Protocol: (dreiging)
Maatschappelijke Onrust Fryslân
januari 2015 Auteur: M.L. Visser, ZoVIE Advies Opdrachtgever: Veiligheidsregio Fryslân
1. VOORWOORD
Voor u ligt het geactualiseerde Scenario: Maatschappelijke onrust bij geweldsdelicten in Fryslân. Omdat het geactualiseerde protocol alle incidenten met gevaar voor maatschappelijke onrust behelst, is er gekozen voor een nieuwe naamgeving: Protocol Maatschappelijke Onrust (PMO). Wanneer u het PMO leest zult u ontdekken dat veel uit het ‘Scenario’ is overgenomen. Wat goed werkt moet vooral behouden blijven. De veranderingen die wel opgenomen zijn, zijn gebaseerd op aanbevelingen uit eerder gehouden evaluaties en op aanbevelingen van ervaringsdeskundigen, mensen die gewerkt hebben met en in het Scenarioteam. De belangrijkste veranderingen betreffen: • criteria op basis waarvan de Driehoek geïnformeerd wordt; • de keuze tussen een Scenarioteam A (beperkt effectgebied) en Scenarioteam B (breed effectgebied); • de Casemanager wordt Procesleider PSH; • de positionering van de communicatiedeskundigheid binnen het proces; • de vorm: het PMO is geschreven als checklist. Juist omdat binnen het PMO met heel veel partijen samengewerkt moet worden, heeft de Veiligheidsregio Fryslân (VRF) ervoor gekozen al deze partijen ook bij de actualisatie te betrekken. Deels door mensen al vooraf te betrekken. Deels door het protocol te bespreken in regionale overleggen, maar ook door het organiseren van een workshop. Het resultaat is een verbeterd protocol waaraan vele betrokkenen uit verschillende organisaties hebben meegewerkt. Dit PMO is een checklist voor het moment dat het gebeurt, maar ook een leidraad om de complexe samenwerking vorm en structuur te geven, zodat snel en in afstemming gereageerd kan worden als maatschappelijke onrust dreigt. Zijn we nu klaar? Nee, het is belangrijk om ook dit protocol steeds weer te evalueren en aan te passen aan de realiteit. Net als de wereld om ons heen is ook dit protocol steeds weer aan veranderingen onderhevig.
2
2. INHOUDSOPGAVE 1.
Voorwoord
2
2.
Inhoudsopgave
3
3.
Over dit document
5
4.
Inleiding
6
5.
Doelstelling
6
6.
Wanneer dit protocol
6
7.
Van routine naar opschaling
6
8.
Signalering incident met kans op MO (fase 1)
8
Melding, beeld, oordeel en besluitvorming
9
Organogram: Scenario A
9
Organogram Scenario B
10
Relatie met GRIP
11
Deelnemers en hun taak
11
De voorbereiding (fase 2)
12
De samenwerking
12
De uitvoering (fase 3)
14
De coördinatie
14
Het proces PSH
14
Het proces communicatie (multidisciplinair)
15
Openbare orde en veiligheid
16
De gemeentelijke processen
16
Strafrechtelijk onderzoek
16
11.
Nazorg (fase 4)
17
12.
Evaluatie (fase 5)
17
13.
Afsluiting (fase 6)
18
14.
Bijlagen
19
Wettelijk kader
19
Checklists
20
Bepaling Doelgroepen
20
9.
10.
3
Aandachtspunten voor media watching:
20
Mindmap
21
Voorbeeld Producten
22
Inhoudsopgave Draaiboek
22
Evaluatieformulier voor Driehoek en Scenarioteam
24
Definities
27
4
3. OVER DIT DOCUMENT Documentinformatie: definitief Doel: laatste feedback januari 2015 Voor wie: opdrachtgever Andere documenten Dit document heeft een relatie met andere documenten. Hieronder volgt een overzicht.
Document Scenario: Maatschappelijke onrust bij geweldsdelicten in Fryslân (2006) Opschalingsdraaiboek Psychosociale Hulpverlening GGD Fryslân Versie: 2.0
Goede aanpak van incident, crisis en ramp door: GRIP 2012
Relatie Voorliggend document is de geactualiseerde versie van het Scenario De samenwerkingsafspraken uit dit document sluiten aan op het Opschalingsdraaiboek PSH van de GGD Fryslân In geval van het ontstaan van crisis dient naadloos opgeschaald te kunnen worden naar de GRIP structuur.
5
4. INLEIDING Wanneer zich incidenten voordoen of wanneer er sprake is van ernstige geweldsdelicten, zoals zedenzaken, mishandeling, ontvoering of moord, dan kan dat grote impact hebben op de betrokkenen en hun omgeving. Maatschappelijke onrust kan dreigen of ontstaan en zelfs leiden tot escalatie. Ook de (social) media kan de kans op maatschappelijke onrust beïnvloeden. Hulpverleningsorganisaties, politie, OM en openbaar bestuur dienen hierop voorbereid te zijn. De ervaring heeft geleerd dat door een snelle aanpak, adequate informatie, hulp voor betrokkenen en goede onderlinge samenwerking de kans op het ontstaan van maatschappelijke onrust aanzienlijk gereduceerd kan worden. Duidelijkheid vooraf is winst op het moment dat een incident zich voordoet. Daarom is dit protocol ontwikkeld. Hierin staan de werkwijze en de samenwerkingsafspraken beschreven die een snelle, gezamenlijke aanpak mogelijk maken. Met elkaar kan een adequate hulpverlening worden ingezet en maatschappelijke onrust beperkt of zelfs voorkomen worden.
