Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal Wlz

Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal Wlz

Regio’s CZ zorgkantoren:

Haaglanden Zuid-Hollandse Eilanden Zeeland West-Brabant Zuidoost-Brabant Zuid-Limburg

Datum : september 2015 Tel: (076) 524 34 55 E-mail: [email protected]

Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 1

Inhoudsopgave Definities : ............................................................................................................................................ 3 1. Inleiding ............................................................................................................................................ 4 2. Wlz Bovenbudgettaire Zorgaanspraak ............................................................................................ 4 2.1 Aanspraak tweede voorziening .................................................................................................. 5 3.Taken en verantwoordelijkheden per partij ....................................................................................... 7 3.1 Indiceerder ................................................................................................................................. 7 3.2 Leverancier ................................................................................................................................. 9 3.3 Depothouder ............................................................................................................................. 10 3.4 Zorgkantoor .............................................................................................................................. 12 4. Proces van aanvraag ..................................................................................................................... 14 4.1 Basisinformatie ......................................................................................................................... 14 4.2 Vaststellen medische diagnose / indicatie ............................................................................... 14 4.3 Functionele indicatie en functionele eisen ............................................................................... 14 4.3.1 Elektronische hulpaandrijving t.b.v. begeleiders ................................................................... 16 4.4 Productkeuze ........................................................................................................................... 16 4.4.1 Voorziening uit instellingsreserve .......................................................................................... 18 4.4.2 Voorziening uit centraal depot ............................................................................................... 18 4.4.3 Nieuwe voorziening ............................................................................................................... 18 4.5 Anti-decubitus kussen ……………………………………………………………………………… 19 4.6 De navolgende verstrekkingen vallen onder het instellingsbudget en worden niet bovenbudgettair vergoed:............................................................................................................... 19 5. Levering ......................................................................................................................................... 20 5.1 Levertijden ................................................................................................................................ 20 5.2 Proefplaatsing .......................................................................................................................... 21 5.3 Pakbon en facturen .................................................................................................................. 21 6. Afspraken dienstverlening door de leverancier.............................................................................. 24 6.1 Advisering ................................................................................................................................. 24 6.2 Aanpassingen ........................................................................................................................... 25 6.3 Reparaties ................................................................................................................................ 27 6.4 Afstellen en instrueren.............................................................................................................. 28 7. Administratieve procedures ........................................................................................................... 29 7.1 Wanneer aanvragen, wanneer melden .................................................................................... 29 7.2 Offertes ..................................................................................................................................... 31 7.3 Annuleren aanvraag of melding ............................................................................................... 32 7.4 Doorgeven van mutaties .......................................................................................................... 32 7.5 Overname van rolstoelen ......................................................................................................... 32 7.6 Klachten- en Bezwaarprocedure .............................................................................................. 35 Bijlage 1 Samenvatting administratieve procedures .......................................................................... 36 Bijlage 2 Overzicht doorlooptijden ..................................................................................................... 40 Bijlage 3 Declaratieprotocol Leverancier Rolstoelpool CZ ................................................................ 41 Bijlage 4 Anti-decubitus materialen ………………………………………………………………………..42


pagina . 2

Definities: Centraal rolstoeldepot: Plaats waar de regionale depotvoorraad is opgeslagen. Cliënt: In dit document wordt consequent de term cliënt aangehouden voor de bewoners van Wlzinstellingen en gebruikers van rolstoelen. Indiceerder: De indiceerder is de aanvrager van de rolstoel en stelt, met behulp van ZorgInfo, de meest geschikte voorziening voor de cliënt vast. In de meeste gevallen is dit een ergo- of fysiotherapeut in de betreffende instelling. Instellingsreserve: Depot binnen de instelling met daarin rolstoelen die niet in gebruik zijn en die niet naar het centrale rolstoeldepot zijn verplaatst. Leveranciersformulier: Dit formulier wordt automatisch gegenereerd in ZorgInfo en bevat de meest noodzakelijke persoonsgegevens en de producteisen van de gewenste rolstoel. Mutatieformulier: Formulier waarmee de instellingen aan de depothouder aangeven welke rolstoelen niet meer in gebruik zijn. Rolstoelpoolregio: Zorgkantoorregio's waarbinnen instellingen samen gebruik maken van een centraal depot. Standaard onderdelen: Standaard onderdelen zijn die onderdelen die door de leverancier bij de betreffende stoel als onderdeel van dat product / die lijn geleverd kunnen worden. Standaardpakket: Dit standaardpakket rolstoelen is een vastgesteld assortiment waaruit als eerste gekozen dient te worden. ZorgInfo: Internetapplicatie ter ondersteuning van de indicatiestelling en aanvraag- en machtigingsprocedure richting zorgkantoor. Zorgkantoor: Hiermee wordt bedoeld de zorgkantoren van CZ-regio Haaglanden, Zuid-Hollandse Eilanden, Zeeland, West-Brabant, Zuidoost-Brabant en Zuid-Limburg.


pagina . 3

1. Inleiding Dit protocol beschrijft de werkwijze en de procedures voor de aanvraag, machtiging, levering, declaratie en reparatie van rolstoelen / aanpassingen voor individueel gebruik die Wlzbovenbudgettair vergoed worden. Het doel van het protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal is het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en procedures in het kader van de aanvraag en inzet van rolstoelen voor individueel gebruik via het concept Rolstoelpool. De doelstelling van de Rolstoelpool is het verhogen van de kwaliteit en doelmatigheid van het proces van de verstrekking van rolstoelen in de Wlz-instellingen in de verschillende regio’s van zorgkantoren van CZ. Dit protocol is bedoeld voor de volgende doelgroepen:

   

ergo- en fysiotherapeuten; leveranciers; depothouders; zorgkantoren.

Deelnemers aan de Rolstoelpool zijn:

   

verpleeginstellingen, instellingen voor gehandicaptenzorg en GGZ instellingen gecontracteerde leveranciers gecontracteerde depothouders CZ zorgkantoren van de regio's Haaglanden, Zuid-Hollandse Eilanden, Zeeland, WestBrabant, Zuidoost-Brabant en Zuid-Limburg

Deelnemers dienen zich aan de algemene regels van de Rolstoelpool te houden zoals deze zijn omschreven in dit protocol. De meest recente versie van het protocol is te vinden op www.cz.nl/zorgkantoor

2. Wlz Bovenbudgettaire Zorgaanspraak Cliënten die zijn geïndiceerd voor de functies verblijf en behandeling, waarbij beide functies worden geleverd onder verantwoordelijkheid van dezelfde instelling, hebben recht op, dan wel aanspraak op een rolstoel voor individueel gebruik. Een indicatie voor beide functies is een voorwaarde voor de vergoeding van een rolstoel voor individueel gebruik binnen de Wlz. Binnen ZorgInfo moet door de indiceerder worden aangegeven of de betreffende cliënt door het CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) is geïndiceerd voor de functies verblijf en behandeling. Als bij controle blijkt dat de betreffende cliënt geen indicatie heeft voor verblijf en behandeling dan komen de kosten voor inzet van de rolstoel voor rekening van de instelling. Per 1-1-2015 is er geen aanspraak meer op bovenbudgettaire vergoeding voor cliënten met een DBC GRZ (ZZP9A).Deze regeling zal met ingang van 1 januari 2015 worden uitgevoerd door de Zorgverzekeraars, binnen de daarvoor afgesproken DBC. Dit betekent dat de instellingen vanaf 1 januari 2015 zelf verantwoordelijk zijn voor de inkoop en het beleid m.b.t. levering hulpmiddelen GRZ.


pagina . 4

Er kan aanspraak worden gemaakt op een rolstoel voor individueel gebruik als de betreffende cliënt volledig of nagenoeg volledig afhankelijk is van het gebruik van een rolstoel. De aanvraag dient zodanig te zijn opgesteld dat de beoordeling op recht op aanspraak en verstrekking adequaat kan geschieden. Dit houdt in dat dient te zijn aangegeven:        

de NAW gegevens van cliënt BSN waar cliënt verblijft voor welke Wlz-functies de betreffende cliënt is geïndiceerd een medische indicatie een zo objectief mogelijk omschreven functionele indicatieomschrijving, waarin de noodzaak voor het gebruik van het gevraagde hulpmiddel in de omschreven configuratie eenduidig naar voren wordt gebracht de relatie van het hulpmiddel met de opname indicatie en de daaraan gerelateerde door de instelling te verlenen zorg een relatie tussen de functiebeperkingen / mogelijkheden en de gekozen productoplossing.

Bij de beoordeling van aanvragen wordt bekeken of er is voldaan aan alle voorwaarden en of het aangevraagde hulpmiddel:

  

Doelmatig is. Met andere woorden: rechtvaardigen de functionele beperkingen van de cliënt een rolstoel voor individueel gebruik in de gevraagde uitvoering. Niet onnodig gecompliceerd is. Met andere woorden: sluit het gevraagde hulpmiddel doelmatig aan bij de behoefte van de cliënt gerelateerd aan zijn beperkingen- / handicapniveau. Niet onnodig kostbaar is. Met andere woorden: wordt de goedkoopste adequate oplossing door de leverancier aangeboden, kloppen de offertebedragen met de prijsafspraken.

Cliënten die in het kader van reactivering in het verpleeghuis verblijven, komen vanaf de eerste dag in aanmerking voor een rolstoel voor individueel gebruik indien noodzakelijk. LET OP: Gaat het echter alleen om vervoer (transport) van de betreffende cliënt dan betreft het een outillagerolstoel. Kosten voor inzet en aanpassingen komen in dat geval voor rekening van de instelling. Ten aanzien van de situatie waarin van kort verblijf (logeeropname) sprake is geldt het volgende: pas wanneer iemand langer dan één maand wordt opgenomen (of dat dit bij opname de verwachting is) kan een voorziening worden aangevraagd bij het zorgkantoor. In overige situaties zal het traject in het kader van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning (WMO) opgestart worden.

