Projectplan Geluidmeetnet Maasvlakte Kenniscentrum Geluid
Projectleider: Opdrachtgever: Datum: Versie: Status:
Coen Boogerd (DCMR) Mario Bakker (DCMR) 20 december 2013 1.3 definitief
Inhoud
1. Projectbeschrijving 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
Achtergrond Opdracht Doel Projectresultaat Opzet onderzoeken Doelgroepen Afbakening Randvoorwaarden en uitgangspunten Risico’s
2. Projectfasering 2.1 2.2 2.3 2.4
Initiatieffase Voorbereidingsfase Uitvoeringsfase Evaluatie en afronding
3. Projectbeheersing 3.1 3.2 3.3 3.4
Projectorganisatie Communicatie Financiën Planning
2 2 2 2 3 3 3 4 4 4
6 6 6 7 7
8 8 9 10 11
1
1.
Projectbeschrijving
1.1
Achtergrond
In de gemeente Westvoorne, en vooral in de kern Oostvoorne, wordt relatief veel hinder ervaren van de industrie op de terreinen Maasvlakte en Europoort. Diverse onderzoeksprojecten hebben al het nodige inzicht gegeven in de optredende geluidniveaus en de oorzaken van de vrij plotselinge veranderingen van het geluid. Geluidmetingen bevestigen het door bewoners geschetste beeld, dat het in Oostvoorne het ene moment bijzonder stil kan zijn en dat een ander moment het geluid van de industrie duidelijk aanwezig is en al het andere omgevingsgeluid overstemt. De variaties in het geluidniveau zijn verklaarbaar en hebben onder andere te maken met de meteorologische omstandigheden. Het is belangrijk om in dit kader op te merken dat de bedrijven in het industriegebied zich houden aan de vergunningvoorschriften en maatregelen. Het in 2007 gestarte project ‘Geluid in Beeld’ is ontstaan vanuit de wens van verschillende organisaties om de hinderbeleving ten aanzien van industriegeluid in Oostvoorne te verminderen. Door Geluid in Beeld is er meer inzicht in de overdracht van geluid tussen de Maasvlakte en Oostvoorne. Helaas heeft het project geen oplossing kunnen bieden voor het probleem: geconcludeerd is dat maatregelen in de overdracht niet of nauwelijks haalbaar zijn. Hoewel er nu meer duidelijkheid is over het ontstaan van een ‘deken van geluid’, is er aanleiding om verder te kijken en de focus te richten op de bronnen van de geluidhinder. Vanuit Geluid in Beeld is dan ook de suggestie gedaan om de geluidbronnen op de industrieterreinen Maasvlakte en Europoort nader te specificeren op basis van hun bijdrage aan de geluidhinder. Daarbij zal specifiek gekeken worden naar lage frequenties van het in de gemeente Westvoorne ontvangen geluid, dit omdat in de hinder-meldingen vaak een ‘zwaar dreunend geluid’ en ‘zware bromtoon’ genoemd wordt. Voor dit vervolgonderzoek was in 2009, bij de afronding van project Geluid in Beeld, geen geld beschikbaar. Nu is dat er wel. In het kader van het projectenprogramma Bestaand Rotterdams Gebied - Leefbaarheidsprojecten (BRGLP) is aan de DCMR subsidie verstrekt voor het project ‘Geluidmeetnet Maasvlakte’. Hiermee kan dit project van start gaan. 1.2
Opdracht
De gemeente Westvoorne en het Havenbedrijf Rotterdam hebben gezamenlijk het initiatief genomen tot het project Geluidmeetnet Maasvlakte. In 2010 hebben zij een convenant gesloten, waarin onder andere over geluid afspraken zijn gemaakt. Bij het convenant hoort een uitvoeringsprogramma waarin de uitwerking van de convenantafspraken is vastgelegd. Onder meer is hierin opgenomen het vervolg op Geluid in Beeld - geluidsoverlast lager frequent geluid Westvoorne. Het convenant en het uitvoeringsprogramma vormen de concrete aanleiding om het project Geluidmeetnet Maasvlakte op te starten. De heer M.A. Bakker van de DCMR heeft namens de DCMR Milieudienst Rijnmond de subsidieaanvraag ingediend en is verantwoordelijk voor het opleveren van de producten, waarvoor subsidie verleend is. Het heer Bakker is opdrachtgever voor het project. 1.3
Doel
Het project heeft als doel de realisatie van een geluidmeetnet om de concrete mogelijkheden in beeld te brengen om geluidhinder vanwege industrie op de Maasvlakte en in de Europoort te reduceren. In 1 het project komen in ieder geval geluidhinder ten gevolge van laagfrequent of lagerfrequent geluid en hinder door het ontstaan van een deken van industriegeluid aan bod.