5. DOELSTELLING Dit protocol heeft de volgende doelstelling: • het kanaliseren, verminderen of reguleren van maatschappelijke onrust die het gevolg kan zijn van ernstige incidenten en/of geweldsdelicten, zoals zedenzaken, mishandeling en moord, en; • het bevorderen van optimale opvang, informatie en ondersteuning van betrokkenen bij ernstige incidenten en geweldsdelicten.
6. WANNEER DIT PROTOCOL Dit protocol is specifiek bedoeld voor incidenten, waarbij het risico bestaat op escalatie door maatschappelijke onrust. Dit zijn bijvoorbeeld ernstige geweldsdelicten, maar ook ongelukken waarbij schoolgaande jongeren betrokken zijn, zinloos geweld en zaken op het gebied van medische milieukunde kunnen onrust teweeg brengen. Bij geweldsdelicten moet men o.a. denken aan (vermoedelijke): • zedenzaken, mishandeling, moord en andere geweldsdelicten waarvan de politie in kennis gesteld is; • de terugkeer van (zeden) delinquenten waarbij het OM het slachtoffer, de politie en eventueel het lokale bestuur heeft geïnformeerd. Dit soort incidenten, delicten of ongelukken met dodelijke afloop hebben vaak niet alleen grote gevolgen voor de mensen die er direct bij betrokken zijn, maar hebben daarnaast veel invloed op de (wijde) omgeving. Dan is brede afstemming nodig tussen de betrokken partijen voor een efficiënte werkwijze, en om met duidelijkheid en met één stem naar buiten te kunnen optreden.
7. VAN ROUTINE NAAR OPSCHALING Routine De hulpverlening wordt met een zekere regelmaat geconfronteerd met incidenten die een ramp zijn voor gezinnen en de kring daaromheen, maar die geen risico vormen voor het ontstaan van maatschappelijke onrust. Deze incidenten worden door de hulpverleningsorganisaties, binnen vaststaande netwerkverbanden zelfstandig afgehandeld. Denk aan de CJG’s en het veiligheidshuis onder de gemeenten.
6
(Dreiging) maatschappelijke onrust In geval van ernstige geweldsdelicten, zedendelicten of anderszins, waarbij het risico bestaat op maatschappelijke onrust dan overstijgt de problematiek de dagelijkse routine. In een dergelijk geval wordt de betrokken burgemeester geïnformeerd, die op zijn beurt de Driehoek bijeen roept. De Driehoek bepaalt of het Protocol: Maatschappelijke Onrust in werking wordt gesteld. Het protocol kent twee treden van opschaling. Scenario: A Binnen dit scenario ligt de nadruk op de zorgcoördinatie. 1. Het effectgebied van het incident is beperkt. a. De impact van het incident is beperkt; b. De groep betrokkenen is beperkt; c. Er is vertrouwen in de hulpverlening; d. Er is beperkt/normaal media aandacht. Scenario: B Binnen dit scenario gaan verschillende processen een grotere rol spelen. De nadruk ligt op de procescoördinatie. 1. Er is een breed effect gebied. a. Meerdere gemeenten betrokken; b. Bovenregionale betrokkenheid; c. Er is een grote groep betrokkenen; d. De impact van het incident is groot; e. Dreiging van gevaar is nog actueel; f. Maatschappelijke positie van de verdachte(n); g. Politieke spanning speelt een rol; h. Veel media aandacht.
Escalatie maatschappelijke onrust/crisis In een enkel geval zal een incident of geweldsdelict direct leiden tot maatschappelijke onrust of is het niet mogelijk maatschappelijke onrust te voorkomen. In een dergelijk geval bepaalt de Driehoek of er direct opgeschaald wordt naar een GRIP situatie (hiërarchische leiding) of dat afhandeling binnen het protocol MO nog mogelijk is. Afhankelijk van wat besloten wordt kan de GGD opschalen naar het GGD Rampen Opvang Plan (GROP) en de Gemeenten en hulpverleningsdiensten naar een GRIP fase.
Schema: (dreiging) Maatschappelijke Onrust
7
8. SIGNALERING INCIDENT MET KANS OP MO (FASE 1) In verreweg de meeste gevallen zullen, al dan niet via signalen vanuit de hulpverleningsdiensten, politie en OM als eerste betrokken zijn bij een incident of een (vermoedelijk) geweldsdelict. Politie en OM zijn vaak de eerste schakels die het risico op het ontstaan van maatschappelijke onrust moeten herkennen. Maar wanneer is er sprake van een risico? Om een zo objectief mogelijke risico-inschatting te kunnen maken zijn onderstaande criteria ontwikkeld. Is er risico op maatschappelijke onrust, dan dient de lokale Driehoek geïnformeerd te worden. Is er geen risico op onrust, dan volgen de bij de zaak betrokken organisaties hun eigen route.
8
Melding, beeld, oordeel en besluitvorming Een melding van een ernstig incident of geweldsdelict zal via burgers of via signalen vanuit de hulpverleningsdiensten in verreweg de meeste gevallen bij de politie en of OM binnenkomen. Zij zijn verantwoordelijk voor de primaire risico-inschatting en het wel of niet informeren van de burgemeester. Bij twijfel wordt contact opgenomen met de Coördinator Scenarioteam van de GGD. Deze roept een ‘kleintje scenarioteam1’ bijeen onder verantwoordelijkheid van de betreffende burgemeester. Deelnemers zijn: • de ambtenaar OOV; • de signalerende organisatie; • politie; • OM. Zij maken een gezamenlijke risico-inschatting om te beoordelen of de Driehoek geïnformeerd moet worden. Bij twijfel dient de burgemeester geïnformeerd te worden, zodat deze zelf kan bepalen of de openbare orde en veiligheid in het geding is.
