Professioneel beleid voor vrijwilligers in kleine theaters en filmtheaters. Gepassioneerd, betrokken, flexibel en trouw

Professioneel beleid voor vrijwilligers in kleine theaters en filmtheaters Gepassioneerd, betrokken, flexibel en trouw…

1

Icarus en het theater Op afbeelding staat een moderne verbeelding van Icarus, een personage uit de Griekse mythologie. Icarus was de zoon van Daedalus, een legendarische Atheense architect, beeldhouwer en uitvinder. Samen probeerden ze uit het Labyrint van Kreta vluchten met vleugels die Daedalus met veren en was had gemaakt. Ondanks de waarschuwingen van zijn vader om op zijn vlucht het midden te houden tussen de zon en de zee waagde de nieuwsgierige Icarus zich te dicht bij de brandende zon, waardoor de was (die de veren samenhield) begon te smelten. Icarus stortte naar beneden en verdronk in de naar hem genoemde Icarische Zee. Icarus en (film)theaters beschikken beide over passie. Door de passie en ambitie gaat men echter soms te hoog vliegen. Icarus werd dit fataal. Ook voor het kleine (film)theater is het van belang de werkelijkheid niet uit het oog te verliezen. Dit betekent dat men de binding met de vrijwilligers niet verloren mag laten gaan. Om dat te voorkomen is in de theaterorganisatie aandacht nodig voor een motiverend en professioneel vrijwilligersbeleid dat de continuïteit en groei mogelijk maakt.

© CIVIQ, Utrecht, 2005

2

Colofon Werkgroep Vrijwilligersbeleid Het Prinsentheater - Groningen; Theaterkerk Wadway - Wadway; Het Elcker theater - Bussum; Het Literair Theater Branoul - Den Haag; Theater City of Wesopa - Weesp; (Film)Theater De Franse School - Culemborg; Het Parktheater – Arnhem; CIVIQ, instituut vrijwillige inzet – Utrecht. Samenwerkingspartners Theater Instituut Nederland (www.tin.nl) Theaterwerk.NL (www.theaterwerk.nl) Nederlandse Vereniging van Bioscoopexploitanten (www.nvbinfocentrum.nl) en Nederlands Fonds voor de Film (www.filmfund.nl), zie ook www.filmtheaters.nl Auteurs Rien van der Veer en Miro Popovic Overname van informatie uit dit document is toegestaan onder voorwaarde van de volgende bronvermelding: CIVIQ, Utrecht, 2005.

Over CIVIQ CIVIQ, instituut vrijwillige inzet, stimuleert, vernieuwt en versterkt vrijwillige inzet in Nederland. Dit doen we via promotie, onderzoek, advies, training en begeleiding. Als landelijk kenniscentrum en adviesbureau werken wij voor en met vrijwilligersorganisaties, lokale en provinciale steuninstellingen, overheden en bedrijven. CIVIQ werkt creatief, vraaggestuurd en resultaatgericht met als doel bij te dragen aan een leefbare samenleving met actieve burgers.


3

Inhoudsopgave

Gepassioneerd, professioneel en betrokken Leeswijzer: vrijwilligersbeleid op maat

5 6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Fijn dat ze er zijn Voor wat hoort wat De juiste vrijwilliger op de juiste… Begeleiding en scholing waar nodig Passend werk Iedereen moet het kunnen begrijpen Inspraak een vrijblijvende zaak? Het belangrijkste hoofdstuk Voor niets gaat de zon op

7 8 10 12 14 16 17 18 19

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

20 22 23 25 26 28 29 32

Voorbeelden van vrijwilligersfuncties Voorbeeld afsprakenlijst Voorbeeld vrijwilligerscontract Voorbeeld projectcontract Voorbeelden wervingstekst en website Voorbeeld geschillenregeling Samenvatting interviews Overzicht Steunfunctieorganisaties in de omgeving


4

Gepassioneerd, professioneel en betrokken Theatervrijwilligers zijn enthousiaste mensen, die zich met passie, vaak jarenlang inzetten voor hun theater. De waarde van deze inzet is groot en veel kleine theaters zouden zonder vrijwilligers niet bestaan. Om deze vruchtbare samenwerking te versterken is een uitnodigend vrijwilligersbeleid nodig. Een beleid dat volop ruimte geeft aan de ambities van vrijwilligers maar ook zekerheid biedt voor continuïteit en kwaliteit van het theater. Op deze manier kan het theater zich verder ontwikkelen en nog aantrekkelijker worden voor de vrijwilligers van nu en straks. Een tweede enige reden voor het instellen van een vrijwilligersbeleid is de verwachting van het publiek en de financiers. Zij willen een betere dienstverlening. Een theater dat afhankelijk is van vrijwilligers kan alleen aan deze eisen voldoen als zij professioneler met vrijwilligers gaat werken. Niet alleen om verbetering van efficiency, maar om ook het werken in een theater aantrekkelijker te maken. Dus meer aandacht voor zaken die voor vrijwilligers belangrijk zijn: een positieve sfeer, persoonlijke aandacht, oprechte waardering, prettige onderlinge samenwerking en natuurlijk werk dat bij je past. Uit onderzoek onder de 100 kleine theaters in 2002 bleek dat theaters vrijwilligersbeleid een hoge prioriteit geven. Vanwege financiële noodzaak maar ook om de betrokkenheid van vrijwilligers te garanderen. Het gaat hen om verbetering van professionaliteit én behoud van passie en betrokkenheid onder theatervrijwilligers! Vrijwilligers werken zelf ook graag in een duidelijke en motiverende omgeving, zo blijkt uit de interviews met een aantal van hen (zie bijlage 7). Theaters die hun afhankelijkheid van vrijwilligers onderkennen, investeren met een vrijwilligersbeleid in eigen toekomst! N.B. Dit ‘doe-het-zelfpakket’ is voor en over kleine theaters en filmtheaters. Voor het leesgemak gebruiken we alleen de term ‘theater’ in het vervolg van dit rapport.


5

Leeswijzer: vrijwilligersbeleid op maat Voor u ligt een ‘doe-het-zelfpakket vrijwilligersbeleid’ waarmee u als klein theater zelf uw eigen vrijwilligersbeleid kunt samenstellen. De werkgroep, bestaande uit zeven kleine theaters en CIVIQ, instituut vrijwillige inzet, heeft dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen en voorbeelden uit de theaterpraktijk. Ook Theaterwerk NL en het Theater Instituut Nederland hebben aan het project hun medewerking verleend. Het ‘doe-het-zelfpakket vrijwilligersbeleid’ dient als basis en inspiratiebron voor kleine theaters om een eigen vrijwilligersbeleid op maat samen te kunnen stellen. Het is een dynamisch product dat iedereen kan gebruiken en aanpassen naar eigen behoeften en inzichten. Leeswijzer De werkgroep heeft alle thema’s uit het vrijwilligersbeleid in korte hoofdstukjes beschreven. Sommige thema’s eindigen met een checklist waarin de hoofdpunten zijn samengevat. Hoofdstuk 1 begint met de visie op vrijwilligerswerk van de werkgroep en u wordt met drie vragen uitgenodigd dit zelf ook te doen. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van rechten en plichten die in theaters voor vrijwilligers kunnen gelden. Hoofdstuk 3 gaat over het belang van doelgroepgerichte werving, selectie van vrijwilligers en een goede introductie. Hoofdstuk 4 beklemtoont de noodzaak van motiverende begeleiding en indien nodig scholing. Hoofdstuk 5 gaat in op de functies en taken van vrijwilligers. Hoofdstuk 6 laat zien welke informatie vrijwilligers nodig hebben om goed te kunnen presteren. Hoofdstuk 7 gaat in op de vraag tot hoever de invloed van vrijwilligers gaat en in welke vorm. Hoofdstuk 8 is het belangrijkste hoofdstuk en gaat over de waardering van vrijwilligers. Hoofdstuk 9 laat zien hoe de zakelijke punten onkostenvergoeding en verzekering geregeld kunnen worden. In de bijlagen staan voorbeelden van functieprofielen, een geschillenregeling, vrijwilligersovereenkomst/afsprakenlijst; een samenvatting van interviews met vrijwilligers in de vorm van een fictief gesprek en adressen van steunfuncties en de Helpdesk van CIVIQ.