1
De term ‘laagfrequent geluid’ geluid’ is een specifieke vakterm die verwijst naar geluid met frequenties lager dan circa 100 Hz en heeft in de situatie Westvoorne betrekking op de door bewoners genoemde ‘zware bromtonen’. De term ‘lagerfrequent geluid’ is geen specifieke vakterm en heeft betrekking op het door bewoners genoemde ‘zwaar dreunend geluid’, wat geluid is met frequenties tot circa 500 Hz.
2
Centraal staat de ontwikkeling van kennis over de specifieke bronnen (welke bedrijven/soorten activiteiten) die geluidhinder veroorzaken in de gemeente Westvoorne en over de hinderbeleving door de inwoners van Westvoorne, vandaar dat ook een hinderbelevingsonderzoek wordt uitgevoerd. 1.4
Projectresultaat
Het projectresultaat is opgebouwd uit twee delen. Allereerst zal door een gespecialiseerd bureau een onafhankelijk hinderbelevingsonderzoek in Westvoorne worden uitgevoerd. Uit het hinderbelevingsonderzoek zal de mate van hinder blijken en de locaties waar deze (het meest) optreedt. Een tweede resultaat is het ontwikkelen van een geluidmeetnet met meetpunten op de Maasvlakte, het westelijk deel van Europoort en in de gemeente Westvoorne. Uit het geluidmeetnet zal blijken welke bronnen als meest hinderlijk worden ervaren door de inwoners van Westvoorne. Er wordt een ‘top 5’ van hinderlijke bronnen vastgesteld waarvoor een aanzet tot mogelijke bronmaatregelen gegeven wordt. Voor wat betreft de bronmaatregelen is er sprake van een indicatie, niet van de uitwerking of toepassing van maatregelen. 1.5
Opzet onderzoeken
Het hinderbelevingsonderzoek zal zich richten op de inwoners van Oostvoorne, Tinte en Rockanje. Op basis van een steekproef krijgen huishoudens een vragenlijst toegestuurd. Het onderzoek is transparant, representatief en wetenschappelijk onderbouwd. De vragen zijn afgestemd met de gemeente Westvoorne, het Havenbedrijf, de Vereniging Verontruste Burgers van Voorne (VVBV) en de betrokken bedrijven/Deltalinqs. In het onderzoek zijn begrepen een steekproeftrekking, het opstellen en versturen van de vragenlijsten en het scannen en verwerken van de geretourneerde vragenlijsten. De uitkomsten van het onderzoek worden gerapporteerd en resultaten worden weergegeven in tabellen, eventueel onderscheiden naar persoonskenmerken. Deze tabellen zijn voorzien van een korte tekstuele toelichting en conclusies. In het rapport vindt tevens een onderzoeksverantwoording plaats. Uit het hinderbelevingsonderzoek zal de mate van geluidhinder blijken en de locaties waar deze (het meest) optreedt. Met behulp van het geluidmeetnet wordt continu in beeld gebracht welke bronnen de geluidhinder in Westvoorne veroorzaken. Het geluidmeetnet zal bepalen in welke mate de verschillende bronnen op het industrieterrein (inclusief de N15 en de Havenspoorlijn) bijdragen aan de geluidhinder. De resultaten van de metingen worden weergegeven in een akoestisch rapport. Parallel aan de geluidmetingen zal een groep inwoners van Westvoorne worden gevraagd om gedurende een bepaalde tijd de perioden en momenten bij te houden waarop zij hinder ondervinden. Zo kunnen de hindermomenten worden gekoppeld aan de geluidemissie op de bedrijventerreinen op datzelfde ogenblik. Vervolgens zal bij de DCMR meldkamer worden nagegaan of het desbetreffende bedrijf een melding heeft gemaakt van niet reguliere (onderhouds)werkzaamheden. Ook deze kunnen mogelijk de oorzaak zijn van de hinder. Idealiter houden de bedrijven een logboek bij van de (niet reguliere) geluidemitterende werkzaamheden op hun terrein. Door dit proces wordt er een koppeling gelegd tussen het subjectief waarneembare geluid en het objectief, technisch vast te stellen geluid met daarbij een locatie van de bron en een verificatie van de mogelijke oorzaak. Er wordt gestreefd naar het benoemen van een top 5 van meest hinderlijke bronnen voor Westvoorne. 1.6
