1 5 februari 2014 Pidpa Desguinlei Antwerpen T F IBAN: BE BIC: GKCCBEBB BESTEK Opdracht voor project "Mobiel werken" Project nr. C Onderhandelingsproc...
Art.12 – Onderaannemers – aanvullend ......................................................................................... 22 Art.63 – Kwalitatieve selectie ......................................................................................................... 22 Art.65 – Administratieve vereenvoudiging ..................................................................................... 22 Art.67 – R.S.Z. ................................................................................................................................. 22 Art.69 – Toegangsverbod ................................................................................................................ 23 Art.72 – Inlichtingen andere entiteiten / combinatie ..................................................................... 23 Art.80 – Inhoud van de offerte – wijzigend/aanvullend ................................................................. 23 Art.81 - Gemachtigde ...................................................................................................................... 23 Art.83 – Inventaris /offertedossier ................................................................................................. 23 Art.10 – Contactgegevens tijdens uitvoering opdracht ................................................................. 23 Art.19 - Intellectuele rechten - Gebruik van de resultaten - aanvullend ........................................ 24 Art.147 – Volledig uitgewerkt projectplan...................................................................................... 24 Art.149 - Modaliteiten inzake prestaties ........................................................................................ 24 Art.10 - Kennisgeving gemotiveerde beslissing .............................................................................. 24 Inventaris ............................................................................................................................................ 24 Antwoord betreffende de kostprijs (gunningscriterium 1) ............................................................. 24 Graad van conformiteit met de voorgestelde specificaties (gunningscriterium 2) ........................ 24 Aanpak naar ergonomie en usability (gunningscriterium 3)........................................................... 25 Aanpak coaching traject (gunningscriterium 4) .............................................................................. 25 Flexibiliteit / aanpasbaarheid van de oplossing (gunningscriterium 5) .......................................... 25 Impactanalyse met betrekking tot Pidpa resources (gunningscriterium 6) .................................... 25 Aanvullende software ..................................................................................................................... 26
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 4 van 26
Deel 1 – administratieve bepalingen 1
Van toepassing zijnde wetgeving
Goedgekeurd door het directiecomité van 10 februari 2014. Op deze opdracht zijn van toepassing: de Wet van 15 juni 2006 – Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. het Koninklijk Besluit van 16 juli 2012 – Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten speciale sectoren, met inbegrip van alle latere wijzigingen. het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 – Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van alle latere wijzigingen. Volgens bepalingen van Art.9 van dit besluit dient gewezen op de wijzigingen aan Art. 10 11 12 18 19 23 24 25 26 30 35 36 39 48 67 147 149 150 154 156 158 160. de Wet van 17 juni 2013 – Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. de bepalingen van onderhavig bestek. De bepalingen in onderstaand bijzonder bestek zijn ofwel aanvullingen aan, verduidelijkingen van, aangeven van keuzemogelijkheid binnen (aangeduid met aanvullend) ofwel wijzigingen van (aangeduid met wijzigend) of treden in de plaats van (aangeduid met vervangend bovengenoemde wetgeving. Indien specifieke bepalingen niet van toepassing zijn, worden ze eveneens in dit bijzonder bestek opgenomen. Elke verwijzing in de bovengenoemde wetgeving net als in de teksten van het bestek naar de opdrachtgever of medewerkers daarvan moet worden gelezen als een verwijzing naar Pidpa o.v., haar personeelsleden of gemachtigden.
2 2.1
Wet van 15 juni 2006 - Overheidsopdrachten Art.2 – Aanbestedende overheid - aanvullend
Pidpa o.v. treedt op als aanbestedende overheid. Inlichtingen kunnen worden verkregen op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen (tel. 03/216.88.00 - e-mail [email protected])
2.2
Art.41 – Technische specificaties
Zie deel twee – technische specificaties
2.3
Art.42 – Sociale en fiscale verplichtingen - aanvullend
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de opdrachtnemer de bepalingen van dit artikel na te leven en te doen naleven door zijn eigen onderaannemers.
De voorliggende opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Verdere toelichting van de offerte tijdens de onderhandelingsfase dient voornamelijk te gebeuren door medewerkers die effectief op het project ingezet zullen worden. Minimaal dient ook de voorziene projectmanager van de inschrijver aan de bespreking deel te nemen. Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 5 van 26
2.4.2 2.4.2.1
Gunningscriteria Uitsluitingscriteria
Offertes welke niet aan de volgende minimum vereisten voldoen, worden uitgesloten: De voorgestelde oplossing dient conform te zijn binnen de door ons voorgestelde architectuur (zie deel 2 – technische specificaties). 2.4.2.2
Gunningscriteria
Voor het bepalen van de economisch voordeligste offerte zal rekening worden gehouden met volgende criteria en bijhorende gewichten: Prijs (40%). Graad van conformiteit met de voorgestelde specificaties (35%). Aanpak naar ergonomie en usability (inbreng expertise, betrekken van eindgebruikers en gespendeerde effort) (10%). Aanpak coaching traject (De inschrijver zal een voorstel doen om duidelijke onderdelen van het project uit te werken in een coaching model waar interne medewerkers onder begeleiding en met aanvullende opleiding van de inschrijver de uitwerking op zich nemen) (5%). Kwaliteit van een vereiste demo naar flexibiliteit / aanpasbaarheid van de oplossing (5%). Kwaliteit en haalbaarheid van de gevraagde impactanalyse m.b.t. Pidpa resources (5%). De inschrijver deelt alle relevante informatie i.v.m. bovenstaande gunningscriteria mee in het offertedossier (deel 3), eventueel aangevuld met bijlage(n).
De voorliggende opdracht is onderworpen aan de voorschriften van toepassing op diensten – categorie 07 – computer- en aanverwante diensten - van de Bijlage II van de Wet van 15 juni 2006.
3
K.B. van 16 juli 2012 – K.B. plaatsing speciale sectoren
3.1
Art.5 – Elektronische middelen – aanvullend
De inschrijver dient verplicht, naast de papieren versie, bij zijn offerte eveneens een elektronische versie van volgende documenten te voegen (op CD-rom, USB-stick, …) het offerteformulier en de bijhorende inventaris; alle gevraagde documenten en eventuele toegevoegde bijlagen.
De inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat aan de opgesomde technische specificaties (zie deel 2) is voldaan. De eventuele afwijkingen tussen de offerte en de in het bestek opgenomen specificaties dienen hierin meegegeven te worden.
3.3 3.3.1
Art.9 – Varianten - vervangend Vrije variante
Voor deze opdracht worden geen vrije varianten toegestaan.
3.4 3.4.1
Art.10 – Opties - vervangend Verplichte optie(s)
Voor deze opdracht zijn, naast de basisopdracht, 3 verplichte opties opgenomen in deel 2 – technische specificaties. Optie 1: Onderhoudsvoorwaarden voor software in licentie Optie 2: Onderhoudsvoorwaarden voor specifiek ontwikkelde software Optie 3: oplossing voor "over-the-air" software distributie
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 6 van 26
Er moet een offerte voor zowel de basisopdracht als voor de verplichte opties worden ingediend. Een offerte die hiervan afwijkt, zal als niet conform worden verklaard. De in het bestek vermelde administratieve en uitvoeringsvoorwaarden gelden voor elke optie afzonderlijk, tenzij anders vermeld. Indien de optie wordt besteld, kan dit ofwel tijdens de sluiting, ofwel tijdens de uitvoering van de opdracht.
