SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001 : 2008 DEPARTEMEN GIZI MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PROSEDUR PENGADAAAN SARANA DAN PRASARANA
NO. DOKUMEN
: POB-GIZ-S1-012
REVISI
: 00
NO. SALINAN
:
Bogor, 09 Februari 2015
Dekan
Dr. Arif Satria NIP. 19710917 199702 1 003
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DEPARTEMEN GIZI MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
No.Dokumen
:
POB-GIZ-S1-012
Tgl Berlaku
:
09/02/2015
No. Revisi
:
00
1. TUJUAN Memberikan informasi dan menjadi acuan bagi sivitas akademika Departemen Gizi Masyarakat dalam pengajuan dan pengadaan rutin sarana/prasarana digunakan di laboratorium, lapangan, dan umum sehingga dapat mendukung kegiatan Tridharma secara maksimal dan berkesinambungan. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini menjelaskan prosedur baku yang berlaku dalam kegiatan pendataan usulan dan pengadaan sarana/prasarana di Departemen Gizi Masyarakat yang diakomodir dari dana DIPA dan/atau DM (SPPA). 3. PENGERTIAN / ISTILAH 3.1. Pengadaan
Sarana/Prasarana
adalah
kegiatan
melengkapi
sarana/prasarana dalam bentuk pengadaan baru dan atau kelengkapan bahan/suku cadang. 4. REFERENSI 4.1. Persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008. 4.2. Peraturan Perintah No. 54 Tentang Pengadaran Barang dan Jasa. 5. KETENTUAN UMUM Tidak ada 6. PROSEDUR 6.1.
Kepala TU membuat daftar rekanan yang akan digunakan dalam kegiatan pengadaan sesuai dengan ketentuan.
6.2
Staf Administrasi Umum/Akademik menggunakan pengadaan sarana dan prasarana (peralatan dan bahan habis pakai) yang mendukung
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
2
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DEPARTEMEN GIZI MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
No.Dokumen
:
POB-GIZ-S1-012
Tgl Berlaku
:
09/02/2015
No. Revisi
:
00
kegiatan tridharma. 6.3
Pengusul
dan
Sekretaris
Departemen
menyertakan
spesifikasi
sarana/prasarana dan perkiraan biaya. 6.4.
Koordinator Praktikum, Penanggung Jawab Labortorium, Teknisi Laboratorium, Teknisi Lapangan, Sekretaris Departemen melakukan pertemuan
untuk
memeriksa
dan
menyetujui
pengajuan
sarana/prasaana berdasarkan pada prioritas dan harga. 6.5.
Kepala
TU
memantau
pengadaan
sarana/prasarana
oleh
Departemen dan atau Institut Pertanian Bogor. 6.6.
Koordinator Praktikum, Penanggung Jawab Laboratorium, Teknisi Laboratorium, Teknisi Lapangan, Sekretaris Departemen memantau pemasangan (setting) sarana dan prasarana (jika diperlukan).
6.7.
Staf
Administrasi
Umum/Fasilitas
Akademik
mendokumentasikan
identitas dan kualitas pelayanan pemasok sarana/prasarana. 6.8.
Teknisi Laboratorium/Lapangan/Umum melaksanakan fungsi kerja sarana/prasarana.
6.9.
Kepala TU memantau pemanfaatan dan pelaksanaan masa garansi pemasangan sarana/prasarana baru.
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
3
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DEPARTEMEN GIZI MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA
No.Dokumen
:
POB-GIZ-S1-012
Tgl Berlaku
:
09/02/2015
No. Revisi
:
00
7. BAGAN ALIR PROSEDUR AKTIVITAS
REKAMAN / DOKUMEN
KETERANGAN
Mulai
KTU Membuat daftar rekanan
1
Dosen PJ. Lab/Lapangan
2
Mengajukan pengadaan sarana dan prasarana
Staf Administrasi
3
Menyertakan spesifikasi sarana/prasarana dan perkiraan biaya
Koordinator Program Sekretaris Departemen
Daftar Spesifikasi dan Harga Sarana & Prasarana
5
Daftar Spesifikasi dan harga sarana & Prasarana
Memantau pengadaan sarana/prasarana
PJ/Teknisi Umum/Lab
6
Memantau pemasangan (setting) sarana dan prasarana
Staf Administrasi Umum/Sarana Akademik
Manual Operasi Alat
8
Melaksanakan fungsi kerja sarana/prasarana
KP, Sekdep, PJLab, Tlab, Tlap, KPFLSP
Daftar Alamat Pemasok Sarana/ Prasarana
7
Mendokumentasikan identitas dan kualitas pelayanan pemasok sarana/prasarana
Tlab/Tlap/Umum
Daftar Spesifikasi dan Harga Sarana & Prasarana
4
Memeriksa dan menyetujui pengajuan sarana/prasarana
Kepala TU
Form Pengajuan Pengadaan Peralatan Sarana dan Prasarana
9
Daftar Spesifikasi dan Harga Sarana dan Prasarana; Manual Sarana/ Prasarana
Memantau pemanfaatan & pelaksanaan masa garansi pemasangan sarana/prasarana baru
KTU
10
Melaksanakan evaluasi terhadap rekanan
Selesai
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
4
INSTITUT PERTANIAN BOGOR DEPARTEMEN GIZI MASYARAKAT FAKULTAS EKOLOGI MANUSIA PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA 8.
No.Dokumen
:
POB-GIZ-S1-012
Tgl Berlaku
:
09/02/2015
No. Revisi
:
00
WAKTU PELAKSANAAN Tentatif.
9.
DOKUMEN PENDUKUNG No
Kode
Nama Dokumen
1
FRM-GIZ-012-001-00
Form Daftar Rekanan
Sekretariat
2
FRM-GIZ-012-002-00
Form Pengajuan Pengadaan Peralatan Sarana dan Prasarana (FP3SP)
Sekretariat
3
FRM-GIZ-012-003-00
Daftar Spesifikasi dan Harga Sarana dan Prasarana
Sekretariat
4
FRM-GIZ-012-004-00
Daftar Alamat Sarana/Prasarana
Sekretariat
5
FRM-GIZ-012-005-00
Manual Sarana/Prasarana
Sekretariat
6
FRM-GIZ-012-006-00
Form Evaluasi Rekanan
Sekretariat
Pemasok
Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa ijin Pengendali Dokumen/ Wakil Manajemen Fakultas Ekologi Manusia, Institut Pertanian Bogor
Lokasi
5
