Programma 4
Schiermonnikoog tot uw dienst Doel: vergroting van de dienstverlening van de gemeentelijke organisatie aan de burgers, aan bedrijven en aan gasten. Het tweede doel is het optimaliseren van de bestuurlijke taken.
Programmaonderdeel 4A Burgerzaken ►4A “Dienstverlening aan burgers” Wat willen wij bereiken? Vergroting dienstverlening aan de burger.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? In 2010 is hard gewerkt aan de uitvoering van het realisatieplan egem-i: “De gemeente Schiermonnikoog geeft antwoord”. Dit realisatieplan is in februari 2010 door de gemeenteraad vastgesteld. In de paragraaf bedrijfsvoering is al gerefereerd aan de activiteiten die we hebben ontplooid, maar ook hier zoomen we nog even in op de vele zaken die we hebben gedaan. Dit doen we aan de hand van de projectomschrijvingen in het realisatieplan egem-i.
project 2: inrichting organisatie In 2010 stonden twee trajecten centraal, te weten de gezamenlijke uitbesteding van ICT door VAST aan Leeuwarden en de ontwikkeling van Documentaire InformatieVoorziening (DIV) en de balie (klantcontactcentrum).
2a Gezamenlijke uitbesteding ICT VAST aan Leeuwarden Deze zomer zijn de onderhandelingen over de uitbesteding van ICT in een eindstadium gekomen. Op dit moment worden de productencatalogi en dienstverleningsovereenkomsten met het bij behorende kostenplaatje ontwikkeld. In december 2010 is het voornemen tot uitbesteding van de ICT aan de gemeente Leeuwarden aan de gemeenteraad voorgelegd. De raad heeft met het voorstel ingestemd en in januari 2011 zal de samenwerkingsovereenkomst met Leeuwarden worden ondertekend
2b Ontwikkeling documentaire informatievoorziening (DIV) en publieksbalie In het realisatieplan egem-i is aangegeven dat opnieuw nagedacht moet worden over de inrichting van de balie (klantcontactcentrum) en DIV. Dit omdat nieuwe producten zullen worden verstrekt (BAG, WABO), maar ook omdat digitalisering van de documentenstroom in de organisatie een steeds grotere rol gaat spelen. Hiervoor hebben we adviesbureau Ofelon ingehuurd. Dit adviesbureau gaat onze medewerkers coachen bij de invoering van een nieuw dienstverleningsconcept en bij de verdere ontwikkeling van DIV, door middel van het invoeren van zaakgericht werken.
project 3: inrichting basisregistratie
BAG Na twee jaren hard werken is in de eerste week van 2011 de gemeente Schiemronnikoog aangesloten op de landelijke voorziening Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG). In de BAG worden alle adressen en de gehele levensloop van gebouwen van nieuwbouw, verbouw tot sloop bijgehouden. Het systeem is vergelijkbaar met de GBA, waarin de levensloop van personen wordt bijgehouden. De invoering van de BAG heeft meer tijd gekost dan we hadden ingeschat. Dit betekent ook dat de externe kosten om een en ander goed te begeleiden hoger zijn dan verwacht. Ook heeft het inbedden van de werkprocessen BAG een grote impact op de organisatie. De invoering van de BAG heeft fundamentele gevolgen voor de wijze waarop het werk van onze medewerkers er uit ziet. Niet duidelijk is wat de structurele
extra benodigde menskracht zal zijn, nu we zijn aangesloten op de BAG. Dit inzicht zal het project rond DIV en publieksbalie (zie paragraaf 2b van dit thema) moeten opleveren, aangevuld met de eerste ervaringsgegevens in de eerste jaren dat we de BAG uitvoeren.
