Projectplan Centraal Asbest Informatiepunt

Projectplan Centraal Asbest Informatiepunt

Dit geanonimiseerde document is in licentie gegeven op basis van een Creative Commons Licentie.


INHOUDSOPGAVE 1

2

Inleiding ........................................................................................................................ 3 1.1

Achtergrond........................................................................................................... 3

1.2

Aanleiding ............................................................................................................. 4

Plan van Aanpak ............................................................................................................ 5 2.1

Doel ..................................................................................................................... 5

2.2

Op te leveren producten .......................................................................................... 5

2.3

Mijlpaal 1 juli 2007 ................................................................................................. 6

2.4

Randvoorwaarden, scope en uitgangspunten .............................................................. 6

2.5

Risico’s en knelpunten ............................................................................................. 7

2.6

Fasering ................................................................................................................ 7

2.7

Planning ................................................................................................................ 9

2.8

Organisatie............................................................................................................ 9

2.9

Kosten en exploitatie............................................................................................. 17 2.9.1

Projectkosten.......................................................................................... 17

2.9.2

Exploitatiekosten (per jaar) ...................................................................... 17

2.9.3

Financiering ............................................................................................ 18

Bijlage 1 Case Asbestverwijdering Bijlage 2 Business Process Modelling Notation

2


1

INLEIDING

1.1 Achtergrond Asbest is vooral na 1945 op grote schaal in de handel gebracht en gebruikt in fabrieken, woningen en schuren in gebruik in de land- en tuinbouw, schepen, treinen en als wegverharding. Ook is er asbesthoudend materiaal in puin en bodem terechtgekomen. Vanaf het moment dat bekend werd dat werken met asbest zeer ernstige risico’s voor de gezondheid met zich mee kan brengen wordt gepoogd om asbest op een verantwoorde manier uit het (leef)milieu te verwijderen. Volgens de huidige weten regelgeving moeten professionele asbestwerken gemeld worden en uitgevoerd worden door daarvoor gecertificeerde bedrijven en personen. Het gaat om ongeveer 36.000 meldingen van werken waarbij ongeveer 75 inventarisatie bedrijven, 350 asbestverwijderaars en een twintigtal laboratoria betrokken zijn. Het toezicht en de handhaving op de werkzaamheden in de keten geschiedt door verschillende instanties, (Ministerie VROM, gemeenten, Certificerende Instellingen en Arbeidsinspectie). De laatste spendeert ongeveer 5.000 mensuren aan de inspectie van ongeveer 1.200 locaties per jaar.

Gezien de vele organisaties die betrokken zijn bij voorbereiding en uitvoering van asbestwerken alsmede de daarmee samenhangende vergunningverlening, controle en handhaving is eenduidige informatievoorziening een noodzaak. Deze noodzaak heeft ertoe geleid dat er door verschillende partijen een aantal onafhankelijke initiatieven zijn ontplooid. Zo heeft SCA ervoor gezorgd dat het centrale certificaten register via het internet te raadplegen is, en streeft de Arbeidinspectie naar een on-line meldingen systeem voor asbest werken. In het kader van het SZW Vast programma wordt gewerkt aan een online instrument om de voorbereiding van asbestverwijderingswerken te verbeteren (risico-classificering en technische werkplanelementen). De tot nu toe opgedane ervaringen hebben geleid tot een behoefte aan verdere invulling van een eenduidige en efficiënte wijze van informatievastlegging en -uitwisseling. De constateringen zoals hierboven genoemd hebben bij Stichting Certificatie Asbest geleid tot de behoefte aan meer inzicht in de mogelijkheden om, zonder een onnodige verzwaring van administratieve inspanningen voor betrokken partijen, te komen tot een centraal asbestketen

3


informatiesysteem dat partijen van informatie voorziet op basis van hun functie en rol binnen de keten. Het “Asbest Informatie Punt” zoals dat door SCA wordt voorgesteld geeft hiervoor een eerste aanzet. Gezien het belang van de verlaging (waar mogelijk) van administratieve inspanningen zal het onderzoek zich moeten richten op de mogelijkheid van hergebruik van beschikbare gegevens, waarbij het in de gehele informatieketen duidelijk moet zijn wie welke toegang- en eigendomsrechten heeft op bepaalde gegevens. De gedachten gaan dientengevolge uit naar een informatiepunt dat enerzijds nauwkeurig te autoriseren is en dat anderzijds de uitwisseling van gegevens met andere systemen mogelijk maakt via eenduidige mechanismen. De constatering dat de gedachten zoals die bij SCA leven in lijn zijn met het vanuit de centrale overheid opgestarte Project Generieke Infrastructuur GEIN en het daarop aansluitende project Ketenherinrichting, heeft geleid tot het in onderling uitwerken van dit voorstel om te komen tot een pilot versie van een Centraal Asbest Informatiepunt (CAI). In de volgende hoofdstukken wordt een project gepresenteerd dat streeft naar een snelle dekking door een relatief licht systeem dat later uitgebouwd kan worden tot een systeem dat qua informatie meer volledig is. De reden hiervoor is dat op deze wijze relatief snel draagvlak kan worden gecreëerd en de gebruikers kunnen ervaren dat informatie op een vertrouwelijke manier gedeeld kan worden. Hierdoor kan de kritische massa worden bereikt die noodzakelijk is voor de acceptatie van het CAI als leidende bron van waardevolle informatie.

1.2 Aanleiding In de periode van oktober 2005 tot maart 2006 heeft de Taskforce Ketenherinrichting, in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken de contouren geschetst van een programma Ketenherinrichting, dat zich richt op herontwerpen van de ketens van informatie-uitwisseling tussen bedrijven en overheden. Doel hiervan is om te komen tot substantiële verlaging van de kosten van deze informatie-uitwisseling voor zover die plaats vindt op grond van weten regelgeving. In dit kader , heeft een analyse plaatsgevonden naar het proces van asbestverwijdering. Daartoe zijn interviews gehouden met personen van de meesten betrokken organisaties uit de keten. Hieruit is een duidelijk beeld naar voren gekomen van het verloop van het proces en geconstateerde punten voor verbetering. In een presentatie binnen de Raad van Deskundigen, waar de meeste ketenspelers in vertegenwoordigd zijn, is vanuit GEIN een beeld geschetst van een mogelijk te ontwikkelen Centraal Asbest Informatiepunt dat de keten kan ondersteunen en de informatie in de keten beter op elkaar afstemt. Dit beeld is met enthousiasme ontvangen. Een dergelijke ondersteuning ziet men graag gerealiseerd. Binnen het project Ketenherinrichting is behoefte aan de uitvoering van een casus om het gedachtegoed dat leeft om ketens te ondersteunen en het daarmee ondernemers makkelijker te maken in de praktijk uit te voeren en om aan te tonen dat dit de gewenste resultaten oplevert. Binnen de Arbeidsinspectie (AI) is men gestart met het project EFFORT om de melding die de asbestverwijderaar dient te doen aan de AI te ondersteunen middels een elektronisch formulier. De ontwikkelingen die er bij de verschillende partijen bestaan zijn aanleiding geweest om dit projectplan samen te stellen en een gezamenlijke doelstelling te formuleren.

