PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A. Md.) Dalam Bidang Manajemen Adminstrasi

Oleh : INDAH SEPTIASRI PURNAMA SARI D1508100 PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

commit to user


digilib.uns.ac.id

MOTTO

· Apapun yang kamu bisa atau kamu bayangkan kamu bisa, maka

lakukanlah,

karena

dalam

keberanian

terdapat

kejeniusan, keajaiban dan kekuatan ( Goethe )

· Suatu Pekerjaan akan terasa lebih mudah dan ringan apabila kita mengerjakannya dengan hati yang ikhlas.

· Bersyukur adalah jalan yang mutlak untuk mendatangkan lebih banyak kebaikan ke dalam hidup Anda Shimoff )

commit to user

( Marchi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Allah SWT yang selalu membimbing setiap langkah-langkah penulis. 2. Bapak dan Ibu tercinta, karena merekalah semangat bagi penulis untuk tetap maju, serta selalu mendukung dan memberikan motivasi bagi penulis selama ini. 3. Adik-adikku serta seluruh keluarga yang mendoakan penulis selama ini. 4. Seseorang yang selalu memberikan dorongan, semangat dan motivasi kepada penulis .(A.A.N) 5. Teman-teman dan sahabatku yang senantiasa memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir ini.

commit to user 6. Almamater tercinta.


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb. Puji syukur Alhamdulilah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telaeh memberikan rahmat dan kesempatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “ Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran Pada Bagian Dokumentasi dan Informasi Di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta “. Tugas Akhir yang penulis susun ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret . Terlepas dari kekurangan yang ada, penyusunan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa bimbingan, pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak yang telah membantu. Maka dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Allah SWT yang selalu menyertai penulis, memberikan kemudahan serta rahmat dalam proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan lancar dan baik. 2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak H. Drs. Sakur, M.S selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah berkenan menyediakan waktu dalam membimbing dan mengarahkan penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir. 5. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah commit to user memberikan ilmunya kepada penulis. Satu harapan semoga ilmu-ilmu


digilib.uns.ac.id

yang telah penulis dapatkan menjadi berkah dan bermanfaat untuk hidup dan masa depan. 6. Seluruh karyawan perpustakaan Fakultas dan Pusat atas bantuan dan informasinya. 7. Bapak Drs. Sugiyanto selaku Kepala Bagian Dokumentasi dan Informasi yang telah memberikan kesempatan dan memberikan ijin untuk magang di Bagian Dokumentasi dan Informasi di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 8. Ibu Widy, Ibu Ana, Ibu Endah, Pak Joko, selaku staf Bagian Dokumentasi dan Informasi Kota Surakarta yang telah memberikan informasi dan datadata yang penulis butuhkan. 9. Seluruh karyawan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang dan dalam pencarian datadata yang penulis butuhkan. 10. Kepada bagian pengelolaan dokumen yang telah bersedia untuk penulis wawancara guna melengkapi data-data yang diperlukan. 11. Bapak dan Ibu tercinta, Bapak Darman dan Ibu Sri Supatmi yang tidak henti-hentinya

selalu

mendoakan

penulis,

memberikan

dukungan,

kalianlah sumber inspirasi yang tulus, terima kasih atas segala kesabaran dan doa yang selalu tercurahkan untuk penulis. 12. Mas Angga, Adek Vicky serta seluruh keluarga yang mendoakan penulis selama ini. 13. Sedulurku, Ndud, Ndukna, Memed, Sony, Gilang, Ichan, mbak Di, mbak Lin, Typot, Rio, Anis, dan saudaraku Septi, Dinar, Budi, Lulli, Faiz, teman-teman kos lavender, Okie, Natnat, Dini, Mbak Minky, Prista, Qori, Ike, Mbak Desi, Utin, serta semua teman dan sahabatku yang senantiasa memberikan motivasi kepada penulis selama dalam penulisan tugas akhir ini. 14. Teman-teman

seperjuangan

Diploma

III,

Administrasi 2008 atas commit kebersamaan selama ini. to user

khususnya

Manajemen


digilib.uns.ac.id

15. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu-persatu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis dengan tangan terbuka akan menerima saran serta kritik demi perbaikan di masa akan datang. Harapan penulis, semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat kepada penulis pada umumnya dan pembaca pada khususnya.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Surakarta, 10 Mei 2011

Penulis

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL……………………………………………………………i HALAMAN PERSETUJUAN………………………………………………....ii HALAMAN PENGESAHAN………………………………………………… iii HALAMAN MOTTO..........................................................................................iv HALAMAN PERSEMBAHAN……………………………………………….v KATA PENGANTAR………………………………………………………… vi DAFTAR ISI………………………………………………………………….. ix DAFTAR TABEL…………………………………………………………….. xii DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………. xiii ABSTRAKS…………………………………………………………………… xiv ABSTRACT …………………………………………………………………... xv BAB I

PENDAHULUAN…………………………………………………. 1

A. Latar Belakang Masalah…………………………………………1 B. Perumusan Masalah…………………………………………….. 4 C. Tujuan Pengamatan…………………………………………….. 4 D. Manfaat Penelitian……………………………………………… 5 E. BAB II

TINJAUAN PUSTAKA… ………………………… 6

commit to user A. Tinjauan Pustaka……………………………………………….. 6


digilib.uns.ac.id

1. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi…………………6 2. Pengertian Pengelolaan…………………………….…….11 3. Sistem Penyimpanan Dokumen………………………... 12 B. Metode Pengamatan…………………………………..…20 1. Lokasi Pengamatan………………………………….…...20 2. Jenis Pengamatan…………………………….………..…21 3. Sumber Data……………………………….………….....21 4. Teknik Pengumpulan Data…………….…………...…….22 5. Teknis Analisis Data………………….…………………..23 BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN………………………….24

A. Sejarah dan Perkembangan DISPENDUK CAPIL Surakarta……24 B. Visi dan Misi DISPENDUK CAPIL Surakarta ……….…………25 C. Struktur Organisasi DISPENDUK CAPIL Surakarta …..………..25 D. Tugas Pokok, dan Fungsi DISPENDUK CAPIL Surakarta …......28 BAB IV

PEMBAHASAN…………………………………..36

A. Pengelolaan Dokumen Masuk dan Dokumen Keluar…………..…36 B. Pemusnahan Dokumen………………………………………….....47 C. Prrogram Pengawasan……………………………………………..47 D. Faktor Mempengaruhi Pengelolaan Dokumen…………………….48 BAB V

KESIMPULAN……………………………………...50

A. Kesimpulan……………………………………………………..…50 commit to user B. Saran……………………………………………………..………..53


digilib.uns.ac.id

Daftar Pustaka……………………………………………………………….……54 Lampiran-lampiran

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL Halaman

Tabel 1 Daftar Inventaris ……………………………………………………… 33

commit to user


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar III.1 Bagan Organisasi …………………………………………… 27 Gambar IV.1 Instruktur Kerja Penyerahan Dokumen ……………………. 37 Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen …………………………………… 37 Gambar IV.3 Contoh Label Dokumen ……………………………………. 40 Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan ke-II ……………………… 42 Gambar IV.5 Instruktur Kerja Pencarian Dokumen ………………………. 43 Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima …………………………….. 44 Gambar IV.7 Contoh Formulir Permohonan ……………………………… 44 Gambar IV.8 Contoh Label Agenda ………………………………………. 45

commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret, 2011, 54 halaman.

Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta serta dapat mengetahui berbagai kendala yang sering terjadi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran, agar dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan atas permasalahan dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan dokumen akta kelahiran. Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada Bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi ( Pengamatan ) dan dokumen atau arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktivitas, dokumen dan arsip. Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh pengamat di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperoleh bahwa pengelolaan dokumen Akta Kelahiran yaitu mulai dari dokumen masuk sampai dengan dokumen keluar. Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Sedangkan dokumen keluar adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bidang dokumentasi dan informasi karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. Proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan komputer, terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen. terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya sehingga dalam pencarian dokumen tidak cepat ditemukan. commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Indah Septiasri Purnama Sari, D1508100, THE BIRTH DEED DOCUMENT MANAGEMENT IN DOCUMENTATION AND INFORMATION DIVISION OF DEMOGRAPHIC AND CIVIL REGISTRATION SERVICE OF SURAKARTA CITY, Administration Management Study Program, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, 2011, 54 pages.

The objectives of research are to find out how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City as well as to find out the various obstacles frequently occurring in the implementation of Birth Deed document management, in order to be guidelines in looking for the solution to the problems and obstacles in implementing the birth deed document management. The type of observation used was a descriptive qualitative namely to describe how the management of Birth Deed document is in Documentation and Information Division of Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City poured into the sentences and based on the facts. Technique of collecting data obtained through interview with the employee, Observation and document or other supporting archive. The data source was obtained based on informant, event or activity, document and archive. Considering the result of observation done by the observer, in the Demographic and Civil Registration Service of Surakarta City, it can be found that the management of Birth Deed document starts from the coming in document to the coming out document. The coming document in Documentation and Information Division is the document received from the Civil Registration Division to the Documentation and Information Division to be stored and used consistent with its function. Meanwhile, the coming out document is the document issued by the documentation and information division because the applicant wants to make the second copy, namely the Civil Registration copy published by Civil Registration Office because the original deed copy is lost, damage or vanished after the authentication by the recommendation from the authorized party. The process of coming-in document archiving process in Demographic and commit totouser Civil Registration Service of Surakarta City is said ordered enough but there are still


digilib.uns.ac.id

many obstacles encountered because the cover writing in the birth deed bundle label is still not uniform, many writings are done manually and many other are typed using computer, some colors of bundle cover are not consistent with the predetermined one, so that it make the personnel finding difficulty in searching for document, there are some non-sequenced documents in its placement so that it cannot be found in the searching process.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Anak adalah amanah sekaligus karunia Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa harus dijaga. Dari sisi kehidupan berbangsa dan bernegara, anak adalah masa depan bangsa generasi penerus cita-cita bangsa, sehingga setiap anak berhak atas kelangsungan hidup dan identitas dirinya sebagai upaya perlindungan hukum. Upaya perlindungan hukum terhadap anak perlu dilakukan sedini mungkin, yaitu dengan memberikan identitas diri sejak lahir. Pemberian identitas anak dilakukan dengan cara pencatatan setiap kelahiran anak yang dilakukan oleh pemerintah, kepentingan yang terbaik bagi anak, hak untuk hidup, kelangsungan hidup dan perkembangan. Pencatatan kelahiran Undang-Undang nomor 23 Tahun 2006 Pasal 27 ditegaskan bahwa setiap kelahiran wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada Instansi Pelaksana di Tempat terjadinya peristiwa Kelahiran. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2002 Pasal 27 juga menegaskan bahwa identitas diri setiap anak harus diberikan sejak kelahirannya. Identitas diri setiap anak dituangkan dalam akta kelahiran. Sedangkan dalam Undang-Undang Tahun 2002 Pasal 28, dinyatakan pembuatan akta kelahiran menjadi tanggung jawab Pemerintah. Kota Surakarta merupakan Kota yang sedang berkembang dengan jumlah penduduk yang padat. Untuk melindungi hak-hak penduduk di bidang hukum, dan tertib administrasi setiap peristiwa kelahiran harus dilaporkan oleh instansi terkait melalui penerbitan akta kelahiran. Akta kelahiran adalah akta Catatan Sipil hasil pencatatan terhadap peristiwa kelahiran seseorang. Kelahiran merupakan peristiwa penting yang dialami setiap penduduk dan hasil pencatatannya merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang merupakan bukti kuat atas lahirnya seseorang. selain itu akta kelahiran juga berfungsi untuk kepentingan anak seperti mendaftar sekolah, mengurus KTP, serta untuk memperoleh hak waris dan keturunan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