BRP Ook het project Basisregistratie Personen speelt op dit moment volop binnen de organisatie. We waren verplicht om per 1 januari 2010 aan te sluiten op de landelijke terugmeldvoorziening. Alhoewel dit gerealiseerd is, werken we intern nog niet conform de landelijke systematiek. We voldoen dus nog niet aan de landelijke vereisten. Inmiddels zijn de ICT-voorzieningen om conform deze systematiek te werken op orde. De komende maanden zullen alle medewerkers die vergunningen / ontheffingen verlenen een instructie krijgen hoe conform de landelijke voorschriften gewerkt moet worden. Voor onze klanten, die een ontheffing / vergunning aanvragen betekent dit dat zij verplicht worden om hun Burgerservicenummer te vermelden op hun correspondentie met de gemeente. Voor onze medewerkers betekent dit dat de gegevens van alle vergunningaanvragen moeten worden gecontroleerd in de landelijke GBA (natuurlijk persoon) of bij de Kamer van Koophandel (bedrijf). Vooral voor de ontheffingverlening levert dit omslachtige situaties op.
Project 4: opbouw geo-informatie Geografische informatievoorziening (IGI) We zijn er in geslaagd om de diverse kaartlagen waarover we beschikken te koppelen in een raadpleegomgeving. Het gaat dan om de kaartlagen van WION (riolering), pandenkaart (BAG), luchtfoto’s, kadaster en topografie. Het voornemen is om dit systeem uit te breiden met kaartlagen van het bestemmingsplan en bodemkaarten. Aangezien deze raadpleegomgeving open-source software is, betekent dit dat hier geen ICT kosten aan verbonden zijn. Een meevaller dus. Uiteraard dienen wel de diverse kaartlagen beheerd te worden. Dit gaan we samen met de Friese Waddeneilanden te gaan doen.
Project 5: omgeving Invoering omgevingsvergunning (WABO) De WABO is op 1 oktober 2010 ingevoerd. Voor de burger houdt dit in dat het mogelijk wordt om (bouw) aanvragen digitaal in te dienen. Omdat we verwachten dat vanaf dan ongeveer 80% van de aanvragen digitaal wordt ingediend, hebben we besloten de afhandeling en archivering van de WABO volledig digitaal te gaan doen. Dit vergemakkelijkt ook de informatie-uitwisseling met onze samenwerkingspartners. Ook voor de WABO geldt dat dit ingrijpende gevolgen heeft voor de wijze waarop onze medewerkers nu werken. Dit gaan we verder uitwerken in het project dat is gericht op de ontwikkeling van DIV en de Publieksbalie. Ook is nog niet duidelijk of we op lange termijn gaan voldoen aan de kwaliteitseisen die landelijk aan de uitvoering van de WABO worden gesteld. Mogelijk worden wij dan gedwongen om delen van onze dienstverlening onder te brengen in een Regionale uitvoeringsdienst (RUD). Een constructie die analoog is aan de wijze waarop we nu al de milieuvergunningverlening hebben geregeld. Voor ons is daarbij een randvoorwaarde dat het loket waar onze inwoners en bedrijven aanvragen en advies kunnen inwinnen op het eiland is.
Digitale uitwisseling ruimtelijke processen (DURP) Ook hier is een succes te melden: het is gelukt om ons bestemmingsplan dorp digitaal beschikbaar te stellen. Ons bestemmingsplan is nu te vinden op de site ruimtelijkeplannen.nl en kan dus door alle belanghebbenden digitaal worden geraadpleegd. Daarmee voldoen we nu aan de landelijke eisen. Het is nu van belang om ook de andere bestemmingsplannen te updaten en te digitaliseren. Het betreft dan het bestemmingsplan Buitengebied en het bestemmingsplan Waddenzee.