4


2

PLAN VAN AANPAK

2.1 Doel De doelstellingen van het project kunnen als volgt worden geformuleerd: • De realisatie van een Centraal Asbest Informatiepunt waarbij: o De bij het project betrokken partijen optimaal gebruik maken van reeds beschikbare informatie bij het doen van wettelijke verplichte meldingen en vorming van elektronische dossiers. (administratieve lastenverlichting). o De bij het project betrokken overheidsinstanties beschikken over een goede audittrail van de in hun interventiegebied uitgevoerde asbesttrajecten. (verbetering controle). o De bij het project betrokken partijen beschikken over een informatie die de planning en voorbereiding van hun werkzaamheden ondersteunt. (verbetering planning). • Aangetoonde meerwaarde van een ketenondersteuning als voorbeeldcasus voor mogelijk andere uit te voeren casussen. Het project is een casus in het EZ programma “Ketenherinrichting”. Binnen dit programma wordt ernaar gestreefd dat professionals in bedrijven en overheden zélf het initiatief gaan nemen om te komen tot ketenherinrichting. Met dat oogmerk worden zij ondersteund door o.m. een “toolbox” en een “ketenlab”. In de aanvangsfase van het programma worden vanuit de programma-organisatie zelf een viertal casussen uitgevoerd, die beogen te laten zien: • Dát keten herinrichting kan. •

Hóe keten herinrichting kan.

De met deze casussen verkregen inzichten zullen worden verwerkt in de door het programma te ontwikkelen generieke aanpak. Op grond daarvan worden aanvullend op de primaire doelen, de volgende subdoelen nagestreefd: • de eindresultaten dienen te voldoen aan eisen vanuit het programma om gestandaardiseerde gegevensuitwisseling tussen bedrijven en overheid te bereiken (GEIN); • de resultaten dienen zodanig te zijn, dat derden van de in het project opgedane kennis en ervaring, als voorbeeld, gebruik kunnen maken.

2.2 Op te leveren producten Het project zal de volgende (deel) producten opleveren: Inhoudelijk • • •

Procesbeschrijvingen Geoperationaliseerde omschrijving van informatiebehoeften van de processen die binnen het bereik vallen van het project. Geaccordeerde autorisatieprofielen voor alle betrokken partijen

Keten gerelateerd • • •

Geïnstrueerde gebruikers Monitoring gegevens m.b.t. gebruik Geanalyseerde feedback door gebruikers

5


• • • • • • • •

Beheer van het Centraal Asbest Informatiepunt Beschrijving van definitieve beheersstructuur IT-gerelateerd Geconfigureerde workflow in Business Process Management (BPM) systeem Geconfigureerde webdatabase voor context en inhoudelijke informatie Werkende koppeling tussen BPM systeem en webdatabase Werkend web-ontsloten Centraal Asbest Informatiepunt XML interface voor aanleveren van meldingsinformatie aan het CAI XML interface voor het opvragen van meldingsinformatie uit het CAI

2.3 Mijlpaal 1 juli 2007 Op 1 juli 2007 is de kwartiermakersfase afgerond en worden de volgende producten opgeleverd: • Go of No-Go op het project. Duidelijk is of de keten gezamenlijk wil investeren in een ketenondersteunend system om ondernemen te vereenvoudigen. • Analyse van de SOLL-situatie op detailniveau. Aansluitend kan gestart worden met de realisatie indien een Go wordt gegeven op het project. • Projectplan voor de Realisatiefase.

2.4 Randvoorwaarden, scope en uitgangspunten De eerste versie van het Centraal Asbest Informatiepunt (CAI), zoals die binnen dit project zal worden gerealiseerd, zal een beperkt bereik hebben. In de bijlage is de procesbeschrijving opgenomen van de toekomstige situatie. De scope van de eerste versie richt zich minimaal op: • Aanmelden van een nieuwe inventarisatie • Beschikbaar stellen van elektronisch inventarisatierapport door inventarisatiebedrijf aan CAI • Aanmaken van vergunningaanvraag • Melden van verwijderen asbest aan instanties • Afmelden van verwijderen Binnen het CAI wordt de volgende informatie opgeslagen: • Proces informatie (begin/eind van fase, status) • Context informatie (welke partijen, personen en locaties) • Inhoudelijke informatie op metaniveau (referenties naar documenten en certificaten) In een eerste versie zal het CAI geen archieffunctie hebben. (Hier zijn wel ideeën over om zodoende controles deels op afstand te kunnen uitvoeren. Dit impliceert echter een centraal archief). Binnen de Raad van Deskundigen is gesteld dat dit project alleen succesvol is als iedere betrokken partij gebruik maakt van het Centraal Asbest Informatiepunt. Het gebruik ervan wordt dan als verplicht bestempeld. In dit project wordt dit als uitgangspunt gehanteerd. Bij realisatie zal waar mogelijk gebruik worden gemaakt van bestaande hulpmiddelen en software. Het proces wordt momenteel op een aantal punten al ondersteund door software. Dit zal waar mogelijk worden (her)gebruikt. Hierbij wordt met name gedacht aan het elektronisch meldingenformulier,

6


2.5 Risico’s en knelpunten De volgende risico’s en knelpunten worden momenteel onderkend: • Bewaken van de scope van het project. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden van het proces en een mogelijke SOLL-situatie is geschetst. Binnen het project bestaat het risico dat de scope van het project gaat groeien. Om dit risico te beperken wordt in de startfase van het project een workshop georganiseerd met de ketenspelers om de gewenste functionaliteit af te bakenen. • De ketenspelers in de sector zullen een redelijke tijdsinspanning dienen te leveren om wensen t.a.v. functionaliteit in te brengen, te toetsen bij hun achterban, het systeem te testen, opleiding te volgen en het systeem te gebruiken. Deze tijd dient vrijgemaakt te worden. Het SCA dient hierin te stimuleren en te ondersteunen. • Voorgesteld wordt om de vergunningaanvraag bij de gemeente te ondersteunen. Hiervoor is medewerking van de gemeenten nodig zodat zij een elektronische aanvraag ondersteunen. Mocht dit niet lukken dat kan in eerste instantie de vergunning aanvraag nog worden geprint. De ondernemer heeft dan alsnog het voordeel dat de vergunningaanvraag deels wordt ondersteund en geen dubbele informatie behoeft te worden ingevoerd. • Uitgangspunt van de Raad van Deskundigen is dat iedereen het systeem moet gaan gebruiken. Deze Raad vertegenwoordigd de gehele keten echter dit is nog geen garantie dat iedereen het systeem gaat gebruiken. De Raad zal hiertoe haar achterban dienen in te lichten en commitment te vragen. Eventueel bestaat nog de mogelijkheid het verplicht gebruik op te nemen in de Certificering voorwaarden.

2.6 Fasering Om de doelstellingen te realiseren wordt onderstaande fasering voorgesteld. Deze bestaat uit twee delen. De Kwartiermakers fase en de Uitvoeringsfase. In de Kwartiermakersfase wordt de voorbereiding getroffen voor de Uitvoering. Met name wordt in de keten draagvlak gecreëerd voor de realisatie van een CAI en wordt de financiering geregeld. KWARTIERMAKER (tot 1 juli 2007) Fase

Omschrijving

FUNDING

Zorgen voor draagvlak in de keten en het regelen van commitment voor de financiering

ANALYSE

Volledige uitwerking van de procesinformatiebehoefte van de verschillende partijen die een rol spelen in de asbestketen

Fase FUNDING Regelen van draagvlak binnen de keten en verkrijgen van commitment voor de financiering. Een eerste presentatie voorde Raad van Deskundigen en een bijeenkomst bij EZ heeft reeds plaatsgevonden. Hieruit is naar voren gekomen dat er sterke behoefte is aan ketenregie en een ondersteunend systeem. In deze fase zal de focus komen te liggen op het verder regelen van de financiering. De mogelijkheden voor exploitatie van het systeem zullen nader onderzocht worden. In deze fase zal tevens een convenant worden gesloten waarin het commitment door de deelnemers wordt bevestigd.

