Project nr. C

7 augustus 2014

www.pidpa.be Desguinlei 246 2018 Antwerpen [email protected] T 03 216 88 00 F 03 260 60 03 IBAN: BE82 0910 0060 5368 BIC: GKCCBEBB

BESTEK Raamovereenkomst voor levering van opslagcapaciteit met onderhoudscontract - periode 2015-2019

Project nr. C-15-031 Onderhandelingsprocedure met voorafgaandelijke bekendmaking Ontvangst offertes : 14 november 2014 om 11.00 uur

Opdrachthoudende vereniging intergemeentelijk samenwerkingsverband in de zin van het decreet van 6 juli 2001.

Project nr. C-15-031- bestek

pagina 1 van 30

Inhoudsopgave BESTEK .................................................................................................................................................................... 1 Deel 1 – administratieve bepalingen ...................................................................................................................... 5 1 Van toepassing zijnde wetgeving .............................................................................................................. 5 2 Wet van 15 juni 2006 - Overheidsopdrachten .......................................................................................... 6 2.1 Art.2 – Aanbestedende overheid - aanvullend ..................................................................................... 6 2.1 Art.7 – Betalingen - wijzigend ............................................................................................................... 6 2.2 Art.32 – Raamovereenkomst - aanvullend............................................................................................ 6 2.3 Art.41 – Technische specificaties .......................................................................................................... 6 2.4 Art.42 – Sociale en fiscale verplichtingen - aanvullend ......................................................................... 6 2.5 Art.53 – Gunningswijze - vervangend ................................................................................................... 6

2.5.1 2.5.2

Gunningswijze - vervangend ....................................................................................... 6 Gunningscriteria .......................................................................................................... 6

2.6 3

Art.73 – Werken, leveringen, diensten - aanvullend ............................................................................ 7 K.B. van 16 juli 2012 – K.B. plaatsing speciale sectoren ............................................................................ 7 3.1 Art.5 – Elektronische middelen – aanvullend ....................................................................................... 7 3.2 Art.8 – Technische specificaties - aanvullend ....................................................................................... 7 3.3 Art.9 – Varianten - aanvullend .............................................................................................................. 7

3.3.1 3.4

Vrije variante ............................................................................................................... 7

Art.10 – Opties - aanvullend ................................................................................................................. 7

3.4.1 3.5

Vrije optie(s) ................................................................................................................ 7

Art.12 – Onderaannemers – aanvullend ............................................................................................... 8

3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

Worden bedoeld met onderaannemers ..................................................................... 8 Algemene bepalingen ................................................................................................. 8 Facultatief in te zetten onderaannemers ................................................................... 8 Verplicht in te zetten onderaannemers ...................................................................... 9

Art. 13 – Prijsvaststelling - aanvulling ................................................................................................... 9 Art.14 – Informatie - aanvullend ........................................................................................................... 9 Art.16 – Heffingen – aanvullend/vervangend ....................................................................................... 9 Art.18 – Keurings- en opleveringskosten .............................................................................................. 9 Art.19 – Zijn inbegrepen in de prijs – aanvullend ................................................................................. 9

3.10.1

Voor leveringen ........................................................................................................... 9

3.11 Art. 20 – Prijsherziening – aanvullend/vervangend .............................................................................. 9 3.12 Art.21 – Prijsonderzoek – aanvullend ................................................................................................. 10

3.12.1 3.12.2 3.12.3 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17

Art.21 - §1 ................................................................................................................. 10 Art.21 - §2 ................................................................................................................. 10 Art.21 - §3 ................................................................................................................. 10

Art.47 – Termijnen voor ontvangst aanvragen tot deelneming / offertes .......................................... 10 Art.58 – Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend ................................................ 10 Art.62 – Verbintenistermijn – vervangend/wijzigend ......................................................................... 10 Art.63 – Selectie kandidaten en inschrijvers – wijzigend/aanvullend ................................................. 10 Art.65 – Administratieve vereenvoudiging – aanvullend/wijzigend ................................................... 11

3.17.1

Art.65 - §2 ................................................................................................................. 11

3.18 Art.66 – Toegangsrecht – aanvullend ................................................................................................. 11

3.18.1 3.18.2

Uitsluiting na toepassing van Art.47§2 van het K.B. van 14 januari 2013 ................ 11 Uitsluiting na ongunstige evaluatie........................................................................... 11

3.19 Art.67 – R.S.Z. – aanvullend ................................................................................................................ 11 3.20 Art.72 – Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers - aanvullend/wijzigend ........ 11

3.20.1 3.20.2

Art.72 – Andere entiteiten ........................................................................................ 11 Art.72 – Combinatie van kandidaten/inschrijvers .................................................... 12

3.21 Art.77 – Kwalitatieve selectie – Milieubeheer – aanvullend ............................................................... 12 3.22 Afdeling 3 – Kwalitatieve selectie – aanvullend ................................................................................. 13 3.23 Art.80 – Inhoud van de offerte – wijzigend/aanvullend ..................................................................... 13


pagina 2 van 30

3.24 Art.81 – Handtekeningen – aanvullend............................................................................................... 13 3.25 Art.83 – Inventaris ............................................................................................................................... 13 3.26 Art.84 – Voorrangsvolgorde documenten – wijzigend/aanvullend .................................................... 13 3.27 Art.87 – Prijsopgave – aanvullend/wijzigend ...................................................................................... 13 3.28 Art.105 – Zijn eveneens toepasselijk op deze opdracht...................................................................... 14 3.29 Art.107 – Indiening offerte –aanvullend/wijzigend ............................................................................ 14 4 K.B. van 14 januari 2013 – K.B. algemene uitvoeringsregels ................................................................... 14 4.1 Art.5 – Toepassingsgebied - wijzigend ................................................................................................ 14 4.2 Art.11 – Leidend ambtenaar - aanvullend........................................................................................... 14

4.2.1 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10

4.10.1 4.10.2 4.10.3 4.10.4 4.11 4.12 4.13 4.14

Sluiting van de opdracht - bestelbons....................................................................... 17 Orderbevestiging....................................................................................................... 17 Afleveringsnota / Verzendingsborderel .................................................................... 17

Art.116 – Leveringstermijn .................................................................................................................. 17 Art.117 – Te leveren hoeveelheden - aanvullend ............................................................................... 17 Art.118 – Leveringsmodaliteiten ......................................................................................................... 18 Art.120 – Nazicht van de levering op de leveringsplaats – aanvullend/wijzigend .............................. 18

4.18.1 4.18.2 4.18.3 4.18.4 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24

Doelstelling evaluatiesysteem .................................................................................. 15 Basiscriteria van de evaluatie ................................................................................... 16 Beoordelingscriteria – leveranciers .......................................................................... 16 Evaluatie .................................................................................................................... 16

Art.47 – Ambtshalve maatregelen – aanvullend ................................................................................. 16 Art.48 – Overige sancties - aanvullend ............................................................................................... 16 Art.67 – Voorschotten ......................................................................................................................... 17 Art.115 – Gedeeltelijke bestellingen ................................................................................................... 17

4.14.1 4.14.2 4.14.3 4.15 4.16 4.17 4.18

Medewerker Pidpa als leidend ambtenaar ............................................................... 14

Art.12 – Onderaannemers - aanvullend .............................................................................................. 14 Art.23 – Wederzijdse bijstand en waarborg - aanvullend ................................................................... 14 Art.24 – Verzekeringen ....................................................................................................................... 14 Art.25 – Borgtocht - aanvullend .......................................................................................................... 14 Art.26 – Aard van de borgtocht – aanvullend ..................................................................................... 15 Art.30 – Rechten van de opdrachtgever op de borgtocht – aanvullend ............................................. 15 Art.35 – Documenten opdracht .......................................................................................................... 15 Art.39 – Controle en toezicht – aanvullend ........................................................................................ 15

Zonder opmerkingen................................................................................................. 18 Met opmerkingen ..................................................................................................... 18 Proces-verbaal........................................................................................................... 18 Waarborgtermijn ...................................................................................................... 18

Art.121 – Wijzigingen aan de opdracht ............................................................................................... 18 Art.123 – Vertragingsboetes ............................................................................................................... 18 Art.127 – Betalingen ........................................................................................................................... 18 Art.131 – Oplevering op de leveringsplaats ........................................................................................ 19 Art.133 – Vrijgave van de borgtocht – aanvullend .............................................................................. 19 Art.134 – Waarborgtermijn – aanvullend ........................................................................................... 19

4.24.1

Waarborgtermijn is geen gunningscriterium ............................................................ 19

