Protocol leerlingverzuim Trajectum College In dit document staan de werkafspraken rondom verzuim. Deze afspraken kennen medewerkers en worden besproken met leerlingen, hun ouders/verzorgers en andere externen. De gehele administratie en afwikkeling hiervan is transparant door middel van leerling- en oudertoegang in Magister.
VERZUIM Receptie
voert de absentie meldingen telefonisch of persoonlijk gemeld door ouders
direct in Magister.
Teamleiders
ontvangen leerlingen die te laat zijn ’s ochtends bij de ingang van de
school. Zij verwijzen de leerlingen naar de receptie.
Leerling haalt een te-laat-briefje bij de receptie. De receptie voert dit in, in Magister. Op het te laat briefje staat genoteerd naam, klas, datum. De receptiemedewerkers verstrekken op elk tijdstip in het 1e uur een te laat briefje en leerlingen worden altijd in de les toegelaten. De leerling wordt absent gemeld als hij meer dan driekwart van de les heeft gemist en moet het lesuur inhalen. Leerling mag, indien ’s ochtends te laat, alleen de les binnen met een telaat-briefje.
Receptie controleert in de loop van het 1e uur
welke leerlingen er nog afwezig zijn en belt
de ouders. Zij noteren de reden direct in Magister.
Docent
registreert alle lesuren de aanwezigheid van de leerlingen en sluit voor het einde
van de les, de les af in magister. Wanneer een leerling ongeoorloofd afwezig is tijdens een les, noteert de docent dit als afwezig reden onbekend.
Mentor
is
verantwoordelijk
voor
het
terugdringen
van
het
verzuim
van
de
mentorleerlingen. De mentor volgt verzuim van eigen leerlingen actief en onderneemt actie voor het terugdringen van verzuim. Vastgesteld dient te worden of de absentie geoorloofd of ongeoorloofd (spijbelen) is. Het verzuim wordt dagelijks afgehandeld in Magister.
Magister beheerder
spreekt docenten en mentoren aan op niet afgesloten of
afgehandelde lessen en rapporteert naar de teamleiders.
Leerling
krijgt één week de tijd om een verzuimkaart (groene kaart) ondertekend door
ouders in te dienen of een afsprakenkaart van een medische- of hulpverlenende instantie te overleggen bij de mentor.
1
Leerling meldt zich bij te laat komen de volgende schooldag om 8.00 in het inhaallokaal 0.04. De conciërge laat een registratieformulier TE LAAT rondgaan waarop de naam en klas wordt genoteerd. Dit als controleformulier. De conciërge registreert direct in Magister welke leerlingen het te laat hebben ingehaald door de L te veranderen in L+. Surveillance dient te worden uitgevoerd door de conciërges. Als de leerling de dienst heeft uitgevoerd wordt het verzuim geregistreerd als afgehandeld. (Let wel! De leerplicht blijft de registratie zien als ongeoorloofd verzuim.) Leerplicht houdt in overleg met mentoren en zorgbegeleiders rekening met goed gedrag.
Leerling
haalt ongeoorloofd verzuim in, in overleg met de mentor. Dit kan middels een
persoonlijke inhaal afspraak. Dit wordt in Magister geregistreerd als o+. Als de school bedenkingen heeft over de reden van ziekte is de afspraak de leerling door te verwijzen naar de GG&GD. Als een leerling regelmatig ziek gemeld wordt, vertelt de mentor aan de ouders dat hun zoon/dochter aangemeld wordt bij de GG&GD. De bevindingen van de GG&GD zijn bepalend of Leerplicht eventueel acties moet ondernemen. Bij langdurige ziekte wordt Leerplicht op de hoogte gesteld.
