Programma van eisen Aanbesteding Accountantscontrole
Inhoudsopgave
Inleiding
4
1. Gegevens van Eemsmond
5
1.1
Algemeen
5
1.2
Gemeentelijke organisatie
6
1.3
Bestuur
7
1.4
Website
7
1.5
Budgetcyclus
7
2. Omschrijving opdracht
8
2.1
Algemeen
8
2.2
Algemene uitgangspunten
8
2.3
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
9
2.4
Rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria
10
2.5
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoets
12
2.6
Rapportering accountant
13
2.7
Certificerende functie (verstrekken verklaringen)
14
2.8
Natuurlijke adviesfunctie
15
2.9
Ondersteunende functie
15
3. Procedure
16
4. Gevraagde offerte
18
5. Gunningcriteria
19
Inleiding In dit programma van eisen staan de eisen die de gemeente Eemsmond stelt aan de accountant en de controles die deze accountant voor haar uitvoert. Deze eisen zijn onder andere ontleend aan de controleverordening gemeente Eemsmond. Daarnaast zijn er nog extra eisen toegevoegd op basis van interne wensen en mogelijkheden die andere gemeenten hebben gebruikt. Allereerst wordt weergegeven wat Eemsmond voor een gemeente is en hoe ze is georganiseerd. Daarna volgt een beschrijving van de opdracht, zoals die aan de accountant in het kort aangegeven zal worden wat de gemeente Eemsmond aan informatie verwacht in de uitgebrachte offerte. Als laatste is een opsomming gegeven van de gunningcriteria.
1.
Gegevens van Eemsmond
1.1
Algemeen
De gemeente Eemsmond ligt aan de boorden van de Waddenzee in de provincie Groningen. Daarnaast grenst zij aan de gemeenten De Marne, Winsum, Bedum, Loppersum, Delfzijl en Schiermonnikoog. De eilanden Rottumerplaat en Rottumeroog en een groot deel van de Waddenzee liggen binnen onze gemeentegrenzen. In de gemeente ligt een zeehaven, de Eemshaven. De gemeente bestaat uit 15 kernen. Het gemeentehuis is gevestigd in de grootste kern Uithuizen. Werkelijkheid 1-jan-09
Raming 1-jan-10
16.499
16.498
4.108
4.118
9.664 2.727
9.680 2.700
54.337
54.337
18.994 349 34.994 7.674
18.994 349 34.994 7.713
7.173 501 270
7.212 501 270
112
112
158
158
50
50
Lengte van de waterwegen (kilometers)
155
155
Oppervlakte openbaar groen (hectares)
117
117
Aantal inwoners Waarvan (gesplitst naar leeftijd) van 0 tot en met 19 jaar -
van 20 tot en met 64 jaar
-
van 65 jaar en ouder
Oppervlakte gemeente (hectares) Waarvan: land binnenwater buitenwater Aantal woonruimten Waarvan: woningen overige Lengte van de wegen (kilometers) Waarvan: wegen binnen de bebouwde kom wegen buiten de bebouwde kom Lengte van de recreatieve fiets-, ruiter- en wandelpaden (kilometers)
1.2
Gemeentelijke organisatie
De gemeente Eemsmond is georganiseerd volgens het sectorenmodel. De organisatie is verdeeld in twee sectoren. De sectoren zijn Beleid & Realisatie en Diensten & Ondersteuning. De financiële verantwoordelijkheden zijn verdeeld in de vorm van budgetten, waarbij er budgethouders (sectordirecteuren), budgetbeheerders en deelbudgetbeheerders zijn aangewezen. De sectoren worden financieel geadviseerd door de cluster planning & control, waarbij er per aandachtsgebied een financieel consulent is.
