PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
(POS-ROUM-4.2.02)
TAHUN 2016
SUBBAGIAN PEMELIHARAAN BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SUBBAGIAN PEMELIHARAAN BAGIAN RUMAH TANGGA DAN PROTOKOL BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
NO POS
:
POS-ROUM-4.2.02
TGL. PEMBUATAN
:
21-10-2013
TGL. REVISI
:
06-04-2016
TGL.EFEKTIF
:
DISAHKAN OLEH
:
Kepala Biro Umum,
Dr. Sutanto, SH., MA. NIP196401281988031001 NAMA POS
:
Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANA
1.
Undang-Undang Nomor 28 tahun 2002 tentang Bangunan Gedung;
2.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
3.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4.
Perpres No.54 Tahun 2010 tetang Pengadaan barang/jasa beserta perubahan dan aturan turunannya;
5.
Permendikbud Nomor 1 Tahun 2012 dan Nomor 11 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;
6.
Inmendikbud no.1 tahun 2013 tentang penyusunan, penetapan dan penerapan standar pelayanan;
7.
Permenpu no.24 tahun 2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung;
8.
Peraturan umum instalasi listrik indonesia 2000 (PUIL 2000);
9.
Himpunan Peraturan Perundang-undangan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Departemen Tenaga Kerja RI.
1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol 1.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 1.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat III - Diklat pengadaan barang/jasa 1.3. Pengalaman Kerja : Bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, dan kepegawaian 1.4. Pangkat, Golongan : Penata Tk. I, III/d 1.5. Pengetahuan : - Pedoman analisis jabatan dan analisis organisasi - Pedoman sistem dan mekanisme kerja/POS - Peraturan bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan kepegawaian, dan keprotokolan 1.6. Kecakapan Teknis : - Mampu menyusun dan mengevaluasi uraian jabatan - Mampu menyusun dan mengalisis program dan anggaran - Mampu mengelola di bidang kerumahtanggaan
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01
Halaman 2 dari 13
1.7. Potensi
1.8. Sikap Kerja
: - Kemampuan verbal - Kemampuan numerik - Berpikir analitik : - Tanggap - Berkomitmen - Antisipatif - Berdaya tahan terhadap tekanan kerja
2. Kepala Subbagian Pemeliharaan 2.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 2.2. Kursus/Pelatihan : - Diklat Pimpinan Tingkat IV - Diklat pengelolaan sarana dan prasarana kantor 2.3. Pengalaman Kerja : Bidang pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 2.4. Pangkat, Golongan : Penata, III/c 2.5. Pengetahuan : - Peraturan pemeliharaan sarana dan prasarana - POS pemeliharaan sarana dan prasarana kanor 2.6. Kecakapan Teknis : - Mampu menyusun rencana pemeliharaan sarana dan prasarana kantor - Mampu memantau dan mengawasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 2.7. Potensi : - Kemampuan verbal : - Berpikir analitik 2.8. Sikap Kerja : - Tanggap - Komitmen - Teliti - Inisiatif - Kerja sama
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01
Halaman 3 dari 13
3. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor 3.1. Pendidikan formal : D3/sederajat 3.2. Kursus/pelatihan : Teknik sarana dan prasarana sesuai bidangnya 3.3. Pengalaman kerja: Bidang Mekanikal / Elektrikal 3.4. Pangkat/golongan: Pengatur (gol. II/c) 3.5. Pengetahuan : - Pemeliharaan sarana dan prasarana - Prosedur pemeliharaan (POS) 3.6. Kecakapan teknis : Mampu memelihara dan memperbaiki kerusakan sarana dan prasarana 3.7. Potensi : Mampu membedakan warna 3.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan terhadap tekanan kerja.
4. Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor 4.1. Pendidikan formal : SMA sederajat 4.2. Kursus/pelatihan : 4.3. Pengalaman kerja : 4.4. Pangkat/golongan: Pengatur Muda (gol. II/a) 4.5. Pengetahuan : POS layanan persuratan 4.6. Kecakapan teknis : Mampu mengadministrasikan surat/dokumen 4.7. Potensi :4.8. Sikap kerja : - teliti
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01
Halaman 4 dari 13
5. Analis Sarana dan Prasarana Kantor 5.1. Pendidikan Formal : S1/sederajat 5.2. Kursus/Pelatihan : Analisis sarana dan prasarana kantor 5.3. Pengalaman Kerja : Di bidang sarana dan prasarana kantor 5.4. Pangkat, Golongan : Penata Muda, III/a 5.5. Pengetahuan : - Teknik Analisis - POS Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor 5.6. Kecakapan Teknis : Mampu melaksanakan tugas analisis di bidang pengelolaan sarana 5.7. Potensi : Kemampuan verbal 5.8. Sikap Kerja : - Teliti - Cermat 6. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor 6.1. Pendidikan formal : D3/sederajat 6.2. Kursus/pelatihan : Diklat TIK/Pengolahan data 6.3. Pengalaman kerja : Pengolahan data 6.4. Pangkat/golongan : - Pengatur (gol. II/c) 6.5. Pengetahuan : - Teknik pengumpulan dan pengolahan data - Teknik penyusunan laporan - Mekanisme pengumpulan dan pengolahan data 6.6. Kecakapan teknis : - Kecapan TIK - Mampu mengolah data 6.7. Potensi : - Kemampuan numerik - Kemampuan verbal - Kemampuan berpikir sistematis 6.8. Sikap kerja : - teliti, tekun, dan sabar - berdaya tahan terhadap tekanan kerja
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01
Halaman 5 dari 13
KETERKAITAN POS
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. Alat tulis kantor (buku agenda, bolpoin, kertas) -
POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor Evakuasi Bahaya Kebakaran Gedung
2. Alat perlengkapan kantor (komputer set, meja set) 3. Peralatan teknis ( tool kit , alat – alat pengukur) 4. Perlengkapan keamanan kerja (were pack, helm, sepatu boots)
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Apabila prosedur tidak dilaksanakan, maka pelaksanaan pemeliharaan akan terkendala dan tidak tepat waktu, dan jika prosedur dilaksanakan pelaksanaan pemeliharaan akan berjalan lancar dan tepat waktu.
Terlampir
No. POS : POS-SET.LSF-SUPP-01
Halaman 6 dari 13
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
BAGIAN
POS No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 7 dari 13
URAIAN
1. TUJUAN
Pelaksanaan kegiatan perbaikan terlaksana dengan tertib dan tepat waktu
2. RUANG LINGKUP
Perbaikan sarana dan Prasarana Kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal
3. DEFINISI
Langkah-langkah dan tahapan prosedur kerja pelaksanaan perbaikan sarana dan prasarana kantor
pada
4. TUGAS DAN TANGUNG JAWAB Tugas dan Tanggung Jawab Pelaksana 1. Kepala Bagian Rumah Tangga dan Protokol
A. Tugas Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan Bagian Rumah Tangga dan Protokol, serta melaksanakan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal dan keprotokolan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
B. Tanggung Jawab 1. Kebenaran dan ketepatan program kerja Bagian 2. Kelancaran dan kesesuaian pelaksanaan tugas bagian 3. Kedisiplinan bawahan 4. Ketepatan pengelolaan bidang kerumahtanggaan, ketatalaksanaan dan kepegawaian 5. Kerahasian dokumen kepegawaian 6. Ketepatan penyelesaian tugas bagian 7. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas bagian
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
POS No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 8 dari 13
2. Kepala Subbagian Pemeliharaan
A. Tugas Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan pemeliharaan, serta melakukan pemeliharaan barang milik negara (sarana dan prasarana kantor) di lingkungan Sekretariat Jenderal Kemendikbud
B. Tanggung Jawab 1. Kebenaran dan ketepatan rencana program kerja subbagian 2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja 3. Kelancaran dan ketepatan pelaksanaan pemeliharaan 4. Kebenaran dan kelengkapan laporan pelaksanaan tugas 5. Kedisiplinan bawahan 3. Pengguna Sarana dan Prasarana Kantor/Karyawan
A. Tugas : Melaporkan kerusakan/usul perbaikan sarana dan prasarana kantor secara lisan dan tulisan(surat laporan kerusakan/usul perbaikan)
B. Tanggung Jawab 1. Kebenaran laporan 2. Keakuratan laporan
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 9 dari 13
4. Teknisi Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas: Melakukan perbaikan kerusakan ringan dan berkoordinasi dengan penyedia jasa untuk pekerjaan perbaikan berat. Bidang teknisi antara lain : A.1 A.2 A.3 A.4 A.5 A.6 A.7 A.8
Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi Teknisi
AC Lift Gardu TR dan Genset Listrik Telepon Fire Alarm dan Hydrant Sound System Plumbing dan STP
B. Tanggung Jawab: 1. Kebenaran dan keakuratan data sarana dan prasarana kantor 2. Kebenaran dan keakuratan laporan kerusakan sarana dan prasarana 3. Kebenaran dan ketepatan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor 4. Kelancaran operasional sarana dan prasarana kantor
5. Pengadministrasi Dokumen Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Mengadministrasi surat-surat laporan kerusakan/usul pemeliharaan dan dokumen pengadaan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor di lingkungan Sekretariat Jenderal untuk tertib administrasi
kantor
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
POS No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 10 dari 13
B. Tanggung Jawab:
1. Keamanan dan kerahasiaan dokumen dan arsip 2. Kelancaran dan ketepatan pemrosesan surat atau dokumen 3. Ketepatan penyediaan ATK
6. Analis Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas:
Menganalisis, menelaah dan menyusun konsep pemeliharaan sarana dan prasarana kantor sesuai peraturan perundangundangan sebagai bahan penyusunan kebijakan pimpinan
B. Tanggung Jawab: 1. Kebenaran dan ketepatan hasil dan laporan analisis data sarana dan prasarana kantor 2. Kecermatan identifikasi masalah di bidang sarana dan prasarana kantor 3. Ketepatan perumusan konsep saran pemecahan masalah di bidang sarana dan prasarana kantor Ketepatan waktu pelaksanaan tugas
7. Pengolah Data Sarana dan Prasarana Kantor
A. Tugas: Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan data sarana dan prasarana kantor Sekretariat Jenderal Kemendikbud sesuai dengan prosedur untuk proses pemeliharaan dan perbaikan
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
POS No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 11 dari 13
B. Tanggung Jawab:
1. Kebenaran dan keakuratan data yang dikumpulkan dan diolah 2. Kebenaran dan keakuratan data yang disajikan 3. Kebenaran dan ketepatan laporan
5. URAIAN
Pekerjaan perbaikan sarana dan prasarana melibatkan banyak personel mulai dari pengguna, teknisi, pengadministrasi, analis, Kasubbag/Kabag, pengolah data sampai ke penyedia jasa.
