat menghubungi departemen UTZ Standards & Certification dengan menggunakan alamat email di bawah, misalnya untuk menanyakan standar UTZ, apabila terdapat masalah dalam mematuhi Protokol Sertifikasi, berkomunikasi tentang anggota (penundaan dan pembatalan sertifikat dan lisensi) dan persetujuan dan pelatihan LS. -
[email protected] [email protected]
untuk sertifikasi Kopi untuk sertifikasi Kakao
-
[email protected]
untuk sertifikasi Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal)
[email protected]
untuk sertifikasi Hazelnut
-
-
[email protected] [email protected] [email protected]
untuk mengurus akun-akun dan persetujuan LS untuk pemantauan LS untuk pelatihan LS
Dukungan bagi Anggota Anggota dapat menghubungi Tim Dukungan Anggota UTZ dengan alamat email di bawah, misalnya untuk menanyakan standar UTZ, apabila terdapat masalah dalam mematuhi Protokol Sertifikasi, dan pemberlakuan pembebasan audit: -
[email protected] untuk Kopi -
[email protected] untuk Kakao -
[email protected] untuk Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal) -
[email protected] untuk Hazelnut
Dukungan Keterlacakan (untuk para anggota dan LS) Para Anggota dan LS dapat menghubungi alamat email di bawah untuk bantuan mengakses atau menggunakan sistem keterlacakan Good Inside Portal (GIP): -
[email protected] untuk Kopi -
[email protected] untuk Kakao -
[email protected] untuk Teh (termasuk Teh Rooibos dan Herbal) -
[email protected] untuk Hazelnut
1.7.
Singkatan
Berikut ini adalah singkatan-singkatan yang digunakan dalam dokumen ini: LS Pedoman ChoC CP GIP IMS IP MB S&C SCA SG
Lembaga Sertifikasi (Certification Body) Pedoman Perilaku (Code of Conduct) Standar Rantai pengawasan (Chain of Custody Standard) Poin Kontrol (Control Point) 1 Good Inside Portal Sistem Manajemen Internal (Internal Management System) Identity Preserved - Identitas Terpelihara (tingkat keterlacakan) Mass Balance - Saldo Massa (tingkat keterlacakan) Standar & Sertifikasi (departmen di bawah UTZ) Pelaku Rantai Pasokan (Supply Chain Actor) Segregasi (tingkat keterlacakan)
1
Administrasi Sertifikat dan Sistem Keterlacakan UTZ online dapat diakses di www.goodinsideportal.org
www.utz.org
6
1.8.
Definisi
Kecuali disebutkan adanya arti lain, istilah “produsen”, “kelompok produsen”, “SCA” dan “LS” dalam dokumen ini merujuk pada produsen bersertifikat UTZ, kelompok produsen bersertifikat UTZ, Pelaku Rantai Pasokan bersertifikat, dan LS yang disetujui UTZ. Auditor
Audit - Audit sertifikasi - Audit perpanjangan
- Audit tindak lanjut - Audit paralel
- Audit fisik - Pra-audit
- Audit bayangan - Audit mendadak
Tahun kalender Sertifikat
Lembaga Sertifikasi Pemberi Lisensi Koreksi Tindakan korektif Pemeriksaan internal Sistem Manajemen Internal (IMS) Pemeriksa internal Lisensi
Anggota Ketidakpatuhan
www.utz.org
Petugas berkualifikasi yang melaksanakan audit atas nama dan di bawah tanggung jawab LS. Mengikuti metodologi yang tepat, auditor mengumpulkan bukti untuk mengevaluasi seberapa baik kriteria standar terpenuhi. Auditor harus objektif, tidak memihak, dan kompeten. Proses sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk mendapatkan dan mengakses bukti audit untuk menentukan seberapa taraf persyaratan sertifikasi UTZ terpenuhi. Audit yang dilakukan oleh LS untuk menentukan seberapa taraf yang dipenuhi seorang anggota untuk sertifikasi UTZ dan berdasarkan itu keputusan sertifikasi dibuat dan sertifikat dapat diterbitkan. Audit yang dilakukan LS untuk mengevaluasi perubahan pada informasi sertifikasi selama validasi sertifikat. Perpanjangan audit memberikan jalan untuk memberi sertifikasi volume tambahan atau aktivitas pemprosesan baru, dan/atau untuk menambahkan area baru, lokasi dan/atau anggota kelompok untuk disertifikasi. Audit yang dilakukan LS untuk memverifikasi pelaksanaan tindakan koreksi. Audit tindak lanjut memberikan jalan untuk menyelesaikan ketidakpatuhan yang ditemukan pada audit sebelumnya. Audit tindak lanjut dapat berupa audit fisik ataupun tidak. Audit yang dilakukan atas nama UTZ setelah LS melaksanakan audit terhadap pihak yang diaudit untuk cakupan yang sama. Audit paralel digunakan untuk mengevaluasi kinerja LS dan auditor yang melakukan audit sebelumnya. Kunjungan auditor ke fasilitas anggota untuk mendapatkan bukti audit, untuk menentukan seberapa persyaratan untuk sertifikasi UTZ telah terpenuhi. Audit yang dilakukan LS terhadap (calon) anggota dengan tujuan untuk menilai tindakan apa yang masih perlu dilakukan sebelum audit sertifikasi bisa berhasil. Pra-audit tidak dianggap sebagai aktivitas konsultasi. Audit yang dilakukan atas nama UTZ dengan menyaksikan audit (audit sertifikasi atau tindak lanjut) yang dilakukan LS. Audit bayangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja LS dan auditor yang melakukan audit. Audit yang diumumkan kepada anggota dalam waktu singkat dan dilakukan oleh LS selama sertifikat masih valid. Audit ini dilakukan untuk mengevaluasi apakah anggota tersebut masih memenuhi persyaratan UTZ yang berlaku dan/atau untuk mengevaluasi kinerja auditor LS yang melakukan audit terakhir. Periode antara dan termasuk 1 Januari hingga 31 Desember. Dokumen yang dikeluarkan oleh LS yang disetujui UTZ ketika anggota mematuhi persyaratan satu atau lebih standar UTZ. Sertifikat ini memberikan jalan bagi anggota bersertifikat untuk meminta lisensi di GIP agar dapat memperdagangkan produk bersertifikat UTZ. Perusahaan pihak ketiga yang melakukan audit terhadap satu atau lebih standar UTZ. Anggota staf LS (atau kontraktor independen yang dikontrak) yang atas persetujuan UTZ, yang bertanggung jawab mengambil keputusan sertifikasi. Tindakan untuk memperbaiki ketidakpatuhan. Tindakan untuk mengatasi penyebab ketidakpatuhan terhadap poin kontrol, untuk mencegah pengulangan. Tindakan koreksi harus sesuai dengan dampak ketidakpatuhan yang ditemukan. Pemeriksaan yang dilakukan atas nama IMS dan oleh seorang pemeriksa internal atau lebih untuk menilai kesesuaian anggota kelompok dengan semua persyaratan Pedoman Perilaku UTZ yang berlaku. Sistem terdokumentasi dari suatu manajemen mutu yang dipersyaratkan untuk sertifikasi Pedoman Perilaku kelompok dan multi-kelompok. Tujuan IMS adalah untuk memfasilitasi pengorganisasian dan pengelolaan kelompok yang efisien dan untuk memastikan bahwa kelompok dan anggota kelompok mematuhi ketentuan yang berlaku di Pedoman Perilaku UTZ. Petugas yang ditunjuk IMS untuk melakukan pemeriksaan internal atas anggota kelompok perseorangan. Lisensi yang diberikan oleh UTZ kepada anggotanya untuk menggunakan merek dagang UTZ dan menggunakan GIP untuk mencatat transaksi serta mengelola dan menyimpan persetujuan pelabelan produk UTZ. Semua produsen, kelompok produsen, dan SCA yang berhasil terdaftar dalam UTZ. Tidak terpenuhinya persyaratan salah satu standar UTZ.
7
Operator Luar Rumah (juga disebut jasa makanan) Produksi paralel Penanganan fisik Produsen Kelompok produsen
Pengecer Manajer Perencana Pengkajian mandiri SCA Skala Kecil
Sub-kontraktor
Laporan Ringkasan Pelaku Rantai Pasokan (SCA) Produk bersertifikat UTZ
1.9.
Perusahaan yang membeli produk konsumen akhir, dan menangani produk tersebut sebelum menyajikan atau menjual kepada konsumen.
Produksi di mana pertanian yang sama menanam produk yang sama di plot yang bersertifikat UTZ dan plot lain yang tidak bersertifikat. Setiap aktivitas yang meliputi kontak fisik dengan produk yang tidak dikantongi, tidak disegel, atau tidak dikemas. Aktivitas yang dianggap sebagai penanganan fisik terdaftar dalam lampiran khusus produk Rantai pengawasan (ChoC). Orang atau organisasi yang mewakili pertanian dan bertanggung jawab atas produk yang dijual oleh pertanian tersebut. Kelompok produsen terorganisasi yang menjadi bagian dari IMS dan disertifikasi bersama-sama di bawah opsi "Sertifikasi Kelompok" atau Sertifikasi Multi-kelompok." Kelompok ini dapat diorganisasi oleh asosiasi atau koperasi atau dikelola oleh pelaku rantai pasokan (misalnya eksportir) atau entitas lain. Rantai pasar swalayan atau titik penjualan lain untuk produk konsumen akhir, yang dapat langsung diakses oleh konsumen. Pedagang grosir termasuk dalam kategori ini. Anggota staf LS yang bertanggung jawab untuk pengelolaan administratif akun LS pada program UTZ. Evaluasi yang dilakukan oleh atau atas nama seorang anggota terhadap tingkat penerapannya sendiri atas salah satu atau lebih standar UTZ. SCA atau Pelaku Rantai Pasokan yang secara fisik menangani volume kecil dari produk keseluruhan (produk UTZ, produk yang sama non-UTZ). Jumlah volume yang menjelaskan kategori ini berlaku untuk produk spesifik (lihat bab 2.2). Perseorangan atau entitas (misalnya SCA, produsen / kelompok produsen, LS, auditor, Pemberi Sertifikat) yang dikontrak oleh anggota bersertifikat/disetujui atau calon anggota, atau LS untuk melakukan tugas tertentu yang tercakup dalam sertifikasi/persetujuan UTZ. Kuesioner di GIP yang digunakan LS untuk melaporkan hasil audit kepada UTZ. Laporan ringkasan diisi sebagai bagian dari proses permohonan lisensi. Entitas yang beroperasi dalam rantai pasokan UTZ dan bukan merupakan produsen/kelompok produsen. Contoh SCA adalah para pengolah (termasuk sub-kontraktor) dan pedagang. Untuk IP (Identitas Terpelihara) dan SG (Segregasi): produk yang diproduksi oleh produsen / kelompok produsen bersertifikat UTZ dan disimpan terpisah secara fisik dari produk yang tidak bersertifikat UTZ. Untuk MB (Saldo Massa): produk yang secara administratif berkaitan dengan jumlah yang sama dari produk yang diproduksi oleh produsen / kelompok produsen bersertifikat UTZ.
Kepatuhan terhadap undang-undang nasional
UTZ berupaya agar para anggotanya dan LS menjadi sosok panutan untuk meningkatkan kondisi sosial, ekonomi, dan lingkungan di daerah operasi mereka. Dalam hal ini, para anggota dan LS wajib mematuhi perundangan nasional, segala peraturan, dan kesepakatan sektoral atau kesepakatan tawar-menawar kolektif.
www.utz.org
8
2. PROSES SERTIFIKASI 2.1.
Pengantar
Untuk mempromosikan pertanian berkelanjutan, UTZ mengembangkan dua standar: Pedoman Perilaku (Pedoman) dan Standar Rantai pengawasan (ChoC) (lihat bab 1.5). Produsen / kelompok produsen dan SCA (Pelaku Rantai Pasokan) yang akan menjual dan/atau membeli produk mereka sebagai bersertifikat UTZ harus 2 3 menjadi anggota UTZ dan memenuhi semua persyaratan yang berlaku dari standar yang berlaku. Sebagian besar anggota juga perlu disertifikasi (mendapatkan audit sertifikasi) dan/atau mendapatkan izin untuk menggunakan merek dagang UTZ. Bagian selebihnya dari bab ini menjelaskan untuk anggota mana hal tersebut berlaku, dan menjelaskan proses sertifikasi dan pemberian lisensi.
2.2.
Siapa yang harus disertifikasi dan/atau dilisensi?
Siapa yang harus disertifikasi? Sertifikasi diberikan oleh lembaga independen berupa jaminan (sertifikat) bahwa sebuah produk, jasa, atau sistem memenuhi persyaratan tertentu. Untuk sertifikasi UTZ, pemberian sertifikasi perlu terlebih dahulu mendapatkan audit dari LS yang disetujui UTZ terkait persyaratan Pedoman Perilaku dan/atau Standar Rantai pengawasan (ChoC). Produsen / kelompok produsen Semua produsen / kelompok produsen yang menjual produknya sebagai produk-produk bersertifikat UTZ harus disertifikasi berdasarkan Pedoman Perilaku. Produsen / kelompok produsen juga harus disertifikasi berdasarkan Standar Rantai pengawasan (ChoC), jika mereka: 4 • melakukan aktivitas penanganan fisik yang tidak tercakup dalam Pedoman Perilaku , dan/atau • membeli produk bersertifikat UTZ dari seorang atau lebih anggota bersertifikat UTZ dan memenuhi semua dari ketiga kriteria untuk sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) yang dijelaskan di bawah. Pelaku Rantai Pasokan (SCA) SCA harus disertifikasi menurut Standar Rantai pengawasan (ChoC) jika mereka memenuhi seluruh tiga kriteria berikut: 1.
Memegang kepemilikan sah atas produk bersertifikat UTZ.
2.
Secara fisik menangani produk bersertifikat UTZ: semua aktivitas yang dilakukan (oleh SCA sendiri atau subkontraktor) pada produk yang tidak dikantongi, dikemas, atau disegel dianggap sebagai aktivitas penanganan fisik. Lampiran produk ChoC memuat daftar aktivitas yang dianggap sebagai penanganan fisik untuk produk tertentu.