4.25 Art.135 – Definitieve oplevering - aanvullend .................................................................................... 19 5 Wet van 17 juni 2013 – Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten......... 19 5.1 Art.10 §1 - Kennisgeving gemotiveerde beslissing .............................................................................. 19 Deel 2 – technische specificaties .......................................................................................................................... 20 1 Voorwerp van de opdracht...................................................................................................................... 20 2 Doelstellingen .......................................................................................................................................... 20 3 Productkeuze ........................................................................................................................................... 21 4 Huidige situatie ........................................................................................................................................ 21 4.1 Hardware............................................................................................................................................. 21 4.2 Software .............................................................................................................................................. 22


pagina 3 van 30

Nieuwe situatie ........................................................................................................................................ 22 5 6 Prijzen ...................................................................................................................................................... 22 7 Performantie garantie ............................................................................................................................. 23 8 Verantwoordelijkheid en onderhoud ...................................................................................................... 23 9 Timing ...................................................................................................................................................... 23 10 Opleiding en ervaring .............................................................................................................................. 23 Deel 3 – Offertedossier project nr. C-15-031 ................................................................................................... 25 1 Algemene inlichtingen ............................................................................................................................. 25 1.1 Inschrijver ............................................................................................................................................ 25 1.2 Inschrijving .......................................................................................................................................... 26

1.2.1

Zonder percelen ........................................................................................................ 26

2

Checklist .................................................................................................................................................. 27 2.1 Checklist administratieve bepalingen ................................................................................................. 27 3 Inventaris ................................................................................................................................................. 28


pagina 4 van 30

Deel 1 – administratieve bepalingen 1

Van toepassing zijnde wetgeving

Goedgekeurd door het directiecomité van 8 september 2014. Op deze opdracht zijn van toepassing: de Wet van 15 juni 2006 – Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. het Koninklijk Besluit van 16 juli 2012 – Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten speciale sectoren, met inbegrip van alle latere wijzigingen. het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 – Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, met inbegrip van alle latere wijzigingen. Volgens bepalingen van Art.9 van dit besluit dient gewezen op de wijzigingen aan Art. 5, 11, 12, 23, 24, 25, 26, 30, 35, 39, 47, 48, 67, 115, 116,117, 118, 120, 121, 123, 127, 131, 133, 134, 135. de Wet van 17 juni 2013 – Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van alle latere wijzigingen. − de bepalingen van dit bestek. De bepalingen in dit bestek zijn - ofwel aanvullingen aan, verduidelijkingen van, aangeven van keuzemogelijkheid binnen (aangeduid met aanvullend); - ofwel wijzigingen van (aangeduid met wijzigend); - of treden in de plaats van (aangeduid met vervangend); bovengenoemde wetgeving. Indien specifieke bepalingen niet van toepassing zijn, worden ze eveneens in dit bestek opgenomen. Elke verwijzing naar de opdrachtgever of medewerkers daarvan, moet worden gelezen als een verwijzing naar Pidpa o.v., haar personeelsleden of gemachtigden.


pagina 5 van 30

2

Wet van 15 juni 2006 - Overheidsopdrachten

2.1

Art.2 – Aanbestedende overheid - aanvullend

Pidpa o.v. treedt op als aanbestedende overheid. Inlichtingen kunnen worden verkregen op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen (tel. 03/216.88.00 - e-mail [email protected] )

2.1

Art.7 – Betalingen - wijzigend

Aangelegde voorraden voor de uitvoering van deze opdracht komen niet in aanmerking voor betaling.

2.2

Art.32 – Raamovereenkomst - aanvullend

Deze opdracht betreft een raamovereenkomst. De uitvoeringstermijn bedraagt in principe 5 jaar, dit in overeenstemming met de gangbare uitvoeringstermijn voor dergelijke raamovereenkomsten. De opdracht is eenzijdig door Pidpa opzegbaar op de jaarlijkse einddatum, dit is een volledig kalenderjaar na de sluiting van de opdracht of de vorige jaarlijkse einddatum. Indien Pidpa de overeenkomst wenst te beëindigen, zal dit gebeuren bij aangetekende zending, minstens drie maanden vóór de jaarlijkse einddatum. Pidpa heeft echter de mogelijkheid om, in geval van opzeg of op het einde van de vooropgestelde uitvoeringstermijn, nog bestellingen te doen gedurende 2 maanden na de einddatum.

2.3

Art.41 – Technische specificaties

Zie deel twee – technische specificaties

2.4

Art.42 – Sociale en fiscale verplichtingen - aanvullend

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de opdrachtnemer de bepalingen van dit artikel na te leven en te doen naleven door zijn eigen onderaannemers.

2.5 2.5.1

Art.53 – Gunningswijze - vervangend Gunningswijze - vervangend

Deze opdracht wordt gegund bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

2.5.2

Gunningscriteria

2.5.2.1 Uitsluitingscriteria Offertes welke niet aan de volgende minimum vereisten voldoen worden uitgesloten. - 60% behalen op kwaliteitsgaranties en leverbetrouwbaarheid van de aangeboden diensten - kunnen de nodige performantie garanties aanbieden ( zie deel 2 – technische specificaties –punt 7 ) - kunnen opnemen van de nodige verantwoordelijkheid, consultancy en onderhoudsverplichtingen ( zie deel 2 – technische specificaties –punt 1 ) - kunnen voldoen aan de vooropgestelde timing ( zie deel 2 – technische specificaties – punt 9 ) - kunnen voldoen aan de NetApp support Matrix voor hard- en software Bij zijn offerte voegt de inschrijver een verklarende nota bij met relevante informatie i.v.m. deze uitsluitingscriteria. 2.5.2.2 Gunningscriteria Voor het bepalen van de economisch voordeligste offerte zal rekening worden gehouden met - 70% TCO ( oa prijs materiaal en diensten, overnamewaarde, … )


pagina 6 van 30

-

30% Kwaliteitsgaranties en leverbetrouwbaarheid van de aangeboden diensten ( oa partnership met NetApp en ervaring van de eigen medewerkers, stappenplan, … )

Bij zijn offerte voegt de inschrijver een verklarende nota bij met relevante informatie i.v.m. deze gunningscriteria.

2.6

Art.73 – Werken, leveringen, diensten - aanvullend

Deze opdracht is onderworpen aan de voorschriften van toepassing op leveringen.

3

K.B. van 16 juli 2012 – K.B. plaatsing speciale sectoren

3.1

Art.5 – Elektronische middelen – aanvullend

De inschrijver wordt dringend gevraagd, naast de papieren versie, bij zijn offerte eveneens een elektronische versie van volgende documenten te voegen (op CD-rom, USB-stick, …) - het offerteformulier (in PDF- en Wordformaat) - de samenvattende opmeting / inventaris, volgens model in bijlage (in PDF- en Excelformaat). Van dit model mag niet afgeweken worden. - Alle gevraagde documenten O.a. volgende documenten zullen elektronisch worden doorgestuurd: - Door Pidpa: opmerkingen op leveringen. - Door de opdrachtnemer: factuur. Deze kan elektronisch (PDF-formaat) doorgestuurd worden naar [email protected]. Een papieren versie is dan niet meer noodzakelijk. De inschrijver maakt in zijn offerte uitdrukkelijk voorbehoud indien de hierboven aangeduide documenten niet in het aangeduide formaat kunnen worden doorgestuurd. De inschrijver dient in zijn offerte het e-mailadres mee te geven ifv elektronische uitwisseling van documenten. Het e-mailadres van Pidpa voor uitwisseling van elektronische documenten is voor deze opdracht [email protected]

3.2

Art.8 – Technische specificaties - aanvullend

In het geval dat er in het tweede deel – technische specificaties, specifiek verwezen wordt naar een bepaald fabricaat, een bepaalde herkomst of een bijzondere werkwijze, dienen deze te worden gelezen als de vermelding of verwijzing zelf, aangevuld met "of gelijkwaardig".

3.3 3.3.1

Art.9 – Varianten - aanvullend Vrije variante

Voor deze opdracht worden vrije varianten toegestaan. In deel 2 – technische specificaties wordt aangegeven aan welke minimale vereisten deze moeten beantwoorden. De in het bestek vermelde administratieve en uitvoeringsvoorwaarden gelden voor elke variante afzonderlijk. Tenzij anders vermeld.

3.4 3.4.1

Art.10 – Opties - aanvullend Vrije optie(s)

Voor deze opdracht worden vrije opties toegestaan. Alle gevraagde elementen uit het basisontwerp dienen in de basisofferte te zijn opgenomen. Ze kunnen niet als vrije optie worden aangeboden. In de offerte dienen duidelijk het voorwerp, de aard en de draagwijdte van de vrije optie(s) aangegeven te worden.


pagina 7 van 30

De in het bestek vermelde administratieve en uitvoeringsvoorwaarden gelden voor elke optie afzonderlijk. Tenzij anders vermeld.

