Projectplan Informatie arrangementen als app ’s-Hertogenbosch, 6 december 2011
i
Versiebeheer Algemene gegevens Projectnaam
Informatie arrangementen als app
Uitgave
Final
Datum
6 december 2011
Auteurs
Martin Hol;Astrid van den Biggelaar
Projectleider
Martin Hol
Documentnaam
PP_Infoarrapp_06122011
Revisie Historie Revisie datum
Samenvatting van wijzigingen
6 december 2011
Eerste versie
Gemarkeerde wijzigingen
Verspreidingen en Goedkeuringen Naam
Goedkeuring
Handtekening
Rol
Uitgifte datum
Inhoudsopgave 1 Achtergrond __________________________________________________________ 6 2 Projectdefinitie ________________________________________________________ 7 2.1 Projectdoelstellingen ___________________________________________________________ 7 2.2 Projectafbakening _____________________________________________________________ 7 2.3 Projectproducten______________________________________________________________ 7 2.4 Risico’s _____________________________________________________________________ 7 2.5 Randvoorwaarden _____________________________________________________________ 8 3 Projectorganisatie _____________________________________________________ 9 3.1 Project Organisatiestructuur _____________________________________________________ 9 3.2 Samenstelling projectgroep _____________________________________________________ 9 3.3 Fasering ___________________________________________________________________ 11 3.4 Aanpak & werkwijze __________________________________________________________ 11 3.5 Mijlpalen en activiteiten _______________________________________________________ 11 4 Communicatieplan ____________________________________________________ 12 5 Projectkosten ________________________________________________________ 13 6 Projectplanning ______________________________________________________ 14 6.1 Planning ___________________________________________________________________ 14
iii
Lijst van figuren en tabellen Tabel 1 – Risicoanalyse ___________________________________________________ 7 Tabel 2 – Projectgroep ___________________________________________________ 9 Tabel 3 – Projectstructuur _______________________________________________ 10 Tabel 4 – Projectfases ___________________________________________________ 11 Tabel 5 - Communicatieplanning ___________________________________________ 12 Tabel 6 – Communicatiestructuur __________________________________________ 12 Tabel 7 - Kosten _______________________________________________________ 13
5
1 Achtergrond De bibliotheek heeft te maken met een veranderende omgeving en een veranderende vraag, die ten grondslag ligt aan het project dat wordt beschreven in dit projectplan: - De bibliotheek ontwikkelt haar dienstverlening steeds verder op basis van digitale content. - De traditionele bibliotheekfuncties: collectioneren, ontsluiten en verspreiden zijn niet meer voldoende. - De bibliotheek is regisseur van informatieaanbod in lokale contexten. Door het uitvoeren van dit project zoekt de bibliotheek aansluiting bij deze uitgangspunten door rondom lokale thema’s en activiteiten informatie te selecteren, die op maat en via diverse digitale media kan worden aangeboden aan burgers.
2 Projectdefinitie 2.1 Projectdoelstellingen Het project heeft als doel om de bibliotheek als functie te versterken door de ontwikkeling van een app (mobile application) die door middel van het samenstellen van informatie arrangementen, context levert rondom grote lokale thema’s en gebeurtenissen. Het gaat hierbij om de versterking van de bibliotheek als functie, en niet als gebouw.
2.2 Projectafbakening Het project richt zich op het ontwikkelen van de app en het samenstellen van content in de vorm van informatie arrangementen, die aansluit bij thema’s en activiteiten die in 2012 in ’s-Hertogenbosch plaatsvinden. Verdere doorontwikkeling van de app alsook thema’s en activiteiten die plaatsvinden na 2012 zijn geen onderdeel van dit project.
