PROSEDUR PK.PPAS(S)14

PROSEDUR SOKONGAN

PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/ DIGITAL

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 1/31

PROSEDUR PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/ DIGITAL PK.PPAS(S)14

NAMA

DISEDIAKAN OLEH

HAIZIAH ABU Pegawai Teknologi Maklumat

T/TANGAN

TARIKH

01/02/2010

SITI MOHAIRAH YAHAYA Pen. Pegawai Teknologi Maklumat

DISEMAK OLEH

SUZLIANA ABD HAMID Wakil Pengurusan

01/02/2010

DILULUSKAN OLEH

MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS

01/02/2010

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 2/31

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh

No. Para

Muka Surat

Bentuk Pindaan

Diluluskan

05/06/2014

12,20,37

10,12,14

Penambahbaikan proses

Pengarah

05/06/2014

A(b), B

21, 25

Penambahbaikan proses

Pengarah

05/06/2014

8.8 - 8.14

29, 30

Senarai rekod

Pengarah

PROSEDUR SOKONGAN


KANDUNGAN

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 3/31

MUKASURAT

1. Objektif

4

2. Skop

4

3. Rujukan

4-5

4. Definisi

5-7

5. Singkatan

8

6. Tindakan dan Tanggungjawab

9-17

7. Carta Aliran Kerja

18-28

8. Rekod Kualiti

29-30

9. Lampiran

31

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 4/31

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan pengendalian dan penyelenggaraan perkakasan ICT/ peranti digital, perisian, sistem rangkaian ICT, laman web dan portal dilaksanakan dengan terancang dan berkesan.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian Knowledge Management bagi pengendalian dan penyelenggaraan perkakasan, perisian, sistem pengkomputeran dan portal.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.05

- Manual Kualiti MS ISO 9001:2008

Seksyen 6.3

- Infrastruktur

Seksyen 7.5.1

- Kawalan bagi pelaksanaan proses-proses

Seksyen 7.5.5

- Pemuliharaan Produk

Seksyen 8.2.3

- Pemantauan dan pengukuran proses

Seksyen 8.2.4

- Pemantauan dan Pengukuran Produk

Seksyen 8.3

- Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi

3.2

The Malaysian Public Sector ICT, MAMPU, 2003.

3.3

The Malaysian Public Sector ICT Management Security Handbook (MyMis)

3.4

Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Komputer

3.5

Dokumen Perjanjian Penyelenggaraan Portal

3.6

Garis Panduan Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

3.7

Peraturan-Peraturan Penggunaan Pusat Perkhidmatan PSR dan Multimedia

3.8

Panduan Penyelenggaraan Peralatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

PROSEDUR SOKONGAN


3.9

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 5/31

Quality Management Systems – Requirements (First Revision) (ISO 9001:2008, IDT)

4.

DEFINISI

4.1 Penyelenggaraan Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam menjamin kestabilan dan keselamatan perkakasan, perisian, rangkaian ICT, laman web dan portal.

4.2 Perkakasan ICT Semua peralatan ICT iaitu server, komputer peribadi (PC), pencetak, komputer riba, pengimbas, pengimbas barkod (barcode scanner), CD-Writer serta peralatan lain yang berkaitan dengan komputer seperti Self-Check Machine, UPS (Uninterruptible Power Supply), thumb/ pen/ flash drive, external speaker dll.

4.3 Perisian Komputer Perisian komputer yang terdiri daripada sistem operasi dan sistem aplikasi, digunakan untuk menjalankan dan memudahkan perjalanan kerja seperti antivirus, Microsoft Windows, Internet Explorer dan lain-lain.

4.4 Sistem rangkaian Merangkumi pangkalan data dan pengawalan rangkaian dalaman (intranet) dan luaran (internet) antara bahagian dan cawangan di perpustakaan dan organisasi luar.

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 6/31

4.5 Kontraktor/ Vendor Syarikat yang dilantik oleh PPAS untuk menyelenggara dan membaikpulih perkakasan dan perisian ICT/ digital, laman web dan portal.

4.6 Kerosakan Kecil (Minor) Kerosakan kecil seperti sambungan (connection), debug, hang (system freeze), mesej ralat dan sebagainya 4.7 Kerosakan Besar (Major) Kerosakan besar seperti modul sistem yang tidak beroperasi, kerosakan peralatan ICT, pencerobohan oleh penggodam (hacker), ketidakcapaian melalui internet dan sebagainya. 4.8 Kerosakan Lain Kerosakan selain daripada yang didefinisikan di Para 4.6 dan 4.7.

