Aanbesteding meubilair Gemeente Groningen Dossiernr. 2015-18 30-03-2015 Programma van Eisen Aangepast n.a.v. Nota van Inlichtingen 1-5-2015
1
Programma van Eisen Inhoudsopgave: H1 Algemene, Commerciële en logistieke eisen H2 Onderhoud en Services H3 Stoffering en coating H4 Specifieke eisen perceel 1 H5 Specifieke eisen perceel 2
pag. 2 pag. 3 pag. 5 pag. 5 pag. 6
Voor H1 t/m H3 gelden de eisen voor perceel 1 en 2 H4 staan specifieke eisen voor perceel 1 H5 staan specifieke eisen voor perceel 2 H.1 Volledig akkoord met de Algemene, Commerciële- en Logistieke eisen NR Eis Omschrijving 1.1
Eis
1.2
Eis
1.3
Eis
1.4
Eis
1.5
Eis
1.6
Eis
1.7
Eis
1.8
Eis
1.9
Eis
Inschrijver stemt in met de inhoud en voorwaarden van het Bestek waaronder de wijze van aanbesteding, beoordelingsmethoden en indiening van de Inschrijving inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever hierop in de Nota(‘s) van Inlichtingen vermelde wijzigingen, aanvullingen en/of toelichtingen. Inschrijver verklaart dat de Inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlands of Europese mededingingsrecht. Inschrijver verklaart dat zij zich zal onthouden van gedragingen die de mededinging tussen Inschrijvers beperken. In het bijzonder zal de Inschrijver geen informatie over zijn Inschrijving of over het overleg met de Opdrachtgever uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. Inschrijver verklaart zich volledig en onvoorwaardelijk akkoord met de overeenkomst en de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Groningen 2009 zoals deze bij de Offerteaanvraag zijn gevoegd inclusief de (eventueel) door Opdrachtgever geaccepteerde en aangegeven wijzigingen in de Nota van inlichtingen. Uitsluitend de door gemeente Groningen gehanteerde voorwaarden zijn van toepassing. In de aanbieding van Inschrijver wordt niet (deels) naar andere juridische voorwaarden verwezen, ook niet als deze niet in tegenspraak zouden zijn met de voorwaarden van de gemeente Groningen. Inschrijver verklaart zich akkoord dat een af te sluiten overeenkomst eerst tot stand komt wanneer alle toestemmingen, waaronder goedkeuring van Burgemeester en wethouders van de Gemeente Groningen zijn verkregen. Het zelf samenstellen en als gevolg daarvan afwijken van de vraagstelling van de door Opdrachtgever samengestelde bijlagen/standaardformulieren die door Inschrijver moeten worden ingevuld leidt tot uitsluiting van de procedure. Inschrijver dient zich in zijn response te conformeren aan de structuren/sjablonen die Opdrachtgever daarvoor ter reactie op de gestelde eisen en wensen ter beschikking stelt. De aanbieding van Inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld. Een uitzondering wordt gemaakt voor documenten die oorspronkelijk / uitsluitend in een andere taal zijn gesteld. Mogelijke voorbeelden hiervan zijn technische omschrijvingen van materieel en getuigschriften van buitenlandse opdrachtgevers. Opdrachtgever kan in voorkomend geval om een officiële vertaling verzoeken. Alle leveringen geschieden franco, inclusief alle rechten en belastingen en verzekering tot opslag bij een locatie van de gemeentelijke dienst in de gemeente Groningen. Inschrijver neemt in haar factuur geen kredietbeperking op. Opdrachtgever maakt geen gebruik van een eventuele betalingskorting korter dan 30 dagen. Inschrijver dient in staat te zijn bestellingen van Opdrachtgever digitaal te verwerken. Inschrijver is in staat te voldoen aan het door de gemeente Groningen gebruikte electronisch bestelsysteem Da Finci. Inschrijver is in staat Opdrachtbevestigingen over leverdata digitaal aan te leveren.