7


Fase ANALYSE Volledige uitwerking van de procesinformatiebehoefte van de verschillende partijen die een rol spelen in de asbestketen. Hiertoe zijn met een aantal partijen reeds inventariserende gesprekken gevoerd. In het kader van het project Ketenherinrichting is het proces reeds in kaart gebracht. In deze fase wordt de detail informatiebehoefte in kaart gebracht en worden besluiten genomen over de daadwerkelijke invulling van de functionaliteit. UITVOERING (van 1 juli 2007-1 juli 2008) Fase

Omschrijving

REALISATIE (tot 1/1/08)

De realisatie van het CAI en gebruiksklaar opleveren

AANSLUITING

Aansluiting van de partijen voor wie de informatiebehoefte duidelijk is en waarvan de invulling door andere partijen akkoord is

GEBRUIK

De aangesloten partijen gebruiken het systeem gedurende een periode van 6 maanden

EVALUATIE

Evaluatie van gebruiksfase

Fase REALISATIE De projectgroep zal tezamen met een gebruikersgroep het CAI realiseren. Gebruik zal worden gemaakt van een iteratieve manier van ontwikkelen. Aangezien procesondersteuning voor de partijen nog nieuw is dienen de gebruikers zich een beeld te gaan vormen hoe dit er in de praktijk uit komt te zien. Door iteratief te bouwen wordt telkens een deel van de functionaliteit gerealiseerd en besproken met de gebruikersgroep. Zo verkrijgt men een goed beeld en kan men de applicatie de gewenste vorm geven. In eerste instantie wordt gestreefd naar een operationeel CAI zonder dat er inhoudelijke gegevens worden vastgelegd. Concreet houdt dit in dat er slechts procesinformatie wordt opgeslagen, aangevuld met de identificatiegegevens van relevante partijen, individuen en locaties (contextgegevens). Voor elke fase wordt het begin- en eindtijdstip vastgelegd en partijen worden automatisch geïnformeerd van de stappen in het proces. Op basis van de verzonden informatie moeten de ontvangers in staat zijn om de inhoudelijke gegevens via de ‘traditionele’ weg op te vragen dan wel terug te vinden. Uitwerking gedocumenteerde XML interfaces ten behoeve van derden die langs elektronische weg gegevens naar het CAI willen zenden of informatie uit het CAI willen opvragen. Een en ander vindt vanzelfsprekend plaats binnen de kaders van de geldende autorisatieprofielen en in overleg met de partijen. Fase AANSLUITING Aansluiting van de partijen voor wie de informatiebehoefte duidelijk is en waarvan de invulling door andere partijen akkoord is. In principe is gesteld dat uiteindelijk iedereen verplicht het CAI dient te gebruiken. In eerste instantie zal worden gestart met een pilotgroep. Fase GEBRUIK De aangesloten partijen gebruiken het systeem gedurende een periode van 6 maanden. Fase EVALUATIE Evaluatie van gebruiksfase. Een evaluatierapport wordt opgesteld en beschikbaar gesteld aan de stuurgroep. Besloten zal worden op welke wijze zal worden verder gegaan. Dit zal afhankelijk zijn van de evaluatie resultaten.

8


2.7 Planning

Benodigde capaciteit in dagen van de verschillende rollen in de verschillende fasen:

• • • •

KWARTIERMAKER

UITVOERING

Projectmanager

16

20

Procesanalist

20

3

Procesengineer

18

Softwareengineer

63

Writer

12

De projectmanager zorgt voor projectleiding en regelt commitment in de keten en de financiering. De procesanalist stelt het procesontwerp op voor de SOLL situatie. De procesengineer implementeer het BPMS. De softwareengineer bouwt de database de XML-koppelingen en de webportel en zorgt voor de aansluiting. De writer schrijft de helpteksten en de handleiding.

2.8 Organisatie Voorgesteld wordt de oprichting van een Stichting, die de werknaam Stichting Centraal Asbest Informatiepunt krijgt. Deze Stichting is een neutrale rechtspersoon die tot taak heeft het realiseren, beheren en in stand houden van het Centraal Asbest Informatiepunt.

9


Bestuur Het bestuur van de Stichting bestaat uit 4 partijen, te weten: • VVTB: Branchevereniging Asbestverwijderaars • VOAM: Branchevereniging Asbestinventarisatiebedrijven • AEDES: Branchevereniging van woningcorporaties • CI: De Certificerende Instanties In het bestuur is dan de opdrachtgever vertegenwoordigd (AEDES), de ondernemers (VVTB en VOAM) en een toezichthouder (CI). Onder het bestuur functioneert het secretarieel management (Bureau CAI), dat wordt ingehuurd. In de fase REALISATIE zal het bestuur worden vormgegeven en zal een projectgroep door het bestuur worden aangesteld om de realisatie van de pilot uit te voeren. De realisatie van het systeem zal worden uitbesteed. Raad van Advies Naast de Stichting wordt een Raad van Advies ingesteld die de beleidskaders kan vaststellen waarbinnen het CAI zich dient te ontwikkelen en die zorg draagt voor organisatorisch draagvlak binnen de keten. In de Raad van Advies neemt zitting: • Ministerie EZ: waarbij de doelstellingen v.w.b. de ondernemers worden geborgd • Ministerie SZW: waarbij toezicht op Arbeidsomstandigheden wordt geborgd • LOM: waarbij toezicht en handhaving op het milieu binnen de sector wordt geborgd (indirect is hier dan ook o.a. VROM en Justitie betrokken) Gebruikersgroep Bevat van elke ketenspeler één vertegenwoordiger die mandaat heeft om besluiten te nemen rondom functionaliteit en zorgt voor een gedragen besluit bij de achterban. Van de leden van de

16


gebruikersgroep wordt gedurende de Realisatie fase een inzet verwacht van gemiddeld 1 á 2 dagen per maand. Na de evaluatie fase en bij continuering kan gedacht worden aan de vorming van een Stichting waar de belangen van de partijen en de activiteiten kunnen worden ondergebracht. In de evaluatiefase dient hier een vorm voor bepaald te worden.