4.9 Pihak Bertanggungjawab (PBT) Bermaksud kumpulan kerja yang terdiri daripada kakitangan Bahagian Teknologi Maklumat dan Kontraktor yang bertanggungjawab mengurus dan memastikan semua aduan yang diterima diberi perhatian dan diambil tindakan segera.

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 7/31

4.10 Penyelenggaraan Rangkaian Membuat penyelenggaraan kepada peralatan rangkaian. Penyelenggaraan yang lain termasuklah membuat 'setting' kepada konfigurasi rangkaian, membuat 'troubleshooting' kepada masalah akses rangkaian dan membuat peningkatan kepada perisian rangkaian apabila diperlukan.

4.11 Penyelenggaraan Perkakasan Membuat penyelenggaraan kepada perkakasan seperti Komputer Peribadi, Pencetak, dan aksesori yang lain. Penyelenggaraan yang lain termasuklah menginstal

semula

sistem

operasi

Komputer

peribadi,

membuat

'troubleshooting’ kepada perisian, membuat peningkat kepada operasi sistem, 'memory', dan sebagainya.

4.12 Penyelenggaraan Perisian Melindungi dan mengemaskini integriti perisian dan maklumat dari pendedahan atau kerosakan yang disebabkan oleh perisian berbahaya seperti virus, worm, trojan dan spyware.

4.13 Kawalan Data Pelanggan Melindungi harta hak milik atau maklumat untuk pelanggan yang menggunakan perkhidmatan PPAS sahaja.

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 8/31

5. SINGKATAN PPAS

:

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

BTM

:

Bahagian Teknologi Maklumat

KM

:

Bahagian Knowledge Management

KEW/P

:

Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

KS

:

Ketua Seksyen

KB

:

Ketua Bahagian

PPP

:

Penolong Pegawai Perpustakaan

PPTM

:

Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

JTK

:

Juruteknik Komputer

PP

:

Pembantu Perpustakaan

PBT

:

Pihak Bertanggungjawab (Kontraktor/ PPTM/ JTK)

OPAC

:

Online Public Access Catalog

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 9/31

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A.

PENYELENGGARAAN PERKAKASAN

1.

Maklumkan KB supaya memastikan sistem pengkomputeran

T/ JAWAB

Pengarah

sentiasa beroperasi dengan baik.

a.

Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan)

2.

Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan dan arahan yang ditetapkan.

3.

Kenalpasti perkakasan ICT yang memerlukan penyelenggaraan.

4.

Sediakan perancangan bagi memastikan sistem pengkomputeran beroperasi dengan baik.

5.

Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan mengikut spesifikasi dan perjanjian yang telah ditetapkan. (i) Penyelenggaraan yang dikontrakkan Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh pihak Kontraktor. (ii) Penyelenggaraan yang TIDAK dikontrakkan Kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PPTM/ JTK.

KB

PROSEDUR SOKONGAN


6.

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 10/31

TINDAKAN

T/ JAWAB

Pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual

PPTM

yang telah ditetapkan.

7.

Pantau kerja-kerja penyelenggaraan yang dijalankan oleh PBT.

8.

Sekiranya TIADA masalah dalam penyelenggaraan; a.

Dapatkan laporan penyelenggaraan

b.

Sahkan laporan penyelenggaraan

c.

Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan

PPTM

b.

Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

9.

Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB.

10.

Terima

borang

Aduan

Kerosakan

Komputer

yang

PPTM/ JTK

telah

dilengkapkan oleh kakitangan PPAS (jika ada). 11.

Semak laporan kerosakan komputer sama ada benar atau tidak.

12.

Rekodkan aduan ke dalam Rekod Aduan Komputer (jika benar).

13.

Hubungi dan serahkan laporan Aduan Kerosakan Komputer kepada PBT.

PROSEDUR SOKONGAN


14.

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 11/31

TINDAKAN

T/ JAWAB

Dapatkan maklum balas daripada PBT mengenai kerosakan

PPTM

sama ada minor atau major. i.

Minor – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh satu (1) hingga dua (2) hari bekerja.

ii.

Major – pelaksanaan pembaikan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

15.

Arahkan PBT melaksanakan kerja-kerja pembaikan komputer seperti yang telah dilaporkan.

16.

Dapatkan laporan bertulis daripada PBT sekiranya tindakan pembaikan kerosakan melebihi dari tempoh yang ditetapkan.

17.

Terima laporan tindakan pembaikan yahg telah dilakukan oleh PBT.

18.

Minta PBT buat penyelenggaraan semula sekiranya masih menghadapi masalah.