Een weigering van een voorgestelde onderaannemer kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot vergoeding of schadeloosstelling, noch tot weigering van uitvoering van de opdracht, noch tot verlenging van de uitvoeringstermijn. De onderaannemers dienen in orde zijn met de verplichtingen inzake belastingen en sociale zekerheid in het kader van uitvoering overheidsopdrachten. Te bewijzen met een bijgevoegd attest. Pidpa kan, zonder ingebrekestelling, de onmiddellijke stopzetting bevelen van elke opdracht die door een niet door Pidpa goedgekeurde onderaannemer wordt uitgevoerd. In dat geval draagt de opdrachtnemer alle gevolgen van de stopzetting. De opdrachtnemer blijft in alle gevallen alleen aansprakelijk ten opzichte van Pidpa.
3.5.2 3.5.2.1
Facultatief in te zetten onderaannemers Vermelding bij offerte
De inschrijvers worden verzocht om, in voorkomend geval, in hun offerte te vermelden welk gedeelte van de opdracht zij voornemens zijn aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers worden voorgesteld. Deze vermelding wordt beschouwd als een aanvraag voor het inschakelen van genoemde onderaannemers en kan gebeuren via een volledig ingevuld aanvraagformulier te downloaden via http://www.pidpa.be/overpidpa/leveranciers/formulieren. Indien, bij het sluiten van de opdracht, goedkeuring wordt verleend voor het inschakelen van vermelde onderaannemers, dient de aanvraag bij het effectief inschakelen van de onderaannemer niet meer herhaald te worden (tenzij de situatie van betrokken onderaannemer gewijzigd is). De opdrachtgever is niet verplicht de opdracht uit te voeren met de aangegeven/goedgekeurde onderaannemer(s). 3.5.2.2
Niet vermeld bij de offerte
Alvorens onderaannemers in te schakelen, zal de opdrachtnemer voorafgaand en schriftelijk de toelating aan Pidpa vragen. De aanvraag voor het inschakelen van onderaannemers dient te gebeuren via een volledig ingevuld formulier (online in te vullen of te downloaden via http://www.pidpa.be/over-pidpa/leveranciers/formulieren) en dit minimum 15 dagen voor het inschakelen van de betrokken onderaannemer, tenzij in geval van hoogdringendheid (te motiveren door de opdrachtnemer).
3.5.3 3.5.3.1
Verplicht in te zetten onderaannemers Bij inroepen van draagkracht van de onderaannemer (cfr. Art.72 van dit besluit)
De vermelding van welk gedeelte van de opdracht aan één of meerdere onderaannemers (waarop beroep werd gedaan bij de selectie van kandidaten), zal worden toevertrouwd, is verplichtend, en bij het ontbreken ervan kan de inschrijver en zijn inschrijving uitgesloten worden. In dit geval dient de opdracht uitgevoerd te worden met de aangegeven onderaannemer(s).
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 7 van 26
3.6
Art.13 – Prijsvaststelling - aanvullend
Het betreft hier een opdracht tegen globale prijs, d.i. een forfaitaire prijs voor het geheel van de opdracht. Zowel de eenheidsprijzen als de opgegeven of op te geven hoeveelheden zijn forfaitair. De afrekening zal gebeuren op basis van de goedgekeurde inschrijving aangevuld met goedgekeurde min- en/of meerwerken.
3.7
Art.14 – Informatie - aanvullend
De bij Pidpa van toepassing zijnde eisen i.v.m. Preventie en bescherming en milieu zijn terug te vinden op: http://www.pidpa.be/sites/www.pidpa.be/files/bestanden/Eisen_Pidpa_Preventie_en_bescherming_en_milie u.pdf Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij bij het opstellen van zijn offerte rekening heeft gehouden met de verplichtingen op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de prestaties worden uitgevoerd.
3.8
Art.16 – Heffingen – aanvullend/vervangend
De prijzen dienen te zijn opgegeven excl. B.T.W.
3.9
Art.19 – Zijn inbegrepen in de prijs – aanvullend
Alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht met inbegrip van verzekeringen, e.d. Meer bepaald gaat het hier over: de administratie en het secretariaat; de verplaatsing, het vervoer, verblijfskosten en de verzekering; de documentatie die met de diensten verband houdt, inclusief de handleidingen en de implementatie documentatie die de customisaties beschrijft en die de ontwikkelde client toepassing beschrijft de broncode van de ontwikkelde client toepassing de levering van documenten of stukken die inherent zijn aan de uitvoering; de voor het gebruik noodzakelijke vorming (van Pidpa-procesbeheerders en –modulebeheerders); in voorkomend geval, de maatregelen die door de wetgeving betreffende de veiligheid en de gezondheid van de werknemers worden opgelegd voor de uitvoering van hun werk.
3.10 Art.20 – Prijsherziening – aanvullend/vervangend Aangezien het hier een opdracht tegen globale prijs betreft, wordt er voor deze opdracht geen prijsherziening toegestaan.
3.11 Art.21 – Prijsonderzoek – aanvullend 3.11.1 Art.21 - §1 De inschrijver dient alle in het bestek en in het offertedossier gevraagde inlichtingen om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken, bij zijn offerte te voegen.
3.11.2 Art.21 - §2 De opdrachtgever heeft het recht één of meerdere personen aan te wijzen, die de boekhoudkundige stukken verifiëren en ter plaatse onderzoeken uitvoeren om de juistheid van de door de inschrijver verstrekte inlichtingen te onderzoeken.
3.11.3 Art.21 - §3 Deze paragraaf is eveneens van toepassing op de onderhandelingsprocedure.
3.12 Art.58 – Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend De aanvraag tot deelneming / offerte dient in het Nederlands te worden gesteld. Pidpa behoudt zich het recht voor aan de inschrijver de vertaling te vragen van bepaalde documenten die als bijlage aan de aanvraag tot deelneming / offerte werden toegevoegd en niet in het Nederlands werden opgesteld. Pidpa bepaalt de termijn die haar redelijk lijkt voor het opvragen van de vertaling. De voertaal voor deze opdracht is uitsluitend het Nederlands. Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 8 van 26
3.13 Art.62 – Verbintenistermijn – vervangend/wijzigend De verbintenistermijn bedraagt voor deze opdracht 120 kalenderdagen.
3.14 Art.63 – Selectie kandidaten en inschrijvers – wijzigend/aanvullend 3.14.1 Algemeen De kwalitatieve selectiecriteria voor deze opdracht worden niet apart in de aankondiging van opdracht vermeld, vermits het bijzonder bestek bij de aankondiging van de opdracht beschikbaar is op de website van Pidpa: http://www.pidpa.be/over-pidpa/leveranciers/aanbestedingsdossiers . Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver op erewoord dat: Hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit; Hij voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit Elke wijziging in zijn situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.
