Project CEST – onderzoek erfgoedstandaarden Eerste tussentijds rapport
Auteur: Versie: Datum: Gewijzigd:
Henk Vanstappen 1.1 2010-03-01 2010-03-09
CEST_Tussentijdsrapport_1_V1_1
2
Inhoud 1 Inleiding................................................................................................................................................................................................. 3 2 Voortgangsrapportage project CEST...........................................................................................................................................3 3 Besluit..................................................................................................................................................................................................... 5 4 Bijlagen:................................................................................................................................................................................................. 6
CEST_Tussentijdsrapport_1_V1_1
3
1 Inleiding Deze stand van zaken is gebaseerd op de deliverables, zoals deze in het projectplan werden geformuleerd. Naarmate het project vordert, zullen de onderdelen verder worden aangevuld. De resultaten van afgewerkte (delen van) deliverables worden als bijlage bij dit document gegeven (en worden op de projectwebsite www.projectcest.be gepubliceerd). Het project zal naar de buitenwereld toe bekendgemaakt worden als 'project CEST', waarbij CEST staat voor Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox. (goedkeuring door stuurgroep dd. 2010 02 17).
2 Voortgangsrapportage project CEST Deliverable 1.1: startvergadering • De startvergadering met de opdrachtgevers en de opdrachtnemers (eDavid en Packed) vond plaats op 23 december 2009 te Brussel. Er werden afspraken gemaakt over de projectorganisatie, samenstelling van de stuurgroep, de aanwerving van een projectmedewerker, looptijd en financiering van het project. Een verslag van deze bijeenkomst werd overgemaakt aan het Agentschap. Deliverable 1.2: projectmedewerker • Er werd een projectmedewerker aangeworven (Henk Vanstappen), die in dienst trad op 1 februari 2010. Standplaats van de projectmedewerker is Antwerpen. • Door de projectmedewerker werd een ontwerp-projectplan uitgewerkt, op basis van de offerte en de gunning. • Op een bijeenkomst stuurgroep (12 februari) werd het ontwerp-projectplan besproken door de projectgroep. Er werden verdere afspraken gemaakt over de opdracht van de projectmedewerker. Deliverable 1.3: stuurgroep • De stuurgroep werd samengesteld volgens de bepalingen van de startvergadering van 23 december 2009). De stuurgroep bestaat uit volgende leden: ◦ Bart De Nil (Faro) ◦ Chris De Loof (KMKG) ◦ Francis Vlieghe (VVBAD) ◦ Sam Coppens (IBBT) ◦ Jef Malliet (Erfgoedplus.be) ◦ Hans Van der Linden (Agentschap Kunsten en Erfgoed) ◦ Annelies Van Nispen (Digitaal Erfgoed Nederland, DEN) ◦ Rony Vissers (Packed) ◦ Inge Schoups (eDavid) • Op 17 februari werd een eerste overleg met de stuurgroep gehouden. Hoofdpunten van de agenda waren de inhoud van het projectpan en de rol van de stuurgroep in het project. De opmerkingen van de stuurgroep werden opgenomen in een verslag en zullen verwerkt worden in de projectuitvoering. De stuurgroep ging akkoord met de in voorgestelde rol (zie projectplan). Een verslag van deze bijeenkomst bevindt zich in bijlage.
