PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMBOK)
PMBOK Institute
dikembangkan
(PMI)
mengkhususkan
sebuah diri
oleh
Project
organisasi
pada
di
Management
Amerika
pengembangan
yang
manajemen
proyek. PMBOK merupakan panduan yang berisi mengenai pengetahuan dalam suatu manajemen proyek dan selalu diperbaharui dalam jangka waktu tertentu. PMBOK mengembangkan aktivitas pada manajemen proyek dan dikelompokkan pada 9 (sembilan) knowledge area sebagai berikut [Project Management Institute, 2000, 39] :
Gbr. Bagan Project Management Knowledge Area
7
888 8
1.Manajemen integrasi proyek (Project Integration Management) Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas utama pada manajemen integrasi : a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut c. Pengendalian
perubahan
yang
terintegrasi,
mengkoordinasikan perubahan– perubahan keseluruhan proyek Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek akan memberikan pengenalan 7
888 8
atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada proyek, serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan, informasi jadwal, dan informasi anggaran.
2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project Scope Management) Lingkup terlibat
mengacu
dalam
pada
pembuatan
seluruh
produk
pekerjaan
suatu
yang
proyek
dan
aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai apa yang harus
ada
dan
tidak
ada
dalam
proyek
selain
itu
memastikan bahwa tim proyek dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang
999 9
dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah : a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai
proyek
atau
beralih
pada
fase
proyek
selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan ulasan luas mengenai sebuah proyek. b. Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas perencanaan ruang lingkup. c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek) proyek utama
101010 10
menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola d. Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal menerima deliverables proyek selama aktivitas ini. e. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada ruang lingkup. Perubahan ruang
lingkup,
pelejaran
yang
tindakan
koreksi,
dipelajari
dan
refleksi
atau
merupakan
output
dari
aktivitas ini.
3.
Manajemen
jadwal
proyek
(Project
Time
Management) Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa
111111 11
menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka. Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering membandingkan
waktu
penyelesaian
yang
terencana
dengan yang nyata terjadi tanpa meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan apa yang terjadi pada proyek. Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?. Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian proyek tepat pada waktunya.
121212 12
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek adalah : a. Pendefinisian
aktivitas,
mengidentifikasikan
aktivitas-
aktivitas secara spesifik yang harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan produk-produk proyek. b. Rangkaian
aktivitas,
mengidentifikasikan
dan
mendokumentasikan hubungan antara aktivitas-aktivitas proyek. c. Perkiraan
durasi
aktivitas,
memperkirakan
jumlah
periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal. d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan kebutuhan
durasi
sumber
aktivitas,
daya
untuk
dan
kebutuhan-
membentuk
jadwal
proyek. e. Pengendalian
jadwal,
mengendalikan
dan
perubahan-perubahan pada jadwal proyek.
mengatur
131313 13
4. Manajemen biaya proyek (Project Cost Management) Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi
informasi
juga
memiliki
kesulitan
dalam
manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir. Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya awal untuk proyek dirasa rendah
berdasarkan
kebutuhan-kebutuhan
proyek,
sehingga diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya.
Perkiraan
adalah
lain
kebanyakan
terjadinya proyek
pembengkakan teknologi
biaya
informasi
menggunakan teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru kebanyakan belum teruji
dan
beresiko.
Untuk
mengatasi
permasalahan
tersebut dibutuhkan sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.
141414 14
Manajemen biaya proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis pada saat persetujuan dibuat. Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek: a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau material) serta jumlah setiap
sumber
daya
yang
harus
digunakan
untuk
melakukan aktivitas proyek. b. Perkiraan
biaya,
mengembangkan
pendekatan
atau
perkiraan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
151515 15
d. Pengendalian
biaya,
mengendalikan
perubahan-
perubahan pada anggaran proyek. 5.
Manajemen
kualitas
proyek
(Project
Quality
Management) Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas
sebagai
“totalitas
karakteristik
dari
sebuah
kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Para ahli lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan kesesuaian
untuk
kebutuhan
berarti
digunakan.