2.1 Aanspraak tweede voorziening Met de aanvraag van een tweede rolstoel wordt bedoeld het gelijktijdig gebruik van een exemplaar naast de hoofdvoorziening. Op grond van de in het Besluit Zorg Aanspraken (BZA) omschreven regelgeving kan in bepaalde situaties aan een cliënt een tweede rolstoel in een andere uitvoering als de eerste worden verstrekt. Een tweede voorziening naast een bestaande voorziening dient, ongeacht of de rolstoel binnen of buiten het voorkeurspakket valt, voldoende gemotiveerd aangevraagd te worden. Hiervoor gelden dezelfde regels als bij het aanvragen van een eerste voorziening. Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 5

In het kader van doelmatigheid moet eerst gekeken worden of direct een rolstoel kan worden verstrekt die geschikt is voor alle beoogde gebruikersdoeleinden. Indien er al een rolstoel is verstrekt, zal overwogen moeten worden of een aanpassing van dat exemplaar mogelijk is. Wanneer voorgaande twee mogelijkheden niet tot een oplossing leiden kan een tweede rolstoel worden verstrekt.


pagina . 6

3.Taken en verantwoordelijkheden per partij

3.1 Indiceerder De indiceerder van een Wlz-instelling is zowel intern als extern het aanspreekpunt voor alle zaken betreffende de verstrekking van rolstoelen. De indiceerder heeft in het concept Rolstoelpool de volgende taken / verantwoordelijkheden: 1. verzorgen van de aanvraag van een rolstoel / correct invullen van ZorgInfo; 2. functionele indicatiestelling; 3. productkeuze; 4. zorgdragen voor bestelling inzet en controle van het product; 5. bijhouden en verstrekken van een up-to-date rolstoelbestand aan de depothouder; 6. zorgdragen voor retourneren van rolstoelen naar het centraal depot; 7. toezien op het uitvoeren van preventief onderhoud; 8. toezien op het verzekeren van elektrische rolstoelen. Van indiceerders wordt verwacht dat zij zich zullen inspannen om activiteiten van depothouder en leverancier zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit heeft vooral betrekking op het maken van onderlinge afspraken over het zo efficiënt mogelijk ophalen van voorzieningen door depothouder en het doorgeven van de juiste informatie (b.v. machtigingsnummers) over goed- en afkeuren aan zowel depothouder als leverancier. Ook als de leverancier komt voor een passing zorgt de indiceerder dat de bewoner in de gelegenheid is voor een passing en stelt de indiceerder eventueel voorzieningen beschikbaar, zodat er zo min mogelijk wachttijd ontstaat. Ad.1 verzorgen van de aanvraag van een rolstoel bij het zorgkantoor Om e.e.a. beheersbaar en kwalitatief te borgen is standaardisatie en uniformering van de indicatiestelling gewenst. Door het gebruik van ZorgInfo hanteren alle indiceerders een zelfde werkwijze. De indiceerder verzorgt de aanvraag door het invullen van de volgende onderdelen:     

basisgegevens medische en functionele indicatie maatvoering producteisen productkeuze

Ad.2 functionele indicatiestelling Op basis van de functionele indicatiestelling worden in ZorgInfo producteisen gegenereerd. Indiceerders moeten voor het stellen van de functionele indicatie over voldoende paramedische kennis beschikken. Indien noodzakelijk kan de indiceerder de leverancier inzetten als adviseur voor het bepalen van de functionele indicatie en / of productkeuze. De indiceerder geeft in ZorgInfo de aard van het gegeven advies aan. Ad.3 productkeuze Aan de hand van de gegenereerde producteisen kan de productkeuze worden gemaakt. Bij de productkeuze moet de indiceerder zeer actief sturen op doelmatigheid. De keuze voor specifieke productoplossingen (anders dan standaard productoplossingen) moeten door de indiceerder in ZorgInfo worden onderbouwd. De indiceerder neemt altijd telefonisch contact op met de depothouder om te overleggen of er in het centraal depot een rolstoel aanwezig is die aan de gegenereerde producteisen voldoet. Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 7

Ad.4 zorgdragen voor bestelling, inzet en controle product De indiceerder heeft de verantwoordelijkheid om, na het volledig doorlopen van ZorgInfo, te beoordelen of de aanvraag eerst moet worden goedgekeurd door het zorgkantoor of dat tot directe bestelling kan worden overgegaan (melden). Indien het zorgkantoor een aanvraag afkeurt, dan dient de indiceerder dit door te geven aan de depothouder (en leverancier indien relevant). De indiceerder is verantwoordelijk voor de bestelling van het product, de inzet en controle van het afgeleverde product. Na controle van de pakbon op geleverde producten en diensten wordt deze door de indiceerder getekend voor akkoord. Indien het noodzakelijk is dat de leverancier bij het afstellen van de rolstoel en het instrueren van cliënt (of diens contactpersoon of eerst verantwoordelijke verzorger) wordt ingezet, dan dient de indiceerder dit bij de bestelling aan de leverancier door te geven. De leverancier zorgt ervoor dat deze dienst op de pakbon wordt vermeld. Ad.5 bijhouden en verstrekken van een up-to-date rolstoelbestand Alle bovenbudgettair vergoede rolstoelen zijn voorzien van een uniek rolstoelpoolnummer. Om overzicht te hebben over de rolstoelen in de instelling houdt de indiceerder het rolstoelbestand bij van alle poolrolstoelen. Dit overzicht wordt maandelijks met het overzicht van de depothouder afgestemd. De indiceerder is verantwoordelijk voor het doorgeven van mutaties in zijn / haar instelling aan de depothouder. Ad.6 retourneren van rolstoelen naar het centraal depot Indiceerders bepalen welke rolstoelen kunnen worden opgehaald door de depothouder. In het instellingsdepot kan een aantal rolstoelen blijven staan die noodzakelijk zijn voor de eerste opvang van de rolstoelbehoefte. De grootte van een eigen instellingsreserve mag een efficiënte werking van de rolstoelpool niet in de weg staan. Indien gewenst kan de depothouder rolstoelen retour laten komen naar het centraal rolstoeldepot. Rolstoelen gaan voorzien van alle onderdelen (dus inclusief rugleuning, zitting, arm- en beensteunen en eventuele hulpmotor) naar het centraal rolstoeldepot. Onvolledige rolstoelen worden door de depothouder niet geaccepteerd. Ad.7 zorgdragen voor preventief onderhoud Preventief onderhoud valt onder de verantwoordelijkheid van de instelling en dient de instelling uit instellingsbudget te financieren. De instellingen ontvangen hiervoor budget. Onder preventief onderhoud wordt verstaan:  rolstoel schoonhouden  banden op spanning houden  wielen richten en spaken spannen  doorsmeren van alle lagers en andere beweegbare delen van de rolstoel  bijstellen van de remmen en andere delen van de rolstoel  vastzetten van alle bouten, moeren en popnagels  accu's bijvullen, opladen en accupolen reinigen  acculader testen en afstellen Ad.8 toezien op verzekeren van elektrische rolstoelen De instelling is verantwoordelijk voor het afsluiten van een verzekering voor de elektrische rolstoelen ten laste van het instellingsbudget. Voor rolstoelen met een elektrische hulpmotor is in de meest voorkomende gevallen ook een verzekering vereist.


pagina . 8

3.2 Leverancier De leverancier heeft in het concept Rolstoelpool de volgende taken / verantwoordelijkheden: 1. verzorgen van deskundige advisering bij passingen, op het moment dat de indiceerder aangeeft daar behoefte aan te hebben 2. levering (nieuw en herverstrekking) van een rolstoel en / of een standaard aanpassing binnen de levertijden 3. vervaardigen van individuele aanpassingen 4. uitvoeren van reparaties Van de leverancier wordt verwacht dat inspanning wordt geleverd om activiteiten met indiceerder en depothouder zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit heeft vooral betrekking op het maken van afspraken onderling over het leveren van diensten en producten. Doelstelling van de Rolstoelpool is om zoveel mogelijk gebruik te maken van de herinzet van rolstoelen en onderdelen; ook voor de leverancier geldt dat de focus op herinzet moet liggen. Ad.1 verzorgen van deskundige advisering op verzoek van de indiceerder De leverancier kan, indien noodzakelijk, op verzoek van de indiceerder worden ingezet als adviseur voor het bepalen van de noodzakelijke rolstoel en aanpassingen. Een advies van de leverancier kan zowel voor her te verstrekken rolstoelen als voor nieuwlevering gegeven worden. Bij aanpassingen aan een in gebruik zijnde rolstoel kan de leverancier GEEN advies in rekening brengen. De leverancier streeft naar de meest doelmatige productoplossing conform de functionele behoefte en stuurt (bij de inzet van nieuwe middelen) actief op een adequate oplossing uit het voorkeurspakket. Ad.2 levering van rolstoelen / aanpassingen De leverancier mag op basis van de machtiging, of de melding en met in achtneming van dit protocol, de rolstoel / aanpassing direct aan de cliënt leveren. Zowel bij depot- als nieuwlevering is het de leverancier van de instelling die de aflevering van een rolstoel of een aanpassing verzorgt (bij verstrekkingen uit de instellingsreserve niet). De leverancier is verantwoordelijk voor de kwaliteit en het bewaken van de levertijd van de geleverde rolstoel, behalve bij verstrekkingen uit eigen instellingsreserve. In dit laatste geval is de instelling zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de ingezette voorziening. De leverancier levert binnen de afgesproken levertijden. De leverancier houdt gegevens bij ten behoeve van managementinformatie. Ad.3 vervaardigen van individuele aanpassingen Wanneer een standaardaanpassing op de rolstoel gezien het functionele beeld van cliënt niet adequaat is kan de leverancier een op maat gemaakte aanpassing maken. Er dient zoveel mogelijk te worden gewerkt met een modulair systeem van standaard onderdelen, zodat het aantal individuele aanpassingen wordt geminimaliseerd (bijvoorbeeld 3 standaard maten werkbladen in plaats van individueel, op maat gemaakt). Ad.4 uitvoeren van reparaties De leverancier voert in opdracht van de indiceerder reparaties uit. Reparaties die binnen de garantietermijn vallen zijn voor rekening van de leverancier.


pagina . 9

3.3 Depothouder De depothouder vervult binnen de rolstoelpool een spilfunctie. De depothouder is verantwoordelijk voor een optimaal gebruik van de aanwezige voorraad. Hij is degene met het actuele bestand aan in gebruik zijnde en opgeslagen rolstoelen voor individueel gebruik. Van de depothouder wordt verwacht dat inspanning wordt geleverd om activiteiten met indiceerder en leverancier zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit heeft vooral betrekking op het maken van onderlinge afspraken over het ophalen van voorzieningen bij instellingen (bijvoorbeeld stoelen klaar zetten voor vervoer op afgesproken tijdstip en plaats) en afleveren van rolstoelen en onderdelen bij leveranciers. De werkwijze van de depothouder is door de depothouder voor de betrokken partijen vastgelegd in procesbeschrijvingen en werkinstructies. De depothouder heeft in het concept Rolstoelpool de volgende taken / verantwoordelijkheden: 1. Herinzet van voorzieningen 1.a. zorgdragen voor de optimale beschikbaarheid van de voorraad rolstoelen 1.b. benutten van de aanwezige voorraad depotrolstoelen 1.c. zorgdragen voor snelle uitlevering van depotrolstoelen 2. Optimaal beheer van de aanwezige voorraad 2.a. zorgdragen voor kwaliteitsbehoud van materialen gedurende opslag 2.b. administratie van het rolstoelbestand 2.c. verstrekken van maandelijkse managementrapportage Ad.1 herinzet van voorzieningen 1.a. zorgdragen voor optimale beschikbaarheid van de voorraad rolstoelen

  

 

ophalen van de gebruikte rolstoelen en de onderdelen; gebruiksklaar maken (reconditioneren) van rolstoelen en onderdelen; uitvoeren van aanpassingen en reparaties; het gaat hierbij om noodzakelijke reparaties en aanpassingen welke kosten aan arbeidsloon en onderdelen gezamenlijk het bedrag van € 300, - niet te boven gaan. Daarboven dient de depothouder met het zorgkantoor te overleggen door een verzoek tot machtiging per e-mail aan het zorgkantoor te sturen; onder reparaties mag de depothouder ook de aanschaf van adaptatiesetjes en / of onderdelen opvoeren om een rolstoel in de juiste zithoogte / -breedte te brengen; melden van afschrijvingen, door bij het zorgkantoor middels een technisch rapport de technische of functionele redenen aan te geven waarom de betreffende rolstoel dient te worden afgeschreven.