19.

Serah laporan Aduan Kerosakan Komputer kepada pihak pengadu dan dapatkan pengesahan sekiranya berpuashati dengan kerja yang dilakukan.

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 12/31

TINDAKAN

20.

Kemaskini Rekod Aduan Kerosakan mengikut status baikpulih.

21.

Failkan laporan Aduan Kerosakan Komputer.

c.

Pembaikan Kerosakan Lain

22

Sekiranya kerosakan melebihi tempoh yang ditetapkan/ tidak

T/ JAWAB

JTK

PPTM

boleh dibaiki, i. Dapatkan laporan daripada PBT.

ii. Buat laporan tentang permasalahan kerosakan dan baikpulih.

iii. Serah laporan kepada KB BTM untuk tindakan lanjut.

23.

Serahkan laporan permasalahan kepada Pengarah beserta

KB

cadangan tindakan pembaikan dan anggaran kos (jika ada).

24.

Semak dan pertimbangkan untuk kelulusan pembaikan permasalahan.

Pengarah

PROSEDUR SOKONGAN

PENGENDALIAN DAN PENYELENGGARAAN ICT/DIGITAL

RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 13/31

TINDAKAN

25.

Terima

kelulusan

dan

arahkan

T/ JAWAB

PBT

untuk

pembaikan

KB

permasalahan.

26.

Arah PPTM untuk memantau kerja-kerja pembaikan yang dilakukan.

27.

Laporkan status pembaikan kepada KB dari masa ke semasa.

28.

Maklum kepada KB kerja-kerja pembaikan telah siap sepenuhnya.

29.

Periksa

dan

sahkan

kerja-kerja

pembaikan

yang

telah

PPTM

KB

disempurnakan dan laporkan kepada Pengarah.

30.

Kemukakan invois kepada KEW/P bagi proses pembayaran.

31.

Failkan rekod pembaikan di dalam fail berkaitan.

JTK

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 14/31

TINDAKAN

T/ JAWAB

d.

Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual

32.

Periksa kerja-kerja penyelenggaraan bulanan dijalankan dengan sempurna

mengikut

Panduan

Penyelenggaraan

Peralatan

Teknologi Maklumat dan Komunikasi.

33.

Kemukakan job sheet dan invois (penyelenggaraan yang dikontrakkan)/ tuntutan perjalanan (penyelenggaraan yang tidak dikontrakkan) kepada KB untuk pengesahan jika kerja-kerja penyelenggaraan memuaskan.

34.

Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.

35.

Failkan

salinan

jobsheet

penyelenggaraan

ke

dalam

fail

berkenaan.

B.

PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB Pengendalian Aduan Masalah

36.

37.

Terima aduan masalah laman web/ portal dari pengguna melalui: i.

Telefon

ii.

Faks

iii.

E-mel

Rekodkan masalah ke dalam Rekod Aduan Komputer.

PPTM/ PPP

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 15/31

TINDAKAN

38.

Maklumkan masalah kepada PBT melalui borang elektronik

T/ JAWAB

PPTM/ PPP

secara:

39.

40.

i.

E-mel

ii.

Faks

Keluarkan notis kepada pengguna secara: i.

Bertulis

ii.

Paparan di laman web/ portal

Pastikan kerja-kerja pembaikan dilakukan oleh PBT dalam masa tidak melebihi dua minggu.

41.

Keluarkan surat peringatan kepada PBT sekiranya kerja-kerja pembaikan tersebut tidak dilaksanakan mengikut jangka masa yang ditetapkan.

42.

Dapatkan laporan penuh daripada PBT dan kemukakan kepada KB untuk pengesahan.

43.

Maklum dan mohon kelulusan daripada Pengarah sekiranya melibatkan tambahan kos.

KB

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 16/31

TINDAKAN

T/ JAWAB

PPTM/ PPP

44.

Rekodkan laporan ke dalam fail berkenaan.

C.

PENYELENGGARAAN PERISIAN

45.

Pastikan semua komputer dipasang perisian yang diperlukan bagi

PPTM/ JTK

memastikan komputer berada di dalam keadaan yang baik.

46.

Maklum

kepada

semua

kakitangan

mengenai

ancaman

keselamatan ICT dari masa ke semasa

47.

Kemaskini perisian dari masa ke semasa seperti yang dijadualkan

48.

Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer mengikut komputer yang diselenggara

49.

Dapatkan pengesahan daripada KB BTM

50.

Failkan borang ke dalam fail berkaitan

D.

PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING)

51.