Organogram: Scenario A Wanneer besloten wordt het scenarioteam A operationeel te maken, dan roept de Procesleider PSH van de GGD Fryslân (ten minste) de volgende partijen aan tafel: politie, OM, hulpverlening, gemeente en een communicatiedeskundige die de werkgroep communicatie zal gaan coördineren. Welke vertegenwoordiging vanuit de hulpverlening deelnemen hangt af van het type geweldsdelict. De lokale Driehoek is verantwoordelijk. De Procesleider PSH is de linking pin tussen het scenarioteam A en de lokale Driehoek. De coördinator communicatie is de linking pin tussen de werkgroep communicatie en het scenarioteam. Aan de werkgroep communicatie nemen ten minste deel: communicatiedeskundigen van politie, OM, gemeente en zo nodig GGD. Iedere communicatiedeskundige is zelf verantwoordelijk voor afstemming en overleg met zijn eigen leidinggevende en achterban.
1
Deze term is historisch gegroeid en een begrip geworden bij de mensen die met het eerste ‘Scenario: maatschappelijke onrust’ werkten.
9
Organogram Scenario B Wanneer gekozen wordt voor scenarioteam B dan is er sprake van een meer complexe situatie (zie criteria blz. 8). Zo kunnen er bijvoorbeeld meerdere gemeenten of mogelijk veel slachtoffers betrokken zijn. Bij de keuze voor Scenario B wordt de Driehoek aangevuld met de directeur Publieke Gezondheid. Wanneer meerdere gemeenten betrokken zijn, wordt de burgemeester van de grootste gemeente voorzitter van de Driehoek, tenzij men hier in overleg anders over besluit. De nadruk in het scenarioteam B ligt nu op het afstemmen/ coördineren van de processen. De Procesleider PSH wordt procesmanager en linking pin tussen Driehoek en Scenarioteam. In het scenarioteam zitten zo veel mogelijk alleen de vertegenwoordigers (procescoördinatoren) vanuit de werkgroepen. Hier worden acties afgestemd, en opdrachten verdeeld. De uitwerking van de producten vindt plaats in de werkgroepen. Iedere deelnemer is zelf verantwoordelijk voor afstemming en overleg met zijn eigen leidinggevende en achterban.
10
Relatie met GRIP Wanneer GRIP van toepassing is, vervalt het PMO en wordt gehandeld volgens het proces PSH uit het GROP. Multidisciplinaire afstemming vindt plaats in het ROT. De afstemming en coördinatie tussen de bij de PSH betrokken hulpverleningsorganisaties vindt plaats in het kernteam of projectteam (nafase). Dit kan direct zo bijeengeroepen zijn, maar ook het opgeschaalde Scenarioteam B zijn. De procesmanager wordt in dat geval Procesleider PSH. In deze omstandigheden is het van belang dat er aandacht is voor de overdracht. De deelnemers moeten goed geïnformeerd zijn over de nieuwe structuur, de hiërarchische lijnen en hun positie daarin. Deelnemers en hun taak Binnen de Driehoek zijn burgemeester, politie en OM verantwoordelijk voor het totale proces. De Driehoek neemt de besluiten en bepaalt welke acties ter voorkoming van maatschappelijke onrust worden uitgevoerd. Binnen de Driehoek is de Burgemeester verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. De (Hoofd) Officier van het OM is verantwoordelijk voor de procesgang rond (de verdenking op) strafbare feiten. De politie is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde (OB) en zij voeren het strafrechtelijk onderzoek uit (OM). In het geval er gekozen wordt voor Scenarioteam B, dan wordt de Driehoek aangevuld met de directeur Publieke Gezondheid. Immers de afstemming met en uitvoering van de PSH is een belangrijke factor bij het voorkomen van maatschappelijke onrust. De Procesleider PSH van de GGD is de linking pin tussen het Scenarioteam en de Driehoek. Hij neemt deel aan de Driehoek, maar heeft geen beslisrecht. Wel mag hij gevraagd en ongevraagd de Driehoek namens het scenarioteam adviseren. In het Scenarioteam vindt afstemming plaats tussen de betrokken organisaties. Opdrachten en afspraken vanuit de Driehoek worden uitgevoerd. Preventief worden producten voorbereid, zodat men pro-actief kan reageren op alle zich mogelijke voordoende scenario’s. Op haar beurt kan het Scenarioteam de Driehoek gevraagd en ongevraagd adviseren. In het Scenarioteam zijn ten minste de volgende organisaties en of functies vertegenwoordigd: • • • • • •
GGD (vz.); Gemeente; Politie; OM; Slachtofferhulp Communicatiedeskundigheid.
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen ook andere organisaties in het Scenarioteam uitgenodigd worden. Bijvoorbeeld: • • •
GGZ; Regiecentrum Veilig Thuis (AMK) Jeugd Gezonheidszorg.