Rolstoelen die niet meer in gebruik zijn worden binnen 5 dagen door depothouder opgehaald nadat de instelling het mutatieformulier in heeft gestuurd. De depothouder dient er op toe te zien dat rolstoelen voorzien van alle onderdelen (dus inclusief rugleuning, zitting, arm- en beensteunen en eventuele hulpmotor) naar het depot worden geretourneerd. Wanneer incomplete rolstoelen worden geretourneerd, dan daalt de kans dat de depothouder een complete rolstoel vanuit het depot kan leveren. Dit betekent langere doorlooptijden en hogere kosten door nieuwe onderdelen. Ook voor optimaal onderhoud is het belangrijk dat rolstoelen geretourneerd worden naar het centraal depot. Indien een instelling een incomplete stoel aanbiedt, neemt de depothouder met de instelling hierover contact op. Ook wanneer dure, nieuwe onderdelen van de stoel zijn gehaald, bespreekt de Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 10

depothouder dit met de instelling. Wanneer dit frequent gebeurt, meldt de depothouder dit aan het zorgkantoor en wordt afgesproken hoe hiermee om te gaan. Wanneer frequent gevraagde rolstoelen vaak niet in het centraal rolstoeldepot voorradig zijn kan de depothouder rolstoelen uit een instellingsreserve retour laten komen naar het centraal rolstoeldepot. Uitwisseling van rolstoelen tussen de centraal rolstoeldepots in verschillende CZ regio's is mogelijk wanneer frequent gevraagde rolstoelen vaak niet in het eigen centraal rolstoeldepot voorradig zijn of een overschot van minder frequent gevraagde rolstoelen in het eigen centraal rolstoeldepot aanwezig is; de depothouder bespreekt met de andere depothouders in de CZ regio of een passende uitwisseling mogelijk is. De administratieve procedure is beschreven in paragraaf 7.5. 1.b. benutten van aanwezige voorraad depotrolstoelen De indiceerder neemt altijd telefonisch contact op met de depothouder om te overleggen of er in het centraal depot een rolstoel aanwezig is die aan de gegenereerde producteisen voldoet. Wanneer een door de indiceerder gewenste rolstoel (op basis van advies uit ZorgInfo of het beargumenteerd afwijken van dit advies) niet in het centraal depot voorradig is, dan kan de depothouder vanuit zijn professionele achtergrond en indien beschikbaar een volwaardig alternatief aanbieden. De door ZorgInfo gegenereerde producteisen zijn uitgangspunt bij het overleg tussen indiceerder en depothouder. De depothouder moet over voldoende productkennis beschikken om de indiceerder mogelijke alternatieven voor de gevraagde voorziening te kunnen aanbieden. Wanneer de indiceerder niet bereid is dit alternatief te accepteren, dan geeft de depothouder aansluitend op het overleg per e-mail de gegevens aan het zorgkantoor door (naam indiceerder, instelling, gewenste rolstoel, aangeboden alternatief èn de reden van weigering). Het zorgkantoor heeft hiermee extra informatie voorhanden voor het beoordelen van de aanvraag. De depothouder draagt er zorg voor dat beschikbare rolstoelen van een ouder type eerst worden ingezet en niet verruild worden voor het nieuwe type indien de oudere voorziening adequaat is. Indien het oudere type niet door indiceerder wordt geaccepteerd, wordt dit afgehandeld als weigering van een beschikbaar alternatief en wordt teruggekoppeld naar het zorgkantoor. Om wederzijds kennis over de rolstoelen in depot te bevorderen organiseert de depothouder minimaal eenmaal per jaar een productinformatiedag, gerelateerd aan de doelstelling namelijk het vergroten van de productkennis bij indiceerders en de koppeling van de functionele indicatiestelling aan producteisen en productmogelijkheden voor wat betreft de rolstoelen in het standaardpakket en de beschikbare depotrolstoelen. 1.c. zorgdragen voor snelle uitlevering van depotrolstoelen Wanneer een rolstoel uit het centraal rolstoeldepot wordt ingezet, dienen depothouder en leverancier onderling af te stemmen over de levering van de rolstoel en de nog missende onderdelen. Om deze afstemming zo snel, efficiënt en effectief mogelijk te laten plaatsvinden, neemt de depothouder de leidende rol na ontvangst van een cc van de bestelling van de instelling: Depothouder laat binnen 24 uur aan de leverancier weten welke onderdelen niet voorradig zijn, zodat de leverancier deze kan toevoegen. Depothouder levert de rolstoel binnen 3 werkdagen af bij de leverancier, waarbij de pakbon (met daarop vermeld de rolstoel incl. onderdelen) voor akkoord wordt afgetekend door de leverancier. De pakbon dient 7 jaar door depothouder en leverancier te worden bewaard. NB : De depothouder stelt digitaal een standaardformulier (bestelformulier) beschikbaar voor de leveranciers met daarop de diverse configuratiemogelijkheden specifiek benoemd (bijvoorbeeld soort banden). Deze informatie gaat verder dan de informatie op het door ZorgInfo gegenereerde leveranciersformulier. Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 11

Ad.2 optimaal beheer van de aanwezige voorraad 2.a. zorgdragen voor kwaliteitsbehoud van materialen gedurende opslag De opslag van rolstoelen en onderdelen dient zodanig te zijn dat rolstoelen / onderdelen zonder kwaliteitsverlies opnieuw kunnen worden ingezet. 2.b. administratie van het rolstoelbestand De depothouder is verantwoordelijk voor het toekennen van een nummer aan nieuwe rolstoelen binnen de rolstoelpool. Nummers worden rechtsonder op het rolstoelframe geplakt. De depothouder is verantwoordelijk voor het bijhouden van een bestand met daarin opgenomen de rolstoelen die:  in het centraal depot staan opgeslagen;  binnen de individuele instellingen in gebruik zijn (op naam);  in de instellingsdepots staan.

Voor een actuele administratie is de depothouder afhankelijk van het doorgeven van mutaties van de instellingen en (voor de nieuwe genummerde rolstoelen) van leveranciers. De depothouder stuurt maandelijks ter controle naar iedere instelling de lijst met daarop vermeld welke rolstoelen binnen de instelling in gebruik zijn (op cliëntnaam) en welke in instellingsreserve staan. Het zorgkantoor krijgt op verzoek inzicht in bovenstaande gegevens.

3.4 Zorgkantoor Het zorgkantoor heeft in het concept Rolstoelpool de volgende taken / verantwoordelijkheden: 1. beoordeling van aanvragen; 2. administratieve afwikkeling en betaling; 3. uitvoeren van controles; 4. vaststellen standaardpakket en protocol; 5. informatieverstrekking; 6. ter beschikking stellen van aanvraag software aan instellingen. Van het zorgkantoor wordt verwacht dat inspanningen worden geleverd om activiteiten van indiceerders, depothouders en leveranciers zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit heeft vooral betrekking op de beoordeling van aanvragen, het beantwoorden van vragen en het maken en communiceren van onderlinge afspraken. Ad.1 beoordeling van aanvragen De beoordeling geschiedt op basis van algemene uitgangspunten zoals die wettelijk zijn bepaald, te weten: noodzaak, kosten en doelmatigheid. Om vereenvoudiging van het administratieve proces en versnelling van levering te bereiken wordt gewerkt volgens de “Melding = Machtigingsprocedure”. Conform dit protocol geldt dat voor de meldingen vooraf een machtiging wordt afgegeven en direct na doorlopen van ZorgInfo tot levering kan worden overgegaan. Zie paragraaf 7.1.


pagina . 12

Ad.2 administratieve afwikkeling en betaling De administratieve afdeling (uitvoeringsorganisatie) voert de volgende werkzaamheden uit:

   

afhandeling van aanvragen en meldingen; betalen van declaraties; periodiek bekijken van ontwikkelingen algemeen en per instelling: bij afwijkende zaken, eventueel samen met de zorgadviseur van het zorgkantoor, contact opnemen met de instelling; uitvoeren controles op verstrekkingen en betalingen.

Ad.3 controle Het zorgkantoor zal op basis van de managementinformatie maandelijks en achteraf controleren of een ieder zich houdt aan de in dit protocol vastgestelde afspraken en verantwoordelijkheden. Ad.4 vaststellen standaardpakket en protocol Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor de vaststelling van het standaardpakket en het protocol. Ad.5 informatieverstrekking Het zorgkantoor is verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan indiceerders, depothouders en leveranciers die betrokken zijn bij de verstrekking van rolstoelen voor individueel gebruik. Hiervoor wordt informatie (zoals het protocol, telefoonnummers en nieuwsbrieven) op de website www.cz.nl/zorgkantoor/zorgaanbieders (kies voor beleid, rolstoelpooling) geplaatst en worden zo nodig informatiebijeenkomsten georganiseerd. Ad.6 ter beschikking stellen van aanvraag software Het zorgkantoor stelt de elektronische aanvraag software ZorgInfo ter beschikking aan instellingen.


pagina . 13

4. Proces van aanvraag De aanvraag van een rolstoel gebeurt via het invullen van ZorgInfo. Alle informatie over de nieuwe ZorgInfo portal (HAP) is terug te vinden op de website van ZorgInfo http://zorginfo.com/wordpress/. Mocht u problemen hebben met het werken met de nieuwe ZorgInfo dan kunt u contact opnemen met [email protected].

4.1 Basisinformatie  

de indiceerder vult in ZorgInfo de persoonsgegevens (naam, geboortedatum, BSN en instelling) van de cliënt in. de indiceerder vult in ZorgInfo in wat voor aanvraag het betreft (rolstoel, aanpassing, reparatie).

Om een melding of aanvraag voor een aanpassing of reparatie aan een rolstoel in te dienen, moet altijd eerst op ZorgInfo worden nagegaan of de rolstoel al bekend is en in ZorgInfo op naam van de cliënt staat.

4.2 Vaststellen medische diagnose / indicatie In principe stelt de betrokken arts de medische diagnose / indicatie vast. Wettelijk gezien is de medische diagnose / indicatie een verplicht onderdeel van de aanvraag voor een rolstoel voor individueel gebruik. De indiceerder vult (gemachtigd door de arts) de medische diagnose / indicatie in ZorgInfo in. Hieruit moet duidelijk de relatie tussen de aangevraagde rolstoel en de opname-indicatie blijken, daarnaast moet duidelijk zijn dat gebruiker rolstoelafhankelijk is. Indien de medische diagnose / indicatie ontbreekt wordt uw aanvraag of melding afgekeurd. Eventuele kosten die gemaakt zijn door leveranciers en / of depothouder komen in dat geval voor rekening van de instelling.