2.3 Projectproducten De gewenste projectresultaten bevatten: - Een informatie arrangementen app, geschikt voor de meest gangbare smartphones. - Een informatie arrangementen app, geschikt voor de meest gangbare tablets. - Minimaal 12 thematische informatie arrangementen - Publiciteitsplan - Presentatie en raadpleging van de app op locatie. (Dit wordt ingezet tijdens activiteiten en evenementen)
2.4 Risico’s Waarschijnlijkheid Ontwerp van de app.
Redelijk groot
Omdat het een geheel
Omvang mogelijke
Priori-
schade
teit
Kan vertraging opleveren
1
voor de implementatie
Gewenste acties Goede voorbereiding, tijdsplanning en
nieuwe ontwikkeling
opvolging van planning
betreft kan de ontwerpfase langer duren dan gepland Medewerking van de
Redelijk
Groot
1
diverse organisatoren
Tijdig en goed overleg met organisatoren
van manifestaties Capaciteit van de
Redelijk
Groot
1
projectgroep
Tijdig inplannen van capaciteit. Duidelijk maken van prioriteit.
Overschrijving van het
Redelijk
Redelijk
budget
1
Opstellen van begroting en bewaken van kosten
Tabel 1 – Risicoanalyse
7
2.5 Randvoorwaarden -
Beschikking over voldoende capaciteit en budget Medewerking van organisatoren van manifestaties Beschikking over voldoende inhoudelijke expertise Goede structurele samenwerking met ICT- (software-) leverancier Afnemers beschikken over mobiele apparatuur Er zijn voldoende manifestaties om informatie arrangementen voor samen te stellen.
3 Projectorganisatie 3.1 Project Organisatiestructuur Het project wordt uitgevoerd door een projectgroep in opdracht van het MT van Bibliotheek ‘s-Hertogenbosch. De projectgroep ontvangt inhoudelijke ondersteuning van de afdelingen Algemeen en Financieel Beheer (AFB), Systeembeheer (ASB)en team Onderzoek & Ontwikkeling (TOO).
3.2 Samenstelling projectgroep Beslisniveau
Algemene verantwoordelijkheid
Stuurgroep Projectleider -
Specifieke verantwoordelijkheden en taken
-
Martin Hol
Eindverantwoordelijke voor het
-
project -
Voorzitter projectgroep en aanspreekpunt naar het MT.
Verantwoordelijk voor het
-
bewaken van alle aspecten van
Autoriseren van resources voor de uitvoering van het project
het project met betrekking tot
-
Goedkeuring van het Project Eindrapport
presteren en resultaat
-
Afstemming met de staande organisatie
-
Behouden van focus op de Business Case
-
Bewaken en beheersen van projectrisico’s
-
Ervoor zorgen dat het project levensvatbaar blijft
-
Ervoor zorgen dat het project binnen de strategie van de staande organisatie blijft
Projectondersteuner
-
Overall projectondersteuning
-
- Astrid van den
Projectdocumenten en planningen opstellen en bijhouden.
Biggelaar
-
(budget en plannings-) rapportages opstellen
-
Algemene bewaking van voortgang en gebruik van resources
-
Contact houden en afstemmen met de projectleider om ervoor te zorgen dat het een kwalitatief goed project blijft
Projectmedewerker
-
- Margo Kwinten
Inbreng van inhoudelijke
-
expertise
Onderhouden van contacten met samenwerkingspartijen
-
Werving en planning van mogelijke samenwerkingsparijen
Projectmedewerker
-
AFB - Teun van
Inbreng van inhoudelijke
-
expertise
Inbrengen expertise ten aanzien van verdienmodel, business case
Alebeek
-
Controle op budgetbewaking van het project
Projectmedewerker
-
ASB - Anne Klop Projectmedewerker Uitvoeringsorganisa
Inbreng van inhoudelijke
-
expertise
-
Inbrengen expertise ten aanzien van technologiekeuzes
Inbreng van inhoudelijke expertise
tie - Els Danen Tabel 2 – Projectgroep
9
-
Controle op technische ontwikkeling app
-
Ontwikkeling informatie arrangementen
Opdrachtgever MT bibliotheek
Projectondersteuning Projectleider Martin Hol
Financieel Technisch Secretarieel
Projectgroep Programma management Informatie management ICT
Tabel 3 – Projectstructuur
Projectaanpak
3.3 Fasering De projectfasen en stappen worden in detail uitgewerkt in een projectplanning. Grofweg zullen echter de volgende stappen worden doorlopen in het project. Fase
Periode
Projectaanloop Projectinitiatief Projectuitvoering Projectafronding
December 2011 Januari - maart 2012 Maart – december 2012 November – december 2012
Tabel 4 – Projectfases
3.4 Aanpak & werkwijze In onderhavig projectplan worden de taakgebieden en verantwoordelijkheden van de projectgroepleden beschreven. In een detail-projectplanning zullen daarnaast alle overlegmomenten, gewenste resultaten en mijlpalen en bijbehorende deadlines worden opgenomen. Maandelijks zal er een overleg plaatsvinden met de projectgroep en zal de status en voortgang van de onderdelen worden doorgenomen en indien nodig worden bijgestuurd.
