PROSEDUR KEARSIPAN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PROSEDUR KEARSIPAN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : ARIO GURUH DARMAWAN D1508011

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011 i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Where there is a will, there is a way. (Rossoneri)

You’ll Never Walk Alone. (Liverpudlian)

Pengetahuan adalah satu-satunya tirani kekayaan yang tidak dapat dirampas, hanyakematian yang bisa memadamkan lampu pengetahuan yang ada dalam dirimu, dan memiliki sedikit pengetahuan namun digunakan untuk berkarya jauh lebih berarti dari pada memiliki pengetahuan luas namun mati tak berfungsi. (Kahlil Gibran)

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas Akhir ini hendak penulis persembahkan kepada : Allah SWT dan Nabi Muhammad SAW. Bapak dan Ibu yang selalu tulus bersabar dan doa yang tiada hentinya untukku. Semua Keluarga yang selalu memberikan semangat dan motivasi. Om Suyud dan Mbak Ita atas segala doa dan kebersamaan yang tiada hentinya. Teman-teman sekelas yang memberikan semangat dan kebersamaannya selama kuliah. Masa Depanku.

commit to user v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, kata syukur yang selalu penulis panjatkan kepada ALLAH SWT, yang telah melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bagian Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. Penyusunan penulisan Tugas Akhir ini untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan kuliah di Program Diploma III Program Studi Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam menyelesaikan tugas akhir ini bukan hanya atas usaha usaha dan kemampuan sendiri namun tidak lepas dari bantuan serta dukungan berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan rasa terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Bp. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bp. Drs. H. Sakur, M.S selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi yang telah merencankan dan melaksanakan programnya. 3. Dra. Sri Yuliani, M.Si selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir yang dengan sabar dan ikhlas memberi pengarahan dan bimbingan kepada penulis. 4. Drs. Budiardjo, M.Si selaku Dosen Penguji Tugas Akhir yang menguji Tugas Akhir ini. 5. Ibu Sudaryanti, M.Si selaku Pembimbing Akademis selama kuliah di Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik khususnya Program Diploma III Manajemen Administrasi Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Drs. Mamiek Miftachul Hadi, M.Si selaku Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta yang telah berkenan menerima kehadiran penulis commit to user untuk melaksanakan KKM 2011. vi


digilib.uns.ac.id

8. Bp. Joko dan Ibu Endah yang telah membimbing penulis dalam melaksanakan KKMA 2011. 9. Semua kawan-kawanku yang telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan oleh karena itu penulis mengharapkan kritikan dan saran yang membangun. Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak yang berkepentingan.

Surakarta, 6 Juni 2011 Penulis,

(Ario Guruh Darmawan)

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i PERSETUJUAN .................................................... Error! Bookmark not defined. PENGESAHAN ..................................................... Error! Bookmark not defined. MOTTO .................................................................................................................. ii PERSEMBAHAN ....................................................................................................v KATA PENGANTAR ........................................................................................... vi DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................x DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi ABSTRAK ............................................................................................................ xii ABSTRAC ........................................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1 A. Latar Belakang Masalah................................................................................1 B. Perumusan Masalah ......................................................................................5 C. Tujuan Pengamatan .......................................................................................5 D. Manfaat Pengamatan .....................................................................................6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................7 A. Tinjauan Pustaka ...........................................................................................7 1.

Prosedur .....................................................................................................7

2.

Kearsipan ...................................................................................................8

3.

Prosedur Kearsipan .................................................................................11

4.

Akta Kelahiran ........................................................................................14

B. Metode Pengamatan ....................................................................................17 1.

Lokasi Pengamatan .................................................................................17

2.

Jenis Pengamatan ....................................................................................17

3.

commit to user Sumber Data ............................................................................................17 viii


digilib.uns.ac.id

4.

Teknik Pengumpulan Data ......................................................................19

5.

Metode Analisis.......................................................................................20

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................................21 A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil ...................................21 B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi .......................................................................22 C. Susunan Organisasi .....................................................................................22 D. Uraian Tugas Jabatan Struktural .................................................................24 E. Jenis Pelayanan ...........................................................................................30 F.

Dasar Hukum ..............................................................................................32

BAB IV PEMBAHASAN.....................................................................................34 A. Memisahkan dan Mengurutkan Arsip Akta Kelahiran ...............................34 B. Pembuatan Back-up dan Penulisan di Buku Register .................................38 C. Menyimpan Arsip Akta Kelahiran ..............................................................42 1.

Pemeriksaan arsip ....................................................................................43

2.

Penomoran arsip ......................................................................................43

3.

Pengkodean arsip.....................................................................................44

4.

Penyortiran arsip .....................................................................................46

5.

Klarifikasi arsip .......................................................................................47

6.

Penempatan arsip .....................................................................................47

D. Pemeliharaan Arsip Akta Kelahiran ...........................................................48 E. Menemukan Arsip Akta Kelahiran Kembali ..............................................52 F.

Penyusutan Arsip Akta Kelahiran ...............................................................53

BAB V KESIMPULAN ........................................................................................54 A. Kesimpulan .................................................................................................54 B. Saran ...........................................................................................................55 Daftar Pustaka……………………………………………………………………57 commit to user Lampiran-lampiran………………………………………………………………58 ix


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Bagan Organisasi Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ........................................................................................... 24 Gambar 4.1 Alur Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran .......................................... 34 Gambar 4.2 Contoh Buku Register Akta Kelahiran…………………………….. 41 Gambar 4.3 Contoh Isi Buku Register Akta Kelahiran…………………………. 42 Gambar 4.4 Alur Menyimpan Arsip Akta Kelahiran…………………………. .. 43 Gambar 4.5 Contoh Penomoran Arsip………………………………………….. 44 Gambar 4.6 Penulisan Kode Berkas Yang Belum Dijilid………………………. 45 Gambar 4.7 Contoh Penulisan Kode……………………………………………. 46 Gambar 4.8 Contoh Formulir Pendaftaran……………………………………… 46 Gambar 4.9 Tempat Menyimpan Arsip Akta Kelahiran………………………... 48

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL Tabel 3.1 Data Inventaris Dinas Dinas Kependudukan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011……………………………………………….. 31

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

ARIO GURUH DARMAWAN, D1508011. Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bagian Arsip Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2011. 56 Halaman. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bagian Arsip Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Penelitian ini merupakan penelitian observasi. Lokasi penelitian di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Jenis data yang digunakan adalah dari informan, peristiwa dan dokumen. Data dari informan dan peristiwa merupakan data utama, sedangkan data dari dokumen digunakan untuk mendukung data utama. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melalui wawancara, observasi, mengkaji dokumen dan perekaman. Analisis data menggunakan analisis interaktif yang terdapat tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan panarikan simpulan serta verifikasinya. Berdasarkan penelitian ini diperoleh hasil bahwa pelaksanaan Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bagian Arsip Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta meliputi: Memisahkan dan Mengurutkan Arsip Akta Kelahiran, Pembuatan Back-up dan Penulisan di Buku Register, Menyimpan Arsip Akta Kelahiran, Pemeliharaan Arsip Akta Kelahiran, Menemukan Arsip Akta Kelahiran KembaliPenyusutan Arsip Akta Kelahiran. Prosedur Kearsipan Pada Bidang Dokumen di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta berdasarkan tata kerja desentralisasi. Proses penyimpanan arsip akta kelahiran yang masih manual sehingga sering mengalami penumpukan arsip akta kelahiran dan hilangnya arsip akta kelahiran. Apabila arsip akta kelahiran dibutuhkan sewaktu-waktu, arsip akta kelahiran yang diarsipkan terkadang hilang atau rusak karena tidak terawat, dan kurangnya tenaga pengarsipan. Pemeliharaan arsip akta kelahiran Pada Bidang Dokumen di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta sangat baik dengan memperbarui atau membetulkan arsip-arsip yang sulit dibaca atau rusak dan arsip akta kelahiran ditempatkan pada tempat yang layak. Penemuan kembali arsip akta kelahiran dilakukan dengan cara manual. Penyusutan arsip Pada Bidang Dokumen di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta karena petugas arsip menganggap arsip akta kelahiran merupakan arsip abadi. commit to user xii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAC

ARIO GURUH DARMAWAN, D1508011. Filling Procedures Birth Certificate Record in The Office of Population and Civil Registration Surakarta. Final Report. Study Program Diploma III Administrative Management Faculty of Social and Political Sebelas Maret University Surakarta. 2011. 56 Pages. This study aims to determine the implementation of Filling Procedures Birth Certificate Report in The Office of Population and Civil Registration Surakarta. This was an observational Study. Location of research in the Office of Population and Civil Registration Surakarta. Types of data used is from the informant, events, and documents. Data for the informants and the events is the primary data, while data from the document used to support the primary data. Data collection techniques used were interviews, observation, document review, and recording. Analysis of data using an interactive analysis contained three main components namely data reduction, data and drawing conclusoins and verifications Based on this study showed that implementation of the Birth Certificate of Filling Procedures In Section Archive In The Ofiice of Populations abd Civil Registration Surakarta include: Separating and Sorting Record Birth, Making Back-ups and Writing in the Registry Book, Save Archive Birth Certificate, Birth Certificate Meintenance Records, Finding Birth Records Birth Records Back Depreciation In the field document Filing Procedures in the Office of Civil Registration Surakarta based on working procedures of decentralization. The process of filling birth certificates that are still manual so it is often congested and the loss of a birth certificate record birth certificate records. If the birth certificate records are needed at any time, birth certificate records that were archived are sometimes lost or damaged because it is not maintained, and the lack of archiving. At birth certificate archives Maintenance Division in the Office document Civil Registration Surakarta very well with the update or correct the records are difficult to read or damaged archives and a birth certificate issued at the appropriate place. Rediscovery of the birth certificate records done by hand. Depreciation Documents on file at the Office of Population Affairs and Civil Surakarta because officials the archive file a birth certificate is a perpetual archive.