Peranan dokumen kependudukan sangatlah penting dan tidak dapat kita abaikan begitu saja dalam membantu dan melancarkan kegiatan pengelolaan dokumen sehingga pemeliharaannya harus dikelola dengan baik dan benar. Dengan adanya penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengelolaan dokumen yang baik dan benar, secara tidak langsung telah membantu tercapainya tertib administrasi kependudukan oleh suatu daerah sehingga memberikan pertanggungjawaban akan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Namun, dalam kenyataannya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja, belum sepenuhnya dilaksanakan dengan tertib. Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan dalam menemukan kembali dokumen yang diperlukan. Adapun tidak tertibnya pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja tersebut antara lain karena adanya hal-hal sebagai berikut, masih lemahnya kesadaran mengenai pengelolaan dokumen dan arsip disatuan-satuan kerja. Alasan dari kesibukan kerja sampai dengan alergi debu yang membuat dokumen tersebut kurang tertangani dengan baik. Sikap sebagian pegawai yang merendahkan pekerjaan arsip atau dokumen. Opini yang terbentuk, seringnya menganggap pekerjaan arsip sebagai pekerjaan yang rutin, mudah dan tidak memerlukan pemikiran dan dapat dijadikan pekerjaan sembilan yang menimbulkan sikap mental kurang menghargai arsip. Dokumen juga sebagai sumber informasi, tidak diragukan lagi. Terkadang tidak tahu harus kemana jika membutuhkan suatu Dokumen tertentu. Jika sudah tahu harus kemana, mereka merasa ragu karena tidak yakin akan dapat memperoleh informasi yang tersimpan dalam sebuah arsip. Sehingga untuk mengoptimalkan suatu dokumen penting, sudah saatnya Dokumen dikelola dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi. Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan dibidang pengelolaan Dokumen untuk Penyimpanan dan Pemelihaan yang lebih baik dan benar. Di era globalisasi dan kemajuan teknologi saat ini diperlukan kecepatan akses informasi dan akurasi informasi guna pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dengan adanya arsip elektronik, pelestarian Dokumen akan lebih mudah dilakukan. Pelestarian secara fisik, arsip dalam bentuk kertas, mungkincommit lebih sulit dilakukan, namun dengan adanya arsip to user elektronik, maka kandungan informasi arsip tersebut dapat terus dimanfaatkan.


digilib.uns.ac.id

Oleh karena itu untuk dapat memberikan pertanggungjawaban akan informasi yang cepat, tepat dan akurat, maka perlu didukung oleh adanya pengelolaan dokumen dan arsip yang tertib oleh instansi yang terkait sehingga dalam pelaksanaan tugasnya dapat mencapai keberhasilan tujuan organisasi secara maksimal. Dokumen yang dikelola dengan baik akan mudah dimanfaatkan, sehingga sesuai dengan tujuannya yaitu penyediaan data dan informasi secara cepat, tepat dan akurat akan tercapai. Dokumen akan tampak berdaya guna ketika arsip tersebut dimanfaatkan sebagai sumber informasi. Pengelolaan dokumen yang baik dan benar, tidak akan menimbulkan kebingungan-kebingungan di masa yang akan datang, sehingga anak bangsa akan mantap dalam menapaki kehidupan berbangsa. Dokumen masa lalu yang merupakan informasi yang berharga di masa sekarang maupun masa yang akan datang. Pengambilan keputusan akan selalu berpijak informasi yang terkandung di dalam sebuah dokumen. Dokumen sebagai sumber informasi sudah bukan saatnya lagi bersifat tertutup, namun menjadi sumber informasi yang terbuka bagi siapa saja yang membutuhkan sesuai dengan aturanaturan yang berlaku. Dengan kemajuan teknologi informasi, kita semua berharap pengelolaan dokumen akan menjadi lebih baik, dan akses terhadap arsip bagi masyarakat yang membutuhkan akan semakin mudah dan terbuka sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku. Berdasarkan uraian tersebut diatas penulis tertarik untuk mengamati lebih mendalam tentang pengelolaan Dokumen serta mengadakan pengamatan langsung pada kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan judul “PENGELOLAAN

DOKUMEN

AKTA

KELAHIRAN

PADA

BAGIAN

DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA”

B. Rumusan Masalah Melihat dari latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka penulis dapat merumuskan masalah sebagaicommit berikutto: user


digilib.uns.ac.id

“ Bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta”? C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Obyektif Ingin mengetahui bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran pada bagian dokumentasi dan informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 2. Tujuan Fungsional Agar hasil pengamatan ini dapat dijadikan sebagai suatu masukan dan bahan pertimbangan bagi kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dalam melaksanakan pengelolaan dokumen Akta Kelahiran. 3. Tujuan Subyektif Pengamatan ini dilaksanakan sebagai persyaratan untuk menyusun Tugas Akhir pada Program Studi Manajemen Administrasi Progam Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

D. Manfaat Pengamatan 1. Memberikan gambaran tentang bagaimana pengelolaan dokumen Akta Kelahiran di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 2. Dapat menambah jumlah pembendaharaan referensi di perpustakaan FISIP dan juga referensi bagi pegawai di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. 3. Merupakan media pembelajaran atau untuk menambah pengetahuan dan informasi bagi semua pihak yang berkepentingan terutama dalam masalah pengelolaan dokumen Akta Kelahiran. commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODOLOGI PENGAMATAN

A. DOKUMEN DAN DOKUMENTASI Istilah dokumen dalam Kamus Administrasi Perkantoran (Ig. Wursanto, 1995:42-43) memberikan pengertian bahwa yang dimaksud dengan dokumen atau document adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan. Dijelaskan lebih lanjut bahwa istilah document dalam dunia pengusaha di luar negeri, misalnya Amerika Serikat, dimengerti sama dengan record atau warkat. Dalam perkembangan selanjutnya, istilah document berarti naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah dan menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan. Dalam buku Pengantar Ilmu Ekonomi dalam Ig. Wursanto (1995:42), yang dimaksud dokumen adalah semua bahan pustaka baik yang berbentuk tulisan, cetakan, maupun dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau cassets, video tapes, film, slide, microfilm, gambar, dan foto. Pengertian yang pertama lebih menekankan dokumen dalam bentuk aslinya (keaslian dokumen). Sedangkan pengertian yang kedua memberikan gambaran yang luas, bahwa dokumen tidak hanya terbatas dalam bentuk aslinya saja, dan tidak terbetas pada bahan yang tertulis atau tercetak saja, tetapi termasuk dokumen dalam bentuk rekaman, gambar dan sebagainya. Kesamaan dua definisi tersebut ialah bahwa keduanya menekankan pengertian dokumen dari segi materilnya (recorded material ). Badri Munir Sukoco (2007:81-84) Menurut The Georgia Archives (2004) Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan diakses serta digunakan. Adapun The International Standard Organization (ISO on Records Management – ISO 15489) Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh commit to user organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum dan


digilib.uns.ac.id

transaksi bisnis. Deserno dan Kynaston (2005), dokumen sebagai semua media yang mempunai nilai histori atau hukum sehingga disimpan secara permanen.

Penggolongan Dokumen Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut (Deserno dan Kynaston, 2005): 1. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal 12 kali dalam setahun. 2. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokume disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen.

Ciri-Ciri Dokumen Sulistyo-Basuki (1992:12-13) Ciri dokumen dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar yaitu kelompok berdasarkan ciri fisiknya dan kelompok berdasarkan ciri intelektualnya. Ciri fisik mencakup berat, tinggi, tata letak, proses pembuatan, frekuensi waktu, dan sejenisnya. Ciri intelektual menggunakan kriteria seperti tujuan dokumen, isi, subjek, jenis kepengarangan, sumber, metode penyebaran, keaslian karya, ancaman, dan lain - lainnya DOKUMENTASI Ig. Wursanto (1995:43-47) Arti dokumentasi bermacam-macam. Tergantung dari segi peminjamannya. Ada orang yang memberikan definisi dokumentasi dari segi materialnya, dan di lain pihak memberikan definisi dokumentasi sebagai kegiatan atau pekerjaan yang aktif. Kamus Administrasi Perkantoran memberikan definisi tentang dokumentasi dan pendokumenan atau documentation dengan mempergunakan dua sumber sebagai berikut:

commit to user


a.

digilib.uns.ac.id

International Federation for Dokumentation memberikan pengertian bahwa dokumentasi (documentation) adalah pengumpulan, penyusunan dan pengelolaan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.

b.