2
Dengan cara mendaftar di situs web UTZ, situs ini juga menjelaskan berapa biayanya. Kecuali untuk pengecer yang bukan pemilik merek. Perusahaan-perusahaan ini tidak perlu mendaftar sebagai anggota jika mereka mengklaim bahwa produk yang mereka jual merupakan produk UTZ. 4 Segala aktivitas penanganan fisik yang tercakup dalam Pedoman Perilaku berlaku bagi: • Kopi: produksi kopi hijau • Kakao: pengeringan, pemilahan, mengemasan biji-biji kakao • Teh: produksi teh seduh • Rooibos: pengemasan produk konsumen akhir • Hazelnut: produksi hazelnut berkulit 3
www.utz.org
9
3.
Mengklaim bahwa suatu produk merupakan produk UTZ: klaim produk adalah setiap referensi yang dibuat terkait UTZ atau tentang sumber produk atau kandungan yang berkelanjutan atau bertanggung jawab, bahwa untuk segala maksud dan tujuan, seluruhnya atau sebagian, produk tertentu merupakan produk yang bersumber atau berstatus UTZ, dengan atau tanpa logo UTZ, yang 5 dibuat on-product atau off-product, dalam kaitannya dengan menawarkan atau menjual produk . Kegiatan ini dapat berupa bisnis-ke-bisnis dan bisnis-ke-konsumen. UTZ memiliki wewenang untuk membuat keputusan akhir tentang apakah sesuatu dianggap sebagai klaim produk atau tidak. Contoh berikut dianggap sebagai klaim produk: o Jika anggota menyebut UTZ atau status berkelanjutan atau sumber produk atau kandungan pada faktur tagihan ke klien; o Jika anggota tersebut mengacu pada UTZ atau sumber produk atau kandungan dalam merek atau komunikasi produk, termasuk media online, pers, iklan, saat transaksi penjualan; o Jika anggota menyebut UTZ atau status berkelanjutan atas sumber produk atau kandungan yang telah dikirimkan kepada mereka.
Untuk sertifikasi teh dan rooibos, diberlakukan sejumlah aturan berikut ini: - Untuk sertifikasi teh, SCA (Pelaku Rantai Pasokan) yang menangani teh seduh perlu disertifikasi menurut Pedoman Perilaku Inti dan Modul Teh. - Untuk sertifikasi rooibos, SCA yang menangani sampai tahap produk rooibos konsumen akhir, perlu disertifikasi menurut Pedoman Perilaku Inti dan Modul Rooibos. SCA Rooibos yang hanya melakukan aktivitas setelah pemrosesan sekunder perlu disertifikasi menurut Standar Rantai pengawasan (ChoC).
Siapa yang tidak perlu disertifikasi? Walaupun semua anggota UTZ harus mematuhi standar UTZ yang berlaku, tidak semuanya perlu mendapatkan audit dan disertifikasi. Untuk SCA tertentu, jenis lain bukti kepatuhan terhadap Standar Rantai pengawasan (ChoC) dapat diterima. SCA yang tidak memenuhi ketiga kriteria sebagai bersertifikasi UTZ. SCA yang tidak memenuhi ketiga kriteria tersebut (status kepemilikan, melakukan penanganan fisik, dan membuat klaim produk) tidak perlu disertifikasi. SCA tersebut meliputi: 1.
Subkontraktor: subkontraktor harus mematuhi ketentuan Standar Rantai Pengawasan (ChoC) yang berlaku tetapi tidak perlu disertifikasi karena tidak memiliki kepemilikan yang sah atas produk bersertifikasi UTZ. Anggota subkontraktor bertanggung jawab atas kepatuhan subkontraktor pada persyaratan ChoC. Jika subkontraktor telah memiliki sertifikat ChoC UTZ sendiri, aktivitas yang disubkontraktorkan oleh SCA tidak perlu diaudit lagi oleh LS: cukup menyerahkan sertifikat ChoC yang sah. Jika tidak bersertifikat, subkontraktor tersebut (atau anggota subkontraktor yang bertindak atas nama mereka) harus melakukan pengkajian mandiri menggunakan daftar periksa ChoC UTZ. Dokumentasi tambahan dari kontraktor juga dapat diminta oleh LS. Berdasarkan pengkajian risiko (lihat bab 2.5), LS dapat memutuskan untuk secara fisik mengaudit subkontraktor. Sub-kontraktor yang melakukan aktivitas penanganan fisik yang tercantum dalam tabel di bawah, harus selalu diaudit secara fisik.
5
Beberapa contoh yang secara umum tidak dianggap sebagai klaim produk adalah: Laporan CSR (dipublikasikan, dicetak, tampilan online, dll.), advertorial, atau publikasi lain yang merujuk kinerja perusahaan menyangkut sumber daya yang berkelanjutan, komunikasi internal pemegang saham atau karyawan , indeks atau pengukuran berkelanjutan atas kinerja perusahaan menyangkut sumber daya berkelanjutan, komunikasi lain pada tingkat perusahaan yang mengacu sumber berkelanjutan atau tentang sumber merek atau produk yang dengan beberapa sertifikasi.
www.utz.org
10
Produk Kopi Kakao Teh Rooibos
Aktivitas-aktivitas penanganan fisik Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk produksi kopi hijau Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk pengeringan, pemilahan, atau pengantongan biji-biji kakao Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk produksi teh kemasan Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk pengemasan produk konsumen akhir Semua aktivitas penanganan fisik hingga dan termasuk produksi hazelnut berkulit
Hazelnut
Aktivitas sub-kontraktor dianggap bagian cakupan aktivitas anggota, tetapi tidak berarti subkontraktor tersebut bersertifikat. Karena itu nama sub-kontraktor tidak muncul di sertifikat anggota.
2.
SCA yang tidak secara fisik menangani produk UTZ: SCA ini harus mematuhi persyaratan yang berlaku dari Standar Rantai pengawasan (ChoC), walaupun bukan sebagai aktor bersertifikat, mereka dapat menandatangani formulir Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6). Kategori ini meliputi pedagang yang menjadi subkontrak atas semua penanganan fisik produk bersertifikat di bawah anggota bersertifikat ChoC.
3.
SCA yang tidak melakukan klaim atas produk UTZ; SCA ini harus mematuhi persyaratan yang berlaku dari Standar Rantai Pengawasan (ChoC), meski bukan sebagai anggota bersertifikat mereka dapat menandatangani formulir Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai Pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6).
SCA Volume Kecil SCA atau Pelaku Rantai Pasokan yang secara fisik menangani volume kecil harus mematuhi persyaratan dari Standar Rantai Pengawasan (ChoC), tetapi dapat dikecualikan dari keharusan mendapatkan audit sertifikasi dan bersertifikat. Untuk menerapkan pengecualian tersebut, mereka diwajibkan menandatangani Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) dan menyerahkannya kepada Tim Dukungan Anggota UTZ (lihat bab 1.6). SCA Volume Kecil harus mendapatkan persetujuan pelabelan untuk produk apa pun yang dijual dengan logo UTZ. Pengecualian ini berlaku bagi SCA individu dan multi-lokasi yang melakukan aktivitas penanganan fisik yang tidak termasuk di dalam cakupan sertifikasi Pedoman Perilaku (lihat bab 2.2, catatan kaki 4), dan secara fisik menangani kurang dari total volume berikut ini (produk bersertifikat UTZ + non-sertifikat UTZ) per tahun, serta termasuk semua lokasi (jika SCA multi-lokasi): • Kopi:200 MT ekuivalen kopi hijau 6 • Teh:200 MT ekuivalen teh seduh • Kakao:100 MT ekuivalen biji kakao Operator Eceran dan Luar Ruang Operator Eceran dan Luar Ruang (termasuk operator jasa makanan) tidak perlu bersertifikat. Apabila mereka pemilik merek produk bersertifikat UTZ, maka mereka perlu mendaftar sebagai anggota dan bertanggung jawab mematuhi Kebijakan Pelabelan dan Merek Dagang UTZ. UTZ memiliki wewenang untuk melakukan audit terhadap anggota yang telah menandatangani dan menyerahkan Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC). Sasaran audit ini adalah untuk memverifikasi bahwa anggota-anggota tersebut memenuhi persyaratan untuk dikecualikan dari sertifikasi dan bahwa mereka mematuhi ketentuan Standar Rantai pengawasan (ChoC). Apabila audit semacam ini mengungkap suatu fakta bahwa anggota tersebut tidak mematuhi ketentuan Standar Rantai pengawasan (ChoC) yang berlaku atau tidak memenuhi syarat untuk diberikan pembebasan 6
Ekuivalen teh mencakup teh seduh, rooibos prosesan, rooibos hijau prosesan dan teh herbal kering..
www.utz.org
11
audit sertifikasi, UTZ berhak mengenakan biaya audit kepada anggota tersebut dan membatalkan lisensi dan persetujuan pelabelan anggota di GIP.
Siapa yang harus dilisensi di GIP? Lisensi adalah izin yang diberikan oleh UTZ untuk menggunakan merek dagang UTZ dan menggunakan GIP untuk mencatat transaksi, serta mengelola dan menyimpan persetujuan pelabelan produk UTZ. Semua anggota bersertifikat dan anggota lain yang memperdagangkan produk bersertifikat UTZ murni (produk UTZ yang belum dicampur dengan kandungan lain, misalnya gula, susu) harus memegang lisensi yang sah. Bagi anggota bersertifikat, LS memintakan lisensi melalui GIP sebagai bagian dari proses sertifikasi (dijelaskan di bab 2.3). Bagi anggota yang tidak bersertifikat (mis. SCA Volume Kecil dan SCA yang tidak mengklaim atau secara fisik menangani produk UTZ), lisensi diterbitkan oleh Tim Dukungan Anggota UTZ berdasarkan permohonan dari anggota dan kelengkapan Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) yang diminta.
2.3.
Proses sertifikasi umum
Seperti dijelaskan dalam bagian sebelumnya, sebagian besar anggota UTZ perlu disertifikasi terhadap Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC), yang artinya mereka perlu mendapat audit dari LS yang disetujui UTZ. Ketiga bagian berikut merangkum langkah-langkah yang harus diikuti selama proses ini, serta ketentuan yang berlaku. Bab 2.3 menjelaskan apa yang berlaku untuk sertifikasi Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC), sementara bab 2.4 dan 2.5 menjelaskan spesifikasi proses sertifikasi untuk Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC).
Prosedur Sertifikasi Umum Prosedur sertifikasi umum ditampilkan dalam bagan berikut. Penjelasan lebih rinci dapat dipelajari pada tabel selanjutnya.
www.utz.org
12
Prosedur Sertifikasi Umum Anggota
LS
UTZ
Anggota baru?
Tidak
Ya 1B. Mengkonfirmasi pendaftaran dan memberi identifikasi keanggotaan, nama
1A. Mendaftar di situs web UTZ
pengguna, dan kata sandi untuk GIP.
2. Memilih LS yang disetujui UTZ (calon anggota disarankan untuk meminta penawaran dari beberapa LS; tetapi tidak wajib memilih LS dari tahun sebelumnya)
3. Menandatangani kontrak dengan anggota (setidaknya menetapkan biaya audit, jadwal, dan cakupan)
5. Melakukan pengkajian mandiri dan mengirimkannya kepada LS sebelum audit, bersama dengan dokumentasi tambahan
4. Menyediakan versi terkini dokumen sertifikasi untuk anggota
7. Bersepakat dengan LS tentang tanggal audit
6. Meninjau dokumentasi untuk menyiapkan audit 8. Melakukan audit
9A. Melaksanakan koreksi dan tindakan koreksi untuk memperbaiki ketidakpatuhan
Ketidakpatuhan ditemukan?
Ya
Tidak
9B. Memverifikasi bahwa ketidakpatuhan telah diperbaiki 10. Mengambil keputusan tentang sertifikasi
Tidak
11A. Memberi tahu anggota dan UTZ Selesai
16. Mencatat transaksi di GIP dan memberi informasi kepada LS bila terjadi perubahan dalam informasi sertifikasi
www.utz.org
Apakah anggota tersebut bersertifikat?
12. Meninjau permohonan lisensi
Ya
11B. Menerbitkan sertifikat, melaporkan hasil audit dan mengirim permohonan lisensi melalui GIP
13B. Mengklarifikasi, mengoreksi, dan/atau melengkapi informasi serta mengirimkan permintaan lisensi kembali
15. Mengirim sertifikat kepada anggota
Apakah informasi benar, lengkap, dan jelas? Apakah audit sejalan dengan Protokol Sertifikasi?