3.14.2 Art.63 - §1 – 2° – Kwalitatieve selectie – aanvullend Inschrijvingen welke niet aan de volgende minimum vereiste specificaties voldoen worden uitgesloten: - aantoonbare relevante implementatie ervaring van een mobiele toepassing in combinatie met SMP (of SUP). Aantoonbare relevante ervaring betekent hier minstens 1 opgeleverde implementatie van een mobiele toepassing in combinatie met SMP (of SUP) binnen de utiliteitssector. Bij zijn offerte voegt de kandidaat een verklarende nota bij met relevante informatie i.v.m. bovenstaande uitsluitingscriteria.
3.15 Art.65 – Administratieve vereenvoudiging – aanvullend/wijzigend 3.15.1 Art.65 - §2 Indien de kandidaat of inschrijver zich beroept op dit artikel om de gevraagde inlichtingen en documenten ivm de selectievoorwaarden niet bij te voegen, dient uitdrukkelijk te worden verwezen naar de voorgaande procedure (projectnr, omschrijving).
3.16 Art.66 – Toegangsrecht – aanvullend 3.16.1 Uitsluiting na toepassing van Art.47§2 van het K.B. van 14 januari 2013 Onverminderd de bepalingen van dit artikel zullen bovendien worden uitgesloten van deelname aan de opdracht (zowel als opdrachtnemer, als onderaannemer, als entiteit waarop een kandidaat/inschrijver zich beroept cfr. Art.72, als deelnemer aan een combinatie cfr. Art.72) die aannemers, leveranciers, dienstverleners waarop de ambtshalve maatregelen zoals voorzien in Art.47§2 van het K.B. van 14 januari 2013 werden toegepast, en dit gedurende de laatste vijf jaar (te rekenen vanaf datum opening/ontvangst offertes). De toepassing van de ambtshalve maatregelen kan zowel slaan op zijn hoedanigheid als opdrachtnemer, als onderaannemer of als deelnemer aan een combinatie. Deze bepaling is eveneens van toepassing indien dezelfde ambtshalve maatregelen werden toegepast ihkv Art.20§6 van de Bijlage aan het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten). Deze bepaling geldt onverkort voor alle aannemers, leveranciers, dienstverleners ongeacht of zij al dan niet in rechte de toepassing van de ambtshalve maatregel betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de kandidaturen/offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die ambtshalve maatregel onterecht werd toegepast.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 9 van 26
3.16.2 Uitsluiting na ongunstige evaluatie Zie aanvullingen aan Art.39 – K.B. van 14 januari 2013.
3.17 Art.67 – R.S.Z. – aanvullend De kandidaat/inschrijver dient in zijn offerte de nationaliteit aan te geven van de personeelsleden die hij voor deze opdracht tewerkstelt. Een geldig attest overeenkomstig dit artikel dient bij de offerte gevoegd.
3.18 Art.69 – Toegangsverbod – aanvullend Indien de kandidaat/inschrijver belast werd met het onderzoek, de beproeving, studie of ontwikkeling van deze opdracht maar door die prestaties geen voordeel geniet (toestand van belangenvermenging), dient dit gemotiveerd verantwoord te worden bij de aanvraag tot deelneming/offerte. Deze bepaling geldt eveneens voor de kandidaten/inschrijvers die bedoeld worden onder §2. Het niet melden van een mogelijke toestand van belangenvermenging en de bijhorende verantwoording kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.
3.19 Art.72 – Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers aanvullend/wijzigend 3.19.1 Art.72 – Andere entiteiten Indien de kandidaat/inschrijver zich voor deze opdracht wenst te beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: Naam, adres, rechtsvorm van deze andere entiteit(en); De (juridische) band tussen de kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en); De noodzakelijke middelen aangebracht door de andere entiteit waarover de kandidaat/inschrijver zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; Door alle partijen gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel, tussen kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en). De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat de andere entiteit: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Het is de kandidaat/inschrijver niet toegelaten een beroep te doen op de draagkracht van andere entiteiten wanneer: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.
3.19.2 Art.72 – Combinatie van kandidaten/inschrijvers Indien de kandidaat/inschrijver bestaat uit een combinatie van kandidaten/inschrijvers, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van elk van de deelnemers aan de combinatie; - De (juridische) band tussen de deelnemers aan de combinatie; - De noodzakelijke middelen aangebracht door elke deelnemer aan de combinatie en waarover de combinatie zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht;
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 10 van 26
-
Door elke deelnemer aan de combinatie gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel.
De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat elke deelnemer aan de combinatie: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Een combinatie van kandidaten/inschrijvers kan worden uitgesloten indien één of meerdere deelnemers aan de combinatie: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.
3.20 Art.80 – Inhoud van de offerte – wijzigend/aanvullend Er dient op gewezen dat het offertedossier dient samengesteld zoals aangegeven. Elk document dient te verwijzen naar het projectnummer en naar het artikel uit het bestek waarop het betrekking heeft. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor het gebruik van een verklarende nota met algemene opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen t.o.v. dit bijzonder bestek. Pidpa behoudt zich het recht voor om, in het kader van de onderhandelingsprocedure, de inhoud van deze verklarende nota geheel of gedeeltelijk te aanvaarden. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten in de juiste vorm kan de niet-selectie van de inschrijver tot gevolg hebben. Er dient vermeld dat noch een kandidaat/inschrijver, noch een combinatie van verschillende kandidaten/inschrijvers, een naam zal aannemen m.b.t. de uit te voeren opdracht en evenmin een inschrijving zal doen in de Kruispuntbank, met/onder een naam die 'Pidpa' omvat of enige verwarring met Pidpa o.v. zou kunnen geven.
3.21 Art.81 – Handtekeningen – aanvullend Indien de ondertekening gebeurt door een gemachtigde van wie de bevoegdheid blijkt uit een publicatie in het Belgisch Staatsblad, is een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het B.S. voldoende als bewijs van bevoegdheid. Zo niet dient een afschrift van de volmacht bij de offerte te zijn bijgevoegd.