Organogram Gemeente Eemsmond Gemeenteraad
Raadsgriffier
Burgemeester en Wethouders
Griffie
Secretaris / Algemeen Directeur
Concerncontroller
Cluster Planning & Control
Sector Diensten & Ondersteuning Sector Beleid & Realisatie-
Afdeling
Afdeling Bestuurs- en
Dienstverlening
Managementondersteuning
Cluster Interne diensten
Cluster Bestuurssecretaresse
Cluster Belastingen
Cluster Publieksdiensten
Backoffice Burgerzaken
Teamleider Frontoffice
Afdeling
Afdeling Vergunningverlening,
Ruimtelijke Ontwikkeling
Toezicht, Handhaving & Milieu
Cluster Ruimtelijke Ontwikkeling
Afdeling Beheer
Afdeling Gemeentebedrijf
Afdeling Samenlevingszaken
Cluster Vergunningverlening
Cluster Civiel
Cluster Bedrijfsbureau
Cluster Beleid
Cluster Secretaressepool
Cluster Toezicht en Handhaving
Cluster Groen
Cluster Reiniging
Cluster Samenlevingszaken
Cluster Personeel & Organisatie
Cluster Milieu
Cluster Bouwkunde
Cluster Garage
Cluster Communicatie
Cluster Civiel
Cluster Veiligheid & Juridische Zaken
Cluster Tractie Teamleider Groen
Teamleider Sociale Zaken
Cluster Sociale Zaken
Frontoffice Publieksdiensten Cluster Groen
De gemeente Eemsmond werkt nauw samen met de gemeenten Delfzijl, Appingedam en Loppersum (DEAL). Er is een bestuursakkoord Eemsdelta (juni 2008) waarin dit alles is verwerkt. De samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering is vastgelegd in het visiedocument intergemeentelijke samenwerking. Daarnaast werkt de gemeente Eemsmond op een aantal terreinen (onderwijs, kunst & cultuur en WSW) samen met Bedum, De Marne en Winsum.
1.3
Bestuur
De gemeenteraad van de gemeente Eemsmond bestaat uit zeventien leden. In maart 2010 zijn er nieuwe verkiezingen, maar op dit moment is de zetelverdeling als volgt PVDA 6 zetels, CDA drie, Gemeentebelangen drie, Christenunie twee, Groen Links twee en de VVD één. De raad heeft een beleidsbepalende en controlerende rol en wordt hierin bijgestaan door een griffier. Het college van burgermeester en wethouders oefent het dagelijks bestuur uit en bestaat naast de burgemeester nog uit drie wethouders. Het college krijgt hierin ondersteuning van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is tevens de directeur van de ambtelijke organisatie en vormt hiermee de brug tussen politiek (bestuur) en uitvoering (ambtelijk).
1.4
Website
Op de website van de gemeente Eemsmond staat veel informatie over organisatie, bestuur en de gemeente in het algemeen. Via de website kunnen allerlei formulieren worden gedownload. Vanaf 2010 is de website, naast de balie, het digitale portaal voor burgers en bedrijven. In 2010 zal worden gewerkt met een nieuwe website. Het adres van de website is www.eemsmond.nl
1.5
Budgetcyclus
De raad stelt begin juni de kadernota vast. Op basis van de kadernota wordt de begroting voor het komende jaar vastgesteld. Over deze begroting wordt er verantwoord middels de voorjaarsnota in juni, de najaarsnota in november en de december rapportage. Als sluitstuk van de budgetcyclus worden de jaarrekening en het jaarverslag gemaakt.
2.
Omschrijving opdracht
2.1
Algemeen
De overeenkomst zal, gelet op artikel 2 lid 1 uit de controleverordening, gelden voor vijf jaar. Dit houdt in dat de accountantsverklaring bij de jaarrekening 2014 en andere verklaringen over het boekjaar 2014 de laatste werkzaamheden zullen zijn van de accountant aan wie de opdracht wordt gegund. In de controleverordening staat in artikel 2 lid 3 aangegeven wat in ieder geval in het programma van eisen moet zijn opgenomen. Hiermee geeft de opdrachtgever aan waarover hij zekerheid wil hebben en waarover hij dus gerapporteerd wil worden. Hierdoor kan de accountant gerichter te werk gaan en zullen er geen overbodige werkzaamheden plaatsvinden. Naast hetgeen volgens de controleverordening minimaal in het programma van eisen opgenomen dient te worden zijn nog extra eisen toegevoegd, waaraan een accountant in de gemeente Eemsmond zal moeten voldoen.
