Aanbesteding Schoonmaakonderhoud Dienstencentrum Onderwijs (DCO) Programma van Eisen

Aanbesteding Schoonmaakonderhoud Dienstencentrum Onderwijs (DCO) Programma van Eisen

Documentnaam: Referentienummer: Datum

Programma van Eisen DCO-EA-EP-2014 24 maart 2014

1

INHOUDSOPGAVE 1   Algemeen ...................................................................................................................... 4   1.1   Klantprofiel .................................................................................................................... 4   1.1.1   Doel van de aanbesteding ........................................................................................ 4   2   Schoonmaakcalculatie uitgangspunten ........................................................................ 7   2.1   Werkbare dagen ............................................................................................................. 7   2.2   Werktijden ..................................................................................................................... 7   2.3   Opleverfrequentie ........................................................................................................... 7   2.4   Ruimtestaat ................................................................................................................... 7   2.5   Contractjaarprijs ............................................................................................................. 7   2.6   Prijsniveau ..................................................................................................................... 7   2.7   Uurtarieven .................................................................................................................... 8   2.8   Facturering .................................................................................................................... 8   2.9   Machinekosten ............................................................................................................... 8   2.10   Gebouw bijzonderheden ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.   2.11   Afvaltransport .............................................................................................................. 9   2.12   Contractmutaties .......................................................................................................... 9   2.13   Nulmeting .................................................................................................................. 10   3   Regie werkzaamheden ............................................................................................... 11   3.1   Prijzen afroep- en specialistische werkzaamheden........................................................... 11   3.2   Uitvoering en facturering extra werkzaamheden ............................................................. 11   4   Glasbewassing en gevelonderhoud ............................................................................ 12   4.1   Prijzen glas en gevelonderhoud ..................................................................................... 12   4.2   Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) ....................................................................... 12   4.3   Planning glasbewassing en gevelonderhoud ................................................................... 12   4.4   Uitvoering glasbewassing en gevelonderhoud ................................................................. 12   4.5   Veiligheidsvoorschriften glasbewassing en gevelonderhoud ............................................. 13   4.6   Oplevering glasbewassing en gevelonderhoud ................................................................ 13   5   Sanitaire benodigdheden ............................................................................................ 14   5.1   Assortiment sanitaire benodigdheden ............................................................................. 14   5.2   Service en onderhoud ................................................................................................... 14   5.3   Bestellen sanitaire benodigdheden ................................................................................. 14   5.4   Voorraadbeheer ........................................................................................................... 14   6   Materialen, middelen, machines en milieu ................................................................. 15   6.1   Materialen, middelen en machines ................................................................................. 15   6.2   Machines en elektrische veiligheid ................................................................................. 15   6.3   Milieu .......................................................................................................................... 15   7   Personeel en Organisatie ............................................................................................ 17   7.1   Personeel ..................................................................................................................... 17   7.2   Onderaanneming .......................................................................................................... 17   7.3   Overname personeel huidige dienstverlener ................................................................... 17   7.4   Jeugd .......................................................................................................................... 17   7.5   Tijdregistratie ............................................................................................................... 18   7.6   Legitimatie ................................................................................................................... 18   7.7   Bedrijfskleding ............................................................................................................. 18   7.8   Veiligheid ..................................................................................................................... 18   7.9   Schade ........................................................................................................................ 18   8   Communicatie ............................................................................................................. 20   8.1   Nederlandse taal .......................................................................................................... 20   8.2   Overleg tussen DCO en dienstverlener ........................................................................... 20   8.3   Managementinformatie ................................................................................................. 20   8.4   Bereikbaarheid bij calamiteiten ...................................................................................... 20   8.5   Gebouwinformatieboek ................................................................................................. 20   9   Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI)........................................................................... 21   9.1   Kwaliteit meten ............................................................................................................ 21   9.1.1   Procescontrole ....................................................................................................... 21   9.1.2   Kwaliteitsmeetsysteem (KMS) en uitvoering ............................................................. 21   2

9.1.3   Procedure bij onvoldoende resultaat ....................................................................... 21   9.1.4   Resultaat VSR-KMS metingen, berekening rapportcijfer ............................................ 21   9.2   Deskundigenoordeel inzake opvolging programma van eisen ........................................... 22   9.3   Ondernemingsplan ....................................................................................................... 23   9.4   Reservering contractwaarde .......................................................................................... 23   Bijlage 1   Aanwijzingen schoonmaakprogramma .......................................................... 25   Bijlage 2   Aanwijzingen glasbewassing .......................................................................... 27   Bijlage 3   Opleverstaat ................................................................................................... 29   Bijlage 4   Opleverstaat vloeren ...................................................................................... 29   Bijlage 5   Calculatiemodel .............................................................................................. 29   Bijlage 6   Concept overeenkomst ................................................................................... 29   Bijlage 7   Overname personeel ....................................................................................... 29  

3

1

Algemeen

Dienstencentrum Onderwijs [hierna te noemen DCO) heeft in samenwerking met ATIR b.v. uit Almere het programma van eisen ten behoeve van het schoonmaakonderhoud voor haar gebouwen opgesteld. In dit document treft de dienstverlener de inhoudelijke projectomschrijving aan. 1.1

Klantprofiel

Het DienstenCentrum Onderwijs (DCO) is op 29 januari 2008 opgericht en komt voort uit het in 2005 gesloten Akkoord Zeeuwse Kenniseconomie tussen Zeeuwse ondernemers, onderwijs en overheden. Zeeland stond en staat voor de grote uitdaging om haar kenniseconomie significant te verbeteren, daartoe is in de zomer van 2005 het Akkoord Zeeuwse Kenniseconomie gesloten tussen ondernemers, onderwijs en overheid. Dit akkoord had drie doelstellingen: 1. De verhoging van de kwalificaties van Zeeuwse studenten en de Zeeuwse beroepsbevolking; 2. De verbetering van de kennisuitwisseling tussen ondernemers, overheid en onderwijs; 3. De versterking van de innovatiekracht van het Zeeuwse bedrijfsleven. Om de transformatie in het onderwijs mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de onderwijsondersteunende processen zo optimaal mogelijk worden ingericht, waardoor zoveel mogelijk aandacht en middelen kunnen worden gericht op de onderwijstaak van de instellingen. Dit kan een individuele onderwijsinstelling niet optimaal alleen realiseren. Samenwerking is hier het trefwoord. Dit gaf aanleiding tot de oprichting van DCO. DCO Platform wil een effectief en efficiënt dienstencentrum zijn ten behoeve van onderwijs. We willen kwalitatief hoogstaande, marktconforme dienstverlening borgen. Ook willen we een aantoonbare besparing leveren op bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering binnen het onderwijs. Het DCO Platform stelt zich ten doel: • Realisatie van een effectief dienstencentrum ten behoeve van het onderwijs • Borging van kwalitatief hoogstaande, marktconforme dienstverlening • Het leveren van een aantoonbare besparing op de bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering ten behoeve van het onderwijs DCO is van mening dat schoonmaakonderhoud voorwaarde scheppend is voor het primaire proces van de scholen. Een goed schoongemaakte werk- en leeromgeving zal onherroepelijk er voor zorgen dat prestaties afnemen. 1.2

Rol DCO

DCO is het centrale inkooporgaan van de deelnemende scholen. Aangezien DCO geen rechtsorgaan is, worden de contracten afgesloten met de individuele instellingen. DCO zal in de toekomst alleen verantwoordelijk zijn voor het centraal afsluiten van aanvullende prijzen. Daar waar operationeel gesproken wordt in dit document over DCO dient inschrijver te lezen de individuele instelling. 1.2.1

Doel van de aanbesteding

De contracten van de diverse deelnemende scholen expireren in 2014 en verder. Aangezien DCO Europees aanbestedingsplichtig is is deze aanbesteding gestart. 1.3

Perceelindeling

De aanbesteding omvat twee percelen met meerdere locaties. Deze locaties behoren tot diverse organisatieonderdelen van DCO. In een later stadium kan uitbreiding of inkrimping van andere locaties van de DCO plaatsvinden. Perceel 1A: Locatie Calvijn College Appelstraat