3.5 Mijlpalen en activiteiten 1. Projectaanloop - Opstellen projectplan (incl. planning, samenstellen projectgroep, communicatieplan) 2. Projectinitiatief - Opstellen functionele specificaties van de app - Selecteren externe ICT partij - Opstellen lijst potentiele samenwerkingspartijen (organisatoren manifestaties) - Opstellen publiciteitsplan - Opstellen format/opzet van informatie arrangement - Ontwikkelen en uitvoeren display - Opstellen evaluatieplan 3. Projectuitvoering - Ontwikkeling mobile app - Ontwikkelen thematische informatie arrangementen - Testen en acceptatie van app - Implementatie app - Uitvoeren publiciteitsplan - Inzetten informatie arrangementen - Presentatie en raadpleging van de app op locatie 4. Projectafronding - Evaluatie en onderhoud - Eindrapport
11
4 Communicatieplan Jan
Feb
Mrt
Apr
Mei
Jun
Jul
Aug
Sep
Okt
Financiële rapportage
MH
MH
MH
Voortgangsrapportage
MH
MH
MH
Rapportage aan MT Projectoverleg
MH PG
PG
MH PG
PG
MH PG
PG
MH PG
PG
Nov
MH PG
PG
Dec
MH PG
PG
Tabel 5 - Communicatieplanning Naam
Verantwoordelijkheden
MH
Martin Hol, projectleider
PG
Projectgroep
Dienst/ persoon
Communiceert
Aan dienst/persoon
Frequentie
onderstaande MH
Financiële rapportage
Innovatie Impuls
1x per kwartaal
MH
Voortgangsrapportage
Innovatie Impuls
1x per kwartaal
MH
Voortgangsrapportage
MT
1x per 2 maanden
PG
Voortgangsoverleg
-
1x per maand
Tabel 6 – Communicatiestructuur
5 Projectkosten Fase
Taken
Inzet in
Dagtarief
Totaal
dagen Aanloop
Projectleiding
Initiatief
Ontwikkeling app (incl Functioneel ontwerp,
3
616
€ 1.848
10
616
€ 6.160
4
456
€ 1.824
Ontwikkelen publiciteitscampagne
5
616
€ 3.080
Projectleiding
2
616
€ 1.232
testen?) Ontwikkeling display Uitvoeren display
Uitvoering
€ 3.176
Samenstellen arrangementen
225
456
€ 12.825
Ontwikkeling mobiele app
20
616
€12.320
Projectleiding
10
616
€ 6.160
5
616
Uitvoering publiciteitsplan Afronding
€ 6.920
Projectleiding
Totaal
€ 3.080 € 58.653
Tabel 7 - Kosten
13
Eigen bijdrage bibliotheek
€ 22.115
Aanvraag
€ 36.520
6 Projectplanning 6.1 Planning dec-11 jan-12 feb-12 mrt-12 apr-12 mei-12 jun-12 jul-12 aug-12 sep-12 okt-12 nov-12 dec-12
1.
Projectaanloop
Opstellen projectplan 2.
Projectinitiatief
Opstellen functionele specificaties van de app Selecteren externe ICT partij Opstellen lijst potentiele samenwerkingspartijen (organisatoren manifestaties) Opstellen publiciteitsplan Opstellen format/opzet van informatie arrangement 3.
Projectuitvoering
Ontwikkeling mobile app Ontwikkelen thematische informatie arrangementen Testen en acceptatie van app Implementatie app Uitvoeren publiciteitsplan Inzetten informatie arrangementen Presentatie en raadpleging van de app op locatie 4.
Projectafronding
Evaluatie en onderhoud Eindrapport