Tidak 13A. Meminta informasi, klarifikasi, atau koreksi lebih lanjut
Ya
14A. Mengaktifkan lisensi untuk anggota di GIP
13
1
A B
2
3 4 5
6
7 8 9
A B
10 11
A
B
Prosedur Sertifikasi Umum Anggota baru mendaftar dengan mengisi formulir pendaftaran di situs web UTZ UTZ memberi anggota baru konfirmasi tentang pendaftaran di GIP yang berisi identitas anggota, nama pengguna, dan kata sandi anggota tersebut. Anggota memilih dan menghubungi LS. Anggota bertanggung jawab untuk menghubungi LS dan meminta audit sesuai jadwal menurut ketentuan sertifikasi yang dijelaskan dalam Protokol Sertifikasi, khususnya pada bab ini. Calon anggota disarankan untuk meminta penawaran dari beberapa LS untuk memilih salah satu yang terbaik yang memenuhi kebutuhan anggota tersebut. Tidak wajib untuk menggunakan LS yang sama setiap tahun. Apabila anggota mengganti LS, mereka harus meminta LS terdahulu memberi LS baru hasil audit sebelumnya. LS terdahulu harus memenuhi permintaan tersebut dalam 5 hari kerja. LS dan anggota menandatangani kontrak. LS menyampaikan versi terkini dokumen yang relevan untuk sertifikasi UTZ (yaitu Protokol Sertifikasi, Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC)) untuk dibaca dan dipahami anggota. Anggota melakukan pengkajian mandiri untuk mengevaluasi kepatuhannya sendiri pada standar dan mengirimkan setidaknya beberapa dokumen berikut kepada LS sebelum audit: - Pengkajian mandiri menggunakan daftar periksa UTZ, menunjukkan CP atau Poin Kontrol mana yang dipatuhi dan tidak dipatuhi,, atau bahkan tidak berlaku bagi anggota tersebut , termasuk penjelasan mengenai semua CP. - Pengkajian mandiri sub-kontraktor (jika berlaku) - Daftar lokasi lahan yang menjadi bagian dari perkebunan multi-lokasi, atau daftar nama anggota kelompok dalam multi-kelompok (jika berlaku). Jika anggota multi-lokasi beroperasi secara mandiri pada tingkat MB (Saldo Massa) dan memenuhi kriteria seperti yang dijelaskan dalam bab 2.5, anggota tersebut dapat meminta LS untuk mengaudit lokasi sampel audit secara jarak jauh dari lokasi pusat. - Dokumentasi audit UTZ terdahulu, termasuk yang tidak menghasilkan sertifikasi (mis. audit mendadak dan audit yang dilakukan oleh LS yang berbeda). - Rencana manajemen pertanian atau kelompok. LS menyiapkan audit dengan meninjau dokumentasi yang disampaikan anggota (langkah 5), menelaah informasi tentang anggota tersedia di GIP dan juga mempelajari informasi lain yang relevan yang mungkin telah diterima. Berdasarkan hal ini, LS menentukan apakah prasyarat untuk melakukan audit telah terpenuhi, dan jika demikian, topik mana yang memerlukan perhatian khusus. Anggota dan LS menyepakati tanggal audit. LS melakukan audit sertifikasi terhadap persyaratan Pedoman Perilaku dan/atau Rantai pengawasan (ChoC) (lihat bab 2.4 dan 2.5). Apabila ketidakpatuhan ditemukan selama audit, anggota melakukan koreksi dan tindakan korektif untuk memperbaiki ketidakpatuhan ini. LS melakukan audit tindak lanjut untuk mengkonfirmasi bahwa koreksi dan tindakan korektif telah dilaksanakan dan bahwa ketidakpatuhan telah diperbaiki. LS mengambil keputusan tentang sertifikasi Jika LS memutuskan tidak memberi sertifkat (ulang), LS menginformasikan kepada anggota tersebut dan UTZ (melalui GIP dan dengan email) tentang keputusan tersebut. Untuk mengajukan permohonan sertifikasi ulang sertifikasi, anggota tersebut harus mengikuti syarat yang dijelaskan dalam Protokol Sertifikasi, khususnya dalam bab ini. Jika anggota tersebut mempunyai keluhan terhadap suatu LS, permohonan kepada LS, atau sengketa dengan suatu LS atau subkontraktor LS tentang audit dan/atau proses audit tersebut, anggota tersebut dapat mengajukan hal ini secara tertulis kepada LS tersebut. LS tersebut harus sudah memiliki prosedur untuk pendaftaran dan penanganan keluhan, permohonan, dan sengketa. LS harus menanggapi penggugat tersebut dalam periode 15 hari kerja. Jika keluhan, permohonan, atau sengketa tidak diselesaikan dalam 20 hari kerja (setelah keluhan, permohonan, atau sengketa tersebut diajukan oleh anggota kepada LS), LS harus melaporkan hal ini kepada UTZ (
[email protected]). Jika penggugat merasa bahwa keluhan, permohonan, atau sengketa tidak ditangani dengan selayaknya oleh LS, penggugat dapat melaporkan hal ini kepada UTZ dengan menggunakan Prosedur Ketidakpuasan (lihat bab 4.1). Jika LS memutuskan untuk memberi sertifikat, LS menerbitkan sertifikat (tetapi belum mengirimkannya kepada anggota tersebut), dan memohon lisensi untuk anggota tersebut di GIP maksimal 5 hari kerja setelah keputusan sertifikasi diambil.
www.utz.org
14
12 13
A
B 14 15 16
Prosedur Sertifikasi Umum UTZ meninjau informasi dalam permohonan lisensi maksimum 5 hari setelah disampaikan oleh LS. Jika UTZ menganggap bahwa informasi dalam permohonan lisensi tersebut tidak benar, tidak lengkap, atau tidak jelas, atau bahwa audit tidak dilaksanakan sesuai Protokol Sertifikasi, maka UTZ akan meminta informasi, klarifikasi, atau koreksi selanjutnya dari LS pada laporan audit dan/atau permohonan lisensi. LS mengklarifikasi, mengoreksi dan/atau melengkapi informasi dalam permohonan lisensi, dan mengembalikannya kepada UTZ dalam periode 7 hari kerja. Jika UTZ menganggap bahwa informasi dalam permohonan lisensi tersebut benar, lengkap, dan jelas, atau bahwa audit dilaksanakan sesuai Protokol Sertifikasi, maka UTZ akan mengaktifkan lisensi di GIP. LS mengirim sertifikat kepada anggota tersebut. Anggota mencatat transaksi di GIP dan memberi informasi kepada LS bila terjadi perubahan pada informasi sertifikasi.
Ketentuan-Ketentuan Umum Ketentuan-ketentuan berikut berlaku untuk para anggota dan LS, untuk semua jenis sertifikasi dan produk. Ketentuan spesifik untuk sertifikasi Pedoman Perilaku and Rantai pengawasan (ChoC) masing-masing dijelaskan di bagian 2.4 dan 2.5, sementara lampiran 1 berisi sertifikasi Pedoman Perilaku tambahan untuk menyertakan petani kontrak.
a. Audit sertifikasi Untuk mendapatkan dan mempertahankan sertifikasi Pedoman Perilaku UTZ dan/atau sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC), para anggota wajib mengikuti audit sertifikasi dari LS yang telah disetujui oleh UTZ, untuk melaksanakan audit UTZ sesuai standar yang berlaku, sesuai ketentuan produk, dan standar yang berlaku pada negara tertentu. Kesepakatan tertulis antara anggota dan LS harus dibuat sebelum audit dilakukan. Kesepakatan tersebut harus setidaknya meliputi besarnya biaya, periode waktu, dan cakupan audit (misal, berbagai aktivitas dan catatan yang akan dievaluasi selama audit). Selama audit, auditor harus menggunakan daftar periksa UTZ atau daftar periksa yang sepadan yang telah disiapkan pada kegiatan peninjauan dokumen, yang berisi bidang topik yang sama dengan daftar periksa UTZ.. Untuk audit gabungan (saat standar UTZ dan standar lainnya diaudit bersamaan), daftar periksa gabungan 7 dapat digunakan setelah daftar periksa tersebut disetujui UTZ. Auditor harus mencantumkan komentar pada CP (Poin Kontrol) yang dievaluasi (yang setidaknya menjelaskan keterangan mengenai bukti yang ditemukan). CP yang ditandai sebagai tidak bisa dilakukan harus diberikan alasannya. Temuan bukti yang terkumpul selama audit harus disimpan oleh LS selama 3 tahun. Jika penerjemah digunakan selama audit, mereka hendaknya independen dari anggota yang diaudit dan tidak boleh mewakili konflik kepentingan apa pun. Jika hal ini tidak dimungkinkan, penerjemah harus bersikap netral dan auditor harus mencatat nama penerjemah dan afiliasinya terhadap organisasi dalam laporan audit.
b. Sertifikat Jika tidak ada ketidakpatuhan yang ditemukan dalam audit sertifikasi, atau jika semua temuan ketidakpatuhan telah diselesaikan dengan baik (lihat poin di bawah), maka LS menerbitkan sertifikat menggunakan format 8 sertifikat UTZ untuk cakupan yang berlaku. Sertifikat Pedoman Perilaku berlaku selama 365 hari dan sertifikat 9 Rantai pengawasan (ChoC) dapat berlaku selama 365, 730, atau 1095 hari (lihat bab 2.5). Semua sertifikat bisa diperpanjang hingga paling lama 4 bulan (lihat poin h di bawah untuk rincian lebih lanjut). Bagaimana cara menentukan tanggal dimulainya sertifikat pertama seorang anggota (dan sertifikat yang diterbitkan setelah proses sertifikasi terhenti) dijelaskan di bagian 2.4 (Pedoman Perilaku) dan 2.5 (Rantai 7
Permohonan persetujuan dapat diajukan dengan mengirim e-mail ke
[email protected]
8 366 hari dalam tahun kabisat. 9 Dengan satu hari ekstra dalam hal tahun kabisat.
www.utz.org
15
pengawasan (ChoC)). Sertifikat berikutnya dimulai sehari setelah masa berlaku sertifikat sebelumnya habis, karena sertifikasi dianggap sebagai proses berkelanjutan. Walaupun demikian, bisa saja sertifikasi dari suatu tahun ke tahun berikutnya terputus (karena anggota tersebut tidak lulus dalam audit atau memutuskan untuk tidak memperbarui sertifikasi). Dalam kasus tersebut, ada jeda waktu antar sertifikat yang berlaku, yaitu selama periode tidak bersertifikat. Selama periode ini, anggota tidak diizinkan menjual produk bersertifikasi UTZ dan produk dalam periode ini (misal hasil panen atau produk keluaran pabrik) tidak boleh dijual sebagai produk bersertifikasi UTZ di kemudian hari.
c. Lisensi Setelah menerbitkan sertifikat (sebelum mengirimnya ke anggota), LS harus melaporkan hasil audit kepada UTZ dan meminta lisensi untuk anggota tersebut. Hal ini dilakukan dengan mengisi Laporan Ringkasan dan mengunggah sertifikat di GIP. Lisensi tersebut menampilkan informasi sertifikasi dan data yang dikumpulkan LS tentang anggota tersebut (misalnya tanggal berlaku, volume bersertifikasi, dan aktivitas bersertifikasi).
d. Ketidakpatuhan Jika satu atau lebih ketidakpatuhan ditemukan dalam audit sertifikasi, anggota harus melakukan koreksi (untuk memperbaiki ketidakpatuhan) dan tindakan korektif (untuk menghilangkan sumber ketidakpatuhan dan mencegahnya muncul kembali), sebelum sertifikasi dapat diberikan. Anggota bertanggung jawab untuk menentukan dan melaksanakan tindakan perbaikan dan koreksi yang memadai. LS bertanggung jawab untuk memverifikasi (melalui audit susulan) bahwa tindakan tersebut telah dilakukan dan anggota tersebut telah efektif melenyapkan ketidakpatuhan dan sumber penyebabnya. Anggota dan LS menyetujui periode waktu di mana koreksi dan tindakan perbaikan perlu dilakukan. Periode waktu maksimal adalah 60 hari kerja. Jika terjadi ketidakpatuhan yang cukup parah, LS boleh memutuskan untuk segera menangguhkan sertifikasi yang dimiliki oleh anggota tersebut pada saat ini, atau memutuskan untuk tidak memberikan sertifikasi kepada anggota tersebut, tanpa mengikuti jadwal yang ditentukan di poin e dan f di bawah.
e. Penangguhan Jika koreksi dan tindakan perbaikan tidak dilaksanakan dengan baik dalam periode waktu yang dijanjikan, LS harus segera menangguhkan sertifikasi anggota tersebut hingga maksimal 3 bulan (jika anggota tersebut masih memiliki sertifikat yang berlaku). LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui e-mail) dan anggota tersebut tentang penangguhannya, lalu bertindak atas nama UTZ untuk menangguhkan lisensi anggota tersebut di GIP. Selama lisensinya ditangguhkan, anggota tersebut tidak dapat menjual produknya sebagai produk bersertifikat. LS dan anggota tersebut harus menyepakati tanggal yang cocok bagi keduanya, sebelum akhir masa penangguhan, untuk diadakannya audit susulan (kedua) guna memverifikasi apakah tindakan perbaikan telah benar dilakukan. Jika audit tindak lanjut membenarkan bahwa anggota telah menyelesaikan semua ketidakpatuhan, LS mengangkat penangguhan sertifikasi tersebut, menginformasikan UTZ (melalui e-mail) dan anggota tersebut, dan lalu bertindak atas nama UTZ mengangkat penangguhan di GIP.
www.utz.org
16
f. Tidak bersertifikasi Jika tindakan perbaikan tidak dilaksanakan dengan baik dalam periode waktu yang dijelaskan di atas (di poin e), LS tidak dapat menerbitkan sertifikasi (misalnya, sertifikasi pertama atau sertifikasi baru menyusul kedaluwarsanya sertifikasi sebelumnya menjadi tidak bisa diterbitkan). Untuk menjadi tersertifikasi, anggota harus mendapatkan audit baru. Untuk sertifikasi Pedoman Perilaku, anggota harus menunggu setidaknya satu masa panen (utama/besar atau sedang/kecil), atau enam bulan jika panennya bersifat terus-menerus. LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui email dan GIP) dan kepada anggota tersebut mengenai status tidak bersertifikasi tersebut.
g. Pembatalan Ketika LS memutuskan untuk tidak memberi sertifikasi kepada seorang anggota, sementara anggota tersebut masih memiliki sertifikat yang berlaku, LS dapat memutuskan untuk membatalkan sertifikat anggota yang sedang berlaku saat ini untuk menjaga integritas LS dan/atau UTZ. Pembatalan sertifikasi tidak bisa dicabut kembali. Untuk memproses sertifikasi kembali, anggota tersebut harus menerima audit baru mengikuti ketentuan yang dijelaskan di atas (poin f). LS segera menginformasikan kepada UTZ (melalui e-mail) dan kepada anggota tersebut tentang pembatalannya, dan LS bertindak atas nama UTZ membatalkan lisensi anggota tersebut di GIP.
h. Perpanjangan Perubahan-perubahan informasi sertifikasi yang terjadi selama periode berlakunya sertifikat yang mengindikasikan adanya pada penambahan (misalnya, lebih banyak volume, anggota kelompok, atau lokasi), bisa ditambahkan melalui perpanjangan. Permohonan perpanjangan perlu diajukan oleh anggota kepada LS. LS dapat menolak perpanjangan jika anggota tersebut tidak melampirkan cukup bukti bahwa perpanjangan tersebut memang sudah semestinya. LS harus melaporkan perpanjangan apa pun kepada UTZ dan mengajukan permohonan perpanjangan lisensi melalui GIP sebelum sertifikat dan lisensi saat ini habis masa berlakunya. Informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk proses ini meliputi: - alasan perpanjangan - tanggal audit berikutnya (hanya untuk perpanjangan waktu) - sertifikat baru 10 - Laporan Ringkasan audit tambahan (jika ada) . - daftar anggota grup terbaru (dalam kasus penambahan kelompok) Jika anggota tersebut mengganti LS dalam proses sertifikasinya, LS yang saat ini menjalin kontrak yang sah dengannya adalah pihak yang berhak untuk memberikan perpanjangan sertifikat (saat ini) dan mengajukan permintaan perpanjangan lisensi. Tabel berikut menampilkan jenis perpanjangan yang dapat dilakukan. Kombinasi dua atau lebih perpanjangan di bawah juga bisa dilakukan.