11
9. DE VOORBEREIDING (FASE 2) Wanneer de Driehoek besluit het Scenarioteam bijeen te roepen, dan: 1. wordt de structuur waarbinnen gewerkt wordt bepaald: Scenarioteam A of B. Zie blz. 11 en 12; 2. wordt gecheckt of alle partijen aanwezig zijn; 3. wordt gecheckt of alle partijen over de actuele en gelijkluidende informatie beschikken; 4. wordt gecheckt of de informatielijnen duidelijk zijn; 5. wordt de (schriftelijke) opdracht voor het scenarioteam geformuleerd; 6. worden de kaders vastgelegd waarbinnen het Scenarioteam kan werken. Denk hierbij aan: a. zorg voor direct betrokkenen en familie van verdachte; b. communicatiemandaat: procesinformatie versus inhoudelijke informatie; c. woordvoering. 7. wordt gecheckt of de bereikbaarheid geregeld is; 8. worden de bereikbaarheidsgegevens gedeeld met de case- of procesmanager; 9. wordt een datum voor de vervolgbijeenkomst afgesproken. De case- of procesmanager roept het Scenarioteam binnen 24 uur na de opdracht van de Driehoek bijeen. In de eerste vergadering wordt/worden: 1. gecheckt of alle partijen aanwezig zijn; 2. geïnventariseerd en inzichtelijk gemaakt wie betrokken zijn, maar niet in het Scenarioteam zitten en mogelijk geïnformeerd moeten worden (bv: familierechercheur en Procesleider PSH slachtofferhulp); 3. de structuur waarbinnen gewerkt wordt uitgelegd; 4. de informatielijnen vastgesteld; 5. alle informatie gedeeld in vertrouwelijkheid; 6. de actuele informatie over de casus gedeeld; 7. de opdracht aan het Scenarioteam besproken; 8. de taken en opdrachten afgestemd en verdeeld; 9. het tijdpad voor de oplevering van producten vastgesteld; 10. afspraken gemaakt over: a. de eerste aanpak (plan van aanpak op hoofdlijnen); b. informatie en communicatie, wie doet wat; c. woordvoering indien noodzakelijk; 11. de bereikbaarheid gecheckt en gedeeld; 12. een datum voor een nieuwe bijeenkomst afgesproken. De samenwerking De Driehoek is eindverantwoordelijk en beslist over het te volgen beleid (uitgangspunten en plan van aanpak) en de te volgen informatie- en communicatiestrategie. De Driehoek bepaalt de kaders waarbinnen gewerkt kan worden. Binnen het Scenarioteam vindt afstemming plaats over de te ondernemen acties, de te ontwikkelen producten en over de advisering aan de Driehoek. Iedere organisatie benadert de casus vanuit zijn eigen inhoudelijke kennis en verantwoordelijkheid. Er wordt gewerkt op basis van gelijkwaardigheid. Het Scenarioteam kan de Driehoek gevraagd en ongevraagd adviseren. Wanneer er geen consensus is, dan worden de verschillende meningen aan de Driehoek voorgelegd ter besluitvorming.
12
Het Scenarioteam: 1. ontwikkelt en onderhoudt een actueel ‘Plan van aanpak’ met daarin a. het ‘opvang en ondersteuningsplan’ en b. het ‘informatie en communicatieplan’. 2. is gezamenlijk verantwoordelijk voor de afstemming van de werkzaamheden van alle betrokken organisaties; 3. adviseert de Driehoek gevraagd en ongevraagd; 4. adviseert de Driehoek over het moment waarop het werken volgens het protocol wordt beëindigd; 5. maakt afspraken over het nazorgtraject en iedere organisatie bewaakt de uitvoering van zijn deel van de afspraken; 6. is gezamenlijk verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de evaluatie; 7. doet gezamenlijk (indien van toepassing) voorstellen voor wijziging of aanpassingen van het PMO. Het is niet noodzakelijk dat producten steeds binnen het Scenarioteam worden uitgewerkt. De opdrachten of deelopdrachten kunnen verdeeld worden over de daartoe het meest toegeruste organisaties of een werkgroep indien van toepassing (Scenarioteam B). Bijvoorbeeld: het verzamelen van adressen wordt toebedeeld aan de gemeentelijke vertegenwoordiger, die dit op zijn beurt uitzet binnen de gemeente(n). De opzet van en producten behorende bij de communicatie kunnen toebedeeld worden aan de werkgroep communicatie. De uitwerking voor opvang van familie en slachtoffers wordt aan de PSH organisaties toebedeeld, etc. Het uiteindelijke product wordt in het Scenarioteam besproken alvorens ter goedkeuring aan de Driehoek aan te bieden. In de meeste gevallen zullen de volgende processen een rol spelen: • Coördinatie; • PSH; • Communicatie (multidisciplinair); • Openbare Orde en Veiligheid; • Gemeentelijke processen: o Burgerzaken; o Communicatie; • Strafrechtelijk onderzoek.