Perceel 1A

M2 VLOER 4.334 4

Calvijn College Goes

1A

9.436

Calvijn College Kerkpolder

1A

6.354

Calvijn College Middelburg

1A

4.267

Calvijn College Tholen

1A

3.295

CSG Prins Maurits

1A

9.069

CSW Bestevaêr

1A

3.169

CSW Toorop Churchilllaan

1A

7.825

CSW Toorop Eisenhouwerlaan

1A

4.293

CSW Van de Perre

1A

7.965

Hogeschool Zeeland Boulevard 154

1A

1.248

Hogeschool Zeeland Edisonweg

1A

22.679

Mondia Scholengroep Nehalennia Breeweg

1A

5.918

Mondia Scholengroep Nehalennia Kruisweg

1A

6.915

Mondia Scholengroep Nehalennis Dep. Kruisweg

1A

954

Mondia Scholengroep Scheldemond A

1A

5.333

Mondia Scholengroep Scheldemond B

1A

6.041

Pieterzeeman Noord

1A

5.290

Pieterzeeman Zuid

1A

5.992

Pontes GL Oranjeweg

1A

11.617

Pontes Loc. Bergweg

1A

2.851

Reynaertcollege Gildestraat

1A

5.563

Reynaertcollege Zoutstraat

1A

6.965

RSG t Rijk Faure straat kerk

1A

344

RSG t Rijk Noodgebouw Rijtuigweg

1A

1.091

RSG t Rijks Burg Stulemeyerlaan

1A

12.150

RSG t Rijks Kunst en Cultur

1A

1.895

RSG t Rijks Sportgebouw 2 Rijtuigweg

1A

817

RSG t Rijks sportgebouw 3

1A

1.010

SSG De Rede

1A

13.693

Zeldenrust-Steelantcollege

1A

11.799

Totaal Perceel 1B: Locatie Nog toeveogen extra locatie Sclada

190.171

Perceel

M2 VLOER

SCALDA Bessestraat

1B

15.374

SCALDA Edisonweg

1B

10.279

SCALDA Ravensteijnweg Hoofdgebouw

1B

5.693

SCALDA Ravensteijnweg Hoofdgebouw Buitengebied

1B

1.891

SCALDA Ravensteijnweg Hoofdgebouw Helix

1B

498

SCALDA Vlietstraat

1B

14.459

SCALDA ZEP

1B

8.234

SCALDE Boulevard 130

1B

1.857

SCALDA Zwembadweg

1B

2.319

5

Totaal 1.4

60.604

Under managementconstructie Pieter Zeeman Noord en Zuid

Pieter Zeeman Noord en Zuid wordt in zijn geheel door eigen personeel schoongemaakt. Het bestuur van deze school wil de mogelijkheden bekijken om eventueel over te gaan naar een under management constructie voor het schoonmaakpersoneel. Hiertoe is in de bijlage ‘Prijzensheet DCO’ een tabblad opgenomen (Volgt bij NvI), genoemd Casus under management. Nadere informatie wordt hier gegeven. Aan de inschrijvers wordt gevraagd om deze casus in te vullen. Deze wordt niet meegewogen in de beoordeling, maar wordt als extra optie meegenomen. Het biedt het bestuur van deze school inzichten in de eventueel in de toekomst te nemen beslissing. De inschrijvende partij geeft een marktconforme prijs af, en indien het bestuur besluit door te gaan met het voornemen tot undermanagement, dient de inschrijving van dit onderdeel van de gegunde partij als uitgangspunt voor verdere besprekingen. 1.5

Inzet social return

Inschrijver dient in de offerte aan te geven hoe en op welke wijze zij invulling gaat geven aan de inzet van medewerkers met een achterstand op de arbeidsmarkt. Hierbij dient de inschrijver minimaal de navolgende onderwerpen toe te lichten: • Doelgroep(en) • Procentuele inzetbaarheid • Omschrijving taken.

6

2 2.1

Schoonmaakcalculatie uitgangspunten Werkbare dagen

Bij de Individuele instellingen wordt gedurende gemiddeld 205 dagen per kalenderjaar schoongemaakt (met uitzondering van enkele locaties waarbij de frequentie 260 is). Het gebouw van DCO is gedurende diverse dagen per jaar gesloten wegens verplichte ADV dagen, vakantie, collectieve sluiting etc. De data zullen per jaar verschillen. Voor het jaar 2014 kunt u de betreffende sluitingsdagen zien op http://www.schoolvakanties-nederland.nl/schoolvakanties2014.html. Afwijkingen zijn te allen tijde mogelijk. Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen. Gedurende de looptijd van het contract zullen deze data door DCO tijdig worden gecommuniceerd. In de calculatie is rekening gehouden met genoemde sluitdagen. 2.2

Werktijden

De werktijden voor het uitvoeren van het geprogrammeerde schoonmaakonderhoud van maandag tot en met vrijdag zijn op dit moment buiten het reguliere lesprogramma om. Na gunning worden de definitieve werktijden vastgesteld. Er is momenteel geen sprake van dagschoonmaak (met uitzondering van nalooprondes) en DCO heeft niet de intentie om hier wijzigingen in aan te brengen. 2.3

Opleverfrequentie

In de calculatie wordt een opsomming gegeven van schoon te maken elementen, handelingen en uitvoeringsfrequenties. Per ruimtecategorie is een opleverstaat ontworpen. De ruimtecategorieën zijn voorzien van een unieke code. Toelichting op voorbeeldcode 01.255: • 01 betreft de ruimtecategorie (administratieve ruimte); • 255 betreft de hoogste uitvoeringsfrequentie van minimaal één handeling. Afwijkingen op de opleverfrequentie worden pas doorgevoerd, na overleg met en schriftelijke goedkeuring van de contactpersoon van de individuele instelling, die verantwoordelijk is voor het schoonmaakonderhoud. Deze wijzigingen dienen in het logboek te worden genoteerd. Prijstechnisch dienen dergelijke wijzigingen neutraal te geschieden. De opleverstaten en bijbehorende aanwijzingen zijn als bijlagen aan dit programma van eisen toegevoegd. 2.4

Ruimtestaat

De ruimtestaat is in de bijlage calculatiemodel toegevoegd. De ruimtestaat is met een zo groot mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Dit sluit echter niet uit dat er desondanks verschillen met de werkelijkheid kunnen optreden, tengevolge van verbouwingen en verhuizingen in gebouw(en). De dienstverlener dient voor de calculatie uit te gaan van de in het calculatiemodel opgenomen ruimtegegevens. Indien nodig worden eventuele wijzigingen in de ruimtestaat na gunning in de calculatie doorgevoerd en verrekend met behulp van de door de dienstverlener opgegeven kengetallen. 2.5

Contractjaarprijs

De contractjaarprijs voor schoonmaakonderhoud is berekend door een vermenigvuldiging van de gecalculeerde productie-uren met de opgegeven uurtarieven, aangevuld met kosten voor direct toezicht, extra werk, investeringskosten duurzame machines en overige additionele kosten. Bij vaststelling van de contractjaarprijs dient de dienstverlener rekening te houden met de overname uren en kosten zoals gesteld in de bijlage, overzicht overname personeel. Na gunning van de opdracht en vaststelling van de daadwerkelijke overname kosten wordt de definitieve contractjaarprijs vastgesteld. 2.6

Prijsniveau

Alle tarieven en prijzen dienen te zijn gebaseerd op het loon- en prijspeil van het jaar 2015 en opgegeven te worden exclusief de verschuldigde B.T.W. Na vaststelling van de contractjaarprijs worden tussentijdse prijsverhogingen lopende een contractjaar niet geaccepteerd, met uitzondering

7

van de bindende bepalingen van overheidswege. Prijsverhogingen ten gevolge van wijzigingen in CAO, wettelijke aspecten en/of materiaalkosten dient de dienstverlener uiterlijk twee maanden voor het einde van ieder contractjaar aan te kondigen. Nadat de CAO en overige wetgeving bindend zijn verklaard, dient de dienstverlener binnen 14 dagen een gespecificeerd projectgericht voorstel tot prijswijziging in te dienen. Voor de jaarlijkse prijsverhoging gedurende de volledige contractperiode (inclusief optiejaren) voorstellen kan de leverancier maximaal 1,5% in rekening brengen. De prijsverhogingen die worden overeengekomen gelden voor een geheel boekjaar. Voor DCO geldt dat een boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. 2.7

Uurtarieven

De dienstverlener dient op basis van het calculatiemodel een uurtariefopbouw op te geven van de in te zetten categorieën medewerkers. In het calculatiemodel is rekening gehouden met verschillende categorieën medewerkers. De kosten voor werkkleding en uitrusting, materialen en middelen (inclusief de levering van afvalzakken), alsmede de overige indirecte kosten dienen te worden opgenomen in de uurtarieven. 2.8

Facturering

De facturering dient telkens na één maand plaats te vinden in de vorm van één twaalfde deel van de toegekende reservering van de contractwaarde, conform de paragraaf “reservering contractwaarde” van dit programma van eisen. De verzamelfactuur dient minimaal een specificatie te bevatten conform onderstaand overzicht. A. B.