10
Jika audit tambahan dilakukan untuk menerbitkan perpanjangan, LS harus mengirimkan Laporan Ringkasan audit tersebut menggunakan format audit tambahan yang bisa diminta dari departemen UTZ S&C.
www.utz.org
17
Jenis Perpanjanga n/Penambah an Waktu
Volume dan area
Diberlakukan untuk Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC)
Pedoman Perilaku
Ketentuan Perpanjangan waktu hingga 4 bulan setelah tanggal kadaluwarsa sertifikat asli dapat diberikan, tetapi hanya jika audit sertifikasi ulang telah direncanakan dan disetujui, dan perpanjangan waktu tersebut diajukan ketika sertifikat masih berlaku. Sertifikat berikutnya diterbitkan untuk periode yang tersisa dari periode sertifikat baru (misalnya, jika diberi waktu perpanjangan 2 bulan, sertifikat baru hanya akan berlaku selama 10 bulan berikutnya). Selama masa berlaku perpanjangan waktu, anggota Pedoman Perilaku dilarang menjual produk dari hasil panen baru mereka (yang akan disertifikasi oleh sertifikat berikutnya) sebagai produk bersertifikasi UTZ. Hingga maksimal 10% dari area dan/atau volume produksi bersertifikasi seorang anggota boleh ditambahkan ke dalam sertifikat setiap tahunnya dengan mendaftarkan area dan/atau volume produksi tambahan kepada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan. Jika tambahan area dan/atau volume produksi seorang anggota lebih dari 10% dalam satu tahun, audit tambahan perlu dilakukan untuk tahun tesebut, sebelum perpanjangan dapat ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. Audit perpanjangan ini harus berfokus pada area dan/atau volume baru. Ketika anggota tersebut memutuskan untuk tidak mengajukan perpanjangan tapi ingin mencantumkan volume tambahan tersebut dalam sertifikat berikutnya, LS akan mencantumkannya sebagai bawaan dalam sertifikat baru setelah volume tambahan itu diperiksa dalam audit sertifikasi berikutnya. Anggota tersebut tidak dapat menjual produknya hingga disertifikasi oleh auditor dan dicantumkan dalam sertifikat baru. Jika kelompok atau multikelompok secara keseluruhan meningkatkan area dan/atau volume produksi hingga lebih dari 10% dalam satu tahun, audit tambahan IMS dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah anggota dari kelompok baru dan/atau anggota dengan area dan/atau volume baru (minimal 5) harus dilakukan dalam tahun tersebut sebelum perpanjangan bisa ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini.
Lokasi
Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC) multilokasi
Anggota kelompok
Pedoman Perilaku (multi)kelompok
Aktivitas pemrosesan
Pedoman Perilaku + Rantai pengawasan (ChoC)
www.utz.org
Volume hanya bisa ditambahkan jika selama panen produk, produsen atau anggota kelompok sudah mematuhi semua Poin Kontrol yang sesuai dari aturan Pedoman Perilaku. Untuk para produsen dan SCA yang beroperasi di bawah tingkat keterlacakan IP/SG (Identitas Terpelihara/Segregasi), agar mencantumkan lokasi baru dalam sertifikasi multi-lokasi, audit dari lokasi baru dan lokasi utama dibutuhkan sebelum perpanjangan ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. SCA yang beroperasi di bawah Saldo Massa Rantai pengawasan (ChoC) boleh menambahkan lokasi baru ke dalam sertifikat dengan mendaftarkan lokasi tambahan itu pada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan sampai audit selanjutnya. Dalam audit selanjutnya, lokasi baru harus disertakan di dalam sampel audit seperti yang dijelaskan dalam bab 2.5 (Pilihan Sertifikasi Rantai Pengawasan). Hingga maksimal 10% dari anggota kelompok baru dapat ditambahkan setiap tahunnya ke dalam sertifikat dengan mendaftarkan anggota grup tambahan (lengkap dengan area produksi dan volume mereka) kepada LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan. Jika lebih dari 10% anggota kelompok ditambahkan dalam satu tahun, diperlukan audit tambahan dari IMS dan jumlah yang diaudit setidaknya akar pangkat dua dari jumlah anggota kelompok baru (minimal 5) sebelum perpanjangan dapat ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. Untuk prosedur dan SCA yang beroperasi di bawah tingkat keterlacakan IP/SG (Identitas Terpelihara/Segregasi), untuk menambahkan aktivitas pemprosesan baru, audit aktivitas baru tersebut perlu dilakukan sebelum perpanjangan ditambahkan ke dalam sertifikat yang berlaku saat ini. SCA yang beroperasi dalam tingkat keterlacakan Saldo Massa (MB) boleh menambahkan aktivitas pemprosesan baru ke dalam sertifikat dengan mendaftarkan lokasi tambahan itu bersama LS. Verifikasi lebih lanjut oleh LS tidak diperlukan sampai audit selanjutnya.
18
i. Penyimpanan catatan Ketidakpatuhan, koreksi dan tindakan korektif yang dilakukan (berdasarkan audit sertifikasi dan audit mendadak), laporan pemeriksaan internal (untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok) dan pengkajian mandiri, harus didokumentasikan, diarsip minimal tiga tahun, dan harus tersedia bagi auditor.
2.4.
Proses Sertifikasi untuk Pedoman Perilaku
Opsi-Opsi Sertifikasi Pedoman Perilaku 11
Empat pilihan opsi yang berbeda tersedia untuk sertifikasi Pedoman Perilaku . Opsi pilihan tergantung pada jenis keanggotaan. Opsi sertifikasi menentukan Pedoman Perilaku Inti mana yang harus dipatuhi, siapa yang bertanggung jawab terhadap kepatuhannya, dan bagaimana contoh audit sertifikasi ditentukan. Hal tersebut Berlaku untuk anggota yang merupakan: Tanggung jawab kepatuhan: Sampel untuk audit sertifikasi:
Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku
Opsi 1: Sertifikasi individual Seorang produsen perorangan
Produsen individu patuh pada semua Poin Kontrol yang berlaku. Jumlah plot minimum yang akan diaudit secara fisik oleh LS adalah akar pangkat dua dari jumlah plot total di pertanian, dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya. LS melakukan pengkajian risiko sebelum audit untuk menilai plot mana yang akan diaudit secara fisik. Jika pengkajian risiko menghasilkan nilai risiko tinggi (untuk semua plot atau tertentu), LS dapat memutuskan untuk menambah jumlah plot yang perlu diaudit secara fisik. Setiap tahun, sampel plot yang berbeda harus diaudit. Identifikasi plot sampel dan kriteria yang digunakan untuk penaksiran risiko harus dicatat oleh auditor. Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)
dijelaskan dalam tabel di bawah ini.
Tanggung jawab kepatuhan:
Opsi 2: Sertifikasi multi-lokasi Lahan perkebunan yang terdiri dari dua lokasi atau lebih yang dimiliki oleh produsen berbeda yang menggunakan praktik pertanian yang sama dan memiliki sistem manajemen gabungan (yang berarti lokasi berbeda tersebut dianggap sebagai satu lahan produksi). Terdapat lokasi pusat teridentifikasi di mana aktivitas produsen-produsen tersebut dan lokasinya dikelola. Ada bukti yang menyatakan bahwa manajemen pusat memiliki atau dikontrak oleh produsenprodusen tersebut untuk mengelola area produksi dan pemprosesannya. Manajemen pusat bertanggung jawab atas semua produsen yang wajib patuh terhadap semua Poin Kontrol yang berlaku.
Sampel untuk audit sertifikasi: Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku
Semua lokasi dalam pengelolaan manajemen pusat perlu diaudit secara fisik oleh LS dengan mengikuti persyaratan Sertifikasi individual. Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)
Berlaku untuk anggota yang merupakan:
11
Lihat lampiran 1 untuk pilihan sertifikasi tambahan untuk menyertakan petani kontrak.
www.utz.org
19
Berlaku untuk anggota yang merupakan: Tanggung jawab kepatuhan:
Sampel untuk audit sertifikasi:
Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku
Berlaku untuk anggota yang merupakan:
Tanggung jawab kepatuhan:
Sampel untuk audit sertifikasi:
Opsi 3: Sertifikasi kelompok Sekelompok produsen terorganisir (beberapa anggota kelompok) yang melaksanakan IMS. Kelompok dapat dikelola sebagai suatu asosiasi atau kooperasi, atau dikelola oleh SCA (Pelaku Rantai Pasokan, misalnya eksportir) atau pihak lainnya. Kelompok atau pihak yang mengelola kelompok bertanggung jawab terhadap berjalannya fungsi IMS dan kepatuhannya terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk kelompok tersebut. Kelompok atau pihak tersebut juga bertanggung jawab atas kepatuhan anggota-anggota kelompok terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk anggota kelompok. Sistem Manajemen Internal (IMS) kelompok tersebut dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah total anggota kelompok (dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya dengan jumlah minimal 5) harus diaudit secara fisik oleh LS. LS bisa menambah jumlah ini berdasarkan pengkajian risiko. Sampel dari anggota kelompok yang diaudit secara fisik harus mewakili kelompok secara keseluruhan. Mereka dipilih berdasarkan kombinasi evaluasi berbasis risiko dan pemilihan acak. Anggota kelompok dengan sistem produksi yang sangat berbeda atau berlokasi pada jarak yang jauh dari anggota kelompok lainnya harus disertakan ke dalam sampel. Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (ditambah modul yang spesifik produk tertentu) Opsi 4: Sertifikasi Multi-kelompok Sebuah kelompok yang terdiri dari dua atau lebih sub-kelompok produsen terorganisir yang dikelola oleh IMS umum. Setiap sub-kelompok juga menerapkan IMS masing-masing. Koordinator IMS setiap sub-kelompok dan manajer IMS dari multi-kelompok bekerja sama untuk memastikan manajemen multikelompok yang layak. Sertifikasi multi-kelompok menjadi pilihan apabila produk bersertifikasi diekspor atas nama multi-kelompok. Multi-kelompok boleh memilih untuk mengindikasikan nama para subkelompok dalam dokumentasi pemasaran dan dalam GIP. Multi-kelompok bertanggung jawab terhadap kelayakan fungsi IMS dari multi-kelompok dan IMS sub-kelompok, terhadap Poin Kontrol yang berlaku untuk kelompok tersebut, dan terhadap kepatuhan anggota kelompok dengan Poin Kontrol yang berlaku untuk anggota kelompok. IMS multi-kelompok dan setidaknya akar pangkat dua dari jumlah total anggota kelompok dari semua gabungan sub-kelompok (dibulatkan ke bilangan bulat di atasnya dengan jumlah minimal 5) harus diaudit secara fisik oleh LS. LS bisa menambah jumlah ini berdasarkan pengkajian risiko. Sampel anggota kelompok yang diaudit secara fisik harus mewakili keseluruhan multikelompok. Mereka dipilih berdasarkan kombinasi evaluasi berbasis risiko dan pemilihan acak.
Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku
www.utz.org
Sub-kelompok dengan sistem produksi yang berbeda jauh dipandang sebagai pihak yang berbeda. Sampel harus menyertakan akar pangkat dua dari sub-kelompok tersebut. Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (ditambah modul yang spesifik produk tertentu)
20
Prosedur Sertifikasi Pedoman Perilaku Audit terhadap Pedoman Perilaku harus menyertakan langkah-langkah berikut: Prosedur Audit Pedoman Perilaku 1 Pertemuan pembuka dengan perwakilan manajemen yang juga membahas tentang tujuan audit. Pertemuan ini ditujukan untuk mengesahkan rencana audit dan membahas informasi penting sehubungan dengan audit (seperti cakupan dan lokasi), dan untuk menjelaskan metodologi dan sifat audit tersebut (pengambilan sampel, kerahasiaan, dan ketidakberpihakan). 2 Hanya untuk sertifikasi (multi) kelompok: Evaluasi struktur dan fungsi IMS, meliputi: verifikasi daftar anggota kelompok verifikasi kontrak atau kesepakatan antar anggota kelompok dengan kelompok itu sendiri, atau dengan manajemen IMS tinjauan catatan audit internal tahunan yang dijalankan oleh IMS tinjauan oleh IMS mengenai bagaimana ketidakpatuhan telah diperbaiki audit saksi (audit yang dilakukan dengan cara pengamatan) sampel perwakilan pemeriksa internal, untuk memeriksa kompetensi dan kinerja para pemeriksa internal Durasi minimum untuk evaluasi ini, tidak termasuk audit saksi, adalah 0,5 hari (jika tidak cukup, boleh ditambahkan) 3 Tinjauan atas hasil audit eksternal sebelumnya (jika tersedia), dan pengkajian mandiri tahunan yang dilakukan oleh anggota. 4 Tinjauan semua dokumentasi yang relevan, termasuk setidaknya (jika ada): - Estimasi hasil panen - Prosedur keterlacakan - Prosedur “Penggunaan UTZ premium” - Daftar pestisida yang diizinkan (untuk dibandingkan dengan Daftar Pestisida Terlarang dan Daftar Pestisida Dalam Pengawasan yang diterbitkan oleh UTZ) - Asosiasi pekerja dan tawar-menawar kolektif 5 Evaluasi segala dokumentasi, termasuk setidaknya yang berhubungan dengan: - Keterlacakan - Manajemen budidaya: penanaman, penggunaan pupuk, penggunaan pestisida - Panen: tanggal, info plot tanaman, volume (catatan pembelian dan perkiraan volume panen untuk untuk sertifikasi (multi) kelompok) - Personil: kontrak, catatan absen, upah. 6 Penghitungan kendali sirkulasi produk.
www.utz.org
21
Prosedur Audit Pedoman Perilaku 7 Pengkajian di lokasi, termasuk observasi aktivitas, pemeriksaan fasilitas, wawancara dengan para pekerja/staf, dan pengkonfirmasian data (praktik-praktik pertanian yang baik, hasil panen, dan kondisi kerja). Untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok, batas waktu berikut harus dipatuhi untuk pemeriksaan/inspeksi di lokasi: 12 • Maksimal 6 pertanian per hari per auditor (kenyataan di lapangan, biasanya lebih sedikit) • Durasi minimal untuk pemeriksaan unit pemprosesan: 0,25 hari kerja (jika tidak cukup, boleh ditambahkan) Wawancara dengan para pekerja hanya boleh dilakukan tanpa kehadiran supervisor dan manajer, dan identitas peserta wawancara harus terus dijaga kerahasiaannya. Jumlah pekerja permpuan dan laki-laki yang dipilih untuk wawancara harus proporsional dengan jumlah total pekerja perempuan dan laki-laki. Untuk memastikan bahwa kelompok-kelompok rentan cukup terwakili, setidaknya parameter berikut juga harus dipertimbangkan dalam menentukan sampel peserta wawancara: • Umur • Ras • Status pekerja (tetap, sementara, paruh waktu, dibayar berdasarkan jumlah yang dihasilkan) • Tingkat hirarki • Jenis pekerjaan yang dilakukan • Lama bekerja dengan organisasi
8 9
Wawancara-wawancara tentang diskriminasi gender, kekerasan, atau pelecehan seksual harus dilakukan oleh auditor yang sudah terlatih dalam melakukan wawancara tentang topik-topik tersebut. Apabila memungkinan, disarankan untuk memiliki auditor perempuan dalam tim untuk melakukan wawancara tentang topik-topik ini dengan para perempuan. Tinjauan kantor, termasuk tinjauan dokumentasi, pemeriksaan catatan, kendali sirkulasi produk, dan uji keterlacakan (identifikasi pasokan bahan-bahan mentah hingga produk final, dan sebaliknya) Pertemuan penutup dengan manajemen yang meliputi: - Temuan-temuan utama dari audit - Ketidakpatuhan yang teridentifikasi - Tindakan korektif yang dilakukan - Berbagai tenggat waktu dan tanggal audit susulan
Ketentuan Sertifikasi Pedoman Perilaku a. Kepatuhan Pedoman Perilaku Inti dan Modul sesuai produk spesifik Pedoman Perilaku terdiri dari dua Pedoman Inti (satu untuk sertifikasi individu dan multi-lokasi, dan satu lagi untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok) dan beberapa Modul sesuai produk spesifik. Untuk mendapatkan sertifikasi Pedoman Perilaku, para anggota harus mematuhi Pedoman Inti dan Modul sesuai produk spesifik yang sesuai dengan situasi mereka (misalnya, koperasi cokelat perlu mematuhi Pedoman Inti untuk sertifikasi (multi) grup dan Modul cokelat). Para anggota wajib mematuhi semua persyaratan dari kedua dokumen tersebut yang, menurut aktivitas yang mereka lakukan, dapat diberlakukan.