13
10. DE UITVOERING (FASE 3) De coördinatie Vanuit de verantwoordelijkheid van de GGD voor preventie (voorkomen zorgvraag) heeft de GGD een coördinerende rol bij incidenten met grote maatschappelijke impact (Wet Publieke Gezondheid/WPG). Daarom is ervoor gekozen dat de GGD de Procesleider PSH of procesmanager zal leveren. Dit ligt tevens in de lijn als gekeken wordt naar aansluiting bij het GROP. De belangrijkste taken van de case/procesmanager zijn: • Het zo snel mogelijk, maar zeker binnen 24 uur, bijeenroepen van het Scenarioteam; • Het verzorgen van de randvoorwaarden (vergaderlocatie etc.); • Het voorzitten van de bijeenkomsten; • Het verzorgen van een eenduidige startpositie. Alle deelnemers beschikken over eenzelfde kennisniveau ten aanzien van de werkstructuur, de casus, de al ingezette activiteiten en de eigen plaats binnen de werk en communicatiestructuur; • Het zorgdragen voor de verslaglegging; • Het afstemmen en verdelen van de werkzaamheden; • Bewaken van de afstemming daar waar plannen elkaar overlappen; • Het bewaken van de planning en de uitvoering van de genomen besluiten; • Het actueel (laten) houden van het Plan van aanpak; • Afstemmen met de coördinator van de werkgroep communicatie; • Het informeren van de Driehoek vanuit het Scenarioteam en vice versa; • Het zorgdragen voor de evaluatie van de gevolgde werkwijze in het Scenarioteam; • Het maken van een eindverslag, met daarin eventueel ook voorstellen voor aanpassing van de werkwijze. Het proces PSH De PSH organisaties houden zich primair bezig met het opstellen en uitwerken van het opvang, bescherming en ondersteuningsplan. Verder adviseren zij vanuit hun inhoudelijke deskundigheid over de andere processen en ten aanzien van het totale plan van aanpak. NB: in de werkgroep PSH neemt bij voorkeur ook een vertegenwoordiger van de politie (bv de wijkagent) plaats. Zijn expertise is van belang bij de advisering ten aanzien van de bescherming Ten aanzien van het opvang, bescherming en ondersteuningsplan gelden te minste de volgende aandachtspunten: • vaststellen wie hiervoor in aanmerking komen (slachtoffers en hun omgeving en verdachten en hun omgeving), in nauwe samenwerking met de werkgroep communicatie; • de wijze waarop de opvang, ondersteuning en bescherming wordt geboden: bijvoorbeeld individueel of in groepsverband, via huisbezoek of via outreachend werken (d.w.z. betrokkenen zelf actief benaderen met een hulpaanbod); • wie de opvang, ondersteuning en bescherming gaat verzorgen; • de bereikbaarheid, ook ’s avonds en in het weekend; • uitgaan van de persoonlijke behoeften van de betrokkenen: opvang op maat; • onder andere advisering t.a.v. invloed van (volwassen) communicatie op het kind.
14
Het proces communicatie (multidisciplinair) Het proces communicatie neemt zowel in het scenarioteam A als scenarioteam B een speciale plaats in. Dit heeft alles te maken met de invloed die communicatie heeft op het al dan niet ontstaan van maatschappelijke onrust en de rol die de (social) media (kunnen) hebben. Denk bijvoorbeeld aan het herkennen van maatschappelijke onrust door media watching of juist het ontstaan van maatschappelijke onrust door opruiende (twitter) berichten. Daarom is er voor gekozen om altijd een (eventueel virtuele) werkgroep communicatie onder het scenarioteam in te stellen. Hierin zijn vertegenwoordigd: de gemeente (coördinatie), politie, OM en GGD. De werkgroep communicatie benoemd een coördinator2, die tevens namens de werkgroep zitting heeft in het Scenarioteam. De Procesleider PSH en of de procesmanager heeft rechtstreeks contact en werkt nauw samen met de coördinator communicatie. De case- of procesmanager kan in bijzondere gevallen aan de coördinator communicatie vragen om gezamenlijk een toelichting in de Driehoek te verzorgen. De werkgroep communicatie houdt zich vooral bezig met het opstellen van het ‘informatie en communicatieplan’ en de omgevingsanalyse (media watching). Verder adviseren zij vanuit hun communicatiedeskundigheid over de andere processen en ten aanzien van het totale plan van aanpak. In geval van een strafzaak houdt het communicatieplan zo veel als mogelijk rekening met de route die een strafzaak loopt. Dit heeft te maken met het voorkomen van wederzijdse beïnvloeding en de invloed van de media op een strafzaak. Hier zijn drie fases te onderscheiden: Fase 1: vanaf melding/aangifte tot het einde van de getuigenverhoren. In deze fase staat geheimhouding voorop. Informatie is individueel georiënteerd. Fase 2: Vanaf beëindiging getuigenverhoren en eventuele aanhouding van verdachte(n) tot de afsluiting van het strafrechtelijk politieonderzoek. Hier eindigt de geheimhouding en kan ook groepsgewijs gewerkt gaan worden. Fase 3: Van afsluiting van het strafrechtelijk politieonderzoek tot de rechtszaak of de vrijlating van verdachte(n). In alle andere gevallen ligt de focus van de communicatie op de behoefte van betrokkenen. Daar waar zowel de openbare orde als een strafzaak een rol spelen dient de Driehoek in gezamenlijkheid afwegingen te maken. Het gaat om het zoeken naar de ruimte waarbinnen beide verantwoordelijkheden maximaal tot hun recht komen. Communicatieactiviteiten worden binnen de door de Driehoek gestelde kaders uitgevoerd. Bij het uitwerken van het informatie en communicatieplan komen minimaal de volgende punten aan de orde: • vaststellen van de kring van betrokkenen (zie ook proces PSH) zoals slachtoffers, verdachten, hun familie, sociale omgeving, professioneel netwerk, buurtbewoners etc.; • wie doet wat: o de woordvoering; o de perscontacten; o media watching/ omgevingsanalyse; • wijze van informatieverschaffing (schriftelijk, mondeling, bijeenkomsten, call center etc.); • tijdstip van informatieverschaffing; • inhoud, wijze en toon van de informatie per doelgroep uitwerken; • het maken van de communicatieproducten: brieven, persberichten etc.; • het in opdracht van de Driehoek en in afstemming het Scenarioteam (mede) verzorgen van voorlichting; • het in opdracht en met goedkeuring van de Driehoek en in afstemming met het Scenarioteam verzorgen van persvoorlichting; • omgang met de media; • ……… 2
Denk aan de mogelijkheid van de benoeming van een onafhankelijke coördinator. Bijvoorbeeld een communicatieadviseur uit het regionale expertteam.