4.3 Functionele indicatie en functionele eisen Voor een goede onderbouwing van de inzet van een rolstoel is de functionele indicatie van belang. Door het invullen van een aantal vragen in ZorgInfo (aanvinkopties) bepaalt de indiceerder de functionele indicatie. Om eenduidigheid in het hanteren en interpreteren van maatvoering te bevorderen, is het noodzakelijk dat de volgende maten van de cliënt worden opgenomen en ingevuld in ZorgInfo:

    

onderbeenlengte (knieholte - onderzijde hiel) in cm (inclusief schoen) bovenbeenlengte (knieholte - achterzijde zitvlak) in cm ruglengte (onderzijde zitvlak - schoudertop) in cm zitbreedte (buitenzijde zitvlak - buitenzijde zitvlak) in cm gewenste zithoogte (bovenkant zitting – vloer) in cm

ZorgInfo genereert een set merkonafhankelijke producteisen voor de in te zetten rolstoel op basis van de door de indiceerder gestelde indicatie. Hierin wordt een onderverdeling gemaakt tussen hoofdeisen (bijvoorbeeld handbewogen, kantelverstelling) en aanvullende eisen (bijvoorbeeld individueel instelbare rugleuning, in hoogte verstelbare beensteunen).


pagina . 14

Aanpassing van de gegenereerde producteisen moeten vanuit de functionele beperkingen worden onderbouwd in een toelichting van de indiceerder in ZorgInfo. Onvolledige informatie kan (ook achteraf) leiden tot afkeuring van de aanvraag door het zorgkantoor. Aanvullende informatie (voor de leverancier) kan de indiceerder indien gewenst invullen in het open tekstveld in ZorgInfo.


pagina . 15

4.3.1 Elektronische hulpaandrijving t.b.v. begeleiders In specifieke situaties kan er een aanpassing nodig zijn voor een elektronische hulpaandrijving ten behoeve van begeleiders. Voorwaarden zijn:

 

het gebruik is bedoeld voor een familielid of vaste cliëntbegeleider van belanghebbende; niet zijnde personeel het gebruik is frequent en over langere afstanden, in beginsel voor buitenshuis

Een aanvraag voor duwondersteuning dient met de rolstoel in eenzelfde aanvraag bij het zorgkantoor (via ZorgInfo) te worden ingediend. De aanvraag dient vergezeld te gaan van:

   

een uitgebreide motivatie wat de noodzaak van de besturing is; wie gebruikt maakt van de besturing; wat de verwachte frequentie van gebruik is. Gebruik hiervoor het toelichtingenveld in ZorgInfo; een offerte en een door de huisarts afgegeven medische verklaring voor de cliëntbegeleider ( m.u.v. personeel). Deze medische verklaring moet in het dossier van de cliënt opgenomen worden en mag maximaal 5 jaar oud zijn. Deze wordt separaat per e-mail, voorzien van een voorblad met daarop de clientgegevens uit ZorgInfo, nagestuurd.

In de medische verklaring moet worden aangegeven waarom langdurig duwen door de cliëntbegeleider niet mogelijk is. U dient altijd eerst bij het instellings- of centraal depot na te vragen of er een geschikte rolstoel met duwondersteuning of losse duwondersteuning aanwezig is. Dit moet ook duidelijk in de aanvraag vermeld worden.

4.4 Productkeuze ZorgInfo vergelijkt het pakket van producteisen met de producteigenschappen van de rolstoelen die in het standaardpakket zijn opgenomen en doet aan de hand daarvan een productvoorstel. Dit productvoorstel is de meest adequate voorziening voor de betreffende cliënt op basis van de eerder ingevoerde gegevens. Vervolgens bekijkt de indiceerder of deze rolstoel of een alternatief (conform de producteisen) beschikbaar is. De indiceerder moet actief sturen op doelmatigheid door achtereenvolgens de volgende mogelijkheden na te gaan:

  

inzet van een rolstoel uit het instellingsdepot of centraal depot; inzet van een nieuwe rolstoel binnen het standaardpakket; aanschaf van een nieuwe rolstoel buiten het standaardpakket.

Een productkeuze welke niet aansluit bij de gegenereerde producteisen in ZorgInfo dient door de indiceerder, vanuit de functionele eisen, te worden onderbouwd. Onvolledige informatie kan leiden tot afkeuring door het zorgkantoor. De indiceerder neemt altijd contact op met de depothouder om te overleggen of er in het centraal depot een rolstoel aanwezig is die aan de gestelde producteisen voldoet (dit eventueel in overleg met de adviseur van de leverancier). Indien de indiceerder een door de depothouder aangeboden gelijkwaardig alternatief niet accepteert en over wil gaan tot aanvraag van een nieuwe rolstoel moet Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 16

de indiceerder dit altijd eerst gemotiveerd aanvragen bij het zorgkantoor (in dit geval dus ook bij een nieuwe rolstoel binnen het standaardpakket). In de volgende paragrafen wordt de werkwijze rond de productkeuze nader toegelicht.


pagina . 17

4.4.1 Voorziening uit instellingsreserve Indien een complete rolstoel in het instellingsdepot aan de producteisen voldoet geldt voor de indiceerder de volgende werkwijze:

 

indiceerder vult ZorgInfo verder in; indiceerder verstuurt de melding via ZorgInfo naar het zorgkantoor en de depothouder.

Indien de gewenste complete rolstoel niet in instellingsdepot aanwezig is wordt gekeken of herinzet via het centraal depot mogelijk is. Als er geen complete rolstoel uit de instellingsreserve voldoet omdat andere onderdelen noodzakelijk zijn, dan vindt eveneens overleg plaats met depothouder over een adequate voorziening (incl. onderdelen) uit het centraal depot. Daar waar geen adequate voorziening (incl. onderdelen) in het centraal depot aanwezig is kunnen nieuwe onderdelen op de rolstoel uit het instellingsdepot worden besteld. Indiceerder:

   

vult ZorgInfo verder in als melding / aanvraag, zie de grensbedragen in paragraaf 6.2; verstuurt de melding / aanvraag naar het zorgkantoor; in geval van een aanvraag kan aanvullend een offerte nodig zijn; verstuurt het door ZorgInfo opgestelde leveranciersformulier naar de leverancier.

4.4.2 Voorziening uit centraal depot Indien de rolstoel met de gewenste functionaliteit bij de depothouder staat, wordt de rolstoel door de instelling gereserveerd. De indiceerder:

  

vult ZorgInfo verder in. Indien de rolstoel compleet uit het depot komt inclusief aanpassingen zoals een hulpmotor of zitelement, moet u dit duidelijk vermelden in het toelichtingveld in ZorgInfo; verstuurt de melding / aanvraag naar het zorgkantoor. In geval van een aanvraag kan aanvullend een offerte nodig zijn; verstuurt het door ZorgInfo opgestelde naar de leverancier met een cc aan depothouder.

Voorzieningen worden maximaal 12 werkdagen bij de depothouder gereserveerd voor de indiceerder. Na deze termijn neemt de depothouder contact op met de indiceerder om te melden dat de reservering vervalt. Indien er geen rolstoel met de gewenste functionaliteit in het centraal depot staat wordt dit aangegeven in ZorgInfo en kan de werkwijze voor een nieuwe rolstoel worden gevolgd.

4.4.3 Nieuwe voorziening Bij de aanschaf van een nieuwe rolstoel is het standaardpakket uitgangspunt bij de keuzebepaling. De indiceerder heeft de mogelijkheid af te wijken van het standaardpakket indien hiervoor vanuit de functionele eisen goede argumenten zijn; deze dienen op de aanvraag vermeld te worden. Indien een nieuwe voorziening wordt gekozen geldt de volgende werkwijze. Indiceerder:

   

vult ZorgInfo verder in; verstuurt de melding / aanvraag naar het zorgkantoor; in geval van een aanvraag kan aanvullend een offerte nodig zijn; verstuurt het door ZorgInfo opgestelde naar de leverancier met een cc aan depothouder.


pagina . 18

4.5 Anti-decubitus kussen Alle Anti-decubitus kussens, zowel losse en integrale ( dus ook degene die integraal in de rolstoel zitten ) vallen vanaf 1 februari 2012 onder de outillage van de instelling.

4.6 De navolgende verstrekkingen vallen onder het instellingsbudget en worden niet bovenbudgettair vergoed:       

Losse AD kussens; Katheterzak-, wandelstok-, infuuszak-, en sondevoedingshouders; Transportrolstoelen; Zuurstoffles houders; Ambuflex houders; Accessoires zoals rolstoeltassen; Bevestigen van bijvoorbeeld een eifeltje of rollator achterop een rolstoel.


pagina . 19

5. Levering Een nieuwe rolstoel moet bij levering zijn genummerd. De leverancier kan hiervoor stickers van de depothouder ontvangen. De leverancier belt de depothouder en deze kent ad random een van de beschikbare nummers toe aan de betreffende rolstoel. Nummers worden rechtsonder op het rolstoelframe geplakt.

5.1 Levertijden Zowel de depothouder als de leverancier hanteert een zo kort mogelijke levertijd. De maximale levertijden zijn in onderstaande tabel beschreven. De levertijd gaat in op het moment dat de melding is verstuurd of een aanvraag is goedgekeurd. Aflevering rolstoel uit centraal depot, door depothouder bij leverancier 3 werkdagen Aflevering rolstoel zonder individuele onderdelen door leverancier bij instelling 5 werkdagen Maximale levertijd rolstoel, uit centraal depot, zonder individuele onderdelen 8 werkdagen Aflevering rolstoel, uit centraal depot, met individuele onderdelen, door leverancier bij instelling In onderling overleg met indiceerder Maximale levertijd rolstoel, uit centraal depot, met individuele onderdelen In onderling overleg met indiceerder Maximale levertijd nieuwe rolstoel, uit het standaardpakket en met standaardonderdelen, door leverancier bij instelling 8 werkdagen Maximale levertijd nieuwe rolstoel, uit het standaardpakket en met individueel op maat gemaakte onderdelen In onderling overleg met indiceerder Maximale levertijd nieuwe rolstoel, buiten het standaardpakket en met standaardonderdelen of individueel op maat gemaakte onderdelen In onderling overleg met indiceerder

Tabel 1 maximale levertijden

Zitelementen vallen binnen de levertijden van standaardonderdelen.


pagina . 20

5.2 Proefplaatsing Als een indiceerder na overleg met de leverancier niet zeker is van de juiste productoplossing kan besloten worden tot een proefplaatsing. Men dient hierbij rekening te houden met de aanwezige voorraad in het centraal depot, teneinde teleurstellingen achteraf te voorkomen. Een proefplaatsing is mogelijk zonder dat hiervoor kosten bij het zorgkantoor in rekening kunnen worden gebracht. Pas bij daadwerkelijk ingebruikname van de rolstoel kan de leverancier zijn overige geleverde diensten factureren. Proefplaatsing door de leverancier De indiceerder verzendt nog geen melding / aanvraag naar het zorgkantoor maar neemt contact op met de leverancier en maakt zelf afspraken over termijn en levering van de proefplaatsing. Indien de proefplaatsing voor de cliënt een passende rolstoel is neemt indiceerder contact op met depothouder om te kijken of de betreffende rolstoel in het centraal depot aanwezig is: 

als de betreffende rolstoel op voorraad is in het centraal depot, dan gaat de proefplaatsingrolstoel terug naar de leverancier en wordt de rolstoel uit het centraal depot geleverd. De indiceerder verzendt de melding in ZorgInfo;

 

wanneer de rolstoel niet in centraal depot aanwezig is, dan blijft de passtoel staan; de indiceerder verzendt de melding of aanvraag in ZorgInfo. Indiceerder tekent de pakbon en de leverancier stuurt de factuur;



indien de proefplaatsing voor cliënt niet de juiste is, dan overlegt de indiceerder weer met de leverancier om een andere rolstoel uit te proberen.