6

1.

Fijn dat ze er zijn

De rode draad bij de inzet van vrijwilligers in theaters is de vraag: zijn de vrijwilligers een noodzakelijke goed of een noodzakelijke kwaad? Het antwoord op deze vraag maakt voor vrijwilligers veel uit. Is het antwoord positief dan zal een vrijwilligersbeleid een extra hulpmiddel zijn om tot een goed en gemotiveerd team van vrijwilligers te komen. Het benoemen van de (meer)waarde van vrijwilligers voor het theater in een positieve visie is daarom heel belangrijk. Van management en betaalde medewerkers mag je dan verwachten dat zij deze visie in hun houding en benadering naar vrijwilligers uitdragen. Visie van de werkgroep Vrijwillige medewerkers geven een meerwaarde. Zij investeren hun vrije tijd in het theater. Hun betrokkenheid zorgt voor een positieve uitstraling, een wezenlijke bijdrage aan de kwaliteit en een inspirerende werksfeer. Dit werkt door naar spelers en publiek. Goede begeleiding en ondersteuning van de vrijwilligers is een voorwaarde voor de continuïteit van het werk en daarmee het theater. Theaters werken vooral met vrijwilligers om… • hun betrokkenheid, loyaliteit, passie en ambitie voor theater • de brug die zij slaan tussen theater en omgeving • de continuïteit van het theater • hun ambassadeursfunctie:zij vergroten de bekendheid met het theater • de beperkte financiële middelen Vrijwilligers komen vooral naar theaters om… • een plezierige vrije tijdsbesteding: leuk werk in interessante organisatie • het opdoen van theater- en organisatievaardigheden • iets te betekenen voor het theater en de lokale gemeenschap • het opdoen van nieuwe contacten • eigen kennis en kunde in te zetten in de praktijk • te genieten van artiesten en voorstellingen Uw theatervisie op vrijwilligers? Wanneer een theater haar eigen visie op vrijwilligers wil benoemen kan dat door de volgende drie vragen aan alle betrokkenen in het theater voor te leggen: 1. Waarom werkt ons theater met vrijwilligers? 2. Wat voegen vrijwilligers toe aan ons theater? 3. Hoe belangrijk is het vrijwilligerswerk voor ons theater?


7

2.

Voor wat hoort wat

Wat stelt het theater tegenover de onbetaalde inzet van vrijwilligers? En… wat mag een theater terug verwachten? Als theatervrijwilliger heb je zowel rechten als plichten. Bijvoorbeeld persoonlijke waardering voor je inzet. Anderzijds betekent vrijwilliger zijn óók het aangaan van verplichtingen. Anders kan het theater geen betrouwbaar aanbod doen. Door het maken én vastleggen van afspraken over de rechten en plichten laten theater en vrijwilliger zien dat ze elkaar serieus nemen. Dat kan mondeling maar beter is schriftelijk om misverstanden te voorkomen. In een klein theater waarin iedereen elkaar kent kan worden volstaan met een aantal huisregels of een afsprakenlijstje. Theaters die groter zijn en betaald personeel en verschillende afdelingen hebben, zullen wellicht eerder gebruik maken van een vrijwilligersovereenkomst. Dat komt naar vrijwilligers professioneler over. Het belangrijkste is echter dat afspraken duidelijk zijn en worden nagekomen! Basispakket rechten • werk dat past bij je kwaliteiten en wensen; • duidelijke taakomschrijving; • introductie in het theater en op de werkplek; • proeftijd: duur 1 tot 3 maanden, afhankelijk van de frequentie; • evaluatie en beoordeling na afloop proeftijd; • inwerkperiode met begeleiding; • werkbegeleiding en/of werkoverleg, afhankelijk van de taak en wat een vrijwilliger wil en kan; • duidelijke organisatie en roostering • informatie op maat en op tijd over het werk, werkvoorwaarden en positie van vrijwilligers; • inspraak over eigen werk, afhankelijk van het soort werk; • interne scholing afhankelijk van de taak; • taakroulatie: afhankelijk van beschikbare plaats, geschiktheid en affiniteit; • vergoeding van onkosten voor taakuitvoering; • waardering in natura, in de vorm van feestjes, gratis toegang e.d.; • verzekering tijdens het werk: wettelijke aansprakelijkheid en ongevallenverzekering; • getuigschrift op verzoek; • geschillenregeling; • invloed op aanname betaald personeel; • invloed op aanname bestuur; • functionerings- of voortgangsgesprek; • veilige werkplek. Extrapakket rechten • externe scholing die nodig is voor het uitvoeren van de taak; • eigen werkruimte.


8

Basispakket plichten • serieuze, niet vrijblijvende inzet; • bereidheid tot minimaal te werken uren/dagdelen/diensten per week/maand/klus/project; • werkperiode: seizoen en of project • tijdig afmelden bij verhindering; • zelf zorgdragen voor vervanging; • deelname aan werkoverleg; • volgen van de noodzakelijke scholing; • deelname aan evaluatie of voortgangsgesprek; • in acht nemen van opzegtermijn bij vertrek; • houden aan gemaakte afspraken; • het theater correct naar buiten vertegenwoordigen; • acceptatie van leiding en organisatiemissie en visie; • verantwoordelijkheid voor het gebouw en veiligheid. Extrapakket plichten • kunnen werken in teamverband (functieafhankelijk).


9

3.

De juiste vrijwilliger op de juiste…

Werving, selectie en introductie van vrijwilligers Bij werving en selectie van vrijwilligers gaat het er om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen. Organisaties moeten tegenwoordig meer moeite doen om vrijwilligers te krijgen. Bij werving is het daarom belangrijk om het belang van de vrijwilliger als vertrekpunt te nemen en niet alleen het werk en het theater. Om het aantal en de kwaliteit van vrijwilligers op peil te houden of uit te breiden is een wervingsbeleid noodzakelijk. Ruil Het werven van vrijwilligers impliceert dat het theater een ruil aangaat: vrijwilligers bieden tijd, talenten en eventueel ervaring aan en het theater voldoet aan de volgende voorwaarden: • duidelijk omschreven taken en functies; • aantrekkelijke voorwaarden; • duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid. Veel theaters zijn vaak blij met ‘iedereen’ die zich als vrijwilliger aanmeldt en doen nauwelijks aan selectie. Theaters investeren in tijd (en soms in geld) in nieuwe vrijwilligers zonder dat daar iets tegenover staat. Dat is zakelijk noch professioneel. Een heldere selectieprocedure is geen overbodige luxe om teleurstellingen van beide kanten te voorkomen. Opletten In principe kan iedereen een theatervrijwilliger worden, als iemand bereid en in staat is te voldoen aan de volgende voorwaarden: • bij voorkeur affiniteit met het theaterwerk; • bereidheid tot leren; • beschikken over een open en dienstverlenende houding; • leiding kunnen en willen accepteren; • afspraken willen maken en nakomen; • akkoord met rechten en plichten die gelden voor theatervrijwilligers. Naast deze algemenen selectiecriteria kunnen voor bepaalde werkzaamheden aanvullende eisen gelden die in het functieprofiel staan aangegeven.. Visitekaartje Een hartelijk welkom en een goede introductie in het theater en haar (vrijwillige) medewerkers legt de basis voor een prettige samenwerking. Met een positieve ontvangst geeft het theater direct haar visitekaartje af. Het maakt een professionele indruk als de organisatie staat en duidelijk is wie de verantwoordelijkheid draagt voor de introductie. Dat zal vaak een leidinggevende betaalde medewerker zijn, maar het kan ook een bestuurslid of een ervaren vrijwilliger zijn. De introductie bestaat uit: • een rondleiding door het theater