12
Pada kasus dimana LS hendak mengaudit lebih dari 6 pertanian per hari per auditor, departemen S&C (Syarat & Sertifikasi) harus diberitahu sebelum dilakukannya audit (lihat bab 1.6 Dukungan LS)
www.utz.org
22
Jika ada kontradiksi antara persyaratan dari Pedoman Inti dan persyaratan dari Modul, persyaratan dari Modul yang akan diutamakan. Tahun kepatuhan Para anggota baru harus mematuhi ketentuan persyaratan tahun pertama dalam Pedoman Perilaku. Anggotaanggota yang mengajukan sertifikasi ulang harus melaju ke sertifikasi tahun berikutnya (misalnya, dari tahun 1 ke 2) hingga mencapai tahun 4. Hal ini juga berlaku kepada anggota yang mengganti LS. Seorang anggota selalu bisa mengajukan permintaan pemeriksaan terhadap persyaratan tahun berikutnya. Begitu juga kelompok produsen dengan anggota kelompok dalam tahun kepatuhan yang berbeda boleh mengajukan permintaan agar semua anggotanya diperiksa terhadap pemegang tahun tertinggi. Ketika sertifikasi terputus (misalnya, karena anggota tidak memenuhi persyaratan sertifikasi atau memutuskan untuk tidak mengajukan kembali hingga batas waktu tertentu), ketentuan berikut berlaku jika anggota tersebut memutuskan untuk mengajukan permohonan sertifikasi ulang: Periode tak bersertifikat* 1,5 tahun atau kurang Lebih dari 1,5 tahun dan kurang dari 3,5 tahun 3,5 tahun atau lebih
Tahun sertifikasi Tahun sertifikasi terakhir + 1 Tahun yang sama dengan sertifikasi terakhir Tahun 1 (anggota dianggap sebagai anggota baru)
* Periode antara tanggal kedaluwarsa sertifikat terakhir dan awal panen bersertifikat berikutnya.
Setiap tahun, anggota harus mematuhi semua Poin Kontrol wajib yang berlaku, serta sejumlah poin tambahan. 13 Anggota memilih Poin Kontrol tambahan mana yang akan dipatuhi . Sub-kontraktor yang disertakan dalam sertifikasi anggota harus patuh terhadap persyaratan tahun yang sama seperti anggota tersebut. Produksi paralel Produksi paralel tidak diperbolehkan dalam sertifikasi (multi) kelompok Dengan kata lain, anggota kelompok tidak bisa memiliki beberapa tanaman yang bersertifikat UTZ dan beberapa yang tidak bersertifikasi UTZ. Untuk sertifikasi individu dan multi-lokasi, produksi paralel diizinkan, tetapi hanya jika sistem identifikasi dan pemisahan yang menjamin integritas produk UTZ diberlakukan. b. Audit sertifikasi pertama Audit tahunan pertama (untuk anggota baru dan anggota yang sertifikasinya terputus) harus dilakukan dalam masa periode antara 4 bulan sebelum hingga 4 bulan setelah dimulainya panen bersertifikasi pertama. Panen bisa berupa panen utama/besar maupun sedang/kecil. Jika audit dilakukan di luar periode ini, panen tidak akan disertifikasi. Jika ada panen yang berkelanjutan, audit pertama dapat dilakukan kapan saja. Selama audit pertama, auditor memeriksa semua catatan yang diajukan dalam Pedoman Perilaku mulai dari 4 bulan sebelum tanggal audit untuk mendapatkan gambaran tentang penyimpanan catatan pertanian. Catatan tersebut harus memenuhi persyaratan Pedoman Perilaku dari tanggal awal sertifikat hingga seterusnya. Ketika audit dilaksanakan setelah panen dimulai, auditor memeriksa persyaratan secara retrospektif selama periode antara dimulainya panen dan tanggal audit. c. Audit-audit sertifikasi berikutnya Audit-audit sertifikasi berikutnya (atau audit sertifikasi ulang) harus dilakukan dalam periode 4 bulan sebelum hingga 4 bulan sesudah tanggal kedaluwarsa sertifikat. Jika audit dilakukan di luar periode ini, panen pertama di tahun tersebut tidak dapat disertifikasi. 13
Poin Kontrol tambahan yang tidak (atau belum) ingin dipatuhi oleh anggota tidak dicantumkan dalam laporan ringkasan sebagai ketidakpatuhan. Anggota diberikan pilihan untuk menyebutkan atau tidak menyebutkan poin-poin tambahan tersebut, atau mungkin menyebutkan sebagian saja, sebagai poin-poin yang perlu ditindaklanjuti dalam sertifikasi-sertifikasi di masa depan.
www.utz.org
23
Selama audit sertifikasi ulang, auditor mengesahkan semua catatan yang disyaratkan dalam Pedoman Perilaku sejak audit sebelumnya. d. Volume bersertifikasi Volume bersertifikasi adalah volume produksi yang diizinkan untuk dijual oleh anggota sebagai produk bersertifikasi UTZ. Volume ini dihitung berdasarkan perkiraan yang ditentukan oleh anggota tentang besarnya volume yang akan mereka hasilkan saat panen, yang dicantumkan dalam sertifikat. Perkiraan ini disahkan oleh LS dan hendaknya dilakukan menggunakan metodologi yang terpercaya, misalnya berdasarkan panen tahun sebelumnya, kepadatan/jumlah pohon, usia tanaman, penggunaan masukan, hama dan penyakit tanaman, varietas tanaman, kualitas tanah, lokasi geografis, iklim. e. Stok bawaan Stok bawaan adalah stok fisik yang tersisa dari sertifikat sebelumnya dan kemudian ditambahkan ke dalam volume sertifikat baru produsen / kelompok produsen (volume akumulasi). Stok bawaan dapat diberlakukan dalam dua situasi: 1.
Jika selama periode sertifikat sebelumnya volume panen lebih tinggi daripada volume bersertifikasi, volume ini bisa ditambahkan ke dalam sertifikat baru sebagai volume bawaan.
2.
Jika anggota memiliki stok hasil produksi bersertifikasi dari periode sertifikat sebelumnya (tersedia secara fisik saat dilakukan audit) yang tidak akan dijual dalam periode sertifikat sebelumnya, selisih dari keduanya dapat dimasukkan ke dalam sertifikat baru sebagai volume bawaan.
Pada kedua kasus, LS harus memeriksa kuantitas dan mencantumkan kuantitas ini dalam sertifikat sebagai “volume bawaan”. Volume yang dikirim ke gudang dan diumumkan dalam GIP tidak bisa dicantumkan sebagai volume bawaan dalam sertifikat baru. (Volume tersebut ditambahkan secara otomatis ke dalam lisensi baru.) f. Sertifikat Validitas sertifikat pertama (begitu juga sertifikat pertama setelah periode tidak bersertifikasi bagi anggota yang sertifikatnya terputus) dimulai pada awal panen anggota, agar masa panen keseluruhan termasuk ke dalam sertifikat. Jika panen berlanjut, validitas sertifikat pertama dimulai saat anggota tersebut dinilai patuh, atau pada 4 bulan awal sebelum audit jika semua catatan yang diperlukan sudah disahkan secara retrospektif sejak tanggal tersebut. Sertifikat selanjutnya dimulai sehari setelah sertifikat sebelumnya berakhir. Sertifikat untuk multi-lokasi dan multi-kelompok berisi daftar nama lokasi dan kelompok yang terdaftar dalam sertifikat tersebut. Nama yang muncul dalam sertifikat sama dengan nama yang didaftarkan anggota dalam GIP.
2.5.
Proses Sertifikasi untuk Rantai pengawasan (ChoC)
Opsi-Opsi Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) Tersedia dua pilihan yang berbeda untuk sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC). Opsi untuk memilih tergantung pada jenis keanggotaan. Pilihan sertifikasi menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan dan bagaimana sampel untuk audit sertifikasi seharusnya ditentukan. Hal tersebut dijelaskan dalam tabel di bawah ini.
www.utz.org
24
Berlaku bagi anggota yang merupakan: Tanggung jawab kepatuhan: Sampel untuk audit sertifikasi:
Berlaku bagi anggota yang merupakan:
Tanggung jawab kepatuhan: Sampel untuk audit sertifikasi: (opsi A)
Opsi 1: Sertifikasi individual Pelaku Rantai Pasokan (SCA) Perorangan SCA perorangan mematuhi semua Poin Kontrol yang berlaku. Semua proses dan aktivitas yang dapat disertifikasi yang dilakukan oleh SCA perorangan harus secara fisik diaudit oleh LS. Opsi 2: Sertifikasi multi-lokasi Lokasi pusat yang teridentifikasi (Misalnya., kantor pusat) di mana kegiatan beberapa lokasi dikelola. Seorang anggota multi-lokasi terdiri dari lokasi pusat dan semua lokasi tambahan yang akan disertifikasi (lokasi yang tidak disertifikasi tidak disertakan). Ada bukti yang mengindikasikan bahwa manajemen pusat memiliki atau dikontrak untuk mengelola lokasilokasi pengolahan tersebut. Semua lokasi lahan di bawah manajemen pusat mematuhi semua Poin Kontrol yang berlaku. Jumlah minimum lokasi yang harus secara fisik diaudit tergantung pada tingkat keterlacakan anggota: Tingkat keterlacakan IP dan SG (Identitas Terpelihara dan Segregasi) MB (Saldo Massa)
Audit sertifikat pertama
Audit selanjutnya
Akar pangkat dua dari jumlah lokasi *, termasuk lokasi pusat
Akar pangkat dua dari jumlah lokasi *, termasuk lokasi 14 pusat
Lokasi pusat
Akar pangkat dua dari jumlah lokasi *, termasuk lokasi pusat
* pembulatan ke jumlah keseluruhan yang berikutnya Semua lokasi pusat dan lokasi perkebunanan harus menerima audit fisik. Ada satu pengecualian dalam aturan ini: bagi audit selanjutnya atas SCA multi-lokasi yang beroperasi secara unik di bawah tingkat MB (Saldo Massa), lokasi sampel audit dapat diaudit secara jarak jauh dari lokasi pusat (misalnya, dari kantor pusat), dengan mematuhi syarat bahwa anggota tersebut mengajukan permohonan kepada LS dan memenuhi dua kriteria berikut ini sebelum audit: 1. Anggota tersebut mempunyai manajemen pusat tempat dilakukannya administrasi pusat pada lokasi terpusat yang memayungi semua lokasi produksi di dalam cakupannya, dan; 15 2. Anggota tersebut mempunyai rekening kredit yang merefleksikan volume input dan output administrasi pusat ini, dan sesuai dengan poin kontrol nomor 19 dari Standar Sertifikasi Rantai Pengawasan UTZ. Jika ada keraguan LS apakah dua kriteria di atas telah terpenuhi atau tidak (saat sedang menyiapkan atau selama audit sedang berlangsung), LS tersebut dapat memutuskan untuk mengaudit lokasi sampel secara fisik. LS selalu memastikan bahwa setidaknya lokasi yang diberi pernyataan ketidakpatuhan dalam audit sebelumnya disertakan dalam sampel audit. Jika hal tersebut tidak memungkinkan, LS memastikan bahwa lokasi yang berbeda diaudit dalam masing-masing siklus audit (untuk IP/SG -secara fisik, untuk MB - secara jarak jauh, jika kriteria di atas telah dipenuhi).