3.5

Art.12 – Onderaannemers – aanvullend

3.5.1 -

Worden bedoeld met onderaannemers

Bij leveringen: o leveranciers die in de plaats van de opdrachtnemer leveringen uitvoeren.

3.5.2

Algemene bepalingen

Een weigering van een voorgestelde onderaannemer kan onder geen enkele omstandigheid aanleiding geven tot vergoeding of schadeloosstelling, noch tot weigering van uitvoering van de opdracht, noch tot verlenging van de uitvoeringstermijn. De onderaannemers dienen: - Voor leveringen & diensten: in orde zijn met de verplichtingen inzake belastingen en sociale zekerheid ihkv uitvoering overheidsopdrachten. Te bewijzen met een bijgevoegd attest. Pidpa kan, zonder ingebrekestelling, de onmiddellijke stopzetting bevelen van elke opdracht die door een niet door Pidpa goedgekeurde onderaannemer wordt uitgevoerd. In dat geval draagt de opdrachtnemer alle gevolgen van de stopzetting. De opdrachtnemer blijft in alle gevallen alleen aansprakelijk ten opzichte van Pidpa.

3.5.3

Facultatief in te zetten onderaannemers

3.5.3.1 Vermelding bij offerte De inschrijvers worden verzocht om, in voorkomend geval, in hun offerte te vermelden welk gedeelte van de opdracht zij voornemens zijn aan derden in onderaanneming te geven en welke onderaannemers worden voorgesteld. Deze vermelding wordt beschouwd als een aanvraag voor het inschakelen van genoemde onderaannemers en kan gebeuren via een volledig ingevuld aanvraagformulier te downloaden via http://www.pidpa.be/overpidpa/leveranciers/formulieren . Indien, bij het sluiten van de opdracht, goedkeuring wordt verleend voor het inschakelen van vermelde onderaannemers, dient de aanvraag bij het effectief inschakelen van de onderaannemer niet meer herhaald te worden (tenzij de situatie van betrokken onderaannemer gewijzigd is). De opdrachtgever is niet verplicht de opdracht uit te voeren met de aangegeven/goedgekeurde onderaannemer(s). 3.5.3.2 Niet vermeld bij de offerte Alvorens onderaannemers in te schakelen, zal de opdrachtnemer voorafgaand en schriftelijk de toelating aan Pidpa vragen. De aanvraag voor het inschakelen van onderaannemers dient te gebeuren via een volledig ingevuld formulier (online in te vullen of te downloaden via http://www.pidpa.be/over-pidpa/leveranciers/formulieren ) en dit minimum 15d VOOR het inschakelen van de betrokken onderaannemer, tenzij in geval van hoogdringendheid (te motiveren door de opdrachtnemer).


pagina 8 van 30

3.5.4

Verplicht in te zetten onderaannemers

3.5.4.1 Bij inroepen van draagkracht van de onderaannemer (cfr. Art.72 van dit besluit) De vermelding van welk gedeelte van de opdracht aan één of meerdere onderaannemers zal worden toevertrouwd, is verplichtend, en bij het ontbreken ervan kan de inschrijver en zijn inschrijving uitgesloten worden, indien voor de selectie van de inschrijver de draagkracht van de onderaannemer bepalend is geweest. In dit geval dient de opdracht uitgevoerd te worden met de aangegeven onderaannemer(s).

3.6

Art. 13 – Prijsvaststelling - aanvulling

Het betreft hier een opdracht tegen prijslijst: de op te geven eenheidsprijzen zijn forfaitair, de opgegeven of op te geven hoeveelheden zijn vermoedelijk. De afrekening zal gebeuren op basis van werkelijk uitgevoerde hoeveelheden. Er dient opgemerkt dat het geven van een eenheidsprijs in staffels niet toegelaten is.

3.7

Art.14 – Informatie - aanvullend

De bij Pidpa van toepassing zijnde eisen ivm Preventie en bescherming en milieu zijn terug te vinden op : https://www.pidpa.be/sites/www.pidpa.be/files/bestanden/Eisen_Pidpa_Preventie_en_bescherming_en_mili eu.pdf Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij bij het opstellen van zijn offerte rekening heeft gehouden met de verplichtingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de prestaties worden uitgevoerd.

3.8

Art.16 – Heffingen – aanvullend/vervangend

De eenheidsprijzen dienen te zijn opgegeven excl. B.T.W.

3.9 -

Art.18 – Keurings- en opleveringskosten Keuringskosten: zie Art.42 – K.B. van 14 januari 2013 Opleveringskosten: zie Art.130 – K.B. van 14 januari 2013

3.10 Art.19 – Zijn inbegrepen in de prijs – aanvullend 3.10.1 Voor leveringen Alle kosten, metingen en prestaties die inherent zijn aan de uitvoering van de opdracht met inbegrip van verzekeringen, e.d. Meer bepaald gaat het hier over: - De goederen dienen franco geleverd te worden, d.i. in de opgegeven prijzen dient de levering ter plaatste te zijn begrepen ; - Extra hardware en software, tijdelijk nodig bij het uitvoeren van de migratie naar de nieuwe controllers

3.11 Art. 20 – Prijsherziening – aanvullend/vervangend Een herziening van de prijzen wordt toegepast na het verstrijken van de jaarlijkse einddatum (d.i. 1 of meerdere kalenderjaren na de startdatum vermeld in de sluiting van de opdracht). De nieuwe eenheidsprijzen zijn dan van toepassing op de nieuwe bestellingen die vanaf die datum worden geplaatst (ongeacht de leveringsdatum). De herziening van de eenheidsprijzen wordt max. één maal per jaar toegepast. Deze eenheidsprijzen zijn geldig voor het volledige volgende jaar. De prijsherziening voor support wordt berekend met volgende formule: p = P [ 0,8 s/S + 0,2 ] Waarbij: - p= de aangepaste eenheidsprijs; - P= de eenheidsprijs opgegeven bij de inschrijving;


pagina 9 van 30

S= de consumptie-index van toepassing op het ogenblik van de datum, vastgesteld voor het openen van de inschrijvingen; - s= de consumptie-index van toepassing op datum van 1 december van het jaar van aanvraag tot prijsherziening. De eenheidsprijzen worden afgerond op twee cijfers na de komma. -

De prijsherziening voor de materialen wordt berekend op basis van brutoprijslijsten. De kandidaat / inschrijver bezorgt bij zijn inschrijving ( elektronisch ) de brutoprijslijsten (in EURO) met vermelding van de geldende korting( en ). De brutoprijslijsten moeten minimaal een prijsgeldigheid hebben van 1 jaar. Wanneer de geldigheidstermijn verstreken is stuurt de opdrachtnemer elektronisch de nieuwe prijslijsten toe. De opgegeven kortingen blijven de volledige contractduur geldig.

3.12 Art.21 – Prijsonderzoek – aanvullend 3.12.1 Art.21 - §1 De inschrijver dient alle in het bestek en in de samenvattende opmeting / inventaris gevraagde inlichtingen om het onderzoek van de prijzen mogelijk te maken, bij zijn offerte te voegen.

3.12.2 Art.21 - §2 De opdrachtgever heeft het recht één of meerdere personen aan te wijzen, die de boekhoudkundige stukken verifiëren en ter plaatse onderzoeken uitvoeren om de juistheid van de door de inschrijver verstrekte inlichtingen te onderzoeken.

3.12.3 Art.21 - §3 Deze paragraaf is eveneens van toepassing op de onderhandelingsprocedure.

3.13 Art.47 – Termijnen voor ontvangst aanvragen tot deelneming / offertes Vooraleer prijs in te dienen, is de inschrijver verplicht de toestand ter plaatse na te zien om een perfecte kennis te hebben van de voorwaarden van zijn aanneming. Dit betreft een verplicht plaatsbezoek De inschrijver dient voorafgaandelijk een afspraak te maken met Dhr. J. Boven op het nr. 03/216.88.17. Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij bij het opstellen van zijn offerte rekening heeft gehouden met de toestand ter plaatse.

3.14 Art.58 – Taal van de aanvraag tot deelneming / offerte - aanvullend De aanvraag tot deelneming / offerte dient in het Nederlands te worden gesteld. Pidpa behoudt zich het recht voor aan de inschrijver de vertaling te vragen van bepaalde documenten die als bijlage aan de aanvraag tot deelneming / offerte werden toegevoegd en niet in het Nederlands werden opgesteld. Pidpa bepaalt de termijn die haar redelijk lijkt voor het opvragen van de vertaling.

3.15 Art.62 – Verbintenistermijn – vervangend/wijzigend De verbintenistermijn bedraagt voor deze opdracht 90 kalenderdagen.