Wet informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (WION) Begin 2010 hebben we een programma aangeschaft, waarmee de informatie uitwisseling over ondergrondse netwerken kan worden uitgevoerd. De WION-applicatie is speciaal bedoeld voor derden die graafwerkzaamheden in de openbare ruimte uitvoeren. Vroeger waren dit de zogenaamde KLIC meldingen. De gemeente is binnen dit informatienetwerk verantwoordelijk voor de gegevens over de riolering. Grote delen van ons rioleringsstelsel zijn al digitaal beschikbaar. Deze gegevens zijn echter opgeslagen in een verouderd softwarepakket. Hiervoor is nog een conversieslag nodig van ons oude rioleringsapplicatie naar het nieuwe WION-systeem. Aanvullend op onze bestaande digitale gegevens zijn in maart / april een aantal persleidingen ingemeten en ingeladen in het WION-systeem. In juli is onze WION-applicatie aangesloten op de gegevens van het kadaster. Daarmee voldeden we aan de wettelijke vereisten. In september / oktober zijn de laatste digitale gegevens van ons rioleringsstelsel in het WION systeem geplaatst. Ook zal gekeken worden hoe de huisaansluitingen in dit systeem kunnen worden ondergebracht. Dit is echter geen wettelijke verplichting.
Project 6: inrichting elektronische dienstverlening In de eerste acht maanden heeft de nadruk gelegen op de invoering van de BAG, BRP, WION en WABO. Dit betekent dat we in die maanden niet toegekomen zijn aan de verdere uitwerking van de electronische dienstverlening. In het najaar van 2010 hebben we de basis gelegd voor het electronische loket, door aan te sluiten bij DIGID, waarmee de burger zich electronisch kan identificeren. Ook hebben we een internetkassa aangeschaft, waarmee de burger electronisch gemeentelijke produkten kan betalen. We verwachten dat in het eerste halfjaar van 2011 de eerste gemeentelijke produkten via het digitale loket kunnen worden afgenomen. Ook zijn we er in geslaagd om onze gemeentelijke regelgeving via een landelijke website te publiceren. Een stagiaire heeft ons hierbij geholpen. Daarmee hebben we de wettelijke deadline van 1 januari 2011 gehaald.
Programmaonderdeel 4B Vergunningen ►4B “Vergunningen” Wat willen wij bereiken? -
Vergroting van de dienstverlening aan de burger
-
Bevorderen rechtsgelijkheid van de burger (doelstelling B&W)
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Zie paragraaf 4a, waar we ingegaan zijn op de invoering van de WABO. Ten aanzien van de handhaving hebben we in 2010 extra aandacht besteed aan de bouwcontroles. Ook is er veel energie gestopt in de handhaving van het gebruik van bijgebouwen. Daarbij zijn er enkele voorcontroles op het gebruik van woningen uitgevoerd. In 2010 is aan de raad een handhavingsprogramma voor gelegd, waarin het accent ligt op de gebruik van permanente woningen en van recreatiewoningen. In het afgelopen jaar is in kaart gebracht om hoeveel gevallen het mogelijk gaat en tevens is gestart met het formuleren van een handhavingsprocedure voor de aanpak van deze gevallen. Hierbij is veel tijd besteed aan de juridische haalbaarheid van de verschillende procedures, aangezien er weinig tot geen jurisprudentie is waaraan deze zaken kunnen worden getoetst. Hierin is ook samenwerking gezocht met de andere Friese Waddeneilanden. De opzet hiervoor is in 2010 dan ook afgerond zodat de procedures in 2011 in gang kunnen worden gezet.
Programmaonderdeel 4C Bestuur ► 4C “Rechtmatigheid” Wat willen wij bereiken? Naast de huidige goedkeuring van de jaarrekening voor wat betreft de getrouwheid van de cijfers, tevens een goedkeuring voor de rechtmatigheid te beginnen met de jaarrekening 2006.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Het project rechtmatigheid is afgerond en heeft geleid tot goedkeurende verklaring over de jaarrekeningen van 2006 tot en met 2008. De aanbevelingen van de accountant en de bevindingen van de door ons zelf gedane interne controles zullen worden opgepakt door de organisatie met als doel om de beheersing van onze processen verder te optimaliseren. Jaarlijks worden de processen met financiële stromen opnieuw gecontroleerd in het kader van rechtmatigheid.