15
Openbare orde en veiligheid De burgemeester is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. De politie heeft onder het gezag van de burgemeester een uitvoerende taak als handhaver van de openbare orde. Vaak zal de politie al dan niet samen met OM signalen met betrekking tot maatschappelijke onrust ontvangen en beoordelen. Zij zullen vervolgens de burgemeester van de betrokken gemeente daarover in kennis stellen. De politie is vertegenwoordigd in zowel de driehoek als in het scenarioteam. Mogelijke taken: • Inhoudelijke advisering m.b.t. het plan van aanpak; • Informatie verschaffing over de buurt/ wijk; • Deelname aan de communicatiewerkgroep; • ……….. De gemeentelijke processen Afhankelijk van de casus kunnen binnen de gemeente diverse sectoren een rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan burgerzaken, openbare orde, welzijn, maar ook wonen etc. Het verdient aanbeveling dat de vertegenwoordiger van de gemeente in het Scenarioteam ook betrokken is bij de interne afstemming van de gemeentelijke processen. Mogelijke taken: • verzamelen van adresgegevens (GBA). Denk ook aan inschakelen bronhouders zoals scholen, administratie van verenigingen etc. • voorbereiden en uitvoeren van voorlichtings- en persbijeenkomsten (lokatie, uitnodigingen, verslaglegging, etc.). • eventueel verzorgen van alternatieve woonruimte; • …………….. Strafrechtelijk onderzoek Het OM heeft een taak op het moment dat er sprake is van een strafbaar feit en is dan vertegenwoordigd in zowel de Driehoek als ook in het scenarioteam. In geval van (vermoeden van) strafbare feiten opereert de politie bij de opsporing daarvan onder verantwoordelijkheid van het OM. Is er geen sprake van een strafbaar feit dan wordt de noodzaak van de aanwezigheid van het OM in het Scenario team besproken en zo nodig aangepast. (Mogelijke) taken van het OM: • Advisering ten aanzien van het plan van aanpak; • Deelname aan de werkgroep communicatie (in geval van een strafzaak bepaalt het OM welke informatie hierover mag worden vrijgegeven); • Inzake de terugkeer van zedendelinquenten is het OM verantwoordelijk voor het informeren van de slachtoffer(s).
16
11. NAZORG (FASE 4) Het proces nazorg richt zich op: 1. nazorg voor betrokkenen zoals voor slachtoffers en familie van de verdachte(n) en hun omgeving, alsook eventueel voor hulpverleners: a. bepaal of een nazorgprogramma nodig wie; b. bepaal wie nazorg nodig hebben; c. bepaal wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. 2. zorg voor informatie naar de betrokkenen (ook hulpverleners) over het verloop/ de afloop van de casus (bv terugkeer in de maatschappij): a. bepaal wie verantwoordelijk is voor de informatiedeling; b. bepaal wie geïnformeerd moeten worden en hun bereikbaarheid; c. maak een inschatting of bij terugkeer in de maatschappij maatschappelijke onrust te verwachten is; d. bepaal wanneer geïnformeerd moet worden; e. …………. 3. Gezondheidsonderzoek na Rampen (GOR): a. bepaal of onderzoek noodzakelijk is. Denk aan een milieu incident of infectieziekten. b. bepaal wie verantwoordelijk is; c. …………….. 12. EVALUATIE (FASE 5) Na afloop van het in werking treden van het PMO, wordt altijd een procesevaluatie gehouden naar aanleiding van de casuïstiek. De evaluatie wordt ten minste gehouden onder de deelnemers van de Driehoek, het Scenarioteam en de werkgroep communicatie. Op verzoek van de Driehoek kan een uitgebreidere evaluatie gehouden worden. Ook het Scenarioteam kan de Driehoek verzoeken om een uitgebreide evaluatie te houden. De Procesleider PSH of procesmanager is verantwoordelijk voor en coördineert de evaluatie. De Procesleider PSH: 1. zorgt voor de verspreiding van de evaluatieformulieren; 2. ontvangt van de deelnemers het ingevulde formulier binnen een week retour; 3. belegt zo nodig een evaluatiebijeenkomst en bereidt die voor aan de hand van de geretourneerde evaluatieformulieren (denk ook aan verslaglegging); 4. maakt een evaluatieverslag en doet daarin, op basis van de formulieren en eventueel de evaluatiebijeenkomst, voorstellen voor aanpassing en verbetering van het PMO.
17
13. AFSLUITING (FASE 6) In de afsluitingsfase wordt het dossier afgesloten. Daar waar nodig worden persoonsgegevens uit de notulen en andere stukken verwijderd. De Procesleider PSH zorgt ervoor dat het evaluatieverslag met de aanbevelingen aan de Driehoek wordt aangeboden en ook aan de betrokken convenantpartners3 wordt toegestuurd. Op basis van de aanbevelingen organiseert de GGD jaarlijks een bijeenkomst met de bij het PMO betrokken partijen. Op de bijeenkomst wordt aan de hand van de evaluaties en de aanbevelingen gekeken of en op welke punten het PMO geactualiseerd dient te worden. Dit proces wordt bewaakt door de Coördinator PSH van de GGD. Het geactualiseerde protocol wordt ter goedkeuring aan de convenantpartners voorgelegd.
3
Convenant behorende bij het Scenario Maatschappelijke onrust bij geweldsdelicten in Fryslân 2006.