3.16 Art.63 – Selectie kandidaten en inschrijvers – wijzigend/aanvullend Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de kandidaat/inschrijver op erewoord dat: - Hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit; - Hij voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit Elke wijziging in zijn situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.


pagina 10 van 30

Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.

3.17 Art.65 – Administratieve vereenvoudiging – aanvullend/wijzigend 3.17.1 Art.65 - §2 Indien de kandidaat of inschrijver zich beroept op dit artikel om de gevraagde inlichtingen en documenten ivm de selectievoorwaarden niet bij te voegen, dient uitdrukkelijk te worden verwezen naar de voorgaande procedure (projectnr, omschrijving).

3.18 Art.66 – Toegangsrecht – aanvullend 3.18.1 Uitsluiting na toepassing van Art.47§2 van het K.B. van 14 januari 2013 Onverminderd de bepalingen van dit artikel zullen bovendien worden uitgesloten van deelname aan de opdracht (zowel als opdrachtnemer, als onderaannemer, als entiteit waarop een kandidaat/inschrijver zich beroept cfr. Art.72, als deelnemer aan een combinatie cfr. Art.72) die aannemers, leveranciers, dienstverleners waarop de ambtshalve maatregelen zoals voorzien in Art.47§2 van het K.B. van 14 januari 2013 werden toegepast, en dit gedurende de laatste vijf jaar (te rekenen vanaf datum opening/ontvangst offertes). De toepassing van de ambtshalve maatregelen kan zowel slaan op zijn hoedanigheid als opdrachtnemer, als onderaannemer of als deelnemer aan een combinatie. Deze bepaling is eveneens van toepassing indien dezelfde ambtshalve maatregelen werden toegepast ihkv Art.20§6 van de Bijlage aan het KB van 26 september 1996 (algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten). Deze bepaling geldt onverkort voor alle aannemers, leveranciers, dienstverleners ongeacht of zij al dan niet in rechte de toepassing van de ambtshalve maatregel betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de kandidaturen/offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die ambtshalve maatregel onterecht werd toegepast.

3.18.2 Uitsluiting na ongunstige evaluatie Zie aanvullingen aan Art.39 – K.B. van 14 januari 2013.

3.19 Art.67 – R.S.Z. – aanvullend De kandidaat/inschrijver dient in zijn offerte de nationaliteit aan te geven van de personeelsleden die hij voor deze opdracht tewerkstelt. Een geldig attest overeenkomstig dit artikel dient bij de offerte gevoegd.

3.20 Art.72 – Andere entiteiten & combinatie van kandidaten/inschrijvers aanvullend/wijzigend 3.20.1 Art.72 – Andere entiteiten Indien de kandidaat/inschrijver zich voor deze opdracht wenst te beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van deze andere entiteit(en); - De (juridische) band tussen de kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en); - De noodzakelijke middelen aangebracht door de andere entiteit waarover de kandidaat/inschrijver zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door alle partijen gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel, tussen kandidaat/inschrijver en andere entiteit(en).


pagina 11 van 30

De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat de andere entiteit: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Het is de kandidaat/inschrijver niet toegelaten een beroep te doen op de draagkracht van andere entiteiten wanneer: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.

3.20.2 Art.72 – Combinatie van kandidaten/inschrijvers Indien de kandidaat/inschrijver bestaat uit een combinatie van kandidaten/inschrijvers, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld in een aparte nota. In deze nota dient minstens vermeld/aangevuld te worden met: - Naam, adres, rechtsvorm van elk van de deelnemers aan de combinatie; - De (juridische) band tussen de deelnemers aan de combinatie; - De noodzakelijke middelen aangebracht door elke deelnemer aan de combinatie en waarover de combinatie zal kunnen beschikken bij de uitvoering van de opdracht; - Door elke deelnemer aan de combinatie gehandtekende verbintenis, zoals bedoeld in dit artikel. De bijgevoegde gehandtekende verbintenis geldt tevens als verklaring op erewoord dat elke deelnemer aan de combinatie: - zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek); - voldaan heeft aan de bepalingen van artikelen 66 tot 71 van dit besluit. Een combinatie van kandidaten/inschrijvers kan worden uitgesloten indien één of meerdere deelnemers aan de combinatie: - aan deze laatste het toegangsrecht is ontzegd op grond van artikel 21 van de Wet; - deze zich bevinden in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikelen 66 tot 71 van dit besluit (met aanvullingen zoals opgenomen in dit bestek). Elke wijziging in deze situatie dient onmiddellijk aan Pidpa te worden gemeld. Pidpa kan op elk moment in de procedure de gevraagde inlichtingen en documenten opeisen. Een onjuiste verklaring kan de niet-selectie van een kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten kan de niet-selectie van de kandidaat/inschrijver tot gevolg hebben.

3.21 Art.77 – Kwalitatieve selectie – Milieubeheer – aanvullend Op deze opdracht zijn de algemene bepalingen van Pidpa i.v.m. milieuaspecten van toepassing. Deze zijn terug te vinden op: http://www.pidpa.be/sites/www.pidpa.be/files/bestanden/Eisen_Pidpa_Preventie_en_bescherming_en_milie u.pdf


pagina 12 van 30

3.22 Afdeling 3 – Kwalitatieve selectie – aanvullend De kandidaat/inschrijver voegt verplicht volgende inlichtingen bij - Alle nutttige informatie mbt de uitsluitings- en gunningscriteria

3.23 Art.80 – Inhoud van de offerte – wijzigend/aanvullend Er dient op gewezen dat het offertedossier dient samengesteld zoals aangegeven. Elk document dient te verwijzen naar het projectnummer en naar het artikel uit het bestek waarop het betrekking heeft. Bijzondere aandacht wordt gevraagd voor het gebruik van een verklarende nota met algemene opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen t.o.v. dit bijzonder bestek. Pidpa behoudt zich het recht voor om, in het kader van de onderhandelingsprocedure, de inhoud van deze verklarende nota geheel of gedeeltelijk te aanvaarden. Het niet verstrekken van de gevraagde inlichtingen/documenten in de juiste vorm kan de niet-selectie van de inschrijver tot gevolg hebben. Er dient vermeld dat noch een kandidaat/inschrijver, noch een combinatie van verschillende kandidaten/inschrijvers, een naam zal aannemen mbt de uit te voeren opdracht en evenmin een inschrijving zal doen in de Kruispuntbank, met/onder een naam die 'Pidpa' omvat of enige verwarring met Pidpa o.v. zou kunnen geven.

3.24 Art.81 – Handtekeningen – aanvullend Indien de ondertekening gebeurt door een gemachtigde waarvan de bevoegdheid blijkt uit een publicatie in het Belgisch Staatsblad, is een verwijzing naar het nummer van de bijlage van het B.S. voldoende als bewijs van bevoegdheid. Zo niet dient een afschrift van de volmacht bij de offerte te zijn bijgevoegd.

3.25 Art.83 – Inventaris De opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden en zijn geenszins bindend voor Pidpa. Zij mogen niet verbeterd worden.

3.26 Art.84 – Voorrangsvolgorde documenten – wijzigend/aanvullend Op deze opdracht zijn volgende documenten en de erin opgenomen verwijzingen van toepassing: - Wijzigingsbevelen, richtlijnen, verduidelijkingen en bijkomende tekeningen gegeven door de opdrachtgever; - De sluiting van de opdracht en bepaling aanvangsdatum; - In voorkomende geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; - De berichten en rechtzettingen, tijdig en op dezelfde wijze als de bekendmaking van de opdracht aangekondigd; - Onderhavig bestek en samenvattende opmeting/inventaris; - De inschrijving, net als alle latere plannen of documenten door de opdrachtnemer opgesteld in zoverre zij werden goedgekeurd door de opdrachtgever. Deze documenten dienen geïnterpreteerd te worden, het ene in functie van het andere. In geval van tegenstrijdigheid tussen de verschillende documenten heeft het eerstgenoemde voorrang op het volgende en dit volgens de volgorde van bovenstaande lijst, evenwel, in geval van tegenstrijdigheid tussen de plans en de bestekken gelden de aanduidingen van de plans.

3.27 Art.87 – Prijsopgave – aanvullend/wijzigend Enkel het totale offertebedrag dient voluit te worden geschreven.


pagina 13 van 30

De eenheidsprijzen dienen opgegeven met maximaal 2 cijfers na de komma. Indien dit niet het geval is zal e Pidpa de 3 en volgende cijfers na de komma als niet geschreven beschouwen. De totaalbedragen van iedere post dienen te worden afgerond op de tweede decimaal naar boven of naar beneden.