Periksa status operasi server perkhidmatan setiap hari bekerja

52.

Pastikan semua server perkhidmatan berfungsi

PPTM

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 17/31

TINDAKAN

53.

Jika server didapati “down” jalankan kerja penyelenggaraan

T/ JAWAB

PPTM

server merujuk kepada AK/PPAS/29.

54.

Kemaskini laporan penyelenggaraan server

55.

Failkan laporan

E.

KESELAMATAN DATA PELANGGAN

56.

Pastikan data pelanggan yang mendaftar dimasukkan ke dalam server pangkalan data.

57.

Memastikan perkara berikut dilaksanakan: i. Kata laluan untuk mengakses server dihadkan kepada ‘system admin’ sahaja. ii. ‘Back up’ data pelanggan dijalankan setiap hari dan disimpan di dalam ‘tape library’. iii. ‘Full back up’ (data dan ‘operating system’) dijalankan seminggu sekali dan disimpan di dalam ‘tape library’. iv. Uji ‘back up’ data 3 bulan sekali (‘restore’). v. Penyelenggaraan server.

PPTM

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 18/31

7. CARTA ALIRAN KERJA A. PENYELENGGARAAN PERKAKASAN a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan) TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

Pengarah

-

Maklumkan kepada KB agar sistem pengkomputeran beroperasi dengan baik

KB

-

Rancang dan kenalpasti perkakasan ICT yang perlu diselenggara

-

Pastikan penggunaan komputer serta OPAC mengikut peraturan dan arahan

-

Maklumkan PBT untuk membuat penyelenggaraan i) Dikontrakkan – Kontraktor ii) Tidak dikontrakkan – PPTM/ JTK

-

Pantau dan pastikan PBT menjalankan penyelenggaraan mengikut jadual

-

Masalah semasa selenggara?

-

Dapatkan laporan penyelenggaraan

PPTM

Bermasalah Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

Tiada masalah

A

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 19/ 31

a. Pemantauan Kerja Penyelenggaraan (Pencegahan) (Sambungan) TINDAKAN

T/ JAWAB

A

PPTM

TAMAT

-

Sahkan laporan penyelenggaraan

-

Serahkan laporan kepada PP untuk difailkan

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 20/ 31

b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major

TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM/ JTK

-

Edar borang Aduan Kerosakan Komputer kepada semua KB

-

Terima borang Aduan Kerosakan yang lengkap diisi

-

Semak aduan

-

Rekod aduan

-

Hubungi dan serahkan borang aduan kepada PBT

-

Dapatkan maklum balas daripada PBT jenis kerosakan

Tidak Aduan dibatalkan Benar

PPTM

A

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 21/ 31

b. Pembaikan Kerosakan Minor/ Major (Sambungan) TINDAKAN

T/ JAWAB

A

PPTM

-

Arahkan PBT membuat kerja-kerja pembaikan

-

Dapatkan laporan bertulis daripada PBT pembaikan melebihi tempoh yang ditetapkan

-

Terima laporan pembaikan oleh PBT

-

Masih bermasalah?

-

Pengesahan pembaikan daripada pengadu

-

Kemaskini rekod aduan kerosakan

-

Failkan borang Aduan Kerosakan Komputer

Ya Tidak

JTK

TAMAT

jika

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 22/ 31

c. Pembaikan Kerosakan Lain

TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM

Tidak lulus

-

Dapatkan laporan kerosakan yang melebihi tempoh/ tidak boleh dibaiki daripada PBT

-

Serah laporan kepada KB BTM

KB

-

Kaji laporan/ cadangan/ kos (jika ada) pembaikan dan serah kepada Pengarah

Pengarah

-

Semak cadangan pembaikan

KB

-

Arahkan PBT untuk pembaikan

-

Arah PPTM memantau kerja-kerja pembaikan

-

Laporkan status pembaikan kepada KB

Lulus

PPTM

A

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 23/ 31

c. Pembaikan Kerosakan Lain (Sambungan)

TINDAKAN

T/ JAWAB

A

KB

Arah PBT buat pembaikan

Tidak

-

Periksa dan sahkan kerja pembaikan

-

Selesai?

-

Laporkan kepada Pengarah

-

Kemukakan invois kepada KEW/P

-

Failkan laporan

Ya

JTK

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 24/ 31

d. Penyelenggaraan Bulanan dan Berjadual

TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM/ PPP

TAMAT

-

Periksa dan pastikan kerja penyelenggaraan dijalankan oleh PBT mengikut jadual serta panduan yang diberi

-

Kemukakan job sheet/ invois/ tuntutan perjalanan kepada KB untuk pengesahan

-

Catat tindakan susulan di dalam job sheet dan laporan jika perlu.

