Program Studi : KI-Manajemen Pendidikan : Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

: Syifa Fauziah

NIM

: 105018200738

Jurusan/Program Studi

: KI-Manajemen Pendidikan

Fakultas

: Ilmu Tarbiyah dan Keguruan

Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika dikemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, 29 April 2010

Syifa Fauziah

LEMBAR PENGESAHAN DOSEN PEMBIMBING SKRIPSI

PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG Skripsi Diajukan kepada Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Pendidikan Islam (S.Pd.I)

Oleh Syifa Fauziah NIM: 105018200739

Yang Mengesahkan: Pembimbing I,

Ulfah Andayani, M.Hum NIP. 150 289 371

Pembimbing II,

Drs. H. Mu’arif SAM, M.Pd NIP. 19650 7171 94031 005

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN JURUSAN KEPENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1431 H/2010 M

LEMBAR PENGESAHAN PANITIA UJIAN SKRIPSI Skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” oleh Syifa Fauziah dengan No. Induk Mahasiswa 105018200738 telah diujikan pada tanggal 10 Juli 2010 dan diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Strata Satu (S1) pada Jurusan/Program Studi KIManajemen Pendidikan. Jakarta, 16 Juni 2010 Panitia Ujian Munaqosah Ketua Panitia (Ketua Jurusan/Program Studi)

Tanggal

Tanda Tangan

.............................

.............................

.............................

.............................

.............................

.............................

.............................

.............................

Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed, M. Phil NIP.19560530 198503 1 002 Sekretaris (Sekretaris Jurusan/Prodi) Drs. Muarif SAM, M.Pd NIP. 19650717 199403 1 005 Penguji I Dra. Nurdelima Waruwu, M.Pd NIP.19671020 200112 2 001 Penguji II Salman Tumanggor, M.Pd NIP. 19450612 196510 1 001

Mengetahui Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Prof. Dr. Dede Rosyada, MA NIP. 19700617 199803 2 001

ABSTRAK

Syifa Fauziah, NIM 105018200738, Penelitian ini berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”. Skripsi, Jurusan Kependidikan Islam-Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta 2010. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui secara jelas tentang pelaksaan manajemen kearsipan mulai dari Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif yaitu suatu metode yang bertujuan menggambarkan bagaimana keadaan atau fenomena sebenarnya. Untuk pengumpulan data menggunakan pedoman observasi sebagai alat dalam data, wawancara untuk mengetahui pelaksanaan manajemen kerasipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang dengan mewawancarai Kepala Sekolah, Kabag. Tata Usaha, dan Staf Tata Usaha, dan dokumentasi untuk lebih memperkuat data-data yang telah didapatkan. Berdasarkan temuan-temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan yang diterapkan di SMP Bangun Nusantara sudah berjalan dengan baik, walaupun dalam pelaksanaannya masih terdapat kelemahan dan kekurangan. Hal ini dapat terbukti bahwa dalam pendistribusian arsip menggunakan beberapa sistem pencatatan yaitu dengan menggunakan Buku Agenda surat masuk dan surat keluar, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System), dan untuk mengorganisasikan arsip-arsip tersebut digunakan sentralisasi arsip sehingga memudahkan dalam penemuan kembali karena arsip disimpan secara terpusat disatu tempat yaitu di Kabag. Tata Usaha. Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan ke gudang sekolah. Kemudian, untuk Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna akan dimusnahkan dengan cara dibakar. Namun demikian, Penulis ingin memberikan saran yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang lebih baik lagi yaitu sebaiknya dalam mengelola arsip harus mempunyai arsiparis yang mengerti tentang manajemen kearsipan, serta diadakan pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan agar Petugas Kearsipan lebih memahami lagi mengenai kearsipan, karena peranan Pegawai Tata Usaha merangkap sebagai Petugas Kearsipan.

i

KATA PENGANTAR

Tiada untaian kata yang pantas diucapkan selain puji syukur kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan kasih sayang-Nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”. Shalawat teriring salam Penulis hanturkan kepada junjungan Nabi Muhammad SAW, para Sahabatnya, dan kepada kita semua sebagai umatnya. Skripsi ini diajukan untuk memenuhi syarat-syarat mencapai gelar Sarjana Pendidikan (S.Pd) pada Jurusan Kependidikan Islam Program Studi Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Dalam menyusun skripsi ini tidak sedikit hambatan, rintangan, dan tantangan yang Penulis temui, tetapi dibalik itu kesuksesan dalam menyusun skripsi ini tidak lepas dari peranan dan bantuan dari berbagai pihak, sehingga semua hambatan, rintangan, dan tantangan tersebut dapat Penulis atasi dengan baik. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang tiada terhingga kepada Ayahanda H. Azhari dan Ibunda Hj. Mardiah, seluruh kakak-kakakku serta suamiku (Ferry Zulfikar AS) dan Ismed Hasibuan yang telah membantu dan selalu memberikan dorongan motivasi serta bantuannya kepada Penulis, sehingga dapat terselesaikannya skripsi ini. Oleh karenanya dalam pengantar ini Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya dengan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada: 1. Prof. Dr. Komarudin Hidayat, MA, Rektor Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Dr. Dede Rosyada, MA, Dekan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Drs. Rusydy Zakaria, M.Ed, M.Phil, Ketua Jurusan beserta staf-stafnya yang telah mengarahkan Penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. ii

4. Drs. Syauki, M.Pd, Dosen Penasihat Akademik yang telah memberikan masukan bagi Penulis sehingga terselesaikannya skripsi ini. 5. Ulfah Andayani, M.Hum dan Drs. H. Mu’arif SAM, M.Pd, pembimbing dalam pembuatan skripsi, yang dengan sabar dan ikhlas meluangkan waktunya untuk memberikan arahan-arahan dan masukan-masukan kepada Penulis selama pembuatan skripsi ini. 6. Pimpinan dan segenap karyawan Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta dan Perpustakaan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan yang telah menyediakan buku-buku yang penulis butuhkan dalam pembuatan skripsi ini. 7. Drs. H. M. Ishak, SH, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara yang telah meluangkan waktunya untuk diwawancarai dan telah memberikan izin kepada penulis untuk mengadakan penelitian di sekolah ini 8. Opik Teguh Iman, Kabag. Tata Usaha beserta segenap pagawai Tata Usaha, yang telah memberikan informasi yang diperlukan dan meluangkan waktunya untuk diwawancarai. 9. Kawan-kawanku seperjuangan angkatan 2005 serta berbagai pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu, yang telah memberikan motivasi dan bantuannya kepada Penulis, sehingga terselesaikannya skripsi ini. Penulis panjatkan doa kepada Allah SWT semoga kebaikan mereka semua diterima disisi Allah SWT sebagai amal shaleh dan dengan balasan kebaikan yang berlipat ganda, amien. Akhirnya Penulis berharap, mudah-mudahan skripsi ini bermanfaat bagi Penulis maupun pembaca dan bagi perbaikan sistem dan pelaksanaan manajemen pendidikan, khususnya para mahasiswa dan pimpinan lembaga pendidikan tinggi.

Jakarta, 27 April 2010

Penulis iii

DAFTAR ISI

ABSTRAK .............................................................................................................................

i

KATA PENGANTAR........................................................................................................... ii DAFTAR ISI.......................................................................................................................... iv DAFTAR TABEL ................................................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR............................................................................................................. vii

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Masalah.............................................................................. 1

B.

Masalah Penelitian ...................................................................................... 5

C.

Manfaat Penelitian....................................................................................... 6

KAJIAN TEORI A.

B.

BAB III

Hakikat Arsip .............................................................................................. 7 1.

Pengertian Arsip .................................................................................. 7

2.

Jenis, Peranan Dan Fungsi Arsip ......................................................... 11

Manajemen Kearsipan................................................................................. 16 1.

Pengertian Manajemen Kearsipan ....................................................... 16

2.

Fungsi Manajemen Kerasipan ............................................................. 17

3.

Pelaksanaan Manajemen Kerasipan..................................................... 18

C.

Sistem Kearsipan yang Baik........................................................................ 51

D.

Kerangka Berpikir ....................................................................................... 53

METODOLOGI PENELITIAN A.

Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................................... 55

B.

Tujuan Penelitian......................................................................................... 56

iv

BAB IV

C.

Metode dan Jenis Penelitian ........................................................................ 56

D.

Teknik Pengumpilan Data ........................................................................... 56

E.

Teknik Analisis Data ................................................................................... 57

HASIL PENELITIAN A.

BAB V

Deskripsi dan analisis Data ......................................................................... 59

PENUTUP A.

Kesimpulan.................................................................................................. 78

B.

Saran............................................................................................................ 80

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 81 LAMPIRAN-LAMPIRAN ................................................................................................... 84

v

DAFTAR TABEL

1.

Tabel 1 .......................................................................................................... Contoh Terminal Digit (angka akhir) ......................................................................................... 32

2.

Tabel 2 .......................................................................................................... Contoh Middle-digit (angka tengah)........................................................................................... 33

3.

Tabel 3 .......................................................................................................... Contoh Jadwal Retensi................................................................................................................ 47

4.

Tabel 4 .......................................................................................................... Jadwal Penelitian ....................................................................................................................... 55

5.

Tabel 5 .......................................................................................................... Kisi-kisi Wawancara..................................................................................................................... 57

vi

DAFTAR GAMBAR

1. .............................................................................................................................Pokokpokok Proses Pemberkasan ............................................................................................... 24 2. .............................................................................................................................Contoh Klasifikasi Pada Arsip Nasional........................................................................................ 38 3. .............................................................................................................................Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip ....................................................................................... 50

vii

1

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Sebuah lembaga pendidikan swasta maupun negeri dalam mengelola pendidikan akan mengikuti standar nasional pendidikan yang telah diatur oleh PP No 19 Tahun 2005 yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan, kabupaten/kota, provinsi,

atau

nasional

agar

dapat

tercapai

efisiensi

dan

efektifitas

penyelenggaraan pendidikan. Untuk dapat mengelola pendidikan secara efisien dan efektif, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kearsipan untuk membantu dalam penyediaan informasi di suatu lembaga pendidikan agar pengelolaan pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga pendidikan adalah rekaman dari kegiatan lembaga pendidikan tersebut. Informasi tersebut tidak hanya dalam bentuk rekaman, tetapi dapat juga berupa surat, film, daftar gaji maupun foto-foto, informasi tersebut disebut arsip. Masalah pendidikan yang efektif bukan hal mudah dalam mengelola pendidikan, biasanya timbul beberapa masalah seperti: 1) Administrasi sekolah yang belum dibenahi dengan baik. Sebagai contoh data profil sekolah yang kurang dinamis; 2) Kurangnya kelengkapan kearsipan sekolah. Hal ini dapat dilihat dari SOTK (Susunan Operasi Dan Tata Kerja) sekolah, peta sekolah dan profil sekolah yang masih menggunakan data yang lama. 1

1

Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan; Pembuka Ruang Kreativitas, Inovasi, dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah, (Bandung: Alfabeta, 2009), h. 38.

1

2 Apabila dikaitkan dengan masalah di atas maka secara umum beban "terberat" dan persoalan penting yang dihadapi para pengelola kearsipan di setiap sekolah sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah profesi. Hampir disetiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan-persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar "pemulung kertas", institusi kearsipan dianggap sebagai "tempat rehabilitasi" orang-orang yang kena punishment (hukuman). Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan tertib kearsipannya. 2 Secara umum masih banyak terdapat masalah-masalah Sistem Kearsipan di setiap sekolah yang dapat menghambat pembangunan dan pengembangan kearsipan yang baik. Masalah tersebut di antaranya adalah: a). Masalah dari unsurunsur input kearsipan seperti data dan informasi yang tidak berkualitas, bahan instrinsik warkat seperti kertas, film, disket, peralatan yang tidak lengkap; keuangan organisasi untuk belanja bidang kearsipan yang kecil; dan sumber daya manusia yang tidak kompeten dan tidak mempunyai moral kerja yang baik. b). Masalah proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik, tidak tertib, tidak sesuai aturan, prosedur, dan metode yang benar. c). Ouput sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip yang baik, di mana arsip yang baru dan lama (aktif, inaktif, statis), penting, biasa dan tidak penting tersimpan secara tidak sisitematis, campur baur, sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali ketika dibutuhkan. d). Kelemahan 2

Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil,, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparisindonesia-sebuah-catatan-kecil/.

3 fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya seperti perencanaan kearsipan yang salah; pembagian kerja yang tidak adil dan tidak ada hubungan kerja yang efektif secara horizontal ataupun vertikal antarpegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap sistem kearsipan serta pengawasan kearsipan yang tidak efektif. 3 Kearsipan tidak hanya dilakukan oleh lembaga pemerintahan tetapi juga dilakukan oleh lembaga-lembaga pendidikan agar hal-hal yang dianggap penting tidak mudah hilang. Arsip-arsip yang ada dalam lembaga pendidikan antara lain adalah kurikulum dan proses pembelajaran, administrasi dan manajemen sekolah, organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan dan tenaga penunjang, pembiayaan/pendanaan, dan peserta didik. Jika dilihat dari nilai penting sebuah arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Sehingga seorang pakar kearsipan Mykland, mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsiparsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. 4 Menurut Kennedy and Schauder, Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsifungsi manajemen birokrasi (arsip dinamis), di samping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi (arsip statis). 5

3

Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006), Cet. I, h.27. Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparisindonesia-sebuah-catatan-kecil/. 5 Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparis-indonesiasebuah-catatan-kecil/. 4

4 Manajemen kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi. Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta diperlukan adanya pekerjaan ketatausahaan atau administrasi yang bersifat tertib dan menyeluruh untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mempermudah pelaksanaan administrasi tersebut, maka sistem kearsipan yang digunakan harus sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di sekolah benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi pendidikan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip. Idealnya, Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali. Oleh karena itu, seorang arsiparis yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar, teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar. Karena fungsi dari manajemen kearsipan adalah untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pemakaian, pemeliharaan, dan juga pemusnahan. Kecenderungankecenderungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat memperburuk

5 keadaan yang pada akhirnya menghambat tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan, baik secara mikro maupun makro. Problem-problem kearsipan sebagaimana telah diterangkan, terjadi dihampir setiap sekolah, termasuk di Sekolah SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Di sekolah ini dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang ditemukan kasus bahwa para petugas kearsipan kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting bagi suatu kantor, dan biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak. 6 Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip bagi sekolah ini, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “PELAKSANAAN

MANAJEMEN

KEARSIPAN

DI

SMP

BANGUN

NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG”

B. Masalah Penelitian 1. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut: a. Kurang terpeliharanya arsip dengan baik. b. Kurangnya pemahaman tenaga administrasi tentang manajemen kearsipan yang baik. c. Ruang penyimpanan arsip yang tidak memadai. d. Sistem penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. e. Peralatan penataan arsip yang tidak layak. 2. Pembatasan Masalah Mengingat luasnya permasalahan serta banyaknya kendala yang dihadapi, terutama

dari

segi

waktu,

biaya,

dan

kemampuan

penulis

dalam

menyelenggarakan penelitian, permasalahan penelitian ini dibatasi hanya pada : ”Pelaksanaan Manajemen Kearsipan mulai dari Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”. 3. Perumusan Masalah

6

Observasi, Tangerang, 20 Agustus 2009.

6 Dari latar belakang dan pembatasan masalah di atas, maka perumusan permasalahan dalam penelitian ini adalah Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? C. Manfaat Penelitian Melalui penelitian yang dilakukan diharapkan dapat memberi manfaat sebagai berikut: 1. Manfaat Teoritis Diharapkan penelitian ini dapat memberi masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan manajemen kearsipan terutama bagi mahasiswa manajemen pendidikan. 2. Manfaat Praktis a. Bagi Penulis Menambah pengalaman mengenai masalah yang berhubungan dengan pengelolaan arsip (mendapatkan ilmu mengenai prosedur kearsipan). b. Bagi Akademik Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambahan informasi.