10

• • •

kennismaking met collega medewerkers: wie doet wat? geschiedenis, organisatie, programma en publiek van het theater bespreken van rechten/plichten en huisregels voor vrijwilligers

Op de algemene introductie volgt een nadere kennismaking in het onderdeel waar de vrijwilliger aan de slag gaat. Er worden afspraken gemaakt over het inwerken en begeleiding tijdens de inwerkperiode. Na afloop vindt een evaluatiegesprek plaats waarin aan de hand van de taakomschrijving, de ervaringen en reacties van collega’s wordt gekeken of beide partijen met elkaar verder willen. Origineel en vooral leuk De introductie van nieuwe vrijwilligers is een prima gelegenheid om ook met de vrijwilligers die er al zijn iets leuks te doen. Zeker als er meer vrijwilligers tegelijk binnenkomen. Bijvoorbeeld het combineren van een introductie met een belangrijk moment in het theaterjaar. Met weinig extra moeite en kosten zijn dat dé momenten om als theater te laten zien hoe belangrijk de vrijwilligers voor je zijn. Enkele voorbeelden: een gezellige avond tijdens opening of sluiting van het seizoen een introductieborrel een gezamenlijke lunch een vrijwilligersbijeenkomst een introductiefeest ………………………………

Checklist bij werving, selectie en introductie Wie is verantwoordelijk voor de werving en selectie? Op welke momenten in het jaar werft het theater vrijwilligers? Wat verwacht het theater van alle vrijwilligers? Wat zijn de aanvullende functie-eisen? Welke public relation middelen zet het theater in? Worden gegevens van vrijwilligers geregistreerd? Dit om alert te kunnen inspelen op veranderende ambities van vrijwilligers. Is de werving gericht op specifieke doelgroepen zoals jongeren? Is er een introductieprogramma en wie is daarvoor verantwoordelijk? Is er een informatiepakket voor nieuwe vrijwilligers? Kent het theater een proefperiode en voor hoe lang? Hoe en wie beslist of vrijwilligers in theater door kunnen gaan?


11

4.

Begeleiding en scholing waar nodig

Met begeleiding en scholing kan het theater niet alleen de kwaliteit van het vrijwilligerswerk beïnvloeden maar ook de binding met vrijwilligers vergroten.

Begeleiding De meeste theatervrijwilligers zijn na een inwerkperiode in staat zelfstandig te kunnen functioneren. Het is echter geen reden om te stoppen met begeleiding. Of vrijwilligers begeleiding nodig hebben hangt af van wat ze willen en kunnen. En dat is vastgesteld bij de kennismaking en selectie. Begeleiding van vrijwilligers kan nodig zijn om hen te stimuleren, te ondersteunen, zelfstandig taken te laten uitvoeren of aan te spreken op de taken die er gedaan moeten worden. Begeleiding biedt de mogelijkheid om met de vrijwilliger te praten over hun persoonlijke wensen en ambities in het theaterwerk. Maar ook om ideeën, suggesties en verbeterpunten te kunnen inbrengen waarmee het Theater haar voordeel kan doen. Meestal is een betaalde medewerker, een bestuurslid of een ervaren vrijwilliger verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilligers in de bestaande groepen/onderdelen van het theater. De vorm van begeleiding kan variëren: •

Even napraten… Liefst na elke activiteit/voorstelling. Wat ging goed, wat fout, wat kan beter, hoe ging de samenwerking, waren er dingen niet aanwezig, wat vond je van de voorstelling, hoe was je contact met de artiesten? Voor gastvrouwen en kassa medewerkers: hoe was je contact met het publiek? Voor technici: waren de artiesten duidelijk met hun wensen voor licht en geluid, waren ze lastig of meewerkend?

•

Individueel gesprek… Als mensen weinig ervaring hebben en onzeker zijn kan het nodig zijn om een vrijwilliger tijdelijk een periode individueel te begeleiden. Deze begeleiding is erop gericht om de vrijwilliger snel vertrouwd te maken met het theaterwerk en op zelfstandigheid. Belangrijk is om, ondanks tijdsdruk, de vrijwilliger kort maar intensief aandacht en ruimte voor eigen beleving te geven. Onvoldoende begeleiding betekent vaak een vroegtijdig vertrek van de vrijwilliger, en veel tijd en energieverlies.

•

Voortgang of functioneringsgesprek Om de vinger aan de pols te houden bij vrijwilligers is het nodig om minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek te houden. Het is een investering die loont: de vrijwilliger waardeert het en het verstevigt de continuïteit. Bij een theater met veel vrijwilligers zijn functioneringsgesprekken individueel niet altijd mogelijk. Een alternatief is een inloopspreekuur en op verzoek. Een functioneringsgesprek kan gaan over: de ervaring van vrijwilliger in het werk, de collegiale samenwerking, de relatie met de ‘leidinggevende’, de wensen, ambities en knelpunten.


12

•

Inwerken Bij binnenkomst een duidelijke (schriftelijke) instructie en uitleg over de taakuitvoering, verantwoordelijkheden; uitwisseling van verwachtingen; afhankelijk van de taak een nadere uitleg van benodigde kennis en vaardigheden (b.v. techniek of representativiteit) Soms is het wenselijk dat een vrijwilliger eerst meedoet of meeloopt met een ervaren vrijwilliger of een ‘leidinggevende’.

•

Werkoverleg Meestal op een vast tijdstip, met de hele groep. In dit overleg is aanwezigheid verplicht en staat de organisatie van de uitvoering centraal: het programma, roosterindeling, taakverdeling, etc. Belangrijk is dat de leiding een sfeer creëert waarin iedereen zijn kritiek en commentaar kwijt kan.

Scholing Er zijn functies waarvoor specifieke kennis of vaardigheden nodig zijn waarvoor het theater interne of externe scholing dient te verzorgen. Daaraan zijn kosten verbonden waar tegenover vrijwilligers een wederdienst kunnen bieden. Bijvoorbeeld door af te spreken dat vrijwilligers zich voor een bepaalde periode aan het theater verbinden.


13

5.

Passend werk

In elk theater worden op drie niveaus taken uitgevoerd: • Bestuurlijk • Management en coördinatie • Uitvoering De taakverdeling hangt onder andere af van de kwaliteiten en voorkeur van de vrijwilliger én de aanwezigheid van betaalde medewerkers. In een pure vrijwilligersorganisatie doen vrijwilligers alle taken. In theaters die over betaalde medewerkers beschikken zijn vrijwilligers vooral actief in de uitvoering en soms in de coördinatie van een onderdeel. Taakverdeling hangt dus ook af van de fase waarin het theater zich bevindt en de gewoontes die zijn ontstaan. Vrijwilligers van het eerste uur voelen zich vaak ‘eigenaar’ van het theater terwijl de organisatie taken liever in handen ziet van professionals. Dit soort noodzakelijke veranderingen vraagt een zorgvuldige benadering zodat spanningen en conflicten worden voorkomen. Belangrijk is dat bij alle betrokkenen dezelfde visie hebben: ’dat in het theater kwaliteit, efficiency, groei en de klant voorop staan’. Dit kan betekenen dat de positie van vrijwilligers verandert en daarmee de invloed op de gang van zaken. Voor vrijwilligers kan dit aanvoelen als een stap terug. Een pijnlijke maar onvermijdelijke ontwikkeling op weg naar een meer professioneel theater. Belangrijk is ook dat het werk of de functie past bij de kwaliteiten van de vrijwilliger en de theaterleiding ook rekening houdt met de beschikbare tijd. Soms betekent dit dat taken opnieuw verdeeld worden zodat het werk beter past bij de vrijwilliger. Een speelse manier om taken opnieuw te verdelen is het CIVIQ spel Schudden,delen, geven, dat u kunt vinden op de CIVIQ website www.civiq.nl onder TOOLBOX.