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dalam kehidupan manusia akan terjadi suatu siklus hidup dimana manusia akan mengalami berbagai peristiwa penting di dalam hidupnya. Siklus hidup, pengalaman dan peristiwa penting itu antara lain adalah kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, dan berbagai peristiwa penting lainnya. Peristiwa-peristiwa penting tersebut perlu dilakukan pencatatan karena sangat mempengaruhi pengalaman hidup setiap manusia dan apabila peristiwa itu terjadi pasti akan selalu membawa akibat hukum bagi orang yang bersangkutan maupun bagi masyarakat di sekitarnya. Mengingat begitu pentingnya peristiwa-peristiwa tersebut, maka demi terciptanya keadaan masyarakat yang tertib dan teratur serta demi terjaminnya kepastian hukum, maka diperlukan suatu peraturan untuk mengaturnya. Peraturan yang dimaksud tersebut adalah peraturan dibidang pencatatan sipil yang dilaksanakan oleh lembaga pencatatan sipil yaitu Kantor Catatan Sipil. Pencatatan sipil merupakan hak dari setiap warga negara dalam arti hak memperoleh akta autentik dari pejabat negara. Masih jarang penduduk menyadari betapa pentingnya sebuah akta bagi dirinya dalam menopang hidupnya. Misalnya anak lahir tanpa akta kelahiran, ia akan memperoleh kesulitan pada saat ia memasuki pendidikan. Catatan

Sipil

merupakan

suatu

catatan

yang

menyangkut

kedudukan hukum seseorang. Bahwa untuk dapat dijadikan dasar kepastian hukum seseorang maka data atau catatan peristiwa penting seseorang, seperti : kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak dan commit to pengesahan anak, perlu didaftarkan keuser Kantor Catatan Sipil, karena Kantor 1


2 digilib.uns.ac.id

Catatan Sipil adalah suatu lembaga resmi Pemerintah yang menangani hal-hal seperti di atas. yang sengaja diadakan oleh Pemerintah, dan bertugas untuk mencatat, mendaftarkan serta membukukan selengkap mungkin setiap peristiwa penting bagi status keperdataan seseorang. Seluruh peristiwa penting yang terjadi dalam keluarga (yang memiliki aspek hukum), perlu didaftarkan dan dibukukan, sehingga baik yang bersangkutan maupun orang lain yang berkepentingan mempunyai bukti yang outentik tentang peristiwa-peristiwa tersebut, dengan demikian maka kedudukan hukum seseorang menjadi tegas dan jelas. Dalam rangka memperoleh atau mendapatkan kepastian kedudukan hukum seseorang, perlu adanya bukti-bukti outentik yang sifatnya dapat sebagai pedoman untuk membuktikan tentang kedudukan hukumnya. Anak adalah amanah sekaligus karunia Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa harus dijaga. Dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara, anak adalah masa depan bangsa generasi penerus cita-cita bangsa, sehungga setiap anak berhak atas kelangsungan hidup dan identitas dirinya sebagai upaya perlindungan hukum. Upaya perlindungan hukum terhadap anak perlu dilakukan sedini mungkin, yaitu dengan memberikan identitas diri sejak lahir. Pemberian identitas anak dilakukan dengan cara pencatatan setiap kelahiran anak yang dilakukan oleh pemerintah, kepentingan yang terbaik bagi anak, hak untuk hidup, kelangsungan hidup dan perkembangan. Pencatat kelahiran Undang-Undang nomor 23 Tahun 2006 Pasal 27 ditegaskan bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi pelaksana di tempat terjadinya peristiwa kelahiran. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 Pasal 27 juga menegaskan bahwa identitas diri setiap anak harus diberikan sejak kelahirannya. Identitas diri setiap anak dituangakn dalam akta kelahiran. Sedangkan dalam Undang-Undang tahun 2002 Pasal 28, dinyatakan pembuatan akta kelahiran menjadi tanggung jawab commit to user Pemerintah.

3 digilib.uns.ac.id


Kota Surakarta merupakan Kota yang sedang berkembang dengan jumlah penduduk yang padat. Untuk melindungi hak-hak penduduk di bidang hukum, dan tertib administrasi setiap peristiwa kelahiran harus dilaporkan oleh instansi terkait melalui penerbitan akta kelahiran. Akta kelahiran adalah akta catatan sipil hasil pencatatan terhadap peristiwa kelahiran seseorang. Kelahiran merupakan peristiwa penting yang dialami setiap penduduk dan hasil pencatatannya merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi pelaksana yang merupakan bukti kuat atas lahirnya seseorang. Selain itu akta kelahiran juga berfungsi untuk kepentingan anak seperti mendaftar sekolah, mengurus KTP, serta memperoleh hak waris dan keturunan. Peran dokumen kependudukan sangatlah penting dan tidak dapat abaikan begitu saja dalam membantu dan melancarkan kegiatan pengelolaan dokumen sehingga pemeliharaannya harus dikelola dengan baik dan benar. Dengan adanya penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan dokumen yang baik dan benar, secara tidak langsung telah memberikan pertanggung jawaban akan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Namun, dalam kenyataan pengelola dokumen dan arsip disatu-satuan kerja, belum sepenuhnya dilaksanakan dengan tertib. Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Adapun tidak tertibnya pengelola dokumen dan arsip disatusatuan kerja tersebut antara lain karena adanya hal-hal sebagai berikut, masih lemahnya kesadaran mengenai pengelolaan dokumen dan arsip disatu-satuan kerja. Alasan dari kesibukan kerja sampai dengan alergi debu yang membuat dokumen tersebut kurang tertangani dengan baik. Sikap sebagian pegawai yang merendahkan pekerjaan arsip atau dokumen. Opini yang terbentuk, seringnya menganggap pekerjaan arsip sebagai pekerjaan yang rutin, mudah dan tidak memerlukan pemikiran dan dapat dijadikan pekerjaan sambilan yang menimbulkan sikap mental kurang menghargai arsip. commit to user


4 digilib.uns.ac.id

Dokumen juga sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi keaslian informasi yang terdapaat didalam dokumen tersebut. Terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan sebuah arsip. Sehingga untuk mengoptimalkan suatu dokumen penting, sudah saatnya dokumen dikelola dengan memanfaatkan kemajuan. Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang pengelolaan dokumen untuk penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik dan benar. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkin lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan. Oleh karena itu untuk dapat memberikan pertanggung jawaban akan informasi yang cepat, tepat dan akurat, maka perlu didukung oleh adanya pengelolaan dokumen dan arsip yang tertib oleh instansi yang terkait sehingga dalam pelaksanaan tugasnya dapat mencapai keberhasilan tujuan organisasi secara maksimal. Dokumen yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuannya yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat, dan akurat akan tercapai. Dokumen akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi. Pengelolaan dokumen yang baik dan benar, tidak akan menimbulkan kebingung-bingungan di masa yang akan datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan bangsa. Dokumen masa lalu yang merupakan informasi yang berharga di masa sekarang maupun masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan commit to userdalam sebuah dokumen. Dokumen selalu berpijak informasi yang terkandung

5 digilib.uns.ac.id


sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan dokumen akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi mayarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Berdasarkan uraian tersebut diatas penulis tertarik untuk meneliti lebih mendalam tentang pengelolaan Dokumen serta mengadakan penelitian langsung pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

dengan

KELAHIRAN

“PROSEDUR

judul

PADA

KEPENDUDUKAN

BIDANG

DAN

KEARSIPAN

DOKUMEN

PENCATATAN

AKTA

DI

DINAS

SIPIL

KOTA

SURAKARTA”.

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian dalam latar belakang masalah di atas dapat ditarik sebuah rumusan masalah yaitu: ”Bagaimana Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bidang Dokumen di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Operasional : Untuk mengetahui peran dan tugas pegawai arsip dalam melaksanakan kearsipan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam melaksanakan kearsipan akta kelahiran. 2. Tujuan Fungsional : Dapat memberikan masukan-masukan kepada pegawai dokumen guna commit to user memajukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

6 digilib.uns.ac.id


3. Tujuan Individual : Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A. Md.) pada Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan 1. Memberikan gambaran tentang bagaimana prosedur kearsipan arsip akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 2. Dapat menambah jumlah referensi di perpustakaan FISIP dan juga referensi bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 3. Merupakan media pembelajaran atau untuk menambah pengetahuan dan informasi bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah pengarsipan akta kelahiran.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur Menurut Moekijat (1984:475), suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu (chronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas tersebut kedalam kebijaksanaan dan kearah tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. Menurut Ig. Wursanto (1991:20), prosedur adalah suatu rangkaian yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Jadi prosedur harus mendapat perhatian yang serius dalam kearsipan, karena setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Prosedur terdapat pada setiap bagian dalam struktur organisasi. Prosedur kerja yang baik mencerminkan pengelolaan

yang

baik,

sehingga

dapat

mempermudah

dan

menyederhanakan pelaksanaan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja tidak mempersulit atau menghambat pelaksanaan pekerjaan. Prosedur harus mendapat perhatian yang serius dalam manajemen administrasi perkantoran. Prosedur kerja dibuat untuk memperlancar setiap pekerjaan yang di kerjakan oleh instansi tersebut dalam rangka pencapaian tujuan atau sasarannya. Prosedur-prosedur berkaitan dengan suatu langkah atau tahapan yang berkaitan satu sama lain dan digunakan commit to user 7

8 digilib.uns.ac.id


dalam melakukan prosedur yang efisien, tepat dan cepat maka kegiatan kearsipan di suatu organisasi akan terlaksana dengan lancar. 2. Kearsipan Menurut Thomas Wiyasa (2003:43), arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea da yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau fungsi atau kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti balai kota. Pengertian arsip dibagi menjadi dua yaitu sebagai berikut: a. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak

teknis

bagaimanapun

juga

dalam

keadaan

tunggal,

berkelompok, maupun dalam satu kesatuan bentuk fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan pada umumnya. b. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Menurut Saiman (2002:102), arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu sebagai berikut: a. Arsip dinamis Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. commit to user

9 digilib.uns.ac.id


b. Arsip statis Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan

pada

umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan

secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan dan kegiatan lainya. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di arsip nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip-arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Dalam bahasa Inggris disebut archives, sedangkan arsip dinamis disebut record. Dua istilah tersebut sering disebut dengan istilah arsip, sehingga record management diterjemahkan menjadi tata kearsipan atau manajemen kearsipan. Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kartu (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman disket) kertas foto kopi dan lain-lain. Ada dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum adalah sebagai berikut: a. Arsip otentik Adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan. b. Arsip tidak otentik Adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, berupa fotokopi, salinan dan lain-lain. Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusia, penyimpanan, pemeliharaan, pegawasan, pemindahan dan commit to user pemusnahan arsip-arsip yang disebut kearsipan arsip. Dapat dikatakan