Keselarasan
proses-proses
dan
terhadap
produk
proyek
tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian
untuk
digunakan
berarti
produk
dapat
digunakan sebagiamana mestinya. Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek akan memuaskan kebutuhan. Kualitas
hendaknya
dipandang
sejajar
dengan
ruang
161616 16
lingkup, waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder. Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang diungkapkan maupun tertulis. Terdapat
tiga
aktivitas
utama
dari
manajemen
kualitas proyek: a. Perencanaan kualitas
yang
kualitas, sesuai
mengidentifikasikan dengan
disain
standard
proyek
dan
bagaimana memuaskannya. b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa
proyek
untuk
memastikan
proyek
memuaskan standard kualitas yang relevan.
akan
171717 17
c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk meningkatkan kualitas keseluruhan. 6. Manajemen sumber daya manusia proyek (Project Human Resource Management) Organisasi
yang
proaktif
berusaha
memenuhi
kebutuhan sumber daya manusia saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan. Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi
aktivitas-aktivitas
yang
dibutuhkan
untuk
meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. Manajemen sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota tim proyek,
staf
pendukung,
pemasok(supplier)
mendukung proyek, dan sebagainya.
yang
181818 18
Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek: a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran, tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek. b. Akusisi
staf,
mendapatkan
personil
yang
akan
ditempatkan dan bekerja dalam proyek. c. Pengembangan maupun
tim,
kelompokn
membangun untuk
keahlian
memantapkan
individu performa
proyek.
7.
Manajemen
komunikasi
proyek
(Project
Communications Management) Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama
pada
proyek
teknologi
informasi,
adalah
kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan pelanggan,
dukungan
manajemen
eksekutif,
dan
pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat tergantung pada
191919 19
keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain teknologi informasi. Tujuan
manajemen
komunikasi
sebuah
proyek
sebenarnya adalah untuk memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi, penyebaran,
penyimpanan,
dan
penyusunan
informasi
proyek. Aktivitas-aktivitas dalam manajemen komunikasi sebagai berikut : a. Perencanaan informasi
komunikasi,
dan
membutuhkan
memperkirakan
komunikasi informasi
kebutuhan
Stakeholder apa,
:
kapan
siapa mereka
membutuhkannya, dan bagaimana informasi diberikan. b. Distribusi dibutuhkan
informasi, bagi
menyediakan
Stakeholder
informasi
proyek
pada
yang waktu
tertentu. c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi
performa,
termasuk
pengukuran kemajuan dan peramalan.
laporan
status,
202020 20
d. Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk menyusun fase atau kelengkapan proyek. 8. Manajemen resiko proyek (Project Risk Management) Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi, analisis, dan penanganan terhadap resiko
melalui
Proses
proyek
dengan
tujuan
utama
memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek,
dan
mengembangkan
jadwal
realistis
serta
memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga
membantu
Stakeholder
proyek
memahami
sifat
proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada manajemen proyek. Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau kerugian. Definisi ini menggaris
212121 21
bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko. Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin terjadi pada proyek dan
bagaimana
permasalahan
tersebut
menghalangi
kesuksesan proyek. Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai
tindakan
meminimalkan
resiko-resiko
yang
potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko adalah: a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas manajemen resiko bagi proyek. b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi
proyek
karakteristik setiap resiko.
dan
mendokumentasikan
222222 22
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek. d. Analisis
resiko
kemungkinan
secara dan
kuantitatif,
konsekuensi
mengukur
resiko
serta
memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek. e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek. f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui, mengidentifikasi resiko baru, mengurangi
resiko,
dan
mengevaluasi
efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek. 9. Manajemen pengadaan proyek (Project Procurement Management) Pengadaan
adalah
usaha
mendapatkan
barang-
barang dan/atau jasa dari sumber luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan
232323 23
perusahaan swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing;
dan
para
profesional
teknologi
informasi
menyebutnya Outsourcing. Kesuksesan
proyek
teknologi
informasi
yang
menggunakan sumber daya dari luar biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang dan jasa bagi proyek
dari
luar
organisasi
terkait.
Aktivitas-aktivitas
utama pada manajemen pengadaan tersebut adalah : a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan b. Perencanaan
permohonan,
mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan produk dan mengidentifikasikan sumber daya yang potensial. c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
242424 24
d. Administrasi
kontrak,
mengatur
hubungan
dengan
pemasok e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.