Vrijwilligerstaken De volgende taken komen in veel theaters voor: Uitvoerend Barmedewerker, kassamedewerker, gastheer/vrouw, technisch medewerker. Coördinatie Coördinatie van een taakgroep/onderdeel wordt soms door ervaren vrijwilligers gedaan, maar is steeds meer een verantwoordelijkheid van betaalde medewerkers, indien aanwezig. Bestuur en beleid Ook het theaterbestuur bestaat uit vrijwilligers die soms in de uitvoering meedraaien. Taken beroepskrachten indien aanwezig coördinator algemeen coördinator bar en vrijwilligers coördinator techniek


14

coördinator open podium De omschrijving van iedere functie is in bijlage 1. opgenomen. Theaters die zelf functieomschrijvingen willen maken kunnen dit doen met de volgende checklist.

Checklist functieomschrijving • • • • •

Welke taken horen bij de functie? Wat is de positie in de organisatie? Wat moet een vrijwilliger kennen, kunnen en zijn? Welke extra eisen horen bij de functie? Om welke tijdsinzet en periode gaat het?

Inroosteren Het inroosteren van ‘gewone’ diensten zoals film, zaal, bar, kassa, publieksbegeleiding, licht en geluidstechniek kan op verschillende manieren. Belangrijk is om rekening te houden met de wensen en levensomstandigheden van de vrijwilligers. Kies voor een duidelijk maar flexibel systeem. We geven hier twee voorbeelden. Voorbeeld 1 Vrijwilligers ontvangen ruim van te voren en op een vast moment een wensenlijst van hun teamcoördinator en geven hun voorkeuren aan en het maximaal aantal diensten per maand. De teamcoördinator krijgt alle lijsten en maakt het definitieve rooster. Zij bellen na in geval van onvervulde diensten of bespreken dit in het temoverleg. Bij een tekort aan vrijwilligers is de coördinator verantwoordelijk voor de oplossing. Anders ligt het wanneer een vrijwilliger is verhinderd, dan zorgt deze eerst zelf voor een vervanger. Het is van belang een goede balans te vinden in beschikbaarheid van vrijwilligers en de programmering. Voorbeeld 2 Om de twee maanden stuurt de coördinatoren overzicht van voorstellingen, repetities, en andere activiteiten naar de vrijwilligers, dat tevens dient als uitnodiging voor de twee maandelijkse inroostervergadering. Hierop zijn zoveel mogelijk vrijwilligers aanwezig om gezamenlijk in te roosteren en actuele zaken te bespreken. Wie niet aanwezig kan zijn geeft van te voren de mogelijkheden in het rooster aan of wordt na de vergadering gebeld om de ‘gaatjes’te vullen. Daarna krijgt iedereen het rooster toegestuurd, dat soms nog lege plekken heeft. In de week voor de activiteiten wordt het door de coördinator telefonisch rondgemaakt. Vrijwilligers kunnen op een afgeschermd gedeelte van de theater website de laatste versie van het rooster bekijken, dat ook in het theater op het prikbord hangt.


15

6.

Iedereen moet het kunnen begrijpen

Vrijwilligers zijn over het algemeen doeners. Dit stelt hoge eisen aan de communicatie. Begrijpelijke, leesbare informatie op maat is voor iedere vrijwilliger van belang. Een vrijwilliger hoeft misschien niet alles te weten maar wel alles om goed te kunnen functioneren en betrokken te blijven. Het wijgevoel groeit als vrijwilligers op de hoogte zijn van de uitgangspunten, de koers en de te verwachte resultaten. Over welke informatie hebben we het? • taakinformatie om het werk zo goed mogelijk te kunnen doen; • beleidsinformatie over de koers en het theaterprogramma; • motiverende informatie over resultaten, ontwikkelingen en kansen; • beheersinformatie over ondersteunende systemen als computer, printer, e-mail, kopieermachine etc. Informatie geven Informatie dient afgestemd te zijn op de groepen vrijwilligers in het theater zoals bestuurders, coördinatoren en uitvoerenden. Zo dienen bestuurders een totaal overzicht te hebben van alles wat er in het theater omgaat én van het overheidsbeleid en collega-instellingen. Voor de coördinator ligt dat weer anders. Deze vormt de schakel tussen bestuur en vrijwilligers en dient te kunnen beschikken over informatie om activiteiten aan te sturen of te delegeren. Uitvoerende vrijwilligers met een specifieke taak hebben informatie nodig om hun taak goed uit te kunnen voeren. Bijvoorbeeld een vakblad voor publiciteitsmedewerkers of bezoek aan een beurs voor technici of programmeurs. Openstaan voor wat er leeft Voor een theater dat voortdurend werkt aan de verbetering van haar kwaliteit is het belangrijk goed geïnformeerd te zijn over de ervaringen op de ‘werkvloer’. Er zijn verschillende manieren om te bevorderen dat de lijnen kort blijven tussen het uitvoerende en bestuurlijke niveau. Dat begint met aandacht voor een goed onderling contact in eigen groep en periodiek overleg tussen de groepen. Door het aangename met het nuttige te combineren kan de leiding van het theater op de volgende wijze stimuleren dat zij weet wat er onder de vrijwilligers leeft: vertegenwoordiging van vrijwilligers in het bestuur organiseren van jaarfeest en periodiek vrijwilligersavonden organiseren van etentjes in teamverband gezamenlijk klussenweekend bij seizoensstart/einde invoeren van ideeënbus/mailbox instellen van een logboek voor overdracht aanspreekpunt/spreekuur in het theater beschikbaar stellen van adressenoverzicht


16

7.

Inspraak een vrijblijvende zaak?

Als een theater met veel vrijwilligers werkt is het goed om vast te stellen welke invloed vrijwilligers kunnen uitoefenen, waarop en op welke manier. Er zijn zes redenen om inspraak van vrijwilligers te formaliseren: 1. omvang: theaters met meerdere onderdelen 2. kwaliteit: openstaan en leren van ervaringen en ideeën 3. binding: vergroten tussen theater en vrijwilligers 4. uitvoering: vrijwilligers zijn in feite het theaterpersoneel 5. uit principe: het theater als zakelijk én democratisch bedrijf 6. efficiency: afspraken voor alle vrijwilligers Gevraagd of ongevraagd meedenken of meebeslissen De meeste inspraak verloopt informeel en direct via werkoverleg, een vast inloopspreekuur of via coördinatoren naar het bestuur. Wanneer echter een theater met meer dan 50 vrijwilligers werkt en groeit kan de behoefte ontstaan om inspraak een formele vorm te geven. Bijvoorbeeld een vrijwilligersraad of een vertegenwoordiging in het bestuur. Het maakt het inspraakproces meer beheersbaar en het kan de communicatie en de betrokkenheid van alle onderdelen op elkaar verbeteren. Een ander voordeel is dat vrijwilligers verder gaan kijken dan alleen het eigen onderdeel of team. En een vrijwilligersraad is een kanaal waarlangs alle vrijwilligers kunnen worden bereikt. Het kan dus ook de efficiency doen toenemen. Kiezen voor inspraak betekent aangeven welke invloed en bevoegdheden vrijwilligers krijgen op welke onderwerpen en langs welke weg inspraak verloopt. Heldere procedures en afspraken dus! De bevoegdheid gaat meestal niet verder dan het geven van gevraagd of ongevraagd advies. Alléén bij zaken die rechtstreeks gevolgen hebben voor hun werk, hun positie of de werkvoorwaarden krijgen vrijwilligers het recht om mee te beslissen. Op alle andere onderwerpen zoals de programmering, het financieel beleid, in het algemeen beleid geldt meedenken als de hoogst haalbare vorm van inspraak. Het formaliseren van inspraak werkt alleen als het een wens is van zowel theater als vrijwilligers. Meer informatie over vrijwilligersraden vindt u op in de brochure ‘Inspraak van vrijwilligers in de zorg- en welzijnsector’, te bestellen via www.civiq.nl onder PUBLICATIES.

Een voorbeeld Een theater met vijfenzeventig vrijwilligers en vijf betaalde medewerkers stelt een vrijwilligersraad in met een vertegenwoordiger uit elk onderdeel/team. De vrijwilligersraad komt 4 keer per jaar bijeen om het bestuur en directie te adviseren over vrijwilligersaangelegenheden én over de gang van zaken in het theater die voor vrijwilligers consequenties kunnen hebben.