7

BAB II KAJIAN TEORI

A. Hakekat Arsip 1. Pengertian Arsip Arsip berasal dari kata archeion (bahasa Yunani) dan archivum (bahasa Latin) artinya kantor pemerintah atau kertas yang disimpan di kantor tersebut, yang semula diterapkan pada record atau rekaman pemerintah (arsip). Dari kata archeion masih dapat ditemukan pada asalnya ialah arche. Dari kata arche terbentuk kata baru berupa: a) Archaios artinya kuno, misalnya kata archaeology artinya ilmu yang mempelajari peninggalan kuno, archaic artinya kuno atau usang, misalnya archaic word artinya kata yang sudah usang. b) Archi tempat utama, kekuasaan, misalnya kata architect artinya ahli membuat rancangan bangunan, archbishop artinya uskup agung. c) Archeion artinya kantor, gedung pemerintahan. Dari kata ini munculah istilah archivum, archives. Dahulu untuk materi arsip digunakan bahan seperti kayu, lempeng tanah liat, pahatan batu; semuanya merupakan kegiatan bisnis, administrasi maupun ketentuan hukum walaupun dalam bentuk media yang sangat sederhana. Sudah tentu arsip yang disimpan itu merupakan arsip yang sangat sulit disimpan namun memuat informasi berharga. Kemudian orang menggunakan kulit kambing, kulit sapi sebagai bahan arsip lalu berubah lagi menggunakan

7

8

sejenis rumput yang tumbuh di tepi sungai Nil yang dikenal dengan nama papirus. 21 Manajemen kearsipan (records management) sebagai suatu profesi merupakan suatu konsepsi baru. Sampai dengan abad ke 20 istilah manajemen kearsipan belum terdengar. Tetapi manajemen kearsipan sebagai suatu fungsi telah hadir jauh sebelumnya yakni, sekitar 7000 tahun yang lampau. Tahun 5000 SM masyarakat budaya Sumeria telah menghasilkan arsip yang pertama. Dilihat dari kacamata sekarang dokumen tertulis tersebut tidak dianggap sebagai bagian dari bahan arsip. Dokumen Sumeria tersebut berisi tentang halhal yang berkaitan dengan perniagaan, pinjaman, inventaris. Pengelolaannya dilakukan oleh pendeta kuil yang mengendalikan ekonomi Sumeria. Di Babylonia, manajemen kearsipan merupakan fungsi yang sangat penting, khususnya selama pemerintahan Hamurabi (1792-1759) dan Nebuchadnezzar II (630-563 SM). Arsip tersebut disimpan pada perpustakaan penguasa. Pada waktu itu perpustakaan berisi arsip niaga, dan kemudian berkembang koleksinya yakni literatur dan informasinya tentang ilmu pegetahuan, obat-obatan dan religi. Tidak sampai abad 15 terjadi pembaruan di bidang manajemen kearsipan. Pada saat itu sistem register di mana semua dokumen masuk dan keluar diberi nomor dan masuk melalui buku atau register mulai tercipta. Sistem register ini kemungkinan besar berasal dari zaman Romawi Kuno. Di masa itu sistem yang berlaku untuk mengelola dokumen adalah sistem register yang pada mulanya berasal dari para hakim (the magistrates) di dalam menyimpan arsip pribadinya. Pada tahun 1789 Perancis mendirikan Arsip Nasional, dan di Inggris pada tahun 1883. Sedangkan di USA baru tahun 1934, dan dari USA itulah mulai dikembangkan konsepsi daur hidup arsip. Dengan perkembangan siklus kehidupan arsip, manajemen kerasipan mulai beralih dari rangkaian usaha yang sporadis dan tidak saling berkaitan menjadi terorganisir, terstruktur, dan 21

Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, (Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996), Cet. I, h.2.

9

adanya pendekatan yang logis untuk penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip. Konsepsi tersebut sekarang telah berkembang ke beberapa negara lainnya dan perwujudannya berbeda-beda namun tidak bertentangan. 22 Pada dasarnya di masa lampau masih ada beberapa sistem kearsipan dilaksanakan di Indonesia khususnya pada zaman Belanda. Di antaranya adalah verbaal stelsel, resolutie stelsel dan sebagainya. Pada waktu pemerintahan nasional (Republik Indonesia) sistem yang berkembang adalah sistem agenda yang sudah tidak diberlakukan lagi pada masa Hindia Belanda, dikarenakan sering terjadi kesulitan di dalam penemuan kembalinya, karena sarana penemuan kembali hanya mendasarkan pada buku agenda baik melalui nomor surat, tanggal surat, pengirim surat, atau pun perihalnya. Menyadari kondisi kearsipan yang demikian parahnya maka pemerintah, dalam hal ini Arsip Nasional, melakukan berbagai usaha untuk melakukan penertiban di bidang kearsipan. Bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara pada tahun 1971, Arsip Nasional melakukan berbagai kegiatan yang juga sebagai realisasi amanat Undang-undang Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971. 23 Dalam Bab I Pasal I Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ”Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan”, menyatakan bahwa arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. 24 Basir Barthos menyebutkan bahwa arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai ”warkat”, pada pokoknya

22

Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan penyimpanan dalam manajemen kearsipan, (Jakarta: CV. Muliasari, 1997), Cet. 1, h. 9-11. 23 Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan…, h. 18-19. 24 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar (Edisi Revisi), (Bandung: Mandar Maju, 2001), Cet 2, h.185.

10

dapat diberikan pengertian sebagai: ”setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya. 25 Sutarto (1997:200) mengatakan arsip sebagai ”kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan kembali dengan cepat”. 26 Untuk lebih jelas, Peraturan Presiden 1961 No. 61 tentang ”Pokok-pokok Kearsipan Nasional” pada Pasal 1 memberikan batasan mengenai arsip sebagai berikut: a. Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. b. Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara phsyis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. 27 Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana karena mempunyai suatu kegunaan. Arsip mencakup arsip yang tertulis, arsip yang dapat dilihat ataupun yang dapat didengar. Sedangkan kearsipan adalah pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain adalah penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan arsip. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. 25

Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Bumi Aksara, 2003), h.1. 26 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, (Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006), Cet. I, h.33. 27 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2000), h.118.

11

2. Jenis, Peranan dan Fungsi Arsip a. Jenis-jenis arsip Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundangundangan arsip dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu: a. Arsip otentik Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. b. Arsip tidak otentik Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. 28 Jenis arsip berdasarkan medianya: a. Arsip berbasis kertas (convertional archives/records) adalah arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang dalam kertas. b. Arsip pandang-dengar (audio-visual archives/records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video, film, VCD, cassette recording, gambar static (foto). c. Arsip kartografik dan arsitektual (cartographic and arshitectural archive/records) adalah arsip yang berbasis kertas tapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket, atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya yang unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas lainnya. d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan dari teknologi informasi, khususnya komputer (mechine readable). 29 Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu: a. Arsip dinamis Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.

28

Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT Garamedia Pustaka Utama, 2005), Cet. 7, h.3-4. 29 M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsipan.pdf.

12

b. Arsip statis Yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 30 Masih pendapat yang sama, Basir Barthos pun membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu: a. Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. b. Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelengaraan administrasi sehari-hari. 31 Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam penyelenggaraan administrasi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu instansi akan disimpan selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di instansi tetapi mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. Wursanto (1991:21-30) melakukan penggolongan arsip menjadi beberapa bagian, yaitu: a. Menurut subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan. b. Menurut bentuk atau wujudnya arsip dapat diklasifikasikan menjadi arsip yang berbentuk tulisan, gambar, dan rekaman. c. Menurut nilai kegunaannya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam misalnya arsip yang mempunyai nilai guna administrasi, arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan, 30 31

Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h.2. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan..., h.4.

13

d.

e. f. g.

h.

arsip yang mempunyai nilai pelaksanaan kerja, arsip yang mempunyai nilai guna hukum, arsip yang mempunyai nilai guna keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, dan arsip yang mepunyai nilai guna pembuktian atau dokumenter dan nilai guna sejarah. Menurut sifat kepentingannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip vital, penting (esensial), dan biasa. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi. Arsip penting merupakan naskah yang mempunyai sifat-sifat seperti isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Sedangkan arsip biasa adalah naskah yang isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut. Menurut keseringan penggunaannya arsip dibedakan menjadi arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis/abadi. Menurut fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya misalnya arsip unit yaitu arsip yang disimpan di unit kerja (unit pengolah); arsip sentral, arsip yang disimpan di Unit Kearsipan (Pusat Arsip) organisasi, dan atau arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II. Menurut keasliannya, arsip digolongkan menjadi empat macam yaitu arsip asli, arsip tembusan atau tindasan, arsip salinan, dan arsip berupa petikan. 32

b. Peranan Arsip Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai ”pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam

setiap

organisasi

dalam

rangka

kegiatan

perencanaan,

penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan pengendalian setepat- tepatnya”. 33 Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan ”suatu ingatan dan

sumber

informasi

yang

akan

melancarkan

kehidupan

dan

perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan”. 34 32

Yohannes Suraja, Manajemen…, h.35-37. Basir Barthos, Manajemen Kearsipan..., h.2. 34 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran..., h. 116. 33

14

Menurut Anon Mirmani peranan arsip bagi suatu organisasi adalah: 1) Sumber informasi penting organisasi 2) Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi 3) Akuntabilitas organisasi 35 Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan, organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan. c. Fungsi Arsip Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah ”menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang ataupun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip dapat dibedakan menurut penggolongan arsip dinamis dan arsip statis”. Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan administrasi negara. Sedangkan arsip statis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan

sehari-hari

administrasi

organisasi

swasta

dan

administrasi negara. Tetapi pada saat-saat tertentu, secara insidental dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, riset, studi, dan keperluan lain.

35

Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307), artikel diakses pada 7 November 2009 dari http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf.

15

Jadi pada intinya arsip berfungsi sebagai sumber data dan informasi bagi yang membutuhkannya untuk keperluan individual dan atau organisasional. 36 Arsip tidak hanya penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintah, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan pemanfaatan arsip yang efisien. Menurut Sulistyo Basuki, fungsi arsip ialah: 1) Membantu pengambilan keputusan Dalam pengambilan keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan informasi. Contohnya pada keputusan jangka panjang perlu informasi yang lebih dalam, surut ke belakang beberapa tahun, informasi semacam itu ada pada arsip dinamis yang aktif dan inaktif serta arsip statis. 2) Menunjang perencanaan Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka panjang memerlukan informasi retrospektif yang tersedia pada arsip inaktif dan statis. Untuk membuat rencana jangka menengah antara 1 sampai 5 tahun memerlukan informasi yang terdapat pada arsip aktif, inaktif, dan semiaktif. Bagi perencana jangka pendek, informasi yang diperlukan terdapat pada arsip aktif. 3) Mendukung pengawasan Untuk melakukan pengawasan maka perlu informasi tentang rencana yang akan dilakukan, apa yang akan dilakukan,apa yang belum dilaksanakan. Setiap pelaksanaan tugas dibuatkan laporan yang disimpan untuk keperluan perencanaan, pengambilan keputusan dan pengawasan. 4) Sebagai alat pembuktian Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana atau perdata semua pihak memerlukan arsip untuk pembuktian dan menunjang tuntutan maupun pembelaan. 5) Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembaga/instansi Dengan adanya arsip maka perusahaan dapat memeriksa kegiatannya. Rekaman historis digunakan untuk merekam kegiatan badan dalam proses perekaman itu sehingga lembaga/instansi dapat mengubah kembali “ingatannya”.

36

Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 37-38.

16

6) Sebagai rujukan historis Arsip digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen. 37 B. Manajemen Kearsipan 1. Pengertian Manajemen Kearsipan Menurut Laksmi, dkk, manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Manajemen kearsipan juga mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain manajemen kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian memproses, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. 38 Menurut Yohannes Suraja, manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan

fungsi-fungsi

perencanaan

pengorganisasian,

penyusunan

personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumberdaya yang ada untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan (arsiparis, archievist), fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan untuk membiayai pelaksanaan kegiatan kearsipan. Pelaksanaan manajemen di dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan (proses). Demikian juga pengelolaan terhadap sistem kearsipan (manajemen kearsipan) di dalam setiap organisasi dimaksudkan agar tujuan kerasipan dapat dicapai secara efektif dan efisien. 39

37

Sulistyo Basuki, Pengantar…, h. 13-16. Laksmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, (Jakarta: penaku, 2008), Cet 2, h. 204. 39 Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 62. 38

17

2. Fungsi Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas-aktivitas perencanaan kearsipan, pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan, pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan pokok (operasional) kearsipan. Menurut Rick & Gow, Perencanaan kearsipan dilakukan dengan antara lain melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip, penyusunan pedoman pemrosesan surat dan naskah masuk maupun keluar, penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip, dan perencanaan fasilitas. Penyusunan personalia di bidang kearsipan mencakup pelaksanaan rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan, penggajian dan penjaminan kesejahteraan, pengembangan, dan pemberhentian pegawai yang mengurusi arsip organisasi. Pelaksanaan fungsi pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian

motivasi

kepada

pegawai

arsip

untuk

memelihara

dan

meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps (esprit de corps) antar pegawai di bidang kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan menggerakkan (actuating) pegawai, mempengaruhi dan membawa (leading) mereka untuk berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Ricks & Gow (1984: 315) mengemukakan bahwa fungsi pengawasan dilakukan dalam tiga bentuk yaitu: a. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol). Pengawasan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi (mengeliminasi) kesalahan-kesalahan dan problem yang dapat terjadi di dalam pelaksanaan kegiatan. b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung (concurrent control). Pengawasan ini mempengaruhi pegawai, peralatan, prosedur, dan kinerja. Misalnya pegawai arsip dalam penemuan dan pengembalian arsip yang dipinjam dapat melakukan dengan cepat dan arsip terjamin keamanannya.

18

c. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control). Fungsi ini dilakukan misalnya dengan membandingkan data historis pada tahun-tahun terakhir misalnya mengenai angka kecermatan arsip dan angka pemakaian arsip dengan standar kinerja. 40 3. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Untuk memberikan kemudahan pelaksanaan dan pengendalian pelaksanaan pengelolaan arsip diperlukan Standar operasional Prosedur (SOP). SOP adalah pedoman yang memuat mekanisme dan prosedur kerja setiap kegiatan atau penyelenggaraan

kearsipan

lembaga

pemerintah.

Sebuah

lembaga

pemerintahan/instansi dalam melaksanakan pembangunan bidang kearsipan harus menjalankan peran optimal dalam mendesain, membuat dan menyediakan SOP penyelenggaraan kearsipan mulai dari tahap penciptaan surat, pendistribusian, pengklasifikasian informasi arsip, penggunaan dan pemanfaatan, pemeliharaan, pengelolaan, penyusutan arsip arsip di lingkungan pemerintah/instansi. Dalam mendesain, membuat dan menyediakan Standar Operasional Prosedur (SOP) diperlukan dasar hukum kearsipan, di antaranya adalah: 1) Undang-undang No. 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan 2) Undang-undang Nomor 11 tahun 2008 Infromasi dan Transaksi Elektronik 3) Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Kebebasan Informasi Publik 4) Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen 5) Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi 6) Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 7) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI No.37 tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas 8) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional RI No.42 tahun 2006 tentang Tata Persuratan di Lingkungan Depdiknas 9) Keputusan Kepala Arsip Nasional RI No. 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi 10) Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1983 tentang Pedoman Umum untuk Menentukan Nilai Guna Arsip 11) Surat Edaran Kepala ANRI No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif .

40

Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 63-64.

19

Setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikan/kantor yang juga melewati siklus yang disebut juga dengan proses daur hidup arsip (life cycle). Proses daur hidup tersebut pada umumnya melalui beberapa tahap, yaitu: a. Tahap penciptaan (record creation) Penciptaan warkat (arsip) seperti surat dan naskah lainnya, pendesainan gambar, melakukan perekaman merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan operasional organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Warkat (arsip) lahir (ada) karena ada aktivitas pembuatan warkat (arsip) baik tertulis, gambar atau pun rekaman mengenai berbagai hal yang menyangkut organisasi, manajemen, informasi, orang, uang, barang, relasi publik, dan operasi organisasi lainnya. Aktivitas ini merupakan awal dari keberadaan warkat (arsip). Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan warkat (arsip). Hal-hal yang dimaksud yaitu: kejelasan isi, bentuk atau model, dan kualitas bahan yang digunakan untuk membuat warkat (arsip). Segi-segi penciptaan warkat (arsip) dalam kaitannya dengan kearsipan harus diperhatikan dan diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, di samping segi-segi itu penting dalam hubungannya dengan efektivitas komunikasi dan upaya membangun dan memelihara citra organisasi. 41 Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya. 42

41

Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 99-100. Sumartini, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada http://www.arsipjogjaprov.info/index.php. 42

26 Oktober

2009

dari

20

Tahap penciptaan ini dimulai dengan mendesain atau merancang formulir, laporan, dan sebagainya. Dalam tahap ini perlu diperhatikan format ukuran kertas, bahan dan warna kertas, garis dan kotak tempat mengisi data sekaligus petunjuk pengisian, sistem penyimpanan fisiknya, dan sistem pendistribusiannya. Pada tahap pertama ini formulir-formulir yang sudah ada perlu dievaluasi, sehingga formulir tidak tumpang tindih. Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan, sehingga dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar. 43 1) Manajemen formulir Manajemen formulir adalah kegiatan di dalam pengendalian pembuatan formulir, produksi serta penggunaan formulir secara sistematik. Ini semua dimaksudkan agar komunikasi tertulis suatu organisasi benar-benar efisien dan ekonomis. Penciptaan formulir yang berlebihan dan tidak standar menimbulkan berbagai problema terutama menimbulkan pemborosan yang tidak kecil jumlahnya. Pada tahap pertama yang dilakukan di dalam pengendalian formulir adalah: a) Memastikan jumlah formulir yang digunakan dalam organisasi dan memastikan rancangan yang terbaik agar prosesnya efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan teknik dasar administrasi kearsipan serta menerapkan sistem pemberkasan berdasarkan fungsinya (sistem masalah), dalam arti formulir yang ada diatur dan digolongkan berdasarkan fungsinya untuk memastikan bahwa formulir yang ada diciptakan untuk tujuan maksimum. Penggolongan berdasarkan fungsinya ini untuk memudahkan dalam penilaiannya untuk melihat apakah formulir masih diperlukan atau tidak. Yang selanjutnya untuk melakukan pemusnahan terhadap formulir yang tidak perlu, atau untuk dilakukan penggabungan formulir yang saling berhubungan. b) Melakukan penghematan dalam pengadaan formulir dengan cara mengelompokkan dan penggabungan susunannya. Langkah yang dilakukan adalah dengan inventarisasi, 43

Laksmi, dkk., Manajemen…, h. 107.

