PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR PK.UiTM.APB.(O).13
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
En Mohammad Radzi Manap
PM Dr Saidatul Akmar Zainal Abidin
Prof Madya Datin Dr Hajibah Haji Osman
Koordinator IT Pensyarah
Timbalan Dekan (Akademik)
Dekan
21 Mei 2009
21 Mei 2009
21 Mei 2009
T/tangan
Nama
Jawatan
Tarikh
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Ringkasan Pindaan
Pindaan 2/8/08
01/01
6.4
6/8
2/8/08
01/01
6.4
6/8
20/5/09
01/01
Pertukaran perkataan pamerkan kepada maklumkan Penambahan prosedur Minta tandatangan pelajar pada dokumen markah ujian berterusan Semua dipinda
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
BIL.
ISI KANDUNGAN
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
4
5.0
Singkatan
6
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
7
7.0
Rekod Kualiti
10
8.0
Lampiran
10
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
1.0
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan garis panduan perncangan penyediaan jadual waktu pengawasan peperiksaan akhir semester.
2.0
SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan Akademi Pengajian Bahasa bagi penyediaan jadual waktu pengawasann peperiksaan akhir semester.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
BIL.
NO. RUJUKAN
3.1 3.2
JENIS Standard ISO 9001:2000
MK.UiTM.APB.01
MANUAL KUALITI
Seksyen 4.2
Keperluan Dokumentasi
4.0 DEFINISI BIL.
ISTILAH
PENJELASAN
4.1
Dekan
Dekan APB.
4.2
Timbalan Dekan
Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni)
4.3
Pengerusi Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir
4.4
Ketua Program (KP)
Timbalan Dekan (Akademik) dipertanggungjawabkan menjadi Pengerusi Keseluruhan Pengendalian Peperiksaan Akhir. Timbalan Dekan (Akademik) APB yang menguruskan hal-hal berkaitan dengan peperiksaan akhir APB. Dipertanggungjawabkan menyelaras dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
perjalanan dan pengendalian peperiksaan APB. Pengerusi Jadual Waktu Seorang pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal yang Peperiksaan Akhir berkaitan dengan jadual waktu peperiksan akhir APB. Ahli Jawatankuasa Pengurusan Pensyarah-pensyarah dan staf sokongan APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal Peperiksaan yang berkaitan dengan peperiksaan akhir APB. Ketua Dewan / Ketua Pengawas Pensyarah yang dipertanggungjawabkan mengambil kertas soalan dari Bahagian Peperiksaan dan Bilik Gerakan APB. Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan menyelaras pengawas-pengawas serta memperingatkan calon-calon mengenai peraturan peperiksaan. Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengetuai tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. Penolong Ketua Dewan / Ketua Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan untuk penempatan calon (dari pelbagai fakulti) Pengawas semasa peperiksaan dan membantu Ketua Dewan / Ketua Pengawas menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di dewan/bilik-bilik peperiksaan. Pengawas Pensyarah APB dan staf sokongan teknikal yang dipertanggungjawabkan membantu tugas Ketua Pengawas dan Timbalan Ketua Pengawas dalam menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. Pembantu Pengawas Seorang yang dilantik oleh Dekan dan dibayar untuk membantu dalam menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan.
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
5.0 SINGKATAN
BIL.
SINGKATAN
MAKSUD SINGKATAN
5.1
APB
Akademi Pengajian Bahasa
5.2
D
Dekan
5.3
TD(A)
Timbalan Dekan (Akademik)
5.4
TD(PA)
Timbalan Dekan (Pelajar dan Alumni)
5.5
PP (P)
Penolong Pendaftar Pentadbiran
5.6
PP(A)
Penolong Pendaftar (Akademik)
5.7
PE(A)
Pegawai Eksekutif (Akademik)
5.8
KPM
Koordinator Pengajian Melayu
5.9
KBI(A)
Koordinator Bahasa Inggeris (Akademik)
5.10
KBI (P)
Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan)
5.11
KBAE(A)
Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Akademik)
5.12
KBAE(P)
Koordinator Bahasa Asia dan Eropah (Pengurusan)
5.13
KP(EPC)
Ketua Program Bahasa Inggeris Komunikasi Profesional
5.14
KP(BMKP)
Ketua Program Bahasa Melayu Komunikasi Profesional
5.15
K(IT)
Koordinator IT
5.16
K(PLK)
Koordinator Program Luar Kampus
5.17
K (KKB)
Koordinator Kursus Kemahiran Bahasa
5.18
K (FEC)
Koordinator Foundation English Course
5.19
K(PU)
Koordinator Program Usahasama
5.20
KK
Kerani Kanan
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
5.21
JTK (Kanan)
Juruteknik Komputer Kanan
5.22
JTK
Juruteknik Komputer
5.23
JTAV
Juruteknik Audio Visual
5.24
PT
Pembantu Teknik
5.25
PJKPP
Pengerusi Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir
5.26
JKP
Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir
5.27
PJWPA
Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
5.28
JWPA
Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
5.29
KPD / KPW
Ketua Dewan / Ketua Pengawas
5.30
PKD / PKPW
Penolong Ketua Dewan / Penolong Ketua Pengawas
5.31
PW
Pengawas
5.32
PPW
Pembantu Pengawas Peperiksaan
5.33
BHEPep
Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan
5.34
BLP
Borang Laporan Pengawas
5.35
HEA
Hal Ehwal Akademik
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A. Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir TANGGUNGJAWAB
D, PP(A), PE(A)
TINDAKAN
1. Menerima draf cadangan / surat penyediaan JWPA dan tarikh ujian akhir daripada BHEPep. 2. Muat turun draf cadangan JWPA daripada ISIS PSMB (Lampiran 2
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
sebagai rujukan). 3. Serahkan kepada TD(A), PJKPP, PJWPA, KP(EPC), KP(BMKP), KBI(A), KBI(P), KBAE(A), KBAE(P) dan KPM. TD(A), PJKPP,
4. Semak draf cadangan JWPA dan buat cadangan perubahan
PJWPA, KP(EPC),
berdasarkan kesesuaian masa dan tarikh.