17

8.

Het belangrijkste hoofdstuk

Tegenover het doen van vrijwilligerswerk staat geen salaris. Vrijwilligers moeten het vooral hebben van leuk werk, prettige werkomstandigheden, goede sfeer en waardering voor hun inzet. Vaak gaat het om kleine dingen. Aandacht voor wat er in het leven van de vrijwilliger gebeurt door iemand die in de organisatie dichtbij de vrijwilliger staat. Waarderingsbeleid is de uitingsvorm van de positieve visie t.a.v. de vrijwilligers. Het waarderingbeleid kan ondermeer bestaan uit: een positieve houding van de leiding, attentheid, zorgvuldige en toegankelijke communicatie. Waardering kan de vorm aannemen van: Suggesties persoonlijk in het zonnetje zetten na prima inzet feestelijke bijeenkomst voor vrijwilligers aandacht voor verjaardag, ziekte/persoonlijke zaken attentie met feestdagen onbeperkt toegang bij voorstellingen goede verzorging zoals koffie, thee, lunch een gezellige nazit met enkele consumpties gratis theaterruimte beschikbaar stellen voor bijzondere gelegenheden gezamenlijk etentje in eigen theater afgeven van certificaat en referenties op verzoek openstaan voor kritiek en verbetersuggesties speciale aandacht voor een bijzondere prestatie of jubileum rekening houden met persoonlijke ambities, voorkeuren of omstandigheden

Niet alleen de leiding maar alle betaalde medewerkers zijn verantwoordelijkheid voor een positieve opstelling tegenover vrijwilligers. Het theater kan dit stimuleren door iemand verantwoordelijk te maken voor het vrijwilligersbeleid en ook door teamcoördinatoren scholing aan te bieden in vrijwilligers management. Meer informatie over de training Professioneel werken met vrijwilligers vindt u op www.civiq.nl onder DIENSTEN, Vrijwilligersbeleid kleine (filmtheaters).


18

9.

Voor niets gaat de zon op

Vrijwilligers zijn erg goedkoop maar werken niet voor niets. Vrijwilligers zelf kunnen onkosten maken, bijvoorbeeld vervoerskosten. Maar ook de uitvoering brengt kosten met zich mee zoals scholing, verzekering of Arbo-kosten. Een verstandig theater reserveert jaarlijks voor vrijwilligers een budget voor verschillende kosten. Een onkostenvergoedingenbeleid moet aangeven welke posten vergoed worden en tot hoever! Kostenposten Het uitgangspunt behoort te zijn dat vrijwilligers er niets op toe moeten leggen. Declaratie kan plaatsvinden op basis van werkelijk gemaakte kosten of op basis van een vaste vergoeding. De overheid staat toe dat organisaties die met vrijwilligers werken hun vrijwilligers een belastingvrije vergoeding geven tot een maximum van € 735,- per jaar. Kijk voor de actuele regeling op de CIVIQ-website Wet- & regelgeving, www.civiq.nl/emc.asp?pageId=843 (www.civiq.nl/wr). Een theater kan gelden reserveren voor de volgende posten: reiskosten met een maximum aantal km van het theater verzekeringen: WA en ongevallen eetgeld/consumpties; scholing telefoon, communicatie, administratie vrij entree (per voorstelling afspraken maken over het percentage vrijwilligers dat hiervan gebruik kan maken)

Procedure Onkosten worden maandelijks via een declaratieformulier bij de financiële administratie gedeclareerd. Rekeningen dienen bij het declaratieformulier te worden toegevoegd. Indien nodig vindt vóóraf overleg plaats met de coördinator over posten die afwijken van de standaardvergoeding. Verzekeringen Theatervrijwilligers mogen geen risico’s lopen en dienen daarom allen verzekerd te zijn voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. Daarnaast verdient het aanbeveling om in bijzondere situaties schade te vergoeden die niet door deze verzekeringen worden gedekt. Hiervoor kan een theater een klein bedrag reserveren waaruit vrijwilligers voor 75% schadeloos gesteld kunnen worden voor schade of letsel die is ontstaan buiten hun schuld of nalatigheid. Meer informatie over WA en ongevallenverzekering vindt u op de CIVIQ-website Wet- & regelgeving, www.civiq.nl/emc.asp?pageId=836 (www.civiq.nl/wr). Arbo De Arbo-wet geldt ook voor vrijwilligers. Meer informatie is te vinden op de CIVIQwebsite Wet- & regelgeving, www.civiq.nl/emc.asp?pageId=824 (www.civiq.nl/wr).


19

Bijlage 1. Voorbeelden van vrijwilligersfuncties Bestuur • externe contacten betreffende subsidiering, huisvesting, personeel, etc. • begeleiding werknemers en stagiaires • ontwikkeling lange termijn beleid • financiële eindverantwoordelijkheid en jaarverslagen Taakgroep Techniek • openen gebouw en opvangen optredende groep • installeren van licht en geluid bij voorstellingen • assisteren bij plaatsing van het decor • veiligheid van de voorstelling in de gaten houden • raad geven over technische (on)mogelijkheden bij voorstellingen • onderhoud van de theaterapparatuur en kleine reparaties uitvoeren • helpen bij opknapdagen voor het grote onderhoud Taakgroep Bar Tijdens repetities • gebouw openen en bar openen voor spelers • verkoop van consumpties • na afloop gebouw afsluiten Tijdens voorstellingen • verkoop van consumpties • voorraadbeheer tijdens voorstelling • tijdens voorstelling blijft 1 horecamedewerker achter om laatkomers op te vangen en de bar/foyer op te ruimen, af te wassen en telefoon aan te nemen Taakgroep Kassa • telefonische reserveringen aannemen • kaartverkoop en financiële afhandeling Taakgroep gastheer/vrouw • eindverantwoording tijdens voorstellingen (foyer klaarmaken, kaartcontrole, veiligheid, extra wisselgeld, problemen oplossen, afsluiten gebouw) • beheer bar tot barvrijwilligers er zijn, wisselgeld voor kassamedewerker verzorgen • aanspreekpunt voor groep (pauzedrankjes etc) • aanspreekpunt voor publiek (bloemen aannemen etc) Algemeen coördinator* • zaalverhuur voor voorstellingen en repetities (contracten, facturen, afrekeningen, etc) • publiciteit (persberichten, website, programmafolder, etc.) • financieel beheer (wisselgeld, declaraties, voorbereiding boekhouding, etc.) • computerbeheer, archivering, statistieken en voorbereiding jaarverslagen • overige administratie, post verwerking, telefoon aannemen


20

• • • •

externe contacten met theaterwerkplaatsen, andere theaters, overheidsinstellingen, belangenorganisaties, etc. beleidsontwikkeling voorbereiding (verhuurprijzen, declaratieregelingen, publiciteit, werving vrijwilligers, etc.) bijwonen van bestuursvergaderingen en coördinatorenoverleg voorzitten begeleiding stagiaire

Coördinator Bar en Vrijwilligers • schoonhouden en onderhoud bar/foyer en contacten schoonmaakbedrijf • aankleding rond voorstellingen verzorgen • sleutelbeheer, voorraadbeheer, boodschappen en wassen handdoeken • reserveringstelefoon aannemen tijdens reserveringstijden • bijhouden prikbord, affiche en folderverspreiding • meedraaien bij voorstellingen als bar/kassamedewerker of gastheer/vrouw • vrijwilligers coördinatie (intakegesprekken, inroostering uitgezonderd techniek, taakomschrijvingen, telefoonlijsten, etc.) • inroostervergadering voorzitten en bijwonen van bestuurs- en coördinatorenvergaderingen Coördinator Techniek • begeleiding voorstellingen op (theater)technisch gebied • onderhouden theaterapparatuur en gebouw • voorraadbeheer theater verbruiksartikelen • organiseren van opknapdagen • werving, intake en inwerken van techniek vrijwilligers • plannen van inroostervergaderingen en het inroosteren van de technici • bijwonen van bestuurs-, coördinatoren- en inroostervergaderingen Open Podium stagiaire • organisatie van een maandelijks Open Podium (Werving deelnemers, presentatoren en publiek, publiciteit, inplannen van de acts, begeleiden van de doorlopen van de deelnemers en presentator en begeleiding achter de schermen op de avond zelf.) • onderhouden van Open Podium netwerk • ontwikkelen van beleidsaanbeveling voor volgende stagiaire • assisteren van de algemeen coördinator en de coördinator bar en vrijwilligers vaste bardienst tijdens repetitieavond en 2x per maand meedraaien bij voorstelling als bar/kassamedewerker of gastheer/vrouw • bijwonen van coördinatoren- en inroostervergaderingen.