Leerplicht verdeeld ongeoorloofd verzuim in twee categorieën: Absoluutverzuim (leerling staat niet bij een school ingeschreven) en relatief verzuim ( na uiterlijk drie achtereenvolgende verzuimdagen of zodra een leerling in totaal 16 uren les- of praktijktijd in 4 opeenvolgende lesweken heeft verzuimd). Is dit bij een leerling het geval dan dient binnen 5 werkdagen een DUO-melding te worden gedaan door de zorgbegeleider van de betreffende bouw. Let op! Te laat wordt meegenomen als ongeoorloofd verzuim. Te laat (l) én Te laat afgehandeld (l+) worden meegeteld bij de 16 uur ongeoorloofd verzuim in 4 aaneengesloten weken. Als de leerling de l afhandelt (om 8.00 uur op school binnen een week) in l+ dan kan dit een verzachtende omstandigheid voor Leerplicht zijn. Wettelijk gezien is ongeoorloofd verzuim (spijbelen, o) niet af te handelen. Leerplicht telt o én o+ als ongeoorloofd verzuim (samen met l én l+). Als de leerling een o inhaalt door na te blijven, dan wordt door school van de o een o+ gemaakt. Dit kan voor Leerplicht een verzachtende omstandigheid zijn, waardoor de straf eventueel verzacht of uitgesteld wordt.
Mentor
heeft met ouders contact opgenomen vóórdat leerling door zorgbegeleider in
DUO gemeld is. De
Verzuim coördinator
monitort het verzuim en de afhandeling daarvan per bouw.
Zij verstuurt en archiveert wekelijks de brieven naar ouders om hen te informeren over het verzuim, berekenen 1 keer per week of er 16 uurs meldingen gedaan moeten worden. Bij 6 uur verzuim > school verstuurt een te laat komen - V6 brief en er volgt een gesprek met de mentor. Contactverslag/Logboek! Bij 12 uur verzuim > school verstuurt een te laat komen – V12 brief en er volgt een gesprek met de verzuim coördinator. Contactverslag/Logboek! Bij 18 uur verzuim > school verstuurt een te laat komen – V18 brief en er volgt een gesprek met de mentor en verzuim coördinator. Contactverslag/Logboek! Verzuim coördinator neemt contact op met Leerplicht om totale (ongeoorloofde) verzuim te bespreken.
2
School heeft hiermee zijn verantwoordelijkheid genomen. Leerplicht houdt geen preventieve gesprekken, omdat in het verleden is gebleken dat dit weinig opbrengt.
Leerplichtambtenaar ontvangt een melding van verzuim en vraagt informatie op bij de mentor met een CC aan de verzuim coördinator. In overleg met de mentor zal de leerplicht ambtenaar een waarschuwingsbrief versturen of zal er een gesprek plaats vinden op school/kantoor met de betreffende leerling en zijn/haar ouders. De sanctie voor ongeoorloofd verzuim is wettelijk vastgelegd in stappen van waarschuwing tot Halt-straf tot PV. Leerplicht maakt geen onderscheid tussen licht verzuim en zwaar verzuim. Verzuim betekent voor Leerplicht 16 uur ongeoorloofd afwezig in 4 aaneengesloten weken. Bij een patroon in het ongeoorloofde verzuim gedurende een langere periode dan 4 weken zullen de zorgbegeleiders (na samenspraak met mentor) wel afstemmen met Leerplicht en naar meerdere factoren richting zorg kijken.
VERLOF Ouders
vragen tijdig verlof aan bij de betreffende teamleider door middel van het
aanvraagformulier verlof en bewijsstuk(ken). Dit formulier is verkrijgbaar bij de leerling administratie. Verlof voor meer dan een schooldag, of verlof aansluitend aan een schoolvakantie, wordt aangevraagd bij de directeur. Wanneer er sprake is van luxeverzuim (zonder toestemming van de directeur op vakantie of een dagje weg) word in overleg met de verantwoordelijke teamleider, door de verzuimcoördinator hiervan direct melding gedaan bij leerplicht.