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 12 dari 13
6. FLOWCHART PROSEDUR Pelaksana No.
Kegiatan
Pengguna
Pengadministrasi
Teknisi
Kasubbag
Mutu Baku Kabag
Analis
Pengolah Data Penyedia Jasa
Input dan Kelengkapan
Waktu
Output
Informasi Kerusakan
30 menit
Surat/ Informasi
Surat/ Informasi
30 menit
surat
Surat/ Informasi, alat kerja teknik
60 menit
Laporan perbaikan
1
Membuat laporan kerusakan secara lisan/telepon atau mengirimkan surat usul perbaikan sarana/prasarana
2
Menerima laporan kerusakan dari pengguna secara lisan/telepon, jika kerusakannya ringan bisa langsung diperbaiki, jika kerusakan berat maka membuat surat laporan kerusakan
3
Melakukan perbaikan ringan
4
Menerima, mencatat dan menyortir surat usulan perbaikan / laporan kerusakan dari pengguna/teknisi
surat
30 menit
surat
5
Mempelajari surat laporan kerusakan dan melaporkannya ke Kabag
surat
60 menit
surat
6
Memberikan disposisi perbaikan ke Kasubbag
surat
60 menit
disposisi
7
Mendisposisikan surat usulan perbaikan/laporan kerusakan kepada Analis untuk diproses/ditindaklanjuti pelaksanaan
disposisi
60 menit
disposisi
8
Mempelajari, menganalisa, menyampaikan saran pemecahan masalah dan membuat dokumen perencanaan perbaikan dan melaporkannya kepada Kasubbag
disposisi
1-3 hari
Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis
9
Mempelajari masukan dari Analis, apabila menerima langsung melanjutkan ke proses pengadaan jasa, apabila tidak menerima maka kembali lagi ke analis untuk dianalisa lagi
Rencana Anggaran Biaya (RAB), Spesifikasi Teknis
1 hari
disposisi dan dokumen perencanaan
10
Melakukan proses pengadaan jasa perbaikan sarana dan prasarana
disposisi dan dokumen 14 - 21 hari Surat Perintah Kerja perencanaan
11
Melakukan proses perbaikan sarana dan prasarana diawasi oleh teknisi, memberikan laporan kepada Kasubbag
Surat Perintah Kerja
14 - 60 hari
Berita acara serah terima pekerjaan (BAST)
12
Menerima laporan dari penyedia jasa, apabila tidak menerima maka dikembalikan lagi ke Penyedia jasa, apabila menerima maka melaporkan ke Kabag
Berita acara serah terima pekerjaan (BAST)
1 hari
Berita acara serah terima pekerjaan (BAST) hasil koreksi
13
Melakukan pengarsipan dokumen perbaikan
Dokumen
30 menit
Arsip
Keterangan
BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
POS
PERBAIKAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
No. Dokumen
:
Tanggal Efektif
:
Revisi
:
Halaman
: 13 dari 13
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN NO 1
DESKRIPSI PERUBAHAN Judul dokumen : PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR No. Dokumen : POS-A1.4.2.01 Tanggal Terbit : 06-04-2016 Dengan adanya perubahan POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor menjadi 2 POS yaitu : 1. POS Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor 2. POS Perbaikan Sarana dan Prasarana Kantor
HALAMAN
REVISI AWAL
REVISI AKHIR
06-04-2016
07-09-2016