In theaters die over meer inkomsten beschikken zijn de coördinatorenfuncties geheel of ten dele betaalde functies.


21

Bijlage 2. Voorbeeld afsprakenlijst Theater …………. en de vrijwilliger…………………, wonende te……………………... verklaren de volgende afspraken te hebben gemaakt: Werkzaamheden: 1.1 De vrijwillig(st)er zal werkzaamheden verrichten voor de techniek/stafdienst/horeca/publiciteit/anders, volgens afspraak met de leidinggevende van het team/de afdeling. 1.2 De vrijwillig(st)er verricht zijn/haar werkzaamheden gedurende tenminste …uren/dagdelen per maand/periode. 1.3 Wanneer het de vrijwillig(st)er niet mogelijk is zijn/haar werkzaamheden te verrichten wegens ziekte informeert hij/zij Theater …………… zo spoedig mogelijk en zorgt zo mogelijk zelf voor vervanging. Bij vakantie informeert de vrijwillig(st)er tenminste één maand of twee diensten tevoren het Theater …………. en zorgt zelf voor vervanging. Voor het optimaal functioneren van de Theaterorganisatie. is het essentieel dat alle vrijwillig(st)ers volgens afspraak hun diensten verrichten. Als een vrijwillig(st)er meerdere malen zonder bericht verzuimt, kan dat leiden tot de beëindiging van de samenwerkingsrelatie. 1.4 Indien de vrijwillig(st)er of Theater …………. de samenwerkingsrelatie wil beëindigen wordt dit zo spoedig mogelijk medegedeeld aan elkaar, maar tenminste 1 maand of 2 diensten tevoren . Verzekeringen: Theater…………………………… heeft voor haar vrijwilligers de volgende verzekeringen afgesloten: a. Wettelijke aansprakelijkheidsverzekering b. ongevallenverzekering Voor beide verzekeringen geldt, dat er geen verzekeringsdekking is indien de vrijwillig(st)er nalatigheid te verwijten valt. De vrijwillig(st)er is primair zelf verantwoordelijk voor de eigen veiligheid. Het Theater is verantwoordelijk voor veilige werkomstandigheden. Algemene informatie De vrijwillig(st)er verklaart hiermee de algemene informatie te hebben ontvangen en te onderschrijven. Datum: Namens Theater De vrijwilliger


22

Bijlage 3. Voorbeeld vrijwilligerscontract De Stichting Theater … ………… adres…………………..ten deze vertegenwoordigd door de …….., directeur/bestuur hierna te noemen de werkgever en naam vrijwilliger……………………geboren datum]en plaats, wonende adres…………….. te…………….. .plaats hierna te noemen de vrijwilliger. Artikel 1 De vrijwilliger zal ten behoeve van de werkgever met ingang van: ………………………….datum ingang overeenkomst activiteiten verrichten op het gebied van: functieomschrijving/onderdeel/team. Artikel 2 Deze overeenkomst wordt aangegaan met een proefperiode van 2 maanden. Artikel 3 De vrijwilliger is bereid voor het verrichten van de activiteiten in principe minimaal tijd/periode…………………….. beschikbaar te zijn. Artikel 4 De vrijwilliger ontvangt een vergoeding op declaratiebasis van de werkelijk gemaakte kosten. Artikel 5 In geval van verhindering (ziekte, vakantie) zal de vrijwilliger de desbetreffende leidinggevende tijdig hiervan op de hoogte brengen. Artikel 6 Binnen de vastgestelde functie/taak kan de vrijwilliger eigen initiatief ontplooien. Artikel 7 De vrijwilliger wordt begeleid door de medewerker die verantwoordelijk is voor het betreffende theateronderdeel/team. Artikel 8 De vrijwilliger is minimaal 1 keer per jaar aanwezig bij de bijeenkomst in het kader van brandveiligheid. Artikel 9 De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de taken die zij/hij op zich heeft genomen en komt afspraken na. Artikel 10 In geval van geschillen tussen de vrijwilliger en leiding zal de kwestie worden voorgelegd aan de directeur of bestuur ter oplossing van het conflict. Deze kan gebruik maken van de geschillenregeling uit het vrijwilligersbeleid. Artikel 11 De werkgever sluit voor alle vrijwilligers een collectieve ongevallenverzekering en een WA verzekering af. Artikel 12 De vrijwilliger en de werkgever nemen bij het beëindigen van deze overeenkomst een termijn van 2 maanden in acht. Wanneer door het aanvaarden van een betaalde baan daaraan niet kan worden voldaan, dient de vrijwilliger het werk zorgvuldig over te dragen, dan wel af te ronden. Op verzoek kan een getuigschrift worden opgesteld.


23

Artikel 13 De vrijwilliger verklaart te hebben ontvangen een door beide partijen ondertekend afschrift van deze overeenkomst en een exemplaar van het vrijwilligersbeleid en de functieomschrijving. Artikel 14 Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te op Namens Theater …


De vrijwilliger

24

Bijlage 4. Voorbeeld projectcontract Het theater ……………………………vertegenwoordigd door................... en (de vrijwilliger)......................reken het volgende af:

Artikel 1 De vrijwilliger zal ten behoeve van het theater met ingang van: .................(datum ingang overeenkomst) voor bepaalde tijd activiteiten verrichten. De activiteiten zullen bestaan uit: Taakomschrijving…………………………………………………………………………

Artikel 2 De vrijwilliger verricht bovengenoemde activiteiten eenmalig gedurende de periode van: ..…t/m…. (data noemen) Totaal te besteden uren:………… Artikel 3 De vrijwilliger krijgt de onkosten die hij/zij maakt vergoed door het theater (na overleggen van de originele nota’s).

Artikel 4 In geval van verhindering (ziekte, vakantie) van de vrijwilliger brengt deze tijdig het theater op de hoogte.

Artikel 5 De vrijwilliger bepaalt in overleg met de leidinggevende van het theater/onderdeel de invulling van de activiteiten en ontvangt informatie over het algemeen theaterbeleid. Binnen dit beleid kan de vrijwilliger eigen initiatieven ontplooien.

Artikel 6 Contactpersoon voor de vrijwilliger is ........ …………werkzaam als………………………bij het theater. Deze draagt zorg voor het inwerken en de begeleiding.

Artikel 7 De vrijwilliger is verantwoordelijkheid voor eigen taken. De direct leidinggevende draagt de eindverantwoordelijkheid.

Artikel 8 In geval van geschillen tussen de vrijwilliger en andere medewerkers proberen betrokkenen eerst in onderling overleg tot een oplossing te komen. Indien dit niet lukt wordt het geschil voorgelegd aan het bestuur.