UITSTUUR Leerlingen mogen om 3 redenen uit de les worden verwijderd: • • •
Verbaal geweld Fysiek geweld Ernstige verstoring van de les anderwijs
Docent
stuurt leerling uit de les met een uitstuurkaart en verwijst de leerling naar de
pedagogisch conciërge. De pedagogisch conciërge plaatst de leerling tijdelijk bij een gastdocent. Verwijdering uit de les wordt genoteerd in Magister.
Leerling moet na de les terugkeren naar de docent om te praten over het voorval.
3
Docent lost uitstuur op. De docent bespreek ook daarin de strafmaat. De strafmaat moet zinvol gerelateerd zijn aan de fout die de leerling heeft gemaakt. Docent controleert of de leerling zich heeft gemeld bij de pedagogisch conciërge. Het incident en de strafmaat worden genoteerd in het logboek van de leerling in Magister en de mentor wordt hierover ingelicht.
Mentoren
nemen bij zorgelijk uitstuur contact op met ouders. Teamleiders gaan bij
opvallend uitstuur in gesprek met ouders en leerling.
Teamleider wordt bij ernstige incidenten ingeschakeld en kan de teamleider overgaan tot intern of extern schorsen.
SCHORSEN Leerling heeft tijdelijk geen toegang tot de school waar hij is ingeschreven. Een schorsing duurt - volgens de regels van het Inrichtingsbesluit wet op het voortgezet onderwijs maximaal vijf schooldagen. De leerling moet daarna in beginsel weer toegelaten worden op school. De gedachte achter het maximum van vijf dagen is dat voortdurend serieus moet worden bekeken of de omstandigheden nog steeds zo zijn als toen de schorsing werd uitgesproken, of dat ze, bijvoorbeeld na de ‘afkoelingsperiode’ of bemiddelingsgesprekken, zijn gewijzigd waardoor de schorsing kan worden beëindigd. De invalshoek is primair het belang van de, zo veel mogelijk ononderbroken, schoolloopbaan van de leerling. Als de leerling opnieuw wordt geschorst of als de schorsing wordt verlengd, moet de schooldirecteur hiervoor een nieuw besluit nemen. Een uitzondering op de maximale duur van een schorsing vormt de schorsing die ingaat, terwijl er overleg gaande is over de definitieve verwijdering van een leerling. De schorsing duurt in dat geval net zo lang als de tijd die nodig is om over de eventuele verwijdering te beslissen. Het is wel de bedoeling van de wetgever dat ook hier het belang van de leerling steeds in het oog wordt gehouden.
Directeur (het bevoegd gezag) informeert de leerling (en wanneer de leerling nog geen 21 jaar is, ook de ouders) in ieder geval schriftelijk over: - de reden en duur van de schorsing; - de mogelijkheid van bezwaar; - de manier waarop dit bezwaar kenbaar gemaakt moet worden. In een ongewone, spoedeisende situatie kan het schriftelijke besluit tot schorsing later volgen. De school moet leerling en ouders wel zo spoedig mogelijk horen. Bij een schorsing van meer dan één dag is de directeur verplicht ook de Inspectie van het Onderwijs op de hoogte te stellen. Bovendien informeert hij de leerplichtambtenaar. Op het besluit tot schorsing van een openbare school is de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Ouders kunnen schriftelijk bezwaar maken tegen een schorsing.
4
Ouders moeten binnen de termijn van zes weken een bezwaarschrift indienen bij het bevoegd gezag van de school.