21

pengelompokkan dan meneliti semua formulir yang sedang digunakan. Kemudian formulir dikaji untuk mengetahui apakah setiap formulir masih memiliki kegunaan dan apakah setiap item yang terkandung di dalam formulir memiliki kegunaan. Bagi yang tidak berguna lagi disisihkan. Untuk memudahkan penilaiannya formulir diorganisir dan dipisahkan menjadi tiga jenis berkas formulir, yaitu diatur berdasarkan sistem angka, fungsional, dan spesifikasi. Untuk kemudahan dalam pengendalian formulir, setiap formulir memiliki kartu atau buku catatan (buku register). Kartu atau buku catatan (buku register) berisi judul formulir, nomor, indeks fungsional (masalah) dan sifat khusus formulir. Catatan ini di samping untuk pengendaliannya berfungsi pula sebagai indeks dan sarana untuk mengendalikan aktivitas formulir yang berupa formulir permintaan. 2) Manajemen laporan Laporan merupakan alat pertanggungjawaban dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan sebagai alat untuk membina kerjasama. Di samping itu informasi yang terkandung di dalam laporan diperlukan

untuk

perencanaan,

pengendalian,

pengawasan,

pengambilan keputusan dan sebagainya. Karena pentingnya laporan tersebut setiap organisasi perlu melakukan pembinaan laporan melalui program manajemen laporan. Laporan yang baik adalah laporan yang dapat membantu manajemen, agar dalam melaksanakan ketetapan pertanggungjawaban berhasil dengan baik. Oleh karena itu agar laporan dapat memenuhi tujuannya diperlukan program pengendalian semua jenis laporan. Program manajemen laporan tidak hanya memberikan suatu cara komunikasi yang efektif tetapi juga cara untuk mengurangi biaya sistem laporan. Manajemen

laporan

memiliki

dua

aspek

penting

yakni

pengendalian atau pengawasan terhadap laporan dan analisis laporan. Pengendalian laporan akan mudah dilakukan jika telah terhimpun data dan informasi yang berkaitan segala sesuatunya dengan laporan. Untuk

22

mendapatkan data dan informasi dilakukan dengan inventarisasi. Inventarisasi dilakukan pada seluruh unit kerja pada lingkungan suatu organisasi atau perusahaan. Suatu hal yang perlu mendapat perhatian adalah masalah pembiayaan yang dikeluarkan untuk menciptakan laporan. Biaya penulisan laporan akan sangat bergantung pada beberapa faktor di antaranya adalah panjang pendeknya laporan, kebutuhan riset, tingkat gaji penyusun, gaji pengetik dan sebagainya. Oleh karena itulah untuk menjamin efektivitas dan ekonomis manajemen laporan diperlukan perkiraan biaya laporan. Dalam memperkirakan biaya laporan dan tingkat ketepatan yang diperlukan, faktor utama yang harus dipertimbangkan adalah: rasio antara biaya dan keuntungan. Ini perlu untuk menentukan tingkat ketepatan yang diperlukan dengan membandingkan biaya laporan dan nilainya. 3) Manajemen direktif Pengertian direktif dikaitkan dengan pengertian kebijakan (policy) dan prosedur didalam suatu organisasi. Yakni lebih berhubungan dengan pemberitahuan, pengumuman, pernyataan manajemen, edaran dan sebagainya yang kesemuanya terdiri dari kebijakan dan prosedur dari suatu organisasi tertentu. Suatu hal yang penting pula bahwa direktif atau arahan tersebut diorganisir dengan cara yang logis sehingga memudahkan dalam penyebarannya. Termasuk memudahkan bagi setiap personal dalam suatu organisasi yang memerlukan petunjuk atau arahan. Itulah sebabnya perlu adanya program direktif pada setiap organisasi sebagai upaya untuk merancang dan melaksanakan sistem direktif tersebut. Program ini meliputi dua aspek yakni: pertama, mengadakan dan melaksanakan

sistem

direktif

dan

kedua,

analisis

serta

pengendaliannya. Apapun sistem yang digunakan terdapat dua tipe direktif yakni bersifat tetap dan sementara. Direktif yang bersifat tetap memiliki nilai

23

referensi berkelanjutan dan jangka panjang, dan yang bersifat sementara bersifat tidak kekal. Sedangkan direktif sementara digunakan untuk mengadakan program jangka pendek, atau menguji prosedur yang bersifat sementara dan untuk membuat pengumuman. Pada umumnya memiliki periode tertentu, dan lamanya tidak lebih dari satu tahun. Untuk membedakan kedua tipe tersebut cukup mudah, karena tipe yang permanen atau tetap ini perwujudannya dalam bentuk instruksi, atau peraturan. Proses analisis dan pengendalian direktif berkaitan dengan analisis isi direktif, koordinasi dari tujuan revisi direktif ataupun direktif yang baru dengan berbagai bentuk organisasi, penetapan dari sejumlah pengendalian dan pemeliharaan dari sistem direktif. 44 4) Arsip Korespondensi Pada umumnya problem utama yang dihadapi setiap organisasi berkaitan dengan penyimpanan arsip korespondensi. Dari sekian banyak jenis arsip yang tercipta, arsip korespondensilah yang tingkat akumulasinya tinggi. Dan jenis arsip inilah yang merupakan salah satu aspek paling pelik di dalam penyimpanan arsip. Untuk melindungi arsip korespondensi yang bersifat rahasia (juga termasuk arsip lainnya seperti peta, foto, dsb) harus ditandai dengan ”sangat rahasia”, ”penting”, pribadi, dan sebagainya. Penata arsip harus hati-hati sekali dalam mengeluarkan berkasnya tanpa persetujuan yang berwenang. Bahkan beberapa jenis arsip sangat bernilai sehingga jenis arsip tersebut tidak dapat dikeluarkan dari berkasnya dalam keadaan apapun. Dan arsip tersebut harus mendapat pengawasan yang ketat. Jenis arsip tersebut hanya dapat dikeluarkan dalam keadaan yang mendesak sekali dan melalui tanda tangan pimpinan yang mempunyai wewenang mengeluarkan arsip tersebut. Bahkan tempat penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi dan khususnya lagi yang bersifat sangat

44

Boedi Martono, Arsip Korespondensi…, h. 34-43.

24

rahasia, rahasia dan terbatas, disimpan pada tempat khusus atau lemari khusus. Gambar 1 Pokok-Pokok Proses Pemberkasan Meneliti, membaca arsip yang akan diberkaskan Menentukan indeks dan titel berkas

Menentukan kode klasifikasi

Membuat tunjuk silang jika diperlukan Mempersiapkan guide, folder dan menulis kode, titel pada tab folder Menetapkan retensi arsip pada folder sesuai jadwal retensi Memasukkan arsip pada folder dan menempatkan pada filing cabinet Gambar di atas adalah Pokok-pokok Proses Pemberkasan arsip yang biasa digunakan dalam arsip korespondensi 45

5) Arsip Nonkorespondensi Penyimpanan jenis arsip ini agak sukar dilakukan mengingat bentuk dan ukurannya beraneka ragam. Bahkan terkadang isi keterangannya bermacam-macam. Fisik arsip dan ukuran yang berbeda-beda sudah barang tentu memerlukan peralatan yang berbedabeda pula. Sehingga setiap organisasi di samping merencanakan sistem penyimpanannya juga harus merencanakan peralatannya. 45

Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Sinar Harapan, 1992), Cet 1, h. 42-46.

25

a) Pamflet Pamflet atau surat selebaran terdiri dari berbagai ukuran, bentuk dan ketebalannya. Jenis bahan ini disimpan pada folder berdasarkan atas masalah (sistem masalah). Untuk memudahkan penelusuran kembalinya perlu dibuatkan kartu indeks termasuk kartu tunjuk silang apabila diperlukan. b) Cek dan Voucher Cek dan voucher disimpan pada laci yang didesain khusus untuk menyimpan jenis arsip yang bersangkutan. Arsip diberkaskan atas dasar sistem angka (urut angka). Namun dapat pula diatur berdasarkan titel nama yang telah terbayar; untuk cara ini disimpan atas dasar sistem abjad. c) Kaset (Pita Rekaman) Setiap kaset diberi nomor pada label kaset dan disimpan pada sampul polyethylene atau polyester dan ditempatkan pada kotak khusus. Selanjutnya disimpan pada laci metal dan diatur secara vertikal. Untuk memudahkan penemuan kembalinya perlu dibuatkan kartu indeks. Kartu indeks diatur berdasarkan urutan abjad titel atau subjeknya. Kasetnya sendiri diatur berdasarkan angka. 46 b. Tahap Pendistribusian Setiap organisasi pasti mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat-surat masuk dan surat keluar. Prosedur tersebut dinamakan tahap pendistribusian arsip. Zulkifli Amsyah menyebutkan 3 (tiga) proses pencatatan dan pendistribusian surat yaitu diselenggarakan dengan menggunakan: 1) Prosedur Buku Agenda Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan (data) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam Buku Agenda tidak tercantum nomor file, tetapi buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara Buku Agenda dengan file penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih sering mempergunakan 46

Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Sinar Harapan, 1992), Cet 1, h. 46-52.

26

sistem filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat-masuk pada Buku Agenda. Untuk lebih memaksimalkan fungsi Buku Agenda, pencatatan surat-masuk dan keluar dilakukan dengan mempergunakan formulir atau kartu. Memang untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaran-lembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih mudah dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur Buku Agenda banyak digantikan oleh prosedur Kartu-Kendali. Kalau pemakaian Buku Agenda hanya terbatas sebagai alat kontrol, maka sistem penyimpanan haruslah mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem-abjad nama, sistem-nomor, sistem geografis, atau sistem subjek. 47 Ada tiga macam buku agenda, yaitu: a) Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun. b) Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri). c) Buku agenda berpasangan/berganda, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar, ataupun sebaliknya. Pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan dengan penomoran sendiri-sendiri. 48 2) Prosedur Kartu-Kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan Kartu-Kendali, surat-masuk digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan Kartu-Kendali, surat biasa dengan lembar

47

Zulkifli Amsyah, Manajemen…, h. 53-54. Durotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, (Bandung: Pustaka Setia, 2009), Cet 1, h. 166. 48

27

pengantar surat biasa/rutin, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia. Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10cm x 15cm yang berisikan data-data surat seperti Indeks, Isi Ringkas, Lampiran, Dari, Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah, Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, M/K, Kode dan catatan. Penggunaan Kartu-Kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari Buku Agenda dan Buku Ekspedisi. Ini disebabkan para ahli melihat bahwa susunan Buku Agenda yang yang kronologis sukar membantu penemuan informasi sesuatu surat dengan cepat. Dengan Kartu-Kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan Buku Agenda. Sebab Kartu-Kendali disusun secara sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda susunannya kronologis. Sistem penyimpanan surat pada Kartu-Kendali dapat dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik, atau geografis. Memang umumnya sistem penyimpanan (filing system) yang dipilih pada sistem Kartu-Kendali adalah sistem-subjek, apalagi untuk organisasi yang besar seperti instansi pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan ini tidak boleh disamaratakan untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau kartu-kartu yang tidak dapat disimpan menurut sistem-subjek. 3) Prosedur Tata Naskah Di samping pencatatan dan pendistribusian surat dengan prosedur Buku Agenda, prosedur Kartu-Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu Tata Naskah yang lazim disebut Takah. Sama seperti Buku Agenda dan Kartu Kendali, Prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan dan pencarian kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam Takah.

28

Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu mapjepit (snelchekter-map) yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan perubahan-perubahannya dan arsip surat balasan yang dimasukkan ke dalam map Takah berurutan secara kronologis. Umumnya sistem penyimpanan Takah adalah sistem-subjek (sistem pokok-soal), walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan sistem lain, seperti sistem-abjad (nama), sistem nomor, atau sistemgeografis. 49 c. Tahap Penyimpanan Arsip Tahap penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. 1) Pengorganisasian arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005 : 22) ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: a) Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua suratsurat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil:

49

Zulkifli Amsyah, Manajemen…, h. 56-61.

29

Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah: (1) Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. (2) Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. (3) Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan. Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: (1) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama. (2) Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b) Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah: (1) Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri. (2) Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah: (1) Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan . (2) Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan. c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi. Untuk

mengatasi

kelemahan

dari

Sentralisasi

dan

Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau arsip

in-aktif

dikelola

disentral

arsip.

Dengan

demikian,

30

penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi. 50 Dalam memilih cara pengorganisasian arsip juga tergantung pada besar kecilnya kantor. Apabila kantor tersebut kecil maka pengorganisasian yang cocok untuk kantor tersebut adalah sentralisasi yaitu semua arsip yang ada disimpan pada pusat arsip, tetapi untuk kantor yang besar lebih cocok menggunakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi arsip. Sebab kantor tersebut memiliki unit-unit kerja yang banyak dan pastinya setiap unit kerja tersebut menghasilkan dokumen-dokumen yang berbeda sesuai dengan bidang kerja masing-masing. Jadi untuk arsip yang masih digunakan secara terus menerus disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan yang sudah tidak digunakan secara terus menerus disimpan disentral arsip atau pusat arsip. Umumnya kantor-kantor mengelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masingmasing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktuwaktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi. 51 2) Sistem penyimpanan arsip a) Sistem Pemberkasan Pemberkasan dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. Kunci utama agar arsip dapat dengan cepat ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan

50

Ermin Kartiandari, Pengelolaan Arsip pada bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara, (Tugas Akhir D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Semarang, 2007), h. 14-15, akses pada 26 Oktober 2009 dari http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.1/import/3018.pdf. 51 Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h. 215.

31

memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (indeks). Pemberkasan arsip yang baik mengandung pengertian: (1) Hanya menyimpan arsip yang berguna bagi kepentingan pekerjaan atau manajemen artinya tidak semua arsip disimpan. (2) Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi (3) Melindungi arsip yng bersifat sangat rahasia, rahasia, dan sejenisnya. Dari keseluruhan sistem pemberkasan yang ada pada garis besarnya dapat digolongkan menjadi tiga sistem yang masingmasing adalah: (1) Sistem pemberkasan atas dasar angka (Numeric Filing Systems) Sistem pemberkasan atas dasar angka terdiri dari empat tipe yang meliputi: (a) Angka urut Sistem

pemberkasan

berdasarkan

angka

urut

merupakan sistem pemberkasan yang paling sederhana. Di sini arsip diatur berdasarkan urutan angka, seperti: 01, 02, 03, 04, dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan

untuk

penyimpanan

cek,

voucher/slip

pembayaran, konosemen (surat atau resi tanda terima barang yang akan diangkut ke tempat tujuan tertentu), arsip personil, pasien, dan semua tipe arsip yang memiliki

nomor-nomor

tertentu

yang

menandai

dokumen yang bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika arsip yang ada tidak melebihi 5.000 berkas/folder. Jika lebih dari jumlah tersebut akan diperoleh kesulitan, karena akan memakan waktu jika memberkaskan dengan jumlah digit lebih dari empat. Masalah yang sering timbul pada sistem angka urut ini (conecutive numeric filing) adalah sukar untuk

32

mengetahui secara langsung pemilik folder atau berkas yang bersangkutan. 52 (b) Terminal-digit (angka akhir) Terminal

digit

adalah

sistem

pemberkasan

nomor/angka dengan pengelompokkan angka dari belakang dua atau tiga digit. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kelemahan yang terdapat pada sistem urutan angka, dengan jumlah folder lebih dari 5.000. Jika pada sistem urut angka nomor folder diatur berdasarkan angka yang diurutkan yakni dari angka terkecil sampai dengan angka yang terbesar, maka pada sistem terminal digit yang menjadi dasar tatanannya adalah dua atau tiga angka terakhir, kemudian angka tengah dan terakhir angka pertama. Untuk lebih jelasnya lihat perbandingan kedua sistem di bawah ini Tabel 1 Contoh Terminal Digit (angka akhir) URUTAN ANGKA

10022 10023 50123 51820 61822 110319 180022 290122 (baca dari depan)

TERMINAL DIGIT Pertama Tengah Akhir 11 5 1 18 29 6 1 5

03 18 00 00 01 6 00 01 (baca dari belakang)

19 20 22 22 22 22 23 23

Sebagaimana contoh tersebut di atas angka yang paling kecil adalah 19, sehingga terletak pada urutan pertama, dan kemudian diikuti angka 20.

Sistem terminal digit ini secara luas diterapkan pada jenis arsip langganan, pasien, kepegawaian, polis

52

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 22-23.

33

asuransi, dan arsip lainnya yang sejenis. Kelemahan dari sistem ini adalah jika folder (berkas) yang dicari jumlahnya

cukup

banyak

dan

nomornya

saling

berurutan maka harus mencari pada 25 lokasi yang berbeda. 53 (c) Middle-digit (angka tengah) Sesuai dengan namanya maka pengaturan folder sistem angka tengah diawali dari angka tengah, yang selanjutnya diikuti angka pertama kemudian angka akhir. Berkas yang memiliki angka tengah terkecil (00) akan berada pada urutan pertama, kemudian baru diikuti angka tengah yang lebih besar, sebagaimana contoh di bawah ini: Tabel 2 Contoh Middle-digit (angka tengah) URUTAN ANGKA

10022 10023 50120 60119 60120 120001 160101 (baca dari depan)

ANGKA TENGAH Pertama Tengah Akhir 1 1 12 5 6 6 16

00 00 00 01 01 01 01 (baca dari tengah)

22 23 01 20 19 19 01

Dengan sistem angka tengah ini 100 folder yang berurutan angkanya, dari 10.000 sampai dengan 10.099 akan terletak pada lokasi yang sama, sehingga mudah penelusurannya.