10 digilib.uns.ac.id

dimana ada manusia disitu ada arsip, karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat baik untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan lainya mulai dari hal yang paling sederhana sampai pada yang kompleks dan canggih. Sejarah kegiatan kearsipan sudah lama yaitu sejak manusia mulai merekam berbagai kegiatan yang menggunakan daun, tanah liat, dan sebagainya yang terus berkembang sampai sekarang. Mulai dari kuitansi pembelian, rekening listrik, dan yang lain semuanya harus ditata rapi secara sistematis menjadi suatu susunan arsip dan bila suatu saat dibutuhkan maka akan mudah mencarinya kembali. Kantor-kantor pemerintah, swasta, perusahaan dan sebagainya mutlak melakukan kearsipan karena adanya transaksi kegiatan-kegiatan atau pun hasil dari suatu proses administrasi dan komunikasi internal dan eksternal. Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan samapai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaanpekerjaan administrasi. Didalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti yaitu sebagai berikut: a. File aktif Yaitu file yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. b. File inaktif Yaitu file yang arsipnya sudah jarang digunakan dalam pekerjaan dan kehidupan sehari-hari. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pegawasan, pemindahan dan commit to user



pemusnahan arsip-arsip. Pekerjaan-pekerjaan ini harus dilakukan secara urut, jangan sampai ada salah satu pekerjaan yang terlewati. Ciri-ciri penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien adalah: a. Berkas yang diarsipkan sedikit tetapi benar-benar bermutu informasi yang ada didalamnya. b. Berkas harus diseleksi dengan cermat. c. Penyelenggaraan kearsipan tidak memerlukan biaya yang terlalu besar. Dalam penyelenggaraan pengarsipan, yang perlu diperhatikan agar pekerjaan kearsipan berjalan lancar adalah sebagai berikut: a. Petugas kearsipan harus mahir dan menyenangi dalam mengelola arsip. b. Prosedur kerja cukup sederhana. c. Perlu adanya pengaturan formulir-formulir yang sederhana dan mudah cara pengisiannya. d. Perlengkapan lemari arsip dan filing cabinet cukup memadai dan memenuhi persyaratan. e. Perlu adanya pelaporan berkala secara periodik. 3. Prosedur Kearsipan Menurut Thomas Wiyasa (2003:44), prosedur kearsipan atau tata kearsipan adalah pengaturan kegiatan yang meliputi penerimaan surat, pengiriman surat, penyimpanan serta penyusutan surat. Ada surat atau warkat yang bernilai tetap dan ada pula yang tidak tetap atau bersifat temporer. Oleh karena itu perlu adanya penilaian secara cermat yaitu surat atau warkat mana yang sungguh-sungguh bermanfaat dan mana yang kurang atau tidak bermanfaat sama sekali. Disamping itu adapula surat atau warkat yang harus dimusnahkan. Menurut peraturan yang berlaku dan masih dianut adalah setelah 5 tahun nilai warkat/berkas sudah berkurang commit to userkegunaanya. Berkas yang sudah



tidak mempunyai nilai atau manfaat lagi, maka harus dihancurkan dengan mesin khusus penghancur atau pembakar. Penyimpanan warkat atau berkas secara teratur dan sistematis disebut Filling dan kebalikannya atau penemuan kembali disebut Finding artinya pencarian kembali warkat atau berkas yang diarsipkan atau disimpan. Arsip memuat informasi tentang peraturan kebijakan dan prosedur, karena: a. Tata kerja kearsipan secara sentralisasi yang berarti bahwa seluruh berkas atau record dari seluruh unit kerja dalam suatu organisasi yang dipusatkan di kantor. Semua berkas,naskah atau surat, dokumen, kertas kerja dan lain-lain baik dari luar maupun dalam unit kerja diatur, dipelihara, disimpan dan dikelola di bagian arsip pusat. Kebaikan sistem desentralisasi adalah keamanan arsip terjamin dan biasanya dikelola secara profesional. Sedangkan kelemahannya adalah proses kegiatan operasional kurang lancar karena harus menunggu pengambilan dokumen oleh petugas kearsipan di kantor pusat. Akan tetapi dengan peralatan komunikasi yang canggih, maka dokumen berupa fotokopinya dapat dikirim melalui faksimili. Sambil menunggu yang asli, kegiatan operasional sudah dapat dikerjakan atau dilaksanakan. b. Tata kerja kearsipan secara desentralisasi yaitu tiap-tiap unit kerja menyelenggarakan dan mengelola arsip sendiri-sendiri sesuai dengan kepentingan unit kerja yang bersangkutan. Keuntungan sistem ini adalah dapat membantu proses kegiatan operasional secara cepat, sedangkan kelemahannya adalah kurang terjamin keamanannya dan sulit untuk mengadakan pengawasan berkas-berkas dari semua unit kerja. Untuk mengatasi kelemahan sistem desentralisasi adalah setiap unit kerja diwajibkan mengirimkan fotokopi berkas/naskah/dokumen ke unit kearsipan kantor pusat. Apabila jaraknya cukup jauh, maka commit user fotokopinya bisa dikirim lewattofaksimili.



Dalam prosedur kearsipan terdapat beberapa langkah yang harus dikerjakan secara urut agar suatu pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Langkah-langkah dalam prosedur adalah sebagai berikut: a. Mengurutkan Arsip Mengurutkan arsip adalah kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap b. Menyimpan Arsip Menyimpan arsip adalah suatu pekerjaan menempatkan arsip di suatu tempat atau

ruangan dengan tujuan agar arsip dapat ditemukan

kembali.. c. Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan arsip adalah pekerjaan yang sifatnya merawat agar arsip tetap terjaga keutuhannya dalam jangka waktu yang lama dan tidak rusak atau bahkan hilang. d. Temu Kembali Temu kembali adalah pencarian kembali dokumen atau surat yang telah di arsipkan untuk keperluan tertentu. e. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan-kegiatan pemindahan berkas dari surat penyimpanan pengolah berkas atau arsip ke arsip nasional termasuk memusnahkan berkas surat yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam kegiatan admisnistrasi perkantoran

commit to user



4. Akta Kelahiran Menurut Suharyati (2001:4), Akta catatan sipil adalah surat yang diperbuat demikian oleh atau dihadapan pegawai yang berwenang untuk membuatnya menjadi bukti yang cukup bagi kedua belah pihak dan ahli warisnya maupun berkaitan dengan pihak lainnya sebagai hubungan hukum, tentang segala hal yang disebut didalam surat itu sebagai pemberitahuan hubungan langsung dengan perihal pada akta itu. Manfaat dari akta catatan sipil adalah sebagai berikut: a. Bagi pemilik akta Untuk masuk sekolah Untuk melamar pekerjaan Untuk melangsungkan pernikahan Untuk mengurus passport Untuk menentukan warisan Untuk mengurus kewarganegaraan bagi WNI Keturunan Asing b. Bagi pihak lain Mengikat pihak-pihak yang berkepentingan c. Bagi pemerintah Menentukan status dan kedudukan hukum seseorang Menunjang tertib administrasi kependudukan Tertib administrasi kepegawaian. Menunjang perencanaan pembangunan baik regional maupun nasional Mencegah terjadinya pemalsuan umur dan pemalsuan data pribadi d. Bagi Internasional Berlaku dalam pergaulan Internasional commit to user



Jadi Akta Kelahiran merupakan akta autentik yang diterbitkan oleh pemerintah daerah mengenai peristiwa kelahiran terhadap dimana seseorang anak itu dilahirkan yang mempunyai akibat hukum terhadap dirinya maupun keluarganya dan pihak lain dibidang kekeluargaan maupun warisan. Akta kelahiran dibagi menjadi beberapa macam, Jenis akta kelahiran adalah sebagai berikut : a. Akta kelahiran umum adalah akta yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran dalam batas waktu selambat-lambatnya 60 hari

bagi Warga Negara

Indonesia. b. Akta kelahiran terlambat pencatatan adalah Akta kelahiran yang diterbitkan bagi Warga Negara Indonesia asli berdasarkan kelahiran melebihi 60 hari sejak kelahiran 1 Januari 1986. c. Akta kelahiran Dispensasi Adalah akta kelahiran yang diterbitkan bagi Warga Negara Indonesia asli berdasarkan kelahiran yang terjadi sebelum tanggal 1 januari 1986. d. Akta kelahiran Istimewa adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan laporan kelahiran yang melebihi batas waktu : 60 hari bagi Warga Negara Indonesia dan Warga Negara Asing bukan Eropa dan 10 hari bagi Warga Negara Indonesia dan Warga

Negara

Asing

Eropa dimana

proses

penerbitannya berdasarkan penetapan pengadilan. e. Akta Kelahiran Anak Angkat atau Adopsi Adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan dari keinginan dari seseorang Warga Negara Indonesia yang berkeinginan untuk commit to user



mengadopsi anak dan anak itu mempunyai orang tuanya yang asli juga Warga Negara Indonesia. f. Akta Kelahiran Yang Tinggal di Panti Asuhan atau Yayasan Adalah akta kelahiran yang diterbitkan berdasarkan laporan dari penanggung jawab panti asuha atau yayasan tempat anak itu singgah. Akta kelahiran sangatlah penting manfaatnya, berikut ini adalah manfaat dari akta kelahiran: a. Sebagai syarat untuk masuk sekolah sejak dari TK sampai dengan Perguruan Tinggi. b. Sebagai syarat untuk tugas belajar keluar negeri c. Sebagai syarat untuk melamar pekerjaan. d. Sebagai syarat untuk pembuatan Kartu Keluarga dan KTP. e. Sebagai syarat untuk pembuatan Pasport. f. Sebagai syarat untuk pengurusan Tunjangan Keluarga. g. Sebagai syarat untuk pengurusan hak waris. h. Sebagai syarat untuk melaksanakan pencatatan perkawinan. Akta kelahiran sangatlah penting dalam kehidupan manusia yang pasti mengalami peristiwa-peristiwa dan untuk mengurus kebutuhan dalam berkependudukan. Pencatatan kependudukan oleh pemerintah yang memberikan kedudukan hukum terhadap peristiwa penting tersebut yang dimulai sejak kelahiran sampai kematian.

commit to user



B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Dalam penelitian ini penulis mengambil lokasi penelitian di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. Alasan pemilihan lokasi adalah: a.