2.9 Kosten en exploitatie Onderstaand zijn de kosten opgenomen tot en met de evaluatie fase. Tevens zijn de exploitatiekosten opgenomen om het CAI operationeel te houden. De kosten voor het verkrijgen van draagvlak en funding zijn buiten de projectkosten gehouden. 2.9.1

Projectkosten

Kostensoort (Menstijd)

Inspanning in

Bedrag (€ 1.1001)

dagen Ontwikkelkosten ƒ

Technisch Ontwerp

23

€ 25.300

ƒ

Inrichting BPMS2

18

€ 19.800

ƒ

Inrichting database

18

€ 19.800

ƒ

Bouw Webportal

30

€ 33.000

ƒ

XML Interfaces

15

€ 16.500 € 33.000

ƒ

Onvoorzien

30

Leveren expertise door gebruikersgroep

12 p.p.

pm

Documentatie en handleidingen

12

€ 13.200

Projectmanagement

24

€ 26.400

Subtotaal

170

€ 187.000 Bedrag

Licenties •

BPMS

€ 22.000

•

Datheon Database

€ 22.000

Totaal

2.9.2

€ 231.000

Exploitatiekosten (per jaar)

Kostensoort (Menstijd)

Bedrag

Inspanning in dagen

Kwaliteitsbeheer. Controle op autorisatieprofielen en

9

€ 9.900

monitoring gebruik en gebruikerstevredenheid

1

In lijn met bestaande mantelcontracten is een gemiddeld dagtarief van € 1.100,- gehanteerd.

2

Business Process Management Systeem

17


Support e 1 lijn 120 uur e 2 lijn 40 uur Management

15

€ 16.500

8

€ 8.800

15

Kostensoort (Materieel)

€ 16.500 Bedrag

Hosting (database, webserver).

€ 25.000

Licenties (Onderhoudsfee) Totaal

2.9.3

€ 8.000 € 84.700

Financiering

Er zal gedurende een half jaar worden geëvalueerd. In de initiële begroting is een half jaar exploitatiekosten opgenomen. De totale projectkosten excl. BTW bedragen daarmee € 273.350,-. Dit is € 325.287,- incl. BTW. Om de realisatie van het CAI te financieren wordt een start financiering gevraagd van: • EZ •

AI / VVTB

•

VROM

•

LOM

•

AEDES

Totaal is er dan een startkapitaal van € 300.000,-. Deze bedragen worden gezien als een eenmalige startsubsidie om van start te kunnen gaan en het CAI te realiseren en voor een half jaar in pilot te kunnen draaien. Na dit half jaar dient de sector zich uit te spreken of het systeem in die vorm in gebruik wordt genomen. Op dat moment start een exploitatiefase. De kosten voor exploitatie worden gedekt door een bijdrage per procesgang van de deelnemers te vragen. Daarmee worden de lasten evenredig verdeeld over de gebruiksintensiteit. Kostensoort

Bedrag per jaar

Initiële Kosten bestuur, oprichting, inschrijving

€ 5.000

Initiële Administratiekosten

€ 5.000

Onderhoudsbedrag voor adaptief onderhoud

€ 55.000

Exploitatiekosten

€ 85.000

Totaal

€ 150.000

Inkomsten Bijdrage 30.000 x € 5,-

€ 150.000

De kosten van instandhouding en beheer bedragen jaarlijks € 85.000,-. De eerste versie zal zeker nog niet een definitieve versie zijn. Derhalve wordt een jaarlijks budget van € 55.000,- opgenomen om het systeem te kunnen wijzigen (adaptief onderhoud). De gebruiksgroep bepaalt welke wijzigingen aangebracht dienen te worden. Jaarlijks wordt er ca 30.000 gemeld aan CI, AI e.d. De kosten voor de administratieve ondersteuning in de keten bedragen per proces (van inventarisatie t/m verwijdering) daarmee € 5,-. Voorstel is de exploitatie op deze wijze door te voeren en gebruikers te belasten naar rato van gebruik en dus per proces.

18


Gebruiker

Voordeel

Opdrachtgever (AEDES)

Minder adm. lasten bij indienen van vergunningaanvragen. Snellere afhandeling incidenten. Inzicht in status proces. Tracking en Tracing is geregeld.

Asbestinventarisatiebedrijven (VOAM)

Melding aan de CI

Asbestverwijderingsbedrijven (VVTB, VAVB)

Meldingen aan AI,CI, Gemeente (VI) Afmelding gemeente

Certificerende Instellingen (VOC )

Beter toezicht

In het kader

Arbeidsinspectie (AI)

Beter toezicht, Electr melding.

VROM inspectie (VI, Gemeenten)

Krijgt melding. Beter toezicht, electr.

van “gesloten toezichtsfront”

Melding en afmelding

Voorgesteld wordt dat een deelnemende partij in beginsel een bijdrage levert van €1,- per procesgang. Door gebruik te maken van een Business Proces Management Systeem (BPMS) is het mogelijk een afrekening op basis van gebruik te hanteren. Een BPMS houdt namelijk een administratie bij v.w.b. het gebruik. Een nader te nemen besluit is of de Stichting de deelnemers individueel factureert of dat aan een branchevereniging of koepelorganisatie wordt gefactureerd die op haar beurt haar leden weer doorbelast. Per jaar kan gekeken worden naar de kosten en gebruik. De Stichting bouwt door de bijdrage ook middelen op om toekomstige wijzigingen in het CAI aan te kunnen brengen. Per jaar kunnen de kosten per proces vastgesteld worden. Gebruikers kunnen de kosten doorbelasten naar hun eindgebruiker. In principe dienen de kosten voor de eindgebruiker uiteindelijk te dalen aangezien het CAI zorg draagt voor een efficiëntere afhandeling van het proces en beter toezicht mogelijk maakt.

19


BIJLAGE 1

CASE ASBESTVERWIJDERING

In deze bijlage is de rapportage opgenomen, die eerder is vervaardigd ter ondersteuning van de werkzaamheden van de Taskforce Ketenherinrichting.

Inleiding Asbest is vooral na 1945 op grote schaal in de handel gebracht en gebruikt in fabrieken, woningen en schuren in gebruik in de land- en tuinbouw, schepen, treinen en als wegverharding. Ook is er asbesthoudend materiaal in puin en bodem terechtgekomen. Vanaf het moment dat bekend werd dat werken met asbest zeer ernstige risico’s voor de gezondheid met zich mee kan brengen wordt gepoogd om asbest op een verantwoorde manier uit het (leef)milieu te verwijderen. Volgens de huidige weten regelgeving moeten professionele asbestwerken gemeld worden en uitgevoerd worden door daarvoor gecertificeerde bedrijven en personen. Gezien de vele organisaties die betrokken zijn bij voorbereiding en uitvoering van asbestwerken alsmede de daarmee samenhangende vergunningverlening, controle en handhaving is eenduidige informatievoorziening een noodzaak. Deze noodzaak heeft ertoe geleid dat er door verschillende partijen een aantal onafhankelijke initiatieven zijn ontplooid. Zo heeft de SCA (Stichting Certificatie Asbest) ervoor gezorgd dat het centrale certificaten register via het internet te raadplegen is, en streeft de Arbeidinspectie naar een online meldingen systeem voor asbest werken. In het kader van het SZW Vast programma wordt gewerkt aan een online instrument om de voorbereiding van asbestverwijderingswerken te verbeteren (risico-classificering en technische werkplanelementen). De tot nu toe opgedane ervaringen hebben geleid tot een behoefte aan verdere invulling van een eenduidige en efficiënte wijze van informatievastlegging en -uitwisseling. Aan het verzoek vanuit EZ om in het kader van het project ‘Ketenherinrichting’ medewerking te verlenen aan de opzet van een casusbeschrijving werd met enthousiasme gehoor gegeven. In het kader van dit onderzoek zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van: • Asbestinventarisatiebedrijf • Asbestverwijderingsbedrijf • Certificerende Instantie • Laboratorium • Gemeente Zoetermeer • Arbeidsinspectie • Ministerie van SZW • Stichting Certificatie Asbest Er is binnen de Raad van Deskundigen, waarin alle spelers van de keten vertegenwoordigd zijn, een presentatie gehouden over de ketenbenadering. Hierbij is dit proces van Asbestverwijdering besproken en zijn de ideeën voor verbetering getoetst. Hierop is unaniem zeer positief gereageerd en is verzocht z.s.m. met het project een aanvang te maken.