Doelgroepen
Dit project richt zich primair op de doelgroepen ‘bedrijfsleven’, daartoe ook behorend brancheorganisaties en Deltalinqs, en ‘bewoners’, al dan niet georganiseerd in een belangengroep die zich richt op de leefbaarheid en/of het milieu. De (tussentijdse) resultaten van het project worden gecommuniceerd en afgestemd met deze doelgroepen. De kring met (potentieel) betrokkenen bij het project is aanmerkelijk ruimer. Naast bovengenoemde stakeholders behoren hiertoe: de financier, de opdrachtgever, de convenantspartijen, de projectleider en projectmedewerkers, en derden die een specifieke bijdrage aan het project leveren zoals bijvoorbeeld de in te schakelen onderzoeksbureaus. Ook de provincie Zuid-Holland en de gemeente Rotterdam zijn te beschouwen als betrokkenen.
3
Om de belangen bij de start van het project goed in beeld te krijgen, wordt een stakeholdersbijeenkomst georganiseerd. Dit kost tijd, maar kan waardevolle inzichten en helderheid opleveren. De verwachting is dat een dergelijke analyse in hoge mate bijdraagt aan de slaagkansen van het project. 1.7
Afbakening
Het project richt zich alleen op de geluidoverlast die binnen de gemeente Westvoorne ervaren wordt vanwege hinderlijke geluidsbronnen op de Maasvlakte en het westelijk deel van de Europoort. Er wordt geen aandacht besteed aan geluidhinder in andere gemeenten. Dit neemt niet weg dat de kennis die binnen het project wordt opgedaan elders toegepast kan worden. Het is de bedoeling om een of meerdere meetposten in Oostvoorne te plaatsen. De exacte invulling van het meetsysteem (bijvoorbeeld het aantal meetpunten en de locaties) is echter nog niet bekend en zal mede bepaald worden door het bedrijf dat het meetnet ontwikkelt. Duidelijk is wel dat de bestaande meetpost aan de Gildenlaan in Oostvoorne niet geschikt is om voor dit project te gebruiken. Het hinderbelevingsonderzoek wordt uitgevoerd ter inventarisatie van de ondervonden hinder in de gemeente Westvoorne. Gemeenten buiten Westvoorne worden hierin niet betrokken. Uit het hinderbelevingsonderzoek volgen geen beleidsaanbevelingen. Het geluidmeetnet wordt gerealiseerd met als doel om de meest hinderlijke geluidbronnen op de Maasvlakte en het westelijke deel van Europoort aan te wijzen. Van die bronnen wordt de bijdrage aan de geluidhinder in Westvoorne vastgesteld. Deze kennis is nodig om te bepalen bij welke bronnen hinderbeperkende maatregelen effectief kunnen zijn. In dit project worden, voor zover mogelijk, bronmaatregelen op een indicatieve manier beschreven; er wordt geen onderzoek naar verricht. De uitwerking en eventuele toepassing van bronmaatregelen valt buiten de kaders van het project. 1.8
Randvoorwaarden en uitgangspunten
De beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerde mensen is essentieel voor de doorlooptijd en de kwaliteit van het project. Ook dienen de projectleider en projectmedewerkers voldoende mandaat te hebben om binnen de gestelde tijd het projectresultaat te kunnen opleveren. Daarnaast is het van belang dat de financiering is gedekt. De kosten die de DCMR voor dit project zal maken worden gefinancierd vanuit de toegekende subsidie van Bestaand Rotterdams Gebied Leefbaarheidsprojecten (BRG-LP). Ook het hinderbelevingsonderzoek en het geluidmeetnet worden uit deze subsidie bekostigd. De kosten die de andere participanten maken moeten worden gefinancierd door hun eigen organisaties. Er moet worden voldaan aan de bij de toegekende subsidie gestelde randvoorwaarden. In de uitvoeringsovereenkomst zijn onder meer verplichtingen opgenomen omtrent de projectadministratie, tussentijds rapporteren en de eindafrekening. De projectadministratie moet gevoerd worden op basis van de leidraad projectadministratie. Halfjaarlijks dient het college van B&W van Rotterdam op de hoogte gesteld te worden van de voortgang van het project, zowel inhoudelijk als financieel. De voortgangsrapportages moeten telkens voor 15 juni en 15 december van het lopende jaar ingediend worden. Binnen drie maanden na afloop van de bijdrageperiode (2 september 2016) wordt de einddeclaratie, voorzien van een accountantsverklaring, ingediend bij het college van B&W van Rotterdam. 1.9
Risico’s
Draagvlak De doelstellingen en resultaten kunnen alleen bereikt worden, als de betrokken partijen het project dragen, zo ook bij gewijzigde omstandigheden en inzichten, uiteenlopende prioriteiten, verschillende belangen of anderszins. Dit risico wordt beheerst door dit projectplan te laten vaststellen door de partijen die gezamenlijk de stuurgroep vormen en door meer dan gemiddeld aandacht te besteden aan de communicatie.
4
Technologische mogelijkheden Ten behoeve van het project wordt een innovatief meetnetwerk ontworpen met meetpunten in het havengebied en in Oostvoorne. Omdat het om een complex, nieuw soort systeem gaat, kan dit de vraag doen rijzen of het überhaupt technologisch realiseerbaar is. Met verschillende bedrijven is eerder al contact geweest in het kader van een ander innovatieproject. Deze bedrijven ontwikkelen en leveren meetsystemen die gebruik maken van de technieken die nodig zijn voor het meetnet. Daarnaast is er in het verleden op akoestisch vlak samengewerkt met de Universiteit Twente (ontwikkelen meetsysteem voor opsporen bromtonen, laagfrequent geluid) en de TU Delft (project over stille vrachtwagens). Deze universiteiten en de TU Eindhoven kunnen, indien gewenst, een bijdrage leveren aan het meetnet. Uit de reacties op het offerteverzoek zal definitief moeten blijken of de technische specificaties van het systeem te realiseren zijn. Indien dat niet zo is, zal naar redelijke alternatieven gezocht moeten worden waarmee alle participanten kunnen instemmen en welke binnen de begroting passen. Kosten Ten behoeve van de subsidie-aanvraag is globaal en enigszins conservatief geraamd voor wat betreft de uren van de projectleiding en de kosten van het geluidmeetnet. Dit vormt een risico voor het binnen de gestelde kaders kunnen realiseren van het projectresultaat. Het gaat om een complex en redelijk omvangrijk project waar partijen met uiteenlopende belangen bij betrokken zijn. Bovendien is het te ontwikkelen geluidmeetnet een innovatieve toepassing van een bestaand systeem. Beide factoren kunnen ertoe bijdragen dat de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan aanvankelijk ingeschat. Doorlooptijd en kwaliteit Een voorwaarde voor het halen van de einddatum en de gewenste kwaliteit is de tijdige beschikbaarheid van gekwalificeerde mensen.
5
2.