Dalam lokasi pengamatan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta terdapat masalah yang ingin dikaji dalam pengamatan ini yaitu prosedur kearsipan akta kelahiran.

b.

Dalam lokasi pengamatan tersebut penulis memperoleh ijin dalam melaksanakan

pengamatan

yang

memungkinkan

penulis

mendapatkan informasi yang diperlukan. 2. Jenis Pengamatan Jenis Pengamatan yang digunakan yaitu Observasi. Observasi adalah teknik pengumpulan data dengan jalan mengadakan pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap tempat dan berbagai macam kegiatan yang dilakukan. Dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan langsung, dimana kegiatan observasi tersebut meliputi pencatatan tentang keadaan atau fenomena yang diamati dan ditemukan dengan cara peneliti hadir di lokasi, walaupun kehadirannya menimbulkan pengaruh pada yang di amati. Oleh karena itu ingin meneliti, maka mengamati dan mencatat hal yang berlangsung menurut apa adanya atau kondisi aslinya. Hal ini di sebut dengan observasi berperan. (Sutopo, 2002:65) 3. Sumber Data Pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi peneliti karena ketetapan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Pemilihan berbagai sumber data harus tepat menyangkut kelengkapan data dan informasi bahan yang akan diteliti. Adapun sumber data menurut HB. Sutopo (2002: 49-54) secara menyeluruh dapat dikelompokan sebagai berikut: commit to user



a. Narasumber (informan) Dalam

pengamatan

kualitatif

posisi

sumber

data

manusia

(narasumber) sangat penting perananya sebagai individu yang memiliki informasinya. Sumber data itu dapat disebut sebagai informan. Jadi, data yang digunakan dalam metode ini berasal dari beberapa sumber diantaranya adalah sebagai berikut: Pada Bidang Dokumen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. Penulis melakukan wawancara langsung dengan informan menayakan tentang masalah yang dikaji. b. Peristiwa dan aktifitas Data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktifitas, atau

perilaku

sumber

data

yang

berkaitan

dengan

sasaran

pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktifitas, peneliti bisa mengetahui yang terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Penulis harus mengetahui dan memahami

kegiatan-kegiatan

dalam

prosedur

kearsipan

akta

kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. c. Dokumen dan Arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bersangkutan dengan suatu peristiwa atau aktifitas tertentu yang berupa rekaman tertulis (gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktifitas atau peristiwa tertentu). Peristiwa-peristiwa yang telah lama dilakukan dan terjadi pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta bisa diteliti dan dipahami atas dasar kajian dari dokumen atau arsip-arsip. Sebagai contoh penulis ingin mengetahui prosedur kearsipan akta kelahiran pada tahun-tahun lalu dapat diketahui melalui arsip-arsip atau dokumen serta buku-buku penunjang lainnya yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan. commit to user



4. Teknik Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara disini maksudnya adalah cara pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung dengan responden. Dalam penelitian ini penulis akan secara langsung mewawancarai pejabat atau pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta yang ditunjuk. Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang terarah, terpimpin dan mendalam sesuai dengan pokok permasalahan yang diteliti guna memperoleh hasil berupa data dan informasi yang lengkap dan seteliti mungkin. b. Observasi Observasi atau pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis gejala-gejala yang diselidiki. Peneliti lebih banyak menggunakan indra penglihatan, dengan maksud peneliti terjun langsung melihat ke lapangan. Kegiatan observasi tersebut antara lain melihat dan mengamati pegawai dokumen dalam melakukan kegiatan prosedur kearsipan akta kelahiran

.

c. Mengkaji Dokumen dan Arsip Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam pengamatan. Melalui dokumen dan arsip yang terdapat pada kantor Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta. Dengan demikian, penulis akan lebih mudah lagi untuk melakukan proses pengamatan. d. Perekaman Alat kamera foto sering juga digunakan didalam penelitian kualitatif karena bisa sangat membantu di dalam pengumpulan data, terutama untuk memperjelas deskripsi berbagai situasi dan subjek yang bersangkutan.

Perekaman

ini

merupakan

teknik

pendukung

pengumpulan data sebagai penguat catatan dan sebagai pelengkap. commit to user



Dalam hal ini ruang dokumen Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta menjadi tempat pengambilan gambar yang diperlukan. 5. Metode Analisis Penelitian menggunakan metode analisis interaktif. Dalam model analisis ini, tiga komponen utama yaitu reduksi data, sajian data dan panarikan simpulan serta verifikasinya (HB. Sutopo, 2002:91-93). Tiga komponen tersebut terlibat dalam proses analisis dan saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis. a. Reduksi Data Kegiatan ini merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian yang bertujuan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting yang muncul dari catatan dan pengumpulan data. Proses ini berlangsung terus-terus menerus sampai laporan akhir penelitian selesai. b. Sajian Data Merupakan

sekumpulan

informasi

tersusun

yang

memberi

kemungkinkan adanya penarikan simpulan dan pengambilan tindakan c. Penarikan Simpulan dan Verifikasinya Setelah memahami arti dari berbagai hal yang meliputi berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan-pencatatan peraturan, pernyataan-pernyataan, konfigurasi-konfigurasi yang mungkin, alur sebab akibat, akhirnya peneliti menarik kesimpulan

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (menggantikan UU No. 22/1999). Pemerintah kota disamping dituntut lebih professional

didalam memberikan

keleluasaan kepada Pemerintah Kota untuk menyelenggarakan otonomi guna untuk menentukan dan melaksanakan kebijakan atas prakarsa sendiri berdasarkan dengan potensi daerah. Hal tersebut membawa konsekuen dalam sistem penyelenggaraan pemerintahan

dimana

asas

dekonsentrasi

yang

dahulu

terdapat

dipemerintah Pusat, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (menggantikan UU No 22 Tahun 1999) terjadi

perubahan,

dimana

daerah

terbentuk

berdasarkan

asas

desentralisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998 Tentang Penyerahan Sebagian Urusan Pemerintah di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah Kota Surakarta mengeluarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang Susunan Organisasi dan tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk didalamnya mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ini, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan urusan Pusat sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ini berdiri pada tanggal 1 januari 2001, commit to dimana user 1 (satu) hari sebelumnya yaitu 21



pada tanggal 31 desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya. Dengan demikian mulai 1 januari 2001 segala hal yang berkaitan dengan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi tugas dan wewenang Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi Menurut perda Nomor 6 Tahun 2001, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki tugas pokok, visi, dan misi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mempunyai tugas untuk menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. 2. Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah professional dalam pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik. 3. Misi Adapun misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Surakarta adalah a.

Mewujudkan pelayanan masyarakat dibidang tertib administrasi kependudukan yang mudah, tepat, cepat, dan pasti.

b.

Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara professional

c.

Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif

d.

Melaksanakan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima

e.

Memberikan kontribusi kepada Pendapatan Asli Daerah (PAD) dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah

C. Susunan Organisasi Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta berdasarkan perda Nomor commit 6 tahun to 2001, userterdiri dari:



1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha, terdiri dari : a. Sub Bagian Umum b. Sub Bagian Kepegawaian c. Sub Bagian Keuangan 3. Sub Dinas Program, terdiri dari : a. Seksi Perencanaan b. Seksi Pengendalian 4. Sub Dinas Kependudukan, terdiri dari : a. Seksi Pendaftaran Penduduk b. Seksi Mutasi Penduduk 5. Sub Dinas Catatan Sipil, terdiri dari: a. Seksi perkawinan dan perceraian b. Seksi kelahiran, kematian, pengakuan,dan pengesahan anak 6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi, terdiri dari : a. Seksi pengelolaan dokumen b. Seksi pelayanan dokumen c. Seksi penyuluhan 7. Kelompok Jabatan Fungsional,terdiri dari : a. Pranata komputer b. Aspirasi c. Pustakawan

Untuk lebih jelas susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta tersebut akan digambarkan pada gambar 2.1. sebagai berikut :

commit to user



Gambar 2.1.Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

KEPALA SEKRETARIAT KELOMPOK JABATAN FUNGSION AL

SUB BAGIAN UMUM

BIDANG DATA DAN STATISTIK

BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

BIDANG PENCATATAN SIPIL

SUB BAGIAN KEUANGAN

BIDANG DOKUMEN DAN INFORMASI

SEKSI PENGOLAHA N DATA DAN STATISTIK

SEKSI PENDAFTAR AN PENDUDUK

SEKSI PERKAWINAN DAN PERCERAIAN

SEKSI KEARSIPAN DOKUMEN

SEKSI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

SEKSI MUTASI PENDUDUK

SEKSI KELAHIRAN KEMATIAN PENGAKUAN ANAK DAN PENGESAHAN ANAK

SEKSI PENYULUHA N DAN PELAYANAN INFORMASI

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural Berdasarkan Keputusan Walikota Nomor 26 tahun 2001 tentang pedoman uraian tugas dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta, maka uraian tugas jabatan struktural Dinas Kendudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di commit to user bidang kependudukan dan catatan sipil, meliputi :



a. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas sesuai dengan program pembangunan daerah (Propeda). b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk atau arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Mengawasi, memeriksa, dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kerja. e. Merumuskan

kebijakan

teknis

pemberian

bimbingan,

dan

pembinaan di bidang bina program, kependudukan, catatan sipil, serta dokumentasi dan informasi. f. Menyelenggarakan penyuluhan serta dokumentasi kependudukan dan catatan sipil. g. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional. h. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna kelancaran pelaksanaan tugas.

2. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala Dinas, meliputi: a. Sub Bagian Umum Sub bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, pengadaan, perjalanan dinas, rumah tangga, pengelolaan inventaris, pengaturan penggunaan kendaraan dinas serta perlengkapanya, hubungan masyarakat dan sistem jaringan Dokumentasi dan informasi Hukum. b. Sub Bagian Kepegawaian Sub bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi kepegawaian, antara lain meliputi : 1) Menyimpan dan mengelola bahan penyusunan rencana commit to user kebutuhan pegawai.



2) Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala dan tunjangan. 3) Mengelola data dan dokumentasi pegawai. 4) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan calon peserta ujian dinas pegawai. 5) Mengusulkan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 6) Menyiapkan dan memproses Daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi (LP2P) c. Sub Bagian Keuangan Sub

Bagian

Keuangan

mempunyai

tugas

melaksanakan

pengelolaan administrasi keuangan, antara lain meliputi : 1) Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Daftar Usulan Kegiatan daerah (DUKDA) dan Daftar Usulan Proyek Daerah (DUPDA). 2) Menyusun Daftar Isian Kegiatan Daerah (DIKDA) dan Daftar Isian Proyek Daerah (DIPDA) atas anggaran yang telah ditetapkan. 3) Melakukan pengawasan laporan keuangan bendahara rutin dan pembangunan. 4) Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran dan bahan perhitungan anggaran. 5) Menyelenggarakan teknis dan tertib administrasi pembukuan, pertanggung jawaban dan laporan keuangan. 6) Menyelenggarakan pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji pegawai. 3. Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan dinas, monitoring dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkancommit oleh kepala dinas, meliputi : to user



a. Seksi Perencanaan Seksi Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan menyajikan data sebagai bahan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas. b. Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan monitoring dan pengendalian, analisa, dan evaluasi data, serta menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas.

4. Sub Dinas Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan pendaftaran dan mutasi penduduk sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, antara lain meliputi : a. Merencanakan dan melaksanakan pembinaan teknis di bidang pendaftaran dan mutasi penduduk. b. Mengumpulkan dan mengolah data dan informasi kependudukan. c. Menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan d. Melaksanakan administrasi kependudukan. Sub Dinas Kependudukan ini, terdiri dari : a. Seksi Pendaftaran Penduduk Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan pendaftaran penduduk, antara lain meliputi : 1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan pendaftaran penduduk. 2) Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK). 3) Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT). commit to user



4) Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam penerbitan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT). b. Seksi Mutasi Penduduk Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi : 1) Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan mutasi penduduk. 2) Melaksanakan pelayanan transmigrasi. 3) Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke daerah asal.

5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan, penertiban, dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, meliputi : a. Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran, perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan pengesahan anak diluar kawin serta kematian beserta pendukungnya. b. Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan perubahan akta catatan sipil. c. Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang mengalami kesulitan. d. Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan administrasi penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta catatan sipil. Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari : a. Seksi Perkawinan dan perceraian Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan dan perceraian, termasuk penerbitan salinan kutipan dan perubahan. commit to user



b. Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian, pengakuan dan pengesahan anak dan adobsi, serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya. 6. Sub

Dinas

Dokumen

dan

Informasi

mempunyai

tugas

menyelenggarakan pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen dan informasi, serta melaksanakan penyuluhan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi ini terdiri dari : a. Seksi Kearsipan Dokumen Seksi Kearsipan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukannya. Dalam kearsipan dokumen ini memiliki visi dan misi sebagai berikut: 1) Visi seksi kearsipan dokumen adalah pengarsipan yang bertanggung

jawab

untuk

terselenggaranya

pelayanan

pencatatan sipil yang berkualitas. 2) Misi seksi kearsipan dokumen adalah menyelenggarakan pengarsipan akta yang efektif dan efisien dan mengembangkan administrasi arsip demi terwujudnya pelayanan yang berkualitas b. Seksi Pelayanan Dokumen Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi pelayanan dokumen. c. Seksi Penyuluhan Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan serta menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan. commit to user



E. Jenis Pelayanan Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan pendaftaran penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk yaitu mencakup kegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta perubahannya yang meliputi: 1. Kartu Tanda Penduduk 2. Kartu Keluarga 3. Kartu Identitas Anak 4. Kartu Identitas Tamu 5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi pelayanan akta otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu: 1. Akta Kelahiran 2. Akta Perkawinan 3. Akta Perceraian 4. Akta Kematian 5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak 6. Akta Pengangkatan Anak 7. Akta Perubahan Nama Selain pendaftaran penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayanan yaitu Kutipan Akta dan Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan pokok yang dikutip dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nama. Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan lengkap akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil. commit to user



Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat digunakan demi kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang digunakan dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pemberian pelayanan di bidang kependudukan dan catatan sipil. Lebih lanjut pada tabel 3.1. akan disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sebagai berikut: Tabel 3.1 Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011 No

Jenis Inventaris

Jumlah

1

Ruangan

9

2

Meja

61

3

Kursi

160

4

Almari Besi

15

5

Almari Kayu

5

6

Filling Kabinet

15

7

Mesin Ketik

12

8

Komputer

30

9

Printer

30

10

Mesin Fax

1

11

Pesawat Telepon

3

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan yang dimiliki Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu: 1. Ruang Kepala Dinas 2. Ruang Tata Usaha (Bagian Umum) 3. Ruang Tata Usaha (Bagian Kepegawaian) 4. Ruang Rapat 5. Ruang Bina Program

commit to user



6. Ruang Perkawinan 7. Ruang Kependudukan 8. Ruang Catatan Sipil 9. Ruang Dokumen dan Informasi

F. Dasar Hukum a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa. b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang Pencatatan Sipil Golongan Tionghoa. c. Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad

1927 No. 564 tentang

Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia. d. Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang Pencatatan Sipil bagi golongan

Indonesia, Jawa, Madura dan

Minahasa. e. KUH Perdata ( BW ). f. UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan. g. UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak. h. Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 Tahun 1974. i. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil. j.

Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Perda No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta commit to user

Catatan Sipil. k.

Keputusan



Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun

2004 tentang

Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan. k. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo 151/1/2005 tentang

No 470 /

Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi

Kependudukan. l. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002. m. Peraturan

Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005

tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Di Daerah.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN Prosedur kearsipan merupakan suatu rangkaian kerja yang sudah menjadi kegiatan yang harus dilakukan dalam melakukan kearsipan yang baik dan tepat untuk menjaga keutuhan dan keamanan arsip. Prosedur ini juga untuk menunjang agar kinerja petugas atau staf arsip terlaksana dengan baik dan menghindari resiko-resiko yang menyebabkan arsip tidak dapat dipakai lagi, rusak maupun hilang. Alur dari prosedur kearsipan pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dapat dilihat dalam gambar 4.1 sebagai berikut: Gambar 4.1 Alur Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Memisahkan dan Mengurutkan Arsip Akta Kelahiran

Pembuatan Backup dan Penulisan di Buku Register

Menyimpan Arsip Akta Kelahiran

Penyusutan Arsip Akta Kelahiran

Menemukan Arsip Akta Kelahiran Kembali

Pemeliharaan Arsip Akta Kelahiran

A. Memisahkan dan Mengurutkan Arsip Akta Kelahiran Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Karena akta kelahiran ada tujuh macam, jadi tidak mungkin arsip dari akta kelahiran yang bermacam-macam tersebut dicampur, maka harus dipisah-pisahkan untuk mengurangi resiko hilang. Macam-macam akta kelahiran sebagai berikut: 1. Akta Kelahiran Umum Baru commit to user 34



2. Akta Kelahiran Terlambat Pendaftaran 3. Akta Kelahiran Dispensasi 4. Akta Kelahiran Istimewa 5. Akta Kelahiran Anak Angkat atau Adopsi 6. Akta Kelahiran Yang Tinggal di Panti Asuhan atau Yayasan Jadi tiap tumpukan arsip akta kelahiran itu berbeda-beda jenis kelahirannya, sehingga dari tumpukan yang berbeda-beda tadi diurutkan satu persatu berdasarkan nomor pendaftaran dari masing-masing akta kelahiran. Arsip akta kelahiran berisi beberapa macam dokumen yang penting untuk memperkuat bukti bahwa arsip tersebut tidak disalah gunakan untuk tindak kejahatan dengan pemalsuan data. Sistem pengurutan arsip akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah menurut nomor pendaftaran dan tanggal pendaftaran. Setelah pemohon mengisi lengkap syarat-syarat yang diperlukan dalam mengajukan permohonan akta kelahiran, maka syarat-syarat yang dibawa oleh pemohon tadi disusun secara rinci untuk disimpan apabila di suatu saat membutuhkan syarat-syarat tadi untuk keperluan tertentu. Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas (mengelompok). Isi dari arsip akta kelahiran itu berbeda-beda menurut jenis akta kelahirannya. Berikut ini adalah isi dari arsip akta kelahiran: 1. Arsip Akta Kelahiran Umum Baru a. Formulir permohonan akta kelahiran. b. Fotokopi Kartu Keluarga orang tua. c. Fotokopi KTP kedua orang tua. d. Fotokopi surat nikah orang tua yang dilegalisir. e. Surat keterangan dokter. f. Surat keterangan lahir dari kelurahan. commit to user g. Fotokopi KTP saksi kelahiran.



h. Surat pernyataan dari orang tua. i. Fotokopi dokumen imigrasi bagi pemohon WNA yang dilegalisir oleh Instansi yang berwenang. 2. Arsip Akta Kelahiran Terlambat Pendaftaran a. Formulir permohonan akta kelahiran. b. Fotokopi Kartu Keluarga orang tua. c. Fotokopi KTP kedua orang tua. d. Fotokopi surat nikah orang tua yang dilegalisir. e. Surat keterangan dokter. f. Surat keterangan lahir dari kelurahan. g. Surat keterlambatan yang ditanda tangani Lurah dan Camat. h. Ijazah pendidikan bagi yang mempunyai ijazah pendidikan. i. Surat pernyataan dari orang tua. j. Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil bermaterai cukup. 3. Arsip Akta Kelahiran Dispensasi a. Formulir permohonan akta kelahiran. b. Fotokopi Kartu Keluarga orangtua. c. Fotokopi KTP kedua orang tua. d. Fotokopi surat nikah orang tua yang dilegalisir. e. Surat keterangan dokter. f. Surat keterangan lahir dari kelurahan. g. Surat keterlambatan yang ditanda tangani Lurah dan Camat. h. Ijazah pendidikan bagi yang mempunyai ijazah pendidikan. i. Surat pernyataan dari orang tua. j. Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil bermaterai cukup. 4. Arsip Akta Kelahiran Istimewa a. Formulir permohonan commit akta kelahiran. to user