2.2
Algemene uitgangspunten
Zoals in artikel 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening, uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: -
de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;
-
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten;
-
de juiste weergave van de opgave voor aangifte SISA (Single Information Single Audit);
-
de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
-
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);
-
de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Bij de controle zullen nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), alsmede de richtlijn voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor uit te voeren werkzaamheden. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) dat de in de rekening verantwoorde
lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
2.3
Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie¹. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt onderkend de rapporteringtolerantie. De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstoleranties. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het rapport van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreide rapportage van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen waarop de accountant zijn controle moet inrichten. Deze toleranties kunnen jaarlijks door de raad gewijzigd worden. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking
Oordeelonthouding Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)
= 1%
> 1% < 3%
-
= 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
= 3%
> 3% < 10%
= 10%
-
Op basis van de begroting 2010 betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 457.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 1.371.000 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringtolerantie geldt een percentage van 80% van de goedkeuringstolerantie.
2.4 Rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidcriteria Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht worden besteed aan de volgende rechtmatigheidcriteria: 1. het begrotingscriterium 2. het misbruik van en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium) 3. het voorwaardencriterium Het begrotingscriterium Via de door de raad vastgestelde financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet is nader uitgewerkt hoe moet worden bepaald of de lasten binnen de omschrijving van de activiteiten en het bijbehorende bedrag van het programma passen. Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijzigingen, is – voorzover het de begrotingsoverschrijdingen
betreft
–
mogelijk
sprake
van
onrechtmatige
uitgaven.
De
overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad. Het M&O-criterium Door de raad is in verschillende verordeningen en besluiten een M&O beleid vastgesteld. Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik worden genomen. Daarbij is vooronderstelling gerechtvaardigd dat binnen de belangrijkste procedures al (informeel) adequate maatregelen zijn getroffen ter waarborging van de getrouwheid van de financiële verantwoording. De gemeente zal een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente
geen
toereikend
M&O
beleid
voert
kan
dit
gevolgen
hebben
voor
het
accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven.
Het voorwaardencriterium Door de raad zijn in verschillende verordening en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidtoets (zie volgende hoofdstuk) door de accountant wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast. Besteding en inning van gelden door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: -
de omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project;
-
de heffings- en/of declaratiegrondslag;
-
normbedragen (denk aan hoogte en duur);
-
de bevoegdheden;
-
het voeren van een administratie;
-
het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken;
-
aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke.
De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen dient ondubbelzinnig vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Omdat er (nog) geen generieke criteria zijn vastgesteld, dient de accountant over zowel de generieke als de specifieke criteria in overleg te treden met de raad. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Een gemeenteraad dient dan ook op grond van een overzicht van alle voor de betreffende gemeente geldende wet- en regelgeving het voorwaardencriterium te operationaliseren. Concreet betekent dit dat door de gemeenteraad limitatief moet zijn bepaald aan welke in wet- en regelgeving vastgelegde, voor de gemeente relevante, voorwaarden de accountant moet toetsen (zie bijlage 1).
2.5
Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoets
De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op: 1. de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie
wet-
en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij
gemeenten” is opgenomen (bijlage 1 bij dit programma van eisen). Dit uitsluitend voorzover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. de naleving van de volgende kaders: o
de begroting
o
financiële verordeningen ex artikel 212 Gemeentewet, waarbij de collegebesluiten buiten de definitie van rechtmatigheid worden gehouden
o
de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet
o
de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet.
De overige kaders zijn opgenomen in de kolom “Regelgeving intern” van de “Inventarisatie weten regelgeving in het kader van de rechtmatigheidcontrole bij gemeenten” (bijlage 1). Dit laatste voorzover deze directe financiële beheerhandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.² Indien en voorzover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voorzover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels kunnen overigens wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van ‘hogere besluiten’, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Voorts kan een afwijking van deze lagere regelgeving passend zijn binnen de uitvoering van hogere besluiten. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels.
² Dergelijke jegens derden geformuleerde (financiële) voorwaarden zijn immers ook al relevant voor de accountantscontrole inzake de getrouwheid van de jaarrekening.
2.6
Rapportering accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt: Interim-controles In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (medio oktober). Vervolgens vindt eind januari een tweede interim-controle plaats. Over de uitkomsten van de eerste tussentijdse controle wordt een verslag (managementletter) uitgebracht.