20


Huidig proces asbestverwijdering Onderstaande beschrijving is een weergave van het huidig procesverloop. Product en dienst Het product asbest is in het verleden veelvuldig toegepast in bouwmaterialen en isolatie materiaal. Er zijn veel bouwwerken waar asbest in verwerkt is. Het professioneel verwijderen van asbest vindt sedert 1994 onder certificatie plaats. Dit proces draagt zorg voor het professioneel inventariseren en verwijderen van asbest. Dit proces ondersteunt de werkwijze en procedure volgens het van het asbestverwijderingsbesluit. Processturing en kenmerken Het proces kent de volgende kenmerken: Kenmerk

Aantallen

Asbestinventarisatiebedrijven

Circa 70

Asbestverwijderingsbedrijven

300

Aantal inventarisatie trajecten per dag (schatting)

75

Aantal vergunningaanvragen

25.000 per jaar

3

Aantal meldingen bij Arbeidsinspectie

30.000 per jaar

Aantal inspectie uitgevoerd door Arbeidsinspectie

600 per jaar

Aantal audits door Certificerende Instelling

6 keer per jaar per bedrijf

Wettelijke gezien dient een inventarisatiebedrijf of verwijderingbedrijf 14 werkdagen voor de daadwerkelijk inventarisatie of verwijdering een melding te doen de Certificerende Instelling en/of Arbeidsinspectie. Actoren In dit proces zijn de volgende partijen betrokken: • De aanvrager van een vergunning • Het inventarisatiebedrijf (AIB) • Het verwijderingsbedrijf (AVB) • De gemeente • De arbeidsinspectie (AI) • De certificeringsinstantie (CI) • De VROM inspectie (VI) • Laboratorium (LAB) In het proces zijn de taken voor de betrokken opgenomen. Dit proces start bij het inschakelen van een inventarisatiebedrijf en eindigt bij het verwijderen van de asbest. Transport en opslag is in deze beschrijving nog niet meegenomen. Er is dus een additioneel proces Transport en opslag. Binnen de certificeringinstantie wordt een auditproces doorlopen. Een inspectie van de AI kan leiden tot een sanctie. Het deelproces Sanctie wordt dan doorlopen. Deze gerelateerde processen zijn verder niet uitgewerkt.

3

Dit zijn meldingen van de geplande datum van verwijderen van asbest of mutaties van de geplande datum. 21


Procesflow hoofdproces Asbestsloop

Procesbeschrijving In bovenstaand schema is een overzicht4 gegeven van het procesverloop van het hoofdproces Asbestsloop. Het hoofdproces kent verschillende subprocessen. Deze subprocessen zijn met een ‘+’ aangegeven en zijn nader gedetailleerd in de subproces beschrijvingen. De aanvrager, die mogelijk asbest heeft aangetroffen in een in eigendom zijnde object, verstrekt de opdracht voor nadere inspectie aan een gecertificeerd inventarisatie bedrijf (AIB). Deze AIB voert een inventarisatie uit en rapporteert terug aan de aanvrager. De aanvrager vraagt vervolgens een vergunning aan bij de gemeente. De gemeente behandelt de vergunningaanvraag. Vervolgens kan de aanvrager opdracht verstrekken aan een gecertificeerde asbest verwijderbedrijf (AVB). Deze AVB zal voorbereiding treffen en vervolgens de asbest verwijderen. De AVB zal vervolgens rapporteren aan de aanvrager waarmee het proces is beëindigd. (NB Het transport en verwijderen van asbest is in het proces nog niet opgenomen).

4

Voor het beschrijven van de processen wordt gebruik gemaakt van een open processtandaard: Business Process

Modelling Notation (BPMN). Voor een toelichting op de gehanteerde symbolen wordt verwezen naar bijlage 1 inzake BPMN.

22


Procesflow deelproces Asbestinventarisatie

Procesbeschrijving De aanvrager verstrekt een opdracht aan een gecertificeerd inventarisatiebedrijf (AIB). Deze meldt de inventarisatie aan de certificerende instelling die hierop mogelijk een audit uitvoert. Het AIB zal de inventarisatie uitvoeren en monsters versturen aan een geaccrediteerd laboratorium. Deze zal de monsters onderzoeken op asbest en rapporteren. Het AIB zal een eindrapportage opstellen aan de aanvrager. Taken van Aanvrager Verstrek opdracht Soort element

Taak

Toelichting Input

Een opdracht wordt verstrekt aan een gecertificeerd inventarisatie bedrijf. Constatering asbest

Output

Aanvraag voor inventarisatie

Ontvang rapport Soort element

Taak

Toelichting

Het eindrapport van de inventarisatie wordt ontvangen.

Input

Rapport AIB

Output

Keuze voor verwijder methode

Taken van AIB Ontvang opdracht Soort element

Taak

23


Toelichting

Een opdracht wordt ontvangen voor inventarisatie.

Input

Aanvraag inventarisatie

Output

Planning voor inventarisatie

Volgnummer

12

Melden inventarisatie Soort element

Taak

Toelichting

Een melding aan de CI wordt gedaan zodat een eventuele audit kan worden uitgevoerd.

Input

Planning inventarisatie

Output

Melding

Uitvoeren inventarisatie Soort element

Taak

Toelichting

De inventarisatie van asbest wordt uitgevoerd.

Input

Planning inventarisatie -

Output Verstuur monster Soort element Toelichting

Taak Een of meerdere monsters worden naar het Lab verstuurd. Het gaat hierbij veelal om enkele monsters.

Input

Gegevens LAB

Output

Opdracht voor analyse

Ontvang resultaat Soort element

Taak

Toelichting

De resultaten van het Lab worden ontvangen. Aangeven wordt o.a. welk soort asbest er is aangetroffen.

Input

Rapportage analyse, geg. opdrachtgever

Output

Ontvangen labresultaten

Opstellen rapport en versturen Soort element

Taak

Toelichting

Het inventarisatierapport wordt opgesteld en aan de aanvrager verzonden.

Input

Rapportage analyse, geg. aanvrager

Output

Rapport, begeleidende brief

Taken van CI Ontvang melding Soort element

Taak

Toelichting

De melding tot inventariseren wordt ontvangen.

Input

Melding

Output

Planning controle

24


Taken van Lab Ontvang monster Soort element

Taak

Toelichting

De monsters en formulieren worden ontvangen.

Input

Opdracht analyse monster

Output

Planning analyse

Analyse en verstuur resultaat Soort element

Taak

Toelichting

De monsters worden geanalyseerd en de resultaten verstuurd. Het aantal parameters dat gemeten wordt is beperkt.