Artikel 9 Het theater heeft een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven en voor de vrijwilliger een ongevallenverzekering afgesloten. Namens de organisatie: handtekening: Datum: ………


De vrijwilliger: handtekening:

25

Bijlage 5. Voorbeelden wervingstekst en website

Het is zaterdagavond; de zaal is vol, de voorstelling ten einde, het publiek heeft genoten en applaudisseert. Het was wéér de moeite waard! Voetje voor voetje bewegen de toeschouwers nu richting foyer voor een drankje. En dáár staan ze, ónze "Artiesten": Floris en Aukje met z'n tweeën achter de bar, Guus die glazen ophaalt, Rob die de voorraad aanvult. ...En de andere vrijwilligers van vanavond: onze theatertechnici, de kassamedewerkers, de publieksbegeleider en de dagverantwoordelijke. Er heerst een sfeer van voldoening: het liep gesmeerd. Dankzij deze vrijwilligers heeft Weesp een theater met een behoorlijk aanbod op cultureel gebied. Een theater dat op vrijwilligers draait is een boeiende organisatie. Wil je de sfeer mee beleven? Schroom niet en bel (0294)-458093.

Theater City of Wesopa, Herengracht 23,1382 AG Weesp. E-mail Homepage: www.wesopa.nl


26

Voorbeeld werving via de website

Vrijwilligers gezocht... De meeste werkzaamheden in het Parktheater worden verricht door een groep enthousiaste vrijwilligers. Voor deze inzet krijgen ze veel terug: een prettige sfeer, vriendelijke mensen, de ambiance van het theater, een kijkje achter de schermen, persoonlijk contact met de spelers en natuurlijk de voorstellingen. Ben je geïnteresseerd in vrijwilligerswerk in Het Parktheater ben je van harte welkom. Voor meer informatie kun je bellen met 026 – 3510510/naam.contactpersoon De werkzaamheden: • • • • •

Kaartverkoop Techniek Bar Gastvrouw/heer Pers en publiciteit


27

Bijlage 6. Voorbeeld geschillenregeling Algemene afspraken over het behandelen van conflicten waarbij vrijwilligers betrokken zijn. Het is een ieders verantwoordelijkheid om geschillen en conflicten zoveel mogelijk zelf op te lossen met degene(n) die dat aangaat. De hieronder beschreven stappen zijn alleen bedoeld voor conflicten waar een vrijwilliger zelf niet uitkomt. Uitgangspunten bij geschillen Een geschil dient zo snel mogelijk te worden onderkent zodat de schade beperkt, en een oplossing mogelijk blijft. Vrijwilligers hebben recht op informatie over het geschil. De voorgestelde stappen dienen te worden opgevat als een procedure waarvan niet kan worden afgeweken. Stappen behandeling interne geschillen tussen vrijwilligers en derden 1. Bij conflicten vraagt men in eerste instantie aan de leidinggevende/coördinator te bemiddelen via een afzonderlijk en later een gezamenlijk gesprek. 2. Mocht de leidinggevende / coördinator zelf betrokken zijn bij het conflict, dan wordt de directeur of bestuurslid van de organisatie gevraagd deze taak op zich te nemen. 3. Kan het conflict intern niet worden opgelost, dan is beroep mogelijk op een geschillencommissie, bestaande uit drie personen. 4. Beide partijen wijzen een eigen vertegenwoordiger aan voor de geschillencommissie. De twee aangewezen vertegenwoordigers kiezen samen een derde, onafhankelijke persoon erbij (bij voorkeur van buiten de organisatie), en vormen te samen een geschillencommissie. 5. De geschillencommissie heeft de taak het conflict te begeleiden en tot een oplossing te brengen. Het oordeel van de geschillencommissie is voor beide partijen bindend.


28

Bijlage 7. Samenvatting interviews Vrijwilligers werken zelf ook graag in een duidelijke en motiverende omgeving, zo blijkt uit de interviews met een aantal van hen. In onderstaand fictief artikel zijn de belangrijkste punten samengevat.

Achter de coulissen Floris wrijft het wijnglas droog, kijkt er nog eens kritisch naar en zet het bij de rest van de glazen op het werkblad. “Ik zet de schone asbakjes op de tafels”, hoort hij Aukje vanuit de foyer roepen. Samen vormen ze een goed op elkaar ingespeeld duo achter de bar van het theater Talia, zijn allebei toegewijde ‘theatervrijwilligers’. Alles staat weer keurig klaar en Floris denkt terug aan de ontmoeting eerder op de avond. De voorstelling was bijna begonnen en enkele bezoekers haastten zich naar de zaal. Hij herkende haar meteen: “Monique, een vroegere studiegenoot!” Ze keek verrast in zijn richting. Monique was na hun studie snel getrouwd en naar het buitenland verhuist. Ze omhelsden elkaar en spraken af na de voorstelling in de bar bij te praten. De meeste bezoekers zijn alweer vertrokken als Floris het dienblad doorgeeft aan Aukje. Hij doet zijn schort af en schuift aan bij de tafel waaraan Monique met haar zus Julia zit. Monique is sinds een half jaar terug in Nederland en woont tegenwoordig in de Randstad. Ze is op bezoek bij haar zus die een theaterabonnement heeft en haar trakteert op een voorstelling.

Vrijwilligerswerk in kleine theaters. “Goh Floris, nog steeds theatervrijwilliger? Hoe lang doe je dat al, zeker een jaar of tien?”, vraagt Monique.“Ja, dat klopt. Ik werk nu bijna tien jaar bij Talia. Het theaterwerk is een deel van mij geworden, ik kan niet meer zonder. Maar het is meer dan alleen theaterliefde hoor. Op deze manier doe ik ook iets voor de stad.”


29

Monique lacht: “Guess what? We zijn collega’s geworden. Sinds drie maanden ben ik ook vrijwillig actief in het theater bij ons in de stad.” “Echt waar?”, vraagt Floris verbaasd. “Wat leuk! Maar volgens mij had jij niet zo veel op met theater.” “Inderdaad, maar toen we terugkwamen zag Nederland er opeens heel anders uit. Ik voelde me een beetje als een vreemdeling in eigen land. Ik raakte aan de praat met iemand die vrijwilligerswerk doet bij een theater. Dat sprak me erg aan: de cultuur en de taal is een manier om je ergens thuis te voelen. Het is een vorm van reïntegratie voor mij geworden.” “Vertel eens, hoe is het gegaan, wat doe je, wat vind je leuk?”, vraagt Floris door. “Tot nu toe vind ik het hartstikke leuk. Ik doe de kassa en reserveringen en schrijf voor de interne nieuwsbrief. Het is eigenlijk heel snel gegaan. Een gesprek met het hoofd kassacommissie was al voldoende. Ik liep een paar keer met iemand mee en nu werk ik zelfstandig.” “Het gaat goed, dus?” “Nou ja, ik heb niet de indruk dat ze veel eisen aan vrijwilligers stellen, tenminste niet expliciet. Wat ik een beetje mis is iemand die de kwaliteit van je werk in de gaten houdt. Sinds mijn inwerkperiode heb ik niets meer gehoord of ik het goed doe. Ik heb behoefte aan feedback.” “Dat herken ik wel”, knikt Floris instemmend. “Theaters hebben soms moeite met het aanspreken van vrijwilligers. De leiding durft dat niet omdat ze bang zijn dat ze vrijwilligers afstoten. Maar volgens mij moet je als theaterorganisatie zeggen: zo verwacht ik dat je het doet als vrijwilliger. En dat gebeurt te weinig.” “Je hebt in jouw theatercarrière zeker verschillende veranderingen meegemaakt?”, vraagt Monique. “Ja, ons theater is beter en sterk gegroeid. Het aanbod is meer divers en de publieke belangstelling groeit nog steeds. Dat vraagt wel meer van de vrijwilligers, vooral van de techniek. Zelf heb ik een horecacursus gedaan. Waar ik me een beetje zorg over maak, is het ontstaan van een eilandjescultuur. We zijn nu een grote organisatie, bijna 100 medewerkers. Mensen trekken zich terug in hun eigen onderdeel en het ‘wijgevoel’ is wat afgenomen. Ik ken niet meer iedereen, het is minder intiem. Dat is de prijs die je betaalt voor de groei, denk ik. Aan de andere kant hebben we veel hoogopgeleide mensen binnen gekregen: juristen, ingenieurs, financiële deskundigen. Een hele hoop deskundigheid waar we als theater optimaal gebruik van maken.” “Heb je de indruk dat je iets kan veranderen in de organisatie, wordt er naar jou als vrijwilliger geluisterd?”, vraagt Monique nieuwsgierig. “Ik kan mijn ei kwijt, maar of het uitgebroed wordt weet ik niet. Wat er met suggesties of opmerkingen gebeurd is vaak niet duidelijk. Alles is hier mondeling geregeld; er staat niets op papier. Vooral voor nieuwe mensen is dat lastig.” Monique: “Goh ik heb wél na mijn inwerkperiode een vrijwilligersovereenkomst getekend. Dat vond ik prettig: je weet waar je aan toe bent, wat je kunt verwachten en je weet welke taken je moet uitvoeren.” “Zoiets hebben wij hier niet. Een soort contract, gaat dat niet wat te ver? Het is toch vrijwilligerswerk! Een afsprakenlijst met ‘zo gaan we hier met elkaar om’ zou wel nuttig zijn”, zegt Floris.