Bestuurlijk
relevante
zaken
worden
–
op
grond
van
de
overeengekomen
rapportagewensen – aan de gemeenteraad gerapporteerd. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag bevindingen uitgebracht aan de raad en in afsc hrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie
een
getrouw
en
rechtmatig
financieel
beheer
en
een
rechtmatige
verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden ingelicht, gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, M&O-criterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapportagetolerantie overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Accountantsverklaring In
de
accountantsverklaring
wordt
op
een
gestandaardiseerde
wijze,
zoals
wettelijk
voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. De verschillende taken die een accountant in de gemeente Eemsmond vervult, kunnen verdeeld worden op basis van drie te onderscheiden functies.
2.7
Certificerende functie (verstrekken verklaringen)
Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de jaarrekening van de gemeente Eemsmond. Voorafgaand aan deze werkzaamheden zal de accountant een overleg hebben
met
het
‘afstemmingsoverleg
controle
rekening’.
In
dit
overleg
zitten
zowel
vertegenwoordigers van de raad als van de ambtelijke organisatie. In het overleg komen wederzijdse verwachtingen en wensen met betrekking tot de rekeningscontrole naar voren. Daarnaast is er voor de behandeling van de rekening in de raad nog een bespreking tussen de accountant en de rekeningscommissie (dit is een vertegenwoordiging uit de raad). Andere activiteiten binnen de certificerende functie zijn het uitbrengen van een verslag bij de interimcontrole en activiteiten die gericht zijn op het structureel afgeven van deelverklaringen ten behoeve van verschillende ministeries en provincie. Het betreft de volgende deelverklaringen: -
Verantwoording uitvoering Wet Werk en Bijstand (WWB), inclusief het verslag over de uitvoering (VODU);
-
Verantwoording Besluit Bijstandverlening Zelfstandigen (BBZ), Inkomensvoorziening Oudere en Gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Werkloze Werknemers (IOAW), Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk Arbeidsongeschikte Zelfstandigen (IOAZ), incl. VODU;
-
Single Information Single Audit (SISA), hieronder vallen het participatiebudget, BOS, Onderwijsachterstandbeleid, Waddenfonds, Investering Stedelijke Vernieuwing (ISV), Brede doeluitkering Verkeer en Vervoer, Wet sociale werkvoorziening (WSW), Wet werk en Bijstand (inkomensdeel), IOAW, IOAZ, BBZ, Centrum voor jeugd en gezin (CJG) en Generaal Pardon;
-
Verantwoording Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO);
-
Verantwoording Regeling kinderopvang en buitenschoolse opvang alleenstaande ouders (als begrotingsonderdeel van de bijzondere bijstand);
-
Gezamenlijke
verklaring
voor
Schoolbegeleiding,
Zieke
leerlingen
en
Gemeentelijk
onderwijsachterstandenbeleid (GOA). Voor de bovengenoemde regelingen gelden ook de regels voor Interne Controle met verslaglegging.
Dit
is
vastgelegd
in
de
memo
Controlebeleid
(2009).
Tevens
zijn
er
deelverklaringen van meer incidentele aard, afhankelijk van de activiteiten in de loop van het jaar. Voor deze incidentele deelverklaringen worden afzonderlijke prijsafspraken gemaakt.
2.8
Natuurlijke adviesfunctie
Deze onlosmakelijk aan de certificerende functie verbonden activiteit omvat adviezen van beperkte omvang op eigen initiatief van de accountant dan wel op verzoek van de gemeente. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportages, alsmede adviezen als gevolg van relevante externe ontwikkelingen. Deze adviezen moeten oplossingsgericht zijn en uiteraard op de situatie in Eemsmond zijn toegespitst. Ook het op mondeling dan wel schriftelijk verzoek adviseren over de ontwikkelingen van instrumenten voor de controlefunctie kan de natuurlijke adviesfunctie worden gerekend. Verder worden onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan: alle activiteiten voorzover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Hierbij kan onder meer worden gedacht aan de inbreng bij besprekingen op basis van berichtgevingen, ontwikkeling van (administratieve organisatorische) systemen en dergelijke. Kortom informatievoorziening in brede zin.