Proefplaatsing vanuit het centraal depot Indiceerder vult ZorgInfo in en meldt de proefplaatsing als ware het een definitieve plaatsing (vul eventueel open invulveld in dat het een proefplaatsing betreft). Na behoud van de proefstoel hoeft er niet opnieuw een melding aangemaakt te worden. Indien de proefstoel niet wordt behouden vult de indiceerder bij een nieuwe aanvraag / melding ZorgInfo opnieuw in zoals hierboven beschreven, waarbij in het open invulveld kan worden aangegeven dat de eerdere voorziening niet behouden is. Indiceerder verstuurt een mutatieformulier naar de depothouder. Proefplaatsing vanuit het instellingsdepot Indiceerder vult ZorgInfo in en meldt de proefplaatsing als ware het een definitieve plaatsing (vul eventueel open invulveld in dat het een proefplaatsing betreft). Na behoud van de proefstoel hoeft er niet opnieuw een melding aangemaakt te worden (zie hierboven). De indiceerder verstuurt een mutatieformulier naar de depothouder.

5.3 Pakbon en facturen Een voor akkoord getekende pakbon is voor het zorgkantoor het controlemiddel voor betalingen van ingediende declaraties. De indiceerder ondertekent de pakbon met naam en handtekening na controle op rolstoel, aanpassingen en geleverde diensten door de leverancier voor akkoord. De indiceerder zorgt ervoor dat de pakbon binnen maximaal 10 werkdagen na ontvangst aan de leverancier wordt geretourneerd. Zowel indiceerder als leverancier zijn verplicht de pakbon 7 jaar in het dossier van cliënt te bewaren en op verzoek aan het zorgkantoor aan te leveren.


pagina . 21

Om uniformiteit in de registratie te realiseren moeten de leveranciers een aantal “basis” gegevens op alle pakbonnen en facturen vermelden. De basisgegevens zijn de volgende: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

naam instelling naam afdeling / locatie (afleveradres) naam indiceerder naam cliënt geboortedatum cliënt BSN machtigingsnummer rolstoelpoolnummer (rechtsonder op het frame) type / merk rolstoel zitbreedte / zitdiepte / zithoogte van de rolstoel + aangeven of maatvoering variabel of vast ingesteld type / merk aanpassingen omschrijving individuele aanpassing verricht passingadvies afstellen en instrueren datum afleveren.

De indiceerder / receptie / andere verantwoordelijke tekent (de afleverbon) voor ontvangst van de rolstoel; tekenen voor ontvangst is niet hetzelfde als het tekenen voor akkoord van de pakbon. De leverancier declareert rechtstreeks bij het zorgkantoor en het zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier. Mogelijkheid tot digitalisering pakbonnen In deze tijd, waarin veel processen worden gedigitaliseerd, hebben wij vanuit verschillende partijen de vraag gekregen of de handmatige pakbonnen gedigitaliseerd kunnen worden opgeslagen. Het zorgkantoor heeft deze vraag intern voorgelegd. Vanuit CZ zijn hierbij de volgende opties aangegeven: Opties 1) de originele pakbon wordt gescand en digitaal opgeslagen. 1. Op grond van artikel 10 boek 2 Burgerlijk Wetboek is iedere rechtspersoon verplicht om op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend (administratieplicht). 2. Op grond van artikel 10 lid 3 boek 2 Burgerlijk Wetboek is de rechtspersoon verplicht om de betreffende documenten 7 jaren te bewaren. 3. Op grond van artikel 10 lid 4 boek 2 Burgerlijk Wetboek, mogen de originele documenten worden vervangen door gescande documenten, als de vervanging gebeurt met juiste en volledige weergave van de in de documenten voorkomende gegevens en de gegevens gedurende de volledige bewaartijd (7 jaar) beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. Het papieren origineel mag dan na drie maanden worden vernietigd. 2) pakbonnen worden via een beveiligde inlogmogelijkheid geaccordeerd d.m.v. een elektronische handtekening. In deze situatie is er helemaal geen originele papieren pakbon met handgeschreven handtekening meer. Na controle van de rolstoel wordt de accordering volledig elektronisch afgegeven.


pagina . 22

Voorwaarden Hierbij moet aan de volgende randvoorwaarden worden voldaan: 1) de authenticiteit van de documenten moet wel in voldoende mate gewaarborgd te zijn. 2) de gegevens moeten gedurende de volledige bewaartijd (7 jaar) beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt. 3) de identiteit van degene die de handtekening heeft geplaatst (elektronisch of gescand) moet achteraf zijn vast te stellen. Als aan deze voorwaarden is voldaan kan het zorgkantoor instemmen met het gedigitaliseerd opslaan van de documenten. Het zorgkantoor kan hier tussentijds op toetsen.


pagina . 23

6. Afspraken dienstverlening door de leverancier Met de leveranciers heeft het zorgkantoor tariefafspraken gemaakt voor producten en diensten. Voor kosten en tarieven geldt het transparantiebeginsel. Dit betekent:  scheiding van product en dienst;  koppeling van honorering aan activiteit.

De leverancier heeft geen financiële binding met de indiceerder(s) c.q. instelling, welke mogelijk aanleiding kan geven tot belangenverstrengeling (Indien wel van een financiële binding sprake is dient de leverancier dit op voorhand aan het zorgkantoor kenbaar te maken).

6.1 Advisering Een advies van de leverancier kan zowel voor her te verstrekken rolstoelen als voor nieuwleveringen gegeven worden. Bij aanpassingen aan een in gebruik zijnde rolstoel kan de leverancier dus GEEN advies in rekening brengen. Eventuele adviestijd is meegenomen in de tariefstelling tussen zorgkantoor en leverancier. De indiceerder geeft in ZorgInfo de aard van het gegeven (of bij tussenpassingsadvies: het te geven) advies aan. Deze aanduiding is bepalend voor het tarief dat de leverancier in rekening kan brengen.

   

PA = passingsadvies TOA = technisch ondersteunend advies TPA = tussenpassing advies GA = geen advies

De leverancier wordt uitgebreid geraadpleegd en is voor dit advies ongeveer 45 - 60 minuten bij de instelling actief. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten:

       

mede vaststellen van de functionele beperkingen van de cliënt; mede bepalen van de geschiktheid van de cliënt voor een bepaalde rolstoel en eventueel benodigde type besturing; mede bepalen van de gewenste zithouding; mede bepalen van de functie-eisen van de rolstoel; mede bepalen van de maatvoering; opnemen van eventueel noodzakelijke individuele aanpassingen; uitbrengen van een passingsadvies.

Technisch ondersteunend advies = TOA De leverancier wordt minder uitgebreid geraadpleegd en is voor dit advies ongeveer 20 - 30 minuten bij de instelling actief. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten:

    

mede bepalen van de gewenste zithouding; mede bepalen van de functie-eisen van de rolstoel; mede bepalen van de maatvoering; opnemen van eventueel noodzakelijke individuele aanpassingen; uitbrengen van een advies.


pagina . 24

Tussenpassing advies = TPA De leverancier is voor dit advies ongeveer 20 - 30 minuten bij de instelling actief. Er is sprake van een tussenpassingsadvies wanneer de complexiteit van de indicatie om een tussentijdse toetsing van de gekozen rolstoel, de uitvoering en / of uitzonderlijk complexe individuele aanpassingen vraagt. Het gaat hierbij om uitzonderlijke situaties die zelden voor komen. De leverancier komt met de rolstoel bij de instelling langs om de rolstoel met eventuele aanpassingen (die in de pas staat) tussentijds te passen. Dit gebeurt dus voordat deze voorziening in zijn definitieve versie wordt afgeleverd. De leverancier verricht over het algemeen de volgende activiteiten:  controle op gewenste zithouding en / of functionaliteit;  controle op gewenste maatvoering;  indien noodzakelijk het mede bepalen van bijstellingen en het vastleggen daarvan .

Let op:

   

Adviezen kunnen bij elke voorziening slechts 1 maal worden gedeclareerd door de leverancier. Indien bijvoorbeeld meerdere tussenpassingen nodig zijn, zijn deze voor rekening van de leverancier; Een passingsadvies kan niet gecombineerd worden met een technisch ondersteunend advies; Een passingsadvies of technisch ondersteunend advies kan indien nodig worden gecombineerd met een tussenpassingsadvies; Een tussenpassingsadvies kan niet in rekening worden gebracht bij de inzet van een zitorthese; tussentijdse passingen en hierbij behorende adviezen zijn meegenomen in de tariefstelling tussen zorgkantoor en leverancier.

6.2 Aanpassingen Aanpassingen zijn nodig als van een in gebruik zijnde rolstoel delen moeten worden aangepast. Dit kan het gevolg zijn van een gewijzigde functionele indicatie. Aanpassingen worden in principe alleen uitgevoerd door leveranciers vanwege de kwaliteitseisen die door het zorgkantoor worden gesteld. Uitzondering hierop vormen die instellingen die nu gekwalificeerd personeel (adaptatietechnici) hebben om aanpassingen aan voorzieningen uit te voeren. Indien de instelling zelf aanpassingen doet zal de leverancier eenmalig het kwaliteitsniveau van de adaptatietechnicus toetsen. Hierna is geen bovenbudgettaire vergoeding van de kosten van adaptatietechnici mogelijk. Let op:

  

Bij aanpassingen worden, met uitzondering van een duwondersteuning en zitelementen / kuipen, GEEN losse onderdelen herverstrekt, maar worden nieuwe onderdelen bij de leverancier besteld (bij een aanvraag; na goedkeuring van de aanvraag). Een aanpassing uit meerdere onderdelen dient als 1 aanvraag te worden beschouwd. Aanvragen dienen te worden ingediend met een daarbij behorende offerte van de leverancier.


pagina . 25

Aanpassingen

Grensbedrag < € 200-

Handbewogen rolstoelen

€ 200 tot € 750, -

Melden ZorgInfo niet invullen x

> € 750, Elektrische rolstoelen

€ 200 tot € 1500, -

Aanvragen ZorgInfo niet vullen

x x

> € 1500, -

x

Tabel 2: Prijzen inzake aanpassingen

De bovengenoemde bedragen zijn inclusief BTW en omvatten kosten van onderdelen en arbeid.


pagina . 26

6.3 Reparaties Reparaties worden uitgevoerd door de leverancier. Reparaties door de leverancier  Leveranciers voeren in opdracht van de instelling reparaties uit.  Alle reparaties uitgevoerd door de leverancier vanaf € 750,- en voor elektrische rolstoelen vanaf € 1500,- moeten worden aangevraagd.  Let op: Als de gezamenlijke kosten in een declaratie van een en dezelfde cliënt boven het bedrag van € 200,- komen, worden deze posten bij elkaar geteld en is een machtigingsnummer noodzakelijk. Hiervoor zal dan alsnog een melding moeten plaatsvinden. Reparaties

Grensbedrag < € 200-


€ 200 tot € 750, -


> € 750, -

Elektrische rolstoelen Elektrische rolstoelen

€ 200 tot € 1500, -

Melden ZorgInfo niet invullen

Aanvragen ZorgInfo niet invullen

X

X X

> € 1500, -

X

Tabel 3 Prijzen inzake reparaties

De bovengenoemde bedragen zijn inclusief BTW en omvatten kosten van onderdelen en arbeid.