3.22 Art.84 – Voorrangsvolgorde documenten – wijzigend/aanvullend Op deze opdracht zijn volgende documenten en de erin opgenomen verwijzingen van toepassing: Wijzigingsbevelen, richtlijnen en verduidelijkingen gegeven door de opdrachtgever; De sluiting van de opdracht en bepaling aanvangsdatum; In voorkomend geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; De berichten en rechtzettingen, tijdig en op dezelfde wijze als de bekendmaking van de opdracht aangekondigd; Onderhavig bestek en samenvattende opmeting/inventaris; De inschrijving, net als alle latere documenten door de opdrachtnemer opgesteld in zoverre zij werden goedgekeurd door de opdrachtgever. Deze documenten dienen geïnterpreteerd te worden, het ene in functie van het andere. In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende documenten heeft het eerstgenoemde voorrang op het volgende en dit volgens de volgorde van bovenstaande lijst. Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 11 van 26
3.23 Art.105 – Zijn eveneens toepasselijk op deze opdracht Volgende artikelen van dit K.B. en aanvullingen in dit bestek worden toepasselijk gemaakt. Art.5 56 59 60 62 Volledig hoofdstuk 5 – Art.63-78 = bijkomende bepalingen i.v.m. kwalitatieve selectie Volledig hoofdstuk 6 met uitzondering van art. 89 91-93 96-99 102
3.24 Art.107 – Indiening offerte –aanvullend/wijzigend De inschrijvingen moeten worden gericht aan Pidpa o.v. (Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen) en moeten in een dubbele omslag gestoken zijn, allebei met de vermelding van Offerte voor C-12-100 Mobiel werken Datum van de ontvangst van de documenten De offertes worden ingewacht op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen op woensdag 23 april 2014 om 11:00 uur.
4
K.B. van 14 januari 2013 – K.B. algemene uitvoeringsregels
4.1
Art.10 – Elektronische middelen tijdens de uitvoering - aanvullend
O.a. volgende documenten zullen elektronisch worden doorgestuurd: Door Pidpa: goedkeuringen en/of opmerkingen op (voorlopige) aanvaarding. Door de opdrachtnemer aan [email protected]: attesten i.h.k.v. verzekeringen (zie ook Art.24 – K.B. 14/1/2013) Door de opdrachtnemer aan [email protected]: factuur. Deze kan elektronisch (PDF-formaat) doorgestuurd worden. Een papieren versie is dan niet meer noodzakelijk. (zie ook Art.95 – K.B. 14/1/2013) De inschrijver dient in zijn offerte het e-mailadres mee te geven i.f.v. elektronische uitwisseling van documenten.
Alle medewerkers van Pidpa kunnen optreden als leidend ambtenaar. De contactpersoon voor deze opdracht zal meegedeeld worden bij de sluiting van de opdracht. De opdrachtnemer richt zich bij voorkeur tot deze persoon in zijn contacten met Pidpa.
4.3
Art.12 – Onderaannemers - aanvullend
Zie ook Art.12 – K.B. van 16 juli 2012 en aanvullende bepalingen in dit bestek
4.4
Art.18 – Vertrouwelijkheid gegevens - aanvullend
De opdrachtnemer dient er op gewezen dat de gegevens die in het kader van deze opdracht aan hem worden overgemaakt, vertrouwelijke gegevens kunnen bevatten. De opdrachtnemer dient de nodige maatregelen te voorzien dat deze informatie - slechts wordt gebruikt voor de uitvoering van deze opdracht; - niet aan derden wordt meegedeeld die er geen kennis mogen van nemen. Bij zijn offerte voegt de inschrijver een verklarende nota bij met de maatregelen die worden voorzien in het kader van de vertrouwelijkheid van gegevens.
4.5
Art.19 – Intellectuele rechten - Gebruik van de resultaten - aanvullend
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat intellectuele rechten m.b.t. de diensten en producten die in het kader van deze opdracht werden geleverd, worden overgedragen aan Pidpa. Voorbeelden hiervan zijn: Het (intern) gebruik van door de opdrachtnemer ontwikkelde documenten, handleidingen Het gebruik van software Het aanpassen of uitbreiden van de broncode Het gebruiken van procedures.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 12 van 26
Een afwijking hierop dient via een bijgevoegde verklarende nota te worden gemeld.
4.6
Art.23 – Wederzijdse bijstand en waarborg - aanvullend
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver dat hij de nodige schikkingen en/of formaliteiten heeft getroffen i.v.m. het vrijwaren van de rechten van de opdrachtgever t.o.v. een derde. Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dienen de schikkingen en/of formaliteiten te worden toegelicht.
4.7
Art.24 – Verzekeringen – aanvullend
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij voldaan heeft aan de bepalingen van dit artikel, en dit op het vlak van de aansprakelijkheid op het gebied van arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van deze opdracht. Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dienen de verzekeringsattesten te worden overgemaakt.
4.8
Art.25 – Borgtocht – aanvullend
De borgtocht voor deze opdracht bedraagt 5% van de totale waarde van het toegewezen bedrag. De borgtocht moet worden gesteld op naam van Pidpa o.v. en het bewijs ervan moet verstuurd worden aan het adres van de opdrachtgever.
4.9
Art.26 – Aard van de borgtocht – aanvullend
Indien, in het bewijs van de gestelde borgtocht, afwijkingen t.o.v. de bepalingen van dit bestek over het stellen of vrijgeven van de borgtocht, zijn opgenomen, zullen deze als niet geschreven worden beschouwd. De bepalingen van Art.29 van dit besluit zijn aldus onverminderd van toepassing.
4.10 Art.30 – Rechten van de opdrachtgever op de borgtocht Vermits de gestelde borgtocht als waarborg voor een niet correcte, of een niet volledige uitvoering werd gesteld, houdt de opdrachtgever in eerste instantie de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen van de op de opdracht verschuldigde bedragen af. Bij ontstentenis van op de opdracht verschuldigde bedragen zal de opdrachtgever de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen afhouden van de borgtocht.
4.11 Art.35 – Documenten opdracht – aanvullend Bij de sluiting van de opdracht zal aan de opdrachtnemer worden overgemaakt (in één exemplaar): Brief sluiting opdracht; De opdrachtdocumenten; In voorkomend geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; De bestelbon.
4.12 Art.36 – Documenten door opdrachtgever De opdrachtgever dient, tijdens de uitvoering van de opdracht, volgende gegevens te verstrekken. Het niet tijdig doorgeven van deze gegevens kan aanleiding geven tot een straf (zie K.B. van 14 januari 2013 - Art. 45). Het is in het belang van de opdrachtnemer dat documenten zo snel en zo volledig en correct mogelijk worden overgemaakt. Om verwarring uit te sluiten dient op elk document minimum het projectnummer te zijn vermeld. Volledig gedocumenteerd implementatie-document en dit op het ogenblik van de start van de testperiode. Bij de voorlopige oplevering dient een finale versie van het implementatie-document te worden opgeleverd.
4.13 Art.39 – Controle en toezicht – Evaluatiesysteem - aanvullend Voor de opvolging van haar opdrachtnemers gebruikt Pidpa een evaluatiesysteem.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 13 van 26
4.13.1 Doelstelling Volgende opdrachtnemers die voor Pidpa opdrachten uitvoeren, zullen worden onderworpen aan de hierna beschreven evaluatieprocedure: Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per semester zullen halfjaarlijks worden beoordeeld; Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per jaar zullen jaarlijks worden beoordeeld; Bovendien behoudt Pidpa zich het recht voor om dit evaluatiesysteem toe te passen wanneer dit nuttig wordt geacht en dit op elke opdracht voor leveringen/diensten of op elke opdrachtnemer (in afwijking van bovenstaande bepalingen). Wanneer Pidpa het evaluatiesysteem in dit geval wenst toe te passen, zal de opdrachtnemer hiervan, ten laatste bij de sluiting van de opdracht, worden verwittigd. Wanneer de opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van opdrachtnemers, zal het evaluatiesysteem worden toegepast op de combinatie ongeacht welke deelnemer eraan eventueel zou aanleiding geven tot een negatieve evaluatie. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Die opdrachtnemers die twee opeenvolgende ongunstige evaluaties (minder dan 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van deelnemer aan een combinatie die geen gunstige evaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen vanaf de betekening van de 2e evaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een combinatie waarvan een deelnemer zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle opdrachtnemers, ongeacht of zij al dan niet in rechte de evaluatie betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die evaluatie onterecht werd toegepast.