3.28 Art.105 – Zijn eveneens toepasselijk op deze opdracht Volgende artikelen van dit K.B. en aanvullingen in dit bestek worden toepasselijk gemaakt. - Art.5 56 59 60 62 - Volledig hoofdstuk 5 – Art.63-78 = bijkomende bepalingen ivm kwalitatieve selectie - Volledig hoofdstuk 6 met uitzondering van art. 89 91-93 96-99 102

3.29 Art.107 – Indiening offerte –aanvullend/wijzigend De kandidaturen/inschrijvingen moeten worden gericht aan Pidpa o.v. (Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen) en moeten in een dubbele omslag gestoken zijn, allebei met de vermelding van - Kandidaatstelling / Offerte voor C-15-031 raamovereenkomst voor levering van opslagcapaciteit met onderhoudscontract – periode 2015-2019 - Datum van de ontvangst van de documenten. De kandidaturen/offertes worden ingewacht op het hoofdkantoor van Pidpa, Desguinlei 246 te 2018 Antwerpen op 14 november 2014 om 11:00 uur.

4

K.B. van 14 januari 2013 – K.B. algemene uitvoeringsregels

4.1

Art.5 – Toepassingsgebied - wijzigend

In het kader van de administratieve vereenvoudiging en gelijkschakeling van procedures binnen Pidpa is dit K.B. volledig van toepassing op alle opdrachten vanaf 17.000 EUR.

4.2 4.2.1

Art.11 – Leidend ambtenaar - aanvullend Medewerker Pidpa als leidend ambtenaar

Alle medewerkers van Pidpa kunnen optreden als leidend ambtenaar. De contactpersoon voor deze opdracht zal meegedeeld worden bij de sluiting van de opdracht. De opdrachtnemer richt zich bij voorkeur tot deze persoon in zijn contacten met Pidpa.

4.3

Art.12 – Onderaannemers - aanvullend

Zie ook Art.12 – K.B. van 16 juli 2012 en aanvullende bepalingen in dit bestek

4.4

Art.23 – Wederzijdse bijstand en waarborg - aanvullend

De kandidaat/inschrijver geeft in zijn offerte aan welke schikkingen en/of formaliteiten zijn getroffen ivm het vrijwaren van de rechten van de opdrachtgever tov een derde.

4.5

Art.24 – Verzekeringen

Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver dat hij voldaan heeft aan de bepalingen van dit artikel, en dit op het vlak van de aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van deze opdracht. Op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever dienen de verzekeringsattesten te worden overgemaakt..

4.6

Art.25 – Borgtocht - aanvullend

De borgtocht voor deze opdracht bedraagt 5% van de totale waarde van het toegewezen bedrag (over de volledige looptijd). De borgtocht moet worden gesteld op naam van Pidpa o.v. en het bewijs ervan moet verstuurd worden aan het adres van de opdrachtgever.


pagina 14 van 30

4.7

Art.26 – Aard van de borgtocht – aanvullend

Indien, in het bewijs van de gestelde borgtocht, afwijkingen tov de bepalingen van dit bestek omtrent het stellen of vrijgeven van de borgtocht, zijn opgenomen, zullen deze als niet geschreven worden beschouwd. De bepalingen van Art.29 van dit besluit zijn aldus onverminderd van toepassing.

4.8

Art.30 – Rechten van de opdrachtgever op de borgtocht – aanvullend

Vermits de gestelde borgtocht als waarborg voor een niet correcte, of een niet volledige uitvoering werd gesteld, houdt de opdrachtgever in eerste instantie de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen van de op de opdracht verschuldigde bedragen af. Bij ontstentenis van op de opdracht verschuldigde bedragen zal de opdrachtgever de onder meer van ambtswege haar toekomende sommen afhouden van de borgtocht.

4.9

Art.35 – Documenten opdracht

Bij de sluiting van de opdracht zal aan de opdrachtnemer worden overgemaakt (in één exemplaar): - Brief sluiting opdracht; - De opdrachtdocumenten; - In voorkomende geval: de op het einde van de onderhandelingsrondes opgestelde nota met weergave van het resultaat van de onderhandeling; - Nummer contractbon.

4.10 Art.39 – Controle en toezicht – aanvullend Voor de opvolging van haar opdrachtnemers gebruikt Pidpa een evaluatiesysteem.

4.10.1 Doelstelling evaluatiesysteem Volgende opdrachtnemers die voor Pidpa opdrachten uitvoeren, zullen worden onderworpen aan de hierna beschreven evaluatieprocedure: - Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per semester zullen halfjaarlijks worden beoordeeld; - Opdrachtnemers met een facturatiebedrag van meer dan 100.000 EUR per jaar zullen jaarlijks worden beoordeeld; - Bovendien behoudt Pidpa zich het recht voor om dit evaluatiesysteem toe te passen wanneer dit nuttig wordt geacht en dit op elke opdracht voor leveringen/diensten of op elke opdrachtnemer (in afwijking van bovenstaande bepalingen). Wanneer Pidpa het evaluatiesysteem in dit geval wenst toe te passen, zal de opdrachtnemer hiervan, ten laatste bij de sluiting van de opdracht, worden verwittigd. Wanneer de opdracht wordt uitgevoerd door een combinatie van opdrachtnemers, zal het evaluatiesysteem worden toegepast op de combinatie ongeacht welke deelnemer eraan eventueel zou aanleiding geven tot een negatieve evaluatie. Het doel hiervan is kwaliteitsverbetering tot stand te brengen. Die opdrachtnemers die twee opeenvolgende ongunstige evaluaties (minder dan 60%) hebben gekregen (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer als van deelnemer aan een combinatie die geen gunstige evaluatie heeft gekregen) kunnen gedurende een periode van drie jaar (te rekenen vanaf de betekening van de 2e evaluatie) van deelname aan elke procedure worden geweerd, ook als onderaannemer. De offertes aangeboden door een combinatie waarvan een deelnemer zich in bovenstaande situatie bevindt, zullen eveneens worden geweerd. Deze bepaling geldt onverkort voor alle opdrachtnemers, ongeacht of zij al dan niet in rechte de evaluatie betwisten, tenzij er vóór het verstrijken van de uiterste datum van indiening van de offertes een vonnis of arrest met kracht van gewijsde voorhanden is, houdende dat die evaluatie onterecht werd toegepast.


pagina 15 van 30

4.10.2 Basiscriteria van de evaluatie Algemeen wordt aandacht besteed aan zowel een operationele beoordeling (administratieve, producten leveringskwaliteit of kwaliteit dienstverlening) als een samenwerkingsbeoordeling Deze aandachtspunten zijn onontbeerlijk in een goede relatie met Pidpa.

4.10.3 Beoordelingscriteria – leveranciers I. OPERATIONELE BEOORDELING ADMINISTRATIEVE KWALITEIT 1Offertes ("Inschrijvingsbiljet" ) zijn duidelijk en volledig ingevuld 2Niet correcte facturen (in % van aantal facturen)

1 2

3Past Leverancier maandelijkse facturatie toe ? (Y/N)

2

PRODUKT KWALITEIT 4Heeft leverancier een kwaliteitssysteem ?

3

5Kwalitatieve incidenten (aantal)

3

6Kostprijs ERNSTIGE kwalitatieve incidenten (€)

3

LEVERINGS KWALITEIT 7Leveringsflexibiliteit 8Niet tijdige leveringen ( in % van aantal leveringen )

2 3

II. SAMENWERKINGSBEOORDELING Bereid en kundig om te zoeken naar alternatieven of oplossingen en ze aan te bieden 9 (tijdens offertefase, bij problemen, … ) 10Premium Client attitude 11Communicatie + communicatieniveau's (juiste contactpersonen)

3 2 1

4.10.4 Evaluatie Deze lijst wordt ingevuld door een team van inkopers/gebruikers in samenspraak met het diensthoofd F-AO. Aan elk van de criteria wordt een score van 1 tot 10 gegeven. Hierbij wordt enerzijds gesteund op feiten, anderzijds op vaststellingen door Pidpa waarbij elke evaluatie van kleiner of gelijk aan 6 dient gemotiveerd te worden. Sommige criteria wegen bovendien zwaarder door in de globale beoordeling, afhankelijk van de mate waarin Pidpa belang hecht aan deze criteria. Een positieve evaluatie wordt bekomen wanneer de opdrachtnemer (zowel in de hoedanigheid van hoofdaannemer, als van deelnemer aan een combinatie die geëvalueerd wordt) minimum 60% heeft behaald. Elke evaluatie en de behaalde scores zullen met de betrokken opdrachtnemer worden besproken.