Input

Planning analyse, geg. AIB

Output

Rapportage analyse

Procesflow deelproces Behandel vergunningaanvraag

Procesbeschrijving De aanvrager heeft een vergunning aangevraagd bij de gemeente. Bij deze vergunning dient het inventarisatierapport gevoegd te zijn. De gemeente zal de vergunning in behandeling nemen en de vergunning verlenen of weigeren. Bij verlenen van de vergunning wordt aangegeven dat verwijderen dient te geschieden door een gecertificeerd bedrijf en dat een melding gegeven dient te worden wanneer verwijderen gaat plaatsvinden.

25


Deze taken zijn verder niet uitgewerkt aangezien deze voor de casus minder relevant zijn. Procesflow deelproces Verwijderen asbest

Procesbeschrijving De aanvrager verstrekt opdracht aan een gecertificeerd verwijderingbedrijf (AVB) om het asbest te verwijderen. Tevens wordt opdracht verstrekt aan een geaccrediteerd laboratorium om na het verwijderen een eindmeting uit te voeren. Het AVB zal een werkplan opstellen en een melding doen aan gemeente, AI, CI (en eventueel de VI) wanneer het verwijderen is gepland. De handhavinginstanties besluiten ieder voor zich of op die dag een inspectie gaat plaatsvinden. Indien het verwijderen gereed is kan de eindmeting plaatsvinden. Het AVB doet een afmelding bij de gemeente. Het laboratorium rapporteert de eindmeting aan de aanvrager. Taken van Aanvrager Verstrekken opdracht Lab Soort element

Taak

Toelichting

De opdracht aan een gecertificeerde lab wordt verstrekt om te meten of het object asbestvrij is. NB Deze opdracht wordt ook vanuit de verwijderaar aan het lab verstrekt.

Input

Constatering of vermoeden dat asbest aanwezig is.

Output

Opdrachtverstrekking

26


Aanvraag vergunning Soort element

Taak

Toelichting

Een vergunning wordt bij de gemeente aangevraagd. Het inventarisatierapport dient te worden bijgesloten.

Input

Inventarisatierapport

Output

Vergunning aanvraag: verwijderen asbest

Verstrek opdracht verwijderen asbest Soort element

Taak

Toelichting

Het verstrekken van een opdracht aan een gecertificeerde verwijderaar.

Input

Resultaat vergunning aanvraag, Inventarisatierapport

Output

Vertrekken opdracht tot verwijderen en onderzoeken

Ontvang eindrapportage Soort element

Taak

Toelichting

De resultaten van de eindmeting worden ontvangen.

Input

Ontvangst rapportage LAB

Output Taken van AVB Ontvang opdracht Soort element

Taak

Toelichting

De opdracht tot verwijderen wordt ontvangen.

Input

Opdracht verwijdering

Output

Registreren opdracht

Opstellen werkplan Soort element

Taak

Toelichting

Een werkplan wordt opgesteld als planning voor het werk.

Input

opdracht, inventarisatierapport

Output

Werkplan

Melden start werk Soort element

Taak

Toelichting

Een melding wordt verstrekt aan de AI, CI en Gemeente.

Input

Opdracht

Output

Melding start (x3)

Inplannen werk en overdracht DTA Soort element

Taak

Toelichting

Het werk wordt ingepland en uitgevoerd.

Input

Opdracht, dossier, rooster

Output

Planning, dossier

27


Afmelden werk Soort element

Taak

Toelichting

Het werk wordt afgemeld ten teken dat dit gereed is.

Input

planning, opdracht

Output

Afmelding

Taken van Lab Ontvang opdracht Soort element

Taak

Toelichting

De opdracht wordt ontvangen voor een meting. Dit kunnen er meerdere zijn.

Input

Opdracht testen

Output

Plannen eindmeting

Uitvoeren eindmeting Soort element

Taak

Toelichting Input

De eindmeting wordt uitgevoerd om te bepalen of het object asbestvrij is. Opdracht

Output

resultaten

Rapportage eindmeting Soort element

Taak

Toelichting

De resultaten worden gerapporteerd.

Input

resultaten meting

Output

rapportage

Taken van Gemeente Ontvang melding Soort element

Taak

Toelichting

De melding wordt ontvangen wanneer het asbest wordt verwijderd. Er wordt een keuze gemaakt of er geïnspecteerd gaat worden.

Input

Melding start

Output

status info

Ontvang afmelding Soort element

Taak

Toelichting

Een afmelding wordt ontvangen ten teken dat het asbest is verwijderd. NB In de praktijk komt het weinig voor dat deze afmelding wordt ontvangen.

Input

status info, afmelding

Output

-

28


Taken van AI / VI Ontvang melding Soort element

Taak

Toelichting

De melding wordt ontvangen wanneer het asbest wordt verwijderd. Er wordt een keuze gemaakt of er geïnspecteerd gaat worden.

Input

Melding start

Output

-

Taken van CI Ontvang melding Soort element

Taak

Toelichting Input

CI ontvangt een melding zodat zij eventueel een audit kunnen inplannen. Melding start

Output

-

ICT Er is geen centraal systeem. Inventarisatiebedrijven en Asbestverwijderingsbedrijven gebruiken hun eigen interne systemen. De AI hanteert het intern ontwikkelde GISAI systeem. Door de AI is een MIS systeem ontwikkeld dat lokaal geïnstalleerd kan worden bij asbestverwijderingsbedrijven om de melding aan de AI elektronisch te kunnen doen. Dit wordt gezien als een goed systeem echter wordt weinig gebruikt aangezien het lokaal geïnstalleerd en onderhouden moet worden. Daarnaast heeft de AI een lopend project om m.b.v. E-formulieren een centraal webformulier te ontwikkelen waarmee asbestverwijderaars meldingen kunnen gaan doen. Echter veel asbestverwijderaars hebben al eigen systemen en dienen nu de gegevens op twee plaatsen in te moeten voeren. Exploitatie Onderstaande kosten zijn de berekende administratieve lasten in het totale proces. Activiteit

Totaal berekende kosten

Asbestinventarisatie

€ 30.843.750

Behandel vergunningaanvraag

€

4.078.313

Verwijderen asbest

€

253.125

Totaal

€ 35.175.188

29


SOLL-situatie proces asbestverwijdering Zoals hiervoor aangegeven zijn in samenwerking met de branche voorstellen ontwikkeld voor verbetering van de bestaande situatie. Het procesverloop kent een wettelijk kader en zal als zodanig derhalve niet sterk kunnen wijzigen. Tijdens het onderzoek is gebleken dat het hoofdproces overigens ook goed voldoet. Er is echter geconstateerd dat de regie binnen de keten ontbreekt. Hierdoor ontbreekt transparantie, wordt handhaving bemoeilijkt en wordt het bestaande proces niet efficiënt doorlopen. In de “Soll”-situatie wordt het proces uitgebreid met een extra “koppelzone” die de regie van het proces gaat verzorgen. Deze centrale ondersteuning krijgt de vorm van een Centraal Asbest Informatiepunt (CAI), waarbinnen procesorkestratie5 is opgenomen. In onderstaand processchema is de SOLL situatie schematisch weergegeven. In het midden is het Centraal Asbest Informatiepunt als extra laag opgenomen.