   



 

De monteur houdt op een reparatiekaart / pakbon gespecificeerd bij hoeveel tijd aan de reparatie is besteed en welke materialen daarbij in welke hoeveelheden zijn gebruikt. Mocht de monteur bij aanvang van de reparatie constateren dat kosten onevenredig hoog worden dan wordt dit direct teruggekoppeld naar de opdrachtgever. Omwille van doelmatigheid en efficiëntie worden kleine reparaties geclusterd op één factuur. Er worden geen voorrijdkosten in rekening gebracht. Spoedreparaties zijn van toepassing op situaties waarin de betreffende cliënt acuut de rolstoel nodig heeft en er geen andere oplossing voorhanden is. Het niet direct uitvoeren van de vereiste reparatie leidt tot onevenredig groot ongemak voor cliënt. Cliënt kan dus niet tijdelijk in bed worden gelegd of gebruik maken van een andere voorziening: de melding van de reparatie door opdrachtgever vindt plaats met als toevoeging spoed op de reparatiekaart, hiervoor is een speciaal tarief beschikbaar vanaf januari 2014. in geval van spoed worden wel voorrijdkosten in rekening gebracht. Reparaties die binnen de garantietermijn vallen, zijn voor rekening van de leverancier. Deze reparaties hoeven dus ook niet in ZorgInfo te worden ingevuld.

Reparaties door de TD/AD Deze worden vanaf 1 januari 2015 niet meer vergoed door het zorgkantoor.


pagina . 27

6.4 Afstellen en instrueren De leverancier kan, indien noodzakelijk, op verzoek van de indiceerder de rolstoel afstellen en instructie geven aan de cliënt (of diens contactpersoon of eerst verantwoordelijke verzorger) over doelmatig gebruik en onderhoud van de rolstoel. De indiceerder dient dit bij de bestelling aan de leverancier door te geven. De leverancier vermeldt de dienst op de pakbon, en de indiceerder dient hiervoor te tekenen. Alleen dan kan de leverancier deze dienst declareren bij het zorgkantoor.


pagina . 28

7. Administratieve procedures

7.1 Wanneer aanvragen, wanneer melden De indiceerder heeft de verantwoordelijkheid, na het volledig doorlopen van ZorgInfo, te beoordelen of eerst een aanvraag moet worden ingediend bij het zorgkantoor of dat direct tot bestelling kan worden overgegaan. Aanvraag: Er is sprake van een aanvraag indien het een situatie betreft waarvoor het zorgkantoor eerst een machtiging aan de instelling dient af te geven alvorens tot levering en / of aanpassing kan worden overgegaan. Melding: Van een melding is sprake in de gevallen dat geen machtiging door het zorgkantoor voorafgaand aan de levering en / of aanpassing noodzakelijk is en de instelling direct kan overgaan tot de inzet van de rolstoel. Let op:  Een melding krijgt in ZorgInfo direct de status “goedgekeurd” en wordt bevestigd met een groen vinkje in de statusbalk. Het zorgkantoor controleert achteraf de meldingen en neemt indien nodig contact op met de indiceerder.  Een afkeuring van een aanvraag door het zorgkantoor hoeft niet de gehele aanvraag te betreffen. Het kan ook om een gedeelte van de aanvraag gaan. Lees daarom altijd de toelichting in ZorgInfo.





Indien het zorgkantoor een aanvraag afkeurt, dan dient de indiceerder dit door te geven aan de depothouder en leverancier (indien relevant). Na duplicering dient de indiceerder het juiste machtigingsnummer door te geven aan de depothouder en de leverancier (indien relevant). Indien blijkt dat u onterecht een bestelling heeft geplaatst (dus zonder definitieve goedkeuring van het zorgkantoor) zijn de kosten van de betreffende levering voor uw instelling.


pagina . 29

Grensbedrag

Melden

Aanvragen

Rolstoelen Alle rolstoelen (handbewogen en elektrisch) uit centraal of instellingsdepot met (nieuwe) standaardonderdelen (vlg. modulair systeem), met uitzondering van zitelementen, ortheses en hulpmotors Nieuwe handbewogen rolstoelen binnen het voorkeurspakket met standaardonderdelen Nieuwe handbewogen rolstoelen buiten het voorkeurspakket Nieuwe elektrische rolstoelen binnen het voorkeurspakket Nieuwe elektrische rolstoelen buiten het voorkeurspakket Rolstoelen met (zit-) ortheses = individueel aangepast) Nieuwe rolstoel na weigering van een alternatief

_

_

X

X

X

_

X

_ _

X _ X _ X

Aanpassingen aan een in gebruik zijnde rolstoel : Aanpassingen onder € 200,Aanpassingen / onderdelen uit centraal of instellingsdepot Nieuwe aanpassingen op handbewogen rolstoelen Idem Nieuwe aanpassingen op elektrische rolstoelen Idem

Grensbedrag

Melden

Aanvragen

ZorgInfo niet invullen



_

X

< € 750,-

X

> € 750,< € 1500,-

X X

> € 1500,-


X pagina . 30

Reparaties aan een in gebruik zijnde rolstoel : Reparaties onder € 200,Reparaties op handbewogen rolstoelen Idem Reparaties op elektrische rolstoelen Reparaties op elektrische rolstoelen



€ 200,- tot € 750,-

X

> € 750 ,€ 200,- tot € 1500,-


X X

> € 1500,-

X

Tabel 4 overzicht melden / aanvragen

OVERIG : Tweede rolstoel naast bestaande eerste voorziening (Zit-) ortheses voor een rolstoel (individueel aangepast) (Losse) Zitelementen (Losse) Hulpmotor

X

X X X

De administratieve procedures zijn samengevat in Bijlage 1.

7.2 Offertes Bij een aanvraag dient meestal een offerte te worden bijgevoegd. Uitzonderingen zijn:  een rolstoel met hulpmotor vanuit het centraal depot of instellingsdepot;  een 2e voorziening (zonder nieuwe onderdelen) vanuit het centraal depot of instellingsdepot. Het aanvragen van een offerte kan binnen ZorgInfo via het leveranciersformulier; de indiceerder geeft aan dat het een aanvraag betreft en geeft leverancier opdracht tot het aanleveren van een offerte aan het zorgkantoor. De leverancier stuurt de offerte o.v.v. naam en geboortedatum van de betreffende bewoner per e-mail naar het Zorgkantoor ([email protected]) met een cc naar de instelling. Het zorgkantoor voegt de offerte bij de aanvraag (in ZorgInfo) en beoordeelt de aanvraag. Het zorgkantoor kan om een aanvullende offerte vragen om het aanbod van verschillende leveranciers met elkaar te vergelijken. Wanneer het zorgkantoor geen offerte ontvangt bij de aanvraag, dan wordt de aanvraag afgewezen onder vermelding van reden. Wanneer het zorgkantoor geen aanvraag ontvangt bij de offerte, dan wordt de offerte aan de leverancier geretourneerd.


pagina . 31

7.3 Annuleren aanvraag of melding Indien de indiceerder een aanvraag of melding naar het zorgkantoor heeft verzonden, maar bedenkt dat de aanvraag of melding foutief is, dan kan de indiceerder de foutief verzonden aanvraag of melding annuleren door een e-mail te sturen naar [email protected]. In de e-mail dient u duidelijk te vermelden welke aanvraag of melding geannuleerd moet worden onder vermelding van:

  

betreffende regio; naam en geboortedatum van cliënt in ZorgInfo; reden van annulering.

Let op: met de “Indicatiebesluit annuleren” kan de indiceerder alleen een aanvraag met de status “Verzonden” zelf annuleren in ZorgInfo.Wanneer er sprake is van een andere status stuurt u voor de aanvraag/melding wel een e-mail naar het zorgkantoor [email protected]

7.4 Doorgeven van mutaties De indiceerder meldt binnen 7 werkdagen aan de depothouder wanneer een rolstoel niet meer wordt gebruikt. De volgende redenen voor het niet meer in gebruik zijn van de rolstoel kunnen zich voordoen:

      

wijziging in de functionele mogelijkheden overlijden ontslag overplaatsing herstel onherstelbare schade of te dure reparatie van een rolstoel anders, namelijk…

Op het mutatieformulier dient de indiceerder aan te geven of:

  

de rolstoel in de instellingsreserve blijft de rolstoel moet worden opgehaald door de depothouder de rolstoel wordt overgenomen door een derde

7.5 Overname van rolstoelen Het is mogelijk dat een cliënt met rolstoel wordt opgenomen in een instelling, of dat een cliënt naar een andere instelling of eventueel naar huis vertrekt. In deze paragraaf staan de afspraken voor de verschillende situaties beschreven. Opname cliënt in een Wlz- instelling (intramuraal) Indien een cliënt wordt opgenomen en al een rolstoel in eigendom heeft of een rolstoel heeft vanuit de WMO, dan kan, indien er geen vergelijkbare voorziening vanuit het depot kan worden ingezet, de rolstoel door het zorgkantoor worden overgenomen, dit is echter geen verplichting en zal per cliënt bekeken worden. De volgende situaties kunnen zich voordoen: A. overname rolstoel van de WMO of particulier B. overname van rolstoel van ander zorgkantoor C. overname van rolstoel van zelfde zorgkantoor, maar andere rolstoelpoolregio D. overname van rolstoel van zelfde zorgkantoor en zelfde rolstoelpoolregio


pagina . 32

In het scherm ‘Controle hergebruik’ heeft de gebruiker de mogelijkheid om te kiezen uit 4 opties bij de vraag ‘afkomstig van’:   



Centraal Depot Instellingsdepot WMO (overname) Overname ander zorgkantoor

Voor deze situaties gelden de volgende afspraken: A. overname rolstoel van de WMO of particulier De indiceerder stuurt een aanvraag via ZorgInfo naar het zorgkantoor. In het scherm "Controle hergebruik " geeft de indiceerder aan dat de rolstoel afkomstig is van de WMO. In open tekstveld geeft indiceerder aan dat het geen overname WMO is maar overname particulier. Voor het invullen van het rolstoelpoolnummer neemt de indiceerder contact op met de depothouder. De indiceerder vraagt een voorlopig rolstoelpoolnummer aan. Indien er sprake is van een hulpmotor zullen alle daarmee verband houdende stukken aan het zorgkantoor moeten worden toegestuurd, daarnaast moeten deze in het dossier van de cliënt worden bewaard. De indiceerder stuurt een e-mail naar de gemeente met een cc naar het zorgkantoor ([email protected]). In deze e-mail de vraag aan de gemeente om de volgende gegevens aan het zorgkantoor te leveren: - Leeftijd van de rolstoel - Kopie van de beginfactuur (eerste aanschaf rolstoel) + aanpassingen - Vraagprijs van de rolstoel conform wettelijk vastgestelde afschrijvingsnormen:  36 maanden elektrisch.  60 maanden handbewogen.