2
1.10
Eis
Facturen dienen digitaal te worden ingediend via
[email protected]
1.11
Eis
1.12
Eis
1.13
Eis
1.14
Eis
Alle prijzen welke worden weergegeven dienen „all-in‟ te zijn, inclusief salariskosten, overheadkosten, kosten voor gebruik apparatuur, kosten van keuringen, certificaten, verzekeringen, plaatsing, montage, reis- en verblijfskosten levering, transport zowel horizontaal als verticaal, plaatsing, montage, teruggave afval en verpakkingsmateriaal en gebruiksinstructie etc. De prijzen zijn exclusief BTW. Het niet bekend zijn met de situatie bij de gemeente Groningen kan nimmer aanleiding zijn tot verrekening. Inschrijver gaat ermee akkoord dat gedurende de garantieperiode alle reparaties zonder enige kosten voor Opdrachtgever worden uitgevoerd. Dit, uitgezonderd reparaties ten gevolge van onjuist gebruik van het meubilair door Opdrachtgever. Inschrijver gaat akkoord dat Opdrachtgever ten behoeve van de proefopstelling kosteloos over producten uit de genoemde aanbesteding kan beschikken. De proefopstelling zal ten hoogste een week (1) weken in beslag nemen.
H2 Onderhoud en service Onder (correctief) onderhoud wordt verstaan: het op afroep repareren van meubilair of onderdelen van het meubilair. Onder service wordt verstaan: - het op verzoek geven van een gebruikersinstructie; - het op verzoek bijstellen (maken van kleine aanpassingen aan) van meubilair. NR Eis Omschrijving 2.1 Eis Afhankelijk van het “mankement” kan onderhoud en/of service op afstand ingevuld worden. Bijvoorbeeld door het versturen van een foto met klachtomschrijving door de Opdrachtgever en een (schriftelijk) advies daarop van de opdrachtnemer. 2.2 Eis Correctief onderhoud, welke niet onder de garantie valt, wordt, afhankelijk van de noodzaak, verleend binnen vijf (5) werkdagen na melding. 2.3 Eis Van de Inschrijver wordt een eigen service apparaat gevraagd op maximale afstand gevestigd van de gemeente Groningen, waarbij de maximale aanrijtijd van 60 minuten gewaarborgd is. 2.4 Eis Jaarlijks wordt preventief onderhoud verricht 2.5 Eis Onderdelen dienen uitwisselbaar te zijn, zodat zij achteraf opnieuw inzetbaar zijn. Onder onderdelen worden alle componenten van het meubel verstaan; van werkblad tot zitting tot scharnieren, wieltjes etc. 2.6 Eis Onderhoud en reiniging dient eenvoudig en zonder enige vorm van schade te kunnen geschieden d.m.v. gangbare milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen. 2.7 Eis Richels, naden en handgrepen dienen eenvoudig gereinigd te kunnen worden. Garantie NR Eis 2.8 Eis
2.9
Eis
2.10
Eis
2.11
Eis
2.12
Eis
Omschrijving De levensduur van het aangeboden kantoormeubilair inclusief eventueel bewegende delen en het vulmateriaal moet bij normaal gebruik (daar waar het voor bedoeld is) moet minimaal 5 jaar zijn. Bij reparaties of vervangingen gedurende de garantie periode worden geen loonvoorrij- of reis- en verblijfkosten in rekening gebracht. Dit, uitgezonderd reparaties ten gevolge van onjuist gebruik van het meubilair door Opdrachtgever. Voor het vulmateriaal geldt dat na 5 jaar een hoogte- en hardheidsverlies mag optreden van maximaal 20%. Bij een niet goed functioneren (binnen 5 jaar, of meer dan 20%) dient leverancier zorg te dragen voor een (kosteloze) vervanging. Het kantoormeubilair dient te allen tijde vrij te zijn van fabricage- en/of materiaalfouten en hun werking voldoet aan de binnen Europa en specifiek binnen Nederland geldende wettelijke voorschriften. Bij aflevering van het meubilair dient ook een bijbehorend garantiebewijs en onderhoudsvoorschrift/reinigingsvoorschrift te worden geleverd.