Schoonmaakonderhoud Regie en afroepwerkzaamheden

Per locatie dient de vaste maandwaarde te worden gefactureerd. Op de factuur dient het schoonmaakadres van de locatie vermeld te worden. Eventuele extra aanvullende werkzaamheden dienen op een aparte factuur te worden weergegeven. Facturen kunnen digitaal aangeleverd te worden. Decentrale afspraken. De standaard betalingstermijn bedraagt 30 dagen. De facturering is per instituut/locatie en er is geen sprake van centrale afwikkeling van de facturen en/of het factuurproces. 2.9

Machinekosten

Bij een eventuele investering in machines van meer dan € 500,- per machine (netto aanschafprijs, excl. BTW) dient de dienstverlener deze machines niet te verdisconteren in het uurtarief maar separaat als investeringsvoorstel in te dienen. Hieronder vallen onder meer veegmachines, grote schrob-/zuigautomaten, trekkers en laders. Inschrijver dient uit te gaan van de inzet van nieuwe (ongebruikte) machines. Atir heeft in het calculatiemodel voorgeschreven welke soorten- en aantallen machines er minimaal aanwezig dienen te zijn. De dienstverlener dient op basis van het calculatieblad de daadwerkelijk in te zetten machines met bijbehorende kosten te vermelden. Voor investering in machines gelden de navolgende voorschriften: • investeringskosten kunnen uitsluitend in rekening worden gebracht indien DCO vooraf goedkeuring heeft gegeven aan een gespecificeerd investeringsvoorstel van de dienstverlener; • investeringsvoorstellen dienen te zijn gespecificeerd naar aanschafkosten, onderhoudskosten, afschrijvingstermijn, renteverlies en verzekeringskosten; • alle slijtvaste en niet slijtvaste onderdelen van machines dienen te worden opgenomen in het

8

•

onderhouds- en investeringsplan. De kosten voor het gebruik van borstels, filters, etc. zijn voor rekening van de dienstverlener; de dienstverlener dient het totaal van de investeringskosten te specificeren op het betreffende contractblad van het calculatiemodel.

De dienstverlener dient, gelet op de financiële omvang van de investeringen in combinatie met de technische en economische levensduur van machines, uit te gaan van een gemiddelde afschrijvingstermijn van 5 jaar. De dienstverlener dient de investeringsopgave te vermelden in het calculatiemodel. Indien de machine(s) op het tijdstip van start contractdatum nog niet beschikbaar zijn, dient de dienstverlener dit kenbaar te maken in deze offerte en dient de dienstverlener op eigen kosten zorg te dragen voor tijdelijke inzet van kwalitatief gelijkwaardige machines. 2.10 Inzet conciërge DCO wenst een prijsopgave te ontvangen voor de inhuur van een conciërge. In de calculatiemodule heeft inschrijver de mogelijkheid om hiervoor uurtarieven op te geven. Van de conciërge wordt verwacht dat hij/ zij: • • • • • • • • • • • • • • •

het gebouw opent en sluit; controleert of alle ramen en deuren gesloten zijn en de lichten gedoofd; erop toeziet dat het schoolgebouw en –terrein opgeruimd is; zorgt voor de beveiliging van het schoolgebouw tegen brand en inbraak; de onderhouds- en reparatiemiddelen beheert; in voorkomende gevallen boodschappen verricht; lichte schoonmaakwerkzaamheden uitvoert; koffie/thee zet voor het personeel en eventuele gasten; het onderhoud en de reparatie verricht aan huishoudelijke apparatuur, hulpmiddelen en verlichting, voor zover hiervoor geen specifieke vakkennis wordt vereist; kleine onderhoudswerkzaamheden verricht aan de schoolinventaris, het schoolgebouw en schoolterrein; eenvoudige schilderwerkzaamheden in het schoolgebouw verricht; door derden noodzakelijk te verrichten onderhouds- en/of reparatiewerkzaamheden signaleert en daartoe – na overleg met de directie - opdracht toe verleent; controleert of de onderhouds- en/of reparatiewerkzaamheden alsmede de schoonmaakwerkzaamheden correct zijn uitgevoerd; de verwarmingsinstallatie kan bedienen; werkzaamheden verricht, die in het belang zijn van de goede gang van de schoolorganisatie.

2.11 Afvaltransport Overeenkomstig het werkprogramma dient papier te worden ingezameld in speciaal daarvoor bestemde papiercontainers. Tevens dient restafval te worden verzameld overeenkomstig het werkprogramma en na beëindiging van de schoonmaaktaak te worden gedeponeerd in de daarvoor bestemde afvalcontainers. 2.12 Contractmutaties Tijdens de looptijd van het contract zijn wijzigingen van en in locaties niet uit te sluiten. Dit is een decentrale activiteit en zal op locatieniveau worden afgesproken. Door uitbreiding of inkrimping van het aantal locaties en of uitvoeringsfrequenties kan de omvang van het contract wijzigen. De dienstverlener dient hier flexibel in op te treden. De dienstverlener kan geen rechten ontlenen aan de financiële omvang van dit contract. In geval van substantiële uitbreidingen of inkrimpingen van het contract wordt dit door DCO minimaal 6 weken vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt aan de dienstverlener. Hierdoor wordt de dienstverlener in de gelegenheid gesteld om eventuele organisatorische veranderingen (wegvallen of uitbreidingen van taken) effectief op te pakken.

9

In het kader van contractbeheer worden mutaties als gevolg van gebouw-/ruimtewijzigingen of programma-/frequentiewijzigingen periodiek bijgehouden door DCO. Mutaties in het gebouw of programma kunnen leiden tot meer- of minderwerk en worden periodiek verrekend met de dienstverlener. De mutaties worden vanaf de operationele ingangsdatum verrekend, dus ook met terugwerkende kracht, op basis van de overeengekomen kengetallen en tarieven. De dienstverlener ontvangt de verzoeken tot mutatie schriftelijk (waaronder tevens gerekend e-mail). Periodiek ontvangt de dienstverlener een financieel overzicht van alle mutaties. Na goedkeuring en ondertekening van dit overzicht ontvangt de dienstverlener een opdracht tot verrekening van het meer- of minderwerk. Deze mutatieprocedure heeft tot doel de schoonmaakcontracten actueel te houden voor DCO en dienstverlener. Het signaleren van mutaties is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van DCO en de dienstverlener. Vanuit kostenbeheersing is een proactieve rol van de dienstverlener hierin vereist. 2.13 Nulmeting Na gunning krijgt de dienstverlener de gelegenheid om samen met DCO en de huidige leverancier(s) een nulmeting uit te voeren. Hierbij dienen deze partijen gezamenlijk de status van de periodieke schoonmaakwerkzaamheden te beoordelen. Op basis van deze beoordeling dient de dienstverlener met de vertrekkende dienstverlener zelfstandig af te spreken hoe een eventuele achterstand in schoonmaakonderhoud wordt hersteld of verrekend. De dienstverleners dienen de nulmeting uiterlijk twee weken voor de start van het nieuwe schoonmaakcontract uit te voeren zodat er voldoende tijd over blijft voor herstelwerkzaamheden. Wanneer deze partijen gezamenlijk niet tot overeenstemming kunnen komen, kan de hulp ingeroepen worden van een onafhankelijke derde partij. Deze onafhankelijke derde beslist over de discutabele punten. De kosten voor een onafhankelijke derde zijn voor degene die hierom verzoekt Bij aanvang van het contract dient de dienstverlener een achterstand in het dagelijks onderhoud kostenneutraal weg te werken. Indien de nieuwe contractant dezelfde is als de oude contractant, dan heeft DCO het recht om de nulmeting door een onafhankelijke derde te laten uitvoeren.

10

3 3.1

Regie werkzaamheden Prijzen afroep- en specialistische werkzaamheden

Het is mogelijk dat DCO, naast de geprogrammeerde schoonmaakwerkzaamheden, andersoortige (schoonmaak)werkzaamheden wil laten uitvoeren. Deze werkzaamheden zullen als extra opdracht (optioneel) aan de dienstverlener worden opgedragen en worden afgerekend op basis van vooraf vastgestelde tarieven. De dienstverlener dient hiervoor conform het calculatiemodel de op afroep tarieven op te geven voor afroep- en specialistische werkzaamheden inclusief alle bijkomende kosten (waaronder voorrijkosten, verbruik materialen en middelen, etc.). Daarnaast dient een op afroep uurtarief opgegeven te worden in het calculatiemodel, tabblad ‘uurtariefopbouw’. Dit betreft een centrale inkoopafspraak. De inschrijver dient er rekening mee te houden dat afroepen specialistische prijzen altijd centraal ingeregeld worden. 3.2

Uitvoering en facturering extra werkzaamheden

Eenmalige opdrachten, in welke vorm dan ook, kunnen enkel en alleen worden opgedragen door een daartoe bevoegde medewerker van DCO. Een eenmalige opdracht zal schriftelijk (waaronder tevens gerekend e-mail of Inkoopplein) geschieden door of namens een bevoegde medewerker van DCO. Direct aansluitend op de uitgevoerde werkzaamheden levert de dienstverlener de werkzaamheden op aan een daartoe bevoegde medewerker van DCO. Bij akkoord wordt een opdrachtbon van de dienstverlener voor correcte uitvoering ondertekend; de dienstverlener behoudt het origineel. De dienstverlener dient de extra werkzaamheden te factureren met een doorslag of kopie van de originele opdrachtbon. Niet ondertekende opdrachtbonnen alsmede facturen zonder opdrachtbon worden niet in behandeling genomen. Dit betreft een decentrale uitvoeringsafspraak. De inschrijver dient er rekening mee te houden dat afroep- en specialistische uitvoering altijd decentraal ingeregeld worden. Informatie over digitale platformen. Bijvoorbeeld BestDeal Scalda.