Programmaonderdeel 4D Afvalstoffen en riolering ► 4D / 1 “Afvalinzameling” Wat willen wij bereiken? Een systeem van afvalinzameling waarbij huishoudelijke, bedrijfsmatige en toeristische afvalstromen worden gescheiden en registratie van het aangeboden afval mogelijk is. Het systeem moet passen in het aanzien van en karakter van het dorp. De kosten voor zowel de inwoners als bezoekers moeten binnen de perken blijven.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Het systeem van ondergrondse afvalinzameling werkt goed. Onze ervaringen zijn positief, mede op grond van de reacties van eilanders en recreanten. We zijn de eerste gemeente in Nederland waar de complete afvalinzameling ondergronds gebeurd en dat heeft geleid tot belangstelling van buitenaf. De andere Waddeneilanden, maar ook walgemeenten, zijn geïnteresseerd in het ondergrondse afvalsysteem en hebben daarover informatie bij ons opgevraagd. De gemeenten Vlieland en Terschelling hebben serieuze plannen om ook “onder de grond te gaan”. Omdat sommige recreanten niet goed begrijpen hoe de inwerpzuilen werken, hebben we een sticker besteld waarop nog eens duidelijk staat aangegeven hoe de inwerpzuil werkt. Deze sticker wordt op iedere inwerpzuil geplakt. Verder gaan we een tweede ondergrondse container plaatsen bij Vita Maris. Aan het einde van de Badweg en nabij Bungalowpark de Monnik worden extra ondergrondse glascontainers geplaatst. Uw raad heeft ingestemd met de inrichting van de nieuwe milieustraat en de aanbesteding van het werk vindt zo spoedig mogelijk plaats. Voorafgaande aan de totstandkoming van het plan hebben we veel overleg gepleegd met de provincie Fryslân over de milieuvergunning voor het overslagstation. De provincie stelde naar onze mening te stringente eisen, waardoor de exploitatie van de milieustraat zowel in praktische als in financiële zin niet realiseerbaar was. Gelukkig is er een compromis bereikt dat voor beide partijen werkbaar is. Ook hebben we veel tijd en energie gestoken in het ontwikkelen van een kleine en efficiënte milieustraat. Uitgangspunt daarbij was dat zowel de beheerder (gemeente) als de vervoerder op een zo efficiënt mogelijke wijze gebruik kunnen maken van de milieustraat. Daardoor is van het huidige overslagstation een gedeelte van ongeveer 3000 m² vrijgekomen dat voor andere doeleinden kan worden aangewend. Ook hebben we samen met Omrin onderzoek verricht naar een efficiëntere beheersvorm van de milieustraat en de mogelijkheid om het vervoer van de afvalstromen beter te stroomlijnen, om zo kosten te besparen.
► 4D /2 “Riolering” Wat willen wij bereiken? Een goed en adequaat beheer van de riolering in het belang van de volksgezondheid, het milieu en het beperken van wateroverlast. Dit tegen de laagst mogelijk maatschappelijke kosten.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Het gemeentelijke rioleringstelsel laten we regelmatig inspecteren met camera’s. Uit de camera inspecties bleek dat de riolering in de wijk Martjeland op meerdere plaatsen in slechte staat verkeerde. Daarom hebben we in een notitie aan uw raad voorgesteld de voorgenomen vervanging van de drukriolering uit te stellen en in plaats daarvan de riolering in het Martjeland te vervangen. Uw raad heeft daarmee ingestemd. Uit oogpunt van kostenbesparing zijn de vervanging van de riolering in het Martjeland en de renovatie van het Vuurtorenpad als één project aanbesteed. De bedoeling was de werkzaamheden voor de kersvakantie af te ronden, maar door de vroeg invallende vorst is dat niet gelukt.