2.9
Ondersteunende functie
Deze ondersteuning omvat overige activiteiten gericht op de ondersteuning van de bestuurlijke, kaderstellende en controlerende organisatie. Hierbij valt te denken aan: -
Het op verzoek bijwonen van de vergaderingen van het college van burgermeester en wethouders, de gemeenteraad en de rekenkamerfunctie;
-
Overleg met (leden van) het college van burgemeester en wethouders, het managementteam, de cluster Planning & Control en raad;
-
Het op verzoek geven van informatie aan en adviseren van het MT, de cluster Planning en Control, het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad.
3.
Procedure
Onderstaand volgt een opsomming van procedurevoorschriften waaraan een inschrijver zich dient te houden: -
De opdracht waarvoor deze aanbesteding wordt gehouden bestaat uit de controle van de jaarrekening en de bijzondere verklaringen, zoals die op dit moment benodigd zijn op basis van de huidige wet- en regelgeving;
-
Alle communicatie met betrekking tot deze aanbesteding, tot aan de definitieve gunning, dient te verlopen via de contactpersoon voor deze aanbesteding: Gemeente Eemsmond ‘Aanbestedingscommissie accountant’ t.a.v. de heer G.J.J. Kleinsmit senior beleidsmedewerker financiën Postbus 11 9980 AA Uithuizen Telefoon (0595) 437522 e-mail:
[email protected]
-
De overeenkomst kan eenzijdig bij aangetekend schrijven door de aanbestedende dienst c.q. de opdrachtnemer worden ontbonden, indien zich één van de situaties voordoet als bedoeld in artikel 9 lid 2 van de Wet bevordering integriteitbeoordeling door het openbaar bestuur. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enige kosten, gemaakt in het kader van deze aanbesteding;
-
Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte door de inschrijver zijn voor de gemeente Eemsmond geen kosten verbonden. Eventuele kosten die (kunnen) ontstaan, zijn voor rekening en risico van de inschrijver;
-
Van de inschrijver wordt verwacht dat hij strikte vertrouwelijkheid in acht neemt ten aanzien van de inhoud van dit aanbestedingsdocument en ten aanzien van alle vertrouwelijke informatie die hem bekend is of wordt over de gemeente Eemsmond. Anderzijds zal de gemeente Eemsmond de inhoud van de inschrijvingen eveneens strikt vertrouwelijk behandelen;
-
Middels het doen van een aanbieding geeft de inschrijver aan in te stemmen met de uitgangspunten voor de inschrijving zoals aangegeven;
-
De inschrijving dient in een van de inschrijver afkomstige envelop dan wel gesloten verpakking te worden aangeboden, voorzien van de vermelding: VERTROUWELIJK – NIET OPENEN “Inschrijving aanbesteding accountantsdiensten”
-
De inschrijving dient uiterlijk 15 april 2010 aangeleverd te zijn bij heer G.J.J. Kleinsmit;
-
Als de inschrijver nadere toelichting wenst kunnen de vragen worden ingediend tot uiterlijk 18 maart 2010. De vragen worden verzameld en vervolgens schriftelijk en geanonimiseerd middels een ‘nota van inlichtingen’ toegestuurd aan alle inschrijvers;
-
De gemeente Eemsmond wenst het contact met de inschrijver van een offerte te laten verlopen via één contactpersoon en een vaste plaatsvervanger.
4. -
Gevraagde offerte De offerte dient als eerste aan te geven hoe de inschrijver denkt te voldoen aan de eisen, zoals die hierboven in het hoofdstuk ‘omschrijving opdracht’ worden beschreven.
-
De offerte moet ook ingaan op de criteria waarop gunning wordt verleend. Deze gunningcriteria zijn in het volgende hoofdstuk beschreven.
-
De offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal zes maanden, mede gelet op besluitvorming door de gemeenteraad.
-
De offerte dient te zijn opgesteld in de Nederlandse taal. Bedragen in de offerte dienen te worden vermeld in euro’s, exclusief omzetbelasting.