14
Contohnya: 2 lokasi + 1 lokasi pusat =>√(2+1) = √3 = 2 lokasi yang akan diaudit (akar pangkat dua dibulatkan). Dalam sampel audit 2 lokasi ini, setidaknya lokasi pusat harus diaudit, dan ditambah satu lokasi lagi. 15
Jika penggunaan rekening kredit diwajibkan, lihat poin kontrol 19 Sertifikasi Rantai Pengawasan (ChoC).
www.utz.org
25
Prosedur Sertifikasi Rantai Pengawasan (ChoC) Audit terhadap Rantai Pengawasan (ChoC) UTZ harus mengikuti langkah-langkah berikut: Prosedur Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) 1 Pertemuan pembuka dengan perwakilan manajemen. 2 Tinjauan atas hasil-hasil audit eksternal sebelumnya (jika memungkinkan), dan pengkajian mandiri tahunan yang dilakukan oleh anggota tersebut. 3 Meninjau semua dokumentasi yang relevan. 4 Evaluasi segala catatan. 5 Penghitungan kendali sirkulasi produk. 6 Diskusi / wawancara dengan anggota-anggota staf kunci. 7 Audit secara fisik untuk memverifikasi kepatuhan terhadap semua Poin Kontrol Rantai pengawasan (ChoC) yang berlaku dan, jika berlaku, pemeriksaan dokumentasi atas lokasi yang tidak diaudit secara fisik. Untuk audit secara fisik, batas-batas waktu berikut ini harus dipatuhi: • Sertifikasi individu: antara 0,5 dan 1 hari kerja • Sertifikasi multi-lokasi: antara 0,5 dan 1 hari kerja untuk lokasi pusat, antara 0,25 dan 0,5 hari kerja untuk masing-masing lokasi tambahan (dalam hal bahwa lokasi MB tersebut diaudit secara jarak jauh dari lokasi pusat, antara 0,25 sampai 0,5 hari kerja dapat ditambahkan per lokasi pada durasi audit lokasi pusat). 8 Pertemuan Penutup dengan manajemen yang membahas topik-topik berikut (jika memungkinkan): Temuan-temuan audit penting Ketidakpatuhan yang teridentifikasi Koreksi dan tindakan korektif Tenggat-tenggat waktu dan tanggal audit tindak lanjut
Ketentuan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) a. Audit sertifikasi pertama Untuk SCA yang beroperasi di bawah tingkat keterlacakan IP (Identitas Terpelihara) atau SG (Segregasi), audit pertama harus dilakukan selambat-lambatnya 4 bulan setelah mereka menerima pembelian pertama produk UTZ mereka. Produk yang diterima lebih dari 4 bulan sebelum tanggal audit tersebut tidak dapat diklaim sebagai produk UTZ. Untuk SCA yang beroperasi pada tingkat MB, audit pertama harus dilakukan selambat-lambatnya 4 bulan setelah mereka menerima pembelian pertama produk UTZ mereka. Produk yang dibeli lebih dari 4 bulan sebelum tanggal audit tidak dapat diklaim sebagai produk UTZ. Auditor memverifikasi catatan yang diminta dalam Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) selama 4 bulan sebelum tanggal audit agar memiliki gambaran tentang penyimpanan catatan organisasi. Catatan harus memenuhi persyaratan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) dari awal periode validitas sertifikat. SCA tidak bisa menjual produk UTZ sampai mereka menerima sertifikat yang sah. b. Audit sertifikasi berikutnya Audit sertifikasi berikutnya (atau audit sertifikasi ulang) harus dilakukan dalam periode dari 4 bulan sebelumnya hingga 4 bulan sesudah tanggal kedaluwarsa sertifikat. Selama audit ini, auditor memverifikasi semua catatan yang diminta dalam Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) sampai pada audit sebelumnya. Sejak tanggal 1 Januari 2016, UTZ menawarkan pilihan untuk menerbitkan sertifikat dan lisensi dengan periode 16 validitas yang lebih lama bagi para anggota bersertifikat UTZ yang mendapatkan hasil yang baik dalam audit 16 Anggota UTZ yang telah termasuk UTZ untuk Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) untuk satu atau beberapa program UTZ.
www.utz.org
26
17
Rantai pengawasan (ChoC). Periode validitas akan meningkat mulai dari satu sampai dua tahun , dengan 18 tujuan untuk meningkatkan periode validitas dan siklus audit sampai tiga tahun bagi para anggota yang 19 memperlihatkan kinerja yang baik secara konsisten. Para anggota baru masih harus menerima audit Rantai pengawasan (ChoC) pada tahun kedua mereka.
Para anggota baru yang lolos audit sertifikasi pertama mereka, akan menerima sertifikat/lisensi yang valid selama satu tahun. Selama audit kedua, satu tahun setelah audit pertama, anggota tersebut dapat dianggap dan dievaluasi sebagai ‘anggota bersertifikat UTZ’ (lihat catatan kaki 17). • Para anggota bersertifikat UTZ yang lolos audit dengan jumlah 0 – 2 ketidakpatuhan, akan menerima 20 sertifikat/lisensi yang berlaku selama dua tahun . Audit selanjutnya akan dijadwalkan untuk dua tahun setelahnya. Apabila pada audit selanjutnya atau audit berikutnya anggota tersebut kembali dinilai memiliki jumlah 0 - 2 ketidakpatuhan, SCA (Pelaku Rantai Pasokan) tersebut akan menerima sertifikat/lisensi yang berlaku selama tiga tahun dan audit akan dilaksanakan kembali setelah tiga tahun. Para anggota bersertifikat UTZ yang lolos audit sertifikasi apa pun dengan jumlah 3 ketidakpatuhan atau lebih, akan menerima sertifikat/lisensi yang berlaku selama satu tahun. Setelah itu, pada audit sertifikasi selanjutnya, mereka kembali dapat menerima sertifikasi yang valid selama dua tahun, lalu apabila hasilnya positif, pada sertifikasi berikutnya, mereka dapat menerima sertifikasi dengan masa berlaku tiga tahun. •
c. Sertifikat Untuk Pelaku Rantai Pasokan atau SCA yang beroperasi pada tingkat IP (Identitas Terpelihara) atau SG (Segregasi), validitas sertifikat pertama dimulai pada tanggal SCA menerima pembelian pertama produk UTZ mereka. Jika SCA belum menerima produk UTZ apa pun, validitas sertifikat pertama dimulai ketika keputusan sertifikasi dikeluarkan oleh LS. Untuk SCA yang beroperasi pada tingkat MB, validitas sertifikat pertama dimulai ketika keputusan sertifikasi diambil oleh LS. Sertifikat selanjutnya dimulai sehari setelah sertifikat sebelumnya berakhir. Periode masa berlaku lisensi selalu seiring dengan periode masa berlaku sertifikat. LS mencantumkan pada sertifikat lokasi-lokasi mana yang diikutsertakan dalam sertifikat tersebut. d. Cakupan sertifikat secara geografis Untuk kopi dan teh (termasuk rooibos dan teh herbal) tidak ada batasan untuk lingkup geografis sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC): lokasi-lokasi dari berbagai negara berbeda dapat disertifikasi bersama-sama dan dicantumkan dalam sertifikat yang sama. Untuk kakao dan hazelnut, lokasi hanya dapat disertifikasi bersama-sama dan dicantumkan dalam sertifikat yang sama jika berasal dari negara yang sama. Ada tiga pengecualian untuk aturan ini. Kelompok negara berikut dianggap sebagai unit geografis tunggal. Lokasi dari berbagai negara tetapi dari unit geografis yang sama dapat disertifikasi bersama-sama dan dicantumkan dalam sertifikat yang sama. 1. Uni Eropa-2821 ditambah EFTA (Islandia, Liechtenstein, Norwegia dan Swiss) 2. NAFTA (Kanada, Meksiko, dan AS)
3. ANZCERTA (Australia dan Selandia Baru)
17 730 hari (atau 731 hari dalam hal tahun kabisat) 18 1095 hari (atau 1096 hari dalam hal tahun kabisat) 19 Anggota UTZ yang terdaftar di UTZ, tetapi belum bersertifikat UTZ (masih belum berhasil menyelesaikan audit sertifikasi) 20 Saat disebutkan di sini dan selanjutnya “… akan menerima Sertifikat/Lisensi...” masa berlaku lisensi/sertifikat yang diperpanjang hanya akan diberikan jika semua ketidakpatuhan telah diselesaikan. 21 Daftar selengkapnya dapat dilihat di http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28
www.utz.org
27
2.6.
Hak cipta dipegang oleh UTZ
UTZ berhak untuk: - Menerbitkan dan mengubah isi serta persyaratan yang tercantum dalam dokumen ini. - Tidak mengizinkan (calon) anggota atau calon LS/LS yang disetujui untuk masuk/melanjutkan program UTZ jika mereka telah menyalahgunakan nama UTZ atau dengan cara apa pun berpartisipasi dalam perilaku penipuan terhadap program UTZ dan anggotanya. - Melakukan penilaian kontrol kualitas tambahan terhadap audit yang dilakukan oleh LS dengan: o Meminta dokumentasi lebih lanjut (misalnya daftar pengecekan UTZ yang ditandatangani oleh Pemberi Sertifikat dan auditor, atau hasil pengkajian risiko) o Meminta klarifikasi atau koreksi atas informasi yang dilaporkan o Meminta kunjungan lapangan o Melakukan audit paralel, audit bayangan, atau audit kantor LS o Meminta dari LS nama, CV, dan bukti kepatuhan pada persyaratan yang dijelaskan dalam pasal 3.1 auditor o Melakukan pemeriksaan silang atas informasi yang dilaporkan oleh LS dengan sumber eksternal, terutama yang memungkinkan saling cek silang dengan pemilik standar 22 keberlanjutan lainnya . - Menggunakan informasi audit yang dilaporkan untuk memantau kinerja, melakukan analisis statistik, dan penelitian, serta membuat laporan gabungan. - Meminta informasi lebih lanjut dari LS berdasarkan laporan audit sertifikasi dan audit mendadak. - Memberikan informasi kepada LS tentang perilaku menyimpang atau ketidakpatuhan oleh anggota. - Meminta audit mendadak atas anggota khusus dan/atau memberikan saran atas pemilihan sampel untuk audit mendadak dan/atau cakupan audit mendadak. - Meminta revisi atas volume-volume bersertifikat dan/atau wilayah bersertifikat jika berbeda dari ratarata yang dikenal untuk negara atau wilayah tersebut, dan meminta justifikasi apabila hal tersebut tidak disediakan oleh LS. - Menolak permintaan lisensi atau menunda atau membatalkan izin yang aktif jika UTZ menganggap bahwa anggota tidak mematuhi Pedoman, Rantai pengawasan (ChoC), atau Protokol Sertifikasi, atau bahwa audit tidak dilakukan sesuai dengan Protokol Sertifikasi ini. - Memberikan pengecualian untuk persyaratan dalam Pedoman, Rantai pengawasan (ChoC), dan/atau Protokol Sertifikasi kepada anggota dan/atau LS yang terkena dampak krisis kemanusiaan, bencana alam atau keadaan luar biasa lainnya. - Menarik kembali persetujuan LS jika LS tidak bekerja sama pada salah satu poin di atas. - Membuat keputusan akhir tentang apakah sesuatu dianggap sebagai klaim produk atau tidak. - Melaksanakan audit terhadap anggota yang telah menandatangani dan menyerahkan Pernyataan Pembebasan Audit Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC). Sasaran audit ini adalah untuk memverifikasi bahwa para anggota ini memenuhi persyaratan untuk dibebaskan dari sertifikasi dan bahwa mereka mematuhi ketentuan Rantai pengawasan (ChoC) yang berlaku.
www.utz.org
28
3. LEMBAGA-LEMBAGA SERTIFIKASI Hanya LS-LS yang telah disetujui oleh UTZ yang diizinkan melakukan audit terhadap standar-standar UTZ. Bagian ini menjelaskan prosedur persetujuan dan persyaratan untuk LS, serta kewajiban dan tanggung jawab yang disyaratkan dalam pemberian persetujuan UTZ bagi LS. UTZ berkomitmen menyediakan arena bermain yang adil bagi LS yang menawarkan sertifikasi UTZ bagi produsen, kelompok produsen, dan SCA. Kami juga yakin bahwa produsen, kelompok produsen, dan SCA mendapat layanan terbaik ketika mereka bisa memilih dari beberapa LS yang dapat menawarkan layanan berkualitas tinggi. LS dan mitra mereka yang bekerja dalam sistem UTZ diharapkan juga mengikuti prinsipprinsip ini.
3.1.
Persyaratan-persyaratan persetujuan LS
Agar disetujui dan tetap disetujui oleh UTZ, LS harus memenuhi serangkaian persyaratan. Persyaratan ini berhubungan dengan LS itu sendiri, Pemberi Sertifikat dan Manajer Perencana mereka, serta auditor yang bekerja untuk LS.
Lembaga Sertifikasi a.
b.
c.
Persyaratan Persetujuan Memiliki akreditasi ISO 17065: 2012 yang sah, yang dikeluarkan oleh Badan Akreditasi (AB) yaitu: - Anggota Forum Akreditasi Internasional (IAF) atau - Anggota penuh ISEAL Alliance Cakupan Akreditasi harus meliputi / terkait dengan: - Untuk sertifikasi Pedoman Perilaku: pertanian: (mis. Fairtrade, SAN, GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP dan UE) - Khusus sertifikasi Rantai Pengawasan: makanan atau rantai pengawasan (misalnya GFSI, FSC, ISO 9001/22000 dengan ruang lingkup pengolahan makanan, IFOAM). Tugaskan Manager Perencana yang disetujui UTZ dan satu atau lebih Pemberi Sertifikat yang, 23 bersama-sama, disetujui untuk semua produk dan standar yang diikutsertakan dalam cakupan LS.
LS-LS disetujui untuk ruang lingkup tertentu, yang menentukan di mana, terhadap standar UTZ yang mana, dan untuk produk mana saja yang mereka diizinkan melakukan audit. Produk dan cakupan standar yang membuat LS dapat disetujui tergantung pada cakupan akreditasi ISO 17065:2012-nya dan cakupan Pemberi Sertifikatnya, seperti dijelaskan pada poin b dan c dari tabel di atas. Dalam rangka memasukkan suatu negara dalam lingkup geografis, LS harus mampu melakukan audit di negara itu dalam waktu 3 bulan setelah menerima permintaan audit dari anggota UTZ. Semua kantor lokal LS tercakup dalam satu persetujuan yang sama, kecuali kantor tersebut bekerja secara benar-benar independen (yaitu mereka sepenuhnya menjalankan proses sertifikasi). Jika hal itu terjadi kantor lokal harus mengajukan permohonan persetujuan sebagai LS individu. Pelaksanaan subkontrak oleh LS yang disetujui ("LS X") dari LS lainnya ("LS Y"), Lembaga Pengawas atau auditor lepas diperbolehkan untuk melakukan audit UTZ. Subkontraktor tersebut (LS Y) harus memiliki kontrak dengan LS yang disetujui (LS X) dan harus dimasukkan dalam lingkup akreditasi ISO 17065-nya. Dengan segala cara LS yang melakukan subkontrak (LS X) tetap bertanggung jawab atas sertifikasi tersebut dan untuk mengelola akun pengguna serta hak-hak subkontraktor (LS Y) di GIP. Oleh karena itu UTZ menganggap staf yang disubkontrak sebagai staf LS yang disetujui (LS X).