Seminar Dokumentasi/ Arsip Kementerian-kementerian Seminar ini diadakan di Jakarta, berlangsung dari tanggal 28 Februari sampai dengan 2 Maret 1957, memberikan perumusan bahwa Dokumentasi adalah suatu usaha aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut. Dua definisi ini jelas memberikan suatu pengertian bahwa dokumentasi merupakan kegiatan atau aktivitas atau pekerjaan aktif. Pengantar Ilmu Dokumentasi (Trimo, 1987), dalam buku Ig. Wursanto (1995:43-47), terdapat beberapa definisi tentang dokumentasi, yang dapat kami kutipkan sebagai berikut : a. Dokumentasi tidak lain adalah sekumpulan catatan, baik dalam bentuk tulisan maupun

cetakan,

serta

pengalaman-pengalaman,

rekaman

tentang

pendapat-pendapat,

peristiwa-peristiwa

yang

penemuan-penemuan,

terjadi, maupun

spesifikasi-spesifikasi, hasil-hasil karya terbaru di bidang-bidang tertentu yang dilakukan secara amat selektif untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses penetapan langkah-langkah berikutnya. b. Dokumentasi merupakan sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercatat dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk didalamnya: seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selama pengkajian suatu sistem (pembinaan, pengembangan sistem informasi manajemen). Berdasarkan beberapa pengertian di atas selanjutnya dapat diambil kesmpulan bahwa pengertian definisi dapat ditafsirkan dalam dua versi, yaitu : commit to user


digilib.uns.ac.id

Versi pertama, dokumentasi sebagai kumpulan bahan-bahan bukti baik dalam bentuk tulisan, cetakan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan kehidupan kemanusiaan. Sebagai kumpulan dokumen, maka titik beratnya terletak pada segi pembinaan han pengembangan kumpulan dokumen tersebut. Versi yang kedua, dokumentasi sebagai pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen tersebut, yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi. Dalam buku ini pengertian dokumentasi diartikan menurut versi kedua, sedangkan dalam versi yang pertama kita artikan sebagai dokumen. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa dokumen menunjukkan segi materialnya (recorded material), sedangkan dokumentaasi menunjukkan kegiatannya, suatu pekerjaan aktif yang berhubungan dengan pengumpulan, penyusunan, pengolahan, mempersatukan, dan menyiapkan bahan-bahan keterangan berdasarkan dokumen yang ada untuk memenuhi pihak-pihak yang memerlukan. Bidang dan Sumber Dokumentasi Setelah kita memperhatikan pengertian dokumentasi tersebut, dapatlah diketahui bahwa bidang gerak dokumentasi lebih luas daripada kearsipan. Kearsipan merupakan bagian dari dokumentasi, bidang dokumentasi dapat dibagi menjadi 3 bidang, yaitu : 1. Dokumentasi literer atau dokumentasi pustaka. 2. Dokumentasi kolporil ( corporeanl ) atau dokumentasi benda, uang merupakan bahan-bahan bagi dokumentasi museum-museum. 3. Dokumentasi privat atau dokumentasi kearsipan. ·

Dengan demikian dokumentasi meliputi tugas kearsipan, perpustakaan dan kemuseuman, sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan apa pun. commit to user


-

digilib.uns.ac.id

Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan mengumpulkan bahanbahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan menyeleksi bahan-bahan/ informasi.

-

Mengolah bahan-bahan, data-data/fakta serta sumber informasi yang relevan.

-

Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data/ fakta-fakta tersebut secara sistematis.

-

Mempersatukan/ mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang berkaitan satu sama lain.

-

Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta, dokumen tersebut untuk memenuhi kebutuhan bagi pihak yang memerlukan.

-

Menyiapkan dan memelihara bahan-bahan, data, dokumen secara sistematis.

-

Menyebarluaskan bahan-bahan, data, fakta, dokumen secara selektif kepada pemakai jasa atau kepada pihak yang memerlukan, baik yang diminta yang tidak meminta.

Tujuan Dokumentasi Dalam Pasal 2 ayat (1) Peraturan presiden Nomor 20 Tahun 1961, ditetapkan bahwa tugas kewajiban dokumentasi ialah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keteranganketerangan tersebut. Ditegaskan lebih lanjut bahwa dokumentasi menjalankan pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut (pasal 3) a. Menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difotokopi atau direkam dari segala dokumen pustaka. b. Memberitahukan perihal tersedianya keterangan-keterangan itu, c. Atas permintan menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari usaha dimaksud pada angka/butir I. ·

commit to user Sumber dokumentasi dapat mencakup bahan-bahan seperti:


digilib.uns.ac.id

a. Buku, yang mencakup buku-buku seperti : -

Buku-buku referensi

-

Buku pelajaran elementar

-

Buku petunjuk atau buku pegangan atau handbook

-

Buku laporan ( laporan yang telah dijilid)

-

Buku monografi

-

Disertasi

-

Buku kamus (kamus perdagangan)

-

Buku table-tabel

-

Buku bibliografi

-

Buku petunjuk telepon

b. Majalah-majalah yang memuat artikel-artikel hasil penelitian. c. Surat kabar (Koran-koran) d. Manuskrip/ naskah e. Brosur, pamlet,leaflet. f. Film g. Slide, microfilm, microfiche h. Foto, gambar, peta, grafik i. Tape/video-tape j. Catalog k. Surat-surat, dan lain-lain

commit to user


digilib.uns.ac.id

B. PENGELOLAAN Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (T Hani Handoko, 1997:8) Pengertian pengelolaan seperti yang diungkapkan Zulkifli Amsyah (1998:6) pengelolaan sesungguhnya memerlukan penataan yang sistematis agar tersimpan dengan aman dan mudah ditemukan dengan cepat bilaman ditemukan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005:444), Pengelolaan diartikan sebagai berikut: -

Proses cara pembuatan mengelola.

-

Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.

-

Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.

-

Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan mencapai tujuan. Bank Dunia (2005) dalam buku Badri Munir Sukoco (2007:82) menjelaskan bahwa tujuan Pengelolaan Dokumen yang terintegrasi adalah :

1. Untuk menjaga dokumen atau arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya 2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat. Sistem Penyimpanan Dokumen Badri Munir Sukoco (2007: 96-99) 1. Sistem Sentralisasi Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan commit to user sesuai dengan keperluan yang dimaksud.


digilib.uns.ac.id

Keuntungan a. Mencegah duplikasi Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan dan peminjam atau pengguna akan terekam dengan baik. b. Layanan yang lebih baik Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri kepada masing-masing karyawan yang bekerja dengan dokumen. c. Adanya keseragaman Semua dokumen yang terpusat pada pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawas. d. Menghemat waktu Keberadaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada suatu tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi. e. Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor Penggunaan sistem ini akan meminimalisir jumlah keberadaan duplikasi dokumen beserta perlengkapan penyimpanannya. f. Jasa kepada bagian lain Sistem ini akan membebaskan bagian atau departemen lain dari masalah pemeliharaan dokumen, dan sisi lain akan membantu mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka. g. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu. Sistem ini juga akan menjadikan keamanan dokumen lebih terjamin, karena sistem dokumen yang terpusat sehingga commit to user lebih mudah dalam pengawasannya.


digilib.uns.ac.id

h. Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen. i. Pelayanan dokumen dibawah satu atap. Kerugian a. Tidak semua departemen berdekatan dengan pusat document, sehingga terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen. b. Kebocoran informasi. c. Berbagai bagian mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda. d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. e. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.

2. Sistem Desentralisasi Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masingmasing unit. Keuntungan a. Dekat dengan pemakai. b. Penggunaan dokumen dapat langsung diawasi. c. Sistem ini sangant cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan. Kerugian a. Pengawasan relative sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar dimasingmasing bagian. b. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama. c. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan. d. Sistem ini mengakibatkan kesulitan pemberkasan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih. Namuan apabila telah ditetapkan aturan main commit to user yang jelas, masalah ini akan lebih mudah dipecahkan.


digilib.uns.ac.id

e. Dokumen yang sama tersebar diberbagai tempat.

3. Sistem Kombinasi Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah control sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan. Pada sistem kombinasi tangguang jawab sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan mnyususn dan mengembangkan jaringan sistem control dan prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaan. Keuntungan a. Adanya sistem penyimpanan dan temu kembali yang seragam. b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang. c. Menekan duplikasi dokumen. d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik. e. Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan. Kerugian a. Sulitnya pengguanaan dokumen yang dimaksud b. Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum atau tidak ada. c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa kesistem kombinasi walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat. Model Siklus Hidup Dokumen

commit to user


digilib.uns.ac.id

Badri Munir Sukoco, (2007: 95) 1. Penciptaan Tahapan ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi. 2. Pemanfaatan sebuah dokumen Tahapan ini merupakan tahapan implementasi dan aturan main yang telah disusun pada tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval atau maupun pendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan. 3. Penyimpanan Terdiri dari bagaimana sebuah dokumen diperlakukan setelah pemanfaatan dilakukan oleh sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya yang meliputi bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan, peralatan filling maupun tenaga penyimpan menjadi efisien. 4. Retrieval Lebih menitiberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. 5. Disposisi Pemeliharaan dokumen yang dianggap penting lokasi yang dianggap tepat untuk penyimpanannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan. Masa Hidup Dokumen Sulistyo Basuki (1992:20) Masa hidup sebuah dokumen atau dokumenter tergantung pada nilai intrinsik, bidang disiplin, atau subjek dokumen karena fakta berubah dan pengetahuan berkembang dalam berbagai tingkat kecepatan. Usia beberapa dokumen sangat terbatas karena dokumen tersebut kehilangan nilainya bersamaan dengan keluarnya edisi baru. Hal ini sering terjadi pada buku tahunan, standar, direktori, publikasi berupa lembar lepas, dan tinjauan berita yang commit to user berakhir setiap hari dengan keluarnya berita baru.


digilib.uns.ac.id

Sebagai sebuah kenyataan, pemanfaatan setiap dokumen yang dibuat pada suatu masa tertentu untuk memenuhi jenis kebutuhan tertentu secara lambat laun akan menurun hingga kebutuhan akan dokumen tersebut hilang sama sekali. Hal ini tidak berlaku bagi dokumen mentah dan dokumen yang telah memperoleh nilai history dengan tidak memandang situasi teknis ataupun situasi ilmiah dewasa ini. Pemanfaatan Dokumen Sulistyo Basuki (1992:14) Pemanfaatan merupakan kriteria untuk memilih dan membedakan dokumen. Beberapa jenis dokumen dapat langsung digunakan sementara dokumen lain memerlukan perlengkapan khusus. Keberkalaan merupakan ciri penting bagi dokumen tekstual. Beberapa dokumen hanya dibuat sekali saja sedangkan dokumen yang lain diterbitkan dalam bentuk seri. Seri merupakan cara lain untuk mengelompokkan dokumen. Hanya saja dalam frekuensi ini frekuensi waktu tidak terlalu penting. Mungkin dokumen tersebut mempunyai format yang sama dan umumnya mempunyai tujuan yang sama, walaupun isinya berbeda namun biasanya temanya sama. Metode publikasi merupakan ciri pembeda antara dokumen yang diterbitkan dengan dokumen yang tidak diterbitkan. Dokumen yang diterbitkan secara komersial dapat dibeli secara bebas dari badan yang menghasilkannya, sedangkan dokumen yang tidak diterbitkan tidak dipasarkan, ada yang menggandakan ada yang diketik, menggunakan proses duplikasi. Karakteristik intelektual sebuah dokumen berfungsi sebagai batasan nilai, kepentingan, penyiaran, modus pengolahan, dan pemanfaatannya. Tujuan dokumen atau alasan mengapa dokumen tersebut dibuat sangatlah berbeda : 1. Mungkin sebuah dokumen digunakan sebagai bukti atau kesaksian didepan siding pengadilan 2. untuk mengetahui jalannya sebuah peristiwa commit to user 3. untuk mempersiapkan dikumen yang lain


digilib.uns.ac.id

4. untuk mengemukakan gagasan atau ide 5. untuk pekerjaan seseorang 6.

untuk rekreasi, untuk mengajar

7.

ilustrasi

8.

iklan atau pemopuleran seseorang. Kegiatan Yang Berkaitan Dengan Dokumen Sulistyo Basuki (1992:35)

-

Pemilihan dokumen, mana yang disimpan dahuku, mana yang perlu segera dilaksanakan.