-
De offerte moet een calculatie bevatten voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle over de jaarstukken van de boekjaren 2010 tot en met 2014. De offerte dient inzicht te geven in de gehanteerde uurtarieven en ook op welke functionarissen deze tarieven betrekking hebben. Er moet met andere woorden inzicht gegeven worden in het aantal uren van de verschillende functionarissen die in de gemeente Eemsmond worden ingezet. Ook verwacht de gemeente Eemsmond een overzicht van eventuele andere bijkomende kosten, zoals bureaukosten en reis- en verblijfkosten.
-
De aangegeven tarieven moeten ook in meerwerksituaties van toepassing zijn. Er is sprake van meerwerk als dit vooraf is aangegeven door de accountant en door de gemeente Eemsmond is goedgekeurd.
-
In de omschrijving van de opdracht is aangegeven wat van de accountant verwacht wordt. Onder andere hierop dient de offerte gebaseerd te zijn. De gemeente Eemsmond wil echter graag weten in hoeverre de kosten veranderen als de goedkeuring- en rapporteringtoleranties aangescherpt worden. Dit inzicht zou gegeven kunnen worden middels een extra offerte op basis van lagere percentages.
-
De offerte van de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, zal deel uitmaken van de af te sluiten overeenkomst.
-
De offerte moet een opgave van kosten en tarieven bevatten voor de bijzondere incidentele verklaringen (zie 2.7) in het kader van specifieke wetten en regelingen. Ook hierbij moet inzicht gegeven worden in het aantal uren van de verschillende functionarissen die in Eemsmond worden ingezet. Ook verwacht de gemeente Eemsmond een overzicht van eventuele andere bijkomende kosten, zoals bureaukosten en reis- en verblijfkosten.
5.
Gunningcriteria
De gemeente Eemsmond zal op basis van onderstaande criteria een keuze maken tussen de verschillende inschrijvers. De mate waarin voldaan wordt aan de eisen in het programma van eisen Niet voor niets is door de raad van de gemeente Eemsmond een programma van eisen vastgesteld. De inschrijvers zullen dan ook duidelijk moeten aangeven hoe zij denken aan deze eisen te gaan voldoen. Dit is één van de belangrijkste criteria. De prijs Een ander belangrijk criterium is de prijs. De inschrijver die zijn diensten tegen de voordeligste prijs aanbiedt, maakt natuurlijk meer kans op de opdracht dan een andere inschrijver. De ervaring met gemeenten en andere publiekrechtelijke lichamen De ervaring die een inschrijver als controleur bij andere gemeenten en publiekrechtelijk lichamen aan kan tonen wordt meegenomen in de gunning. De samenstelling van het controleteam Een inschrijver dient aan te geven wie hij als functionarissen denkt te gaan inzetten en wie daarbij de hoofdverantwoordelijke is. Hierbij moet tevens naar voren komen hoeveel ervaring deze medewerkers hebben met vergelijkbare opdrachten. Te denken valt bijvoorbeeld aan het verstrekken van een beknopte cv. De bereikbaarheid In het geval van eventuele vraagstukken moet er snel iemand de gemeente van raad en daad kunnen voorzien. De betrokkenheid bij wet- en regelgeving De gemeente Eemsmond zal haar keuze ook maken aan de hand van de aanwezige kennis binnen de organisatie van een inschrijver op het gebied van gemeentelijke financiën en regelgeving. De gemeente wil er ook zeker zijn van dat een accountant binnen haar organisatie voldoende heeft om ontstane vraagstukken rondom controle voor diverse beleidsterreinen op te lossen en indien nodig de raad van advies kan voorzien. Eventuele referenties van andere gemeenten Het kan zijn dat de gemeente Eemsmond navraag doet bij andere gemeenten over hun ervaringen met een bepaalde accountant. Algemene indruk presentatie Als laatste criterium wordt genoemd de indruk die een inschrijver maakt tijdens de eventueel te verzorgen presentatie. Deze presentatie zal gegeven worden voor rekeningcommissie van de raad, de griffier en twee mensen uit de ambtelijke organisatie. Daarnaast wordt als eis gesteld
dat de presentatie wordt gedaan door diegene(n) die contactpersoon is voor de gemeente Eemsmond en ook feitelijk betrokken is bij de (interim) controle.