4.13.2 Basiscriteria van de evaluatie Algemeen wordt aandacht besteed aan zowel een operationele beoordeling (administratieve, product- en leveringskwaliteit of kwaliteit dienstverlening) als een samenwerkingsbeoordeling Deze aandachtspunten zijn onontbeerlijk in een goede relatie met Pidpa.
4.13.3 Beoordelingscriteria – dienstverleners I. OPERATIONELE BEOORDELING ADMINISTRATIEVE KWALITEIT 1 Offertes ("Inschrijvingsbiljet")zijn duidelijk en volledig ingevuld 2 Niet correcte facturen (in % van aantal facturen) 3 Past dienstverlener maandelijkse facturatie toe? (J/N) PRODUKT KWALITEIT 4 Heeft dienstverlener een kwaliteitssysteem? 5 Kwalitatieve incidenten (aantal) 6 Kostprijs ERNSTIGE kwalitatieve incidenten (€) KWALITEIT DIENSTVERLENER 7 Flexibiliteit dienstverlener 8 Niet tijdige dienstverlening ( in % van voorziene termijn) II. SAMENWERKINGSBEOORDELING 9 Bereid en kundig om te zoeken naar alternatieven of oplossingen en ze aan te bieden (tijdens offertefase, bij problemen, … 10 Premium Client attitude 11 Communicatie + communicatieniveaus (juiste contactpersonen)
1 2 2 3 3 3 2 3 3 2 1
4.13.4 Evaluatie Deze lijst wordt ingevuld door een team van inkopers/gebruikers in samenspraak met het diensthoofd F-AO. Aan elk van de criteria wordt een score van 1 tot 10 gegeven. Hierbij wordt enerzijds gesteund op feiten, anderzijds op vaststellingen door Pidpa waarbij elke evaluatie van kleiner of gelijk aan 6 dient gemotiveerd te worden.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 14 van 26
Sommige criteria wegen bovendien zwaarder door in de globale beoordeling, afhankelijk van de mate waarin Pidpa belang hecht aan deze criteria. Een evaluatie is positief wanneer de opdrachtnemer (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer, als van deelnemer aan een combinatie die geëvalueerd wordt) minimum 60% heeft behaald. Elke evaluatie en de behaalde scores zullen met de betrokken opdrachtnemer worden besproken.
4.14 Art.48 – Overige sancties - aanvullend Zie de aanvullingen bij Art.66 van het K.B. van 16 juli 2012
4.15 Art.67 – Voorschotten - vervangend Voor deze opdracht kunnen geen voorschotten aan de opdrachtnemer worden toegestaan.
4.16 Art.147 – Uitvoeringstermijnen - aanvullend De richtperiode die voorzien is voor de uitvoering van dit project ligt tussen 1 oktober 2014 en 31 december 2015, met tussenliggende mijlpalen voor gedeeltelijke opleveringen van release 1, release 2 en release 3. De inschrijver geeft een voorstel van projectplan (met concrete start- en einddatum) mee in het offertedossier, inclusief mijlpalen.
4.17 Art.149 – Modaliteiten inzake prestaties Plaats van uitvoering: hoofdkantoor te Antwerpen, Desguinlei 246 en exploitatiecentrum te Grobbendonk, Vierselse baan 5, afhankelijk van de fase van het project. Volgende faciliteiten staan ter beschikking: Lokale connectie met de SAP-infrastructuur van Pidpa (standaard geen remote connectie) Werkruimtes voorzien van Pidpa-PC's opgenomen in het Pidpa netwerk. Vergaderruimtes, te boeken via een intern reserveringssysteem. Externe internetconnectie in de werkruimtes bij Pidpa Als de inschrijver bijkomende faciliteiten nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht, dient hij deze expliciet te vermelden in het offertedossier (checklist administratieve bepalingen).
4.18 Art.150 – Nazicht van de diensten Nazicht van de diensten is standaard voorzien in de testfase van het project. Pidpa behoudt zich het recht voor om een interne of externe audit te laten uitvoeren.
4.19 Art.154 – Vertragingsboetes Vermits de uitvoeringstermijn een gunningscriterium is wordt de maximum vertragingsboete op 10% gezet van de waarde van de opdracht. De maximum vertragingsboete wordt op 10% gezet.
4.20 Art.156 – Nazicht van de diensten – aanvullend/wijzigend 4.20.1 Zonder opmerkingen Indien binnen de verificatietermijn geen opmerkingen worden overgemaakt aan de opdrachtnemer, wordt de opdracht stilzwijgend beschouwd als voorlopig opgeleverd zonder opmerkingen. Definitieve oplevering kan gebeuren 1 jaar na de voorlopige oplevering van de volledige opdracht.
4.20.2 Met opmerkingen Indien er wel opmerkingen worden geformuleerd, worden deze elektronisch meegedeeld cfr. Art.10 van het K.B. van 14 januari 2013. De verificatietermijn (en daarmee samenhangend de voorlopige oplevering) cfr. dit besluit wordt opgeschort en begint opnieuw te lopen vanaf het ogenblik van aanvaarden van de oplossing van de opmerkingen.
4.20.3 Proces-verbaal Noch voor het aanvaarden zonder opmerkingen, noch voor het niet-aanvaarden van de prestaties wordt een proces-verbaal opgemaakt door de opdrachtgever. Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 15 van 26
4.21 Art.158 – Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na definitieve oplevering van de opdracht en dit na aftrek van de sommen die de opdrachtnemer eventueel aan de opdrachtgever verschuldigd is.
4.22 Art.160 – Betalingen 4.22.1 Facturatieschema Het project is opgedeeld in 3 releases. Voor elk van deze releases zal een (voorlopige) oplevering gebeuren. Na voorlopige oplevering van een release kan de opdrachtnemer een factuur opmaken voor 30% van de globale prijs voor de opdracht, aangepast met goedgekeurde min- en/of meerwerken. 3 maanden na de voorlopige oplevering van de volledige opdracht kan het resterende saldo van 10% worden gefactureerd. Concreet ziet het facturatieschema er als volgt uit: Voorlopige oplevering release 1 30 % +/- goedgekeurde min- en/of meerwerken tijdens release 1 Voorlopige oplevering release 2 Voorlopige oplevering release 3 3 maanden na voorlopige oplevering volledige opdracht Totaal
30 % 30 % 10%
+/- goedgekeurde min- en/of meerwerken tijdens release 2 +/- goedgekeurde min- en/of meerwerken tijdens release 3 +/- goedgekeurde min- en/of meerwerken na release 3
100%
+/- alle goedgekeurde min- en/of meerwerken
De factuur moet minstens de volgende gegevens bevatten: Projectnummer C-12-100 Verwijzing naar de release waarvoor de factuur is opgemaakt. Bij de factuur worden de volgende documenten gevoegd: het document van voorlopige oplevering van de release de min- en/of meerwerken die in deze release zijn goedgekeurd. Deze documenten dienen elektronisch te worden overgemaakt (zie Art.10 – K.B. van 14 januari 2013). Zonder deze gegevens en documenten wordt de factuur als niet-regelmatig opgesteld beschouwd en kan Pidpa deze weigeren.