11

4 4.1

Glasbewassing en gevelonderhoud (optioneel) Prijzen glas en gevelonderhoud

De werkzaamheden betreffen glasbewassing en gevelonderhoud van de gebouwen van DCO. De prijzen dienen conform de calculatiebladen gespecificeerd te worden aangeleverd. Algemene uitgangspunten hierbij zijn: • buiten gevelglas met een frequentie van 2 x per jaar; • binnen gevelglas met een frequentie van 2 x per jaar; • separatieglas met een frequentie van 2 x per jaar; • gevelonderhoud conform calculatiebladen. De glasbewassing is een optioneel onderdeel van deze aanbesteding. DCO is nimmer verplicht de glasbewassing geheel of gedeeltelijk te gunnen aan de uiteindelijke leverancier. Afhankelijk van de geoffreerde prijzen kan DCO overgaan tot gehele of gedeeltelijke gunning. 4.2

Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Na gunning dient door de dienstverlener per gebouw een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) plaats te vinden. Hierbij dienen alle voorschriften die staan vermeld in de “Collectieve arbeidsovereenkomst arbeid en gezondheid voor het schoonmaak- en glazenwasserbedrijf” in acht te worden genomen. Indien na uitvoering van een volledige RI&E blijkt dat bepaalde geveldelen op een andere wijze dan geoffreerd gewassen dienen te worden, zal de dienstverlener hiervoor een separate contractjaarprijs uitbrengen. DCO behoudt zich het recht voor om, andere kandidaten in te laten schrijven op deze specifieke knelpunten. Verder heeft de dienstverlener de verantwoordelijkheid DCO schriftelijk te informeren over veranderende wetgeving die gevolgen heeft voor de uitvoering van de werkzaamheden. De RI&E wordt uiterlijk één week voor de uitvoering van de eerste glaswasbeurt aan DCO ter beschikking gesteld. Indien die RI&E niet is aangeleverd zullen er geen (glasbewassings-) werkzaamheden worden uitgevoerd. Indien aan het opstellen van een RI&E kosten zijn verbonden dient de dienstverlener dit in de inschrijving te vermelden. 4.3

Planning glasbewassing en gevelonderhoud

De dienstverlener dient in de eerste maand van elk jaar en uiterlijk drie weken voor de eerste glaswasbeurt per gebouw een jaarplanning van de werkzaamheden af te geven aan DCO. Alvorens met de glasbewassing van de gebouwen te beginnen dient de dienstverlener, minimaal twee weken daaraan voorafgaand, een afspraak te maken met DCO over de data van uitvoering en oplevering,. Vijf werkdagen voor aanvang van de werkzaamheden dient de dienstverlener DCO schriftelijk in kennis te stellen van de exacte uitvoeringsdatum. De uitvoering per beurt dient in een aaneengesloten periode zonder onderbreking plaats te vinden. Afwijking van de planning kan slechts plaatsvinden in overleg met en na goedkeuring van DCO. Indien de werkzaamheden niet volgens de afgegeven jaarplanning kunnen worden uitgevoerd, dient dit, minimaal twee weken van te voren, schriftelijk te worden gemeld aan DCO. De dienstverlener dient daarbij aan te geven wanneer de werkzaamheden alsnog worden uitgevoerd. De afwijking van de planning mag maximaal twee weken zijn. Ook op verzoek van DCO kan worden afgeweken van de planning. 4.4

Uitvoering glasbewassing en gevelonderhoud

Onder glaswassen wordt verstaan het reinigen van het glas en de directe omlijsting, met gebruikmaking van de juiste methodiek en het juiste reinigingsmiddel. Onder omlijsting wordt in dit verband verstaan het gehele raamwerk waarin ramen en deuren gevat zijn. Separaat aangebrachte vensterbanken maken hier tevens deel van uit. In de bijlage zijn de Algemene aanwijzingen glasbewassing opgenomen. Als fouten worden aangemerkt: niet of onvoldoende verwijderd vuil, zoals uitwerpselen van insecten, plakbandresten, methodefouten (o.a. lekstrepen, vegen) en spinrag, met uitzondering van verfspatten. Lekstrepen 12

en/of morswater op onderliggende beplating, vensterbanken, meubilair, etc. dienen te worden verwijderd. Indien door weersinvloeden, technische storingen en/of sluiting van gebouwdelen bepaalde werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd, dient de dienstverlener dit vooraf en schriftelijk aan DCO te melden en nieuwe afspraken te maken. Alle opgedragen werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd met inachtneming van de aanwijzingen die zijn vermeld in bijlage 2 Algemene aanwijzingen glasbewassing. 4.5

Veiligheidsvoorschriften glasbewassing en gevelonderhoud

Alle opgedragen werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd met inachtneming van alle wettelijke veiligheid-, gezondheid-, en milieuvoorschriften. Glas- en gevelreiniging dient te worden uitgevoerd met inachtname van de voorschriften die staan vermeld in de “Collectieve arbeidsovereenkomst arbeid en gezondheid voor het schoonmaak- en glazenwasserbedrijf. Ondermeer uit hoofde van de veiligheid is de dienstverlener verantwoording verschuldigd aan DCO voor het personeel dat op locatie(s) wordt ingezet. De dienstverlener dient er zorg voor te dragen dat alle instructies en signalisaties door zijn personeel worden gelezen, begrepen en nageleefd. De dienstverlener houdt toezicht op de veiligheidsaspecten ten aanzien van middelen en personeel. Bij constatering van het niet naleven van veiligheidsmaatregelen, onzorgvuldig gebruik van de gevelinstallatie en de ter beschikking gestelde of vereiste veiligheidsmiddelen is DCO gemachtigd de werkzaamheden met onmiddellijke ingang te beëindigen of te doen staken. Nadat de dienstverlener eenmaal schriftelijk is gewaarschuwd en geen gevolg geeft aan het geconstateerde, zal DCO daartoe geëigende controle instanties informeren. De aan DCO opgelegde boetes door controlerende instanties worden verhaald op de dienstverlener. 4.6

Oplevering glasbewassing en gevelonderhoud

De verschillende werkzaamheden dienen aan het eind van elke werkdag door de dienstverlener aan DCO te worden opgeleverd. Van elke oplevering wordt een opleveringsprotocol gemaakt dat door de dienstverlener en DCO dient te worden ondertekend. De termijn waarbinnen het werk moet worden opgeleverd, kan door beide partijen worden verlengd. Dit dient tussen partijen schriftelijk te worden bevestigd. Nadat alle opgedragen werkzaamheden zijn uitgevoerd en opgeleverd wordt er een werkbon getekend. Op de werkbon dient minimaal te worden vermeld: plaats van uitvoering, omschrijving van de activiteit, de afgesproken beurtprijs of gewerkte uren en uurtarief, naam van de uitvoerende en tijdstip van uitvoering. Bij akkoord voorziet DCO de werkbon van zijn naam en handtekening.

13

5

Sanitaire benodigdheden

De sanitaire benodigdheden worden door DCO separaat centraal aanbesteed. Opslagruimte voor sanitaire artikelen is aanwezig. Het bijvullen van de sanitaire benodigdheden dient overeenkomstig de opleverstaat door de dienstverlener te worden uitgevoerd. Aangezien niet alle contracten met betrekking tot sanitaire benodigdheden op dezelfde datum expireren, dient de inschrijver voor enkele sanitaire benodigdheden prijzen op te geven. Hiervoor kunt u gebruik maken van de calculatiemodule. De levering van sanitaire benodigdheden is een optioneel onderdeel van deze aanbesteding. DCO is nimmer verplicht de levering van sanitaire benodigdheden geheel of gedeeltelijk te gunnen aan de uiteindelijke leverancier. Afhankelijk van de geoffreerde prijzen kan DCO overgaan tot gehele of gedeeltelijke gunning. 5.1 De • • • •

Assortiment sanitaire benodigdheden

volgende eisen op het gebied van milieu worden gesteld aan de sanitaire voorzieningen: Er dient gebruik te worden gemaakt van schuimzeep (foam). Het toiletpapier dient chloorvrij te zijn geproduceerd. Het toiletpapier dient te zijn geproduceerd uit 100% gerecycled papier. De toiletpapierhouder dient te zijn voorzien van een remmechanisme.