3
Klachtafhandeling NR Eis Omschrijving 2.13 Eis Gemelde klachten dienen binnen 5 werkdagen verholpen te zijn. 2.14 Eis Inschrijver dient een duidelijk klachtenregistratiesysteem te gebruiken. Zowel schriftelijk als mondeling geuite klachten dienen te worden geregistreerd en daaruit voortvloeiend een schriftelijke terugkoppeling na afhandeling te versturen naar de Opdrachtgever. 2.15 Eis Inschrijver dient één meldpunt door te geven voor het melden van klachten.
Reparaties NR Eis 2.16 Eis 2.17
Eis
Omschrijving Reparaties die vallen binnen de garantietermijn worden aan huis en binnen 5 werkdagen na melding uitgevoerd. Spoedreparaties dienen binnen twee werkdagen na melding uitgevoerd/opgelost te worden. ( zie ook punt 2.23)
Leveranties en (de)montage NR Eis Omschrijving 2.18 Eis Orders dienen in zijn geheel te worden geleverd, tenzij anders overeengekomen. 2.19 Eis De leveringstermijn is maximaal 8 weken na (schriftelijke opdracht) besteldatum. Uiteraard gaat de voorkeur uit naar een korter leveringstermijn dan de 8 weken. 2.20 Eis Montage van hetgeen geleverd dient op de aflever dag te geschieden. 2.21 Eis Een manco of anderszins onjuiste levering wordt direct retour genomen. 2.22 Eis Inschrijver dient voldoende kennis te vergaren van de gemeentelijke organisatie v.w.b. de leveranties en oplossingsgerichtheid bij evt. vraagstukken en problemen. 2.23 Eis Indien Inschrijver om welke reden dan ook niet aan zijn leveringsverplichting kan voldoen of er sprake is van een reparatieperiode, dient deze zo nodig bereid te zijn kosteloos leenmeubilair ter beschikking te stellen van minimaal hetzelfde niveau en kwaliteit. E.e.a. dient altijd in overleg te gaan met Opdrachtgever. 2.24 Eis Het aangeboden kantoormeubilair en (reserve)onderdelen dienen minimaal 8 jaar na leverbaar te zijn. 2.25 Eis Materialen moeten met behulp van huis-,tuin- en keukengereedschap van andere materialen in het meubel (exclusief oppervlaktebehandeling) zijn te scheiden. Deze eis geldt niet voor: - composieten of samengestelde panelen; - onderdelen: zoals een gasveer, besturingskast of elektromotor waarvan de fabrikant voorschrijft dat deze alleen mogen worden gedemonteerd door gekwalificeerd personeel.
4
H.3 Stoffering en coating NR Eis Omschrijving 3.1
Eis
3.2
Eis
3.3
Eis
3.4
Eis
3.5
Eis
Gebruikt textiel bevat geen: - gechloreerde kunstvezels - gehalogeneerde brandvertragers, behalve wanneer van toepassing van een of meer van dergelijke stoffen op grond van wettelijke regelingen is voorgeschreven - benzidine analoge kleurstoffen. Pigmenten en kleurstoffen of specifieke textielvezels in gebruikte stoffen/textiel mogen/mag geen schadelijke stoffen/zware metalen te bevatten hoger dan genoemde concentraties/waarden als: - Antimoon; 300 mg/kg (polyester) en 50/250 mg/kg (kleurstof/pigment), - Arseen; 50 mg/kg (kleurstof/pigment), - Zink 1000 mg/kg elastane en 1500/1000 mg/kg (kleurstof/pigment), - Chroom totaal; 100 mg/kg (kleurstof/pigment), - Tin; 250 mg/kg (kleurstof), - Nikkel; 200 mg/kg (kleurstof), - Koper; 250 mg/kg (kleurstof). De in-op het meubel gebruikte coating voldoet aan grenswaarden voor emissie van antionium, arseen,barium, cadmium, chroom, lood, kwik en selenium zoals vermeld in EN 71-3. Formaldehyde; het plaatmateriaal dient te voldoen aan formaldehyde klasse E1, volgens EN 120, EN 717-1 of EN 717-2. Stoffering dient slijtvast te zijn.
