Projectvoorstel Groningen, 29 oktober 2012 Michael Klok, Oane Hettema
Duurzaamheidsjaarverslag Eemsdelta Green
G2K
Aanleiding Eemsdelta Green (EDG) wil een duurzaamheidsjaarverslag uitbrengen om zowel binnen als buiten de regio zichtbaarder te maken waar ze mee bezig is. EDG heeft 6 communicatiebureau’s gevraagd om hiervoor een offerte uit te brengen. De belangrijkste selectiecriteria voor EDG zijn de effectiviteit van het voorgestelde medium/de voorgestelde media en de prijs. In dit voorstel wordt een plan van aanpak, planning en kostenbegroting beschreven.
Vraag De vraag zoals EDG die heeft gesteld is meerledig en interpreteren wij als volgt: Ontwikkel een duurzaamheidsjaarverslag: - dat verslag doet van de activiteiten en resultaten van EDG in 2012; - 8 van de ca. 80 gerealiseerde projecten uitvoeriger in beeld brengt; - een beeld geeft van de ambities van EDG; - dat voor wat betreft de keuze voor het medium/de media ‘aankomt bij de juiste mensen’. Hieronder worden verstaan: professionals die door dit verslag geïnteresseerd raken in de regio, dan wel trots worden op de regio; - uiterlijk 1 maart 2013 beschikbaar is; - wordt gerealiseerd binnen een nader overeen te komen budget.
Plan van aanpak Essentie De aanpak die G2K voorstel komt in het kort op het volgende neer: Het verhaal staat centraal Ongeacht voor welk medium wordt gekozen, het verhaal dat het duurzaamheidsverslag moet vertellen staat centraal. In het geval van EDG gaat het over de samenwerking tussen diverse organisaties, gedeelde ambities en overtuigingen en natuurlijk de projecten. Dat moet op een treffende en voor de doelgroep interessante manier worden verteld. De keuzes die worden gemaakt voor vanuit welke invalshoek en met welke tone-of-voice deze verhalen worden verteld zijn cruciaal voor of het verslag ook echt ‘aankomt’. En of de doelgroep het verhaal wil delen binnen het eigen netwerk. Dat verhaal is niet alleen het verhaal in tekst, maar ook in beeld. Daarbij kan worden gedacht aan fotografie, animaties, grafieken, video en misschien zelfs geluid (podcast). En de vorm. De keuze voor het medium en de vormgeving moeten het verhaal ondersteunen. In dit voorstel wordt er nadrukkelijk voor gekozen om te investeren in de ontwikkeling van goede content. Zwaartepunt in digitale kanaal Een duurzaamheidsverslag moet natuurlijk in digitale vorm worden gepubliceerd. Met het digitale kanaal heb je eenvoudig toegang tot een grote doelgroep, meer mogelijkheden om het verhaal te vertellen en biedt je de doelgroep mogelijkheden het verhaal, of onderdelen daarvan te delen. Deze eerste keer kunnen we ons voorstellen dat we naast het digitaal publiceren en distribueren ook een gedrukte samenvatting
G2K
2
als een soort van teaser rondsturen, maar vervolgens moet er een verbinding met de doelgroep worden gemaakt met behulp van digitale media. Daarmee wordt het informeren van de doelgroep over/ betrekken van de doelgroep bij nieuwe ontwikkelingen van EDG eenvoudiger, goedkoper en natuurlijk milieuvriendelijker! Geloofwaardigheid is cruciaal Het verslag moet gaan bijdragen aan het beeld dat mensen van EDG en de partners van EDG hebben. De beïnvloeding van dat beeld is gerelateerd aan de geloofwaardigheid van het verhaal. EDG kan van alles over zichzelf vertellen. Dat verhaal wordt sterker als het wordt bevestigd door anderen (accountant), of voldoet aan erkende richtlijnen. U heeft aangegeven de GRI richtlijnen niet goed van toepassing te vinden. Er zijn meer richtlijnen. We realiseren ons dat doordat EDG niet één organisatie is, maar een samenwerking tussen meerdere organisaties het moeilijker is om op organisatieniveau richtlijnen