5.2

Service en onderhoud

Afhankelijk van resultaat aanbesteding. Informatie volgt na gunning. 5.3

Bestellen sanitaire benodigdheden

Afhankelijk van resultaat aanbesteding. Informatie volgt na gunning 5.4

Voorraadbeheer

Afhankelijk van resultaat aanbesteding. Informatie volgt na gunning

14

6 6.1

Materialen, middelen, machines en milieu Materialen, middelen en machines

Op de locatie(s) van DCO dienen Productinformatiebladen en VeiligheidsInformatieBladen (VIB) van alle gebruikte middelen aanwezig te zijn in het gebouwinformatieboek. Indien de dienstverlener van schoonmaakmaterialen, -middelen en -machines wil veranderen gedurende de looptijd van het contract, dan dient dit ter goedkeuring vooraf aan DCO te worden voorgelegd. Emballage en verpakkingsmaterialen dienen door de dienstverlener retour te worden genomen. Kosten die gepaard gaan met bovengenoemde activiteiten zijn voor rekening van de dienstverlener. Opslagruimte wordt door DCO om niet ter beschikking gesteld. Inzet van materialen, middelen en machines dient te voldoen aan alle wettelijke arbo- en milieu regelgeving. Alle arbeidsmiddelen dienen te zijn voorzien van een CE-markering. De door de dienstverlener ingezette materialen en machines dienen te allen tijde een nette en representatieve uitstraling te hebben. 6.2

Machines en elektrische veiligheid

De dienstverlener is verantwoordelijk voor het aantoonbaar juist uitvoeren van de veiligheidsrichtlijnen zoals omschreven in NEN 3140. De veiligheidsinspecties aan verplaatsbare elektrische hulpmiddelen mogen alleen worden uitgevoerd door “voldoende onderrichte personen”. Door netspanning of krachtstroom aangedreven machines mogen uitsluitend in natte ruimten worden gebruikt indien deze machines zijn geaard. Elektrisch materieel, geïsoleerd handgereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen en verplaatsbare leidingen moeten worden gecontroleerd: • Periodiek: waarbij de frequentie afhangt van het risico (te bepalen volgens Bijlage T van NEN 3140). De Technische Commissie Machines van NVZ-Nifim heeft als advies vastgesteld dat een frequentie van één jaar geldt voor de machines in de institutionele schoonmaak en in industriële omgevingen. Alleen stofzuigers en vergelijkbare machines (die worden gebruikt in een schone en droge omgeving) kunnen met een frequentie van eens in de twee jaar worden gekeurd; • Na iedere reparatie. De dienstverlener dient aan te kunnen tonen dat de elektrische veiligheid op afdoende wijze is gewaarborgd. Certificaten van keuringen of inspectieverslagen dienen op verzoek aan DCO beschikbaar te worden gesteld. Kosten voor het uitvoeren van bovengenoemde veiligheidsrichtlijnen zijn voor rekening van de dienstverlener. 6.3

Milieu

DCO hecht veel waarde aan een minimale belasting van het milieu. De dienstverlener besteedt bij de uitvoering van de werkzaamheden dan ook aandacht aan beperking van de milieubelasting. De dienstverlener realiseert dit door onder meer het geven van voldoende voorlichting aan haar personeel. Hierbij wordt tenminste aandacht besteed aan een juist en milieubewust gebruik van schoonmaakmiddelen, inclusief doseersystemen en –hulpmiddelen en energiegebruik. Daarbij ziet de dienstverlener toe op het naleven hiervan door de medewerkers. Om te komen tot een milieuvriendelijke invulling van de schoonmaakdienstverlening stelt DCO de volgende eisen: • Ten behoeve van het bedrijfsinterne milieuzorgsysteem van DCO dient een verbruiksoverzicht van de verbruikte materialen en middelen onderdeel te zijn van de managementrapportage. • Bij gebruik van schoonmaakmiddelen dient gebruik te worden gemaakt van deugdelijke doseerapparatuur en/of doseersystemen. • Bij gebruik van doseersystemen dient gebruik te worden gemaakt van lekbakken. • Schoonmaakmiddelen dienen volgens de Wet Milieubeheer (WM) te zijn voorzien van etikettering.

15

•

• • • • • • •

Schoonmaakmiddelen die vallen onder de Wet Milieubeheer (WM) dienen te worden gebruikt met inachtneming van de geldende regels voor verpakking, etikettering, opslag, gebruik en afvoer. Schoonmaakmiddelen met hoge concentraties zuren en basen dienen gescheiden van elkaar te worden opgeslagen. Chloor of fosfaathoudende schoonmaakmiddelen worden niet gebruikt. De schoonmaakmedewerkers zorgen ervoor dat bedienbare verlichting niet langer brandt dan voor de werkzaamheden noodzakelijk is. Apparaten uit de schoonmaakbranche vallen onder het besluit verwijdering wit - en bruingoed en dienen dienovereenkomstig te worden afgevoerd. De dienstverlener dient gebruik te maken van apparaten die binnen de branche gelden als energiezuinige apparaten. Gebruikte schoonmaakmiddelen dienen te beschikken over het Europees Eco-label / Nordic Swan label / der Blaue Engel label. Voor de uitvoering van de dienstverlening dient waar mogelijk gebruik te worden gemaakt van microvezeltechniek.

16

7 7.1

Personeel en Organisatie Personeel

De dienstverlener dient voor de uitvoering van de werkzaamheden vakbekwaam, geschoold en betrouwbaar personeel in te zetten. Conform de in Nederland geldende regels dient de dienstverlener zeker te stellen dat de eventueel bij haar in dienst zijnde buitenlandse werknemers aan alle wettelijke voorschriften voldoen. Inschrijver dient expliciet te verklaren zich gedurende de volledige contractperiode (inclusief optiejaren), zich te houden aan de Wet arbeid Vreemdelingen. Binnen één werkdag nadat een nieuwe medewerker is ingezet voor de uitvoering van het schoonmaakonderhoud, tijdelijk of permanent, dient de dienstverlener de naam en het personeelsnummer schriftelijk aan DCO bekend te maken. Indien DCO bezwaar heeft tegen het te werk stellen van de bewuste medewerker, wordt met redenen omkleed dit bezwaar binnen drie werkdagen kenbaar gemaakt aan de dienstverlener. 7.2

VOG verklaring

Iedere medewerker van de leverancier dient in het bezit te zijn van een actuele VOG-verklaring. Een kopie van deze verklaringen dienen altijd te zijn opgenomen in het gebouwinformatieboek. De kosten voor het verkrijgen van een VOG-verklaring zijn voor rekening van de inschrijver. Bij constatering van het ontbreken van een (actuele) VOG-verklaring kan DCO per constatering een boete opleggen van € 500,00 per gebeurtenis. 7.3

Onderaanneming

Onderaanneming is uitsluitend toegestaan na toestemming van DCO. Indien de dienstverlener in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst opdrachten verstrekt aan toeleveranciers dan wel onderaannemers, blijft de dienstverlener optreden als contractpartij en is de dienstverlener hoofdelijk aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen als ook voor de verplichtingen die in onderaanneming worden gegeven. De dienstverlener vrijwaart DCO steeds tegen eventuele nadelige gevolgen van een dergelijke uitbesteding. Indien de dienstverlener overweegt een onderaannemer in te schakelen, dient de dienstverlener in de inschrijving de naam en het vestigingsadres van het betreffende bedrijf op te geven. 7.4

Overname personeel huidige dienstverlener

Bij gunning dient de dienstverlener de werkgelegenheidsclausule bij contractwisseling volgens de geldende CAO voor het Schoonmaak- en Glazenwassersbedrijf (artikel 38) toe te passen. Bij de opbouw van de uurtarieven dient rekening gehouden te worden met overname van personeel. De loonkosten voor het personeel dat hiervoor in aanmerking komt is inzichtelijk gemaakt middels de bijlage, overzicht overname personeel. De uiteindelijke contractjaarprijs zal worden vastgesteld aan de hand van de door de dienstverlener daadwerkelijk overgenomen medewerkers. Jaarlijks zal een herberekening van de uurtarieven en de daaraan gerelateerde contractjaarprijs plaatsvinden op basis van de actuele situatie ten aanzien van de overgenomen medewerkers. De kosten zullen worden berekend op basis van daadwerkelijk op locatie werkzaam zijnde medewerkers. Om inzichtelijk te houden welke medewerkers er op de locaties ingezet worden, dient de dienstverlener een personeelsoverzicht op te nemen in de aan te leveren managementinformatie. Indien een medewerker niet meer werkzaam is op de locatie(s) van DCO vervalt het recht op suppletiekosten voor desbetreffende medewerker. Bij vertrek van een binnen deze regeling vallende medewerker zal de verrekening op dagniveau plaatsvinden. 7.5

Jeugd

De inzet van jeugd is beperkt tot maximaal 10% van de totaal aantal in te zetten productie-uren per locatie. Het inzetten van jeugdige medewerkers op hun “eigen” individuele instelling is niet toegestaan. Bij constatering van de inzet van dergelijke jeugdigen kan DCO per constatering een boete opleggen van € 500,00 per gebeurtenis.