Projectfasering
Voor de aanpak van het project is aansluiting gezocht bij de systematiek van projectmatig werken. Hierbij worden vier fases onderscheiden. De fasen worden niet chronologisch doorlopen, maar zullen elkaar enigszins overlappen. Per fase zijn kort de inhoudelijke activiteiten en producten beschreven. 2.1
Initiatieffase
Subsidie-aanvraag • Indienen subsidie-aanvraag en ontvangen van subsidie in het kader van de BRG-LP regeling Stakeholders • Interviewen stakeholders Projectplan- en planning • Opstellen concept projectplan, globale activiteitenplanning en globale kostenraming • Afstemmen concept projectplan met gemeente Westvoorne en Havenbedrijf • Projectplan, globale activiteitenplanning en urenraming ter besluitvorming voorleggen aan stuurgroep • Projectplan communiceren met stakeholders Hinderbelevingsonderzoek • Offerte-aanvraag hinderbelevingsonderzoek • Opstellen vragenlijst hinderbelevingsonderzoek • Bepalen reikwijdte hinderbelevingsonderzoek (omvang steekproef, geografische afbakening) • Onderzoeksopzet incl. vragenlijst ter accordering voorleggen aan stuurgroep • Opdrachtverstrekking hinderbelevingsonderzoek • Trekken van steekproef en versturen van enquête • Verwerken respons en rapporteren uitkomsten • Goedkeuring rapportage door stuurgroep Producten: gehonoreerde subsidie-aanvraag, vastgesteld projectplan met globale activiteitenplanning en kostenraming en vastgestelde rapportage hinderbelevingsonderzoek. 2.2
Voorbereidingsfase
Projectplan- en planning • Specificeren globale activiteitenplanning en globale kostenraming voorbereidingsfase • Activiteitenplanning en kostenraming voorbereidingsfase ter vaststelling voorleggen aan stuurgroep Communicatie • Organiseren stakeholdersbijeenkomst • Opstellen communicatieplan • Vaststellen communicatieplan door stuurgroep • Ontwikkelen van communicatie-instrumenten (website / Facebook- of Twitteraccount) Geluidmeetnet • Opstellen technische specificaties geluidmeetnet (gewenste meetresultaten, benodigd akoestisch meetmodel, technische randvoorwaarden) • Stuurgroep specificaties laten vaststellen • Europese aanbesteding en ontwikkeling geluidmeetnet Producten: vastgestelde activiteitenplanning en kostenraming voorbereidingsfase, vastgesteld communicatieplan en gunning ontwerp-geluidmeetnet
6
2.3
Uitvoeringsfase
Projectplan- en planning • Specificeren globale activiteitenplanning en globale kostenraming uitvoeringsfase • Activiteitenplanning en kostenraming uitvoeringsfase ter vaststelling voorleggen aan stuurgroep Geluidmeetnet • Realisatie meetsysteem (programmeren software, plaatsen meetstations, realiseren datacommunicatiesystemen) • Testen meetsysteem • Doorvoeren eventuele aanpassingen • Definitieve ingebruikname meetsysteem • Rapportage meetresultaten en indicatie mogelijke bronmaatregelen • Goedkeuring rapportage door stuurgroep Communicatie • Bespreken resultaten onderzoeken met poule van deskundigen Producten: vastgestelde activiteitenplanning en kostenraming uitvoeringsfase, meetresultaten geluidmeetnet en aanzet tot mogelijke bronmaatregelen 2.4
Evaluatie en afronding
Na het afronden van iedere fase vindt er binnen de projectgroep een evaluatie plaats. Per fase zullen steeds relevante zaken behandeld worden. Terugkerende aspecten zijn samenwerking, efficiëntie en effectiviteit. Door regelmatig te evalueren kunnen de “lessons learnt” steeds meegenomen worden naar de volgende fase, zodat de samenwerking, efficiëntie en effectiviteit steeds verbeterd worden. Bij afronding van het project wordt een kort en bondig evaluatierapport aan de stuurgroep aangeboden. Hierin wordt niet alleen de uitvoering van het project tegen het licht gehouden, het rapport bevat ook aanbevelingen ten aanzien van een eventueel vervolg. Op grond van de uitvoeringsovereenkomst in het kader van BRG-LP wordt uiterlijk 3 maanden na afloop van de bijdrageperiode een einddeclaratie ingediend bij het college van B&W van Rotterdam. De bijdrageperiode eindigt op 2 september 2016. Ook na oplevering van het projectresultaat blijft het geluidmeetnet bruikbaar voor verschillende doeleinden. Bezien wordt of het overgedragen kan worden of verplaatst naar een ander industrieterrein. Indien het wordt overgedragen aan een andere partij, zal het verkoopbedrag na aftrek van negatieve kosten teruggestort worden naar BRG-LF. Na overdracht van het geluidmeetnet of verwijdering ervan, kan het project definitief worden afgesloten.