(d) Urutan tanggal (Chronological Filing Systems) Penataan

berdasarkan

urutan

tanggal

dapat

digunakan jika tanggal merupakan alat utama untuk identifikasi arsip. Sistem ini dapat diterapkan pada jenis berkas seperti laporan, perijinan dan tipe arsip lainnya 53

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 24-25.

34

yang terkait dengan jangka waktu akhir transaksi (jatuh tempo). Seringkali sistem ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi harus digabung dengan sistem lainnya. Misalnya berkas perijinan akan diatur berdasarkan urutan abjad dan

kronologis

sebagaimana merupakan

tanggal.

berikut petunjuk

ini:

Cara

pengaturannya

tanggal,

utama

dan

bulan,

tahun

folder

diatur

berdasarkan abjad. Agar lebih cepat dan mudah penulisannya antara tanggal, bulan dan tahun tidak perlu diberi tanda tertentu. Contoh: 27 Desember 1942, ditulis: 271242 (27 = tanggal, 12 = bulan, dan 42 = tahun). Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan pada tab guide yang merupakan petunjuk bagi folder atau berkas yang disimpan. 54 (2) Sistem pemberkasan atas dasar abjad (Alfabetical Filing Systems) Sistem pemberkasan atas dasar urutan abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Jenis arsip yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain yang berkenaan dengan arsip kepegawaian, nasabah, langganan, pasien dan sejenisnya. Dan sistem pemberkasan atas dasar wilayah (Geographic Filing Systems) pada dasarnya merupakan bagian dari sistem abjad. Sistem ini diterapkan pada arsip-arsip yang memberikan keterangan-keterangan perkembangan kota industri, peta lahan dan sejenisnya. Dan berkas tersebut pada umumnya dikelompokkan atau digolongkan berdasarkan urutan tingkat kewilayahan seperti

propinsi,

kabupaten,

kota,

dan

seterusnya.

Berkasnya sendiri diatur berdasarkan urutan abjad nama. 55 54 55

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 25-26. Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 27.

35

Dalam

pemberkasan

atas

dasar

abjad

terdapat

pemahaman peraturan pengindeksan judul nama orang di antaranya, yaitu: (a) Mengindeks nama orang Indonesia i. Nama marga, suku Nama orang Indonesia yang menggunakan nama marga dan suku. Contoh: Nama Diindeks Walfaret Limbong Limbong walfaret Abdul Muslim Harahap harahap Abdul Muslim ii. Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki Banyak wanita Indonesia yang mempergunakan nama nama laki-laki. Nama laki-laki itu mungkin nama ayahnya, nama suaminya atau mungkin namanya sendiri (bukan nama ayahnya dan bukan nama suaminya). Contoh: Nama Diindeks Neno Wariman Wariman Neno Erni Johan Johan Erni Henny Purwonegoro Purwonegoro Henny iii. Nama singkatan Nama yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi tidak diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya. Contoh: Nama Diindeks A. Bambang Gunarso Gunarso Bambang, A. Akhmad B. Sugianto Sugianto Akhmad, B. (b) Mengindeks nama orang cina, korea, vietnam, dan sejenisnya i. Nama orang cina yang digabungkan dengan nama orang eropa. Contoh: Nama Diindeks Johny Ong Ong Johny George Ong Liem Ong Liem George

36

(c) Mengindeks nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya i. Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya, yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibn, ibnu, maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama. Contoh: Nama Diindeks Jacob bin Muhammad Muhammad, Jacob, bin Gozali bin Abubakar Abubakar, Gozali bin ii. Nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya, Nama yang sesudah kata bin, binti, dan sebagainya terdapat dua nama atau lebih, maka nama yang demikian diindeks dengan mempergunakan kata akhir sebagai kata pengenal utama. Contoh: Nama Diindeks Jacob bin Muhammad Soleh, Jacob bin Soleh Muhammad Awab bin Abdullah Majid, Awab bin Majid Abdullah 56 (3) Sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filing Systems) Landasan utama penataan berkas sistem ini adalah masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. Sistem ini umumnya diterapkan pada arsip hasil korespondensi (surat dan sejenisnya), hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus (Case File) dan sebagainya. Dibandingkan dengan pelaksanaan sistem lainnya, sistem ini paling sukar. Karena untuk melaksanakan sistem ini lebih dituntut bukan saja keterampilan dibidang penataan berkas

tetapi

juga

kemampuan

menganalisis

serta

memahami tugas dan fungsi organisasinya.

56

67.

Ig. Wursanto, Kearsipan 2, (Yogyakarta: Kanisius (Anggota IKAPI), 1991), Cet. 1, h. 58-

37

Untuk menerapkan sistem masalah ini di samping indeks diperlukan perangkat lunak lainnya yang berupa pola

klasifikasi

arsip.

Secara

garis

besar

dapat

dikemukakan, bahwa pola klasifikasi arsip terdiri dari penggolongan dari golongan kecil sampai dengan yang besar dan saling bertautan. 57 Pola

klasifikasi

pengelompokkan

arsip

arsip

dapat

berdasarkan

diartikan

sebagai

masalah-masalah,

secara sistematis dan logis, serta disusun secara berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Di dalam klasifikasi dikenal adanya kode klaisfikasi. Kode klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka (ada juga terdiri dari huruf dan angka) untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. 58 Syarat-syarat Pola Klasifikasi Arsip: (a). Representative of information needs Suatu pola klasifikasi arsip harus dapat mewakili seluruh informasi yang dibutuhkan instansi. (b). Complete Dapat menampung semua arsip/berkas yang tercipta. (c). Flexible Harus luwes dalam pengurangan dan penambahan judul masalah maupun terhadap perkembangan permasalahan di suatu instansi. (d). Restructive Tiap judul masalah harus berdiri sendiri dan tidak tumpang tindih. (e). Precise Tiap judul harus tepat dalam menggambarkan setiap kategori permasalahan sehingga memungkinkan pembentukkan judul masalah yang lebih rinci. 59

57

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h 28-30. Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.polaklasifikasi.pdf. 59 Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.polaklasifikasi.pdf. 58

2010

dari

2010

dari

38

Contoh: Pola Kalsifikasi pada Arsip Nasional; sesuai dengan tugas dan fungsinya; yaitu antara lain: memelihara, menyimpan, merawat arsip statis, serta melaksanakan pendidikan tenaga kearsipan. Gambar 2 Contoh klasifikasi pada arsip nasional KS. Konservasi Arsip 00 Pengamanan Arsip 01 Penyerahan Arsip 02 Pemusnahan Arsip dan seterusnya 01 Penyimpanan Arsip 01 Pengolahan Arsip 02 Penataan Arsip dan seterusnya DL. Pendidikan dan Latihan 00 Perencanaan Program 01 Survei Kebutuhan Latihan 02 Program Latihan dan seterusnya

(Primer) (Sekunder) (Tersier) (Tersier) (Sekunder) (Tersier) (Tersier) (Primer) (Sekunder) (Tersier) (Tersier)

Contoh klasifikasi di atas disusun secara berjenjang, dan antara masalah primer, sekunder dan tersier terdapat hubungan logis dan kronologis. Dan klasifikasi tersebut merupakan cerminan luas lingkup serta proses tahap-tahap transaksi dan kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh Arsip Nasional. 60

b) Peralatan Pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan berkas arsip aktif harus disesuaikan dengan bentuk fisik, serta kebutuhan untuk penemuan kembalinya. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut ini: (1) Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya. (2) Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, foto, surat, dan sebagainya. (3) Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya terjamin; seperti untuk meyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.

60

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h 31.

39

(4) Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta. Ada berbagai macam peralatan penataan berkas/arsip, yaitu: (1) Folder Folder adalah alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau title. Letak tab bergantung sistem penataan yang digunakan, apakah vertikal atau lateral. Jenis folder juga bermacam-macam, ada folder gantung dan yang tidak. (2) Guide Sekat (guide) adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (3) Rak Lemari Terbuka Dengan adanya rak terbuka dimungkinkan dapat lebih dari seorang untuk mencari arsip tanpa harus berdesakdesakkan. (4) Filing Cabinet Pada umumnya filing cabinet dibuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada yang empat laci dan yang dua laci. Setiap laci maksimum berisi sekitar 5.000 lembar kertas ukuran surat. (5) Rotary (alat penyimpanan berputar) Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak banyak makan tenaga. 61 d. Penemuan Kembali Arsip Penemuan kembali arsip (retrieval) dapat dilakukan baik secara manual

(konvensional)

ataupun

secara

mekanik

(inkonvensional).

Penemuan kembali secara manual berarti dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa mempergunakan tenaga mesin. Kecepatan dan ketepatan penemuan ini bergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta pengguanaan indeks yang merupakan identitas sesuatu arsip atau dokumen. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan sistem penyimpanannya, sebagaimana pula pada bidang perpustakaan. Demikian pula halnya pada bidang kearsipan, seorang petugas arsip 61

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 35-42.

40

menyimpan berkas pada filing cabinet atau alat lainnya dengan harapan bahwa berkas dapat diketemukan dengan cepat. Adapun penemuan dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer). Arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Lain halnya jika yang diperlukan hanya informasinya, bukan arsip orisinilnya. Untuk keperluan tersebut dibuatkan abstraksi dari arsip terpilih dan disimpan misalnya pada pita magnetik. 62 Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum menggunakan peralatan yang serba canggih tersebut, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik. Jika arsip belum diorganisir secara baik, pengadaan sarana serba canggih tidak berarti sama sekali. Komputer hanyalah alat semata, dan dengan adanya komputer tidak otomatis ketertiban di bidang kearsipan akan tercapai. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Selain itu juga harus didukung oleh pegawai yang professional dan perlengkapan yang memadai, seperti komputer, folder, rak lemari terbuka, guide, dll. Jika hal tersebut sudah terlaksana dengan baik, maka arsip akan mudah ditemukan kembali. e. Tahap Pemeliharaan Arsip Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggung jawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut urutan dan susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal surat masuknya atau 62

Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 72-73.

41

menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu pada penemuan informasi yang terdapat pada berkas yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit ke unit lainnya. Misalnya arsip dinamis yang telah selesai diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file. 63 Menurut Boedi Martono, upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 (dua) aspek, yaitu: 1) Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung bersentuhan dengan berbagai musuh arsip. 2) Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan penyimpanan arsip berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan maupun kemusnahan secara total. 64 Basir

Barthos

menyebutkan

beberapa

hal

mengenai

upaya

pemeliharaan dan pengamanan arsip. Beberapa hal tersebut adalah: 1) Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacum cleaner (alat penyedot debu). 2) Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga. 3) Larangan makan dan merokok Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus. 4) Rak penyimpanan arsip Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang terbuat dari logam, di mana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai

63

M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsipan.pdf. 64 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Pratis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. 1, h. 66.

42

sekitar 6 inci untuk mempermudah untuk membersihkan lantai di bawah rak. 5) Membersihkan arsip Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan vacum cleaner. Apabila ada arsip yang dihinggapi rayap pisahkan dengan yang lainnya. 6) Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur di bawah sinar matahari tetapi keringkan dengan jalan menganginkan. Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas. 7) Arsip-arsip yang rusak atau sobek Apabila ditemukan arsip yang rusak/sobek perbaikilah dengan menggunakan kertas yang sama dan gunakanlah perekat kanji. 65 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek, yaitu: pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip dari berbagai musuh arsip secara langsung seperti serangga, rayap dan sebagainya. f. Tahap Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Jumlah arsip akan selau berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Langkah yang harus dilakukan dalam penyusutan arsip adalah menggolong-golongkan semua arsip dari suatu organisasi ke dalam kelaskelas tertentu menurut urutan pentingnya. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

65

Basir barthos,. Manajemen Kearsipan..., h. 58.

43

1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah. 2) Memusnahkan arsip sesuai ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. 66 Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah: 1) Mendapatkan penghematan dan efisien 2) Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif) 3) Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi 4) Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. 67 1) Penilaian arsip Menurut Anon mirmani penilaian arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya. 68 Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS. Kriteria untuk menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-masing. Nilai sesuatu jenis arsip niscaya akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi). 69

66

Basir barthos,. Manajemen Kearsipan..., h. 39. Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Harapan, 1994), Cet. 1, h. 39-40. 68 Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307), artikel diakses pada 7 November 2009 dari http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf. 69 Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 213. 67

44

Suatu pendapat yang hampir mirip diberikan oleh Milton Reitzfeld yang menetapkan adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu: a) Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) b) Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum) c) Values for fiscal use (nilai-nilai untuk keguanaan keuangan) d) Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi) e) Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi) f) Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah) g) Values for research (nilai –nilai untuk keperluan penelitian). 70 Menurut Anon Mirmani kriteria penilaian arsip dibagi menjadi 2 (dua) penilaian, yaitu: a) Nilai guna primer Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Nilai ini terdiri dari: (1) Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh: undangan, dsb. (2) Nilai guna keuangan/fiskal Nilai guna arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh: berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, dll. (3) Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh: Undang-undang, peraturan, dll. (4) Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh: Laporan hasil penelitian

70

The Liang Gie, Administrasi…, h. 117.

45

b) Nilai guna sekunder (secondary values) Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan orang lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. (1) Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, dll. (2) Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: Sertifikat organisasi, prosedur kerja, dll. 71 2) Jadwal Retensi Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: a) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif) b) Jangka waktu lamanya penyimpanan masingmasing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 72 Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang sangat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata 71

Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307), artikel diakses pada 7 November 2009 dari` http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf. 72 Ig. Wursanto, Kearsipan…, h. 210.

46

pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan memberi proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. Dari aspek kebutuhan pengembangan budaya kerja, jadwal retensi arsip memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional serta pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya jadwal retensi arsip, menjadikan petugas arsip/arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang bernilai guna sajalah yang disimpan. 73 Patokan

menentukan

waktu

retensi

sebaiknya

berdasarkan

golongan arsip, yaitu vital, penting, dan tidak berguna. Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik file aktif maupu file inaktif, hendaknya sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan, seyogyanya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan. Ada empat golongan arsip, yaitu: a) Arsip vital (persentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian Perusahaan. b) Arsip penting (persentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selam lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan. c) Arsip berguna (persentase 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di 73

Sauki Hadiwardoyo, Merumuskan Jadwal Retensi Arsip, artikel di akses pada 7 November 2009 dari://www.arsipjatim.go.id/web/uploadFile/TBEDUCATIONPAPER/.pdf.

47

file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun. Contohnya Surat Pesanan. d) Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca. 74 Tabel 3 Contoh Jadwal Retensi Golongan Arsip VITAL

PENTING

BERGUNA TIDAK BERGUNA

Arsip 1. Akte Pendirian Perusahaan 2. Dafatar Saham 3. Akte Tanah 4. Surat Keputusan 1. Pertanggungjawaban Keuangan 2. Cek Bekas 3. Surat Perjanjian 1. Laporan Tahunan 2. Neraca 1. Undangan 2. Pengumuman

Aktif -

Umur Arsip Inaktif -

-

-

5 th 5th Sesuai Keperluan 2 th 2 th 1 bln 1 bln

25 th 25 th Sesuai Keperluan 10 th 10 th -

Abadi/ Dimusnahkan Abadi Abadi Abadi Abadi Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan

Gambar di atas adalah contoh Jadwal Retensi Arsip Perkara di Pengadilan 75

Pemindahan dilakukan dari file ke file inaktif suatu instansi, dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. Untuk melaksanakan pemindahan arsip, setiap pegawai baik pegawai khusus kearsipan maupun tidak melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari filenya. Kalau ada jadwal retensi, pagawai dapat memilih berdasarkan umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka pegawai dapat memilih sendiri atau meminta nasihat pada atasannya. Tentunya pegawai harus dapat memperkirakan arsip yang mana yang masih diperlukan dan arsip mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap sudah dipindahkan tersebut ternyata tiba-tiba diperlukan, arsip inaktif tersebut masih dapat diminta pada sentral arsip. Kalau

sampai

waktunya,

maka

arsip-arsip

inaktif

akan

dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai 74

Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 212-213. Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 214.

75

48

nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: a) Seleksi Setiap instansi harus mengadakan seleksi terhadap arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional, dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip masing-masing instansi yang bersangkutan. Dari Jadwal Retensi dapat diketahui saat berakhirnya masa simpan dan nilai arsip-arsip secara keseluruhan. Selama Jadwal Retensi Arsip belum dimiliki atau telah dimiliki akan tetapi belum mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional, maka Lembaga Negara

atau

Badan

Pemerintahan

yang

yang

akan

menyelenggarakan penyerahan arsip wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional. Dari seleksi ini akan diperoleh arsip-arsip permanen yang akan dipindahkan ke Arsip nasional, dan arsiparsip yang dapat dimusnahkan. b) Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan Semua arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional harus dibuat daftarnya. Daftar arsip yang akan dipindahkan ini sangat penting baik bagi instansi pengirim, maupun bagi penerima (Arsip Nasional), untuk mengetahui arsip-arsip yang akan disimpan di Arsip Nasional. Daftar ini memuat: (1) (2) (3) (4)

Nama instansi/Departemen yang mengirim arsip Kode dan pokok masalah Kode dan masalah Jenis fisik arsip (gambar, bagan, foto, microfilm, pita rekaman, dan lain-lain) (5) Tahun, bulan, tanggal berkas (6) Sistem penyimpanannya (7) Jumlah berkas 76 76

Ig. Wursanto, Kearsipan…, h. 221-222.