4.11 Art.47 – Ambtshalve maatregelen – aanvullend Vermits een tijdige levering van de juiste materialen absoluut noodzakelijk is voor een vlotte uitvoering van de door Pidpa ingeplande werken, behoudt Pidpa zich het recht van volgende ambtshalve maatregel voor, en dit zonder bijkomende ingebrekestelling. Na drie aanmaningen op een deelopdracht voor overschrijding van de leveringstermijn, is Pidpa gemachtigd, naast de toepassing van de boeteaanrekening, de deelbestelling, voor rekening en op kosten van de in gebreke blijvende opdrachtnemer, te verkrijgen bij een nieuwe opdrachtnemer van haar keuze en op de wijze die zij meest aangewezen acht.

4.12 Art.48 – Overige sancties - aanvullend Zie de aanvullingen bij Art.66 van het K.B. van 16 juli 2012.


pagina 16 van 30

4.13 Art.67 – Voorschotten Voor deze opdracht kunnen geen voorschotten aan de opdrachtnemer worden toegestaan.

4.14 Art.115 – Gedeeltelijke bestellingen 4.14.1 Sluiting van de opdracht - bestelbons De bestelling wordt in eerste instantie d.m.v. een contractbon en / of opdrachtbrief aan de opdrachtnemer overgemaakt voor de globale opdracht. De werkelijk te leveren hoeveelheden worden d.m.v. afroepbestelbons overgemaakt, naargelang de behoeften van Pidpa en rekening houdend met de opgegeven leveringstermijnen. Per afroep zal een afzonderlijke bestelbon worden overgemaakt. Het BESTELBONNUMMER is het refertenummer dat op alle briefwisseling en ook op de factuur moet worden vermeld (zie ook Art.127 – K.B. van 14 januari 2013).

4.14.2 Orderbevestiging Voor elke bestelling dient een orderbevestiging binnen twee weken na besteldatum bij Pidpa toe te komen. Vermeldingen, verkoopsvoorwaarden en bepalingen op de orderbevestiging die afwijken van de bepalingen van onderhavig bestek, worden als niet-bestaand beschouwd.

4.14.3 Afleveringsnota / Verzendingsborderel Een levering wordt slechts aanvaard indien een afleveringsnota/verzendingsborderel ter ondertekening wordt afgegeven aan de afgevaardigde van Pidpa. Hierop worden minstens vermeld : bestelbonnummer(s) Pidpa, het aantal bestelde en geleverde materialen. Leveringen zonder dergelijk document worden, voor de berekening van eventuele boetes, slechts als geleverd beschouwd op de datum van het verkrijgen van de afleveringsnota/verzendingsborderel met vermelding van het bestelbonnummer. De ondertekening door de afgevaardigde van Pidpa dient te worden beschouwd “onder voorbehoud van nazicht” (zie Art.120 – K.B. van 14 januari 2013).

4.15 Art.116 – Leveringstermijn De inschrijver zal, op straffe van nietigheid van zijn offerte, een door hem gegarandeerde maximum leveringstermijn invullen (op te geven in kalenderdagen). De leveringstermijn is bindend en geldt vanaf de eerste werkdag na verzending van de afroep-bestelbon. De termijn nodig voor de uitvoering van een eventuele keuring in de fabriek of magazijn leverancier dient in deze leveringstermijn begrepen te zijn (max. termijn uitvoering keuring na aanvraag te rekenen op 14 kalenderdagen). De inschrijver is zodanig georganiseerd dat hij na toewijzing van de opdracht ervoor zorgt dat de opgegeven leveringstermijn steeds kan gerespecteerd worden. Indien de opstarttermijn (= bij eerste bestelling) voor een bepaald materiaal afwijkt van de leveringstermijn, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld (zie Deel 3: Offertedossier -> Inventaris -> Inventaris-voorraad -> leveringstermijn bij opstart, diskette). De inschrijver vult de hoeveelheid aan materialen die hij - in voorkomend geval - op voorraad houdt voor Pidpa in (zie Deel 3: Offertedossier -> Inventaris -> Inventaris-voorraad -> hoeveelheid permanent in voorraad voor Pidpa, diskette). Bij het begin van elk kalenderjaar dient de opdrachtnemer de jaarlijkse vakanties (sluitingsdagen) van meer dan 1 week door te geven.

4.16 Art.117 – Te leveren hoeveelheden - aanvullend De in de inventaris opgegeven hoeveelheden zijn vermoedelijke hoeveelheden. De bepalingen van dit artikel zijn op deze opdracht niet van toepassing. Project nr. C-15-031- bestek

pagina 17 van 30

4.17 Art.118 – Leveringsmodaliteiten De opdrachtnemer zal de goederen voor levering aanbieden te 2018 Antwerpen Desguinlei 246, te 2280 Grobbendonk, Vierselsebaan 5, of te 2200 Herentals Haanheuvel 7, dit afhankelijk van de vooropgestelde gebruikslocatie. Openingstijden kantoren: 9-12 uur en 13:30-16:00 uur. In ieder geval zal de leveringsplaats zich in de provincie Antwerpen bevinden.

4.18 Art.120 – Nazicht van de levering op de leveringsplaats – aanvullend/wijzigend 4.18.1 Zonder opmerkingen Indien binnen de verificatietermijn zoals vastgesteld in dit artikel geen opmerkingen worden overgemaakt aan de opdrachtnemer, wordt de deellevering stilzwijgend beschouwd als voorlopig opgeleverd zonder opmerkingen.

4.18.2 Met opmerkingen Indien er wel opmerkingen worden geformuleerd, worden deze elektronisch meegedeeld cfr. Art.5 van het K.B. van 16 juli 2012. De verificatietermijn (en daarmee samenhangend de voorlopige oplevering) cfr. dit besluit wordt opgeschort en begint opnieuw te lopen vanaf het ogenblik van aanvaarden van de oplossing van de opmerkingen. Zolang niet voldaan is aan de opmerkingen, blijft de leveringstermijn doorlopen.

4.18.3 Proces-verbaal Noch voor het aanvaarden zonder opmerkingen, noch voor het niet-aanvaarden van de leveringen wordt een proces-verbaal opgemaakt door de opdrachtgever.

4.18.4 Waarborgtermijn De waarborgtermijn begint te lopen vanaf het einde van de verificatietermijn.

4.19 Art.121 – Wijzigingen aan de opdracht De opdracht is te beschouwen als een raamovereenkomst. Het bepaalde in dit artikel op het vlak van de verhoging of verlaging van de prijs van de opdracht of op het stuk van de verhoging of verlaging van de vermoedelijke hoeveelheden per post is niet van toepassing.

4.20 Art.123 – Vertragingsboetes Vermits de leveringstermijn een gunningscriterium is wordt de maximum vertragingsboete op 10% gezet van de waarde van de leveringen met dezelfde vertraging. Aangezien de herziening van de oorspronkelijke eenheidsprijzen de waarde van de te laat geleverde materialen mee bepalen, zijn eveneens de herzieningen zoals toegepast cfr. Art.20 – K.B. 16 juli 2012, inbegrepen voor de berekening van de eventuele vertragingsboete.

4.21 Art.127 – Betalingen De betaling gebeurt binnen de 30 dagen na ontvangst factuur voor zover de goederen zonder opmerking werden ontvangen. Indien er, in het kader van het nazicht van de leveringen (cfr. Art.120 van dit K.B.) opmerkingen werden geformuleerd, wordt de betaling van de volledige factuur waarin de betrokken leveringen zijn opgenomen, geblokkeerd tot aan de opmerkingen werd voldaan. De factuur dient minimum volgende gegevens te vermelden: Bestelbonnummer. Artikelnummer Pidpa (in voorkomend geval), omschrijving goederen, hoeveelheden, eenheidsprijzen, totaalprijzen. Datum van levering van de goederen.


pagina 18 van 30

Zonder vermelding hiervan wordt de factuur als niet-regelmatig opgesteld beschouwd en Pidpa kan deze weigeren. De inschrijver geeft in zijn offerte aan met welke frequentie hij de support factureert.

4.22 Art.131 – Oplevering op de leveringsplaats Voor deze opdracht wordt een enkel een voorlopige oplevering op de leveringsplaats voorzien: zie Art.120 – K.B. van 14 januari 2013.

4.23 Art.133 – Vrijgave van de borgtocht – aanvullend De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na voorlopige oplevering van de laatste deellevering en dit na aftrek van de sommen die de opdrachtnemer eventueel aan de opdrachtgever verschuldigd is.

4.24 Art.134 – Waarborgtermijn – aanvullend 4.24.1 Waarborgtermijn is geen gunningscriterium De waarborgtermijn voor de geleverde goederen bedraagt 5 jaar. Bij het vaststellen door de opdrachtgever van verborgen gebreken gedurende deze termijn dient de opdrachtnemer deze goederen zonder verwijl te vervangen. Voor de vervangen goederen wordt een nieuwe waarborgtermijn ingesteld.