4.22.2 Betaling De betaling gebeurt binnen de 30 dagen na ontvangst factuur.
5 5.1
Wet van 17 juni 2013 – Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten Art.10 §1 - Kennisgeving gemotiveerde beslissing
In het kader van de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing zullen alle detailscores per inschrijving (in voorkomend geval) aan elke inschrijver worden meegedeeld tenzij één van de inschrijvers hierover uitdrukkelijk voorbehoud maakt (via een bij de offerte gevoegde nota). In dit laatste geval zullen enkel de totaalscores worden meegedeeld én de detailscore van de eigen inschrijving.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 16 van 26
Deel 2 – technische specificaties 1
Doel
Met dit project "Mobiel werken" wil Pidpa de informatiestroom gelinkt aan werkopdrachten voor een groot deel digitaliseren. Heel wat informatie van planning en werkvoorbereiding gaat vandaag op papier naar de uitvoerders. Hetzelfde geldt voor informatie die terugvloeit van de uitvoering naar de administratie (formulieren, terugmeldingen, rapporteringen, etc.). Pidpa zal de nieuwe oplossing inzetten in verschillende afdelingen van de organisatie (inclusief bij de "mobiele dienstverleners" die vandaag al met een mobiele toepassing werken). Het is de bedoeling dat de het resultaat van dit project de basis wordt om later alle groepen buitenwerkers volledig mobiel te kunnen laten werken.
2 2.1
Scope Vast gedeelte van de opdracht
Dit bestek omvat: de implementatie van de mobiele middleware de integratie van de middleware met de betroffen backend systemen de ontwikkeling, levering, implementatie en integratie van de mobiele client-toepassing nodig om aan de functionele vereisten te voldoen. Testen van de oplossing en user acceptance testen Opleiding en documentatie eindgebruikers en Pidpa IT-specialisten Garantie: helpdesk / debugging opgeleverde software gedurende 1 jaar Er zijn verschillende doelgroepen van eindgebruikers die deze toepassing zullen inzetten. De noden van de doelgroepen verschillen op het gebied van aangeboden of teruggemelde informatie, opmaak van de schermen, … Op basis van profielen moet dit onderscheid gemaakt kunnen worden in de client-toepassing. De functionele vereisten zijn opgedeeld in 3 releases, die opeenvolgend moeten worden opgeleverd. Elke release kan al door een specifieke doelgroep in gebruik worden genomen. Uiteindelijk bevat de laatste release alle gevraagde functionaliteit, en zal dus ook door alle doelgroepen gebruikt worden. De beschrijving van de scope, met achtergrond informatie, is te lezen in ALG-#1147206-C-12-100 - Mobiel werken - Blauwdruk. In hetzelfde document staat ook de opdeling van het project in 3 releases beschreven. Een gedetailleerde opsomming van alle functionele vereisten staat in ALG-#1147697-C-12-100 - Mobiel werken - Attest van conformiteit, opgedeeld per release. Bovenop de functionele vereisten zijn er een aantal algemene elementen van groot belang voor Pidpa: de intuïtiviteit en de gebruiksvriendelijkheid van de client-toepassing. De inschrijver moet aangeven welk expertise hij inbrengt op het gebied van UI-ergonomie, en hoe intensief de samenwerking met de eindgebruikers is bij het ontwerp en de test van de toepassing. Bovendien is acceptatie van de clienttoepassing door de eindgebruiker een voorwaarde voor definitieve acceptatie van het project. de aanpasbaarheid en flexibiliteit van de toepassing. In de lijst met functionele vereisten kan de inschrijver aangeven in welke mate de aangeboden oplossing configureerbaar is. Bovendien zal de inschrijver gevraagd worden om een demo / simulatie te geven op basis van enkele use-cases, zodat Pidpa de eenvoudige aanpasbaarheid van de client-toepassing kan beoordelen. De toepassing moet opgebouwd worden vanuit een sterke data-driven filosofie om de impact van functionele wijzigingen te beperken. Algemeen aanvaarde principes van goede software development moeten gehanteerd worden bij de implementatie. Coaching-traject naar Pidpa-medewerkers. Pidpa wil de implementatie en de ontwikkeling van de toepassing mee volgen in een coaching-traject. De bedoeling hiervan is dat Pidpa voldoende expertise opbouwt om o het beheer en eerste- en tweede lijn-onderhoud van de installatie zelfstandig te kunnen uitvoeren o eventuele nieuwe mobiele toepassingen (voor bijkomende groepen gebruikers, of op andere domeinen) in de toekomst (gedeeltelijk) zelf te kunnen ontwikkelen Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 17 van 26
Op basis van de bestaande systemen en op basis van de uitgevoerde voorstudies, heeft Pidpa een keuze gemaakt voor de basis-architectuur van de oplossing. Deze is schematisch weergegeven in Figuur 1. Er is gekozen voor SAP SMP middleware (v3.1 of hoger) en een gecustomiseerde native WIN7-client toepassing. Deze client-toepassing wordt bij voorkeur ontwikkeld in het .NET framework in C#. De (ook offline beschikbare) toepassing communiceert met de middleware via het MBO concept van SMP.
Figuur 1: mobiel werken – basisarchitectuur
Tenslotte eist Pidpa dat de inschrijver aantoonbare, relevante ervaring heeft met de ontwikkeling en implementatie van een oplossing voor mobiel werken, gebaseerd op een SAP backend systeem, gebruik makend van SMP (of SUP), bij een nutsbedrijf. Inschrijvers die deze ervaring niet kunnen aantonen, worden uitgesloten van deelname aan de opdracht.
2.2
Verplichte optie 1: onderhoudsvoorwaarden voor software in licentie
De inschrijver wordt gevraagd om eveneens een aanbieding te maken voor het onderhoud buiten garantie (d.i. na de definitieve oplevering) van de geleverde oplossing die in licentie wordt aangeboden. De jaarlijkse kost e voor onderhoud (3 lijns support, updates en upgrades) moet worden meegegeven. Zowel de inhoud als de prijszetting dienen duidelijk beschreven te worden.
2.3
Verplichte optie 2: Onderhoudsvoorwaarden voor specifiek ontwikkelde software
Voor de specifiek ontwikkelde software wordt een prijs voor expert-support gevraagd, op basis van een pakket van 50 dagen support, op te nemen binnen een periode van 2 jaar na bestelling van deze optie.