toe te passen. Zonder nu met een oplossing te komen denken we dat het goed is om te overwegen om het verslag, of in ieder geval projecten, te onderwerpen aan richtlijnen zoals de transparantiebenchmark van het Ministerie van EL&I. Medium? Multimedia! Voor het publiceren van het verslag is ons voorstel om content (tekst, beeld) te ontwikkelen die in de eerste plaats geschikt is voor het publiceren in het digitale kanaal. In januari 2012 telde Nederland ruim 6 mio Facebook accounts en 3,6 mio LinkedIn accounts. Het voorstel is om het verslag te publiceren als Facebook pagina en te ondersteunen met het opzetten van een Eemsdelta Green LinkedIn-group. De doelgroep krijgt een opgemaakte email en/of per post een beknopt verslag met een verwijzing naar de Facebook pagina. Onderdelen van de content op de Facebook pagina worden ook via andere kanalen zoals YouTube en Twitter gepubliceerd. Dit betekent dat de content hierop wordt afgestemd. Bijvoorbeeld dat koppen (incl. links) niet meer dan 140 karakters mogen hebben, zodat ze ook als Twitterbericht kunnen worden verzonden. En dat voor de projecten die worden uitgelicht korte filmpjes kunnen worden gemaakt die onderdelen van het verhaal kunnen vertellen. Voor de teaser, het ‘drukwerkje’, wordt de content gebruikt die in de eerste plaats voor het digitale kanaal wordt ontwikkeld. Door bijvoorbeeld videostills als beeld te gebruiken. Door te kiezen voor Facebook en LinkedIn wordt impliciet gekozen voor contactmomenten via uiteenlopende media; email, Flipboard, websites etc. Op desktop/laptop, tablet en smartphone. De keuze heeft ook als voordeel dat bij een volgend verslag de volledige aandacht kan uitgaan naar de ontwikkeling van content. De verbinding met de doelgroep is immers al gemaakt. Zodra iemand de Eemsdelta Green Facebook pagina ‘liked’, en/of zich aansluit bij de LinkedIn group wordt hij/zij automatisch geïnformeerd. Om die relatie in stand te houden moet zorgvuldig worden omgegaan met deze kanalen. De kanalen mogen alleen worden ingezet voor voor de doelgroep relevante en kwalitatief goede content. Waarom geen app? Het verslag in de vorm van een tablet en/of smartphone app zou fantastisch zijn. Het bereik van een app zal echter kleiner zijn (niet iedereen heeft een tablet of
G2K
3
smartphone). De kosten voor de ontwikkeling van een app voor zowel het iOsplatform (Apple) als voor Android is kostbaarder dan de kosten voor een Facebook pagina. Ook het ontwikkelen van updates is kostbaarder. Het ontwikkelen van een app die de doelgroep regelmatig kan informeren is ook kostbaarder. En de content in een app is inprincipe minder makkelijk deelbaar. Misschien een ‘appsite’? We hebben ook overwogen om de ontwikkeling van een appsite voor te stellen. Dit is een website die zijn interface afstemt op het medium waarop de site wordt gekeken. Op bijv. een tablet werkt de site met touch-besturing. Een appsite draait in een browser, maar die is niet te zien. De appsite zou naast een Facebookpagina en andere social media kunnen draaien en als een aggregatie van alle content kunnen fungeren (een soort van bulletin board). Wellicht een idee om een volgende fase samen naar de mogelijkheden te kijken. Een goed en geloofwaardig verhaal als kern In dit projectvoorstel is uitgegaan van een verslag in de vorm van een Facebookpagina ondersteund door LinkedIn en optioneel een gedrukte teaser. Door een en ander in een structuur te zetten wordt duidelijk hoe het publiceermodel er uit komt te zien. En ook dat deze manier van communiceren zich niet beperkt tot de genoemde media.
gedrukte teaser
Content (het EDG ʻverhaal) tekst, fotografie, video, grafieken etc.