-

Registrasi dokumen dengan memberikan nomor, masing-masing dokumen diberi nomor.

-

Pengecapan dokumen dengan stempel memuat nama dan alamat organisasi, selalu distempel pada tempat yang smaa.

-

Tindakan perlindungan bilamana diperlukan, misalnya memperkuat kulit, menjilid, pemasangan magnet anti pencurian dan lamanasi.

-

Persiapan untuk peminjaman, pembuatan kartupinjam, penyiapan kantong untuk tempat kartu pinjam. Pengindeksan Sulistyo Basuki (1992:93) Pengindeksan adalah kegiatan deskripsi isi dokumen dengan memilih istilah paling tepat yang mampu mewakili isi dokumen. Hasil pengindeksan adalah indeks. Indeks ini mungkin terdapat pada dokumen primer, biasanya pada akhir dokumen. Dapat juga indeks dicetak secara manual maupun dalam bentuk terbacakan mesin dengan tujuan memilih dokumen yang sesuai dengan istilah yang digunakan. Jadi, indeks berfungsi sebagai sarana pilih atau temu balik bagi kepentingan pemakai. commit to user


digilib.uns.ac.id

Tujuan pengindeksan ialah menjawab pertanyaan pemakai mengenai tujuan sebuah dokumen serta apa manfaatnya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut biasanya pengindeks mengingat tajuk umum berupa subjek, ancngan, cara, waktu, dan ruang. -

Subjek mengacu pada subjek atau topik yang dicakuo oleh dokumen atau pertanyaan.

-

Ancangan memberitahukan pengindeks berbagai cara penyajianatau penataan subjek.

-

Cara berarti pengindeks menjelaskan konteks tindakan, sebab musabab, akibat atau sasaran.

-

Waktu mengharuskan mengindeks menyatakan tahun atau periode kajian, karena periode ini biasanya berbeda dengan tahun dokumen.

-

Tempat memerlukan perhatian pengindeks, karena tempat ini berkaitan dengan subjek. Penyebab Kerusakan Dokumen Sulistyo Basuki (1992:40-41)

a. Waktu menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin menguning, serta warnanya pudar. Dokumen kuno serta bernilai tinggi hendaknya diusahan agar dipegang sedikit mungkin. b. Perbedaan iklim menyebabkan unit informasi didaerah tropis memerlukan mesin pendingin udara. Adanya pengatur suhu ini bukannya suatu kemewahan melainkan untuk menjaga agar perlengkapan yang peka dan canggih tidak cepat rusak. c. Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap dokumen. Tingkat kelembaban hendalnnya tetap konstan pada tingkat 40-45 %. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen. Kadang-kadang air lebih merusak daripada api, karena itu hendaknya jangan memasang pipa air ditempat penyimpanan koleksi dokumen. d. Ventilasi yang tidak memadai menyebabkan debu menumpuk serta merusak dokumen. Hendaknya dilakukan tindakan pencegahan namun jangan sampai ventilasi terbuka lebar-lebar karena aliran aircommit yang kencang to user akan merusak dokumen.


digilib.uns.ac.id

e. Sinar matahari dapat membuat kuning dan merusak dokumen disamping juga dapat membuat pemakai cepat lelah. Hendaknya unit informasi dilengkapi dengan kaca khusus dan tirai matahari. f. Gangguan magnetis dapat merusak dokumen yang mengandung magnit seperti disket dan pita magnetis. Dokumen semacam itu hendaknya tidak ditempatkan didekat medan magnit seperti misalnya motor listrik. g. Perantara kimia dapat juga merusak dokumen. Kertas mengalami kerusakan berat akibat keasaman selulosa, juga akibat terjadinya polusi. h. Perusak melalui tumbuh-tumbuhan mencakup lumut, jamur. Tumbuhan akibat dari kelembaban tinggi. i. Perusak berupa binatang berupa parasit kertas seperti ulat kayu dan binatang pengerat. Salah satu pencegah ialah mengusahakan agar gedung unit informasi tetap bersih. j. Perusak melalui manusia juga menyebabkan kerusakan pada dokumen. Koyaknya dokumen dapat dicegah dengan menjilid atau menyimpannya dalam kotak. Fasilitas dan Perlengkapan Program atau telaah awal mencakup : Pertimbangan umum : sumber daya keuangan: letak/lokasi luas yang tersedia dan luasyang diperlukan, jumlah staff serta kualifikasi mereka, tujuan dan fungsi unit informasi, kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tujuan dan fungsi unit, pemakai, keperluan pemakai, serta perilaku cari informasi, infrasruktur yang ada, fasilitas informasi yang berdekatan dengan unit informasi, dan kemajuan dalam teknologi informasi. Pertimbangan teknis. Telaah awal hendaknya menentukan kondisi optimal bagi pemanfaatan ruang dan perlengkepan, pangewatan dokumen, dan kenyamanan pemakai, serta pertimbangan faktor : 1. Cuaca commit to user Kekeringan dan kelembaban yang tinggi akan menyebabkan kerusakan.


digilib.uns.ac.id

2. Penerangan Sinar matahari langsung dapat merusak dokumen. 3. Akustik Ruang kerja harus dipisah dari sumber kebisingan seperti koridor, ruang mesin, dan ruang dokumen suara. 4. Masalah khusus Penggunaan dokumen audio-visual dan mikro bentu memerlukan teknik pengawetan tertentu. 5. Keamanan Pencegahan kebakaran dengan menggunakan bahan tahan api, gawai pengamanan dan alat pengamanan dan alat pemadam kebakaran. Sulistyo Basuki (1992:114)

C. METODOLOGI PENGAMATAN a.

Lokasi Pengamatan Pengamatan ini dilakukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota

Surakarta. Jln. Bhayangkara No. 3, Telp. (0271) 714886 Fax. (0271) 731093 Surakarta 57141. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: o Terdapat masalah yang ingin dikaji dan diamati sesuai dengan judul pengamatan, karena kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta merupakan professional dalam pelayanan yang mempunyai tujuan agar terwujudnya masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik. Maka dari itu penulis mengambil judul “Pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada Bagian commit to user


digilib.uns.ac.id

Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta” o Di

lokasi,

penulis

mendapat

ijin

untuk

melaksanakan

pengamatan

yang

memungkinkan penulis mendapatkan data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati. o Lokasi yang mudah dijangkau dan strategis.

b. Jenis Pengamatan Observasi berperan aktif, sehingga jenis laporan ini adalah deskriptif kualitatif. Observasi berperan aktif ini merupakan cara khusus, dan penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat, melainkan berbagai peran dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa bermanfaat bagi pengumpulan data. pengamat bahkan berperan yang tidak hanya dalam bentuk berdialog atau bercakap yang mengarahkan pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwaperistiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. c. Sumber Data Sumber Data merupakan hal yang sangat penting bagi pengamat karena ketetapan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketetapan dan kekayaan data atau kedalaman informasi yang diperoleh (H.B Sutopo, 2002:49). 1. Informan Jenis sumber data yang berupa manusia yang sering dikenal sebagai nara sumber dengan pengertian bahwa pengamat dan nara sumber memiliki posisi yang sama dan nara sumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang memberikan pengamat, tetapi ia lebih bisa memilih arah dan selera dengan menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat dijadikan sebagai Nara dalam pengamatan ini commit to sumber/informan user adalah :


digilib.uns.ac.id

o Bagian Dokumentasi dan Informasi yang mengelola semua jenis dokumen-dokumen. o Seksi Pengelolaan Dokumen yang mengelola dokumen, menghimpun, dan merencanakan penggunaan dokumen. o Seksi Pelayanan Dokumen yang melaksanakan pelayanan dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi pelayanan dokumen. o Bagian umum yang mengurusi segala kegiatan kantor. 2. Sumber Tertulis Sumber tertulis merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa tertentu, namun dapat diartikan pula sebagai catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi sebagai bagian dari mekanisme kegiatannya. Dalam penelitian ini yang dapat dijadikan sebagai sumber data adalah : o Sumber Dokumen : Dengan cara mencari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sejarah dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dan informasi tentang berbagai macam kegiatan yang dilakukan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta tersebut. o Sumber buku : Dengan cara mencari buku-buku yang berisi tentang berbagai pengelolaan dokumen Akta Kelahiran di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. d. Metode Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data, penulis menggunakan cara metode sebagai berikut: o Wawancara Merupakan suatu metode pengumpulan berita, data, atau fakta dilapangan yang prosesnya dilakukan secara langsung dengan bertatap muka langsung (face to face) dengan nara sumber. Langkah ini termasuk salah satu teknik untuk memperoleh informasi

dengan

cara mewawancarai

langsung dengan

pihak-pihak

yang

bersangkutan di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta untuk memperoleh data penunjang yang relevan. commit to user o Observasi


digilib.uns.ac.id

Metode dengan cara-cara pengumpulan data dengan mengamati, melihat, mendengarkan dan menganalisis serta mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat dan mengamati individu atau kelompok secara langsung terhadap kondisi dan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran nyata kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. o Metode Kepustakaan Yaitu segala usaha dan cara yang dilakukan oleh pengamat untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diamati dengan membaca, menelusuri serta menelaah buku pedoman, bukubuku ilmiah, daftar atau table, ensiklopedia, perundang-undangan dan sumbersumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain serta dengan buku-buku lainnya sebagai referensi dan menggali teori-teori yang berkembang yang ada hubungannya denga materi pengamatan, sehingga dapat dipercaya kebenarannya. ( H.B Sutopo, 2002:58 ) e. Teknik Analisis Data Analisis data dalam pengamatan ini menggunakan model data analisis interaktif ( H.B Sutopo, 2002:91-96 ). Di dalam model ini ada tiga komponen analisis, yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasinya. Kegiatan dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data dalam bentuk siklus interaksi. Adapun tiga komponen tersebut adalah: o Reduksi data Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan tertulis dari laporan. o Penyajian data Dengan melihat suatu penyajian data, pengamat akan mengerti apa yang akan terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu pada analisa atau tindakan lain. o Penarikan kesimpulan Pada awalnya kesimpulan tersebut kurang jelas, kemudian meningkat dan mempunyai landasan yang kuat. Kesimpulan akhir tidak akan terjadi sampai proses commit to user pengumpulan data berakhir.