KP(BMKP), KBI(A),
5. Maklumkan kepada BHEPep, jika terdapat sebarang cadangan.
KBI(P), KBAE(A), KBAE(P) dan KPM. PP(A), PE(A)
6. Pastikan BHEPep telah membuat pindaan yang diperlukan, sekiranya ada. 7. Jika maklumat tidak sempurna, hubungi BHEPep. 8. 8. Serahkan maklumat kepada PJWPA.
TD(A), PJWPA,
PJKPP, 9. Maklumkan kepada PP(A) tentang sebarang pindaan yang dibuat, KP(EPC),
KP(BMKP), KBI(P),
sekiranya ada.
KBI(A), KBAE(A),
KBAE(P) dan KPM. PP(A), PJWPA
10. Sediakan draf JWPA berdasarkan semakan P (Lampiran 6). 11. Edarkan draf JWPA kepada setiap fakulti untuk mendapatkan bilikbilik peperiksaan. 12. Sediakan JWPA muktamad dengan memasukkan butiran tentang bilik-bilik peperiksaan. 13. Hantar JWPA kepada fakulti untuk dipamerkan sebagai makluman dan rujukan pelajar.
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
B.
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
NO. RUJUKAN
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir (JWPA)
PE(A), PJWPA
1. Dapatkan JWPA muktamad dari PP(A). 2. Dapatkan maklumat senarai staf akademik terkini daripada PP(P). 3. Dapatkan permohonan tarikh pengecualian pengawasan (jika ada) daripada staf akademik terlibat. 4. Buat pembahagian tugas mengikut bilangan dan saiz dewan dan bilik. 5. Tentukan KD/KPW berdasarkan pembahagian tugas pengawasan yang diberi pada semester lepas. 6. Sediakan JWPA keseluruhan, JWPP individu mengikut bilik-bilik peperiksaan. 7. Pastikan nisbah calon: pengawas ialah 50:1 8. Maklumkan kepada PW melalui laman web.
KD/KPW, TD(A), PW, PPW
9. Semak JWPA masing-masing di dalam laman web APB. Sekiranya perlu membuat pertukaran, isi borang Pertukaran Pengawasan. 10. Serahkan borang kepada AJKPP untuk maklumat dan rekod JKPP.
JKPA
11. Rekodkan pertukaran JWPP (jika ada). 12. Simpan Borang Penukaran tarikh dan masa pengawasan dalam fail.
PJWPA
13. Mengumpulkan semua rekod berkaitan pengawasan di dalam fail PJWPA.
PROSEDUR KUALITI OPERASI AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
7.0
PROSEDUR PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PENGAWASAN PEPERIKSAAN AKHIR
: PK. UITM.APB.(0).13
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH
: 20/5/09
KUAT KUASA MUKA SURAT
: 1/10
REKOD KUALITI
BIL
REKOD
1
Fail Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir
8.0
NO. RUJUKAN
NO. RUJUKAN
LOKASI Pejabat
TEMPOH SIMPANAN 1-5 tahun
LAMPIRAN
BIL.
PERKARA
LAMPIRAN
8.1
Carta Alir Penyediaan Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir
Lampiran 1
8.2
Draf Cadangan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir yang dimuat turun Lampiran 2 daripada ISIS PSMB
8.3
Contoh maklumat kumpulan dan bahagian pelajar
Lampiran 3
8.4
Contoh Jadual Waktu Peperiksaan Akhir muktamad
Lampiran 4
8.5
Contoh notis kepada pensyarah yang paparkan di dalam laman web Lampiran 5 APB tentang jadual pengawasan peperiksaan akhir dan ujian akhir
8.6
Contoh borang Permohonan Pertukaran Tarikh/Masa Pengawasan
Lampiran 6