4.25 Art.135 – Definitieve oplevering - aanvullend De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn voor de laatst geleverde goederen binnen deze opdracht.

5 5.1

Wet van 17 juni 2013 – Motivering, informatie en rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten Art.10 §1 - Kennisgeving gemotiveerde beslissing

In het kader van de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing zullen alle detailscores per inschrijving (in voorkomend geval) aan elke inschrijver worden meegedeeld tenzij één van de inschrijvers hierover uitdrukkelijk voorbehoud maakt (via een bij de offerte gevoegde nota). In dit laatste geval zullen enkel de totaalscores worden meegedeeld én de detailscore van de eigen inschrijving.


pagina 19 van 30

Deel 2 – technische specificaties 1

Voorwerp van de opdracht

Pidpa beschikt momenteel over 5 Netapp controllers. • Een FAS3270AE active - active cluster in Antwerpen (HK) • Een FAS3240AE active - active cluster in Grobendonk (GB) • Een FAS2220 in Herentals (HR) Deze sites beschikken over volgende hoeveelheid diskcapaciteit in netto TB. • HK – 171TB • GB – 132TB • HR – 4,4TB De huidige controllers werden in 2011 aangekocht. De schijven werden gekocht vanaf 2008 en systematisch uitgebreid. Momenteel dringt een uitbreiding en een gedeeltelijke vernieuwing zich op. Meer specifiek: 1. Er is nood aan 50 TB extra netto opslag (25 TB voor Antwerpen en 25 TB voor Grobbendonk). 2. Een reeks schijven is te oud, vallen niet meer onder support en moeten daarom vervangen worden. 3. Een reeks schijven wordt te oud, vallen uit normaal onderhoud en moeten daarom op termijn vervangen worden. 4. De controllers gaan uit normaal onderhoud en moeten vervangen worden. Er moeten recentere, krachtigere modellen in de plaats komen om de toenemende datastroom te kunnen verwerken. De inschrijver verbindt zich tot het leveren, installeren en migreren van de SAN omgeving voor de computerzaal te HK, GB en HR. De inschrijver verbindt zich tot het leveren en installeren van de nodige uitbreidingen wat betreft diskcapaciteit (inclusief vervanging van disken uit onderhoud) en performantie om de continuïteit gedurende 5 jaar te garanderen. De inschrijver verbindt zich tot het 24/24 hr monitoren van de systemen, vervanging van defecte systemen binnen een 4hr interventiewindow, uitvoeren van de nodige Ontap upgrades, leveren van de nodige consultancy om de systemen optimaal te gebruiken. Alle gebruikte software componenten die beïnvloed worden door de NetApp upgrade dienen, indien nodig bijgewerkt te worden zodat deze aan de support matrix voldoen. Voor een overzicht van de gebruikte software componenten, zie punt "Huidige situatie"

2

Doelstellingen

Met de invoering van nieuwe controllers en schijven wil Pidpa diverse doelstellingen bereiken. • Technische limieten per controller verhogen: o FlexVol Volumes per controller = 1000 o PCIe expansion slots >= 4 o 10GbE Ports >= 4 o FCoE Target Ports >= 4 o FC initiator ports >= 8 o Sas ports >= 10 • Gebruik kunnen maken van features met toegevoegde waarde (vb, non-disruptive upgrades, Quality of Service, SMB3, Storage Virtualisatie) • Groei opvangen • TCO optimalisatie. • Vervangen van Qtree snapmirror door een andere oplossing. Project nr. C-15-031- bestek

pagina 20 van 30

• • • •

• • • •

Mogelijkheid tot invoer van performance acceleration zoals flash pool Samen werken met Cisco UCS omgeving. Samen werken met VMware omgeving. Samen werken met IBM 3584-L32 tapelibrary en Arcserve omgeving te Antwerpen voor het nemen van hoofdzakelijk NDMP backups. (De filers gebruiken hiervoor per filer 2 dedicated fiber poorten die geconfigureerd zijn als initiator) Samen werken met onze commvault omgeving. Vervanging van de Brocade 4100 omgeving te HK. Bij voorkeur een migratie naar de bestaande Cisco UCS omgeving. Het geheel moet erkend worden als een Flexpod omgeving. De Netapp tool LREP vervangen door iets wat werkt met de nieuwe omgeving. Deze tool wordt momenteel gebruikt om via een externe USB disk de initiele qtree snapmirror relatie van grote volumes, tussen Antwerpen en Grobbendonk op te zetten.

Einddoelstelling is het bekomen van een identieke/gelijkaardige omgeving in HK en GB, dit om onze disaster recovery behoeftes te kunnen realiseren en te vereenvoudigen.

3

Productkeuze

Vanuit standaardiseringsstandpunt mogen enkel NetApp of NetApp gecertifieerde producten aangeboden worden.

4

Huidige situatie

4.1

Hardware • •

Snelle schijven zoals Fiber schijven en SAS schijven worden gebruikt als first line storage. Tragere schijven zoals SATA schijven worden gebruikt als second line storage en archive.

De juiste details dienen verplicht opgevraagd te worden bij NetApp België en de verkregen informatie dient opgenomen te worden in het offertedossier.


pagina 21 van 30

4.2

Software

Pidpa beschikt over "Compleet bundel" licenties en wil deze blijven gebruiken. Volgende producten worden intensief gebruikt. • Snapdrive • Snapmanager for SQL • Snapmanager for Exchange • Vibe (vmware backup) • Data Ontap DSM for Windows MPIO • Netapp Oncommand System Manager • Netapp Oncommand Core Package (DFM en protection manager functie) • Snapcreator • Virtual Storage console for VMware VSphere

5

Nieuwe situatie •

•

•

Voor Antwerpen dient er een systeem voorzien te worden dat performant genoeg is om het huidige systeem te vervangen en te voorzien in mogelijke groei, dit zowel op performantie als capaciteit vlak. Eveneens dient er minimaal 1 disk cabinet Flash Pool voorzien te worden voor performantie verbetering van onze productie omgeving. Er dient minimaal een apart cabinet voorzien te worden met 12 400GB disken. Alle hardware en bekabeling dient redundant uitgevoerd te worden. Voor Grobbendonk dient er een systeem voorzien te worden dat performant genoeg is om het huidige systeem te vervangen maar dit systeem hoeft niet zo performant te zijn als dit van Antwerpen. Alle hardware en bekabeling dient redundant uitgevoerd te worden. Voor Herentals voorzien we geen vervanging van de hardware omdat deze nog krachtig genoeg is en de eisen aan dit systeem veel lager liggen dat op de 2 andere sites. Voor Herentals voorzien we enkel uitbreiding van schijfcapaciteit. Antwerpen 2 x FAS8060

• •

6

Grobbendonk 2 x FAS8040

Herentals behoud FAS2020

Nieuwe disken zijn 900GB SAS of 3TB SATA Beschrijf uitvoerig het plan van aanpak wat betreft de voorgestelde migraties met vermelding van evt downtime. Beschrijf eveneens uitvoerig hoe het kopiëren van grote hoeveelheden data over tragere datalijnen kan/gaat voorkomen worden.

Prijzen

Volgende prijzen moeten apart vermeld worden: • De aanschafprijs van alle nieuwe materialen te voorzien in 2015 verdeeld per locatie (zowel voor bijkomende materialen als voor vernieuwen van materialen die out of support zijn). • De aanschafprijs van nieuwe disken/shelves (geschatte jaarlijkse groei van 25%) voor de jaren 2016 – 2019 • Trade in voorwaarden (prijs) voor de oude controllers (out of support) per locatie. • 24/24 7/7 4h NetApp onderhoud en support verdeeld per locatie (met inbegrip vervanging materialen in support) – rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. • 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. • De installatie en migratiekosten voor omschakeling (begin 2015). De extra hardware en software die tijdelijk nodig is voor het uitvoeren van de migratie naar de nieuwe controllers, dient inbegrepen te zijn.


pagina 22 van 30

•

7

Prijslijsten met toegestane kortingen Netapp-apparatuur die mogelijks nodig is voor de volledige uitvoering van dit project. Met aangeven hoe wordt omgegaan met toevoeging van nieuwe producten/categorieën

Performantie garantie

Pidpa vraagt de garantie dat de voorgestelde systemen voldoende performantie bieden om jaar 2015 en 2016 te kunnen invullen zonder beroep te moeten doen op performantie verbeteraars rekening houdend met de voorspelde groei van 25%. Pidpa vraagt een voorstel/prijsmodel om vanaf 2017 op een voordelige manier upgrades/performantie verbeteraars te kunnen implementeren.