18
14. BIJLAGEN Wettelijk kader4 Ten aanzien van de PSH geldt het volgende: In het Besluit Personeel Veiligheidsregio’s is vastgelegd dat er sprake is van 2 GHORfuncties ten aanzien van PSH: • de Leider Kernteam en • de Leider Opvangteam. De wet Publieke Gezondheid beschrijft dat de GGD verantwoordelijk is voor: • het bevorderen van psychosociale hulpverlening bij rampen • Jeugdgezondheidszorg (waaronder ook psychosociale hulpverlening). De wet Maatschappelijke Opvang (WMO) beschrijft dat de psychosociale hulp bij ingrijpende gebeurtenissen een verantwoordelijkheid is van de gemeenten. De uitvoering valt onder de verantwoordelijkheid van de reguliere hulporganisaties, zoals maatschappelijk werk. Vanuit de verantwoordelijkheid van de GGD voor preventie (voorkomen zorgvraag) heeft de GGD een coördinerende rol bij incidenten met grote maatschappelijke impact (Wet Publieke Gezondheid /WPG). Op basis van de wet Veiligheidsregio’s is de GHOR verantwoordelijk voor: • het maken van afspraken in de keten (regierol) • voor de sturende processen, i.c. de regie op de aansluiting van de psychosociale nazorg op de andere hulpdiensten (in het gemeentelijk opvangcentrum in de acute fase) en nazorgverlenende instanties (het Informatie- en Adviescentrum in de nazorgfase). Verantwoordelijkheden De GGD is in de voorbereidende fase verantwoordelijk voor de coördinatie van de inhoudelijke uitvoering van PSH. Dat betekent dat de GGD zorg draagt voor het maken van afspraken met de ‘leveranciers’ van PSH, zoals GGZ, Maatschappelijk werk, Slachtofferhulp, etc. in de voorbereidende fase over de uitvoering en zorg draagt voor de coördinatie van de uitvoering van het proces PSH in de acute en nazorgfase. De GGD heeft geen coördinerende of uitvoerende taak voor de reguliere PSH, met uitzondering van de GGD-taken in het kader van de JGZ (WPG). Echter, vanuit de verantwoordelijkheid voor publieke gezondheid bij burgers en de preventietaak (voorkomen van de zorgvraag), ligt het voor de hand dat daar waar behoefte is aan een vangnetfunctie en er sprake is of kan zijn van maatschappelijke impact, de GGD wel degelijk een coördinerende rol kan spelen (vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid) in de PSH. De GHOR in de voorbereidende fase verantwoordelijk is voor het maken van afspraken tussen GHOR en GGD (WVR), in de acute fase bij GRIP-inzet verantwoordelijk is voor de aansturing vanuit het GBT van de 2 witte processen en voor de afstemming met de multidisciplinaire partners. In de nazorgfase blijft deze verantwoordelijkheid bestaan tot het moment van GRIP-afschaling. Bij GRIP verandert daarmee niet de verantwoordelijkheidsverdeling voor de PSH, maar verandert de omgeving waarbinnen de PSH wordt uitgevoerd. De GHOR en GGD maken hiervoor afspraken in het convenant Publieke Gezondheid (PG).
4
uit toelichting modelconvenant PSH versie 0.6.
19
Checklists Bepaling Doelgroepen Omdat iedere situatie anders is, dient bij de eerste Scenarioteambijeenkomst al een inventarisatie van betrokkenen plaats te vinden. Actiepunten: 1. vaststellen van de kring van betrokkenen. a. (mogelijke) slachtoffers; b. familie; c. verdachten; d. opvoeders; e. sociale omgeving; f. professioneel netwerk; g. buurtbewoners. 2. wijze van informatieverschaffing. a. informeren en begeleiden; b. informeren; c. voorlichten. 3. ………..
Aandachtspunten voor media watching: •
Wat wordt er gezegd;
•
Wel/ niet reageren? o Hoe gezaghebbend/belangrijk is het forum waarop het bericht geplaatst wordt? o Hoe gezaghebbend/belangrijk is de afzender van het bericht? o Is het bericht aantoonbaar onjuist, is het te weerleggen? o Wat is de kans dat dit bericht zich verder verspreidt? o Is het schadelijk wanneer dit bericht zich verspreidt? Wanneer besloten wordt te reageren: o bepaal wie de woordvoering doet; o beperk je tot een korte feitelijke reactie; o laat de emoties voor rekening van de berichtgever en laat de berichtgever in zijn waarde; o speculeer niet en gebruik alleen juiste en geverifieerde informatie; o maak bekend namens wie je spreekt. Onderscheid je ten opzichte van de andere berichtgevers en het geeft meer inhoudelijke autoriteit; o berichten mogen alleen met toestemming van de Driehoek of door een door de driehoek gemandateerde functionaris geplaatst worden! Zie ook :http://www.burgemeesters.nl/files/File/Crisisbeheersing/docs/Dossier%20zedenz aken%20communicatietips.pdf
•
•
20
Mindmap
21
Voorbeeld Producten
Inhoudsopgave Draaiboek
Hoofdstuk 1 Inleiding Uitleg dat in het draaiboek steeds twee scenario’s worden uitgewerkt. Het geplande scenario en het noodscenario, waarin afspraken direct aan de veranderende realiteit moet worden aangepast. Situatie Wat is de aanleiding om het Scenarioteam bijeen te roepen. Wat is er gebeurd. Waarom is er risico op maatschappelijke onrust. Wat is er al opgestart (PSH, strafrechtelijk onderzoek etc.) Opdracht Scenario door Driehoek Wat is de opdracht van de Driehoek. Binnen welke kaders wordt er gewerkt. Structuur Wie zijn in de Driehoek vertegenwoordigd. Binnen welke structuur wordt er gewerkt (Scenario A of B). Wie is case of procesmanager. Wie is/ zijn de coördinatoren van de werkgroep(en). Hoe lopen de communicatielijnen. Hoofdstuk 2: Uitwerking per thema gepland Strafrechtelijke aspecten Procesgang van strafrechtelijk onderzoek en voorgeleiding Psychosociale Hulpverlening Opvang, bescherming en ondersteuningsafspraken Veiligheidsaspecten Risico inschatting en te nemen maatregelen Communicatie Voorlichting, informatie en Communicatieplan Gemeentelijke processen Afstemming en verdeling werkzaamheden
22
Hoofdstuk 3: Uitwerking per thema noodscenario Wanneer treed het noodscenario in werking Structuur Uitwerken hoe in de acute situatie wordt: gewerkt/ overlegd en besluiten snel worden genomen communicatielijnen lopen beschikbaarheid is geregeld Strafrechtelijke aspecten Procesgang van strafrechtelijk onderzoek en voorgeleiding Psychosociale Hulpverlening Opvang, bescherming en ondersteuningsafspraken Veiligheidsaspecten Risico inschatting en te nemen maatregelen Communicatie Voorlichting, informatie en Communicatieplan Gemeentelijke processen Afstemming en verdeling werkzaamheden Hoofdstuk 4: Verantwoording Leg uit hoe het draaiboek tot stand is gekomen en met wie deze vertrouwelijke informatie al dan niet is gedeeld (bv wethouders, gemeenteraad). Hoofdstuk 5: Vervolgfase Maak afspraken wanneer ten minste weer afstemming moet plaatsvinden. Maak afspraken over het verdere traject van monitoring en of de overdracht aan de reguliere organisatiestructuur. Hoofdstuk 6: Verslaglegging en evaluatie Maak afspraken over de verslaglegging en de evaluatieprocedure na afloop.