2.4
Verplichte optie 3: oplossing voor "over-the-air" software distributie
De inschrijver dient een voorstel en een prijs in te dienen voor een oplossing die toelaat om software updates en upgrades "over-the-air" te verdelen naar de mobiele toestellen. Zowel de wijze waarop dit gebeurt als de prijszetting dienen duidelijk beschreven te worden.
3
Omgevingen
Pidpa is verantwoordelijk voor de aankoop en het opzetten van de nodige infrastructuur, en voor de aankoop van de nodige SAP licenties. De integrator doet de installatie van de SW. Hosting oplossingen voor het geheel zijn niet toegestaan. Pidpa heeft voor SAP gekozen als ERP-systeem ter ondersteuning van de logistieke-, financiële-, commerciëleen HR-processen. Volgende SAP-modules werden geïmplementeerd : PM, PS, MM, WM, SD, FI/CO, AA, FM, IS/U, CRM, MI, HR, BW. De aangeboden oplossing moet naadloos geïntegreerd worden in de aanwezige installatie. Schematisch beschikt Pidpa momenteel over volgende SAP-componenten:
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 18 van 26
SAP @ Pidpa SAP CRM
SD FI/CO
SAP Workflow
PS/PM/MM SAP ECC
SAP ArchiveLink
Scanning
Inkomende documenten
IS-U
SAP BW HR
SAP Spool
DM (Doc. Archief)
Covus (EPS)
Uitgaande documenten
E-mail Fax Hierna volgt schematisch de huidige SAP-architectuur. Het is een klassieke 3-lagen architectuur, waarbij de ontwikkelingen via het DEV-systeem (development), langs een QAS-systeem (quality-assurance) naar het operationeel PRD-systeem (Productie) worden getransporteerd. ECC 6.0
CRM 5.0
BW 7.0
Portal 7.0
WAS-MI 7.0
DEV DEV
DC1 DC1
DB1 DB1
DP1 DP1
DM1 DM1
QAS QAS
QC1 QC1
QB1 QB1
QP1 QP1
QM1 QM1
PRD PRD
PC1 PC1
PB1 PB1
PP1 PP1
PM1 PM1
Solution manager 4.0
PS1 PS1
Pidpa wil dit ook aanhouden voor de mobiele oplossing: Integratie/Test is een ontwikkelingsomgeving voor integratie van componenten en technische testen. Wordt enkel gebruikt voor technische validatie. Acceptatie is een identieke kopie van de productieomgeving. Behalve tijdens de testfase van een release mag het niet gebruikt worden door eindgebruikers. Productie is de omgeving voor de zakelijke gebruiker en dus strikt verboden terrein voor het ontwikkelteam. Vooraf bepaalde tijdsframes worden afgesproken om het Operations team regelmatig onderhoud te kunnen laten uitvoeren.
Deel 3 – offertedossier project nr. C-12-100 1 1.1
Algemene inlichtingen Inschrijver
De inschrijver (handelsnaam of benaming – rechtsvorm, zetel – eventueel THV)
Vertegenwoordigd door ondergetekende(n)
verbindt of verbinden zich bij dezen op al zijn of hun goederen, zo roerende als onroerende, de werken en leveringen van deze opdracht uit te voeren, volgens de voorschriften, voorwaarden en bepalingen van de van toepassing zijnde documenten, volgens de regels der kunst en zijn of hun eigen kennis van bevoegd(e) specialist(en). Inschrijving bij de R.S.Z.: nr.(s):
B.T.W. (alleen in België): nr.
De betalingen dienen te gebeuren op rekening nr. en op naam van
1.2
Contactgegevens
Contactgegevens inschrijver i.v.m. deze offerte Naam: Telefoon: Fax: E-mail: Gedaan te
Gelieve hieronder de gevraagde administratieve informatie, of een verwijzing naar de betreffende informatie, toe te voegen. Gelieve alle informatie m.b.t. de technische bepalingen in te vullen in het offertedossier. Wet / K.B. Art.nr Omschrijving 15-06-2006 53 Nota ivm uitsluitingscriteria gunningscriteria 15-06-2006 53 Nota ivm gunningscriteria Attest voldoen aan opgelegde technische specificaties (conformiteitsattest) 16-07-2012 6 OF IN VOORKOMEND GEVAL - verklarende nota ivm eventuele afwijkingen 16-07-2012 10 IN VOORKOMEND GEVAL - Opties - Volledige beschrijving 16-07-2012 12 IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen onderaannemers 16-07-2012 63 Documenten ivm de kwalitiatieve selectie 16-07-2012 65 IN VOORKOMEND GEVAL - verwijzing naar voorgaande project(en) 16-07-2012 67 Nationaliteit van de voor deze opdracht voorziene personeelsleden. 16-07-2012 67 Geldig attest R.S.Z. 16-07-2012 69 IN VOORKOMEND GEVAL - motivering toestand van belangenvermenging 16-07-2012 72 IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen andere entiteiten 16-07-2012 72 IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen combinatie van kandidaten/inschrijvers IN VOORKOMEND GEVAL Verklarende nota met algemene 16-07-2012 80 opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen tov het bijzonder bestek. IN VOORKOMEND GEVAL - verwijzing B.S. bevoegdheid gemachtigde OF afschrift 16-07-2012 81 volmacht 16-07-2012 83 inventaris (op papier & elektronisch) 14-01-2013 10 e-mailadres voor ontvangst elektronische middelen 14-01-2013 18 Verklarende nota ivm vertrouwelijkheid gegevens 14-01-2013 19 Intellectuele rechten - gebruik van de resultaten - verklarende nota 14-01-2013 147 Projectplan 14-01-2013 149 Bijkomende faciliteiten 17-06-2013 10 Kennisgeving gemotiveerde beslissing
2.1
Art.53 - gunningscriteria
De voorgestelde oplossing is conform binnen de door ons voorgestelde architectuur Eventuele opmerkingen:
JA / NEE
Uiteraard mag de inschrijver bijkomende informatie m.b.t. de gunningscriteria en technische specificaties toevoegen, met duidelijke verwijzing naar de paragraaf van toepassing uit het offertedossier. Gelieve hier een overzicht weer te geven van door u toegevoegde bijlagen: Omschrijving
Gelieve hieronder te bevestigen dat aan de opgesomde technische specificaties (zie deel 2) is voldaan. Indien van toepassing, moeten de afwijkingen tussen de offerte en de in het bestek opgenomen specificaties hier ook meegegeven worden.
2.3
Art.10 – Opties
Volledige beschrijving verplichte optie 1
Volledige beschrijving verplichte optie 2
Volledige beschrijving verplichte optie 3
2.4
Art.12 – Onderaannemers – aanvullend
Gelieve, indien van toepassing, te vermelden met welke onderaannemer u wenst te werken, en de noodzakelijke gegevens m.b.t. deze onderaannemer (zie art. 12) toe te voegen. Voorgestelde Deel van de opdracht waarvoor Attest belastingen en Ingevuld onderaannemer de inschrijver de onderaannemer sociale zekerheid, aanvraagformulier Pidpa, wenst in te zetten nummer van bijlage nummer van bijlage
2.5
Art.63 – Kwalitatieve selectie
Verklarende nota met relevante informatie i.v.m. uitsluitingscriteria.