digilib.uns.ac.id

Pengumpulan Data

Sajian Data

Reduksi Data

Penarikan simpulan/ Verifikasi Model Analisis Interaktif BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Dengan ditetapkannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (menggantikan UU No. 22/1999). Pemerintah kota disamping dituntut lebih professional didalam memberikan keleluasaan kepada Pemerintah Daerah untuk menyelenggarakan otonomi guna untuk menentukan dan melaksanakan kebijakan atas prakarsa sendiri berdasarkan dengan potensi daerah. Hal

tersebut

membawa

konsekuen

dalam

sistem

penyelenggaraan

pemerintahan dimana asas dekonsentrasi yang dahulu terdapat dipemerintah Pusat, dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah ( menggantikan UU No 22 Tahun 1999) terjadi perubahan, dimana daerah terbentuk berdasarkan asas desentralisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, serta sebagai tindak lanjut dari Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1998commit Tentang Sebagian Urusan Pemerintah to Penyerahan user di Bidang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk kepada Daerah, maka Pemerintah


digilib.uns.ac.id

Kota Surakarta mengeluarkan Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2001 Tentang Susunan Organisasi dan tata kerja Perangkat daerah Kota Surakarta, yang termasuk didalamnya mengenai pembentukan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Dengan dibentuknya Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Surakartaini, maka urusan kependudukan yang dahulu merupakan urusan Pusat sekarang menjadi urusan Dinas Kependudukan dan Pencatatan sipil Kota Surakarta. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta ini berdiri pada tanggal 1 januari 2001, dimana 1 (satu) hari sebelumnya yaitu pada tanggal 31 desember 2000 dilakukan upacara pelantikan jabatannya. Dengan demikian mulai 1 januari 2001 segala hal yang berkaitan dengan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi tugas dan wewenag Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta.

B. Tugas Pokok, Visi, dan Misi Menurut perda Nomor 6 Tahun 2001, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki tugas pokok, visi, dan misi sebagai berikut : 1. Tugas Pokok Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. 2. Visi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah professional dalam pelayanan agar terwujud masyarakat kota yang berbudaya dan beridentitas serta mempunyai alat bukti yang otentik. 3. Misi

commit to user


digilib.uns.ac.id

Adapun misi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil kota Surakarta adalah, a.

mewujudkan pelayanan masyarakat dibidang tertib administrasi kependudukan yang mudah, tepat, cepat, dan pasti.

b.

Menyimpan dan memelihara dokumen akta secara professional

c.

Melakukan kegiatan penyuluhan yang efisien dan efektif

d.

Melaksanakan kegiatan pelayanan ketatausahaan yang prima

e.

Memberikn kontribusi kepada Pendapatan Asli Daerah (PAD) dalam rangka pelaksanaan otonomi daerah

C. Susunan Organisasi Susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Surakarta berdasarkan perda Nomor 6 tahun 2001, terdiri dari: 1. Kepala dinas 2. Bagian Tata Usaha, terdiri dari : a. Sub Bagian umum b. Sub Bagian Kepegawaian c. Sub Bagian keuangan 3. Sub Dinas program, terdiri dari : a. Seksi Perencanaan b. Seksi Pengendalian

4. Sub dinas Kependudukan, terdiri dari : a. Seksi pendaftaran Penduduk b. Seksi mutasi Penduduk

commit to user


digilib.uns.ac.id

5. Sub Dinas Catatan Sipil, terdiri dari: a. Seksi perkawinan dan perceraian b. Seksi kelahiran, kematian, pengakuan,dan pengesahan anak 6. Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi, terdiri dari : a. Seksi pengelolaan dokumen b. Seksi pelayanan dokumen c. Sekdi penyuluhan 7. Kelompok Jabatan Fungsional,terdiri dari : a. Pranata komputer b. Aspirasi c. Pustakawan Untuk lebih jelas susunan organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta tersebut akan digambarkan (gambar III.1) bentuk bagan organisasi sebagai berikut

commit to user


digilib.uns.ac.id

Gambar III.1 Bagan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta KEPALA SEKRETARIAT KELOMPOK JABATAN FUNGSION AL

BIDANG DATA DAN STATISTIK

SEKSI PENGOLAHAN DATA DAN STATISTIK

SEKSI SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI

SUB BAGIAN UMUM

BIDANG PENDAFTARAN PENDUDUK

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN

BIDANG PENCATATAN SIPIL

SEKSI PENDAFTARAN PENDUDUK

SEKSI MUTASI PENDUDUK

commit to user

BIDANG DOKUMENTASI DAN INFORMASI

SEKSI PERKAWINAN DAN PERCERAIAN

SEKSI KELAHIRAN KEMATIAN PENGAKUAN ANAK DAN PENGESAHAN ANAK

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

SUB BAGIAN KEUANGAN

SEKSI PENGELOLAAN DOKUMENTASI

SEKSI PENYULUHAN DAN PELAYANAN INFORMASI


digilib.uns.ac.id

D. Uraian Tugas Jabatan Struktural Berdasarkan Keputusan Walikota Nomor 26 tahun 2001 tentang pedoman uraian tugas dinas kependudukan dan pencatatan sipil kota Surakarta, maka uraian tugas jabatan structural Dinas Kendudukan dan Catatan Sipil Kota Surakarta adalah sebagai berikut : 1. Kepala Dinas mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kependudukan dan catatan sipil, meliputi : a. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas sesuai dengan program pembangunan daerah ( Propeda ). b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta pemerataan tugas. c. Memberi petunjuk/arahan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Mengawasi, memeriksa, dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kerja. e. Merumuskan kebijakan teknis pemberian bimbingan, dan pembinaan di bidang bina program, kependudukan, catatan sipil, serta dokumentasi dan informasi. f. Menyelenggarakan penyuluhan serta dokumentasi kependudukan dan catatan sipil. g. Menyelenggarakan pembinaan kelompok jabatan fungsional. h. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna kelancaran pelaksanaan tugas. 2. Bagian

Tata

Usaha

mempunyai

tugas

melaksanakan

administrasi

umum,

kepegawaian, dan keuangan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala Dinas, meliputi: a. Sub Bagian Umum Sub bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, pengadaan, perjalanan dinas, rumah tangga, pengelolaan inventaris, pengaturan penggunaan kendaraan dinas serta perlengkapanya, hubungan masyarakat dan system jaringan Dokumentasi dan informasi Hukum.

b. Sub Bagian Kepegawaian Sub bagian Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan administrasi kepegawaian, antara lain meliputi : 1) Menyimpan dan mengelola bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai. commit to user


digilib.uns.ac.id

2) Menyiapkan dan mengolah bahan usulan yang meliputi pengangkatan, kenaikkan pangkat, perpindahan, pemberhentian, pension, kenaikan gaji berkala dan tunjangan. 3) Mengelola data dan dokumentasi pegawai. 4) Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan jenis pendidikan dan pelatihan calon peserta ujian dinas pegawai. 5) Mengusulkan Daftar Urut Kepangkatan ( DUK ) 6) Menyiapkan dan memproses Daftar penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dan Laporan Pajak-Pajak Pribadi ( LP2P ) c. Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan, antara lain meliputi : 1) Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Daftar Usulan Kegiatan daerah ( DUKDA ) dan Daftar Usulan Proyek Daerah ( DUPDA ). 2) Menyusun Daftar Isian Kegiatan Daerah ( DIKDA ) dan Daftar Isian Proyek Daerah ( DIPDA ) atas anggaran yang telah ditetapkan. 3) Melakukan pengawasan laporan keuangan bendahara rutin dan pembangunan. 4) Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran dan bahan perhitungan anggaran. 5) Menyelenggarakan teknis dan tertib administrasi pembukuan, pertanggung jawaban dan laporan keuangan. 6) Menyelenggarakan pembuatan daftar gaji dan pembayaran gaji pegawai. 3. Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan dinas, monitoring dan pengendalian serta evaluasi dan pelaporan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala dinas, meliputi : a. Seksi Perencanaan Seksi Perencanaan mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan menyajikan data sebagai bahan penyusunan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas. commit to user


digilib.uns.ac.id

b. Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan Seksi Pengendalian, Evaluasi, dan Pelaporan mempunyai tugas melakukan monitoring dan pengendalian, analisa, dan evaluasi data, serta menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis dan program kerja tahunan Dinas. 4. Sub Dinas Kependudukan mempunyai tugas menyelenggarakan pembinaan pendaftaran dan mutasi penduduk sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, antara lain meliputi : 1)

Merencanakan dan melaksanakan pembinaan teknis di bidang pendaftaran dan mutasi penduduk. 2) Mengumpulkan dan mengolah data dan informasi kependudukan. 3) Menyelenggarakan pelayanan administrasi kependudukan 4) Melaksanakan administrasi kependudukan. Sub Dinas Kependudukan ini, terdiri dari :

a.

Seksi Pendaftaran Penduduk Seksi Pendaftaran Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pelaksanaan pendaftaran penduduk, antara lain meliputi :

1)

Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan pendaftaran penduduk.

2)

Memproses Nomor Induk Kependudukan (NIK).

3)

Memproses permohonan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).

4)

Menyelenggarakan pembinaan teknis dan administrasi dalam penerbitan Kartu Keluarga (KK), Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Identitas Anak (KIA), dan Kartu Identitas Tamu (KIT).

commit to user


b.

digilib.uns.ac.id

Seksi Mutasi Penduduk Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan palayanan mutasi penduduk, antara lain meliputi :

1)

Merencanakan dan melaksanakan pembinaan dan pelayanan mutasi penduduk.

2)

Melaksanakan pelayanan transmigrasi.

3)

Melaksanakan pendaftaran transmigran yang kembali ke daerah asal.

5. Sub Dinas Catatan Sipil mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan, penertiban, dan pelayanan akta-akta catatan sipil sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas, meliputi : 1)

Melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan kutipan akta kelahiran, perkawinan, dan perceraian, pengakuan dan pengesahan anak diluar kawin serta kematian beserta pendukungnya.

2)

Menyelenggarakan pelayanan salinan kata, kutipan dan perubahan akta catatan sipil.

3)

Memberi petunjuk dan pengarahan kepada pemohon akta yang mengalami kesulitan.

4)

Merencanakan dan menetapkan kebijakan teknis dan administrasi penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta catatan sipil.

Sub Dinas Catatan Sipil ini, terdiri dari : a.

Seksi Perkawinan dan perceraian Seksi Pekawinan dan Perceraian mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan perkawinan dan perceraian, termasuk penerbitan salinan kutipan dan perubahan.

b.

Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak Seksi Kelahiran, Kematian, Pengakuan, dan Pengesahan Anak mempunyai tugas melaksanakan pelayanan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran, kematian, commit to user


digilib.uns.ac.id

pengakuan dan pengesahan anak dan adobsi,serta memprosesnya beserta administrasi pendukungnya. 6.

Sub Dinas Dokumentasi dan Informasi mempunyai tugas menyelenggarakan

pembinaan teknis administrasi pengelolaan dan pelayanan dokumen dan informasi, serta melaksanakan penyuluhan sesuai denagan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Sub Dinas Dokomentasi dan Informasi ini terdiri dari : a.

Seksi Pengelolaan Dokumen Seksi Pengelolaan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan dokumen, menghimpun, mengolah, dan merencanakan penggunaan dokumen sesuai dengan peruntukannya, dan melaksanakan tugas dokumentasi.

b.

Seksi Pelayanan Dokumen Seksi Pelayanan Dokumen mempunyai tugas melaksanakan pelayanan dokumen serta menyiapkan bahan pedoman dan petunjuk teknis administrasi pelayanan dokumen.

c.

Seksi Penyuluhan Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyuluhan serta menyusun bahan pedoman dan petunjuk teknis penyuluhan JENIS PELAYANAN Jenis pelayanan yang diselenggarakan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta adalah pelayanan yang berkaitan dengan pendaftaran penduduk dan akta catatan sipil. Pelayanan pendaftaran penduduk yaitu mencakup kegiatan pendaftaran dan pencatatan data penduduk beserta perubahannya yang meliputi:

1. Kartu Tanda Penduduk 2. Kartu Keluarga

commit to user


digilib.uns.ac.id

3. Kartu Identitas Anak 4. Kartu Identitas Tamu 5. Surat Keterangan Pendaftaran Penduduk Sementara Sedangkan kegiatan pelayanan akta pencatatan sipil yaitu meliputi pelayanan akta otentik yang berisi catatan lengkap seseorang yaitu: 1. Akta Kelahiran 2. Akta Perkawinan 3. Akta Perceraian 4. Akta Kematian 5. Akta Pengakuan dan Pengesahan Anak 6. Akta Pengangkatan Anak 7. Akta Perubahan Nama Selain pendafatarn penduduk dan catatan sipil di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta juga mengadakan pelayana yaitu Kutipan Akta dan Salinan Akta. Pelayanan kutipan akta adalah pelayanan catatan pokok yang dikutip dari akta catatan sipil dan merupakan alat bukti diri yang sah bagi diri yang bersangkutan maupun pihak ketiga mengenai kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nama. Pelayanan salinan akta adalah pelayanan yang berkenaan dengan salinan lengkap akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil. Untuk mendukung kegiatan pelayanan di Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki sarana dan prasarana yang dapat digunakan demi kelancaran kegiatan pelayanan. Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta memiliki 9 (sembilan) ruangan yang digunakan dalam menyelenggarakan pemerintahan dan pemberian pelayanan commitdi to bidang user kependudukan dan catatan sipil.


digilib.uns.ac.id

Lebih lanjut pada tabel I akan disajikan data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu sebagai berikut: Tabel I Data inventaris Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta Tahun 2011 No

Jenis Inventaris

Jumlah

1

Ruangan

9

2

Meja

61

3

Kursi

160

4

Almari Besi

15

5

Almari Kayu

5

6

Filling Kabinet

15

7

Mesin Ketik

12

8

Komputer

30

9

Printer

30

10

Mesin Fax

1

11

Pesawat Telepon

3

Sumber: Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta

Berdasarkan tabel diatas, kesembilan ruangan Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, yaitu: 1. Ruang Kepala Dinas 2. Ruang Tata Usaha (Bagian Umum) 3. Ruang Tata Usaha (Bagian Kepegawaian) 4. Ruang Rapat 5. Ruang Bina Program 6. Ruang Perkawinan 7. Ruang Kependudukan

commit to user

yang dimiliki Dinas


digilib.uns.ac.id

8. Ruang Catatan Sipil 9. Ruang Komputer

DASAR HUKUM a. Staatsblad 1849 Nomor 25 tentang Pencatatan Sipil Golongan Eropa. b. Staatsblad 1917 Nomor 130 Jo.Staatsblad 1919 No.81 tentang

Pencatatan Sipil

Golongan Tionghoa. c.

Staatsblad 1920 Nomor 751 jo.Staatsblad 1927 No. 564 tentang Pencatatan Sipil bagi orang Indonesia.

d.

Staatsblad 1933 No. 75 jo Staatsblad 1936 No. 607 tentang Pencatatan Sipil bagi golongan Indonesia, Jawa, Madura dan Minahasa.

e.

KUH Perdata ( BW )

f.

UU No. 1 Tahun 1974 tentang Perkawinan.

g.

UU No.23 Tahun 2002 tentang Perlindungan Anak

h.

Peraturan Pemerintah No. 9 Tahun 1975 tentang Pelaksanaan UU No. 1 Tahun 1974.

i.

Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2002 tentang Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil.

j. Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 8 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Perda No. 6 Tahun 2002 tentang Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil. k. Keputusan Presiden Republik Indonesia No.88 Tahun

2004 tentang Pengelolaan

Informasi Administrasi Kependudukan. l. Keputusan Walikota Surakarta No. 474/83/1/2004 jo No 470 / 151/1/2005 tentang Pelaksanan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. m. Peraturan Walikota Surakarta No. 8 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanan Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun2002. n. Peraturan

Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 2005

tentang Pedoman

Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil Di Daerah. commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PEMBAHASAN

Pada pembahasan ini, penulis akan menguraikan bagaimana pengelolaan Dokumen Akta Kelahiran pada bagian Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta. Menurut Kepmendagri nomor 90 Tahun 1987 Pasal 1 : a. Akta pencatatan sipil adalah data otentik yang berisi catatan lengkap seseorang mengenai kelahiran, perkawinan, percaraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nomor yang diterbitkan dan disimpan oleh Kantor Catatan Sipil sebagai dokumen Negara. b. Kutipan akta adalah catatan pokok tanggal dikutip dari akta pencatatan sipil dan merupakan alat bukti sah bagi yang bersangkutan maupun pihak ke III mengenai kelahiran, perkawinan, kematian, pengakuan dan pengesahan anak, pengangkatan anak dan perubahan nama. c. Kutipan akta II dan seterusnya adalah kutipan Catatan Sipil yang kedua dan seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Kantor Catatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. d. Salinan akta adalah salinan lengkap isi akta catatan sipil yang diterbitkan oleh Kantor Pencacatan Sipil atas permintaan pemohon.

·

Pengelolaan Dokumen Pengelolaan dokumen pada Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mencakup dokumen masuk sampai dokumen keluar. commit to user


digilib.uns.ac.id

A. Dokumen Masuk Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. Adapun instruksi kerja penyerahan dokumen dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi adalah sebagai berikut : Gambar IV.1 Insruksi Kerja Penyerahan Dokumen

Mulai

Permohonan

Verifikasi

Validasi

penyerahan

PENGARSIPAN

Selesai

commit to user


digilib.uns.ac.id

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi A.1 Mulai A.2 Permohonan Permohonan penyerahan dokumen pencatatan sipil dari bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi: 1. Mengisi formulir Permohonan yang diisi oleh Bidang Pencatatan Sipil 2. Membuat daftar Dokumen yang diserahkan - Daftar dokumen terdiri(Nomor,Jenis Dokumen,Tahun, Nomor urut, Jumlah) Gambar IV.2 Contoh Daftar Dokumen No

Jenis Akta

Nomor

Tahun

Jumlah

1. 2. Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi

3. Menyiapkan Dokumen yang diserahkan -

Dokumen Bidang Pencatatan Sipil berupa (berkas, register, agenda) A.3 Verifikasi

1. Mencocokan daftar dokumen yang akan diserahkan yang dilakukan oleh bidang dokumentasi dan informasi. -

Ada petugas khusus verifikasi, mengetahui tentang dokumen yang akan diserahkan yang telah dibekali ketrampilan dan telah praktek.

-

Ada daftar dokumen yang diserahkan commit to user


-

digilib.uns.ac.id

Melakukan pencocokkan daftar dengan dokumennya dari Bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi, setiap dokumen yang diterima wajib dicocokkan kebenarannya.

2. Menghitung kesesuaian daftar dengan dokumennya. - Menghitung jumlah dokumen disesuaikan dengan daftar. - Melakukan Pengecekan Jumlah dan kelengkapan Daftar dan dokumen yang akan diserahkan 3. Mengisi formulir serah terima dan tanda tangan. A.4 Validasi 1. Bidang dokumentasi dan informasi menyiapkan formulir serah terima -

Ada petugas khusus yang menangani.

-

Ada daftar Dokumen yang diserahkan

2. Membubuhkan tanda pada formulir -

Memberikan tanda khusus pada formulir daftar dokumen yang telah cocok.

3. Membubuhkan paraf jika daftar telah sesuai dengan Dokumen yang diserahkan. A.5 Penyerahan 1. Menyiapkan Berita Acara Penyerahan Dokumen Berita Acara Penyerahan Dokumen dibuat rangkap 2 (dua), berita acara merupakan perjanjian atau bukti outentik yang didalamnya menjelaskan tentang terjadinya penyerahan dokumen akta kelahiran berupa berkas, register, dan agenda, oleh Bidang pencatatan sipil dan di terima oleh Bidang dokumentasi dan informasi.

2. Memberikan Persetujuan commit to seksi user pengelolaan dokumentasi) Membubuhkan paraf (dilakukan oleh


digilib.uns.ac.id

3. Menandatangani Berita Acara Penyerahan Dokumen -

Bidang Pencatatan Sipil dan Bidang Dokumentasi dan informasi menandatangani Berita Acara Penyerahan Dokumentasi, diketahui Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

-

Dokumen-dokumen bidang pencatatan sipil diserahkan ke Bidang dokumentasi dan informasi diklasifikasi berdasarkan jenis , nomer, dan tahun akta.

4. Setiap tiga bulan sekali, dari bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi khususnya seksi pengelolaan dokumentasi, melakukan pemeriksaan jumlah berkas berita acara penyerahan yang telah diserahkan A.6 Pengarsipan dokumen 1. Mengklasifikasikan Dokumen -

Ada petugas khusus yang mengetahui Jenis-jenis Dokumen Pencatatan Sipil dan tentang pengelolaan dokumen.

-

Menentukan berdasarkan berdasarkan jenis ,nomer ,dan tahun akta. -

Melihat secara detail kelengkapan dokumen tersebut.

2. Menjilid dokumen (berkas dan register) - Register dijilid berdasarkan klasifikasi tahun pembuatan, jenis, dan nomor urut akta. -

Berkas akta pencatatan sipil sebagai data pendukung pembuatan akta pencatatan sipil dijilid dan diklasifikasikan berdasarkan tahun pembuatan, jenis dan nomor urut akta.