17

7.6

Tijdregistratie

De dienstverlener dient zorg te dragen voor een inzichtelijke en betrouwbare tijdregistratie van aanvang- en eindtijden van het uitvoerend en direct toezichthoudend personeel. De tijdregistratie dient op ieder gewenst moment inzichtelijk te zijn voor DCO. Eventuele kosten, verbonden aan de tijdregistratie, zijn voor rekening van de dienstverlener. De medewerkers van de dienstverlener dienen de aanvang- en eindtijden te laten registreren bij de bewaking/receptie. Indien er gerede oorzaak tot twijfel bestaat bij DCO is deze gerechtigd zelf een urenregistratie te voeren. Indien hieruit naar voren komt dat er een negatieve afwijking bestaat tussen de ingezette uren ten opzichte van de gecalculeerde uren is DCO gerechtigd hier financiële compensatie voor te eisen. 7.7

Legitimatie

De medewerkers van de dienstverlener zijn verplicht een door de dienstverlener verstrekte badge, met daarop de naam en een pasfoto, zichtbaar te dragen. Bij het niet dragen van de badge is DCO gerechtigd betrokken persoon direct en permanent de toegang tot de locatie(s) te ontzeggen. 7.8

Bedrijfskleding

De medewerkers van de dienstverlener zijn verplicht door DCO goedgekeurde, herkenbare, uniforme en schone bedrijfskleding en indien van toepassing vereiste beschermingsmiddelen te dragen. Het dragen van caps en muziekspelers is niet toegestaan. Het gebruik van mobiele telefoons is alleen toegestaan voor noodzakelijke doeleinden. Bij het niet dragen van bedrijfskleding is DCO gerechtigd betrokken persoon direct en permanent de toegang tot de locatie(s) te ontzeggen. 7.9

Veiligheid

Alle opgedragen werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd met inachtneming van alle wettelijke veiligheid-, gezondheid- en milieuvoorschriften. Bijzondere voorschriften met betrekking tot de veiligheid van de medewerkers van de dienstverlener op de locatie(s) van DCO, worden na gunning verstrekt zodat de dienstverlener in staat is zijn medewerkers op een goede en adequate wijze te instrueren en te begeleiden betreffende de veiligheidsinstructies. Ondermeer uit hoofde van veiligheid is de dienstverlener verantwoording verschuldigd aan DCO voor alle op het project ingezette werknemers. De dienstverlener dient er zorg voor te dragen dat alle instructies en signaleringen door zijn werknemers worden gelezen en/of begrepen. Daarnaast is de dienstverlener verantwoordelijk voor de eigen bedrijfshulpverlening. Onveilige situaties op de locatie(s) van DCO dienen direct te worden gemeld aan de contactpersoon van DCO. Alle opgedragen werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd in overeenstemming met de doelen en maatregelen uit de “Collectieve arbeidsovereenkomst arbeid en gezondheid voor het schoonmaaken glazenwasserbedrijf. Na gunning dient door de dienstverlener per gebouw een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) plaats te vinden. Hierbij dienen alle voorschriften die staan vermeld in de “Collectieve arbeidsovereenkomst arbeid en gezondheid voor het schoonmaak- en glazenwasserbedrijf” in acht te worden genomen. De dienstverlener heeft de verantwoordelijkheid DCO schriftelijk te informeren over veranderende wetgeving die gevolgen heeft voor de uitvoering van de werkzaamheden. De RI&E wordt binnen drie maanden na aanvang van de werkzaamheden aan DCO ter beschikking gesteld. 7.10 Schade De dienstverlener is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de ingezette materialen, middelen en machines. Schade als gevolg van onzorgvuldig handelen wordt op de dienstverlener verhaald.

18

De dienstverlener heeft de plicht om schade gesignaleerd door de medewerkers van de dienstverlener, dan wel veroorzaakt door medewerkers van de dienstverlener, per eerste gelegenheid te melden aan DCO.

19

8 8.1

Communicatie Nederlandse taal

De dienstverlener dient er zorg voor te dragen dat communicatie in zowel geschreven als gesproken woord met haar medewerkers mogelijk is. Direct leidinggevenden dienen de Nederlandse taal in woord en geschrift goed te beheersen. 8.2

Overleg tussen DCO en dienstverlener

De communicatie tussen DCO en de dienstverlener dient op de volgende niveaus plaats te vinden: • Strategisch; • Tactisch; • Operationeel. De dienstverlener dient van alle overlegvormen een schriftelijk verslag te maken en dit binnen vijf werkdagen aan te leveren aan DCO. 8.3

Managementinformatie

Om de door de dienstverlener geleverde prestatie op juiste waarde te kunnen schatten, meent DCO gedurende de looptijd van het contract over managementinformatie te moeten kunnen beschikken. De dienstverlener dient deze projectgebonden informatie uiterlijk binnen vier weken na afloop van ieder kwartaal aan DCO te verstrekken. De definitieve afstemming van de onderwerpen van de managementrapportage vindt na gunning plaats. 8.4

Bereikbaarheid bij calamiteiten

De dienstverlener dient ten behoeve van calamiteiten 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Na een melding van DCO dient de dienstverlener binnen één uur ter plaatse van de calamiteit aanwezig te kunnen zijn en direct operationeel aan te kunnen vangen met de uit te voeren werkzaamheden. Indien aan deze procedure kosten zijn verbonden, dient de dienstverlener dit in de inschrijving te vermelden. 8.5

Gebouwinformatieboek

De dienstverlener dient een gebouwinformatieboek aan te leveren bij DCO. Het gebouwinformatieboek dient inzage te geven in de schoonmaakorganisatie op locatie, de werkplanningen en -procedures. De navolgende onderwerpen dienen minimaal te zijn opgenomen in het gebouwinformatieboek: • naam, adres en telefoon gegevens van de contactpersonen van de dienstverlener en DCO; • huisregels en veiligheidsvoorschriften; • taakkaart en periodieke planning; • actueel overzicht van aanwezige materialen-/middelen; • productinformatiebladen en veiligheidsinformatiebladen (VIB) voor alle chemicaliën die door dienstverlener op de locatie(s) van DCO worden toegepast; • risico-inventarisatie en –evaluatie (RI& E) schoonmaak; • risico-inventarisatie en –evaluatie (RI& E) glasbewassing; • certificaten en opleidingsbewijzen van alle op de locatie(s) van DCO werkzaam zijnde medewerkers; • VOG-verklaringen medewerkers • certificaten van machine- keuringen en/of inspectieverslagen van elektrisch materieel, geïsoleerd handgereedschap, persoonlijke beschermingsmiddelen en verplaatsbare leidingen.

20

9

Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI)

9.1

Kwaliteit meten

De kwaliteit van het geleverde schoonmaakwerk wordt beoordeeld volgens NEN 2075, het kwaliteitsmeetsysteem voor de schoonmaakdienstverlening. Het geleverde schoonmaakwerk dient te voldoen aan een AQL (Acceptance Quality Limit) van 7% in de ruimtecategorie bureaukamers en verkeersruimten. In de ruimtecategorie sanitaire ruimten dient het geleverde werk te voldoen aan een AQL van 4%. In NEN 2075 wordt onderscheid gemaakt tussen kwaliteitscontrole voor procesbeheersing (DKS) en kwaliteitscontrole ten behoeve van contractbeheersing (KMS). NEN 2075 is algemeen bekend als het VSR kwaliteitsmeetsysteem dat door de Vereniging Schoonmaak Research ontwikkeld is. 9.1.1

Procescontrole

Voor de dagelijkse procesbewaking en de borging van de kwaliteit dienen door de dienstverlener procescontroles te worden toegepast. 9.1.2

Kwaliteitsmeetsysteem (KMS) en uitvoering

Vanaf de derde maand na ingang van het schoonmaakcontract worden kwaliteitsmetingen uitgevoerd conform NEN 2075; het VSR Kwaliteitsmeetsysteem. De kwaliteitsmetingen worden per locatie door DCO (of een door DCO aangewezen, onafhankelijke partij) uitgevoerd. De frequentie van de kwaliteitsmetingen is 4x per jaar. DCO is vrij om zonder opgaaf van redenen van deze frequentie af te wijken. De dienstverlener kan hier geen enkel recht aan ontlenen. De inventarisaties en kwaliteitsmetingen, conform NEN 2075, worden uitgevoerd door gediplomeerde VSR-inspecteurs en -controleurs. Na iedere kwaliteitsmeting worden de resultaten binnen één werkweek schriftelijk gerapporteerd aan de dienstverlener. De dienstverlener dient, indien daarvoor redenen zijn, aan te geven welke maatregelen er zijn of worden genomen om eventuele onvoldoendes te herstellen. 9.1.3

Procedure bij onvoldoende resultaat

De hieronder weergegeven procedure is van toepassing: • indiener tijdens een VSR Kwaliteitsmeting op een locatie een onvoldoende resultaat wordt behaald in één of meerdere ruimtecategorieën; Door middel van het indienen van de inschrijving verklaart de dienstverlener zich akkoord met deze procedures. Procedure bij onvoldoende resultaat: • De dienstverlener zal er voor zorgen dat binnen tien werkdagen na de controledatum, de kwaliteit voldoet aan het overeengekomen niveau. • Na deze periode vindt er een hercontrole plaats in alle ruimtecategorieën. • DCO is gerechtigd de kosten voor hercontroles separaat in rekening te brengen bij de dienstverlener. • Indien het resultaat van de hercontrole onvoldoende is bevonden in één of meerdere ruimtecategorieën blijft de procedure onverminderd van kracht. • Indien voor de derde achtereenvolgende keer de kwaliteit onvoldoende (controle en 2 hercontroles) is de individuele instelling gerechtigd dit uit te leggen als het leveren van toerekenbaar tekortschieten, hetgeen individuele instelling het recht geeft het totale contract of het contract van de individuele locatie met directe ingang te beëindigen. 9.1.4