b. Surat penetapan dari pengadilan negeri beserta surat permohonan dari catatan sipil untuk mengajukan sidang di pengadilan negeri. c. Fotokopi Kartu Keluarga orang tua. d. Fotokopi KTP kedua orang tua. e. Fotokopi surat nikah orang tua yang dilegalisir. f. Surat keterangan dokter. g. Surat keterangan lahir dari kelurahan. h. Surat pernyataan dari orang tua. i. Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil bermaterai cukup. 5. Arsip Akta Kelahiran Anak Angkat atau Adopsi a. Formulir permohonan akta kelahiran. b. Surat penetapan dari pengadilan negeri. c. Fotokopi Kartu Keluarga orang tua asli dan orang tua angkat. d. Fotokopi KTP kedua orangtua asli dan orang tua angkat. e. Fotokopi surat nikah orang tua asli dan orang tua angkat yang dilegalisir. f. Surat keterangan dokter. g. Surat keterangan lahir dari kelurahan. h. Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil bermaterai cukup. 6. Arsip Akta Kelahiran Yang Tinggal di Panti Asuhan atau Yayasan a. Formulir permohonan akta kelahiran. b. Fotokopi Kartu Keluarga bagi yang punya. c. Fotokopi KTP kedua orangtua bagi yang punya. d. Surat keterangan dokter bagi yang punya. e. Surat pengantar dari panti ashan atau yayasan yang bersangkutan. f. Fotokopi KTP penanggung jawab panti asuhan atau yayasan yang bersangkutan. commit to user



g. Fotokopi Kartu Keluarga penanggung jawab panti asuhan atau yayasan yang bersangkutan. h. Fotokopi akta pendirian panti asuhan atau yayasan yang dilegalisir oleh Instansi yang berwenang. i. Permohonan persetujuan penerbitan Akta Catatan Sipil bermaterai cukup. Dari semua dokumen yang terdapat dalam arsip akta kelahiran kadang ada yang tidak komplit karena ada yang sebagian tercecer diruang pelayanan sebelum masuk ke bidang dokumen. Maka dari itu keutuhan arsip akta kelahiran tidak dapat terjaga, bahkan dalam arsip kadang-kadang hanya ada beberapa dokumen saja. Walaupun cuma berisi beberapa dokumen, arsip itu tetap harus dijaga agar dapat digunakan kembali karena arsip yang sedikit atau banyak sama bergunanya dan sangat penting.

B. Pembuatan Back-up dan Penulisan di Buku Register Sekali arsip akta kelahiran hilang sungguh sulit untuk membuat arsip itu kembali karena kemungkinan untuk mengembalikan arsip itu sangat kecil. Maka nilai arsip itu sebagai bukti dari suatu peristiwa penting menghilang dan tidak mungkin bisa ditemukan lagi. Karena itulah dianjurkan untuk membuat back-up dari arsip akta kelahiran dan dianjurkan untuk menyimpanya ditempat yang berbeda, sehingga jika file yang satu hilang atau hancur dapat diperbarui dengan berdasarkan file yang masih utuh dan disimpan di lain tempat. Dokumen kelahiran merupakan dokumen resmi dengan nilai hukum maka memerlukan penyimpanan yang permanen. Ini berlaku pada dokumen asli dan salinannya yang dibuat untuk keperluan back-up. Penyimpanan arsip akta kelahiran harus sesuai dengan urutan yang dipakai, apabila ada salah satu bagian dari arsip kelahiran tercecer atau terpisah dari bagiannya, maka harus segera dikembalikan pada urutan bagiannya. commit to user



Ada dua jenis sistem yang digunakan untuk membuat file back-up arsip akta kelahiran, yaitu sebagai berikut: 1. Sistem Berbasis Kertas Sistem ini terdiri dari file atau catatan-catatan yang tidak dibundel dan catatan-catatan yang sudah diurutkan dan dibundel menjadi buku. Data tersebut di masukan baris demi baris sesuai urutannya kedalam kumpulan yang belum di bundel. 2. Sistem Berbasis Komputer Sistem ini terdiri dari file atau catatan-catatan yang dimasukan kedalam komputer melaui sebuah aplikasi yang memungkinkan untuk menyimpan semua catatan yang dimasukan dan mengurutkannya. Dari dua jenis sistem tadi, sistem yang berbasis komputer dipakai oleh pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta di bagian data dan yang dipakai oleh pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta di bagian arsip adalah sistem berbasis kertas. Dalam sistem yang berbasis kertas, ada langkah-langkah yang harus diambil untuk penyediaan dan pemeliharaan back-up yang aman bagi arsip utamanya, yaitu sebagai berikut: 1. File back-up untuk masing-masing arsip utama akta kelahiran harus dibuat dan disimpan secara aman untuk mengurangi resiko-resiko yang mungkin terjadi. 2. File back-up harus disimpan ditempat yang berbeda dari arsip utama akta kelahira untuk menjaga keamanan apabila terjadi sesuatu yang mengakibatkan salah satu dari file back-up atau arsip utama akta kelahiran menjadi rusak maka salah satunya bisa selamat dari resiko kerusakan bahkan bisa hilang. 3. File back-up harus dijaga dan diawasi agar dapat mengikuti waktu atau up commit to user to date.



4. File back-up memiliki usia yang terbatas dan perlu disalin kembali dari waktu ke waktu. Dari tempat yang digunakan dalam menyimpan file backup juga mempengaruhi usia file back-up. Kebutuhan untuk menyalin file back-up juga bisa karena adanya perubahan dalam teknologi yang semakin lama semakin canggih. Penuaan dokumen kertas yang dipakai dengan memburamnya tinta dan kerapuhan kertas merupakan hal yang tak terhindarkan. Bila beberapa dokumen di tempat penyimpanan memerlukan penggantian karena hilang, mungkin perlu untuk membuat kembali beberapa atau seluruh catatan dari masing-masing file yang menghilang secara tak terduga. Tindakan yang lebih aman dan efisien adalah membuat salinan dari catatan di ruang pelayanan pembuatan akta kelahiran secara bulanan. Dengan cara itu, ada satu sumber file secara berkelanjutan yang dapat secara tepat dibuat ketika kabutuhan timbul. Tujuan pembuatan file back-up akta kelahiran merupakan upaya pengamanan yang dasar dalam perawatan dan pengawasan akta kelahiran. Setelah pembuatan back-up selesai, maka selanjutnya mencatatakan dalam buku register akta kelahiran. Buku register akta kelahiran merupakan buku yang dipakai untuk tempat penampungan data akta kelahiran yang diurutkan sesuai nomor pendaftaran dan dengan ketentuan bahwa data yang terdapat dalam register dapat diproses dalam berbagai situasi yang memungkinkan apabila data dalam buku ini dibutuhkan untuk membuat akta atau surat catatan sipil. Buku register ini berguna untuk mencari arsip secara cepat dan tepat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat contoh buku register akta kelahiran pada gambar 4.2 sebagai berikut:

commit to user



Gambar 4.2 Contoh Buku Register Akta Kelahiran

Sumber : Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Buku ini juga berguna dalam pembuatan akta kelahiran apabila akta yang pertama pemohon hilang atau karena kelalaian pemohon yang mengakibatkan akta tersebut menjadi hancur atau rusak dan tidak dapat dipakai. Syarat-syarat penulisan dalam buku ini terdapat informasi-informasi yang sangat penting, informasi itu adalah sebagai berikut: 1. Hari dan tanggal permohonan akta kelahiran 2. Nama dan tanda tangan Kepala Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta 3. Nama, umur, tempat tinggal dan pekerjaan pelapor 4. Nama yang dicantumkan dalam akta 5. Waktu kelahiran 6. Tempat kelahiran 7. Nama, umur, tempat tinggal dan pekerjaan orang tua 8. Nama, umur, tempat tinggal dan pekerjaan saksi Untuk lebih rinci dan jelas tentang isi informasi yang terdapat dalam buku commit to user register akta kelahiran, dapat dilihat pada gambar 4.3 sebagai berikut:



Gambar 4.3 Contoh Isi Dari Buku Register Akta Kelahiran


Semua informasi tersebut harus ada, karena informasi dalam buku register ini akan dicocokan dengan arsip akta kelahiran yang bersangkutan. Bila ada yang tidak cocok dalam informasi tersebut, akta kelahiran yang baru atau akta kutipan kedua tidak akan disetujui kecuali ada persetujuan dari kepala bagian yang mengurusi akta kelahiran. Maka petugas harus teliti dan jeli dalam penulisan di buku register, karena kesalahan dari petugas bisa menyulitkan pemohon dalam mencari akta kelahiran pengganti.

C. Menyimpan Arsip Akta Kelahiran Setiap lembar arsip merupakan sarana yang berisi informasi penting, maka harus disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang dilengkapi peralatan dan perlengkapan yang memadai dan tenaga ahli di bidangnya, karena penataan arsip yang kurang baik akan menghambat kelancaraan pekerjaan. Agar dapat menyimpan commit todengan user baik maka harus mengikuti



prosedur penyimpanan, untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada gambar 4.4 sebagai berikut :

Gambar 4.4 Alur Menyimpan Arsip Akta Kelahiran Pemeriksaan arsip

Penomoran arsip

Pengkodean arsip

Penempatan arsip

Klarifikasi arsip

Penyortiran arsip

1. Pemeriksaan arsip Langkah ini adalah langkah agar arsip yang akan disimpan itu adalah arsip yang memang memuat informasi-informasi yang penting dan harus disimpan. Pemeriksaan dilihat dengan cara melihat semua arsip yang akan disimpan apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu lengkap atau tidaknya. Semua arsip akta kelahiran diperiksa satu per satu agar bisa dilakukan pemeriksaan yang akurat sehingga tidak ada satupun bagian dari arsip akta kelahiran yang tercecer maupun yang belum di masukan kedalam arsip sesuai dengan bagian masing-masing agar keutuhan dari arsip dapat terjaga. Kadang ada arsip lain atau barang lain yang menyelip dalam arsip, maka harus segera dikeluarkan. 2. Penomoran arsip Penomoran adalah pekerjaan memberi nomor pada halaman depan bagian atas tengah arsip akta kelahiran. Nomor yang dicantumkan adalah dalam bentuk garis gelombang dengan warna yang lain dari warna tinta ketikan pada surat. Disamping itu kode juga dapat dalam bentuk kata-kata commit to user yang ditambahkan pada surat. Syarat-syarat dalam pengkodean yaitu



sederhana, mudah diingat dan mudah untuk menuliskannya. Contoh penulisan nomor pada arsip akta kelahiran bisa dilihat pada gambar 4.5 berikut: Gambar 4.5 Contoh Penomoran Arsip

01/2009 Keterangan: a. 01

: nomor urut permohonan yang dihitung tiap tahunnya.

b. 2009

: merupakan tahun permohonan yang diajukan pelapor.