Toeleveranciers NR Eis Omschrijving 3.6 Eis Problemen met toeleveranciers komen nimmer voor rekening van de Opdrachtgever, mits er sprake is van overmacht.
Verpakkingen NR Eis Omschrijving 3.7 Eis Inschrijver dient gebruik te maken van milieuvriendelijke en meervoudig te gebruiken (transport)Verpakkingen. 3.8 Eis Verpakkingen dienen na levering retour genomen te worden door Inschrijver.
H.4 perceel 1 Bureaus NR eis 4.1 Eis
4.2
Eis
4.3
Eis
4.4
Eis
Omschrijving Uit het oogpunt van de facilitaire beheersbaarheid en duurzaamheid (circulair gebruik) is het de wens om een meubellijn te kiezen met een zo genaamde technisch platform. Uit te voeren op basis van dit uniforme platform met 4-poot, T-poot, Duo, of wangen onderstel. Maar tevens aan te passen naar de verschillende vormen met hergebruik van de materialen. Dus van T-poot aan te passen naar wang, duo naar enkel en terug etc. De Inschrijver wordt gevraagd de werking van dit platform en de mogelijke verschijningsvormen middels een helder overzicht aan te tonen. Meubellijn dient middels vier uitwisselbare basiswerkvormen aan een zo groot mogelijk aantal activiteiten qua werken te voldoen. Bij de gesloten (concentratie) werkvorm dient de hoogteverstelling geïntegreerd te zijn in de metalen zijwand. De hoogteverstelling dient een afgesloten geheel te zijn in hetzelfde materiaal als de zijwand. Er mag geen opening ontstaan om letsel aan de gebruiker tijdens het verstellen te voorkomen De hoogte in- c.q. verstelling dient 62 – 86 cm. te bedragen en dient optioneel verhoogd te kunnen worden naar stahoogte.
5
4.5
Eis
De hoogte in- c.q. verstelling dient door middel van een slingerverstelling of gasveer aan de aanzitzijde in één handeling (makkelijk) verstelbaar te zijn. Ten behoeve van een zit / sta werkplek geldt dat deze door middel van elektrische bediening in hoogte te verstellen dient te zijn. 4.6 Eis Zit / sta mogelijkheid dient aangeboden te kunnen worden in alle gevraagde uitvoeringen. 4.7 Eis Meubellijn dient opgebouwd te worden rondom een kerntraverse waarbij de stabiliteit in zowel horizontale- en diepte uitvoering gewaarborgd wordt. 4.8 Eis Het blad van de meubellijn dient inclusief de blad c.q. framedragers gedemonteerd te kunnen worden zonder vormverlies. 4.9 Eis De bevestiging van de poten aan het frame dient een verbinding van staal op staal te zijn en de bevestiging van staal op staal dient middels schroefbevestiging te zijn. 4.10 Eis De (de)montage van 1 standaard werkplek mag maximaal twee handelingen betreffen i.v.m. facilitaire beheersbaarheid. 4.11 Eis De meubellijn moet uit te voeren zijn als zgn. duo (2, 4, 6 persoons) uitvoering waarbij individuele verstelling mogelijk blijft. 4.12 Eis De meubellijn dient met alle gangbare ICT voorzieningen geïntegreerd te kunnen worden. 4.13 Eis De werkplekken in wangen en gesloten uitvoering dienen voorzien te kunnen worden van akoestische eigenschappen. 4.14 Eis Bij duo werkplekken en meer persoon opstellingen dienen scheidingswanden geplaatst te kunnen worden van aantoonbaar duurzaam materiaal. Optioneel dienen deze magnetisch te kunnen worden aangeboden. 4.15 Eis Bladen zijn vervaardigd spaanplaat welke geheel voldoet aan de huidige FSC eisen, zijn afgewerkt met een krasbestendige melamine toplaag die is voorzien van kantenband aangezet met behulp van lasertechnologie. De dikte van het blad dient tussen de 12 – 18 mm te liggen. 