2.6
Art.65 – Administratieve vereenvoudiging
Verwijzing naar vorige project (in voorkomend geval)
2.7
Art.67 – R.S.Z.
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 22 van 26
Nationaliteit ingezette medewerkers:
R.S.Z.-attest bijgevoegd: JA/NEE
2.8
Art.69 – Toegangsverbod
In voorkomende geval: motivering toestand van belangenvermenging
2.9
Art.72 – Inlichtingen andere entiteiten / combinatie
Indien van toepassing
2.10 Art.80 – Inhoud van de offerte – wijzigend/aanvullend Gelieve, indien van toepassing, hieronder een verklarende nota met al uw algemene opmerkingen, aanvullingen of afwijkingen t.o.v. dit bijzonder bestek toe te voegen.
2.11 Art.81 - Gemachtigde Verwijzing in het Belgisch Staatsblad naar de bevoegdheid van de gemachtigde: OF Afschrift volmacht bijgevoegd: JA/NEE
2.12 Art.83 – Inventaris /offertedossier Op papier: JA/NEE Elektronisch: JA/NEE
2.13 Art.10 – Contactgegevens tijdens uitvoering opdracht Contactgegevens bij uitvoering Naam: Telefoon: Fax: E-mail:
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 23 van 26
2.14 Art.19 - Intellectuele rechten - Gebruik van de resultaten - aanvullend Gelieve, indien van toepassing, hieronder eventuele afwijkingen te documenteren.
2.15 Art.147 – Volledig uitgewerkt projectplan
2.16 Art.149 - Modaliteiten inzake prestaties Indien van toepassing, omschrijving van faciliteiten waarover de inschrijver dient te beschikken om de opdracht uit te voeren, welke NIET opgenomen zijn in Art. 149, indien van toepassing:
2.17 Art.10 - Kennisgeving gemotiveerde beslissing Indien gewenst, gelieve hieronder een nota weer te geven:
3 3.1
Inventaris Antwoord betreffende de kostprijs (gunningscriterium 1)
Basis / optie Basisproject: mobiel werken Optie 1: onderhoudsvoorwaarden voor software in licentie (jaarlijks) Optie 2: onderhoudsvoorwaarden voor specifiek ontwikkelde software (50 dagen expert-support) Optie 3: oplossing voor "over-the-air" software distributie Eenheidsprijzen voor de ingezette profielen: Profiel
3.2
Totaalprijs in EUR
Eenheidsprijs
Graad van conformiteit met de voorgestelde specificaties (gunningscriterium 2)
De conformiteit met de specificaties moet worden opgegeven in bijlage #1147697 – C-12-100 - Mobiel werken - Attest van conformiteit. Per functionaliteit (voor de 3 releases) zijn de volgende antwoorden mogelijk: J = Ja, mogelijk binnen aangeboden oplossing N = Nee, niet mogelijk binnen aangeboden oplossing 3 = Ja, mogelijk binnen aangeboden oplossing (via 3e partij)
Project nr. C-12-100 - bestek
pagina 24 van 26
3.3
Aanpak naar ergonomie en usability (gunningscriterium 3)
Voor dit criterium verwachten we een beschrijving van de voorgestelde aanpak om de ergonomie en de gebruiksvriendelijkheid en intuïtiviteit van geboden oplossing maximaal af te stemmen op de wensen en behoeften van de eindgebruikers. Naast de algemene aanpak wordt de inschrijver gevraagd om concreet te beschrijven hoe, wanneer en hoeveel de eindgebruikers bij dit ontwerp worden betrokken. Tenslotte wordt ook gevraagd welke concrete expertise met ergonomie en UI ontwerp de inschrijver inbrengt: Naam Profiel Nationaliteit Relevante ervaring Aandeel in de opdracht Aantal mandagen voorzien in het project
3.4
Aanpak coaching traject (gunningscriterium 4)
We verwachten van de inschrijver een voorstel van aanpak om coaching te voorzien voor 3 Pidpamedewerkers zodat zij in de loop van het implementatietraject voldoende kennis opdoen om e e 1 en 2 lijns-onderhoud van het SMP platform te verzekeren e e e 1 , 2 en 3 lijns-onderhoud van de ontwikkelde client-toepassing te verzekeren Zelfstandig nieuwe client-toepassingen kunnen ontwikkelen.
3.5
Flexibiliteit / aanpasbaarheid van de oplossing (gunningscriterium 5)
De flexibiliteit en de eenvoudige aanpasbaarheid van de oplossing zal door de inschrijver in de eerste plaats geïllustreerd worden in bijlage #1147697 – C-12-100 - Mobiel werken - Attest van conformiteit. Per functionaliteit (voor de 3 releases) moet de inschrijver aangeven of en op welke manier deze configureerbaar is. De mogelijke antwoorden zijn: M = Ja, master data in productie aan te passen P = Ja, via Pidpa zelf als ontwikkeling door te voeren L = Ja, via leverancier als ontwikkeling door te voeren N = Nee, geen configuratie mogelijk
3.6
Impactanalyse met betrekking tot Pidpa resources (gunningscriterium 6)
De inschrijver wordt gevraagd om impact van het project op de Pidpa organisatie te analyseren, met aandacht voor: Wat is de tijdslijn van het project (de 3 releases), inclusief de fasering Hoeveel en welke Pidpa resources zijn nodig in elk van de fases Hoeveel inspanning (in #dagen) is nodig van deze resources. Concreet vragen we de volgende informatie: Fasering met tijdslijn (de 3 releases), inclusief een concreet voorstel van data (mijlpalen). Verwijzing naar bijlage: -
De projectstructuur (projectorganogram), met de noodzakelijke groepen van medewerkers, met per groep de aanwezige profielen, zowel van de opdrachtnemer als van Pidpa.
Verwijzing naar bijlage: -
Een verantwoordelijkheidsmatrix waarin de verantwoordelijkheid van de verschillende profielen, zowel van de inschrijver als van de Pidpa-medewerkers wordt verdeeld.
Profiel Vb. projectmanager Vb. projectmanager Vb. technisch profiel Project nr. C-12-100 - bestek
Pidpa of inschrijver Inschrijver Pidpa inschrijver
Verantwoordelijkheden / taken
pagina 25 van 26
… -
Analyse van de inspanningen die Pidpa dient te verrichten binnen dit project: verwachte inbreng van Pidpa-medewerkers, per fase in het door u opgestelde projectplan en per profiel
Fase
Profiel
Tijdsbesteding (in mandagen)
Totaal:
3.7
Aanvullende software
De aanbieder moet apart een opsomming geven van alle software en de licentiekost die onderdeel uitmaken van de oplossing (en dus nodig zijn om tot een vlot werkende oplossing te komen). Software Aantal licenties Totale licentiekost