G2K
4
Ontwikkeling content EDG heeft in het programma van eisen aangegeven welke informatie in het verslag moet worden verwerkt. Dat is uiteraard het uitgangspunt. Samen met EDG wordt een redactioneel concept ontwikkeld dat voorziet in een opzet die het EDG verhaal op de voor de doelgroep interessante manier neerzet. Daarbij wordt gekeken hoe tekst en beeld zich tot elkaar verhouden. ‘Een beeld zegt vaak meer dan 1.000 woorden.’ Wij zouden er een voorstander van zijn dat naast fotografie ook wordt gewerkt met filmpjes. Dat kunnen filmpjes zijn waarin betrokken personen iets vertellen, maar ook korte filmpjes die in het kort de essentie van een bepaald project in beeld brengen. Verder zou kunnen worden gewerkt met animaties om bijvoorbeeld in het kort de rationale achter EDG te verbeelden. Facebookpagina Facebook biedt meer mogelijkheden voor het inrichten van de pagina dan je denkt. Uiteraard ben je voor de opzet van de pagina gehouden aan een aantal conventies. Daartegenover staat dat je voor wat betreft toegankelijkheid, deelbaarheid, vindbaarheid en inzichtelijkheid profiteert van de kwaliteiten van Facebook. Hieronder een voorbeeld van de Eemsdelta Green Facebook pagina. Deze pagina biedt toegang tot meer informatie over EDG, projecten, interviews etc. Al deze content is eenvoudig onderhoudbaar, zeer toegankelijk en makkelijk te delen.
G2K
5
Een projectenpagina kan toegang bieden tot de meest interessante projecten. Weergegeven in tekst, slideshows, video etc. En ook weer makkelijk om te delen met anderen. De cijfers kunnen op verschillende manieren in beeld worden gebracht.
G2K
6
De content op de EDG Facebook pagina wordt via allerlei kanalen toegankelijk. Flipboard gebruikers krijgen het verslag, of updates over projecten automatisch binnen via deze ‘content-aggregator’.
LinkedIn EDG heeft al een Eemsdelta Green group. Er is echter maar één lid. Door EDG zichtbaarder te maken zal deze als relevanter worden ervaren. Op de Facebook pagina en in de teaser wordt gewezen op het bestaan van de LinkedIn groep. Via deze groep kunnen leden bijvoorbeeld worden geïnformeerd over nieuwe ontwikkeling en worden uitgenodigd voor bijeenkomsten. Gedrukte teaser De gedrukte teaser zoals we die voor ons zien geeft beknopte informatie over Eemsdelta Green, enkele projecten, cijfers en een ‘call for action’ om de Facebook pagina te bezoeken en ‘liken’. De insteek zal zo zijn dat het wordt opgezet als een soort van ‘cliffhanger’. Bijvoorbeeld: ‘Groningen Seaports vanaf nu papierloos. Wilt u weten hoeveel bomen worden bespaard? www.Facebook.com/eemsdeltagreen’ De gedrukte teaser wordt in een oplage van 2.500 exemplaren gedrukt en verstuurd. Hiervoor wordt gewerkt met waterloos off-set op FSC-gecertificeerd papier. Waterloos off-set is een milieuvriendelijke vorm van drukken (dat kunnen slechts enkele drukkers in Nederland waaronder Drukkerij Tienkamp & Verheij in Groningen).
G2K
7
De mensen Uiteindelijk zijn het de mensen die het bedenken en gaan doen. Voor dit project werkt G2K samen met BeepRoger. BeepRoger heeft veel ervaring met de inzet van social media en was samen met Dizain (zusterbedrijf) verantwoordelijk voor het prijswinnende digitale jaarverslag 2011 van Elker. G2K werkt regelmatig samen met BeepRoger. Onlangs ontwikkelde G2K i.s.m. BeepRoger de nieuwe tablet en smartphone apps voor De Telegraaf (die in november live gaan). De volgende mensen zullen betrokken zijn bij de ontwikkeling van het verslag: Jascha Tuinier Oane Hettema (BeepRoger) Rudmer van Hulzen Nader te bepalen* Nader te bepalen**
projectmanager (eerste aanspreekpunt) consultant social media art director dtp en programmering copywriter, fotograaf, illustrator
* Een en ander afhankelijk van beschikbaarheid/inzetbaarheid van mensen. ** De keuze voor copywriter, fotograaf, illustrator is afhankelijk van concept en redactionele formule.