Bevoegd gezag moet hier binnen vier weken op reageren. Teamleider
kan leerling intern of extern schorsen (voor de leerplicht is er geen
onderscheid!) afhankelijk van de overtreding. Interne schorsing betekent dat de leerling niet zal worden toegelaten tot de les van de vakdocent waar de overtreding is begaan. Tijdens de lestijd zal de leerling werken aan het huiswerk. Indien de leerling geen huiswerk heeft maakt de leerling educatief verantwoord strafwerk. Alleen bij ernstige overtredingen (bedreiging, geweld, drugsgebruik, etc.) wordt een leerling extern geschorst door de staf. Gezien voorgaand schrijven zal de teamleider alleen bij zeer ernstige overtredingen kiezen voor een schorsing van meer dan 1 dag. Registratie van schorsing wordt door de teamleider gecoördineerd. De standaard schorsingsbrief wordt opgemaakt door de administratie en meteen in Magister gehangen. Ook de extern geschorste leerling zal de gemiste hoeveelheid lessen moeten inhalen aan het einde van de volgende schooldagen gedurende een week. Zowel bij intern als extern schorsen zullen de vakdocenten inhaalwerk moeten aanleveren.
VERWIJDEREN Een leerling verwijderen is een uiterste maatregel die door de wetgever aan strikte voorwaarden is gebonden.
Bevoegd gezag
kan pas het besluit tot verwijdering nemen, als vooraf de leerling
(ouder dan 12 jaar) en de ouders zijn gehoord. Overleg met de Inspectie van het Onderwijs is vereist. Zodra het besluit tot verwijdering genomen is, zet het bevoegd gezag de volgende stappen: - Het informeert de leerling (en wanneer de leerling nog geen 21 jaar is ook de ouders) in ieder geval schriftelijk over de verwijdering en de reden daarvan. - Het informeert leerling en eventueel de ouders over de manier waarop bezwaar tegen de verwijdering gemaakt kan worden. - Het stuurt een kopie van zijn brief naar de Inspectie van het Onderwijs en de leerplichtambtenaar.
Leerplichtambtenaar kan constateren dat een leerling door zijn school onrechtmatig is uitgeschreven, dan meldt hij dat binnen twee werkdagen aan de inspectie van het Onderwijs. Een kopie van de melding wordt aan de directeur van de school gestuurd.
Leerplichtadministratie
tekent dit aan; de leerling wordt vervolgens wel als
‘uitgeschreven’ in de administratie opgenomen.
5
In het voortgezet onderwijs geldt een strikt uitgangspunt. Verwijdering is alleen maar mogelijk wanneer de plaatsing op een andere school geregeld is. Voor probleemleerlingen die verwijderd gaan worden, moeten oplossingen worden gezocht binnen het samenwerkingsverband voortgezet onderwijs/voortgezet speciaal onderwijs. Een leerling kan in beginsel alleen definitief verwijderd worden wanneer het bevoegd gezag een andere school bereid heeft gevonden de leerling toe te laten. Voor de duur van deze zoektocht is geen wettelijk voorschrift gegeven. De redelijkheid en het primaire belang - een zo goed mogelijke schoolloopbaan van zoekt.
Ouders kunnen overigens weigeren hun kind te laten inschrijven op de school die door de oude school is gevonden. De primaire verantwoordelijkheid voor inschrijving (en dus de keuze van school waar de leerling wordt ingeschreven) ligt nu eenmaal bij de ouders.
Bijlage: Te laat komen - V6 brief Te laat komen - V12 brief Te laat komen - V18 brief Te laat kom briefje (digitaal) 1e uur absentie (roze kaart) Uitstuur briefje (rode kaart) Verzuimkaart (groene kaart) Verlofaanvraag Registratieformulier TE LAAT Schorsingsbrief
6
Docent informeert ouders telefonisch of via standaard brief.
Mentor
heeft controle over inhaal van uitstuur. Bij driemaal verwijdering uit de les zal er
een preventieve brief naar ouders worden gestuurd door de mentor. Er zal een format brief worden opgenomen in Magister. Heeft een leerling vijf maal uitstuur dan worden ouders uitgenodigd voor een gesprek met mentor en teamleider. In dit gesprek zullen afspraken worden gemaakt. Mogelijk wordt besloten tot inschakeling van het ZorgTeam. Terugkoppeling naar de docenten vindt plaats door persoonlijke benadering of via de leerlingbespreking
7