23
Oleh karena persyaratan ini, jika Manajer Perencana atau Pemberi Sertifikat berhalangan untuk jangka panjang (misalnya karena kehamilan atau cuti sakit), LS harus memastikan orang lain disetujui pada tanggal jatuh tempo sebagai pengganti.
www.utz.org
29
Ketika LS melakukan sub-kontrak terhadap LS lain untuk audit UTZ, LS yang disub-kontrak tidak harus hadir di hadapan anggota dengan nama LS tersebut, tetapi harus dengan jelas menetapkan bahwa mereka bekerja di bawah kepemimpinan LS yang melakukan sub-kontrak.
Manajer Perencana Manajer Perencana adalah anggota staf LS yang bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi akun LS dalam program UTZ. Tanggung jawabnya adalah: - Memastikan dan mengawasi bahwa semua Pemberi Sertifikat dan auditor memenuhi persyaratan yang dijelaskan dalam bab ini - Memastikan semua dokumentasi terkait UTZ agar tetap terkini - Memberikan laporan tahunan dan dokumen lain untuk UTZ - Mengkoordinasi semua pelaporan yang diminta dalam GIP - Mengelola akun LS di GIP dengan benar - Menangani komunikasi dengan UTZ, kecuali untuk komunikasi mengenai keputusan sertifikasi.
a.
Persyaratan-Persyaratan Persetujuan: Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, seperti yang dijelaskan dalam bab 4.4
Para Pemberi Sertifikat Para pemberi Sertifikat adalah anggota staf LS (atau kontraktor independen yang disewa) yang mengambil keputusan sertifikasi. Tanggung jawab mereka adalah: - Memastikan dan mengawasi bahwa semua auditor melakukan audit sesuai dengan Protokol Sertifikasi ini - Memastikan bahwa dokumen sertifikasi (laporan audit, sertifikat) diserahkan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam dokumen ini - Mengambil keputusan sertifikasi terakhir - Berkomunikasi dengan UTZ tentang keputusan sertifikasi. Pemberi Sertifikat juga dapat melakukan audit, dengan catatan mereka memenuhi persyaratan untuk auditor yang dijelaskan dalam sub-bab berikutnya. Dalam hal ini Pemberi Sertifikat lainnya yang disetujui UTZ dalam LS harus mengambil keputusan sertifikasi (untuk mematuhi "prinsip empat mata"). Dalam rangka mendapatkan persetujuan UTZ, Para pemberi Sertifikat harus memenuhi persyaratan dalam tabel berikut. Mereka juga memiliki tanggung jawab untuk tetap mengikuti perkembangan, masalah, dan perubahan peraturan terkini yang berkaitan dengan kegiatan mengaudit standar-standar UTZ dan mengaudit secara umum (misalnya dengan berpartisipasi dalam sesi-sesi kalibrasi online yang akan diatur oleh UTZ). Pemberi Sertifikat yang bekerja sebagai kontraktor independen untuk LS dapat disetujui selama hubungan mereka dengan LS eksklusif (yaitu Pemberi Sertifikat tidak bekerja juga untuk LS lain).
www.utz.org
30
Persyaratan Persetujuan: Pedoman Perilaku a Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian atau hortikultura, termasuk pemahaman dan penerapan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik atau Good Agricultural Practices (GAP) ATAU Setidaknya 5 tahun pengalaman kerja di bidang pertanian atau hortikultura b Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4 c Terbukti memiliki pengetahuan atas produksi dan sistem pemprosesan produk-produk yang berlaku DAN Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat) d Pengalaman dalam mengaudit GAP dan/atau standar-standar pertanian organik (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)*
Rantai Pengawasan Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian, hortikultura atau disiplin ilmu yang terkait makanan ATAU Pengalaman kerja minimal 5 tahun di bidang pertanian, hortikultura atau industri makanan Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4 Terbukti memiliki pengetahuan atas sistem pemprosesan produk-produk yang berlaku DAN Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat) Pengalaman dalam mengaudit keamanan makanan dan/atau standar-standar rantai pengawasan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)**
DAN
DAN
Berhasil menyelesaikan: • kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau • kursus pimpinan auditor ISO 22000.
Berhasil menyelesaikan: • kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau • kursus pimpinan auditor ISO 22000, atau • Pelatihan HACCP (minimal 16 jam).
e Pengalaman dalam mengaudit standar-standar sosial (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)*** ATAU f
Berhasil menyelesaikan kursus auditor SA8000. Pengalaman dalam mengaudit standar-standar lingkungan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau pemberi sertifikat)**** ATAU
Berhasil menyelesaikan kursus pimpinan auditor ISO 14001. g Kemampuan Bahasa Inggris atau Bahasa Spanyol yang cocok untuk menyelesaikan pelaporan lisan dan tertulis kepada UTZ.
Kemampuan Bahasa Inggris atau Bahasa Spanyol yang cocok untuk menyelesaikan pelaporan lisan dan tertulis kepada UTZ.
Termasuk tetapi tidak terbatas pada: * GLOBALGAP, LEAF Marque, standar-standar nasional (cakupan yang relevan), Organik ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (cakupan 1 atau 3), ISO 22000 (cakupan B atau E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA **** ISO 14001, LEAF Marque, SAN
www.utz.org
31
Para Auditor Para auditor adalah orang-orang yang melaksanakan audit untuk LS (sebagai karyawan atau kontraktor independen). Mereka bertanggung jawab membuat laporan ringkasan UTZ atas audit yang mereka lakukan dengan tepat waktu dan akurat sesuai dengan kriteria yang ditentukan dalam pasal 2. Para auditor tidak perlu disetujui oleh UTZ (meskipun UTZ berhak untuk mengubah hal ini di kemudian hari), walaupun demikian Manajer Perencana harus memastikan bahwa semua auditor mematuhi persyaratan pada tabel berikut. Auditor juga memiliki tanggung jawab untuk tetap mengikuti perkembangan, masalah, dan perubahan peraturan terkini yang berkaitan dengan kegiatan mengaudit standar-standar UTZ dan mengaudit secara umum. Mereka juga harus dilatih untuk mengumpulkan dan memberikan informasi yang dapat dipercaya.
Persyaratan a
b c
d
Pedoman Perilaku Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian atau hortikultura, termasuk pemahaman dan penerapan Praktik-Praktik Pertanian yang Baik atau Good Agricultural Practices (GAP)
Rantai Pengawasan Berhasil menyelesaikan pelatihan pasca sekolah tinggi (pasca sekolah menengah) di bidang pertanian, hortikultura atau disiplin ilmu yang terkait makanan
ATAU
ATAU
Setidaknya 2 tahun pengalaman kerja di bidang pertanian atau hortikultura Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4. Terbukti memiliki pengetahuan atas produksi dan sistem pemprosesan produk yang berlaku
Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang pertanian, hortikultura atau industri makanan Berhasil menyelesaikan modul pelatihan wajib UTZ yang berlaku, yang dijelaskan dalam bab 4.4. Terbukti memiliki pengetahuan atas sistem pemprosesan produk yang berlaku
ATAU
ATAU
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan) Pengalaman dalam mengaudit GAP dan/atau standar-standar pertanian Organik (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)*.
Pengalaman dalam mengaudit sistem ini (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan) Pengalaman dalam mengaudit keamanan makanan dan/atau standar-standar rantai pengawasan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)**.
ATAU Setidaknya 5 audit yang relevan atau 5 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan dan berhasil menyelesaikan: • kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau • kursus pimpinan auditor ISO 22000.
f
h
Pengalaman dalam mengaudit standar-standar sosial dan/atau lingkungan (setidaknya 10 audit yang relevan atau 10 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan)***. Kontrak dengan LS yang disetujui UTZ untuk melakukan audit.
ATAU Setidaknya 5 audit yang relevan atau 5 hari bekerja sebagai auditor atau peserta pelatihan dan berhasil menyelesaikan: • kursus pimpinan auditor ISO 9000/9001, atau • kursus pimpinan auditor ISO 22000, atau • Pelatihan HACCP (minimal 16 jam).
Kontrak dengan LS yang disetujui UTZ untuk melakukan audit.
Termasuk tetapi tidak terbatas pada:
www.utz.org
32
* GLOBALGAP, LEAF Marque, standar nasional (cakupan yang relevan), Organik ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (cakupan 1 atau 3), ISO 22000 (cakupan B atau E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA
3.2. 1.
2.
3.
4.
5. 6. 7.
Prosedur persetujuan LS Prosedur persetujuan: LS mengajukan permohonan persetujuan, menggunakan formulir aplikasi yang dapat dimintakan dari
[email protected]. Melalui formulir aplikasi ini, LS menunjukkan siapa yang ditugasi sebagai Manager Perencana dan Pemberi Sertifikat (bisa merupakan orang yang sama, tetapi tidak harus), dan untuk produk, geografis, dan ruang lingkup standar mana yang ingin mereka masuki. LS mengirimkan formulir pendaftaran yang sudah diisi bersama dengan dokumen-dokumen versi soft copy berikut ke
[email protected]: 1. Sertifikat akreditasi ISO 17065: 2012 yang sah, termasuk keterangan ruang lingkup 2. Bagan organisasi kantor pusat dan lokal serta struktur internal organisasi 3. Daftar LS yang disub-kontrak, Pemberi Sertifikat, dan auditor yang boleh melakukan audit UTZ 4. Daftar negara yang akan dimasukkan dalam ruang lingkup geografis LS, termasuk rincian kontak yang akan dimasukkan dalam Daftar LS yang Disetujui UTZ 5. Bukti bahwa Manajer Perencana dan Pemberi Sertifikat yang diusulkan memenuhi semua persyaratan (lihat bagian sebelumnya) UTZ mengkonfirmasi penerimaan dalam waktu tiga hari kerja, dan setelah itu memverifikasi dokumentasi yang dikirim. Jika semua persyaratan terpenuhi, salinan "Perjanjian Kerangka Kerja LS" dan "Dokumen Sistem Pemantauan LS" dikirim kepada LS tersebut. Perjanjian Kerangka Kerja LS meliputi rincian tentang kewajiban, pemantauan, dan kondisi lainnya yang berlaku untuk LS yang disetujui UTZ, sedangkan Dokumen Sistem Pemantauan LS menggambarkan Sistem Pengawasan LS UTZ. LS menandatangani "Perjanjian Kerangka Kerja LS" dan mengirimkannya kembali ke UTZ. Dengan menandatangani perjanjian tersebut, LS berkomitmen untuk mengikutsertakan perjanjian kontrak dengan klien mereka bahwa hasil audit eksternal mereka dapat digunakan oleh UTZ untuk mengevaluasi kinerja LS, dan bahwa ada kemungkinan mereka diaudit langsung oleh UTZ. UTZ menerbitkan pernyataan persetujuan resmi dan mengirimkannya kepada LS. LS menerima akses atas GIP dan tercantum dalam direktori LS dalam GIP dan dalam "Daftar Lembaga Sertifikasi yang Disetujui UTZ". Manajer Perencana menyediakan akses atas GIP kepada semua Pemberi Sertifikat yang disetujui.
Jika LS yang telah disetujui ingin melakukan perubahan pada persetujuannya (memperluas ruang lingkupnya, menambahkan Pemberi Sertifikat baru, mengubah Manajer Perencana, dll.), hal ini harus diminta secara resmi ke
[email protected].
3.3.
Kewajiban-Kewajiban LS
Ketidakberpihakan dan kerahasiaan Pemberi sertifikat dan auditor diharapkan untuk memenuhi tugasnya dengan standar etika tertinggi. Mereka tidak diizinkan melakukan aktivitas yang dapat mempengaruhi ketidakberpihakan atau kerahasiaan. Pemberi sertifikat dan auditor harus segera melaporkan situasi apa pun yang dapat mempengaruhi ketidakberpihakan atau kerahasiaan kepada manajemen LS mereka. Pemberi sertifikat dan auditor wajib menjalankan dan menghormati prosedur internal tentang kerahasiaan informasi dan catatan LS dan anggota. Informasi dan catatan audit hanya dapat diberikan kepada pihak ketiga selain UTZ jika ada izin tertulis dari klien dan dari LS.
www.utz.org
33
Pemberi sertifikat dan auditor tidak melakukan aktivitas-aktivitas konsultasi bagi anggota yang mereka atau LS audit, dan mereka tidak boleh bekerja sebagai karyawan atau kontraktor independen (misalnya, konsultan, penasihat, atau pelatih) untuk anggota tersebut selama 2 tahun sebelum audit. Jika melakukan pra-audit untuk seorang anggota, LS harus memastikan bahwa auditor yang sama tidak melakukan audit sertifikasi atau ikut serta dalam pengambilan keputusan sertifikasi. Untuk menjaga integritas profesional, LS harus menghindari bahwa seorang auditor melakukan lebih dari tiga audit berturut-turut untuk anggota yang sama (termasuk audit mendadak dan audit yang dilakukan sewaktu 24 bekerja untuk LS lain, dan tidak termasuk audit tindak lanjut) . LS harus merencanakan pelatihan dan persetujuan auditor dengan baik, untuk menjamin rotasi auditor yang semestinya. Keraguan LS tentang ketidakberpihakan, kemandirian, dan kerahasiaan harus dibicarakan bersama UTZ (dengan mengirim email ke
[email protected]).
Melaporkan hasil audit dan memohon lisensi LS harus melaporkan hasil audit sertifikasi (yang membuahkan keputusan sertifikasi, baik positif maupun negatif) dan memohon lisensi untuk anggota bersertifikat di GIP dengan: - Mengisi laporan ringkasan dan informasi lisensi - Mengunggah sertifikat - Mengunggah daftar anggota kelompok (khusus untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok). Format yang dapat digunakan untuk hal ini tersedia dengan mengajukan permintaan ke
[email protected]. Daftar yang diunggah harus berisi setidaknya informasi yang tercakup dalam format ini. LS wajib menyediakan informasi yang akurat. Semua informasi yang tersedia di laporan ringkasan harus didasari pemeriksaan lapangan, dokumen tertulis, dan wawancara dengan anggota.