-

Setiap 50 berkas dijilid menjadi 1 buku

-

2 register dijilid menjadi 1 buku register (1 register terdiri dari 50 akta)

-

Berkas dan register diberikan Cover Warna disesuaikan dengan kebutuhan -

Cover sampul Dokumen kelahiran (berkas dan register) commit to user LB (Lahir Baru) : Warna Merah muda


digilib.uns.ac.id

DIS (Dispensasi)

: Warna Biru Muda

TP (Terlambat Pencatatan) : Warna Kuning Muda

3. Memberikan Label -

Membuat label yang ditempel pada Dokumen yang terdiri Jenis Dokumen, tahun pembuatan, Nomor Urut. Dengan posisi label discover depan dan sisi kiri atas. Gambar IV.3 Contoh Label LB

TAHUN 1985

301-400

(BK) L

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi Tujuan pemberian label yang berisikan nomor urut adalah agar pencarian dokumen bisa mudah dilakukan memakai nomor urut dan mengklasifikasikan berdasarkan jenis akta. Nomor urut dokumen juga merupakan nomor control. Pihak pengelola bisa melacak setiap dokumen sehingga hilangnya dokumen dapat dicegah atau disalah gunakan. 4. Mengurutkan dan Meletakan pada Rak / Lemari arsip / Roll O pact - Membuat Bagan/Denah/Peta Dokumen diruangan Penyimpanan Dokumen Pencatatan Sipil. -

Menata dan mengurutkan sesuai klasifikasi yang telah disepakati

5. Komputerisasi -

Cara menyimpan data selain dalam register dan berkas sebagai dokumen tertulis juga dilaksanakan secara komputerisasi, dikembangkan oleh Software yang deprogram sebagai Back Up data yang berfungsi :

1. sebagai pengaman data jika dokumen dalam bentuk register karena kerusakan, hilang atau terbakar.

commit to user

2. mempermudah penemuan data kembali guna penerbitan salinan atau kutipan akta.


3.

proses perubahan untuk pembetulan data lebih cepat.

4.

mempercepat pelayanan.

digilib.uns.ac.id

6. Pemeliharaan -

memberi kipas angin karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap dokumen. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen. -

dengan menggunakan sedot debu (vacuum cleaner)

-

memberi pengharum ruangan dan camper

-

penyediaan masker dan sarung tangan

- melakukan pemegangan sedikit mungkin karena dokumen yang sudah sangat lama tersimpan menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin menguning, serta warnanya pudar. -

ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan dokumen cukup memadai karena ventilasi yang sempit dapat mengakibatkan debu menumpuk dan dapat merusak dokumen.

-

membersihkan ruangan dilakukan setiap hari hal itu dapat mencegah datangnya ulat kayu dan binatang pengerat yang dapat dengan mudah merusak dokumen.

-

menjauhkan air dari dalam ruangan dokumen, karena air dapat mempercepat kerusakan pada dokumen.

-

menambal dokumen yang robek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang baik.

-

menghindarkan barang-barang logam yang mudah berkarat yang menempel pada dokumen. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan salah satu petugas pengarsipan user dokumen akta kelahiran di Kantorcommit Dinas to Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ibu Endah Murdiyah yang menyatakan bahwa proses dokumen masuk


digilib.uns.ac.id

sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan : -

Dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan computer.

-

Terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen.

-

Terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya. (sumber : hasil wawancara, 24 februari 2011) A.7 Selesai B. Dokumen Keluar Dokumen keluar dari Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang dikeluarkan karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. setelah pemohon mengajukan kutipan ke II, petugas pengelola dokumen melakukan pencarian dokumen yang dibutuhkan pemohon. Gambar IV.4 Mekanisme Pengajuan Kutipan Akta ke-II pemohon

Mengisi Permohonan Kutipan commit to user


digilib.uns.ac.id

Ke bidang dokumentasi dan informasi

Ke bidang pencatatan sipil untuk di proses

Kutipan Akta Diberikan pada

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi B.1 Pemohon Mendatangi bidang pencatatan sipil B.2 Mengisi permohonan kutipan dengan melampiri : -

Laporan Polisi Fotocopy akta

-

Kutipan Akta yang rusak (bila akta rusak)

-

Fotocopy KTP pemohon

-

Surat kuasa + Fotocopy KTP bila tidak hadir sendiri commit to user B.3 Ke bidang dokumentasi dan informasi


digilib.uns.ac.id

Pada seksi Pengelolaan dokumen dengan membawa formulir permohonan kutipan yang diberikan oleh Bidang Pencatatan Sipil, petugas pengelolaan dokumen akan melakukan pencarian dokumen dan diserahkan kepada Bidang Pencatatan Sipil untuk diproses. Adapun instruksi kerja pencarian dokumen dari Bidang dokumentasi dan informasi yang akan diserahkan ke Bidang pencatatan sipil untuk diproses adalah sebagai berikut :

Gambar IV.5 Instruksi Kerja Pencarian Dokumen

mulai

Menerima Berkas

mengagenda

Verifikasi

ditemukan

selesai

commit to user Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi


digilib.uns.ac.id

k. mulai l. Menerima berkas 1. Petugas pengelola dokumen menerima Pengajuan Permohonan dari Bidang Pencatatan Sipil yang dibawa langsung oleh pemohon. Pemohon mengisi formulir tanda terima yang diberikan oleh petugas.

Gambar IV.6 Contoh Formulir Tanda Terima TANDA TERIMA

Telah terima berkas permohonan Pencarian Dokumen Akta Kelahiran / Perkawinan /Perceraian dan Kematian : Nama ………………………………………………………………………………………

:

No Akta ……………………………………………………………………………………….

:

Surakarta

,

………………. Yang Menerima

(……………………………………) Catatan : Apabila dalam jangka waktu 2 minggu permohonan masuk yang telah memenuhi persyaratan tidak diurus ( yang bersangkutan ) maka harus memperbaharui permohonan awal. commit to user


digilib.uns.ac.id

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi 2. Disertakan formulir permohonan pencarian dokumen. Gambar IV.7 Contoh Formulir Permohonan Pencarian Dokumen

FORMULIR ISIAN PENCARIAN DOKUMEN

Nama Pemohon

:

Atas Nama

:

Nomor Akta

:

Tanggal Penerbitan

:

Keterangan

: Hadir sendiri / Dikuasakan

Lampiran-lampiran

:-

Fotocopy akta

Surat bukti kehilangan Fotocopy KTP/KK SBKRI/Ganti nama Surakarta,……………… Pemohon

(Nama Pemohon)

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi 3. Formulir Permohonan ditanda tangani pemohon dan Berkas Kelengkapan : -

Laporan Kehilangan

-

Fotocopi dokumen yang dicari

-

Fotocopi KTP pemohon

commit to user


digilib.uns.ac.id

-

Surat kuasa bagi yang menguasakan disertai Fotocopi KTP yang diberi kuasa

-

Formulir di tandatangani kasie di bidang Pencatatan Sipil untuk di antar ke Bidang Dokumentasi dan Informasi.

m. Mengagenda -

Mencatat dalam buku agenda penerimaan permohonan pencarian dokumen, buku agenda tersebut berisi rekap semua nama pemohon. 1 buku egenda digunakan untuk 1 tahun. Sehingga setiap buku agenda diberi cover untuk membedakan dan mempermudah mengamati jumlah pemohon setiap tahunnya. Gambar IV.8 Contoh Label Agenda BUKU PENCARIAN DAN PENEMUAN DOKUMEN TAHUN 2011

Sumber : Bagian Dokumentasi dan Informasi

n. Memverifikasi -

Memcocokkan permohonan pencarian dokumen dengan berkas yang dilampirkan

-

Pencarian Dokumen

-

Petugas mencari dokumen di ruang arsip dan memberikan keterangan ditemukan atau tidak ditemukan.

-

membubuhkan paraf seksi pengelolaan dokumen dan ketua bidang dokumentasi dan informasi.

e. Ditemukan -

Bila

telah

ditemukan

diserahkan

bersama

dokumen

yang

dicari

(register/berkas/agenda) -

Penyerahan dilakukan sendiri oleh pemohon Ke Bidang Pencatatan Sipil, disertai dengan buku agenda penyerahan, dan formulir. berkas permohonan dapat proses atau commit to user tidak akan diputuskan oleh Petugas Pencatatan Sipil. Sebelum menyerahkan dokumen


digilib.uns.ac.id

akta kepada pemohon, dilakukan pengecekan ulang, agar tidak adanya kesalahan pada kepemilikan dokumen tersebut berupa : 1. melihat nama pemohon 2. koreksi berkas (formulir permohonan, kelengkapan persyaratan) 3. catat dalam buku agenda (nama pemohon, nama kuasa, alamat pemohon) 4. berikan bukti tanda terima .

B.4 Dokumen diserahkan oleh Bidang Dokumentasi dan informasi ke Bidang Pencatatn sipil untuk diproses.

B.5 Kutipan akta telah selesai, pihak Bidang pencatatan Sipil akan menghubungi pemohon. Bidang pencatatan sipil mengembalikan dokumen asli ke bidang dokumentasi dan informasi. -

Mengisi formulir tanda terima.

-

Mencatat di buku Agenda dan tanda tangan sebagai tanda Dokumen Pencatatan sipil telah diproses dan dikembalikan ke Bidang Dokumentasi dan Informasi berupa : Berkas, Register dan Agenda. Dinas Kependudukan dan Pencatatn Sipil mengendalikan dokumen sesuai dengan Prosedur Pengendalian Dokumen, meliputi:

-

Pengesahan dokumen sebelum didistribusi

-

Pengkajian dan pembaruan dokumen serta pengesahan ulang, jika ada

-

Perubahan dan status revisi teridentifikasi dengan baik

-

Dokumen dengan revisi terakhir tersedia pada lokasi kerja

-

Dokumen teridentifikasi dan mudah diakses

-

Dokumen eksternal teridentifikasi, commit serta terkendali to user pendistribusiannya

-

Pencegahan terhadap penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku


digilib.uns.ac.id

C. Pemusnahan dokumen Pemusnahan atau penyusutan dokumen tidak dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dikarenakan semua jenis dokumen yang disimpan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen asli yang akan digunakan sampai batas waktu yang tidak ditentukan, karena merupakan dokumen resmi yang diterbitkan yang merupakan bukti kuat atas lahirnya seseorang. (sumber : hasil wawancara, 4 Maret 2011).