De gemeente stuurt hierna de informatie naar het zorgkantoor. Het zorgkantoor geeft goedkeuring of afwijzing aan de overnameaanvraag in ZorgInfo. De indiceerder neemt contact op met de depothouder:  Indien akkoord, dan is het rolstoelpoolnummer definitief, de depothouder voorziet de rolstoel van een rolstoelpoolnummer (rechtsonder).  Indien geen akkoord is gegeven dan moet het rolstoelpoolnummer worden geannuleerd. De gemeente stuurt de factuur naar de depothouder. De depothouder zorgt voor betaalbaarstelling van de factuur aan de opgegeven crediteur en stuurt hierna de factuur aan het zorgkantoor. Het zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling van de factuur aan de depothouder. B. Overname van rolstoel van een ander zorgkantoor



Indiceerder voert een melding in ZorgInfo in. In het scherm "controle hergebruik" geeft de indiceerder aan dat de rolstoel afkomstig is van een ander zorgkantoor door de optie "Overname ander zorgkantoor" aan te klikken.


pagina . 33



Indien er sprake is van een hulpmotor zullen alle daarmee verband houdende stukken aan het zorgkantoor moeten worden toegestuurd, daarnaast moeten deze in het dossier van de cliënt worden bewaard.

Voor het invullen van het rolstoelpoolnummer neemt de indiceerder contact op met de depothouder. De indiceerder vraagt een voorlopig rolstoelpoolnummer aan. Het zorgkantoor geeft een goedkeuring of afwijzing voor de melding. De indiceerder neemt contact op met de depothouder:  Indien akkoord, dan is het rolstoelpoolnummer definitief, de depothouder voorziet de rolstoel van een rolstoelpoolnummer (rechtsonder).



Indien geen akkoord, dan moet het rolstoelpoolnummer worden geannuleerd.

C. Overname van rolstoel van zelfde zorgkantoor, maar andere rolstoelpoolregio Zie procedure onder B. D. Overname van een rolstoel van zelfde zorgkantoor en zelfde rolstoelpoolregio Zie procedure onder B. De indiceerder meldt de rolstoel aan bij de depothouder via ZorgInfo. Vertrek van cliënt uit de Wlz-instelling Bij vertrek van een cliënt uit de instelling kan cliënt de rolstoel meenemen of achterlaten. Wanneer cliënt uit de instelling vertrekt en de rolstoel meeneemt, dan kunnen de volgende situaties zich voor doen: A. De rolstoel wordt overgenomen door de WMO of particulier B. De rolstoel wordt overgenomen door een ander zorgkantoor C. De rolstoel blijft bij hetzelfde zorgkantoor, cliënt verhuist naar een andere rolstoelpoolregio D. De rolstoel blijft bij hetzelfde zorgkantoor, cliënt verhuist naar een andere instelling binnen de rolstoelpoolregio Voor deze situaties gelden de volgende afspraken: A. Rolstoel wordt overgenomen door de WMO of particulier Indiceerder signaleert dat de WMO de rolstoel wil overnemen en meldt dit aan depothouder. De depothouder stelt samen met het zorgkantoor de overnameprijs van de rolstoel vast op basis van de wettelijke afschrijftermijn (van de nieuwwaarde of restwaarde). De depothouder informeert de gemeente over de overnameprijs -Indien de gemeente akkoord gaat met de overnameprijs:  Gemeente of particulier betaalt depothouder;  Depothouder stuurt een creditnota naar het zorgkantoor. - Indien de gemeente niet akkoord gaat met de overnameprijs:  De rolstoel gaat naar instellings- of centraal depot, dit wordt aangegeven binnen ZorgInfo.


pagina . 34

B. Rolstoel wordt overgenomen door een ander zorgkantoor Indien er sprake is van een hulpmotor zullen alle daarmee verband houdende stukken aan het andere zorgkantoor moeten worden toegestuurd, daarnaast moeten deze in het dossier van de cliënt worden bewaard. Indiceerder meldt de rolstoel af bij de depothouder binnen ZorgInfo. C. Rolstoel blijft bij hetzelfde zorgkantoor, cliënt verhuist naar een andere rolstoelpoolregio Indien er sprake is van een hulpmotor zullen alle daarmee verband houdende stukken aan het zorgkantoor moeten worden toegestuurd, daarnaast moeten deze in het dossier van de cliënt worden bewaard. Indiceerder meldt de rolstoel af bij de depothouder binnen ZorgInfo. D. Rolstoel blijft bij hetzelfde zorgkantoor, cliënt verhuist binnen de rolstoelpoolregio Indiceerder meldt de rolstoel af bij de depothouder binnen ZorgInfo.

7.6 Klachten- en Bezwaarprocedure Indien de aanvrager van de instelling het niet eens is met een afwijzing van een aanvraag door het zorgkantoor, kan de aanvrager van de instelling hiertegen bezwaar aantekenen door contact op te nemen met de administratie van het zorgkantoor. Wanneer de administratie van het zorgkantoor en de aanvrager van de instelling er niet uitkomen, kan contact worden opgenomen met de manager administratie Wlz van het zorgkantoor. Is men het niet eens met de beslissing van de manager administratie Wlz van het zorgkantoor, dan kan men bezwaar aantekenen volgens de regels van de Algemene Wet Bestuursrecht. Dat betekent dat men het bezwaarschrift in een brief bij CZ moet indienen. Dit dient binnen zes weken na de beslissing van het zorgkantoor te gebeuren. Als het nodig is, behandelt de afdeling Juridische Zaken van CZ uw bezwaarschrift. Het kan zijn dat CZ de aanvrager van de instelling uitnodigt om het bezwaar toe te lichten. Het streven is dat binnen zes weken een besluit wordt genomen over het bezwaar. De kosten die de aanvrager van de instelling maakt voor het bezwaarschrift, moet door de instelling zelf te worden betaald. Klachtenmelding Wanneer een aanvrager in een instelling, depothouder of leverancier een klacht heeft over één van de betrokken partijen, dan wordt hij verzocht om de klacht met een cc. naar het zorgkantoor te sturen naar: [email protected]. Wanneer de beklaagde partij de klacht heeft afgehandeld, stuurt deze een afhandelingsverslag naar het zorgkantoor waarin staat: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Van wie de klacht afkomstig is; Wanneer de klacht ontvangen is; Een omschrijving van de klacht; Door wie de klacht is afgehandeld; Wat het eindresultaat is van de klachtbehandeling; Wanneer dit eindresultaat is bereikt.

Het eindresultaat is afgestemd met de vertegenwoordiger van de klager, indien nodig kan het zorgkantoor hier contact mee opnemen.


pagina . 35

Bijlage 1 Samenvatting administratieve procedures A. Aanvragen en melden van Rolstoelen In paragraaf 7.1 is beschreven of sprake is van een aanvraag of melding. De administratieve procedure is als volgt: Inzet van een rolstoel uit instellingsreserve zonder nieuwe onderdelen van de leverancier:

   

De indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding naar het zorgkantoor. De indiceerder meldt de inzet van de rolstoel aan depothouder. De leverancier maakt indien nodig een factuur voor het gegeven advies en verzendt dit elektronisch naar het zorgkantoor. Het zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Inzet van een rolstoel uit instellingsreserve met nieuwe onderdelen van de leverancier   

  

 

Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding / aanvraag naar het zorgkantoor. De indiceerder verstuurt het door ZorgInfo opgestelde leveranciersformulier naar de leverancier. In geval van een aanvraag moet meestal een offerte worden bijgevoegd. De indiceerder meldt de inzet van de rolstoel aan depothouder met het mutatieformulier. De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord rolstoel en geleverde diensten. De indiceerder bewaart de pakbon in het dossier van cliënt. De leverancier maakt indien nodig een factuur voor het gegeven advies en verzendt dit elektronisch naar het zorgkantoor. De leverancier bewaart de pakbon in het dossier van cliënt. De leverancier maakt een factuur voor de toegevoegde onderdelen en verzendt dit elektronisch naar het zorgkantoor. Het zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Inzet van een rolstoel uit centraal depot  

Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding / aanvraag naar het zorgkantoor. Indiceerder e-mailt het leveranciersformulier naar de leverancier met een cc naar de depothouder. In geval van een aanvraag moet meestal offerte worden bijgevoegd (zie

paragraaf 7.2).   

  

De depothouder neemt contact op met de leverancier en stemt af welke onderdelen de depothouder niet op voorraad heeft en de leverancier nog moet gaan toevoegen. Depothouder en leverancier maken afspraken om de overdracht van de rolstoel zo doelmatig en efficiënt mogelijk te laten plaatsvinden. De leverancier controleert en ondertekent de pakbon bij aflevering. De depothouder bewaart de pakbon gedurende 7 jaar. Daarna volgt levering van de bestelde rolstoel door de leverancier aan de instelling. Op het moment dat de leverancier levert, ondertekent een vertegenwoordiger van de instelling de pakbon voor levering (dit kan dus ook de receptie zijn).



De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord rolstoel en geleverde diensten. De indiceerder bewaart de pakbon in het dossier van cliënt.