7
3. Projectbeheersing 3.1
Projectorganisatie
Opdrachtgever Persoon: Taken:
Rol:
Bevoegdheid: Stuurgroep Samenstelling:
Taken:
Rol: Bevoegdheid: Projectleider Persoon: Taken:
Rol: Bevoegdheid: Projectgroep Samenstelling:
De heer M.A. Bakker Sturing geven aan het project, fungeren als klankbord en adviseur van de projectleider, voeren van periodiek overleg met de projectleider, bewaken van de kwaliteit, de voortgang en financiën van het project, verantwoording afleggen over de inzet van de toegekende subsidiegelden, aangedragen knelpunten oplossen, bijeenroepen van de stuurgroep. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het project. Dit geldt ook voor eindbeslissingen daarbinnen, voor zover deze een directe relatie hebben met de verplichtingen en voorwaarden die voortvloeien uit de subsidieverstrekking (go/no go). Selecteren van de projectleider, starten en stoppen project, vaststellen van de producten voor verdere besluitvorming. De stuurgroep bestaat uit drie leden, dit zijn de heer M.A. Bakker (voorzitter, DCMR), de heer E.G. Mulder (gemeente Westvoorne) en de heer P.L.T. de Beijer (Havenbedrijf Rotterdam). Bij de stuurgroepvergaderingen zijn ook aanwezig: de heer C. Boogerd vanuit zijn rol als projectleider, de heer K.H. Nijdam (gemeente Westvoorne) en mevrouw J.C.S. van Steenbergen (Havenbedrijf Rotterdam). Vaststellen projectplan en (deel)producten, beoordelen van de projectresultaten, doelstellingen en risico’s en zo nodig hierop bijsturen. Besluitvormend bij conflict binnen de projectgroep. Toetsen, bewaken, aansturen. Inhoudelijk verantwoordelijk voor de kwaliteit van de eindproducten. Besluitvormend.
De heer C. Boogerd Geven van uitvoering aan het project conform het projectplan. De projectleider is verantwoordelijk voor het dagelijkse projectmanagement; de aspecten tijd, geld en kwaliteit. Hij informeert de opdrachtgever en subsidieverstrekker periodiek over besteding van het budget en voortgang van het project. Ook licht hij de opdrachtgever tijdig in over ontstane knelpunten en wijzigingen in projectdoel en resultaten. De projectleider is verplicht om de stuurgroep te informeren indien de afgesproken grenzen overschreden dreigen te worden. De projectleider wordt in de uit te voeren werkzaamheden ondersteund door de projectgroep en stuurt deze ook aan. De projectleider roept (delegaties van) de poule van deskundigen bijeen. Hij rapporteert het resultaat van de vergadering van de (delegatie van) poule van deskundigen aan de projectgroep en informeert de overige leden van de poule van deskundigen over het al dan niet meenemen van het advies/commentaar. Opdrachtnemer van het project, voorzitter van de projectgroep. Adviserend ten aanzien van de besluitvorming door stuurgroep en opdrachtgever. De projectgroep bestaat uit de heer C. Boogerd (DCMR, projectleider), mevrouw M. Mesman (DCMR, projectsecretaris), de heer R. Wigbels (DCMR), de heer F.N. Wolkenfelt (Havenbedrijf Rotterdam), mevrouw J.C.S. van Steenbergen (Havenbedrijf Rotterdam), de heer K.H. Nijdam (gemeente Westvoorne), de heer W. van der Spoel (gemeente Westvoorne) en de heer R. Tieman (Deltalinqs).