3. Pengkodean arsip Proses memberikan

kode ke arsip akta kelahiran sehingga dapat

ditemu balik secara tepat dan cepat. Penentuan istilah kode yang tepat memungkinkan temu balik arsip akta kelahiran dengan tepat dan cepat. Kode merupakan tulisan pada arsip yang dapat menentukan isi dari arsip itu. Baik tidaknya sebuah kode sangat bergantung kepada sejauh mana istilah-istilah yang dipilih menjadi kode dapat memberikan keterangan tentang isi dari dokumen tersebut dan dapat memperkuat isi arsip akta kelahiran. Syarat-syarat pengkodean yaitu singkat, jelas, mudah diingat, berorientasi kepada kebutuhan pemakai dan merupakan kata yang mudah dimengerti, diambil atau ditentukan dari isi arsip akta kelahiran. Kode arsip akta kelahiran ada 6 macam, yaitu sebagai berikut: a) Kode LB digunakan untuk pemohon akta kelahiran umum baru. b) Kode TP digunakan untuk pemohon akta kelahiran terlambat pendaftaran. c) Kode DIS digunakan untuk pemohon akta kelahiran dispensasi. d) Kode LIS digunakan untuk pemohon akta kelahiran istimewa. e) Kode LA digunakan untuk pemohon akta kelahiran anak angkat atau adopsi.

commit to user



f) Kode LP digunakan untuk pemohon akta kelahiran anak yang tinggal di panti asuhan atau yayasan. Kode tersebut diambil dari masing-masing golongan akta kelahiran, jadi mudah di ingat dan dari kode itu dapat disimpulkan isi dari kumpulan arsip tersebut. Contoh penulisan kode pada kumpulan arsip akta kelahiran atau berkas akta kelahiran yang belum dijilid bisa dilihat pada gambar 4.6 sebagai berikut: Gambar 4.6 Contoh Penulisan Kode Pada berkas Yang Belum Dijilid

Tempel

01-50 TH.2009 LB Keterangan : a. Tempel b. 01-50

: tempat untuk menempelkan pada berkas. : nomor urut permohonan.

c. TH.2009 : tanggal permohonan akta kelahiran. d. LB

: kode dari salah satu jenis akta kelahiran.

Untuk berkas atau kumpulan akta kelahiran yang sudah dijilid, pengkodeannya dapat ditempatkan pada samping berkas akta kelahiran yang sudah dijilid, Contoh penulisan kode pada kumpulan arsip akta kelahiran atau berkas akta kelahiran yang sudah dijilid bisa dilihat pada gambar 4.7 sebagai berikut:

commit to user



Gambar 4.7 Contoh Penulisan Kode

LB TH.2009 01-50 L Keterangan : a. LB

: kode dari salah satu jenis akta kelahiran.

b. TH.2009

: tanggal permohonan akta kelahiran.

c. 01-50

: nomor urut permohonan.

d. L

: kode dari kelahiran

4. Penyortiran arsip Penyortiran adalah suatu kegiatan memilah-milahkan arsip dan yang bukan arsip termasuk arsip yang tidak bernilai guna lagi, juga kertas atau sesuatu yang menyelip didalam arsip akta kelahiran penyortiran dapat dilakukan diatas meja. Cara kerjanya tergantung kepada masalah-masalah yang ada pada arsip akta kelahiran tersebut, masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan ini adalah sebagai berikut: a. Arsip yang beda tanggal mengelompok jadi satu, maka harus dipilahpilahkan sesuai tanggal permohonan. b. Meneliti apakah formulir pendaftaran masih ada didalam arsip, karena pegawai bidang pelayanan pembuatan akta kelahiran kadang lupa mengambil formulir yang bukan termasuk dalam arsip akta kelahiran. Contoh formulir pendaftaran dapat dilihat pada gambar 4.8 sebagai berikut: Gambar 4.8 Contoh Formulir Pendaftaran No

:

Guna

:

Nama

:

Alamat Tanggal :

: commit to user



Keterangan : 1) No

: Nomor Pendaftaran.

2) Guna

: Kepentingan

3) Nama

: Nama pemohon.

4) Alamat : Alamat pemohon. 5) Tanggal : Tanggal permohonan.

5. Klarifikasi arsip Klasifikasi adalah pengelompokkan secara sistematis terhadap sejumlah arsip akta kelahiran berdasarkan jenis dari akta kelahiran yang sama. Mengklasifikasikan arsip berarti memisahkan arsip atas dasar perbedaan jenis akta kelahiran dan

di lanjutkan dengan mengurutkan

dengan dasar tanggal permohonan akta kelahiran, yang merupakan dasar untuk

penataan

arsip

secara

sistematis

sehingga

memudahkan

penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Syarat-syarat klasifikasi yaitu daftar klasifikasi harus dibuat secara tertulis sehingga dapat menjadi panduan dengan berdasarkan kode yang di pakai dalam pengarsipan arsip akta kelahiran. 6. Penempatan arsip Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta terdapat satu ruang untuk menyimpan arsip, jadi arsip dari akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, dan akta perceraian tertata dalam satu ruangan tersebut. Dalam proses menempatkan memerlukan ketelitian sebab sekali arsip akta kelahiran salah letak di dalam penyimpanan, maka arsip akta kelahiran tersebut sulit ditemukan kembali atau bisa hilang. Arsip akta kelahiran yang sudah hilang di dalam ruangan sangat sukar ditemukan, apalagi pada ruangan yang daya tamping atau volumenya besar. Oleh sebab itu pekerjaan ini harus dilakukan dengan teliti dan sabar. Dalam proses penyimpanan yang mempergunakan map atau ordner maka commit to user



ordner mapnya diberi kode yang sesuai dengan kode dari jenis akta itu sendiri. Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, penempatan arsip kelahiran diletakan dalam filling cabinet. Pada filling cabinet sudah diurutkan sesuai tanggal dan tahun permohonan, sehingga penempatan arsip akta kelahiran yang baru masuk ke bagian arsip tinggal meletakkan sesuai alur urutan tanggal dan tahunnya. Untuk lebih jelasnya tentang penyimpanan arsip akta kelahiran dalam filling cabinet dapat dilihat dalam gambar 4.9 berikut :

Gambar 4.9 Tempat Penyimpanan Arsip Akta Kelahiran


D. Pemeliharaan Arsip Akta Kelahiran Salah satu tanggung jawab utama pagawai arsip adalah untuk menjamin bahwa arsip-arsip itu akan disimpan secara aman, terjaga dari kehancuran atau bentuk bahaya lainya. Karena kebanyakan fasilitas yang ada diruang arsip bisa commit to user terkena resiko kebakaran, hancur akibat air dan bahaya lainya. Langkah-



langkah postif harus diambil terlebih dahulu untuk menghadapi bencana yang memungkinkan pergantian dokumen yang hilang atau hancur. Dalam waktu lama, arsip-arsip dapat tak terbaca akibat usianya yang sudah tua atau karena sejumlah penggunaan yang terlalu sering. Kesulitan dalam menangani arsip akta kelahiran yang sudah berumur tua perlu diantisipasi secara penuh, dengan mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menyelamatkannya sebelum arsip-arsip akta kelahiran itu terlalu sulit untuk dikelola yaitu dengan perawatan yang tepat yaitu sebagai berikut: 1. Membersihkan arsip akta kelahiran secara berkala dari berbagai macam benda yang mengotori arsip akta kelahiran seperti debu, kotoran tikus dan kertas-kertas yang tidak berguna. 2. Menempelkan apabila ada salah satu dari arsip akta kelahiran yang mengelupas atau lepas dari kumpulanya. 3. Apabila ada yang meminjam kadang pengembalianya hanya di taruh diatas meja dan tidak ditempatkan pada tempatnya, maka harus dikembalikan kepada tempatnya berdasarkan jenis akta kelahiran, nomor dan tahun pendaftaran. Diperlukan pemahaman terhadap faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan arsip dan langkah-langkah perlindungan untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi arsip akta kelahiran. Karena kebutuhan untuk menyimpan arsip akta kelahiran secara permanen bagi penggunanya yang beragam oleh individu, instansi resmi seperti dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota surakarta mempunyai tugas untuk menjaga dan menyimpan arsip kelahiran ini agar terhindar dari faktor yang menyebabkan kerusakan arsip. Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip yaitu faktor intern dan faktor ekstern: commit to user



1. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahanbahan arsip itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Akibatakibat yang disebabkan dari faktor ini adalah sebagai berikut: a) Kehilangan secara fisik akibat usia kertas yang sudah cukup tua. b) Tulisan yang sudah tidak terlihat karena semakin tua arsip itu maka tintanya semakin memburam. 2. Faktor ekstern adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip. Akibat-akibat yang disebabkan dari faktor ini adalah sebagai berikut: a) Salah dalam penanganan oleh petugas. b) Dikerat binatang seperti tikus. c) Terkena bencana seperti kebakaran, gempa bumi dan banjir. Perawatan fisik arsip merupakan usaha untuk mencegah dan mengatasi kerusakan arsip yang disebabkan oleh dua faktor tersebut. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut: 1. Membersihkan ruangan dilakukan setiap hari, supaya debu yang melekat pada arsip menghilang. 2. Memberi pengharum ruangan dan camper supaya terhindar dari serangga pemakan kertas. 3. Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak dengan cara member setepler pada kertas yang rusak karena arsip yang sudah sangat lama tersimpan menyebabkan arsip semakin mudah rusak, kertas arsip semakin menguning, serta warnanya pudar. 4. Memperhatikan ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan arsip supaya sirkulasi udara baik dan diberikan kipas angin pada ruangan angin yang bertujuan untuk mengurangi kelembaban udara serta kepengapan dalam ruangan, karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap arsip. commit to user