Een inventarisatiebedrijf dat een opdracht heeft gekregen voor een inventarisatie meldt dat bij het CAI. Daarbij wordt het object waar mogelijk asbest is geconstateerd en de opdrachtgever vermeld. Zodra de inventarisatie is afgerond wordt het inventarisatierapport (conform de voorgeschreven opbouw) elektronisch aangeboden aan het CAI waardoor het centraal beschikbaar komt. Dit betreft een verplichting. Het inventarisatierapport wordt vervolgens door het CAI doorgezonden aan de aanvrager.

5

Zie het Programma van Eisen (PvE) van de generieke infrastructuur (GEIN) voor achtergrondinformatie over

procesorkestrastie. 30


Aangezien het object en het inventarisatierapport vanuit het proces binnen CAI al bekend zijn kan een groot deel van de vergunningaanvraag al worden vooringevuld. Vervolgens wordt de vergunningaanvraag elektronisch verstuurd naar de gemeente. De gemeente meldt de uitkomst van de aanvraag elektronisch terug aan het CAI. Hierna kan de aanvrager uit een selectie kiezen van gecertificeerde asbestverwijderaars. Het CAI weet dan wie de asbestverwijderaar wordt en kan het inventarisatierapport en de vergunning aan de asbestverwijderaar beschikbaar stellen. De asbestverwijderaar dient de verplichte meldingen via het CAI te laten lopen. Dit kan eenvoudig door de lopende zaak te selecteren en de geplande datum van verwijdering op te geven. De rest van de gegevens zijn reeds bekend, zodat de verplichte meldingen door het CAI kunnen worden uitgevoerd. De resultaten van de eindmetingen worden eveneens in het CAI verwerkt. Hierdoor is bekend wanneer het proces is afgerond en kan de aanvrager worden geïnformeerd dat het object asbestvrij is. Verbeteringen ten opzichte van de bestaande situatie Het op deze wijze ondersteunen en orkestreren van de keten levert een aantal besparingen en zeer belangrijke verbeteringen in de keten op. Deze verbeteringen zijn vastgesteld in samenwerking met de branche en zijn opgedeeld naar de criteria Tijd, Geld, Kwaliteit en Flexibiliteit. De belangrijkste verbeterpunten zijn terug te voeren op het ontbreken van regie in de keten. In principe voert ieder partij in de keten zijn of haar eigen werk uit. De noodzakelijke gegevens en borging van het proces, die nodig zijn voor een kwalitatief goede uitvoering, gaan niet mee in de keten. Iedere partij voert hierdoor gegevens opnieuw in, in zijn eigen systemen en verstrekt alleen de strikt noodzakelijk gegevens aan een andere partij. Dit levert de nodige inefficiëntie op voor de ondernemers en maakt ook de kwaliteitsborging moeilijk. •

Tijd De doorlooptijd van het proces kan met gemiddeld vijf weken worden bekort van zes naar één week . Dit wordt bereikt door de vergunningaanvraag digitaal aan te leveren en het vergunningproces binnen de gemeente te besturen op doorlooptijd. Asbestverwijderaars hebben gemiddeld 1 FTE in dienst om aan de administratieve verplichtingen te kunnen voldoen. Door in de keten informatie digitaal aan te leveren en ook het interne proces bij de asbestverwijderaar te stroomlijnen kan per asbestverwijderaar 0,8 FTE worden bespaard. Een belangrijk bijkomend voordeel, dat vooralsnog moeilijker kan worden gekwantificeerd is de verbeterde voorspelbaarheid van het moment waarop de vergunning wordt verstrekt. De asbestverwijderaar kan hierdoor zijn resources beter plannen.

•

Geld Door de vergunning aanvraag digitaal te ondersteunen wordt versnelling bereikt van de doorlooptijd van het aanvraagproces, hetgeen resulteert in een besparing bereikt voor de ondernemers van 1,1 mln. Door het administratieve proces voor de asbestverwijderaars te ondersteunen wordt jaarlijks een besparing bereikt van 0,8 FTE per asbestverwijderaar en daarmee landelijk € 500.000. De totale besparing in termen van geld bedraagt hiermee 5% van de totale kosten. Momenteel is een projectvoorstel voor een eerste Centraal Asbest Informatiepunt voorgelegd waarbij de investering is geschat op € 300K. De jaarlijkse exploitatiekosten bedragen € 100K.

31


•

Kwaliteit De voornaamste verbeterpunten zijn: o Verminderen van oneerlijke concurrentie o Verhogen van de kwaliteit van uitvoering van proces asbestverwijdering o Beter afgestemde en beter getimede inspecties

•

Verminderen van oneerlijke concurrentie Het belangrijkste verbeterpunt voor de ondernemers is het beperken van oneerlijke concurrentie. Bonafide asbestverwijderaars geven aan dat binnen de sector nog veel wordt ‘gerommeld’. Inspecteurs kunnen relatief eenvoudig om de tuin worden geleidt door het ontbreken van accurate gegevens. Als bijvoorbeeld het inventarisatierapport ontbreekt of onvolledig is, kan de inspecteur niet precies constateren wat de omvang van het werk is en kan daarmee niet het volledige werk inspecteren. Indien tijdens het werk een inspectie plaatsvindt, kan op dat moment alsnog volgens de regels worden gewerkt. Zodra de inspectie is afgerond, kan weer een nietadequate werkwijze worden gevolgd. Voor de ondernemers die zich wel volgens de regels gedragen, is dit een doorn in het oog. De ketenbenadering zal door de transparantie van het proces en de informatie zorg dragen voor een betere handhaving en effectievere inspectie. Dit is interessant voor de overheid maar ook de goedwillende ondernemers zien een sterke verbetering om het kaf van het koren te scheiden.

•

Verhogen van de kwaliteit van uitvoering van proces asbestverwijdering Er is wetgeving en er zijn procedures op basis waarvan het asbest verwijderingsproces uitgevoerd moet worden. Ondanks de certificering en de inspecties wordt er niet altijd volgens het proces gewerkt. De procesgang is daarmee nog onvoldoende geborgd. Door procesorkestratie toe te passen en relevante informatie voor de gehele keten beschikbaar te maken, wordt het proces beter geborgd. De uitvoeringskwaliteit van het verwijderingsproces zal hierdoor stijgen. De te verwachten verbetering laat zich echter moeilijk kwantificeren. Partijen in de keten geven aan dat de kwaliteit van de inventarisatierapporten te wensen over laat. Dit is voor de verwijderaars en inspecteurs een belangrijke basis voor hun werk. Een te lage kwaliteit van een inventarisatierapport werkt daarmee door in de verdere keten. Procestransparantie en verbetering van gegevensverwerking kan in belangrijke mate bijdragen aan een verbetering van de inspectierapporten en daarmee het gehele verwijderingsproces.

•

Beter afgestemde en beter getimede inspecties Zodra een asbestverwijderaar wil gaan verwijderen, is deze verplicht een melding te doen aan de Arbeidsinspectie, de Certificerende Instelling en de gemeente. Deze instanties bepalen elk afzonderlijk of zij een inspectie zullen uitvoeren. De inspecties verlopen daarmee zonder onderlinge coördinatie. Daarnaast zou VROM een inspectie willen doen zodra er asbest wordt verwijderd in specifieke objecten, zoals vaartuigen. Momenteel bestaat hiervoor geen wettelijke verplichting. De inspectie die de AI uitvoert en die de Certificerende Inspectie uitvoeren zijn grotendeels dezelfde. Als deze instanties van elkaar zouden weten wie wanneer waar gaat inspecteren kan een betere dekkingsgraad worden gehaald (of kan de inspectie inspanning verminderen). Tevens kunnen inspecterende instantie gebruik maken van elkaars inspectieresultaten, zodat er een juister en vollediger beeld ontstaat van de prestaties van de gecertificeerde bedrijven.