49

c) Pembentukan panitian pemusnahan Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Susunan kepanitiaan sebaiknya terdiri dari ketua, sekretaris, dan anggota dengan jumlah sesuai kebutuhan instansi. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum, dan unit-unit lain yang terkait. d) Persetujuan atau pengesahan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk instansi pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI. Karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas kemungkinannya lebih besar memiliki nilai guna sekunder. Dalam contoh kasus sebagaimana arsip dalam daftar kurang dari 10 tahun maka persetujuan dapat langsung kepada pimpinan instansi untuk disahkan oleh pimpinan tersebut melalui produk hukum intern. e) Pembuatan berita acara pemusnahan Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting di samping daftar arsip yang akan dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah, kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

50

Gambar 3 Contoh: Berita acara Pemusnahan arsip Pada hari Senin tanggal dua puluh delapan bulan Oktober tahun Dua Ribu Dua yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan jadwal retensi arsip dan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip Kepegawaian, Keuangan, dan Humas sejumlah 7 boks tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir1 lembar, keseluruhan dengan cara peleburan (pulping). Saksi-saksi

Kabag. Umum

ttd Drs. Setadarma Kabag Kepegawaian

ttd Drs. Bardan Sahroni

ttd Ulfa Tarkadi, S.H Bagian Pengawasan ttd Bahrun Kayam, S.H Bagian Hukum Gambar di atas adalah contoh berita acara pemusnahan arsip kepegawaian, keuangan, dan humas. 77

Contoh-contoh

format

yang

dipergunakan

dalam

rangka

pemindahan/penyerahan dan pemusnahan arsip, berdasarkan pada pedoman dan peraturan yang berlaku, yaitu: (1) Format Berita Acara Pemusnahan Arsip (2) Format Berita Acara Penyerahan Arsip Statis (3) Format Surat isian Penyerahan Arsip Ke Pusat Penyimpanan arsip (4) Format Surat Isian Pemusnahan Arsip Oleh Unit Pengolah (5) Format Surat Isian Oleh Pemusnahan Arsip Oleh Pusat Penyimpanan Arsip (6) Format Surat Isian Penyerahan Arsip Statis Ke Arsip Nasional 78

77 78

Sudjono,dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip,(Jakarta: Universitas Terbuka,2007), h. 8.20-8.21. Ig. Wursanto, Kearsipan…, h..222.

51

f) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan ditandatangani oleh Penangggung jawab Pemusnahan bersama saksi-saksi 2 (dua) orang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: (1) Pembakaran, (2) Penghancuran dengan mesin penghancur kertas, dan (3) Proses kimiawi 79 Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai

nilai

khusus

yang

dianggap

permanen

dapat

dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola olah Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah Propinsi. 80 Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan seleksi arsi-arsip, apakah arsip itu vital, penting, berguna dan tidak bergua. Untuk melaksanakan pemindahan, arsip yang sudah disusutkan disimpan di sentral arsip. Dan untuk pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran ataupun dengan cara penghancuran dokumen. C. Sistem Kearsipan yang Baik Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan yang baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip. 79

Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h. 218 M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsipan.pdf. 80

2009

dari

52

W. Widjaja menyebutkan faktor-faktor kearsipan yang baik adalah sebagai berikut: 1. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu, syaratnya antara lain: a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut surat menyurat dan arsip b. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan e. Berkepribadian yakni ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi. 81 2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) golongan, yaitu: a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak c. Alat-alat penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal. Dari faktor-faktor yang telah disebutkan di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan memang merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Sebab dalam faktor-faktor tersebut dikatakan untuk melaksanakan kearsipan tidak hanya diperlukan sistem ataupun alat yang memadai untuk proses pengarsipan tersebut, tetapi juga arsiparisnya harus benar-benar yang menguasai tentang ilmu tata kearsipan. Di samping itu, dalam mengarsipkan dokumen-dokumen kantor diperlukan kecermatan, ketelitian, dan juga ketekuanan dalam menata arsip tersebut. Jadi, apabila ingin mengelola arsip dengan baik dan benar maka faktor-

81

Endang Wahyuni, “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta Timur”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006), h. 15

53

faktor penataan arsip tersebut harus benar-benar diperhatikan dan juga direalisasikan dalam menata arsip. D. Kerangka Berfikir Dalam melaksanakan manajemen kearsipan secara terencana, menyeluruh dan terpadu perlu adanya dukungan dan hubungan timbal balik dari semua aspekaspek yang membantu memperlancar kegiatan kearsipan. Semua itu dapat dilihat dari proses daur hidup arsip, yaitu: Penciptaan Arsip Penyusutan Arsip

Pendistribusian Arsip Manajemen Kearsipan

Pemeliharaan Arsip

Penyimpanan Arsip

Dalam suatu organisasi baik yang ruang lingkupnya besar maupun kecil pasti memiliki data. Data tersebut digandakan dan diarsipkan agar tidak hilang dan memudahkan dalam pencarian bila dibutuhkan. Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seseorang maupun bagi suatu organisasi. Karena peranannya yang sangat penting itu, maka arsip perlu dikelola agar tidak rusak atau bahkan hilang. Pekerjaan atau kegiatan yang behubungan dengan pengurusan arsip dinamakan kearsipan, yaitu pekerjaan yang meliputi pencatatan, pengendalian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, penyusutan, pemindahan dan pemusanahan arsip. Kegiatan tersebut merupakan siklus kehidupan arsip. Kearsipan sangat penting peranannya karena apapun alasannya arsip adalah hasil dari suatu proses komunikasi internal dan eksternal serta adanya

54

transaksi kegiatan administrasi. Namun, untuk menerapkan manajemen kearsipan yang baik tidaklah mudah, dibutuhkan faktor pendukung yang harus diperhatikan, yaitu: pegawai kearsipan yang cakap dan fasilitas yang memadai. Dengan begitu maka pelaksanaan manajemen kerasipan pada suatu organisasi akan berjalan lancar.

55

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Sedangkan waktu penelitian dilakukan pada bulan Desember 2009 sampai dengan Januari 2010. Tabel 4 Jadwal Penelitian No

Keterangan

Agustus

September

Oktober

November

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1.

Observasi Lapangan

2.

Pengajuan Proposal Skripsi

3.

Perbaikan Proposal Skripsi

4.

Pembuatan Instrumen Penelitian

No

Keterangan

v v v v v v v v v v v v v v v v v v

Desember

Januari

Februari

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1.

Penelitian

2.

Pengolahan data

3.

Analisis data

v v v v v v v v v v v v

55

56

B. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui secara jelas tentang pelaksanaan manajemen kearsipan mulai dari Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. C. Metode dan Jenis Penelitian Pada penelitian ini, metode yang digunakan adalah deskriptif kualiatatif, yaitu suatu metode yang bertujuan menggambarkan bagaimana keadaan atau fenomena sebenarnya. D. Teknik Pengumpulan Data 1. Sumber dan Jenis Data a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang dengan wawancara dan observasi pada bagian yang berkaitan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. b. Data Sekunder Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari objek penelitian dengan memanfaatkan data yang telah ada pada SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang (data yang sudah dibukukan dan dipublikasikan). 2. Pengumpulan data a. Metode Observasi. Observasi yang dimaksud di sini adalah mencari data yang valid yang hendak diteliti di lokasi penelitian yaitu mengamati keadaan sekolah, keadaan guru, struktur organisasi sekolah, saran prasarana, bentuk-bentuk

partisipasi

masyarakat

dalam

penyelenggaraan

pendidikan, jenis-jenis kegiatan yang banyak mendapat dukungan dari masyarakat, serta data-data yang mendukung lainnya.

57

b. Metode Wawancara Pada tahap ini, penulis melakukan wawancara untuk mengetahui tentang pelaksanaan manajemen kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Penulis mewawancarai Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha, dan Staf Tata Usaha. Tabel 5 Kisi-kisi wawancara No 1

2

Indikator No. Item Pelaksanaan Manajemen Kearsipan a. Tahap penciptaan arsip 1,2,3 b. Tahap pendistribusian arsip 4,5 c. Tahap penyimpanan arsip 6,7,8,9,10,11 d. Tahap pemeliharaan arsip 12 e. Tahap penyusutan arsip 13,14,15,16 Sistem kearsipan yang baik a. Penggunaan sistem penyimpanan secara 17 tepat b. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat 18,19,20 c. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat 21,22,23

c. Metode Dokumentasi Pada tahap ini penulis mencari data mengenai hal-hal atau variabel-variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, notulen, agenda dan sebagainya yang berhubungan dengan kearsipan. Kemudian penulis meneliti dan mencatat data-data mengenai profil sekolah, struktur organisasi, data guru dan staf/karyawan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. E. Teknik Analisis Data Setelah data terkumpul dari hasil pengumpulan data, perlu segera digarap oleh peneliti. Analisis data adalah cara mengumpulkan data dengan cara-cara mengolah data yang telah terkumpul untuk kemudian dapat memberikan interprestasi dalam pengelolaan. Data ini digunakan untuk menjawab masalah yang telah dirumuskan (Arikunto 2002 : 209)

58

Untuk menganalisa data yang telah terkumpul, maka jika dilihat dari jenis data yang dipakai, penelitian ini berupa penelitian deskriptif kualitatif. Penganalisaan ini merupakan suatu proses yang dimulai sejak pengumpulan data dilapangan, kemudian data yang terkumpul baik yang berupa catatan lapangan, dokumen dan lain sebagainya diperiksa kembali dan dikategorikan sehingga dapat diolah untuk bisa dianalisis.

59

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi dan Analisis Data Salah satu komponen pendidikan yang memiliki peran penting dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik, sama halnya dengan komponen-komponen pendidikan yang lainnya. Administrasi perlu dikelola dengan baik, hal ini perlu dilakukan agar kegiatan pendidikan berjalan seperti yang diharapkan. Manajemen kearsipan sebagai pendukung pelaksanaan administrasi yang baik perlu dikelola agar dapat dengan mudah dalam penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan Pelaksanaan manajemen kearsipan terkait pada proses atau kegiatan yang dilakukannya, yaitu Penciptaan, Pendistribusian, Penyimpanan, Pemeliharaan, dan Penyusutan arsip. Agar pelaksanaan manajemen kearsipan lancar, maka perlu ditunjang oleh faktor-faktor kearsipan seperti: Penggunaan sistem penyimpanan secara tepat, fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat, dan petugas kearsipan yang memenuhi syarat. Dengan demikian maka pelaksanaan manajemen kearsipan terutama dalam hal penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka diperoleh hasil sebagai berikut: 1. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Salah satu komponen yang memiliki peran penting dalam menunjang pelaksanaan pendidikan adalah administrasi yang baik, sama halnya dengan komponen-komponen pendidikan yang lainnya, administrasi perlu dikelola

59

60

dengan baik, hal ini perlu dilakukan agar kegiatan pendidikan berjalan seperti yang diharapkan. Manajemen kearsipan sebagai pendukung pelaksanaan administrasi yang baik maka perlu dikelola. a. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penciptaan Penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara menggunakan manajemen direktif yaitu kebijakan dan prosedur di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pemberitahuan, pengumuman, dan edaran yang kesemuanya terdiri dari suatu organisasi tersebut. Hal ini seperti dikatakan Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman bahwa: ”Sistem penciptaan arsip yang digunakan adalah manajemen direktif yaitu kebijakan dan prosedur di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pemberitahuan, pengumuman, dan edaran yang kesemuanya terdiri dari suatu organisasi tersebut”. 1 Dalam penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP), tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstruktur/dalam pembukuan tetapi hanya berdasarkan pengalaman selama menjabat dan melihat pada buku-buku pedoman tentang ke Tata Usahaan. Hal tersebut diperkuat oleh Bapak Opik Teguh Iman bahwa: ”Terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara, tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstruktur/dalam pembukuan, tetapi hanya berdasarkan pengalaman selama menjabat dan melihat pada buku-buku pedoman ke Tata Usahaan”. 2 Proses pelaksanaan kegiatan kearsipan dalam hal penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah/informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umum dilaksanakan adalah: 1). 2). 3). 4). 1 2

Pembuatan konsep Pengetikan Pemeriksaan hasil ketikan Pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang 1 Desember 2009. Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang 1 Desember 2009.

61

5). Persetujuan pengertikan 6). Tanda tangan kepala sekolah Hal tersebut seperti dikatakan Kepala Sekolah Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H, sebagai berikut: ”Proses penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah/informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umumnya dilaksanakan adalah: 1). pembuatan konsep, 2). pengetikan, 3). pemeriksaan hasil ketikan, 4). pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat, 5). persetujuan pengetikan, 6). tanda tangan kepala sekolah”. 3 Setelah mendekripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik sistem penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara sudah baik. Walaupun masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam hal penciptaan terdapat Standar Operasional Prosedur (SOP), tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstruktur/dalam pembukuan, tetapi hanya berdasarkan pengalaman selama menjabat dan melihat pada buku-buku pedoman tentang ke Tata Usahaan. b. Kegiatan Kearsipan dalam hal Pendistribusian Pendistribusian arsip di SMP Bangun Nusantara menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi. Hal tersebut diperkuat oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus,`bahwa: ”Sistem Pendistribusian di SMP Bangun Nusantara menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi”. 4 Buku agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat yang keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file, walaupun di buku agenda tidak tercantum nomor file, 3

H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009. 4 Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.

62

tetapi buku ini memang sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Dalam pendistribusian surat masuk digunakan Lembar Disposisi, sedangkan untuk surat keluar digunakan Buku Ekdpedisi yang digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat di sini lebih sedikit dari Buku Agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima. Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang masuk langsung diterima bagian Tata Usaha. Setelah surat diterima oleh bagian Tata Usaha, kemudian surat masuk tersebut dicatat di Buku Agenda surat masuk dengan keterangan atau kolom sebagai berikut: 1). 2). 3). 4). 5). 6). 7).

Nomor urut Nama surat Tanggal surat diterima Alamat instansi Nomor surat Tanggal surat Keterangan

Hal tersebut seperti dikatakan Bapak Opik Teguh Iman, sebagai berikut: ”Proses penerimaan surat dipusatkan di unit Tata Usaha yang diterima oleh Pegawai Tata Usaha dan langsung dicatat pada Buku Agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat diterima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan”. 5 Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi SMP Bangun Nusantara untuk melakukan penemuan kembali arsip. Dengan menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk atau tanggal dan nomor surat keluar dari Buku Agenda, maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat diketemukan. Kemudian setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjut berikutnya adalah mengklasifikasikan atau mendistribusikan surat tersebut, apakah

5

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

63

surat tersebut termasuk surat rahasia jabatan dinas atau surat tersebut termasuk surat yang bersifat pribadi. Untuk itu, perlu langkah pensortiran surat. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman,bahwa: ”Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasi ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada Kepala Tata Usaha dan diserahkan langsung kepada Kepala Sekolah untuk menindak lanjuti atas surat tersebut. Bila surat masuk bersifat pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada Kepala Tata Usaha dan diberikan langsung kepada guru atau pegawai yang bersangkutan atau berkepentingan”. 6 Untuk surat keluar, bagian atau unit yang bertanggungjawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat adalah bagian Tata Usaha juga. Di mana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud adalah bagaimana pegawai Tata Usaha mengelola surat-surat yang akan dikirim atau disampaikan kepada instansi-instansi lain. Pada dasarnya semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh Kepala

Sekolah

SMP

Bangun

Nusantara.

Namun,

sebelum

penandatanganan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh pegawai Tata Usaha atas perintah Kepala Sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib disalurkan kepada Kepala Tata Usaha untuk diteliti dan diperiksa kembali, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai Tata Usaha bagian staff administrasi. Hal tersebut diperkuat oleh Bapak Opik Teguh Iman sebagai berikut: ”Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Kemudian surat-surat yang keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai Tata Usaha atas perintah Kepala Sekolah dan diperiksa kembali oleh Kepala Tata Usaha”. 7 6

Opik teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009. Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

7

64

Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang sudah ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim (keluar) dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Khusus untuk surat yang ditujukan kepada wali murid, surat keluar atau surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang dan dikirim langsung oleh kurir sekolah. Data yang dicatat dalam buku ekspedisi lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman sebagai berikut: ”Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirin, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar dan khusus untuk surat yang ditujukan kepada wali murid di catat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat dan surat dikirim langsung oleh kurir sekolah.” 8 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan pendistribusian arsip di SMP Bangun Nusantara sudah baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana dalam pendistribusian arsip masih menggunakan buku agenda sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak semudah dengan kartu kendali. c. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan Setelah melakukan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar, proses selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip dilakukan agar arsip-arsip yang dibutuhkan suatu saat dapat dengan mudah diketemukan. 8

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

65

Dalam penyimpanan arsip terdapat istilah pengorganisasian arsip, pengorganisasian yang dikenal ada tiga, yaitu: sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengorganisasian arsip merupakan hal yang penting dalam kegiatan manajemen kearsipan, agar arsip-arsip yang dihasilkan tersebut dapat ditempatkan dan dikelompokkan secara teratur agar mempermudah dalam proses penemuan kembali jika suatu saat arsip tersebut diperlukan. Cara pengorganisasian arsip di SMP Bangun Nusantara adalah sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, yaitu penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata Usaha karena dapat menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip. Unit tata usaha juga mempunyai wewenang penuh dalam mengelola arsip yang ada. Semua data siswa kesiswaan, guru maupun karyawan juga diorganisasikan oleh unit tata usaha. Hal tersebut seperti yang dikatakan oleh Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H, bahwa: ”Dalam pengorganisasian arsip menggunakan sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, yaitu penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata Usaha karena dapat menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip. Unit tata usaha juga mempunyai wewenang penuh dalam mengelola arsip yang ada. Semua data siswa kesiswaan, guru maupun karyawan juga diorganisasikan oleh unit tata usaha”. 9 Dalam

mengorganisasikan

arsip

di

SMP

Bangun

Nusantara

disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, agar arsip yang dihasilkan dapat diorganisasikan dengan baik. Selain sesuai dengan kebutuhan sekolah, salah satu keuntungan dari pengorganisasian arsip secara sentralisasi adalah dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan untuk menata arsip dalam hal ukuran, kekuatan, kapasitas, bentuk dan desainnya sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan peralatan menata arsip. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Kepala 9

H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.