Audit mendadak Setiap tahun kalender, LS yang menerbitkan 10 atau lebih sertifikat UTZ selama tahun kalender sebelumnya, harus melakukan audit mendadak untuk mengevaluasi kinerja auditor LS serta kinerja anggota yang disertifikasinya. Anggota yang mendapatkan audit mendadak harus diberitahu selambat mungkin, sekitar 72 jam sebelumnya. Cakupan dan durasi Durasi minimum audit mendadak adalah 0,5 hari untuk sertifikasi Pedoman Perilaku perseorangan dan multilokasi , dan 2 hari untuk sertifikasi kelompok dan multi-kelompok (tidak termasuk waktu perjalanan). Pemilihan sampel dan yang Poin Kontrol-nya telah diperiksa selama audit mendadak diputuskan berdasarkan analisis LS. Jumlah audit mendadak Jumlah audit mendadak yang dilakukan LS minimal harus 10% (dibulatkan ke bawah ke jumlah keseluruhan berikutnya) dari jumlah total sertifikat UTZ yang diterbitkan LS selama tahun kalender sebelumnya (semua produk dan cakupan digabung). Sehubungan dengan keluwesan dalam frekuensi audit Rantai Pengawasan, jumlah audit mendadak masih dihitung berdasarkan jumlah sertifikat yang dikeluarkan oleh LS pada tahun kalender sebelumnya. Jumlah anggota Sertifikasi Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC) yang dipilih untuk mendapatkan audit mendadak harus proporsional terhadap jumlah total audit Pedoman Perilaku dan Rantai pengawasan (ChoC) yang dilakukan selama tahun kalender sebelumnya. Pemilihan anggota Pedoman Perilaku dan Rantai 24
Audit yang dilakukan sebelum 1 Juli 2015, yaitu sebelum tanggal peluncuran versi Protokol Sertifikasi ini, tidak terkena aturan ini.
www.utz.org
34
pengawasan (ChoC) yang mendapatkan audit mendadak harus berdasarkan permintaan yang diterima dari UTZ (jika ada) dan evaluasi berbasis risiko. Evaluasi berbasis risiko harus memperhatikan minimal pada waktu audit tahunan dilakukan (selama panen atau tidak), jumlah dan keparahan ketidakpatuhan yang ditemukan, dan keluhan yang diterima tentang anggota tersebut (misalnya dari pemerintah, LSM, atau UTZ). Waktu Audit mendadak harus dilakukan minimal tiga bulan setelah audit sertifikasi terakhir. Untuk anggota Pedoman Perilaku yang melakukan panen lebih dari sekali per bulan dan belum mendapatkan audit sertifikasi terakhir selama panen, audit mendadak harus dilakukan selama panen. Pembayaran Para LS dilarang meminta pembayaran ekstra kepada anggota yang mendapatkan audit mendadak. Karena itu UTZ menyarankan LS untuk memasukkan biaya audit mendadak dalam biaya yang dibebankan kepada semua anggota untuk audit tahunan mereka. Ketidakpatuhan Jika tidak ditemukan ketidakpatuhan selama audit mendadak, anggota tersebut tetap mempertahankan sertifikatnya. Jika ditemukan ketidakpatuhan, maka ketidakpatuhan tersebut harus ditangani dengan cara seperti kalau hal itu ditemukan selama audit sertifikasi (dijelaskan dalam poin d-g bab 2.3). Satu-satunya perbedaan adalah bahwa dengan mengatasi semua ketidakpatuhan, tidak berarti sertifikat baru diterbitkan, melainkan sertifikat yang ada dipertahankan. Tidak memperbaiki ketidakpatuhan akan berakibat penangguhan dan/atau pembatalan sertifikat yang ada.
Laporan tahunan Para LS setiap tahunnya melaporkan kepada UTZ tentang jumlah audit tahunan dan audit mendadak yang dilakukan, serta cakupan dan hasil audit-audit ini. LS juga menyediakan ikhtisar auditor. Mereka harus mengirim laporan sebelum 31 Januari tahun kalender berikutnya. Format laporan tahunan tersedia dengan mengajukan permohonan ke
[email protected]. Bersama laporan tahunan, LS harus mengirim daftar periksa, laporan ringkasan UTZ (format tersedia dengan mengajukan permohonan ke
[email protected]) atau laporan audit semua audit mendadak yang dilakukan selama tahun kalender sebelumnya (termasuk yang tercantum dalam laporan tahunan).
Proteksi terhadap integritas UTZ Apabila LS menemukan ketidakpatuhan terhadap standar-standar UTZ yang merugikan integritas UTZ, LS harus memberi tahu UTZ tentang temuannya, dan segera menyampaikan studi kasus terdokumentasi yang mencakup tindakan yang harus dilakukan LS tersebut.
Komunikasi tentang UTZ dan penggunaan logo UTZ Logo UTZ adalah materi hak cipta dan merek dagang terdaftar, dimiliki oleh UTZ Foundation. LS yang disetujui diizinkan menggunakan logo UTZ pada sertifikat Pedoman Perilaku dan ChoC yang mereka terbitkan. Komunikasi apa pun tentang UTZ di halaman beranda, folder, brosur, atau materi lain milik LS harus diperiksa sebelum diluncurkan (dengan mengirim e-mail ke
[email protected]).
www.utz.org
35
Biaya Saat ini UTZ tidak meminta biaya dari LS untuk proses persetujuan atau untuk melaksanakan pemeriksaan dan aktivitas sertifikasi dalam kerangka kerja program UTZ. UTZ berhak meminta biaya di kemudian hari, dengan pemberitahuan sebelumnya kepada LS.
www.utz.org
36
4. JAMINAN PROGRAM UTZ 4.1.
Prosedur ketidakpuasan
Ketidakpuasan apa pun terkait UTZ akan ditangani menurut Prosedur Ketidakpuasan UTZ, yang tersedia di situs web UTZ.
4.2.
Sistem Pemantauan LS
Tujuan utama Sistem Pemantauan LS UTZ adalah memastikan bahwa audit yang dilakukan menurut standar UTZ tetap konsisten dan berkualitas tinggi. Sistem pemantauan Ini meliputi penilaian periodik kinerja LS sesuai serangkaian indikator yang telah ditentukan sebelumnya. LS harus menggunakan hasil penilaian ini untuk peningkatan kinerja mereka secara terus-menerus. Penjelasan terperinci tentang Sistem Pemantauan LS UTZ dikirimkan kepada LS selama proses aplikasi dan tersedia dengan mengajukan permohonan (
[email protected]).
4.3.
Kebijakan Sanksi
UTZ berhak memberi sanksi kepada LS berdasarkan bukti prosedur tidak layak atau perilaku yang merusak kredibilitas UTZ dan/atau merugikan sistem penjaminan UTZ. Terdapat empat sanksi yang dapat dikenakan UTZ pada LS: peringatan, kartu kuning, kartu merah, dan pembatalan persetujuan LS. Sanksi yang diberikan tergantung pada keseriusan perbuatan tercela dan sanksi sebelumnya yang diberikan kepada LS tersebut. Penjelasan lengkap tentang prosedur dan sanksi lain dapat dilihat di dokumen Sistem Pemantauan LS.
4.4.
Program Pelatihan LS
Tujuan Program Pelatihan LS adalah untuk memastikan bahwa semua staf LS yang ditunjuk untuk bekerja dengan standar UTZ memiliki tingkat minimum dan konsisten terkait kompetensi dan pemahaman atas Protokol Sertifikasi UTZ dan program UTZ dalam lingkup audit LS.
Modul Pelatihan Para Manajer Perencana, Pemberi Sertifikat, dan auditor wajib dengan sukses menyelesaikan semua modul pelatihan wajib yang berlaku, dan mengulanginya minimal setiap dua tahun sekali untuk menyegarkan pengetahuan dan tetap terkini. Para Manajer Perencana dan Pemberi Sertifikat wajib menyelesaikan modul yang relevan dalam pelatihan yang ditawarkan langsung oleh UTZ, baik kursus online dan/atau pelatihan dalam kelas. Auditor juga dapat dilatih oleh Manajer Perencana atau Pemberi Sertifikat (lihat bab selanjutnya). Daftar berikut memperlihatkan semua modul pelatihan yang tersedia serta kepada siapa modul-modul ini diwajibkan:
www.utz.org
37
Kode
Isi
PROGRAM ITU Pengantar Program UTZ dan proses persetujuan LS CCC Pedoman Perilaku CHC Rantai pengawasan (ChoC) CEP Protokol Sertifikasi HBU Pelaporan dalam program UTZ PRAKTIK AUDIT APC Praktik Audit untuk Kopi APO Praktik Audit untuk Kakao APT Praktik Audit untuk Teh APR Praktik Audit untuk Rooibos APZ Praktik Audit untuk Hazelnut Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) untuk CHH Herbal Praktik Audit untuk Rantai Pasokan APS Praktik Audit untuk Integritas Praktik Audit untuk Keterampilan Wawancara Praktik Audit untuk Keterampilan APA Menganalisa APV Praktik Audit untuk Perkiraan Volume KUALITAS PELAKSANAAN Pedoman Pengkajian Risiko dan Pengambilan RAS Sampel TRA Penanganan Sertifikat Online – GIP PELATIHAN KHUSUS PRODUK PSC Produk Kopi PSO Produk Kakao PST Produk Teh PSR Produk Rooibos PSZ Produk Hazelnut
Wajib untuk* SM C X X
Catatan A X Hanya cakupan Pedoman Perilaku Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC)
O O X O SM
O
X O C
O A O O O O O
O O
O
Hanya cakupan Pedoman Perilaku Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kopi Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kakao Hanya cakupan Pedoman Perilaku Teh Hanya cakupan Pedoman Perilaku Rooibos Hanya cakupan Pedoman Perilaku Kacang Hazel Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC) Herbal Hanya cakupan Sertifikasi Rantai pengawasan (ChoC)
API APK
SM
X SM
C O X C
O A
Hanya cakupan Pedoman Perilaku Hanya cakupan Pedoman Perilaku
A
* SM = Manajer Perencana (Scheme Manager), C = Pemberi Sertifikat (Certifiers), A = Auditor X = selalu wajib; O = wajib hanya jika standar terkait atau cakupan produk diberlakukan
Modul-modul tersebut dapat diikuti secara kursus online dan bisa juga meliputi pelatihan kelas, diselenggarakan minimal dua tahun sekali. Keberhasilan menyelesaikan kursus online serta pelatihan kelas dikonfirmasi dengan sertifikat yang sesuai dengan modul yang diikuti, diterbitkan oleh UTZ. Program ini dinamis dan lebih banyak modul akan ditawarkan di kemudian hari. Ikhtisar modul yang tersedia online dapat ditemukan di www.utzacademyonline.com.
Persyaratan Pelatihan Wajib dan Pelatihan Internal Pemberi Sertifikat dan Manajer Perencana yang berhasil menyelesaikan salah satu modul di atas dapat mengorganisasi pelatihan internal dengan topik sama dalam organisasinya, dan panduan disediakan di situs web UTZ (menerjemahkannya ke bahasa setempat jika diperlukan). Materi pelatihan lain yang dipakai harus disampaikan kepada UTZ untuk dimintakan persetujuan. Agenda pelatihan (termasuk tanggal dan program) dan daftar peserta (termasuk tanda tangan) harus dikirimkan kepada UTZ (dalam bahasa Inggris, Prancis, Spanyol, atau Portugis) setelah akhir kursus, beserta persyaratanpersyaratan kajian jika diharuskan oleh modul pelatihan tertentu. UTZ kemudian akan menerbitkan sertifikat keikutsertaan yang diikuti.
www.utz.org
38
Lampiran 1: Pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku tambahan untuk menyertakan petani kontrak Lampiran ini menjelaskan pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku sebagai tambahan dari daftar pilihan sertifikasi yang telah ada dalam bab 2.4, agar petani kontrak dapat dimasukkan dalam sertifikasi unit pemprosesan individu atau multi-lokasi. Petani kontrak adalah produsen yang, karena kekurangan kapasitas pemprosesan produk mereka, membuat perjanjian tulisan atau lisan untuk memasok produk mereka ke unit pemprosesan dengan pemilik yang berbeda (bisa berupa unit pemprosesan individu atau multi-lokasi dengan atau tanpa pertanian sendiri). Pilihan sertifikasi ini menggabungkan, dalam satu lisensi dan sertifikasi, sertifikasi individu atau multi-lokasi dengan sertifikasi kelompok. Pilihan sertifikasi ini hanya dapat digunakan oleh anggota teh/rooibos dan kopi. Pilihan sertifikasi Pedoman Perilaku yang memasukkan petani kontrak Tabel di bawah ini menerangkan Pedoman Perilaku Inti mana yang harus dipatuhi, siapa yang bertanggung jawab atas kepatuhan, dan bagaimana contoh untuk audit sertifikasi ditentukan.
Berlaku bagi anggota yang merupakan:
Tanggung jawab kepatuhan:
Sampel untuk audit sertifikasi: Pedoman Perilaku Inti Yang Berlaku:
Pilihan sertifikasi: sertifikasi individu/ multi-lokasi plus petani kontrak Anggota teh/rooibos atau kopi, yaitu: - Unit pemprosesan individu (dengan atau tanpa pertaniannya sendiri) plus petani kontrak, atau - Unit pemprosesan multi-lokasi (dengan atau tanpa pertaniannya sendiri) plus petani kontrak Unit pemrosesan mematuhi semua Poin Kontrol Pedoman Perilaku yang berlaku bagi Sertifikasi Individu dan Multi-lokasi. Unit pemprosesan yang mengorganisasi petani kontrak bertanggung jawab atas fungsi IMS (Sistem Manajemen Internal) yang baik dan atas kepatuhan petani kontrak terhadap Poin Kontrol Pedoman Perilaku untuk sertifikasi Kelompok Jika volume yang dibeli dari petani kontrak kurang dari 5% dari total volume yang bersertifikat yang diproses oleh unit pemprosesan, ada masa tenggang dua tahun untuk mencapai kepatuhan dengan Pedoman Perilaku untuk sertifikasi Kelompok dan Modul sesuai produk, mulai dari saat petani kontrak dimasukkan ke dalam sertifikat. Dalam periode ini, unit pemrosesan yang bertanggung jawab terhadap pembentukan IMS perlu melaksanakan langkah-langkah yang diambil untuk mencapai kepatuhan. Selama fase awal ini, volume dapat diterima sebagai volume bersertifikat, walaupun IMS-nya masih belum sepenuhnya siap. - Unit pemprosesan individu: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi individu - Unit pemprosesan multi-lokasi: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi multi-lokasi - Petani kontrak: seperti yang dijelaskan dalam bab 2.4 untuk sertifikasi kelompok - Unit Pemprosesan: Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi individual dan multi-lokasi (ditambah modul yang spesifik pada produk) - Petani kontrak: Pedoman Perilaku Inti untuk sertifikasi Kelompok (ditambah Modul menurut produk)
LS melaporkan dan memberi tahu UTZ tentang jumlah petani kontrak, total volume unit pemprosesan yang dibeli dari petani kontrak, serta tentang status sertifikasi para petani kontrak.
www.utz.org
39
www.utz.org
40