Programmaonderdeel 4E Bestuurlijke samenwerking ► 4E “Ontwikkeling van de samenwerking in het Waddeneilandenverband” Wat willen wij bereiken ? Dat de kwaliteit van bestuur en organisatie wordt versterkt en gewaarborgd door uitbreiding van de intergemeentelijke samenwerking tussen de Waddeneilandgemeenten gericht op de verbetering van de slagkracht en duurzaamheid van de lokale organisaties vooral ook met het oog op de dienstverlening richting burger. Uitgangpunt is hierbij handhaven en versterken van de front office op alle eilanden en plenaire dan wel partiële samenwerking voor back office zaken en middelen.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? In het projectplan VAST op Koers hebben we vastgelegd dat de samenwerking tussen de Friese Waddeneilanden, Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling geïntensiveerd wordt. De periode 2009 en 2010 is gebruikt om deze geïntensiveerde samenwerking vorm te geven. In 2010 zijn in diverse projectgroepen voorstellen ontwikkeld hoe de samenwerking te organiseren op de thema’s die in het projectplan VAST op Koers genoemd zijn. Het gaat om Veiligheid / hulpverleningsdiensten, Natuur / RO, Bereikbaarheid, Ambitiemanifest / Duurzaamheid, Onderwijs, Volkshuisvesting, Milieu, Recreatie / toerisme en diverse thema’s op het terrein van bedrijfsvoering, zoals ICT en inkoop. De samenwerking op ICT terrein heeft geresulteerd in de uitbesteding van de ICT door VAST aan de gemeente Leeuwarden. De overeenkomst is op 19 januari 2011 ondertekend. Tot slot is ook het overleg van de portefeuillehouders van de Waddeneilanden vorm gegeven. In dit overleg worden de belangrijke gezamenlijke beleidsthema’s in samenwerking opgepakt. Om de samenwerking te ondersteunen en te faciliteren is in Harlingen een stevig, gezamenlijk secretariaat opgericht. Aan het eind van 2010 is dit secretariaat volledig bemenst en operationeel. Daarmee hebben we in 2010 een stevige basis gelegd onder de samenwerking. Vanaf 2011 komt het aan op uitvoering van de ontwikkelde plannen.
Programmaonderdeel 4F Voorlichting ►4F “digitale voorlichting” Wat willen wij bereiken? Communicatie met de burger dient vlot, correct en dienstbaar te zijn. Digitale dienstverlening dient waar mogelijk te worden aangeboden.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Op de ontwikkelingen rond digitale voorlichting zijn wij in paragraaf 4a ‘dienstverlening aan burgers’ ingegaan. Hier gaan we kort in op de reguliere voorlichtingsactiviteiten. Via de wekelijkse nieuwsbrief bracht het college voor het derde jaar gemeentelijk nieuws en deed mededelingen over besluiten. In de dorpsbode worden de besluiten nogmaals gepubliceerd en wordt verslag gedaan van de raadsvergaderingen. In de dorpsbode vertelt de burgemeester vanuit de burgemeesterskamer en items die interessant zijn voor dorpsbode-abonnees die niet op Schiermonnikoog wonen, worden ook gepubliceerd. In het najaar heeft het college een mediatraining gevolgd.
Programmaonderdeel 4G Archief ►4G “Archief” Wat willen wij bereiken? Een
efficiënte,
actuele
en
betrouwbare
afhandeling
van
poststukken
in
een
steeds
groeiende
documentenstroom.
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? In 2010 hebben we veel aandacht besteed aan de informatiestromen binnen de organisatie. Het bleek dat de documentaire informatievoorziening (DIV) grote raakvlakken heeft met de invoering van met name BAG en WABO. Het bleek dat ons bestaande postregistratiesysteem zonder al te veel moeite kon worden opgewaardeerd tot een document managementsysteem (DMS), zodat voorlopig dit systeem de digitale ontwikkelingen rond BAG en WABO kan ondersteunen. En dat is een meevaller. Wel brengen deze ontwikkelingen met zich mee dat werkprocessen op geheel andere wijze gaan verlopen (zaak- en object gericht werken). Hiervoor zal nog een gewenningstraject van ongeveer een half jaar in 2011 noodzakelijk zijn.
Progr.onderdeel 4H Afronding bouw gemeentehuis ►4H “Bouwtraject gemeentehuis” Wat willen wij bereiken? Afronding bouwtraject gemeentehuis
Wat hebben wij daarvoor gedaan in 2010? Geen activiteiten, bouwtraject is afgerond.