66

Sekolah Bapak drs. H. M. Ishaq, S.H, bahwa: ”Cara pengorganisasian arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah karena ruang lingkup pekerjaan di SMP Bangun Nusantara tidak terlalu besar dan arsip yang dihasilkan tidak terlalu banyak, maka sentralisasi arsip sesuai dengan keadaan sekolah”. 10 Dalam mengorganisasikan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara tidak ada prosedur khusus yang ditempuh oleh pegawai kearsipan di sekolah ini. Arsip-arsip yang diterima oleh pegawai kearsipan langsung disimpan

dalam

lemari

arsip,

tetapi

sebelumnya

arsip

tersebut

diklasifikasikan terlebih dahulu sesuai subjek/masalahnya. Walaupun tidak ada prosedur khusus yang ditempuh dalam mengorganisasikan arsip, tetapi arsip yang ada sudah diarsipkan dengan baik, terbukti dengan dalam penemuan kembali arsip hanya memerlukan waktu 5 menit. Hal ini diperkuat

oleh

Bapak

Opik

Teguh

Iman,

bahwa:

”Dalam

mengorganisasikan arsip tidak ada prosedur khusus yang ditempuh oleh pegawai kearsipan di sekolah ini, arsip-arsip yang diterima oleh pegawai kearsipan langsung disimpan dalam lemari arsip dan diklasifikasikan terlebih dahulu sesuai subjek/masalahnya. Walaupun tidak ada prosedur khusus, tetapi arsip yang ada sudah diarsipkan dengan baik, terbukti dengan dalam penemuan kembali arsip hanya memerlukan waktu 5 menit”. 11 Dalam teori kearsipan, dikenal adanya sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang dikenal ada lima, yaitu: sistem penyimpanan secara abjad, pokok soal, wilayah, nomor dan tanggal. Di SMP Bangun Nusantara sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System). Landasan utama penataan berkas sistem ini adalah masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. Sistem ini umumnya diterapkan pada arsip hasil korespondensi (surat dan 10

H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009. 11 Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

67

sejenisnya), hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus (case file) dan sebagainya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus, Di SMP Bangun Nusantara ”Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System)”. 12 Adapun langkah-langkah yang ditempuh di SMP Bangun Nusantara dalam penyimpanan arsip adalah, Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, yaitu surat masuk disimpan dalam buku agenda kemudian disimpan berdasarkan masalahnya, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjeknya, selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjeknya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip. Waktu penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar. Hal ini diperkuat oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman bahwa, langkah-langkah yang ditempuh di SMP Bangun Nusantara dalam penyimpanan arsip adalah: ”Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, yaitu surat masuk disimpan dalam buku agenda kemudian disimpan berdasarkan masalahnya, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjeknya, selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjeknya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip. Waktu penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar”. 13 Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom yang sudah ada, kemudian surat disimpan dan dimasukkan ke dalam map ordner sesuai dengan subjeknya. 2

Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009. Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

13

68

Surat yang sudah dimasukkan ke dalam map ordner tidak dibiarkan begitu saja, tetapi map ordner dimasukkan ke dalam filling cabinet dan disusun secara vertikal. Arsip yang disimpan sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, untuk itu diperlukan prosedur-prosedur dalam penemuan kembali arsip. Waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip adalah 5 Menit. Dikatakan secara teoritis bahwa penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Karena di SMP Bangun Nusantara sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System), maka terlebih dahulu harus mengetahui penggolongan masalah dari surat tersebut. Adapun prosesnya adalah sebagai berikut: a) Pegawai tata usaha terlebih dahulu harus mengetahui jenis masalah surat yang diterima atau masuk dari arsip yang dimaksud. b) Arsip dapat dilihat di buku agenda surat masuk. c) Arsip dapat ditemukan pada map ordner yang sesuai dengan arsip tersebut. Hal ini seperti yang dikatakan Bapak Uki Firdaus bahwa: ”Untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus mengetahui jenis masalah surat tersebut. Kemudian setelah mengetahuinya, arsip terlebih dahulu dapat dilihat di buku agenda. Setelah itu, arsip dapat diketemukan di map ordner guru, siswa maupun umum”. 14 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan penyimpanan, pengorganisasian, dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik, walaupun terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan sistem sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System) akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan karena tidak akan mungkin pegawai tata usaha akan mengingat penggolongan semua masalah arsip. Pengorganisasian arsip yang 14

Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.

69

diterapkan sudah sesuai dengan teori, karena cara yang diterapkan tersebut benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan sekolah dan juga memudahkan dalam penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Dalam penemuan kembali arsip, pegawai tata usaha juga harus mencari informasi arsip dengan cara membalik halaman buku agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat menggunakan komputer sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMP Bangun Nusantara memiliki komputer, namun komputer yang ada hanya digunakan untuk data-data masyarakat sekolah, seperti data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi, kalau surat masuk dan keluar menggunakan buku agenda. Komputer hanya digunakan untuk mengetik balasan dari surat masuk dan untuk kepentingan sekolah yang lainnya seperti penulisan soal ujian, jadwal pelajaran, dan lain-lain. d. Kegiatan kearsipan dalam Hal Pemeliharaan Pemeliharaan akan arsip merupakan kegiatan yang tidak dapat diremehkan. Arsip adalah pusat ingatan dan sumber informasi yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya. Tidak mudah menjaga, memelihara dan mengamankan arsip. ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar arsip selalu bersih dan aman dari segala kerusakan. Aspek tersebut adalah dari segi ruangan arsip dan pengamanan arsip itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa pemeliharaan arsip mudah dilakukan, bila penyimpanan arsip baik dan benar. Di SMP Bangun Nusantara pemeliharaan arsip dapat dilihat dari dua aspek, yaitu: a) Ruangan arsip Untuk ruangan arsip, cara pemeliharaan yang dilakukan SMP Bangun Nusantara adalah membersihkan ruangan arsip setiap hari, karena ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Untuk itu ruangan disapu,dipel dan dibersihkan setiap hari.

70

b) Pengamanan arsip Ada banyak cara untuk pengamanan arsip dari kerusakan dan kehilangan. Dari segi pengamanan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara dapat terlihat bahwa arsip-arsip tersebut diletakkan atau disusun secara rapi di lemari atau rak-rak penyimpanan arsip, walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. Hal tersebut seperti diungkapkan Kepala Sekolah Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H sebagai berikut: ”Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan arsip. ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dan dipel setiap hari. Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.”. 15 Dalam pengamanan arsip, selain yang disebutkan di atas masih terdapat cara pengamanan yang dilakukan, di antaranya adalah arsip disimpan pada rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam dan diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar mudah dibersihkan, dan arsip diletakkan sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Opik Teguh Iman, bahwa Proses pemeliharaan yang dilakukan di SMP Bangun Nusantara adalah dengan cara a). Membersihkan ruangan karena tidak ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip (gabung dengan ruangan Kabag. Tata Usaha), b). Dismpan pada rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar mudah dibersihkan, c). 15

H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009

71

Meletakkan arsip sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya. 16 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pelaksanaan pemeliharaan arsip sudah baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana kelemahan-kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang tampak sempit dikarenakan menyatunya unit tata usaha dengan ruangan arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian. e. Kegiatan Kearsipan dalam hal Penyusutan Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Seperti dikatakan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-surat yang ada. Yang dimaksud menggolongkan surat-surat di sini adalah memisahkan antara arsip yang masih mempunyai nilai guna dengan yang tidak mempunyai nilai guna lagi. Dalam rangka melaksanakan penyusutan, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan ke gudang sekolah. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap penting sudah dipindahkan tapi ternyata tiba-tiba diperlukan, maka arsip tersebut masih dapat diminta dan dicari di gudang sekolah. Hal tersebut seperti diungkapkan Bapak Opik Teguh Iman bahwa ”Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna, dan tidak penting. Akte tanah SMP Bangun Nusantara merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya, arsip yang memiliki nilai guna abadi seperti Buku Induk siswa, Ijazah, SKUN, tidak akan dimusnahkan sampai kapan pun. Arsip yang tidak memiliki nilai guna abadi seperti undangan, hasil ulangan dibuatkan jadwal retensi dengan maksimal penyimpanan dalam kurun waktu 5 16

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009

72

tahun. Setelah arsip digolongkan, maka arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan. Untuk melakukan pemindahan arsip SMP Bangun Nusantara melakukan dengan cara memindahkan arsip berguna dan tidak penting ke gudang sekolah”. 17 Arsip-arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Maka, bila sampai waktunya arsip yang tidak berguna tersebut akan dimusnahkan dengan cara dibakar. Hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus, bahwa: ”Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan dianggap tidak penting akan dimusnahkan dengan cara dibakar”. 18 Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan arsip sudah baik karena terdapat proses-proses atau prosedur yang dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan tersebut. Dalam penyusutan dapat dilakukan dengan menggolongkan surat, sehingga tidak sembarangan dalam menyusutkan arsip. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi dan yang dianggap tidak penting lagi ke gudang sekolah dan pemusnahan arsip dengan cara dibakar. 2.

Sistem Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Arsip merupakan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam sebuah

organisasi.

Arsip

digunakan

dalam

rangka

pengambilan

keputusan,

pertanggungjawaban dan perumusan kebijaksanaan. Untuk itu arsip perlu dikelola agar dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Ada beberapa faktor yang harus diperhatikan agar arsip dapat berperan sebagaimana mestinya. Faktor kerasipan yang baik adalah sebagai berikut:

17 18

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009. Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.

73

a. Fasilitas kearsipan di SMP Bangun Nusantara Untuk memperlancar pelaksanaan manajemen kearsipan diperlukan adanya peralatan atau fasilitas yang memadai. Fasilitas yang memadai merupakan faktor penunjang adanya kearsipan yang baik. Keperluan peralatan penataan arsip tidaklah sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain, akan tetapi disesuaikan dengan keadaan instansi atau organisasi tersebut. Untuk dapat menata arsip dengan baik, maka diperlukan peralatan yang bisa menjalankan fungsi setiap sistem atau metode penyimpanan arsip yang diterapkan. Keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan yang efisien dipengaruhi oleh peralatan penataan arsip yang dipergunakan. Dalam pengadaan peralatan penyimpanan arsip hendaklah diperhatikan benar-benar bahwa peralatan yang dipilih tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi. Agar peralatan tersebut benar-benar bisa digunakan untuk pelaksanaan manajemen kearsipan. Fasilitas kearsipan banyak macamnya, namun umumnya yang ada dalam suatu institusi adalah filing cabinet, folder dan sekat. Fasilitas kearsipan yang tersedia di SMP Bangun Nusantara antara lain: 1). Lemari arsip, alat yang digunakan untuk menyimpan folder ataupun map ordner yang berisi berkas-berkas arsip. 2). Folder, alat yang digunakan untuk menempatkan berkas/lembaranlembaran arsip sesuai dengan subyek/masalahnya. Pada ujung kanan map/folder dibuatkan ”tab” untuk menuliskan subyek atau masalah surat yang disimpan dalam map/folder tersebut. Folder ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen di dalam filing cabinet. 3). Buku Agenda, buku besar untuk mencatat data-data yang diperoleh mengenai karyawan, yang terdiri dari: buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.

74

4). Komputer, alat yang digunakan untuk menyimpan data-data mengenai guru, karyawan dan siswa, agar lebih mudah informasi tersebut diketahui sewaktu-waktu. 5). Box, digunakan untuk pengganti filing cabinet bagi arsip-arsip inaktif di gudang arsip. 6). Pembolong kertas adalah suatu peralatan kantor yang digunakan untuk melubangi kertas, kemudian kertas/dokumen yang sudah dilubangi tersebut disimpan dalam folder. 7). Map ordner adalah map yang ukurannya besar dan kokoh dan digunakan untuk menyimpan dokumen dalam lemari arsip dan disusun secara vertikal berderet ke samping. Selain itu tersedia pula alat-alat korespondensi seperti: kertas, kalkulator, hekter, stempel, dan meja tulis. Data di atas berdasarkan ungkapan Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus sebagai berikut: ”Alatalat yang digunakan dalam menata arsip adalah: Lemari arsip, Map ordner, Pembolong kertas, Folder, Box file, Komputer, Loker, Kalkulator, Hekter, Stempel, dan Meja tulis”. 19 Peralatan yang digunakan harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, karena arsip-arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara berbentuk lembaran-lembaran kertas jadi peralatan yang digunakan tersebut sesuai dengan bentuk fisik arsipnya. b. Pegawai kearsipan di SMP Bangun Nusantara Pegawai kearsipan sangat memegang peranan yang sangat penting. Selengkap apapun fasilitas kearsipan yang disediakan di suatu instansi, bila tidak memiliki pegawai kearsipan yang cakap, maka mustahil kegiatan kearsipan akan berjalan lancar dan sesuai harapan. Pegawai yang melaksanakan manajemen kearsipan di SMP Bangun Nusantara pada unit Tata Usaha adalah sebagai berikut:

19

Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.

75

1). Kepala Tata Usaha, pemimpin yang mengkoordinir jalannya kegiatan adaministrasi. 2). Bagian pelaksana keuangan, staf Tata Usaha yang membantu menerima dan mencatat uang Majelis/Komite madrasah. 3). Bidang Administrasi, staf Tata Usaha yang bertugas mengelola surat-surat mengenai SK pengangkatan, pemindahan, kenaikan pangkat, dan pemberhentian serta mengelola surat-surat mengenai data siswa. 4). Bidang Pembukuan, staf Tata Usaha yang bertugas membukukan dan menyimpan semua arsip. 5). Bidang Perpustakaan, staf Tata usaha yang bertugas mengelola buku-buku. 6). Bidang Pelaksana Bendahara, stafTata Usaha yang bertugas menerima,

membukukan,

menyimpan,

mengeluarkan

dan

mempertanggungjawabkan keuangan yang bersumber dari APBN. 7). Bidang Koordinator kebersihan, staf Tata Usaha yang bertugas mengawasi kebersihan di lingkungan SMP Bangun Nusantara. Hal tersebut seperti diungkapkan Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman bahwa ada 8 Orang pegawai Tata Usaha, yaitu:

20

a. Kabag. Tata Usaha

: Opik Teguh Iman

b. Kabag. Keuangan

: Hj. Sanimah Muhasan

c. Staf keuangan

: 1). Umiyati

d. Staff Administrasi

2). Siti Hajarwani : Uki Firdaus

e. Staff Pembukuan

: Rojalih

f. Staff Perpustakaan

: Eko Sutrisno

g. Staff Laboratorium

: Yasin. 20

Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.

76

Adapun syarat-syarat yang diberlakukan SMP Bangun Nusantara untuk merekrut pegawai kearsipan merupakan persyaratan untuk pegawai Tata Usaha, yaitu: 1). Minimal lulusan sekolah menengah dan memiliki pengetahuan umum tentang surat menyurat. 2). Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil. 3). Cekatan dan mau bekerja keras. 4). Berpakaian yang sopan 5). Memiliki skill 6). Dapat mengoperasikan komputer Data di atas diperkuat oleh ungkapan Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus sebagai berikut: ”Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha adalah: pendidikan minimal SMK/SMA dan memiliki pengetahuan umum tentang surat menyurat, Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil, Cekatan dan mau bekerja keras, berpakaian

sopan,

Memiliki

skill,

dan

dapat

mengoperasikan

komputer”. 21 Syarat di atas merupakan syarat dasar atau umum yang harus dimiliki oleh pegawai Tata Usaha. Karena pegawai Tata Usaha di SMP Bangun Nusantara merangkap sebagai pegawai arsip/arsiparis, maka tentunya tidak mudah melaksanakan tugas-tugas kearsipan yang ada. Dalam mengelola arsip di SMP Bangun Nusantara, belum ada pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan karena tidak ada biaya untuk mengadakan pelatihan dan penataran di sekolah ini. Data di atas berdasarkan ungkapan Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H, bahwa: “Belum ada pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan”. 22

21

Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009. H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009. 22

77

Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan staf administrasi, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pegawai Tata Usaha sudah cukup baik walaupun pegawai Tata Usaha merangkap sebagai arsiparis. Berdasarkan data-data di atas, dapat dianalisis bahwa fasilitas kearsipan yang tersedia di SMP Bangun Nusantara sudah cukup baik dan memenuhi syarat sebagai faktor pendukung kearsipan yang baik. Dengan demikian pelaksanaan kearsipan dapat terlaksana dengan baik.