Fasering Voor de ontwikkeling van het verslag hebben we het volgende traject voor ogen: 0. opdracht 1. briefing en debriefing 2. conceptontwikkeling (finale presentatie 1 dec 2012) 3. ontwikkeling content 4. productie 5. verzending / live 6. begeleiding EDG bij publiceren content
eerste week november 2012 november december - januari februari 1 maart 2013 vanaf maart 2012
ad1] briefing en debriefing EDG zal naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure de briefing wellicht willen uitbreiden en/of aanscherpen. G2K zal vervolgens een debriefing opstellen. ad2] conceptontwikkeling In deze fase wordt het concept verder uitgewerkt. Welke media worden ingezet, hoe verhouden die zich tot elkaar, hoe wordt een verbinding gemaakt tussen Twitter, LinkedIn etc. En ook hoe worden nieuwe ontwikkelingen/projecten gecommuniceerd met de doelgroep. Onderdeel van het concept is de redactionele formule. Die geeft duidelijkheid over met wie we gesprekken voeren? Wat we gaan fotograferen, of filmen. Van welke data infographics worden gemaakt etc. Daarnaast wordt het ontwerp/de lay-out bepaald van de verschillende media en het beeldconcept ontwikkeld.
G2K
8
ad3] ontwikkeling content Op basis van het vastgestelde concept en redactionele formule kan de content worden gemaakt. ad5] productie In deze fase wordt de ontwikkelde content verwerkt tot de Facebookpagina en gerelateerde media. ad7] begeleiding EDG bij het publiceren van content De door G2K voorgestelde vorm voor het publiceren van het duurzaamheidsverslag biedt EDG de mogelijkheid om vervolgens zelf content te publiceren. G2K stelt een instructie op en verzorgt een workshop van een dagdeel voor degene(n) die in de toekomst namens EDG content gaan (laten) ontwikkelen en publiceren. Deze begeleiding zouden we ook kunnen geven aan een bredere groep mensen. Daarbij denken we aan mensen die betrokken zijn bij projecten. Die zouden we inzage kunnen geven in de manier waarop je van een project een verhaal kunt maken dat geschikt is voor publicatie.
Kostenoverzicht Het kostenoverzicht is te vinden in de bijlage.
G2K
9
G2K Profiel G2K geeft gezicht aan organisaties en merken, en laat ze een dialoog met doelgroepen aangaan. G2K adviseert opdrachtgevers over identiteit-, positioneringsen communicatievraagstukken. Ontwikkelt digitale, gedrukte en ruimtelijke media. En bestaat uit een team van 15 mensen dat werkt vanuit studio’s in Amsterdam en Groningen. Referenties G2K heeft projecten uitgevoerd voor onder meer: ABN Amro, Agentschap Telecom, Amsterdam Creative Crossings, Artis, Asito, Bizztravel, Brunel, Care Autoschade, Clear Fotofestival, Corus, CSM NV, Elkien, Europa Law Publishing, dr. Adam's, EMI Music, Ferio.nl, Friese Elfsteden Wandeltocht, G-14, Gasunie, GGZ Drenthe, Grand Theatre Groningen, Groningen Airport Eelde, Groningen Seaports, Haydn Muziek Festival, Hoofdbedrijfschap Detailhandel, iederz, Ilse Media, ING Bank Nederland, Intergamma, Jackie, Jeugdhulp Friesland, Johan Cruijff, KNVB, Luchtverkeersleiding Nederland, Martinair, Maven Publishing, Menzis, Miljonair Magazine, Nederlands Zuivelbureau, Noordelijke Hogeschool Leeuwarden (NHL), Dierenpark Emmen, Noordhoff Uitgevers, Planet Internet, Provincie Groningen, RAV IJsselland, Rijksuniversiteit Groningen, Stenden University, Stichting rechtshulp Univé, Thieme Meulenhoff, UMCG Ambulancezorg, Union fietsen, Vanboeijen, Van Dalen Schoenen, Vincent van Gogh Instituut, Warner Music Benelux, Wolters Kluwer.
G2K
10
Contact Michael Klok
[email protected] 06 538 07 191 Jascha Tuinier
[email protected] 06 215 45 671 Hereplein 4 9711 GA Groningen (050) 5891444 www.g2k.nl
G2K
11