8

Verantwoordelijkheid en onderhoud

De inschrijver is volledig verantwoordelijk voor de goede werking van de gehele SAN omgeving met uitzondering van de servers. De inschrijver verplicht zich ertoe alle defecten en problemen aan de volledige NETAPP installatie tot zich te nemen en uiterlijk binnen de 4 uur te starten met probleem oplossing. Dit alles 24/24 uur en 7/7 dagen. De inschrijver dient aan te geven welke garanties hij hiervoor kan bieden (samenwerking met andere bedrijven, SLA, ..). Beschrijf uitvoerig de opzet van uw Support desk. • NetApp PSC en/of SSC partner • De automatische controles/monitoring die u uitvoert • De geijkte procedures om gebruik te maken van deze support desk • Het aantal eigen werknemers die deze desk bemannen en hun NetApp kwalificaties/NetApp certificaten • De diensten die u laat uitvoeren door derden of ingehuurde personen • Alle diensten of werken die u geheel of gedeeltelijk laat uitvoeren door personen die niet Nederlandstalig zijn. • Hoe service level management wordt gegarandeerd.

9

Timing

De beslissing over dit dossier wordt verwacht januari / februari 2015. Alle hardware moet op locatie zijn voor 01/03/2015. Het opzetten, het testen en uitvoeren van alle migratiediensten moeten uitgevoerd zijn voor 01/06/2015. Beschrijf de door u voorgestelde timing met vermelding van diensten in een uitgewerkt stappenplan. Beschrijf de zaken die door Pidpa moeten worden aangeleverd/uitgevoerd.

10 Opleiding en ervaring Leg in detail volgende elementen uit: • Uw partnership met NetApp gebaseerd op omzet in België • Geef een 3-tal referenties van gelijkaardige migratietrajecten in België. • Het aantal medewerkers met NetApp ervaring • Het aantal medewerkers met NetApp certificering en hun niveau • De personen die de migratie bij Pidpa komen uitvoeren • De personen die NetApp opvolgen zonder dat ze deel uitmaken van de support desk organisatie • De personen die Pidpa helpen bij het optimaliseren van deze storage omgeving, aangepast aan de gehele Pidpa omgeving Geef een overzicht en prijsindicatie van de mogelijke opleidingen die nodig zijn om de nieuwe NetApp omgeving te kunnen beheren.


pagina 23 van 30

11 Plaatsbezoek ( verplicht ) Vooraleer prijs in te dienen, is de inschrijver verplicht de toestand ter plaatse na te gaan om een perfecte kennis te hebben van de voorwaarden van zijn aanneming en om er rekening mee te houden bij de studie van zijn prijzen. De potentiële inschrijver dient voorafgaandelijk een afspraak te maken met Dhr. J. Boven op het nr. 03/216.88.17. De inschrijver wordt erop gewezen dat het in bijlage 1 gevoegde bewijs van plaats bezoek tijdens deze rondgang ingevuld en door de verantwoordelijke ondertekend dienen te worden. Om een geldige offerte te kunnen indienen dient het volledig ingevulde en ondertekende bewijs van plaats bezoek bij de offerte gevoegd te worden.


pagina 24 van 30

Deel 3 – Offertedossier project nr. C-15-031 1 1.1

Algemene inlichtingen Inschrijver

De inschrijver (handelsnaam of benaming – rechtsvorm, zetel – eventueel THV)

Vertegenwoordigd door ondergetekende(n)

verbindt of verbinden zich bij dezen op al zijn of hun goederen, zo roerende als onroerende, de werken en leveringen van deze opdracht uit te voeren, volgens de voorschriften, voorwaarden en bepalingen van de van toepassing zijnde documenten, volgens de regels der kunst en zijn of hun eigen kennis van bevoegd(e) specialist(en).

Inschrijving bij de R.S.Z.: nr(s):

B.T.W. (alleen in België): nr.

De betalingen dienen te gebeuren op rekening nr. en op naam van


pagina 25 van 30

1.2 1.2.1

Inschrijving Zonder percelen

De prijzen dienen te worden opgegeven in EUR (op te geven met twee cijfers na de komma), exclusief B.T.W.

Gedaan te

, de

2014.

Naam + handtekening inschrijver,


pagina 26 van 30

2 2.1

Checklist Checklist administratieve bepalingen

Wet / K.B.

Art.nr

15-06-2006 16-07-2012 16-07-2012 16-07-2012 16-07-2012 16-07-2012 16-07-2012 16-07-2012

53 9 10 12 67 67 72 72

16-07-2012

80

16-07-2012 16-07-2012

81 83

16-07-2012 14-01-2013 14-01-2013 14-01-2013 14-01-2013 14-01-2013 14-01-2013

83 10 18 116 116 116 116

14-01-2013 14-01-2013 17-06-2013

Omschrijving

Checklist

Nota ivm gunningscriteria IN VOORKOMEND GEVAL - Varianten - Volledige beschrijving IN VOORKOMEND GEVAL - Opties - Volledige beschrijving IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen onderaannemers Nationaliteit van de voor deze opdracht voorziene personeelsleden. Geldig attest R.S.Z. IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen andere entiteiten IN VOORKOMEND GEVAL - Inlichtingen combinatie van kandidaten/inschrijvers IN VOORKOMEND GEVAL - Verklarende nota met algemene opmerkingen/aanvullingen/afwijkingen tov het bijzonder bestek. IN VOORKOMEND GEVAL - verwijzing B.S. bevoegdheid gemachtigde OF afschrift volmacht inventaris (op papier & elektronisch) IN VOORKOMEND GEVAL - verklarende nota ter verantwoording van verbeteringen inventaris e-mailadres voor ontvangst elektronische middelen Verklarende nota ivm vertrouwelijkheid gegevens Leveringstermijn Hoeveelheden permanent op voorraad Methodiek om de opgegeven leveringstermijn te kunnen realiseren. Afwijkende opstarttermijn tov de leveringstermijn IN VOORKOMEND GEVAL - Verklarende nota afwijking gewenste verpakkingsmodaliteiten Betalingen – frequentie van support facturatie Kennisgeving gemotiveerde beslissing

119 127 10 Afdeling 16-07-2012 3 Bijkomende inlichtingen ivm kwalitatieve selectie


pagina 27 van 30

7 augustus 2014

3

Inventaris ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET VOORAFGAANDELIJKE BEKENDMAKING Offerte voor Project nr. C-15-031 Raamovereenkomst voor levering van opslagcapaciteit met onderhoudscontract - periode 2015-2019

Eenheidsprijzen materiaal, afgerond op 2 cijfers na de komma, excl. BTW ( uitgedrukt in EUR ) Omschrijving

Totaalprijs ( detail info / prijzen separaat toe te voegen )

De aanschafprijs van alle nieuwe materialen te voorzien in 2015 verdeeld per locatie (zowel voor bijkomende materialen als voor vernieuwen van materialen die out of support zijn).

Antwerpen Grobbendonk Herentals

De aanschafprijs van nieuwe disken/shelves (geschatte jaarlijkse groei van 25%) voor de jaren 2016 – 2019

2016 2017 2018 2019

Trade in voorwaarden (prijs) voor de oude controllers (out of support) per locatie. 1 jaar 24/24 7/7 4h NetApp onderhoud en support per locatie 2015

1 jaar 24/24 7/7 4h NetApp onderhoud en support per locatie 2016




Antwerpen Grobbendonk Herentals Antwerpen Grobbendonk Herentals Antwerpen Grobbendonk Herentals Antwerpen Grobbendonk Herentals pagina 28 van 30

1 jaar 24/24 7/7 4h NetApp onderhoud en support per locatie 2019 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren. 24/24 7/7 4hr voor monitoring, helpdesk, support , upgrades en consultancy services alle locaties samen - rekening houdend met de geschatte uitbreidingen die gebeuren tijdens de betrokken jaren.

Antwerpen Grobbendonk Herentals 2015

2016

2017

2018

2019

De installatie en migratiekosten voor omschakeling (begin 2015). De extra hardware en software die tijdelijk nodig is voor het uitvoeren van de migratie naar de nieuwe controllers, dient inbegrepen te zijn


pagina 29 van 30

7 augustus 2014

Bijlage 1: bewijs van plaats bezoek (ondertekend bij de offerte te voegen) Gelieve dit blad te laten ondertekenen door een personeelslid van ICT Systech Antwerpen als bewijs van plaats bezoek.

Hierbij verklaar ik, _____________________________________________ dat de firma ___________________________________________________ de Storage omgeving Antwerpen heeft bezocht voor het opmaken van de offerte voor C-15-031

datum + handtekening


pagina 30 van 30

Project nr. C

Recommend Documents