-

Failkan salinan job sheet.

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 25/ 31

B. PENYELENGGARAAN PORTAL/ LAMAN WEB Pengendalian Aduan Masalah

TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM/ PPP

Keluarkan surat peringatan kepada PBT

-

Terima aduan masalah

-

Rekodkan masalah

-

Maklumkan masalah kepada PBT melalui borang elektronik

-

Keluarkan notis kepada pengguna

-

Pastikan kerja pembaikan dilakukan tidak melebihi dua minggu

-

Lebih tempoh?

-

Dapatkan laporan penuh daripada PBT dan pengesahan KB BTM

Ya Tidak

A

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 26/ 31

Pengendalian Aduan Masalah (Sambungan) TINDAKAN

T/ JAWAB

A

KB BTM

Kerja Pembaikan oleh PBT

-

Maklum kepada Pengarah jika melibatkan kos

-

Lulus Tambahan Kos?

-

Rekodkan laporan

Ya Tidak PPTM/ PPP

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 27/ 31

C. PENYELENGGARAAN PERISIAN TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM/ JTK

Instal perisian

-

Periksa dan pastikan perisian yang diperlukan

semua

komputer

dipasang

-

Lengkap?

-

Maklumkan semua kakitangan mengenai ancaman keselamatan ICT

-

Kemaskini perisian seperti yang dijadualkan

-

Kemaskini Borang Pemantauan dan Penyelenggaraan Komputer

-

Dapatkan pengesahan KB BTM

-

Failkan borang

Tidak Ya

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 28/ 31

D. PENYELENGGARAAN RANGKAIAN (NETWORKING) TINDAKAN

T/ JAWAB

MULA

PPTM

Selenggara server mengikut AK/PPAS/29

-

Periksa status operasi semua server perkhidmatan

-

Berfungsi?

-

Kemaskini laporan penyelenggaraan server

-

Failkan laporan

Tidak Ya

TAMAT

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 29/ 31

8. REKOD KUALITI BIL

REKOD

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

8.1

Fail Aduan Kerosakan Komputer RATU (PA 3/14.19)

BTM

5-7 Tahun

8.2

Fail Aduan Kerosakan Komputer Daerah (PA 3/14.19.1)

BTM/ Perpustakaan Daerah

5-7 Tahun

8.3

Fail Aduan Kerosakan Sistem di Daerah (PA 3/14.19.2)


5-7 Tahun

8.4

Fail Aduan Kerosakan Komputer PSR (PA 3/14.19.3)

BTM

5-7 Tahun

8.5

Fail Aduan Kerosakan Komputer USP (PA 3/14.19.4)

BTM

5-7 Tahun

8.6

Fail Aduan Kerosakan Komputer Bilik Multimedia (PA 3/14.19.5)

BTM

5-7 Tahun

8.7

Fail Aduan Kerosakan Portal (PA 3/14.19.6)

BTM/ KM

5-7 Tahun

8.8

Fail Penyelenggaraan Portal

KM

5-7 Tahun

8.9

Rekod Penyelenggaraan Komputer RATU (PA 3/14.13)

BTM

5-7 Tahun

8.10

Rekod Penyelenggaraan Komputer Daerah (PA 3/14.13.1)


5-7 Tahun

5-7 Tahun

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 01

TARIKH KUATKUASA

: 05/06/2014

MUKA SURAT

: 30/ 31

8. REKOD KUALITI BIL

REKOD

LOKASI

TEMPOH SIMPANAN

8.11

Rekod Penyelenggaraan Perkhidmatan Multimedia (PA 3/14.13.2)


5-7 Tahun

8.12

Rekod Penyelenggaraan Komputer PSR (PA 3/14.13.3)


5-7 Tahun

8.13

Rekod Penyelenggaraan Sistem (PA 3/14.14)

BTM

5-7 Tahun

PROSEDUR SOKONGAN


RUJUKAN DOKUMEN

: PK.PPAS(S)14

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/02/2010

MUKA SURAT

: 31/ 31

9. LAMPIRAN

Bil.

Jenis Lampiran

Lampiran

9.1

Contoh Borang Aduan Kerosakan Komputer (PPAS (KOM) 661)

Lampiran 1

9.2

Contoh Borang Semakan Penyelenggaraan Peralatan ICT

Lampiran 2

PROSEDUR PK.PPAS(S)14

Recommend Documents