8
Taken:
Rol: Bevoegdheid:
De projectgroep is in zijn geheel verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opdracht binnen de kaders van het projectplan. De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep en legt zaken die niet tot de eigen bevoegdheid horen ter besluitvorming voor aan de stuurgroep. Ook wanneer sprake is van verschil van mening wordt de kwestie voorgelegd aan de stuurgroep. De projectgroep informeert haar achterban. Inbrengen van expertise en adviseren/rapporteren aan de stuurgroep. Uitvoerend, beperkte beslissingsbevoegdheid. Besluitvorming kan binnen de projectgroep plaatsvinden indien het onderwerp binnen de kaders van het projectplan valt.
Poule van deskundigen Samenstelling: De poule van deskundigen bestaat uit de volgende organisaties en leden: Commissie Geluid Deltalinqs, Havenbedrijf (dhr. P. Harteveld en dhr. A. Dirks), DCMR (bureau Geluid (dhr. Azar de Vlieger, mw. Boldareva, dhr. Spaans, mw. Weber), ICT (dhr. Scholtens), Inkoop (dhr. Keijzer), Communicatie). Taken: Inbrengen van expertise, informeren achterban, meedenken over de producten van de projectgroep en geven van commentaar. De projectgroep betrekt delegaties van deze groep bij de projectresultaten, maar is niet verplicht om adviezen over te nemen. Rol: Ondersteunen van de projectgroep. Bevoegdheid: Uitvoerend. Klankbordgroep Samenstelling:
Taken: Rol: Bevoegdheid:
De klankbordgroep bestaat uit de volgende organisaties en leden: Vereniging voor Verontruste Burgers van Voorne (dhr. P.A.J. Thomassen), Platform Hinder en Veiligheid, Havenmeesters, DCMR (Meldkamer, bureau Haven en Industrie (dhr. v/d Salm), bureau RO (dhr. Wassink)). Geven van advies en commentaar, aandragen van suggesties en ideeën, informeren achterban. Adviseren van de projectgroep. Uitvoerend.
Gemeente Rotterdam en provincie Zuid-Holland zullen op regelmatige basis worden geïnformeerd over het project. 3.2
Communicatie
Vanwege de grootte en complexiteit van het project is een effectieve manier van communiceren, zowel binnen als rondom het project, wezenlijk. Bij het geluidmeetnet zijn verschillende partijen betrokken met uiteenlopende belangen. Alleen door elkaar te informeren over het verloop van het project, kan het slagen. Voor de interne communicatie gelden de volgende richtlijnen: - De opdrachtgever wordt door de projectleider conform de planning op de hoogte gehouden van de stand van zaken. De projectleider zorgt ervoor dat hij volledig, juist en tijdig geïnformeerd wordt; - De stuurgroep wordt bijeengeroepen in opdracht van de opdrachtgever. De agenda van de stuurgroep wordt voorbereid door de projectleider en ter informatie verspreid onder de leden van de projectgroep. De vergaderingen van de stuurgroep worden genotuleerd en teruggekoppeld naar de projectgroep. De projectleider organiseert in opdracht van de stuurgroep de communicatie- en afstemmingsmomenten conform de vastgestelde planning; - De projectgroep vergadert op afroep van de projectleider. De agenda wordt door de projectleider opgesteld en tijdig met de bijbehorende stukken verspreid onder de leden van de projectgroep. Van de vergaderingen worden beknopte verslagen gemaakt. Er wordt een aparte actielijst bijgehouden. Voordat een stuk wordt ingebracht in de vergadering van de projectgroep, wordt het voorgelegd aan de projectleider. De leden van de projectgroep dienen de projectleider tijdig te melden wanneer de streefdatum van een activiteit niet gehaald dreigt
9
-
te worden. Voorts stellen de projectmedewerkers de projectleider op de hoogte van alle voor het project relevante informatie; De poule van deskundigen wordt door de projectgroep ingeschakeld; Alle verslagen en andere geproduceerde stukken worden gearchiveerd; De projectmedewerkers brengen hun eigen achterban op de hoogte.