23
Evaluatieformulier voor Driehoek en Scenarioteam Inleiding Beschrijf de casus en de afhandeling/ het proces op hoofdlijnen. Verzoek tot evalueren. Benoem de uiterste datum van reageren. Geëvalueerd worden: 1. de structuur waarbinnen gewerkt is; 2. het verloop van de casus: a. per thema; b. het geheel. 3. Samenwerking: a. binnen het eigen overleg; b. tussen de overlegvormen. 4. Aanbevelingen Was u deelnemer aan: A. de Driehoek B. het Scenarioteam C. een werkgroep s.v.p. aankruizen wat van toepassing is. De structuur waarbinnen gewerkt is. Beschrijving van de gekozen structuur. 1. Was het duidelijk binnen welke structuur gewerkt werd? 2. Wat werkte goed? 3. Wat kon er beter? Het verloop van de casus. De afhandeling van de casus doorloopt verschillende fases. Per fase wordt u een aantal vragen gesteld Fase 1: signalering melding en besluit tot operationalisering Scenarioteam. 1. Bent u van mening dat het Scenarioteam terecht is opgestart?
2. Bent u van mening dat u bij de start voldoende geïnformeerd bent?
3. Was de opdracht vanuit de Driehoek helder?
Fase 2: de voorbereiding 1. Was het duidelijk wat ieders taak was? Zo nee, s.v.p. toelichten.
2. Zijn de taken efficiënt verdeeld en voorbereid? Zo nee, wat kan er beter?
24
3. Heeft iedereen zijn taak volgens afspraak en tijdig uitgevoerd? Zo nee, s.v.p. toelichten.
4. Werd tijdens de voorbereiding voldoende aandacht besteed aan de uitwerking van het noodscenario. S.v.p. toelichten.
Fase 3: uitvoering Korte beschrijving van het verloop van de casus. Wanneer u terugkijkt op het uitvoeringsproces: 1. Wat ging er goed? a. Strafrechtelijke aspecten b. Psychosociale Hulpverlening c.
Veiligheidsaspecten
d. Communicatie e. Gemeentelijke processen
2. Wat kon er beter? a. Strafrechtelijke aspecten b. Psychosociale Hulpverlening c.
Veiligheidsaspecten
d. Communicatie e. Gemeentelijke processen
3. Hoe heeft u de samenwerking ervaren? S.v.p. toelichten. a. binnen het eigen overleg?
b. tussen de overlegvormen?
25
Fase 4: nazorg 4. Bent u van mening dat de casus op alle onderdelen zorgvuldig is afgerond? S.v.p. uw antwoord toelichten. a. Duidelijk moment van ontbinden van het Scenarioteam?
b. Vervolg acties geborgd in de normale structuren?
c.
Informatie en communicatie in verband met het vervolg?
d. Terugkoppelmoment voor de evaluatieuitkomst?
Tot slot kunt u hieronder nog opmerkingen en aanbevelingen noteren voor zover die eerder niet aan bod zijn gekomen.
Hartelijk dank voor uw medewerking!
26
Definities Protocol: een gedragsovereenkomst, meestal in de vorm van een aantal uit te voeren stappen. Er bestaan verschillende typen protocollen, zoals communicatieprotocollen, computerprotocollen, wetenschappelijke protocollen etc. Maatschappelijke onrust is het verschijnsel waarbij één of enkele incidenten plaatsvinden, die vervolgens – mede ten gevolge van structurele kenmerken van sociale, fysieke, economische en/of demografische aard – leiden tot een groter aantal en/of ernstiger incidenten, die op hun beurt leiden tot subjectieve en/of objectieve problemen op het gebied van openbare orde en veiligheid. Een ‘incident’ definiëren we als "een gebeurtenis waarbij - of waardoor – de veiligheid van mens en/of dier en/of omgeving in het geding is. Driehoek: wettelijke vertegenwoordiging bestaande uit burgemeester, politiechef en officier van OM. Op gemeentelijk niveau wordt ook wel gesproken over de lokale (gezags) Driehoek of (Veiligheids) Driehoek. Hierin hebben veelal de burgemeester, de gebiedsofficier van OM en de Teamchef van politie zitting.
27