32


Vanuit het perspectief van de ondernemer is het wenselijk om maar met één inspectie te maken te hebben. Deze inspectie dient dat de taken uit te voeren namens de huidige drie betrokken partijen. Dit zal geen gevolgen hebben voor het proces. De inspecties worden immers nog steeds uitgevoerd. Indien gekozen zou worden voor één inspectie orgaan dan kan het aantal meldingen worden teruggebracht van 3 naar 1. •

Flexibiliteit Het proces in de keten volgt de weten regelgeving. Zodra de weten regelgeving wordt gewijzigd zal door de procesorkestratie de keten sneller in staat zijn om conform de nieuwe weten regelgeving te werken.

•

Overige opbrengsten Zoals eerder aangegeven zijn baten van betere proces- en gegevensafstemming niet alleen te verwachten in de sfeer van lagere administratieve lasten, zoals hierboven kwantitatief en kwalitatief aangegeven. Ook twee andere bronnen van verbetering zijn te onderkennen: o Grotere efficiency in de uitvoering van overheidstaken: zoals hierboven is aangegeven is vooral in het gezamenlijk uitvoeren van inspectietaken vanuit verschillende verantwoordelijkheid het nodige voordeel te bereiken; in het kader van deze verkenning is dit evenwel nog niet gekwantificeerd. o Het interne bedrijfsproces van de asbestverwijderaar zelf kent mogelijkheden voor verbetering. In het interne bedrijfsproces van de asbestverwijderaar is 1 FTE belast met administratieve hendelingen. Door ook hier veel meer procesgericht te werken wordt landelijk een besparing mogelijk geacht van € 500.000. De keten- en procesbenadering maakt het de participerende ondernemingen met andere woorden ook mogelijk interne inefficiënties op te sporen. Tussen afdelingen van bedrijven bestaan dezelfde “koppelzones” als in de keten tussen ondernemingen en de overheid.

Opmerkingen In de uitwisseling van gegevens tussen het Inventarisatiebedrijf en het Laboratorium wordt weinig winst verwacht. Wel is het zo dat de aanvraag van monsters weer opnieuw wordt ingevoerd in het systeem bij het Laboratorium en worden de resultaten weer overgenomen door het Inventarisatiebedrijf in het inventarisatierapport. Het aantal parameters is echter beperkt dat hierin weinig voordeel wordt gezien. Binnen het intern proces van de asbestverwijderaar is geconstateerd dat er in elk asbestverwijderingsbedrijf 1 FTE aanwezig is die zich bezig houdt met administratieve zaken rondom het proces. Door ook hier veel meer procesgericht te werken wordt landelijk een besparing mogelijk geacht van € 500.000. Dit is echter een verbetering die de ondernemers zelf kunnen realiseren en is buiten de scope van de verbeteringen in de keten gehouden. Welk maakt deze keten- en procesbenadering duidelijk dat deze in staat is inefficiënties op te sporen. Ook binnen ondernemingen zelf. Tussen afdelingen van bedrijven bestaan deze zelfde “koppelzones”.

33


BIJLAGE 2

BUSINESS PROCESS MODELLING NOTATION

In de schematechniek zijn de horizontale rode kaders, de zogenaamde swimlanes, de actoren. Hierdoor is de interactie in het proces tussen de verschillende partijen duidelijk te onderscheiden. Binnen iedere swimlane is het proces opgenomen zoals zich dat binnen de actor afspeelt. Het procesverloop is van links naar rechts en doorloopt een of meerdere paden. Voor de volledigheid wordt een korte legenda gegeven van elementen uit de notatievorm

De BPMN is een initiatief van de Business Process Management Initiative (BPMI). Doel van de BPMN was om een procesnotatie techniek te ontwikkelen die geschikt is voor business analisten om een proces begrijpelijk en ‘leesbaar’ weer te geven. De techniek dient tevens als startpunt voor technici om het proces te implementeren. Voor een beschrijving van de BPMN wordt verwezen naar de literatuur.6

6

Bijvoorbeeld, Stephen A. White, Introduction to BPMN 34


ICT Infrastructuur De te realiseren IT infrastructuur bestaat in grote lijnen uit drie delen: • Business proces management (BPM) Dit gedeelte draagt zorg voor het afhandelen van de workflow op basis van een duidelijk gedefinieerd en transparant proces. Het BPM systeem zorgt dat alle betrokkenen op tijd geïnformeerd worden, en dat diegenen die informatie moeten aanleveren , daarop worden geattendeerd. Op basis van de bestaande proces-instances wordt management informatie gegenereerd. De workflow-engine is de tegelijkertijd de motor van het proces als een belangrijke toegangsweg tot de inhoudelijke informatie die in de gestructureerde gegevenslaag is opgeslagen. •

Gestructureerde gegevens Er wordt in het kader van werkprocessen een breed scala van gegevens verwerkt. In het geval van de asbestverwijdering betreft het gegevens over de betrokken partijen en locaties, maar bijvoorbeeld ook meetgegevens van laboratoria en rapportages van audits door certificerende instellingen. Deze gegevens worden in opgeslagen in een databaselaag die op verzoek van de BPM laag gegevens kan aanleveren. Ook moeten verzoeken tot wijziging die afkomstig zijn vanuit de BPM laag (bijvoorbeeld statuswijziging van een proces) worden afgehandeld.

•

Web gebruikersinterface De interactie tussen gebruikers en het systeem vindt plaats via een aantal schermen die in een standaard browser worden getoond. Vanuit deze interface wordt hetzij het BPM, hetzij de database laag aangesproken.

Flexibiliteit en openheid van de IT infrastructuur Het ligt in de lijn der verwachting dat er wijzigingen zullen optreden in zowel de definitie van de processen met betrekking tot de asbestverwerking als de aard van de gegevens die tussen partijen wordt gedeeld. Daarnaast zullen gegevens ook met derden gedeeld moeten kunnen worden op basis van gestandaardiseerde formaten. Het is daarom essentieel dat de te realiseren IT infrastructuur voldoet aan de volgende eigenschappen: • Processen moeten eenvoudig te herontwerpen zijn , zonder dat lopende procesinstances (op basis van eerdere definities) verstoord worden. • •

Database structuren moeten eenvoudig te aan te passen zijn. Gebruikte software en instrumentarium moet beschikken over dynamisch aanroepbare XML interfaces, die eenvoudig af te leiden zijn uit de bestaande database structuur, en die rekening houden met de voor individuele gebruikers geldende autorisaties en permissiestructuren.. Het gebruik van metadata geniet daarom sterk de voorkeur.

Hosting Voor de pilot-fase is het niet noodzakelijk om rekening te houden met allerlei eventualiteiten met betrekking tot storing etc. Daarom zal voor deze fase hosting op één locatie plaats vinden, gebruikmakend van één webserver en één database-server. Deze servers zullen worden gehost onder een full-managed service contract (backups, service level agreement, firewall, stand-by server).

35

Projectplan Centraal Asbest Informatiepunt

Recommend Documents