De projectorganisatie is zo opgezet dat de stakeholders of hun vertegenwoordigers, gedurende het project op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken. Dit gebeurt via deelname aan de poule van deskundigen en via andere kanalen zoals het houden van interviews en het organiseren van een stakeholdersbijeenkomst. Gedurende de uitvoeringsfase is nauw contact met de partijen in het gebied noodzakelijk om het gewenste projectresultaat te kunnen behalen. Dit geldt zowel ten aanzien van het geluidbelevingsonderzoek als het geluidmeetnet. Er wordt een communicatieplan opgesteld waarin de communicatiedoelstellingen en -eisen omschreven zijn voor de verschillende doelgroepen. Daarin worden tevens afspraken vastgelegd over bijvoorbeeld communicatiekanalen, media en degenen die de communicatie verzorgen. Op afroep zal een communicatiedeskundige bij de projectgroep aanwezig zijn. 3.3
Financiën
DCMR en extern in te huren adviesbureaus De kosten voor de DCMR en de extern in te huren adviesbureaus voor het uitvoeren van dit project worden geschat op € 388.000,- exclusief BTW. Organisatie DCMR OB&I p.m. p.m.
Taak Projectleiding, -secretariaat en inbreng expertise Uitvoering Hinderonderzoek
Kosten excl. BTW € 121.000
Ontwikkelen, realiseren en onderhouden geluidmeetnet Ontwikkelen website
€ 255.000
€ 8.000
€ 4.000 Totaal
€ 388.000
In onderstaande tabel zijn de totale verwachte uitgaven van bovenstaande begroting gedurende de looptijd van het project opgenomen. Perioden (looptijd project) 2013 (september t/m december) 2014 (januari t/m december) 2015 (januari t/m december) 2016 (januari t/m september) Totaal
Uitgaven excl. BTW € 10.000 € 303.000 € 57.000 € 18.000 € 388.000
Overige partijen De subsidieaanvraag is zo ingediend dat de kosten die de DCMR vanwege het project moet maken voor zichzelf en de uit te voeren onderzoeken, gedekt zijn. De kosten die andere organisaties zullen maken, komen voor rekening van deze organisaties. Onder ‘kosten’ worden ook de gemaakte uren verstaan. Dit projectplan bevat een globale inschatting van de kosten. Het is noodzakelijk om zo snel mogelijk inzicht te krijgen in de uit te voeren activiteiten en de daarvoor benodigde uren. Het opstellen van een gespecificeerde kostenraming maakt deel uit van de voorbereidingsfase. Deze raming wordt, samen met een uitgewerkte planning, ter besluitvorming voorgelegd aan de stuurgroep.
10
3.4
Planning
Hieronder volgt een globale planning voor de werkzaamheden met betrekking tot het project zelf en de onderdelen projectplan en hinderbelevingsonderzoek. Deze planning wordt in de voorbereidingsfase van het project nader uitgewerkt. KCG Geluidmeetnet
2013 Q4
2014 Q2 Q3
Q1
2015 Q4
Q1
Q2
2016
Q3
Q4
Q1
Q2
Vaststellen projectplan Afronden hinderbelevingsonderzoek Europese aanbesteding geluidmeetnet Ontwerpen, realiseren en testen geluidmeetnet Uitvoeren geluidmetingen geluidmeetnet Eindevaluatie project Communicatie
Projectplan
Week 47
48
49
50
51
2
3
4
5
6
>13
9
10
Concept projectplan gereed Concept projectplan naar projectgroep Inventariseren stakeholders Concept projectplan aanpassen Aangepast projectplan naar stuurgroep Aanpassen projectplan Vaststellen projectplan in stuurgroep Stakeholderbijeenkomst
Hinderbelevingsonderzoek
Week 46
47
48
49
50
51
2
3
4
5
6
7
8
11
Afstemmen opdracht met projectgroep/stakeholders Afstemmen inhoud vragenlijst projectgroep/stakeholders Afstemmen opzet onderzoek met projectgroep Opdrachtverstrekking onderzoek Steekproeftrekking Versturen vragenlijsten Respons vragenlijst ontvangen Scannen resultaten Gegevensanalyse Opleveren conceptrapport Bespreken conceptrapport Definitief rapport ontvangen
11
12
13