Deliverable 2.1 • In de eerste week van het project werd gestart met literatuuronderzoek en bestudering van de resultaten van Vlaamse en Europese projecten (o.a. Bom-Vl, Athena, Minerva, eDavid, ...) De resultaten van dit onderzoek worden verwerkt in de verslagen en zullen op de projectwebsite worden gepubliceerd (cf. deliverables) • Op basis van bestudeerde buitenlandse registers en overzichten werd een lijst van relevante
CEST_Tussentijdsrapport_1_V1_1
• •
•
4
standaarden opgesteld (longlist). Hieruit werd een selectie gemaakt, op basis van evaluaties die de verschillende registers aangeven, de zogenaamde basisinventaris (shortlist). Deze lijst zal dienen als vertrekpunt voor de expertgroepen. Deze lijst zal worden ingedeeld volgens een stramien dat de verschillende sectoren en objecttypes beschrijft (matrix) Op basis van deze matrix zullen ook de expertgroepen worden samengesteld. Bedoeling is om zo een evenwichtige en volledige dekking van het erfgoedveld te verkrijgen. De finalisering van de werklijst en de matrix is voorzien voor de eerste week van maart. In een rapport werden verwante / gelijkaardige initiatieven (DEN, JISC, Minerva, DCC Diffuse) beschreven. Hierin werd ook een overzicht opgenomen van de auteursrechtelijke beperkingen. Op 11 februari werd een eerste overleg gehouden met DEN. Hierbij werd ervaring uitgewisseld over het ontwikkelen van het ICT-register en DE BASIS. Er werden eerste aanzetten gemaakt tot een verdere samenwerking. Tijdens de eerste stuurgroepvergadering bleek de wederzijdse wens van DEN en CEST om een meer formeel samenwerkingsverband aan te gaan. Er werd een volgende bijeenkomst gepland midden maart. Hierbij zal een eerste ontwerp van samenwerking worden besproken. Bedoeling is om snel tot een intentieverklaring te komen, waarin de engagementen van beide partners worden vastgelegd. Vanzelfsprekend kan het engagement vanwege CEST niet verder gaan dan de opdracht zoals die in de gunningsbrief is beschreven en moet deze ook in tijd beperkt blijven tot de looptijd van het project. Mogelijk zal een voorstel voor verdere samenwerking in de aanbevelingen (deliverable 3.2) worden uitgewerkt. Rapport: afgewerkte deliverables werden uitgeschreven. Deze beschikbare stukken worden ook gepubliceerd op de projectwebsite.
Deliverable 2.2 • Er werd een eerste versie gemaakt van use cases. Deze worden mogelijk uitgebreid op basis van gesprekken die in de loop van het project met erfgoedorganisaties worden gevoerd (cf. in kaart brengen behoeften). • Behoeften erfgoedveld in kaart brengen • Use cases schrijven DELIVERABLE 2.3: analyse • Expertgroepen samenstellen : ◦ Er werden contacten gelegd met VIOE, die een expertisegroep oprichtte over het gebruik van standaarden in de archivering van onderszoeksresultaten in de archeologische sector. Dit betreft met name geografische gegevens en vector based bestandsformaten. Afspraak is dat de projectmedewerker van CEST zal deelnemen aan minstens één overleg van deze expertisegroep. Vanuit het VIOE is er ook de toezegging om aan de nog samen te stellen expertgroep van CEST deel te nemen. Vanuit de stuurgroep werd ook een engagement gegeven om mee te helpen in het samenstellen van de expertisegroepen. • Overleg met expertgroepen (min. 3 expert meetings) • Rapportering overlapping, tegenstrijdigheden, lacunes in standaarden/best practices • Uitspraken over de te gebruiken en de aan te bevelen archiverings-, ontsluitings- en uitwisselingsstandaarden voor de verschillende subsectoren • Afstemming en overleg met project rond Vlaamse metadata aggregator (o.v. van beschikbaarheid): een eerste overleg hierover is gepland op 5 maart (Sam Coppens).