4.16 Eis Het bureau dient in minimaal 5 nader te bepalen RAL, uni of vergelijkbare kleuren verkrijgbaar te zijn. Dit is van toepassing op de bladen en het onderstel. 4.17 Eis De aangeboden bureaus dienen te voldoen aan de norm NEN-EN 527-1, NEN-EN 527-2 en NEN-EN 527-3. Verklaringen van een daartoe bevoegde instantie kunnen tijdens het verificatiegesprek worden opgevraagd. 4.18 Eis De aangeboden bureaus dienen minimaal te voldoen aan de aanbevolen “Nederlandse werktafel” zoals gehanteerd in de praktijkrichtlijn NPR 1813 + C1 2011 tabel A.3 kantoortafel . Verklaringen van een daartoe bevoegde instantie kunnen tijdens het verificatiegesprek worden opgevraagd. Kasten en ladeblokken. 4.19 Eis Bij het programma behoort een uitgebreid kastenprogramma, waaronder minimaal stalen akoestische schuifdeurkasten en in twee hoogte maten ( 136 cm = 3 ordner hoog en 195 cm = 5 ordner hoog) verkrijgbaar zijn. Daarnaast behoren stalen roldeurkasten, eventueel met kunststof deuren en stalen ladeblokken tot het standaard leveringsprogramma van de leverancier. De kasten dienen te zijn voorzien van het reguliere aantal legborden. En indien nodig en op aanvraag geleverd te worden met hangmappensysteem op telescoop geleiders.
6
H.5 perceel 2 Bureaustoelen NR Eis Omschrijving 5.1 Eis In het kader van gezond en verantwoord zitten dienen de bureaustoelen standaard te beschikken over een blokkeerbaar bewegingsmechanisme. De stoel beschikt over een kantelmechanisme waarbij de zitting en de rugleuning in een hoek van 1 op 1 ten opzichte van elkaar bewegen of een stoel met synchrone mechaniek welke niet 1 op 1 is. U dient in een bijlage een beschrijving te geven van uw bewegingsmechanisme, waaruit het dynamisch zitten blijkt. 5.2 Eis De bureaustoelen dienen een minimale garantie van 8 jaar te hebben op de gehele stoel inclusief stoffering. 5.3 Eis De bureaustoelen dienen zo CO2 neutraal mogelijk vervaardigd te worden. U dient hiervoor een opgave te doen van de aantoonbaar gemeten CO2 uitstoot per vervaardigde stoel, bijvoorbeeld middels EPD. 5.4 Eis In het kader van een flexibel gebruik dienen de bureaustoelen maximale gebruikersvriendelijkheid te bieden. 5.5 Eis De bureaustoelen dienen te beschikken over een zo min mogelijk aantal bedieningsknoppen. Dubbele bedieningsknoppen zullen als één (1) worden gezien. 5.6 Eis Eis vervallen, zie nota van inlichtingen 1-5-2015 vraag 42. 5.7 Eis De bureaustoelen dienen zonder gebruikmaking van knoppen zowel naar voren als naar achter mee te bewegen met de gebruiker (+5% naar voren en -14% naar achteren). 5.8 Eis De bureaustoelen dienen vrij te zijn van technisch (bv smering van mechanieken) onderhoud. 5.9 Eis Aantoonbaar te voldoen aan de NEN EN 1335-1 (afmetingen). 5.10 Eis Aantoonbaar te voldoen aan de NPR 1813 versie 2009. 5.11 Eis De stoffering dient minimaal te voldoen aan 80.000 Martindale en brandvertragend te zijn volgens EN 1021-1/2; 5.12 Eis Een productpresentatie door dealer/fabrikant is onderdeel van de aanbesteding bij proefplaatsing zal er begeleiding door de dealer/fabrikant worden verzorgd. 5.13 Eis De standaard kleurstelling van de bureaustoel dient zwart te zijn en indien gewenst ook nog in twee nader te bepalen kleuren. 5.14 Eis Inschrijver kan aangepaste stoelen leveren in de range (binnen dezelfde model met dezelfde uitstraling) van de aangeboden bureaustoelen d.m.v. hoge of lagere gasveren en hogere of lagere rugleuning.
7