Resultaat VSR-KMS metingen, berekening rapportcijfer

De VSR resultaten worden vertaald in een rapportcijfer. De dienstverlener dient per categorie tenminste het rapportcijfer 6,00 te behalen. Dit rapportcijfer wordt behaald indien het aantal fouten

21

gelijk is aan de goedkeurgrens. Indien de dienstverlener onverhoopt een onvoldoende score behaalt in 1 ruimtecategorie is het rapportcijfer voor de desbetreffende meting onherroepelijk een 5,00. Bij een onvoldoende score in 2 ruimtecategorieën wordt het rapportcijfer een 4,00 en bij een onvoldoende score in 3 ruimtecategorieën wordt het rapportcijfer een 3,00. De dienstverlener dient gedurende een contractjaar gemiddeld het rapportcijfer 6,00 te behalen. Het gemiddelde betreft de uitslagen van zowel de reguliere- als de hermetingen. Onderstaand model wordt gebruikt voor de berekening van het rapportcijfer per ruimtecategorie en totaal per cluster of gebouw. De formule die hierbij gehanteerd wordt, is: 10 -

Aantal fouten x 4 Goedkeurgrens

=cijfer

Onderstaand schema wordt gebruikt voor het berekenen van het gemiddelde cijfer per jaar waarop uiteindelijk verrekening plaatsvindt.

9.2

Deskundigenoordeel inzake opvolging programma van eisen

Tweemaal per jaar wordt een deskundigenmeting gehouden, hetgeen deels gebeurt tijdens het schoonmaakproces. Tijdens deze deskundigenmeting wordt beoordeeld of de dienstverlener de eisen, zoals beschreven in het programma van eisen, nakomt. De volgende oordelen kunnen worden gegeven: Ja conform programma van eisen Nee niet conform programma van eisen

22

De resultaten van de belevingsmeting worden vertaald naar een rapportcijfer. Dit rapportcijfer komt als volgt tot stand; (Totaal score / het totaal aan wegingsfactoren) x 10. Leverancier dient per meting minimaal het rapportcijfer 7,50 te behalen. Aspecten die beoordeeld zijn met Nee dienen bij een volgende meting met Ja beoordeeld te worden. Indien dit niet gehaald wordt, zal de meting als onvoldoende worden beoordeeld. Indien er gerede oorzaak tot twijfel over de juistheid van de aangeleverde gegevens bestaat, is de dienstverlener verplicht een sluitende en volledige onderbouwing van de gevraagde gegevens aan te leveren. Deze onderbouwing dient binnen vijf werkdagen aangeleverd te zijn. Indien de gevraagde onderbouwing niet voldoet aan het gevraagde en/of niet binnen de gestelde termijn wordt aangeleverd, wordt dit beschouwd als het niet kunnen voldoen aan de desbetreffende KPI. Onderstaand model wordt in de contractbeheerfase gebruikt voor de berekening van het rapportcijfer. De definitieve onderwerpen worden na gunning afgestemd.

INVOER op maat maken met klant Toetsing van de KPI’s zal plaatsvinden gedurende de gehele contractperiode. 9.3

Ondernemingsplan

Na gunning kan DCO op basis van hetgeen is gesteld in het ondernemingsplan van de dienstverlener twee extra KPI’s benoemen. Welke twee KPI’s dit zijn is ter beoordeling aan DCO. Deze is volledig vrij in haar keuze, maar zal deze vóór de ingangsdatum van het contract melden aan de dienstverlener. De beoordeling van de KPI ondernemingsplan vindt plaats op basis van verificatie van hetgeen gesteld is in relatie tot de daadwerkelijk geleverde prestatie. Tweemaal per jaar wordt deze verificatie gehouden, hetgeen deels gebeurt tijdens het schoonmaakproces. De volgende oordelen kunnen worden gegeven: Ja conform ondernemingsplan Nee niet conform ondernemingsplan Bij een onvoldoende dient de aanbestedende dienst de redenen te beargumenteren. 9.4

Reservering contractwaarde

De aanbestedende dienst zal na gunning van het contract maandelijks een rekening ontvangen van de dienstverlener. Deze rekening bedraagt 100% van de totaal overeengekomen contractwaarde schoonmaakonderhoud exclusief de jaarprijs glasbewassing, de jaarprijs van eventuele overige diensten en/of leveringen en de prijzen voor het uitvoeren van additionele werkzaamheden. Indien de dienstverlener niet heeft voldaan aan de KPI-verplichtingen, zal de dienstverlener

23

overgaan tot creditering. Afhankelijk van de resultaten van de individuele KPI’s van de dienstverlener ontvangt de aanbestedende dienst per half jaar een creditnota tot een maximum van 7,5% van de totale contractwaarde. Per KPI worden hiertoe deelbedragen overeengekomen. Onderstaande schema’s geven aan welke parameters voor deze overeenkomst van toepassing zijn. De schema’s dienen als voorbeeld. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Onderdeel

Contractwaarde

Jaarprijs schoonmaak excl. btw Jaarprijs additioneel werk excl. btw Jaarprijs glas excl. btw

€

100.000,00 n.v.t. n.v.t.

Totaal factuurbedrag per jaar

€

100.000,00

Reservering per jaar (vast bedrag)= 7,5%

€

7.500,00

De verhouding voor de reservering per KPI zoals deze voor dit onderhavige contract van toepassing is, is in onderstaand overzicht weergegeven. KPI

Technische kwaliteit VSRKMS Opvolging programma van eisen Ondernemingsplan KPI 1 Ondernemingsplan KPI 2 Totaal

Verhouding

Contractwaarde per jaar

Aantal verreken momenten per jaar

40,0%

€ 3.000,00

1x per jaar

€ 3000,00

45,0%

€ 3.375,00

2x per jaar

€ 1.687,50

€ €

2x per jaar 2x per jaar

€ €

7,5% 7,5%

562,50 562,50

Contractwaarde per meting

281,25 281,25

€ 7.500,00

24

Bijlage 1

Aanwijzingen schoonmaakprogramma

De uitvoering van het schoonmaakprogramma dient plaats te vinden volgens onderstaande aanwijzingen: • Kauwgom op schoon te houden elementen dient verwijderd te worden. • Nat reinigen betekent met behulp van een reinigingsvloeistof een element inzetten. Daarna dient men met schoon water de vervuiling weg te nemen. Een en ander met behulp van werkdoeken, moppen, schrobborstels e.d. • Het gebruik van een plumeau is voor verwijderen van stof op inventaris- en of opstalonderdelen uitsluitend toegestaan indien deze onderdelen niet op normale wijze bereikbaar zijn. Inventarisen of opstalonderdelen waarop vlekken en vingertasten aanwezig zijn, dienen klamvochtig te worden schoongemaakt. Het gebruik van een plumeau is uitsluitend toegestaan voor hoge inventaris- en of opstalonderdelen (zie begripsomschrijving oogte) waar enkel stof op kan liggen. • Daar waar staat “reikhoogte” dient 210 cm. te worden gelezen. • In alle door de dienstverlener schoon te maken ruimten dient op basis van de hoofdfrequentie van het bijbehorende opleverstaat spinrag te worden verwijderd. • Lockers dienen behandeld te worden als hoge kasten. • Het vlek verwijderen van harde vloeren houdt in dat, waar nodig, de vloer geheel of gedeeltelijk gemopt dient te worden. • Daar waar gesproken wordt over vlekken verwijderen uit tapijt wordt bedoeld het met behulp van een neutrale reiniger nat verwijderen van gehecht vuil op een klein oppervlak. Grotere vlekken of vervuiling die zich met deze methode niet laten verwijderen (b.v. ingedroogde koffie en theevlekken) dienen te worden gerapporteerd aan de voor het schoonmaakonderhoud verantwoordelijke functionaris van DCO. • Schrobben is handmatig, met eenschijfsmachine of schrob-/zuigmachine uitvoeren van een natte reiniging van de vloeren. Indien bij inzet van machines vloerdelen machinaal niet bereikbaar zijn, dient dit handmatig te worden bijgewerkt. Het uit- en inruimen van meubilair behoort eveneens tot de werkzaamheden. • Sprayen en opwrijven houdt in dat het vloeroppervlak machinaal en met behulp van een spraywas/polymeer van verstoringen wordt ontdaan en de beschermlaag wordt hersteld, waarna de vloer in zijn geheel wordt opgewreven. • Conserveren van vloeren betekent dat met behulp van een reinigingsvloeistof (stripper) de oude polymeerlaag dient te worden verwijderd. Daarna dient men de vloer kruiselings van minimaal twee lagen polymeer te voorzien. Het uit- en inruimen van meubilair behoort eveneens tot de werkzaamheden. • Alle ruimten waar vochtige bewerkingen aan vloeren worden uitgevoerd, dienen afgezet te worden met daarvoor bestemde waarschuwingsborden. • Indien er in de schoon te maken ruimten afvoerputjes aanwezig zijn, dienen deze geheel (in- en uitwendig) met dezelfde frequentie gereinigd te worden als het schrobben van de vloer. Afvoerputjes mogen niet droog staan en dienen indien nodig te worden bijgevuld. • Stoelen en afvalbakken dienen op de plaats teruggezet te worden. • Onder randen en richels worden verstaan: brandblusapparatuur, BHV-hulpmiddelen, schilderijen, reproducties, schoolborden, schrijfborden, krijtrichels, leidingen, buizen en overige uitsteeksels waar zich vuil op kan verzamelen. • Whiteboards/schoolborden dienen slechts te worden gereinigd indien ze onbeschreven zijn. • Onder verwarmingselementen worden verstaan: convectorkasten, plaatradiatoren, ribradiatoren en dergelijke. • Onder ventilatieroosters vallen roosters in plafonds, wanden, ramen en deuren. • Tot de categorie toiletartikelen/-houders behoren handdoeken-tissues, zepen, toiletpapier, toiletborstels, hygiënezakken, luchtverfrissers en verbandcontainers.