D. Program pengawasan Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil juga memiliki program pengawasan. Kerahasiaan dokumen dan cara melindungi dokumen agar tidak disalahgunakan. Metode dan teknik yang akan digunakan untuk menjaga agar salinan/akta tidak disalahgunakan atau bahkan di pakai untuk tindak kejahatan. Dokumen kelahiran yang paling banyak disalahgunakan karena banyak lembaga yang mengakuinya sebagai dokumen yang menunjukkan jati diri. Karena itulah dokumen penting sebaiknya tidak digunakan sebagai dokumen umum. Cara ini juga dapat mencegah seseorang untuk menyalahgunakan dokumen penting. Akta hanya boleh dikeluarkan bagi mereka yang berhak memintanya. Penggunaan kertas pengamanan khusus untuk mencetak akta juga dapat mencegah pemalsuan dokumen. Menyelenggarakan program pengawasan yang efektif adalah bagaimana caranya membuat dokumen aman tapi pada saat yang sama harus memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat. pemohon yang berhak dan membutuhkan akta kelahiran mereka biasanya ingin bisa mendapatkan secepat mungkin. Kantor pencatatan sipil menerima permohonan dari pemohon yang datang langsung, ada juga pemohon yang menelepon. Satu metode berhasil dijalankan selama bertahuncommit yang to user tahun agar dokumen tersebut tidak jatuh kepada orang yang salah adalah dengan


digilib.uns.ac.id

meminta pemohon menjawab sejumlah pertanyaan pada formulir permohonan yang biasanya hanya diketahui oleh pemohon atau orang lain yang dekat dengan pemohon. Jika pemohon tidak menjawab pertanyaan tersebut atau informasi yang disampaikan tidak benar atau tidak sesuai maka petugas akan bertanya lebih banyak kepada pemohon. Petugas berhak meminta bukti identitas lain jika pemohon dianggap mencurigakan. (sumber : hasil wawancara 4 Maret 2011)

Faktor-faktor

yang

mempengaruhi

pengelolaan

Dokumen

di

Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta 1. Tata ruang kearsipan Salah satu faktor yang mempengaruhi pengelolaan dokumen di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah tata ruang. Penataan ruang penyimpanan dokumen, sudah cukup baik dengan memperhatikan factor-faktor sebagai berikut : -

Pengaturan suhu ruangan

-

Cahaya yang cukup, yaitu ruangan tidak langsung terkena sinar matahari.

-

Ruang penyimpanan dokumen yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran. (sumber: hasil wawancara, 4 Maret 2011)

2. Menggunakan fasilitas yang tepat Dalam rangka menunjang pelaksanaan pengelolaan dokumen di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, diperlukan adanya sarana maupun prasarana yang memadai. Dalam hal ini Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil

menggunakan

fasilitas-fasilitas

yang

dipergunakan

dalam

Pengelolaan Dokumen, diantaranya yaitu : a. Alat penerimaan -

Meja Kerja Dalam menerima dokumen sampai keluarnya dokumen menggunakan fasilitas ini tepat untuk memilah-milah dokumen yang akan diterima maupun yang akan di keluarkan.

commit to user


-

digilib.uns.ac.id

Time stamp Adalah alat yang digunakan untuk menandai dokumen saat datang.

b. Alat penyimpanan dokumen -

Roll o’Pact Yaitu lemari besi tempat untuk menyimpan dokumen.

c. Alat pelaksanaan korespondensi -

komputer alat ini digunakan untuk memproses segala yang berkaitan dengan kegiatan didalam perkantoran.

-

Stempel Alat untuk menandakan dokumen dengan tanda yang dapat berupa logo instansi, tanggal, tanda tangan, tulisan singkat lainnya yang sering digunakan didalam kantor guna mempercepat penyelesaian pekerjaan.

3. Petugas pengelolaan dokumen Setiap hari kerja, organisasi menciptakan dokumen yang dapat menjadi data yang melatarbelakangi pengambilan keputusan dan perencanaan dimasa depan, guna mendukung proses tersebut dibutuhkannya pegawai yang dapat mengelola dokumendokumen tersebut secara tertib sehingga mudah dalam penemuan kembali. Di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta menetapkan beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh petugas pengelolaan dokumen : -

Ketelitian Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil

-

Kecerdasan Memahami alphabet dengan baik dan mempunyai penglihatan yang cepat untuk membedakan perbedaan-perbedaan yang kecil dari nama-nama dan angka yang

-

tercantum pada dokumen-dokumen. commit to user Kecekatan


digilib.uns.ac.id

Memiliki sifat kecermatan Memiliki pertimbangan yang baik -

Kerapian (sumber : hasil wawancara 4 Maret 2011)

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari pengamatan yang telah dilakukan oleh pengamat dari pembahasan sebelumnya, maka pengamat dapat mengambil kesimpulan tentang pengelolaan dokumen akta kelahiran adalah : a. Dokumen Masuk Dokumen masuk di Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang diterima dari Bidang Pencatatan Sipil ke Bidang Dokumentasi dan Informasi untuk disimpan dan digunakan sebagaimana fungsinya. ·

Permohonan Permohonan penyerahan dokumen pencatatan sipil dari bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi, dengan mengisi formulir Permohonan yang diisi oleh Bidang Pencatatan Sipil, membuat daftar Dokumen yang diserahkan, menyiapkan Dokumen yang diserahkan.

·

Verifikasi Mencocokan daftar dokumen yang akan diserahkan yang dilakukan oleh bidang dokumentasi dan informasi, menghitung kesesuaian daftar dengan dokumennya, mengisi form serah terima dan tanda tangan.

·

Validasi Bidang dokumentasi dan informasi menyiapkan formulir serah terima, membubuhkan tanda pada formulir, membubuhkan paraf jika daftar telah sesuai dengan Dokumen yang diserahkan.

·

Penyerahan to userDokumen, memberikan Persetujuan, Menyiapkan Berita Acara commit Penyerahan menanda tangani Berita Acara Penyerahan Dokumen, setiap tiga bulan sekali, dari


digilib.uns.ac.id

bidang pencatatan sipil ke bidang dokumentasi dan informasi khususnya seksi pengelolaan dokuemntasi, melakukan pemeriksaan jumlah berkas berita acara penyerahan yang telah diserahkan ·

Pengarsipan dokumen Mengklasifikasikan Dokumen, menjilid dokumen (berkas dan register), memberikan Label, mengurutkan dan Meletakan pada Rak / Lemari arsip / Roll O pact

1. Komputerisasi Cara menyimpan data selain dalam register dan berkas sebagai dokumen tertulis juga dilaksanakan secara komputerisasi 2. -

Pemeliharaan memberi kipas angin karena Kelembaban udara dan uap air berpengaruh buruk terhadap dokumen. Keadaan udara yang sangat kering juga harus dihindarkan karena juga mempercepat kerusakan dokumen.

-

melakukan pemegangan sedikit mungkin karena dokumen yang sudah sangat lama tersimpan menyebabkan dokumen semakin mudah rusak, dokumen semakin menguning, serta warnanya pudar.

-

ventilasi yang digunakan pada ruangan penyimpanan dokumen cukup memadai karena ventilasi yang sempit dapat mengakibatkan debu menumpuk dan dapat merusak dokumen.

-

membersihkan ruangan dilakukan setiap hari hal itu dapat mencegah datangnya ulat kayu dan binatang pengerat yang apat denngan mudah merusak dokumen.

-

menjauhkan air dari dalam ruangan dokumen, karena air dapat mempercepat kerusakan pada dokumen.

-

menambal dokumen yang robek atau rusak dengan menggunakan perekat kertas yang baik.

commit to user


digilib.uns.ac.id

Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan salah satu petugas pengarsipan dokumen akta kelahiran di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta, ibu Endah Murdiyah yang menyatakan bahwa proses dokumen masuk sampai dengan proses pengarsipan di Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Surakarta dikatakan cukup tertib tetapi masih banyak hambatan yang ditemui dikarenakan : -

Dalam penulisan cover pada label berkas akta kelahiran masih belum seragam, banyak penulisan dilakukan dengan tulis tangan dan sebagian diketik menggunakan computer.

-

Terdapat warna cover sampul pada berkas tidak sesuai dengan warna yang telah ditentukan, sehingga menyulitkan petugas dalam melakukan pencarian dokumen.

-

Terdapat beberapa dokumen yang tidak urut dalam penempatannya. (sumber : hasil wawancara, 24 februari 2011)

b. Dokumen keluar Dokumen keluar dari Bidang Dokumentasi dan Informasi di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil merupakan dokumen yang dikeluarkan karena pemohon ingin membuat kutipan ke II yaitu kutipan Pencatatan Sipil yang dapat diterbitkan oleh Kantor Pencatatan Sipil karena kutipan akta asli hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwajib. ·

Menerima berkas Petugas pengelola dokumen menerima Pengajuan Permohonan dari Bidang Pencatatan Sipil yang dibawa langsung oleh pemohon, disertakan formulir permohonan pencarian dokumen, formulir Permohonan ditanda tangani pemohon dan Berkas Kelengkapan

·

Mengagenda Mencatat dalam buku agenda penerimaan permohonan pencarian dokumen, buku agenda tersebut berisi rekap semua nama pemohon.

·

Memverifikasian commit to user


digilib.uns.ac.id

Memcocokkan permohonan pencarian dokumen dengan berkas yang dilampirkan, pencarian Dokumen, membubuhkan paraf seksi pengelolaan dokumen dan ketua bidang dokumentasi dan informasi. ·

Ditemukan Penyerahan dilakukan sendiri oleh pemohon Ke Bidang Pencatatan Sipil, disertai dengan buku agenda penyerahan, dan formulir. Jika kutipan akta telah selesai, pihak Bidang pencatatan Sipil akan menghubungi pemohon. Bidang pencatatan sipil mengembalikan dokumen asli ke bidang dokumentasi dan informasi

B. Saran Dari kesimpulan penulis menyarankan beberapa hal tentang pengelolaan dokumen akta kelahiran yaitu antara lain sebagai berikut : 1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM) dan sarana prasarana dalam menunjang dan memperlancar pelaksanaan tugas dengan cara menyelenggarakan pelatihan computer bagi petugas pengelola dokumen, pelayanan dokumen pada bidang dokumentasi dan informasi. 2. Pemberdayaan dan peningkatan kinerja pelayanan dokumen pada masyarakat. 3. Melakukan penataan arsip secara lebih teratur sehingga pencarian dokumen dapat dilakukan secara cepat. 4. Meningkatkan ketrampilan petugas pengelolaan dokumen dengan mengadakan bimbingan teknis berupa pelatihan komputer, penataan dokumen, dan pelayanan masyarakat dalam pencarian dokumen agar dapat terpenuhi pelayanan dokumen secara tertib, cepat, dan tepat.

commit to user

PENGELOLAAN DOKUMEN AKTA KELAHIRAN PADA BAGIAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL KOTA SURAKARTA

Recommend Documents