DELIVERABLE 3.1: organisatie rond (voortzetting) wiki • Wiki als platform implementeren. De wiki werd op 18 februari in gebruik genomen. 1 Volgens plan wordt de wiki nu ingericht als instrument om het project CEST te ondersteunen. Het bevat stukken met betrekking tot de projectuitvoering, het oplijsten en verzameling van kennis rond standaarden, en de gepubliceerde projectresultaten. Voor deze wiki werd een domeinnaam geregistreerd (projectCEST.be). De registratie van deze domeinnaam staat op naam van Ronny Vissers/Packed. 1 www.projectcest.be
CEST_Tussentijdsrapport_1_V1_1
•
• •
5
Organisaties/personen die bijdrage tot wiki leveren contacteren : er werden reeds enkele informele contacten gelegd met geïnteresseerde personen en organisaties. De ervaring leert dat de bereidheid tot deelname aan de wiki en/of een experisegroep groot is. In een volgende rapportage zullen deze contacten verder in kaart worden gebracht. Engagementen van bijdragers verkrijgen Gemodereerd debat op wiki
DELIVERABLE 3.2: aanbevelingen • Aanbeveling voor onderhoud van wiki • Aanbeveling voor afstemming op Vlaamse regelgeving • Aanbeveling voor langdurige samenwerkingsverbanden binnen Vlaanderen • Aanbeveling voor langdurige samenwerkingsverbanden met buitenlandse organisaties
DELIVERABLE 4.1: wiki als publicatie • Structuur en inhoud van de wiki vastleggen • Technische infrastructuur (hosting op lange termijn, ...) verzorgen • Eindredactie van bijdragen DELIVERABLE 4.2: bekendmaking bij doelgroep • Publicatie in minimaal één vaktijdschrift • Tijdens de stuurgroepvergadering werden eerste afspraken gemaakt over het bekendmaken van het project en haar doelstellingen bij het erfgoedveld in Vlaanderen en Nederland. Er werd een tekst geschreven waarin de essentie van et project beschreven wordt, met verwijzing naar de website www.projectCEST.be voor meer informatie. Deze tekst werd doorgestuurd naar alle stuurgroepleden, die de inhoud zullen verspreiden via hun eigen kanalen (nieuwsbrieven e.d.) Vanuit het Agentschap kwam ook het aanbod de tekst te verspreiden bij door de overheid gesubsidieerde erfgoedinstellngen. Een brede bekendmaking bij de doelgroep is hiermee verzekerd. • Communicatie over voortgang van het project via eigen kanaal (Website, Blog, Twitter, ...) • Bijdragen geleverd op colloquia of studiedagen DELIVERABLE 4.3: rapportering aan opdrachtgever • Document met sluitende afspraken en samenstelling stuurgroep: (ok, cf. supra) • Tussentijds rapport 2: 28 februari 2010 • Tussentijds rapport 3: 30 april 2010 • Tussentijds rapport 4: 30 juni 2010 • Digitale publicatie, eindrapport en presentatie: 31 augustus 2010
3 Besluit In deze eerste fase werd een gedetailleerd projectplan opgesteld. De uitvoering van het project verloopt intussen volgens de gestelde termijnen. Een doorlichting van een aantal gelijkaardige projecten in Europa werd uitgevoerd, wat leidde tot een shortlist van standaarden. De eerste resultaten van het onderzoek werden reeds gepubliceerd op de wiki, www.projectcest.be. Tijdens de eerste bijeenkomst van de stuurgroep bevestigden de aanwezigen hun engagement voor het project CEST. Via verschillende kanalen werd ruchtbaarheid gegeven aan het project en haar doelstellingen. De interesse vanuit de erfgoedsector is groot, en dit geldt ook voor de bereidheid tot deelname.
CEST_Tussentijdsrapport_1_V1_1
4 Bijlagen: •
•
• •
D 1.3: ◦ Projectplan en timing ◦ Verslag stuurgroepvergadering 17 februari 2010 D 2.1: ◦ Analyse DEN – DE BASIS (Initiatieven_DEN.pdf) ◦ Analyse Initiatieven Verenigd Koninkrijk (Initiatieven_UK.pdf) ◦ Analyse Minerva (Initiatieven_Minerva.pdf) D 2.2: ◦ Use cases (eerste versie, use_cases.pdf) D 4.2: ◦ 2pager voor Faro (tijdschrift)
6