25

• •

Afwerkmaterialen die zijn vervaardigd van roestvast staal (RVS) dienen met daartoe geëigende schoonmaakmiddelen te worden onderhouden. Voor overige begrippen is de “SIS T Schoonmaakterminologie” van NVZ-Nifim van toepassing.

26

Bijlage 2

Aanwijzingen glasbewassing

Voorschriften ten aanzien van het gebruik van de gevelinstallatie: • Aanwezige gevelinstallaties mogen niet worden gebruikt indien de weersomstandigheden dit niet toelaten. De voorschriften van de dienstverlener van de gevelinstallatie zijn hierbij leidend. • Bij gebruik van de gevelinstallatie dient vooraf het logboek te worden getekend, storingen dienen direct te worden gemeld, schade door ondeskundig gebruik of moedwillige vernieling wordt, indien aantoonbaar, verhaald op de gebruiker. Voordat de dienstverlener gebruik maakt van de aanwezige installaties, dient samen met DCO de aanwezige situatie aangaande toegang en gebruik te worden beoordeeld. • De gevelinstallatie mag pas worden betreden na akkoord van de daartoe bevoegde functionaris van DCO. Gebruik van de gevelinstallatie mag alleen door daarvoor bevoegde glazenwassers, een en ander dient middels legitimatie aantoonbaar te zijn. • Bij het verlaten van de gevelinstallatie dient deze in de start- c.q. rustpositie op het dak te worden teruggeplaatst. De sleutels mogen nooit in de installatie achter blijven. Daarnaast dient de stroom te worden afgekoppeld, dienen de kabels te worden opgeruimd en de gondels te worden vergrendeld aan de rails (indien deze voorziening aanwezig is). • Het verplaatsen van de gevelinstallatie met als doel de bereikbaarheid te vergroten door middel van het afzetten aan de gevel is ten strengste verboden. • De keuringsrapporten van alle gevelinstallaties zijn ter inzage bij DCO. DCO is verplicht preventief onderhoud en periodieke keuringen te laten uitvoeren; klachten en/of verstoringen zullen na melding van de dienstverlener direct aan onderhoudende partij worden gemeld met de vraag deze zo snel mogelijk te laten verhelpen. • Bij gebruik van de gevelinstallatie dient iedere uitvoerende individueel geborgd te zijn aan de daarvoor aangebrachte borgingspunten op het dak. Dit dient plaats te vinden met goedgekeurde vallijnen, persoonlijke harnasgordels en bevestigingshaken. • De dienstverlener stelt zich op de hoogte en werkt conform de bedienings- en veiligheidsvoorschriften die gelden voor het gebruik van de gevelinstallaties. De registers liggen ter inzage bij DCO. Sleutels voor de installatie zijn bij DCO af te halen. De sleutels dienen aan het einde van elke werkdag weer te worden ingeleverd. Voorschriften ten aanzien van het gebruik van de hoogwerker en overige bereikbaarheidsvoorzieningen: • Inzet van hoogwerker en overige bereikbaarheidsvoorzieningen dient aantoonbaar conform de geldende regels plaats te vinden. Een kopie van het keuringsbewijs dient op verzoek te kunnen worden getoond. • Het gebruik van hoogwerker en overige bereikbaarheidsvoorzieningen dient overeenkomstig de voorschriften te worden uitgevoerd. Alle benodigde voorzieningen welke door de dienstverlener worden toegepast dienen eveneens te voldoen aan de eisen van de Arbeidsinspectie. Tevens is de NEN 2484 van toepassing. • Een hoogwerker moet voorzien zijn van een plaat waarop de maximale gebruikslast staat vermeld. Deze maximale gebruikslast mag nooit worden overschreden. Daarnaast dient rekening te worden gehouden met de maximale vloerbelasting van de hoogwerker. • Gebruik van de hoogwerker mag alleen door daarvoor bevoegde glazenwassers. Een en ander dient middels legitimatie aantoonbaar te zijn. • Voor het werken met hoogwerkers in de buurt van bovenleidingen (treinen en trams) gelden strenge veiligheidsvoorschriften. De hoogwerker dient in deze gevallen geaard te zijn. Algemene voorschriften: • De dienstverlener dient er op toe te zien dat het personeel de werkzaamheden uitvoert volgens de wettelijke geldende voorschriften, zoals die onder meer staan vermeld in de branche RI&E Schoonmaak en Glazenwassersbranche, module Glas- en Gevelreiniging. • Daarnaast dienen alle opgedragen werkzaamheden, inclusief de afroepwerkzaamheden te worden uitgevoerd in overeenstemming met de doelen en maatregelen uit de “Collectieve arbeidsovereenkomst arbeid en gezondheid voor het schoonmaak- en glazenwasserbedrijf.

27

•

•

•

•

• •

•

• •

• • •

De dienstverlener dient alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen te treffen ter voorkoming van een legionella besmetting. Deze besmetting kan bijvoorbeeld ontstaan in restwater in de gebruikte slangen. Naast persoonlijke veiligheid dient er aandacht te worden besteed aan de omgevingsveiligheid. De dienstverlener waarborgt de veiligheid van gebouwgebruikers en passanten in relatie tot de uit te voeren werkzaamheden. Toegankelijke gebieden die onder het werkterrein van de reinigingswerkzaamheden zijn gelegen, moeten ruim worden afgezet met duidelijk zichtbare middelen. Passanten mogen geen hinder ondervinden van water dat tijdens de werkzaamheden naar beneden valt. De dienstverlener draagt zorg voor de noodzakelijke veiligheidsmiddelen- en maatregelen. Indien blijkt dat voor uitvoering extra ruimte noodzakelijk is, wordt in overleg met DCO parkeergelegenheid afgezet. Te allen tijde dient te worden voorkomen dat eigendommen van gebouwgebruikers (auto’s) beschadigd kunnen worden. Gemorst water dient uit veiligheidsoverwegingen direct opgeruimd te worden. De dienstverlener dient het werkterrein (daken, gondels en opslagruimtes) schoon te houden van afval, materiaalresten e.d. Chemisch afval dient de dienstverlener voor eigen rekening af te voeren. Bij felle zon in combinatie met een hoge buitentemperatuur is DCO gerechtigd het wassen van het buitenglas en glasvliesgevel gedurende een bepaalde periode te staken. Dit in verband met het te snel opdrogen van de residuen. Bij temperaturen onder het vriespunt mogen er geen werkzaamheden plaatsvinden. Het betreden van de daken mag uitsluitend geschieden via de daartoe aangelegde looppaden. Schade voortvloeiend uit het onjuist gebruik van de daken wordt door DCO op de dienstverlener verhaald. Daar waar wettelijke bepalingen zijn voorgeschreven voor het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen dienen deze te worden opgevolgd. Werkmaterialen dienen bij (tijdelijke) onderbreking van de werkzaamheden veilig buiten het zicht van gebouwgebruikers opgeborgen te worden. Tijdens de lunchtijden mogen er geen werkzaamheden worden uitgevoerd in restauratieve ruimten, alsmede de openbare verkeersruimten die direct daaraan grenzen. Eten, drinken en roken tijdens het uitvoeren van het werk is niet toegestaan. Gebruik van technische ruimten als eetgelegenheid c.q. pauzeruimte is niet toegestaan. Bij gebruik van pauzeruimten dient het personeel van de dienstverlener geen beschermingsmiddelen achter te laten. Het personeel dient de ruimte bij het verlaten schoon op te leveren.

28

Bijlage 3

Opleverstaat

De opleverstaat is in een aparte bijlage aan dit document toegevoegd. Bijlage 4

Opleverstaat vloeren

De opleverstaat vloeren is in een aparte bijlage aan dit document toegevoegd. Bijlage 5

Calculatiemodel

Het calculatiemodel is in een aparte bijlage aan dit document toegevoegd. Bijlage 6

Concept overeenkomst

De concept overeenkomst is in een aparte bijlage aan dit document toegevoegd. Bijlage 7

Overname personeel

Het document overname personeel is in een aparte bijlage aan dit document toegevoegd.

29