De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op.


pagina . 36

 

De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar. Het zorgkantoor zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Inzet van een rolstoel: nieuwlevering    

  



Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding / aanvraag naar het zorgkantoor. Indiceerder e-mailt het leveranciersformulier naar de leverancier met een cc naar de depothouder. In geval van een aanvraag moet meestal een offerte worden bijgevoegd. De leverancier neemt contact op met de depothouder over het toekennen van een nummer aan de rolstoel. De leverancier levert de rolstoel binnen de afgesproken levertijd op de gewenste locatie van de instelling af. Op het moment dat de leverancier levert, ondertekent een vertegenwoordiger van de instelling de pakbon voor levering (dit kan dus ook de receptie zijn). De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord rolstoel en geleverde diensten. De indiceerder bewaart de pakbon in het dossier van cliënt. De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op. De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar. Het zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

B. Aanvragen en melden van Aanpassingen Als aanvulling op paragraaf 6.2 en de tabel in paragraaf 7.1 over aanpassingen is de administratieve procedure als volgt: Aanpassing door de leverancier: melding       

Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding naar het zorgkantoor. De indiceerder e-mailt de opdracht voor de aanpassing aan de leverancier (leveranciersformulier). De leverancier verzorgt de aanpassing. De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord van de aanpassing en bewaart de pakbon in het dossier van cliënt. De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op. De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar. Het zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Aanpassing door de leverancier: aanvraag    

 

 



Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde aanvraag naar het zorgkantoor. Indiceerder e-mailt het leveranciersformulier naar de leverancier. De leverancier maakt indien nodig de offerte en verzendt deze per e-mail naar het zorgkantoor ([email protected]) en een kopie (cc) naar de instelling. Het zorgkantoor beoordeelt de aanvraag en offerte (na binnenkomst van de offerte). De indiceerder geeft de leverancier telefonisch/schriftelijk opdracht tot levering conform machtiging en maakt afspraken over levertijd en afleverdatum. De leverancier verzorgt de aanpassing. De indiceerder controleert en ondertekent de pakbon voor akkoord van de aanpassing. De indiceerder bewaart de pakbon in het dossier van cliënt. De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op.


pagina . 37





De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar. Het zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Aanpassing door de adaptatie technicus / instelling; aanvraag Deze worden vanaf 1 januari 2015 niet meer door het zorgkantoor vergoed. C. Aanvragen en melden van Reparaties Als aanvulling op paragraaf 6.3 en de tabel in paragraaf 7.1 over reparaties is de administratieve procedure voor reparaties boven € 200,- als volgt: Reparatie door de leverancier: melding   

 

 

Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde melding naar het zorgkantoor; Indiceerder e-mailt de opdracht tot levering aan de leverancier (al dan niet via het leveranciersformulier); De leverancier meldt zich bij de opdrachtgever en voert de reparatie uit; De indiceerder controleert en ondertekent de reparatiekaart / pakbon voor akkoord van de reparatie en bewaart de pakbon in het dossier van cliënt; De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op. Let op: Als de gezamenlijke kosten binnen een declaratie van een en dezelfde cliënt boven het bedrag van € 200,- komen, worden deze posten bij elkaar geteld en is een machtigingsnummer noodzakelijk. Hiervoor zal dan alsnog een melding moeten plaatsvinden; De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar; Het zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Reparatie door de leverancier: aanvraag    

     

Indiceerder verstuurt de door ZorgInfo opgestelde aanvraag naar het zorgkantoor; Indiceerder e-mailt het leveranciersformulier naar de leverancier; De leverancier maakt indien nodig de offerte en verzendt deze per e-mail naar het zorgkantoor ([email protected]) en een kopie (cc) naar de instelling; Het zorgkantoor beoordeelt de aanvraag (en offerte, na binnenkomst van de offerte); De indiceerder geeft de leverancier telefonisch / schriftelijk opdracht tot levering conform machtiging en maakt afspraken over levertijd en afleverdatum; De leverancier meldt zich bij de opdrachtgever en voert de reparatie uit; De indiceerder controleert en ondertekent de reparatiekaart / pakbon voor akkoord van de reparatie en bewaart de pakbon in het dossier van cliënt; De leverancier stelt aan de hand van de door de instelling getekende pakbon de factuur op; De leverancier stuurt de factuur (elektronisch) naar het zorgkantoor en bewaart de pakbon gedurende 7 jaar; Het zorgkantoor controleert en zorgt voor betaalbaarstelling aan de leverancier.

Reparatie door de TD / adaptatie instelling; melding Deze worden vanaf 1 januari 2015 niet meer door het zorgkantoor vergoed.


pagina . 38

Bijlage 2 Overzicht doorlooptijden De genoemde doorlooptijden gelden vanaf het moment dat de vereiste stukken ontvangen zijn door de betreffende partij.

Overzicht doorlooptijden rolstoelen A Inzet rolstoel uit instellingsreserve Versturen melding / aanvraag door indiceerder naar zorgkantoor In geval van aanvraag: versturen offerte door leverancier naar zorgkantoor In geval van aanvraag: beoordeling door zorgkantoor Versturen melding inzet rolstoel instellingsdepot door indiceerder naar depothouder B Inzet van rolstoel uit centraal depot Versturen melding / aanvraag door indiceerder naar zorgkantoor Afstemming depothouder en leverancier over ontbrekende onderdelen rolstoel In geval van aanvraag: versturen offerte door leverancier In geval van aanvraag: beoordeling door zorgkantoor Aflevering rolstoel door depothouder bij leverancier Aflevering rolstoel zonder individuele aanpassingen door leverancier Aflevering rolstoel met individuele aanpassingen door leverancier Versturen pakbon door instelling naar leverancier

Maximaal xx werkdagen

7 3 7 7

7 1 3 7 3 5 In overleg 10

C. Inzet nieuwe geleverde rolstoel Versturen melding / aanvraag door indiceerder naar zorgkantoor In geval van aanvraag: versturen offerte door leverancier naar zorgkantoor In geval van aanvraag: beoordeling door zorgkantoor Aflevering rolstoel binnen standaardpakket zonder individuele aanpassingen door leverancier Aflevering rolstoel binnen standaardpakket met individuele aanpassingen door leverancier Aflevering rolstoel buiten standaardpakket Versturen pakbon door instelling naar leverancier

7 3 7 8

In overleg In overleg 10

Versturen mutatieformulier naar depothouder Ophalen rolstoel door depothouder

7 5

Tabel 5 Overzicht doorlooptijden Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal CZ zorgkantoren september 2015

pagina . 39

Bijlage 3 Declaratieprotocol Leverancier Rolstoelpool CZ

Artikel 1 Declaratie algemeen 1. De leverancier is aansprakelijk en verantwoordelijk voor de juistheid en tijdigheid van de aanlevering van de declaraties. 2. Wijzigingen in de NAW- en betaalgegevens zoals vermeld op het persoongebonden deel van de overeenkomst, moeten door de leverancier schriftelijk worden gemeld conform het bepaalde in artikel 6. 3. Wijzigingen mogen niet gelijktijdig met de declaratie worden aangeleverd. De wijzigingen worden binnen 10 werkdagen door het zorgkantoor verwerkt. Artikel 2 Declaratieaanlevering 1. De leverancier levert zijn declaratie van de in de afgelopen maand geleverde goederen en / of diensten digitaal via externe integratie aan bij het zorgkantoor. Meer informatie over de voorwaarden en vereiste lay-out van declaraties wordt door het zorgkantoor geleverd. 2. Leverancier is verplicht declaraties binnen uiterlijk één maand na levering aan te leveren bij het zorgkantoor. 3. Declaraties die niet aan de onder 1 en 2 genoemde voorwaarden voldoen worden niet in behandeling genomen en geretourneerd aan de leverancier. 4. De leverancier dient de door het zorgkantoor afgewezen declaratieregels in verband met afwijkingen c.q. fouten zelf te corrigeren. Gecorrigeerde declaraties kunnen binnen twee maanden nadat de leverancier een afwijzing heeft ontvangen via de reguliere weg opnieuw bij het zorgkantoor ingediend worden. Let op: Als de gezamenlijke kosten in een declaratie van een en dezelfde cliënt boven het bedrag van € 200,- komen, worden deze posten bij elkaar geteld daarnaast is een machtigingsnummer noodzakelijk. Artikel 3 Betaling 1. Het zorgkantoor betaalt de goedgekeurde declaraties aan de leverancier op het door de leverancier vooraf aangegeven bank- of girorekeningnummer. 2. Het zorgkantoor is niet gehouden declaraties te voldoen die later dan 1 maand na de leverdatum binnenkomen (zie ook art. 2 lid 2), tenzij de leverancier schriftelijk aantoont dat de te late declaratieaanlevering hem niet kan worden aangerekend. 3. Indien de declaratie voldoet aan de afgesproken voorwaarden en termijnen zoals deze zijn beschreven in dit declaratieprotocol en de bijlagen bij dit protocol, zal het zorgkantoor de declaratie binnen 30 dagen na ontvangst hiervan betaalbaar stellen. Artikel 4 Retourinformatie 1. De leverancier ontvangt van het zorgkantoor een uitkeringsspecificatie over de ingediende declaratie(s). Op deze retourinformatie staat een vermelding van het betaalbaar gestelde bedrag. Deze retourinformatie wordt door het zorgkantoor binnen 30 dagen na ontvangst van de declaratie aan de leverancier beschikbaar gesteld. 2. Het zorgkantoor stelt de retourinformatie schriftelijk beschikbaar aan de leverancier.


pagina . 40

Artikel 5 Terugvordering 1. Het zorgkantoor is gerechtigd om een bedrag bij de leverancier terug te vorderen indien er sprake is van: a. ten onrechte of foutief uitbetaalde declaraties; b. fraude; c. incorrecte tarieven. 2. De leverancier wordt door middel van een brief geïnformeerd over de terugvordering. Het zorgkantoor zal het terug te vorderen bedrag in mindering brengen op een volgende uitbetaling aan de leverancier. Artikel 6 Adressen en contactpersonen 1. Declaraties dienen middels de berichtenbox van VeCoZo per e-mail ingediend te worden: De berichtenbox waar u gebruik van kunt maken heeft nummer 2002000002253 t.n.v. A. Lambregts. 2. Voor vragen over het declaratieprotocol en uw declaratie kunt u via e-mail contact opnemen met team CZ Rolstoelpool, e-mailadres: [email protected] 3. Wijziging van uw adresgegevens kunt u sturen naar: CZ Zorgkantoor T.a.v. CZ Rolstoelpool Postbus 5130 5004 EC Tilburg

4. Wijziging van uw bank- of girorekening kunt u, voorzien van een handtekening, sturen naar: CZ Zorgkantoor T.a.v. CZ Rolstoelpool Postbus 5130 5004 EC Tilburg


pagina . 41

Bijlage 4 Anti-decubitus materialen Beste relatie, In het nieuwe protocol Rolstoelverstrekking intramuraal CZ zorgkantoren, (versie 3.2, dec 2011) hebben wij u aangegeven dat AD materialen (zitkussens) vanaf 1 februari 2012 onder de outillage van de instelling vallen. Anti-decubitus zorg is namelijk zorg die door de instelling geboden dient te worden. Om u een compleet beeld te geven welke zitkussens door het zorgkantoor nog worden vergoed, vindt u hierbij onderstaand een overzicht. Wel vergoed: - plank zitting (met drempel) - basic zittingen: bv sedeo pro - geprofileerde zittingen. - contour - contour + Niet vergoed: - losse AD kussens - balanszitting - fluïd zitting - air zitting - traagschuim zitting / kussen Let op: 

Bij het aanvragen van een geïntegreerde zitting zal wel voldoende moeten worden gemotiveerd waarom een losse AD voorziening niet voldoet.



Een geïntegreerde zitting is een rolstoelzitting waarin al een AD voorziening zit. Dit kan zowel een zitting uit de eerste als uit de tweede rij zijn.



Wij hebben met dit overzicht geprobeerd weer te geven welke zittingen wel en welke niet vergoed kunnen worden. De uiteindelijke goedkeuring hangt af van de motivatie voor de zitting.

DIT IS EEN AANVULLING OP PARAGRAAF 4.5 ANTI-DECUBITUS KUSSEN ( BLZ. 19 ) VAN HET PROTOCOL ROLSTOELVERSTREKKING INTRAMURAAL CZ ZORGKANTOREN !


pagina . 42

Protocol Rolstoelverstrekking Intramuraal Wlz

Recommend Documents