5. Menambal arsip yang sobek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang baik supaya arsip tetat dapat dipergunakan. 6. Menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat yang menempel pada kertas arsip. 7. Menjadikan satu map arsip-arsip yang belum dijilid. Prosedur kearsipan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta sudah baik dari mulai pencatatan sampai dengan pengelolaan, namun terkadang juga ditemuai beberapa kendala, diantaranya : 1. Didalam pengkodean terkadang dilakukan dengan tulisan tangan, sebagian di ketik menggunakan komputer, hal tersebut dikarenakan petugas terdahulu yang sekarang telah dilakukan mutasi kurang memperhatikanya. 2. Masih ada cover jilid yang warnanya tidak sesuai dengan isi arsip didalamnya. 3. Dalam penyimpanan arsip akta kelahiran maupun register terkadang tidak sesuai tempatnya atau salah masuk dalam jenis arsip lain. 4. Belum semua arsip akta kelahiran telah di jilid. Terkait dengan hal tersebut seksi pengelolaan dokumen yaitu Ibu Widi menyatakan sebagai berikut : Prosedur kearsipan akta kelahiran pada di sini sudah cukup baik mas, dari mulai pencatatan dan di verifikasi oleh dokumentasi dan pada akhirnya diserahkan kepada kita untuk dikelola, namun terkadang ada masalah, seperti warnanya cover tidak sesuai dengan isinya, kita pusing mencarinya, ketika mencari di satu deret jenis arsip arsip yang kita cari tidak ketemu ternyata masuk di jenis arsip lain, banyak berkas yang belum dijilid sehingga merepotkan untuk mencarinya. ( Sumber : wawancara 14 Februari 2011 ) Pernyataan tersebut dibenarkan oleh rekan kerja yang juga seksi pengelolaan dokumen yaitu Ibu Endah menyatakan sebagai berikut : Saya dengan pak joko pernah mencari berkas atau register sampai pusing, tapi tidak ketemu, akhirnya ketemu juga setelah empat hari, sampai-sampai dinas ini dituntut ke pengadilan karena arsip yang commit to user diinginkan tidak ketemu-temu, yang kami cari ternyata disimpan



didalam lemari kayu dan belum di jilid, kami tidak merasa menyimpan arsip tersebut dalam lemari, setelah kami pikir-pikir yang menyimpan adalah pegawai sebelum kita ditempatkan disini. ( Sumber : wawancara 14 Februari 2011 ) Pemeliharaan arsip haruslah mendapat perhatian secara lebih, baik arsip yang sering dicari maupun arsip yang jarang dicari karena arsip pada dasarnya akan dipakai namun entah kapan waktu digunakan/ pemakaian kembali, biasanya arsip yang sudah berumur di Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kota Surakarta banyak yang lapuk, tulisan luntur, terlebih kertas berlubang dimakan serangga sehingga informasi yang terdapat didalamnya sulit untuk diambil digunakan sebagai dasar penerbitan akta, meski hanya arsip namun didalam pemeliharaanya apabila dilakukan secara sembarangan maka nantinya akan berdampak buruk terhadap dinas tersebut.

E. Menemukan Arsip Akta Kelahiran Kembali Pada waktu tertentu pasti suatu arsip akta kelahiran diperlukan lagi karena kebutuhan dari pemohon yang ingin membuat kutipan kedua atau keperluan yang lainya. Pemilihan istilah untuk dijadikan kode oleh petugas arsip merupakan sesuatu yang penting dalam kegiatan temu-kembali arsip akta kelahiran, karena kode dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan dalam mencari arsip akta kelahiran yang begitu banyak dalam suatu ruangan atau tempat dan dari kode dapat disimpulkan isi dari kumpulan arsip akta kelahiran tersebut. Kode dari arsip akta kelahiran biasanya terdapat di sampul berkas dan bagian luar filing cabinet tempat untuk mengelompokan arsip akta kelahiran menurut jenis akta kelahiran dan sesuai urutan tanggal dan tahun permohonan akta kelahiran. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan penyimpanan arsip, jika penyimpanan arsip akta kelahiran tidak dilakukan dengan baik dan benar maka akan sulit untuk menemukan kembali arsip akta kelahiran dengan commit to user



cepat dan tepat. Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menggunakan sistem manual dalam kegiatan temu kembali arsip akta kelahiran. Karena arsip yang dimaksudkan adalah mengenai data-data kelahiran, maka untuk menemukanya kembali arsip akta kelahiran tergolong mudah dan tidak terlalu sulit. Hal ini disebabkan karena arsip tersebut sudah di pisah-pisahkan berdasarkan jenis akta kelahirannya dan sudah disusun berdasarkan nomor pendaftaran dan tahun pendaftaranya. Setelah arsip akta kelahiran yang diminta untuk ditemukan kembali sudah ketemu, maka segera dicatat dalam buku tempat mencatat arsip akta kelahiran yang dipinjam oleh bagian pelayanan, jadi petugas mempunyai bukti apabila arsip akta kelahiran itu belum dikembalikan oleh petugas bidang pelayanan pembuatan akta kelahiran ke petugas arsip. Apabila ada arsip akta kelahiran yang hilang atau rusak, buku itu dapat sebagai bukti apakah akta kelahiran itu hilang atau rusak sewaktu dipinjam atau tidak. Maka dalam kegiatan peminjaman arsip akta kelahiran harus selalu dicatat keluar masuknya arsip akta kelahiran, karena ini merupakan arsip rahasia dan untuk mencegah apabila terjadi penyalahgunaan arsip yang biasanya digunakan untuk tindakan kejahatan.

F. Penyusutan Arsip Akta Kelahiran Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi arsip yang sudah tidak terpakai dengan berbagai cara seperti di bakar, di cacah, dijadikan bubur dan masih banyak lagi cara-cara untuk memusnahkan arsip namun pada prinsipnya dalam pemusnahan arsip diusahakan tidak meningalkan bentuk fisik ketika arsip dibuang supaya kerahasiaanya tetap terjaga, namun arsip di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah arsip abadi, arsip yang selalu dipakai sebagai dasar untuk pembuatan akta maka tidak ada proses pemusnahan, arsip akan dipergunakan sampai batas waktu yang tidak user ditentukan, maka Penyusutan commit di DinastoPencatatan Sipil tidak berlaku.


digilib.uns.ac.id

BAB V KESIMPULAN

A. Kesimpulan Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh penulis selama kuliah kerja lapangan mengenai Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta selama lebih dari satu bulan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Prosedur Kearsipan Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta berdasarkan tata kerja desentralisasi, dimana tiap-tiap bagian mempunyai dan menyimpan arsipnya masing-masing karena keadaan gedung yang luas dan memiliki banyak bagian bidang. 2. Proses penyimpanan arsip akta kelahiran yang masih manual sehingga sering mengalami penumpukan arsip akta kelahiran dan hilangnya arsip akta kelahiran. Apabila arsip akta kelahiran dibutuhkan sewaktu-waktu, arsip akta kelahiran yang diarsipkan terkadang hilang atau rusak karena tidak terawat, dan kurangnya tenaga pengarsipan. 3. Pemeliharaan arsip akta kelahiran Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta sangat baik dengan memperbarui atau membetulkan arsip-arsip yang sulit dibaca atau rusak dan arsip akta kelahiran ditempatkan pada tempat yang layak. 4. Penemuan kembali arsip akta kelahiran dilakukan dengan cara manual. 5. Penyusutan arsip Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta karena petugas arsip menganggap arsip akta kelahiran merupakan arsip abadi.

commit to user 54



B. Saran Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh penulis selama kuliah kerja lapangan mengenai Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta selama lebih dari satu bulan dan pengetahuan yang diperoleh diperkuliahan, maka penulis memberikan saran sebagai berikut : 1. Peralatan yang digunakan harus lebih diperbanyak lagi mengingat banyaknya arsip akta kelahiran yang disimpan dan juga harus menggunakan peralatan yang lebih canggih agar pekerjaan bisa lebih efektif dan efisien. 2. Proses penyimpanan arsip akta kelahiran yang masih manual sehingga sering mengalami penumpukan arsip akta kelahiran dan hilangnya arsip akta kelahiran. Hal ini akan memperlambat pencarian arsip akta kelahiran dibutuhkan sewaktu-waktu, dalam proses penyimpanan arsip akta kelahiran

perlu

dibuat

sistem

secara

komputerisasi

sehingga

mempermudah pencarian arsip akta kelahiran dibutuhkan dan diperlukan juga tenaga penambahan tenaga pengarsipan sehingga arsip akta kelahiran tidak mengalami penumpukan dan hilangnya arsip akta kelahiran. 3. Pemberantasan hama arsip seperti tikus maupun rayap yang dapat merusak bahkan memakan arsip akta kelahiran dan pembersih debu yang terdapat pada arsip perlu ditingkatkan, untuk mencegah jamur yang bisa merusak dan memberi bintik-bintik hitam pada arsip akta kelahiran. 4. Perlunya penyusunan arsip akta kelahiran yang lebih terperinci lagi sehingga dapat mempercepat pencarian arsip akta kelahiran yang dibutuhkan. 5. Sebaiknya diadakan penyusutan arsip akta kelahiran agar dapar mengetahui arsip mana saja yang masih diperlukan dan untuk menghemat ruangan.

commit to user



6. Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran yang sedang berjalan Pada Bidang Arsip di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta secara keseluruhan sudah begitu baik dengan menggunakan cara manual. Hanya saja belum efektif dikarenakan kurangnya petugas atau staf pada Bidang Arsip. Apabila petugas atau staf ditambah, akan mempercepat kegiatan kearsipan, sehingga pemohon akan merasa puas oleh pelayanan yang diberikan oleh petugas atau staf bidang dokumen yang cepat dan tepat.

commit to user


digilib.uns.ac.id

Daftar Pustaka

HB Sutopo, 2002. Pengantar Penelitian Kualitatif (Dasar-Dasar Teoritis dan Praktis). Surakarta : Sebelas Maret University Press Ig Wursanto. 1991. Kearsipan 2. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia Moekijat. 1984. Kamus Management. Bandung : PT Alumni Pemerintah Kota Surakarta. 2001. Apa dan Bagaimana Membuat Akta Kelahiran. Surakarta : Pemerintah Kota Surakarta Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : PT Ghalta Indonesia Wiyasa, Thomas. 2003. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta : PT Pradnya Paramita

commit to user 57


digilib.uns.ac.id

LAMPIRAN

commit to user 58


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama

: Ario Guruh Darmawan

NIM

: D1508011

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir ini berjudul “Prosedur Kearsipan Akta Kelahiran Pada Bagian Arsip Di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2011 Yang Membuat Pernyataan

ARIO GURUH DARMAWAN NIM. D1508011

commit to user


digilib.uns.ac.id

PEDOMAN WAWANCARA

1. Bagaimana kearsipan akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta? 2. Apakah dalam temu kembali arsip akta kelahiran pernah ada kendala?

commit to user

PROSEDUR KEARSIPAN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN ARSIP DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR

Recommend Documents