78

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dapat dipaparkan beberapa temuan sebagai berikut: 1. Arsip yang tercipta, yang digunakan di SMP Bangun Nusantara adalah manajemen direktif yaitu arsip yang berhubungan dengan kebijakan dan prosedur

di

dalam

suatu

organisasi

yang

berhubungan

dengan

pemberitahuan, pengumuman, dan edaran yang kesemuanya terdiri suatu organisasi tersebut. 2. Sistem pendistribusian di SMP Bangun Nusantara menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi. 3. Sistem penyimpanan yang digunakan di SMP Bangun Nusantara adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System), dan untuk mengorganisasikan arsip-arsip tersebut digunakan sentralisasi arsip yaitu pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat di mana penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata Usaha karena dapat menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip.

79

4. Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam dan diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar 78 mudah dibersihkan, dan arsip diletakkan sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. 5. Dalam rangka melaksanakan penyusutan, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat 65 dipindahkan ke gudang sekolah. Kemudian, untuk Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan dianggap tidak penting akan dimusnahkan dengan cara dibakar. 6. Fasilitas kearsipan yang tersedia di SMP Bangun Nusantara cukup lengkap, sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan. 7. Tenaga pengelola arsip/arsiparis

tidak ditemukan di SMP Bangun

Nusantara, karena petugas yang mengelola arsip adalah pegawai Tata Usaha. 8. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) di bidang kearsipan belum pernah dilakukan, artinya tidak pernah dilakukan kegiatan pelatihan dan penataran dikalangan pengelola arsip. Berdasarkan temuan-temuan tersebut dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan yang diterapkan di SMP Bangun Nusantara sudah berjalan dengan baik, walaupun dalam pelaksanaannya masih terdapat kelemahan dan kekurangan. Hal ini dapat terbukti bahwa dalam pendistribusian arsip menggunakan beberapa jenis buku yaitu Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi. Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem pemberkasan atas dasar masalah (Subject Filling System), dan untuk mengorganisasikan arsip-arsip

80

tersebut digunakan sentralisasi arsip sehingga memudahkan dalam penemuan kembali karena arsip disimpan secara terpusat disatu tempat yaitu di Kabag. Tata Usaha. Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Dari segi ruangan, ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dan dipel setiap hari. Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam dan diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar mudah dibersihkan, dan arsip diletakkan sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji. Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan ke gudang sekolah. Kemudian, untuk Arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dan dianggap tidak penting akan dimusnahkan dengan cara dibakar. Fasilitas yang tersedia di SMP Bangun Nusantara juga sudah cukup lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan. B. Saran Dari hasil penelitian yang dilakukan, penulis ingin memberikan saran-saran yang membangun demi terciptanya manajemen kearsipan yang lebih baik lagi. Adapun saran-saran penulis adalah sebagai berikut: 1. Dalam mengelola arsip harus mempunyai arsiparis tersendiri, agar lebih mudah dalam mengelola kearsipan dan lebih efektif serta efisien dalam mencapai tujuan administrasi. 2. Sistem pendistribusian hendaknya menggunakan Kartu Kendali agar lebih mudah dilaksanakan. 3. Untuk tempat penyimpanan arsip, sebaiknya diusahakan agar mempunyai ruangan tersendiri dan terpisah dari ruang Tata Usaha agar kebersihan ruangan lebih terjaga. 4. Agar kualitas kearsipan di SMP Bangun Nusantara lebih baik, sebaiknya diadakan pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di

81

bidang kearsipan agar pegawai tata usaha lebih memahami lagi mengenai kearsipan, karena peranan pegawai tata usaha merangkap sebagai pegawai kearsipan.

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003 Arikunto, Suharsimi, Prosedur Penelitian, Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002 Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 2003 Basuki, Sulistyo, Pengantar Kearsipan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996 Effendhie, Machmoed, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil,

artikel

diakses

pada

22

Oktober

2009

dari

http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparisindonesia-sebuah-catatan-kecil/ Hadiwardoyo, Sauki, Merumuskan Jadwal Retensi Arsip, artikel di akses pada 7 November

2009

dari

http://www.arsipjatim.go.id/web/uploadFile/TBEDUCATIONPAPER/.p df Kartiandari, Ermin, Pengelolaan Arsip pada bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara, (Tugas Akhir D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Semarang, 2007), h. 24-25, akses pada

82

26

Oktober

2009

dari

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.1/import/3018.pdf Laksmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: penaku, Cet. 2, 2008 Martono, Boedi, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan penyimpanan dalam manajemen kearsipan, Jakarta: CV. Muliasari, Cet. 1, 1997 Martono, Boedi, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Sinar Harapan, Cet. 1, 1992 Martono, Boedi, Penyusutan dan Pengamanan arsip Vital dalam Manajemen kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, Cet. 1, 1994 Martono, Boedi, Sistem Kearsipan Praktis-praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, Cet. 1, 1990 Mirmani , Anon, Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307), artikel diakses pada

7

November

2009

dari

http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf Qosim, M., Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsipan. pdf Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni 2010 dari http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.polaklasifikasi.pdf. Sagala, Syaiful, Manajemen Strategik dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan; Pembuka Ruang Kreativitas, Inovasi, dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah, Bandung: Alfabeta, 2009 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2001 Sudjono,dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip,(Jakarta: Universitas Terbuka,2007) Sumartini, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/index.php

83

Suraja, Yohannes, Manajemen Kearsipan, Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000 Tim Penulis, Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi), Jakarta: CeQDA (Center for Quality Development and Assurance) UIN Syarif Hidayatullah, 2007 Tim Penyusun, Pedoman Penulisan Skripsi, Jakarta: Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah, 2007 Wahyuni, Endang, Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta Timur, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006) Wursanto, Ig, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, Cet. 6, 2003 Yatimah, Durotul, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, Bandung: Pustaka Setia, Cet 1, 2009

Lampiran 1

PEDOMAN OBSERVASI

Sasaran observasi dalam penelitian ini adalah gambaran umum dan kondisi Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang yang mencakup : No 1.

Aspek

Objek

Permasalah umum yang terdapat di SMP Sekolah Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang

2.

Gambaran umum objek penelitian

Sekolah

3.

Fasilitas umum yang terdapat di SMP Sekolah Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang

4.

Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP a. Sekolah Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang

b. Pegawai Tata Usaha c. Ruangan Tata Usaha

Keterangan

Lampiran 2 PEDOMAN WAWANCARA TERSTRUKTUR

1. Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? 2. Sistem penciptaan arsip apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? 3. Bagaimana proses penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? 4. Sistem pendistribusian apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? 5. Bagaimana proses pendistribusian arsip di sekolah ini? 6. Sistem pengorganisasian apakah yang diterapkan di sekolah ini? 7. Dimanakah tempat yang digunakan untuk mengorganisasikan arsip? 8. Apakah dalam mengorganisasikan arsip disesuaikan dengan kebutuhan di sekolah? 9. Bagaimana prosedur yang ditempuh dalam proses pengorganisasian arsip? 10. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menemukan arsip? 11. Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sekolah ini? 12. Langkah-langkah apa sajakah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip? 13. Bagaimana proses penemuan kembali arsip yang dilaksanakan di sekolah ini? 14. Bagaimana pemeliharaan arsip yang digunakan di sekolah ini? 15. Bagaimanakah proses pelaksanaan penyusutan arsip di sekolah ini? 16. Bagaimana cara memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi? 17. Berapa jumlah pegawai Tata Usaha di sekolah ini? Apa saja bagian-bagiannya? 18. Apa saja syarat yang diberlakukan di sekolah ini untuk merekrut pegawai Tata Usaha? 19. Alat-alat apa sajakah yang digunakan untuk menata arsip? 20. Apakah ada peralatan canggih yang dapat menunjang kegiatan kearsipan? 21. Apakah peralatan yang digunakan disesuaikan dengan bentuk fisik arsip? 22. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?

Lampiran 3

PEDOMAN WAWANCARA

Responden 1 : Opik Teguh Iman Tempat

: Ruang Kantor Tata Usaha

Judul

: “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”

1. T : Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara, tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstruktur/dalam pembukuan hanya berdasarkan pengalaman dan melihat pada buku-buku pedoman tentang ke Tata Usahaan. 2. T : Sistem penciptaan arsip apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J

: Sistem penciptaan arsip yang digunakan adalah manajemen direktif yaitu kebijakan dan prosedur di dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pemberitahuan, pengumuman, dan edaran yang kesemuanya terdiri dari suatu organisasi tersebut.

3. T : Bagaimana proses penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Prosesnya adalah: (1) pembuatan konsep, (2) pengetikan, (3) pemeriksaan hasil ketikan, (4) pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat, (5) persetujuan pengetikan, (6) tanda tangan kepala sekolah 4. T : Sistem pendistribusian apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J :

Sistem pendistribusian menggunakan Buku Agenda surat masuk dan surat keluar, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi.

5. T : Bagaimana proses pendistribusian arsip di sekolah ini? J :

Proses penerimaan surat dipusatkan di unit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada Buku Agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat terima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan.

Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul tertutup kepada kepala tata usaha dan diserahkan langsung kepada kepala sekolah untuk menindak lanjuti atas surat tersebut. Bila surat masuk bersifat pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada kepala tata usaha dan diberikan langsung kepada guru atau pegawai yang bersangkutan atau berkepentingan. Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha. Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar. 6. T : Sistem pengorganisaian arsip apakah yang diterapkan di sekolah ini? J:

Sistem pengorganisasian yang digunakan di sekolah ini adalah sentralisasi arsip.

7. T : Dimanakah tempat yang digunakan untuk mengorganisasikan arsip ? J : Diruang tata usaha, karena sekolah tidak mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip. 8. T : Apakah dalam mengorganisasikan arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah? J :

Cara pengorganisasian arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah karena ruang lingkup pekerjaan di SMP Bangun Nusantara tidak terlalu besar.

9. T : Bagaimana prosedur yang ditempuh dalam proses pengorganisasian arsip? J :

Tidak ada prosedur khusus yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen, dokumen tersebut langsung diterima dan diarsipkan.

10. T : Berapa lama yang diperlukan dalam menemukan arsip? J :

Waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip adalah 5 Menit.

11. T : Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sekolah ini? J :

menggunakan sistem pemberkasan atas dasar masalah

12. T : Langkah-langkah apa saja yang ditempuh dalam penyimpanan arsip? J :

Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, yaitu surat masuk disimpan dalam buku agenda kemudian disimpan berdasarkan masalahnya, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjeknya, selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjeknya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip. Waktu

penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar. 13. T : Bagaimana proses penemuan kembali arsip yang dilaksanakan di sekolah ini? J :

Untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus mengetahui jenis masalah surat tersebut. Setelah itu, arsip dapat diketemukan di map ordner guru, siswa maupun umum.

14. T : Bagaimana proses pemeliharaan arsip yang digunakan di sekolah ini? J :

Proses pemeliharaan arsip adalah dengan cara: a.

Membersihkan ruangan karena tidak ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip (gabung dengan ruangan Kabag. Tata Usaha),

b.

Disimpan pada arak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar mudah dibersihkan,

c.

Meletakkan arsip sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya.

15. T : Bagaimana proses pelaksanaan penyusutan arsip di sekolah ini? J :

Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna, dan tidak penting. Akte tanah SMP Bangun Nusantara merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya, arsip yang memiliki nilai guna abadi seperti Buku Induk siswa, Ijazah, SKUN, tidak akan dimusnahkan sampai kapan pun. Arsip yang tidak memiliki nilai guna abadi seperti undangan, hasil ulangan dibuatkan jadwal retensi dengan maksimal penyimpanan dalam kurun waktu 5 tahun. Setelah arsip digolongkan, maka arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan. Untuk melakukan pemindahan arsip SMP Bangun Nusantara melakukan dengan cara memindahkan arsip berguna dan tidak penting ke gudang sekolah.

16. T : Bagaimana cara memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi? J :

Dimusnahkan dengan cara dibakar.

17. T : Berapa jumlah pegawai Tata Usaha di sekolah ini? Apa saja bagian-bagiannya? J : 8 Orang pegawai Tata Usaha, yaitu: a. Kabag. Tata Usaha

: Opik Teguh Iman

b. Kabag. Keuangan

: Hj. Sanimah Muhasan

c. Staf keuangan

: 1). Umiyati 2). Siti Hajarwani

18. T :

d. Staff Administrasi

: Uki Firdaus

e. Staff Pembukuan

: Rojalih

f. Staff Perpustakaan

: Eko Sutrisno

g. Staff Laboratorium

: Yasin

Apa saja syarat yang diberlakukan di sekolah ini untuk merekrut pegawai Tata Usaha?

J : Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha adalah: a. Pendidikan minimal SMK/SMA b. Memiliki skill c. Dapat mengoperasikan komputer d. Cekatan dan mau bekerja keras e. Berpakaian yang sopan 19. T : Alat-alat apakah yang digunakan untuk menata arsip? J : Alat-alat yang digunakan adalah: Lemari arsip, Pembolong kertas, Folder, Komputer, Loker, Hekter, dan Meja tulis. 20. T : Apakah ada peralatan canggih yang dapat menunjang kegiatan kearsipan? J : Ya sudah ada. Komputer juga digunakan untuk menyimpan data-data siswa dan kemudian data-data tersebut diprint out untuk kemudian disimpan dalam lemari arsip, guna mengantisipasi hilangnya file tersebut. 21. T : Apakah peralatan yang digunakan disesuaikan dengan bentuk fisik arsip? J : Ya, disesuaikan dengan bentuk fisik arsip tersebut.

22. T :

Apakah pegawai kearsipan mengikuti pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?

J : Belum ada pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan.

Tangerang, 1 Desember 2009 Responden 1

Opik Teguh Iman Kabag. Tata Usaha

Lampiran 4

PEDOMAN WAWANCARA

Responden 2 : Uki Firdaus Tempat

: Ruang Kantor Tata Usaha

Judul

: “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”

1. T : Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara. 2. T : Sistem penciptaan arsip apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Sistem penciptaan arsip yang digunakan adalah manajemen direktif. 3. T : Bagaimana proses penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Proses penciptaan yang umum dilaksanakan adalah: a. Pembuatan konsep b. Pengetikan c. Pemeriksaan hasil ketikan d. Pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat e. Persetujuan pengetikan f. Tanda tangan Kepala Sekolah 4. T : Sistem pendistribusian apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J :

Sistem pendistribusian menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi.

5. T : Bagaimana proses pendistribusian arsip di sekolah ini? J :

Proses penerimaan surat dipusatkan diunit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada Buku Agenda. Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha. Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar.

6. T : Sistem pengorganisaian arsip apakah yang diterapkan di sekolah ini? J:

Sistem pengorganisasian yang digunakan di sekolah ini adalah sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat.

7. T : Dimanakah tempat yang digunakan untuk mengorganisasikan arsip ? J : Diruang tata usaha, karena sekolah tidak mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip. 8. T : Apakah dalam mengorganisasikan arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah? J :

Ya, disesuaikan dengan kebutuhan sekolah

9. T : Bagaimana prosedur yang ditempuh dalam proses pengorganisasian arsip? J :

Tidak ada prosedur khusus yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen.

10. T : Berapa lama yang diperlukan dalam menemukan arsip? J :

Waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip adalah 5 Menit.

11. T : Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sekolah ini? J :

Sistem yang digunakan adalah sistem pemberkasan atas dasar masalah (subject filing system).

12. T : Langkah-langkah apa saja yang ditempuh dalam penyimpanan arsip? J :

Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjek/masalahnya, selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjek/masalahnya. Waktu penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar.

13. T : Bagaimana proses penemuan kembali arsip yang dilaksanakan di sekolah ini? J :

Untuk menemukan kembali arsip, harus mengetahui jenis masalah surat tersebut. Kemudian setelah mengetahuinya, arsip terlebih dahulu dapat dilihat di buku agenda.

14. T : Bagaimana proses pemeliharaan arsip yang digunakan di sekolah ini? J :

Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dan dipel setiap hari. Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip.

15. T : Bagaimana proses pelaksanaan penyusutan di sekolah ini? J :

Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna, dan tidak penting. Akte tanah SMP Bangun Nusantara merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk aslinya, arsip yang memiliki nilai guna abadi seperti Buku Induk siswa, Ijazah, SKUN, tidak akan dimusnahkan sampai kapan pun. Arsip yang tidak memiliki nilai guna abadi seperti undangan, hasil ulangan dibuatkan jadwal retensi dengan maksimal penyimpanan dalam kurun waktu 5 tahun.

16. T : Bagaimana cara memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi? J :

Cara memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi adalah dengan cara dibakar.

17. T : Berapa jumlah pegawai Tata Usaha di sekolah ini? Apa saja bagian-bagiannya? J : 6 Orang pegawai Tata Usaha, yaitu: a. Kabag. Tata Usaha

: Opik Teguh Iman

b. Kabag. Keuangan

: Hj. Sanimah Muhasan

c. Staff Administrasi

: Uki Firdaus

d. Staff Pembukuan

: Rojalih

e. Staff Perpustakaan

: Eko Sutrisno

f. Staff Laboratorium

: Yasin

18. T :

Apa saja syarat yang diberlakukan di sekolah ini untuk merekrut pegawai Tata Usaha?

J : Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha adalah: a. Pendidikan minimal SMK/SMA b. Memiliki skill c. Dapat mengoperasikan komputer d. Cekatan dan mau bekerja keras 19. T : Alat-alat apakah yang digunakan untuk menata arsip? J : Alat-alat yang digunakan dalam menata arsip adalah: Lemari arsip, Map ordner, Pembolong kertas, Folder, Box file, Komputer. 20. T : Apakah ada peralatan canggih yang dapat menunjang kegiatan kearsipan? J : Ya sudah ada. Komputer juga digunakan untuk menyimpan data-data siswa dan kemudian data-data tersebut diprint out untuk kemudian disimpan dalam lemari arsip, guna mengantisipasi hilangnya file tersebut. 21. T : Apakah peralatan yang digunakan disesuaikan dengan bentuk fisik arsip? J : Ya, disesuaikan dengan bentuk fisik arsip tersebut. 22. T :

Apakah pegawai kearsipan mengikuti pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?

J : Belum ada pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan

Tangerang, 10 Desember 2009 Responden 2

Uki Firdaus Staf Administrasi

Lampiran 5

PEDOMAN WAWANCARA

Responden 3 : Drs. H. M. Ishaq, S.H Tempat

: Ruang Kantor Kepala Sekolah

Judul

: “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang”

1. T : Apakah ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Ada Standar Operasional Pelaksanaan (SOP) dalam penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara, tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstruktur. 2. T : Sistem penciptaan arsip apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Sistem penciptaan arsip yang digunakan adalah manajemen direktif. 3. T : Bagaimana proses penciptaan arsip di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J : Proses penciptaan suatu arsip tergantung dari masalah/informasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umumnya dilaksanakan adalah: (1) pembuatan konsep, (2) pengetikan, (3) pemeriksaan hasil ketikan, (4) pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat, (5) persetujuan pengetikan, (6) tanda tangan kepala sekolah 4. T : Sistem pendistribusian apa yang digunakan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang? J :

Sistem Pendistribusian yang digunakan adalah Buku Agenda, Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi.

5. T : Bagaimana proses pendistribusian arsip di sekolah ini? J :

Proses penerimaan surat dipusatkan di unit tata usaha yang diterima oleh pegawai tata usaha dan langsung dicatat pada Buku Agenda surat masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat terima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan. Setelah surat masuk diagendakan, surat masuk diklasifikasikan ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi.

Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh kepala sekolah. Kemudian, surat-surat keluar sebelumnya harus dikonsep dahulu oleh pegawai tata usaha atas perintah kepala sekolah dan diperiksa kembali oleh kepala tata usaha. Selesai diketik, surat keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirim, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar. 6. T : Sistem pengorganisaian arsip apakah yang diterapkan di sekolah ini? J:

Sistem pengorganisasian yang digunakan di sekolah ini adalah sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, yaitu penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata Usaha karena dapat menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip.

7. T : Dimanakah tempat yang digunakan untuk mengorganisasikan arsip ? J : Diruang tata usaha, karena sekolah tidak mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip. 8. T : Apakah dalam mengorganisasikan arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah? J :

Cara pengorganisasian arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah karena ruang lingkup pekerjaan di SMP Bangun Nusantara tidak terlalu besar dan arsip yang dihasilkan tidak terlalu banyak, maka sentralisasi arsip sesuai dengan keadaan sekolah.

9. T : Bagaimana prosedur yang ditempuh dalam proses pengorganisasian arsip? J :

Tidak ada prosedur khusus.

10. T : Berapa lama yang diperlukan dalam menemukan arsip? J :

Waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip adalah 5 Menit.

11. T : Sistem penyimpanan arsip apa yang digunakan di sekolah ini? J :

Sistem pemberkasan atas dasar masalah (subject filing system).

12. T : Langkah-langkah apa saja yang ditempuh dalam penyimpanan arsip? J :

Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, kemudian diklasifikasikan sesuai dengan subjek/masalahnya, selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjek/masalahnya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip. Waktu penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar.

13. T : Bagaimana proses penemuan kembali arsip yang dilaksanakan di sekolah ini? J :

Untuk menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus mengetahui jenis masalah surat tersebut, dapat dilihat di buku agenda. Setelah itu, arsip dapat diketemukan di map ordner guru, siswa maupun umum.

14. T : Bagaimana proses pemeliharaan arsip yang digunakan di sekolah ini? J :

Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan arsip. ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dan dipel setiap hari. Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.

15. T : Bagaimana proses pelaksanaan penyusutan arsip di sekolah ini? J :

Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna, dan tidak penting. Akte tanah SMP Bangun Nusantara merupakan arsip vital yang sangat penting harus tetap ada dalam bentuk aslinya, arsip yang memiliki nilai guna abadi seperti Buku Induk siswa, Ijazah, SKUN, tidak akan dimusnahkan sampai kapan pun. Arsip yang tidak memiliki nilai guna abadi seperti undangan, hasil ulangan dibuatkan jadwal retensi dengan maksimal penyimpanan dalam kurun waktu 5 tahun. Setelah arsip digolongkan, maka arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan. Untuk melakukan pemindahan arsip SMP Bangun Nusantara melakukan dengan cara memindahkan arsip berguna dan tidak penting ke gudang sekolah.

16. T : Bagaimana cara memusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi? J :

Arsip-arsip dimusnahkan dengan cara dibakar.

17. T : Berapa jumlah pegawai Tata Usaha di sekolah ini? Apa saja bagian-bagiannya? J : Pegawai Tata Usaha, yaitu: a. Kabag. Tata Usaha

: Opik Teguh Iman

b. Kabag. Keuangan

: Hj. Sanimah Muhasan

c. Staff Administrasi

: Uki Firdaus

d. Staff Pembukuan

: Rojalih

e. Staff Perpustakaan

: Eko Sutrisno

f. Staff Laboratorium

: Yasin

18. T : Apa saja syarat yang diberlakukan di sekolah ini untuk merekrut pegawai Tata Usaha? J : Syarat-syarat yang diberlakukan untuk merekrut pegawai Tata Usaha adalah: pendidikan minimal SMK/SMA dan memiliki pengetahuan umum tentang surat menyurat, Bisa membaca dan menulis dengan baik dan terampil, Cekatan dan mau bekerja keras, berpakaian sopan, Memiliki skill, dan dapat mengoperasikan komputer. 19. T : Alat-alat apakah yang digunakan untuk menata arsip? J : Alat-alat yang digunakan dalam menata arsip adalah: Lemari arsip, Map ordner, Pembolong kertas, Folder, Box file, Komputer, Loker, Kalkulator, Hekter, Stempel, dan Meja tulis. 20. : Apakah ada peralatan canggih yang dapat menunjang kegiatan kearsipan? J : Ya sudah ada. Komputer juga digunakan untuk menyimpan data-data siswa dan kemudian data-data tersebut diprint out untuk kemudian disimpan dalam lemari arsip, guna mengantisipasi hilangnya file tersebut. 21. T : Apakah peralatan yang digunakan disesuaikan dengan bentuk fisik arsip? J : Ya, disesuaikan dengan bentuk fisik arsip tersebut. 22. T :

Apakah pegawai kearsipan mengikuti pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?

J : Belum ada pelatihan dan penataran dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan

Tangerang, 30 Desember 2009 Responden 3

Drs. H. M. Ishaq, S.H Kepala Sekolah

Lampiran 6 FOTO-FOTO HASIL PENELITIAN

Wawancara dgn Staf Administrasi Bpk. Uki Firdaus

Lemari Penyimpanan Arsip

Wawancara dgn Kabag. Tata Usaha Bpk. Opik Teguh Iman

Ruang Penyimpanan Arsip

Lemari Penyimpanan Arsip

Wawancara dgn Kepala Sekolah Bpk. Drs. H. M. Ishak, S.H

UJI REFERENSI

Seluruh referensi yang digunakan dalam penulisan skripsi yang berjudul “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang” yang disusun oleh Syifa Fauziah, NIM 105018200738, Jurusan Kependidikan Islam Program Studi Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Universitas Isalam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, telah diuji kebenarannya oleh dosen Pembimbing Skripsi pada tanggal 23 April 2010.

Jakarta, 23 April 2010

Yang Mengesahkan:

Pembimbing I

Ulfah Andayani, M.Hum NIP.150 289 371

Pembimbing II

Drs.H. Mu’arif SAM, M.Pd NIP. 150 246 289

LEMBAR UJI REFERENSI

NAMA

:

Syifa Fauziah

NIM

:

105018200738

JURUSAN

:

KI-Manajemen Pendidikan

JUDUL

:

Pelaksanaan Manajemen Kearsipan di SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang

No Judul Buku Paraf 1 1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2003

2 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian, Jakarta: PT Rineka Cipta, 2002

3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 2003

4 Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996

5 Machmoed Effendhie, “Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil,” artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http://arsipmulia.wordpress.com/2009/01/21/arsip-dan-arsiparisindonesia-sebuah-catatan-kecil/

6

Sauki Hadiwardoyo, “Merumuskan Jadwal Retensi Arsip”, artikel

di

akses

pada

7

November

2009

dari

http://www.arsipjatim.go.id/web/uploadFile/TBEDUCATIONPA PER/Badan%20Arsip%20Propinsi%20Jawa%20Timur/Merumus kan%20Jadwal%20Retensi%20Arsip.pdf

7 Ermin Kartiandari, “Pengelolaan Arsip pada bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara”, (Tugas Akhir D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Semarang, 2007), h. 24-25,

akses

pada

26

Oktober

2009

dari

http://digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi.1/import/3018.pdf

8 Laksmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: penaku,

Paraf 2

Cet. 2, 2008

9 Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan penyimpanan dalam manajemen kearsipan, Jakarta: CV. Muliasari, Cet. 1, 1997

10 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Sinar Harapan, Cet. 1, 1992

11 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan arsip Vital dalam Manajemen kearsipan, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, Cet. 1, 1994

12 Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis-praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, Cet. 1, 1990

13 Anon Mirmani, “Mata Kuliah Manajemen Rekod (BPN 10307)”, artikel diakses pada 7 November 2009 dari http://repository.ui.ac.id/contents/koleksi/11.pdf

14 M. Qosim,, ”Pengantar Kearsipan,” artikel diakses pada 26 Oktober 2009

dari

http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/qos.pengantarkearsip an.pdf

15 Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan;

Pembuka

Ruang

Kreativitas,

Inovasi,

dan

Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah, Bandung: Alfabeta, 2009

16 Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran, Bandung: Mandar Maju, 2001

17 Sumartini, “Pengantar Kearsipan”, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http://www.arsipjogjaprov.info/index.php

18 Yohannes Suraja,, Manajemen Kearsipan, Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006

19 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000

20 Tim Penulis, Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan

Disertasi), Jakarta: CeQDA (Center for Quality Development and Assurance) UIN Syarif Hidayatullah, 2007

21 Tim Penyusun, Pedoman Penulisan Skripsi, Jakarta: Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah, 2007

22 Endang Wahyuni, “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta Timur”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006)

23 Ig. Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius, Cet. 6, 2003 24 Durotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, Bandung: Pustaka Setia, Cet 1, 2009

25 Sudjono,dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip,(Jakarta: Universitas Terbuka,2007)

Mengetahui : Pembimbing I

Pembimbing II

Ulfah Handayani, M.Hum

Drs.H. Mu’arif Sam, M.Pd

Nip. 150 289 371

Nip. 196507171994031005

PROFIL SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG

A. Latar Belakang Berdirinya SMP Bangun Nusantara SMP Bangun Nusantara bernaung di bawah Yayasan Pengembang Putra Nusantara. Lembaga ini didirikan pada tahun 1999 dan direnovasi pada tahun 2005 yang berlokasi di Jl. Sawah Darat kel. Ketapang Cipondoh Tangerang Banten. SMP Bangun Nusantara mendapatkan status ”Akreditasi B” berdasarkan Surat Keputusan Badan Akreditasi Sekolah Kota Tangerang dengan No. 01/SK-BAS-KOTA TNG/III/2005 tanggal 15 Maret 2005. Sistem pendidikan dan kurikulum sekolah ini mengacu pada ketentuan yang ditentukan oleh Dinas terkait. Semua kegiatan di SMP Bangun Nusantara mengacu pada program kerja dan mempunyai tujuan yang mengarah pada visi dan misi sekolah ini.

B. Keadaan guru dan Tenaga Administrasi, Peserta Siswa, Masyarakat dan Fasilitas Sekolah a. Keadaan guru dan Tenaga administrasi SMP Bangun Nusantara terdiri dari 1 orang Kepala sekolah, 18 orang guru, dan 12 Tenaga Administrasi, jadi jumlah keseluruhan tenaga kependidikan adalah 31 orang.

Adapun data terperincinya adalah sebagai berikut: Data guru 1) Jumlah Guru No 1.

2.

Status Guru

L

P

Jumlah

Tetap a. PNS b. PNS DPK c. Yayasan Jumlah Guru Tetap

3 3

-

3 3

Tidak Tetap a. PNS b. Non PNS c. Honor Jumlah GTT Jumlah

8 8 11

7 7 7

15 15 18

2) Pendidikan Guru No

Pendidikan Terakhir

L

P

Jumlah

1.

D2

-

-

-

2.

Sarjana Muda/D3

2

1

3

3.

Sarjana/S1

9

6

15

4.

Pasca Sarjana/S2

-

-

-

5.

Pasca Sarjana/S3

-

-

-

11

7

18

Jumlah

3) Data Tenaga Administrasi Kependidikan No

Status

SD

SLTP

SLTA

D3

S1

Jumlah

a. PNS

-

-

-

-

-

-

b. Yayasan

-

-

12

-

-

12

a. PNS

-

-

-

-

-

-

b. Yayasan

-

-

-

-

-

-

Jumlah

-

-

-

-

-

12

Karyawan 1.

2.

Tetap

Tidak Tetap

b. Keadaan peserta Didik SMP Bangun Nusantara terdiri dari 3 kelas, masing-masing kelas terdiri dari: kelas I: 3 rombongan belajar, kelas II: 4 rombongan belajar, dan kelas III: 3 rombongan belajar, jadi jumlah keseluruhan sebanyak 10 rombongan belajar dengan jumlah siswa secara keseluruhan sebanyak

407 siswa. Dengan

perincian sebagai berikut: No

Jenis Kelamin

Tingkat I

Tingkat II

Tingkat III

Jumlah

1.

Laki-laki

60

95

80

235

2.

Perempuan

47

77

48

172

Jumlah

107

172

128

407

c. Keadaan Masyarakat Letak SMP Bangun Nusantara terletak di tengah pemukiman penduduk yang kondisi masyarakatnya heterogen. Situasi ini mendorong pihak sekolah untuk lebih proaktif sebagai upaya dalam pendekatan diri dan juga meningkatkan partisipasi masyarakat demi sekolah tersebut. Dalam hal ini beberapa cara yang telah dilakukan yaitu dengan mengundang tokoh

masyarakat

dan

orang

tua

siswa

dalam

sebuah

pertemuan

dengan

memperlihatkan berbagai program sekolah, sehingga diharapkan masyarakat dapat memberikan dukungan demi terwujudnya program sekolah dalam meningkatkan mutu sekolah. d. Keadaan Fasilitas Sekolah Fasilitas yang dimiliki oleh SMP Bangun Nusantara adalah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Ruang kelas ada 10 ruangan Ruang kepala sekolah 1 ruangan Ruang guru 1 ruangan uang Tata Usaha 2 ruangan Ruang BP/BK 1 ruangan Ruang OSIS 1 ruangan Ruang ibadah 1 ruangan Ruang UKS 1 ruangan Laboratorium komputer 1 ruangan Ruang perpustakaan 1 ruangan Ruang serba guna 1 ruangan Gudang 1 ruangan Kamar mandi/WC guru 2 ruangan Kamar mandi/WC siswa 5 ruangan Dapur 1 ruangan Internet Kartu pelajar Kantin Lapangan bola

Semua fasilitas yang dimiliki sekolah tersebut dilihat dari segi fisiknya dalam keadaan baik. Sehingga dapat mendukung dalam kegiatan belajar mengajar di SMP Bangun Nusantara. dalam keadaan baik.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Syifa Fauziah, lahir di Tangerang pada tanggal 10 desember 1987. Anak bungsu dari tujuh bersaudara dari pasangan Bpk. H. Azhari dan Ibu Hj. Mardiah. Bertempat tinggal di Jl. Ketapang Raya RT.004/04 No. 2 Kel. Ketapang Kec. Cipondoh Tangerang – Banten 15147. Alamat Email: [email protected]. Menyelesaikan pendidikan tingkat SD di MI Miftahul Amin Tangerang pada tahun 1999, kemudian menyelesaikan pendidikan tingkat SMP di MTsN 8 Jakarta Barat pada tahun 2002 dan menyelesaikan pendidikan tingkat SMA di MAN 12 Jakarta Barat pada tahun 2005. Setelah menyelesaikan pendidikan tingkat SMA kemudian melanjutkan kuliah di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta di Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan Jurusan KI-Manajemen Pendidikan pada tahun 2005 dan dapat menyelesaikan kuliah pada bulan juli tahun 2010. Pernah aktif menjadi anggota Pramuka pada tingkat SMP di MTsN 8 Jakarta Barat, dan pernah aktif menjadi anggota Palang Merah Remaja (PMR) pada tingkat SMA di MAN 12 Jakarta Barat.