30

Julia bemoeit zich voor de eerste keer met het gesprek: “Hé Floris, je praat wel over kwaliteit, maar onze glazen staan allang leeg. Kom op, geef ons nog een rondje!” Alledrie schieten ze in de lach. Floris loopt naar de bar en zegt: “Hé Julia, aanstaande donderdag is er een medewerkersavond, altijd erg gezellig. Iets voor jou om eens kennis te komen maken met mijn collega’s? Misschien kun jij ook meer worden dan alleen een theaterbezoeker en ontdekken wat er zich echt achter de coulissen afspeelt.” Miro Popovic, CIVIQ

De belangrijkste uitkomsten van de groepsinterviews met theatervrijwilligers: • •

• •

• •

De theatervrijwilliger is een tevreden en trouwe vrijwilliger. Het is binnen het theater zeker niet de gewoonte dat er hoge eisen worden gesteld aan vrijwilligers. Dat komt omdat men vaak dankbaar is voor iedere hulp die zich aandient. Bij sommige theaters stopt de begeleiding na de inwerkperiode. Vrijwilligers hebben echter een duidelijke behoefte aan feedback. Er is behoefte aan duidelijke afspraken, niet alleen mondeling. De meeste vrijwilligers reageren positief op een idee van een afsprakenlijst. Ook geven ze aan te willen beschikken over goede taakomschrijvingen. De meeste theaters luisteren wel naar hun vrijwilligers, maar er wordt niet altijd aangegeven wat er met de suggesties of opmerkingen gebeurt. Hoe groter het theater, hoe groter de kans is op het ontstaan van een eilandjescultuur. Een voordeel van de groei is dat je als theaterorganisatie steeds meer kennis en vaardigheden in huis krijgt.


31

Bijlage 8. Adressenoverzicht Steunfuncties Overzicht van regionale en landelijke ondersteuningsorganisaties waarbij theaters kunnen aankloppen voor scholing van hun theatervrijwilligers. Landelijk Theater Instituut Nederland Herengracht 168 1016 BP Amsterdam tel. 020 – 5513300 / [email protected] Theaterwerk NL 's-Gravenhekje 1a 1011 TG Amsterdam tel: 020 - 344 61 20 / [email protected] ANF Filmtheaters Jan Luijkenstraat 2 1071 CM Amsterdam tel. 020 – 5707676 / [email protected] CIVIQ – Landelijk Instituut Vrijwillige Inzet Plompetorengracht 17 3501 AB Utrecht tel. 030 – 7509007 CIVIQ Helpdesk / [email protected] tel. 030 –7509067 / [email protected]

Provinciaal/regionaal, Steunfuncties Amateurkunst Centrum voor Amateurkunst Den Haag Bert van der Horst, Anette Trinks Paviljoensgracht 18 2512 BP DEN HAAG [email protected], [email protected] Centrum voor Amateurkunst Flevoland Myriam Cloosterman, dhr. H.C.M. Moes Agorabaan 3 8224 JS LELYSTAD [email protected]


32

Centrum voor Amateurkunst Noord-Brabant CVA Dhr. J. Brosens, Hein Ceelen, Marcel Schmeits, Jan Smeets Postbus 606 5000 AP TILBURG [email protected], [email protected], [email protected] Centrum voor Amateurkunsten Limburg Leo Benders Postbus 3507 6017 ZG THORN [email protected] CvA / LFA Theaterwerk Peter Stam Passtraat 60 6116 AZ ROOSTEREN [email protected] CvA / LFA Theaterwerk Hugo Weerens Greuwkensstraat 2 B-3640 KINROOI BELGIË [email protected] De Kunst Agnes Haan, Gerard Kooistra, Marianne Narold, Tineke Feijen Achter de Vest 5 1811 JZ ALKMAAR [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] Kunst en Cultuur Drenthe Harm van Ballegooijen, dhr. J. de Noord ([email protected]), Koos Smit Postbus 924 9400 AX ASSEN [email protected], [email protected] Kunst en Cultuur Overijssel Maud Breen, Marco van Vulpen Postbus 1229 8001 BE ZWOLLE [email protected], [email protected]


33

Kunstencentrum Groningen Ben Smit, Jan Brouwer ([email protected]) Noord Buitensingel 11 9717 KK GRONINGEN [email protected] Kunstgebouw Marco Bentz van den Berg ([email protected]), Frank Verhagen, Babs Biekart Broekmolenweg 16 2289 BE RIJSWIJK [email protected], [email protected] SCOOP Zeeuws Instituut voor Zorg, Welzijn, Cultuur Ron Lubbersen Postbus 407 4330 AK MIDDELBURG [email protected] Stichting Keunstwurk Hans Brans, Wouter Daane, Renée Waale ([email protected]), Luuk Eisema Postbus 1288 8900 CG LEEUWARDEN [email protected], [email protected], [email protected] Stichting voor Kunst en Cultuur Gelderland Patricia van Ballegooyen, Elsbeth Rozenboom Steijnstraat 12 6814 AM ARNHEM [email protected], [email protected] ZIMIHC Jolanda Kamphuis ([email protected]), Appie Alferink ([email protected]) Postbus 13335 3507 LH UTRECHT


34

Provinciaal/regionaal, Provinciale Steunfuncties PJ Partners Truus Boerma Postbus 11117 3004 EC ROTTERDAM T 010-4362166 F 010-4366357 [email protected] CMO Groningen Bo Bouman Postbus 2266 9704 CG GRONINGEN T 050-5770101 F 050-5776493 [email protected] STAMM Liesbeth Brouns Postbus 954 9400 AZ ASSEN T 0592-394400 F 0592-351201 [email protected] St. Spectrum Mari Helvoort Postbus 8007 6880 CA VELP T 026-3846200 F 026-3846300 [email protected] SPIL, Partner in Welzijn Overijssel Frans Hijman Postbus 625 8000 AP ZWOLLE T 038-4216746 F 038-4216664 [email protected]


35

K2, Brabants kenniscentrum jeugd Chantalle van de Kerkhof Postbus 2347 5202 CH DEN BOSCH T 073-6141774 F 073-6139921 [email protected] PRISMA Brabant Mieke Mes Postbus 10346 5000 JH TILBURG T 013-5441440 F 013-5440605 [email protected] PRIMO Noord-Holland Kees Plugboer Postbus 106 1440 AC PURMEREND T 0299-418700 F 0299-418799 [email protected] Schakels Geeske Roos Postbus 13041 3507 LA UTRECHT T 030-2753333 F 030-2753330 [email protected] St. Partoer Gerrit van der Sar Postbus 298 8901 BB LEEUWARDEN T 058-2348500 F 058-2348501 [email protected] STAMM Fer Schipper Postbus 954 9400 AZ ASSEN T 0592-394400 F 0592-351201 [email protected]


36

SCOOP Toos Schouten Postbus 407 4330 AK MIDDELBURG T 0118-682500 F 0118-635311 [email protected] Symbiose Math Willems Postbus 5086 6130 PB SITTARD T 046-4208000 F 046-4208080 [email protected] St. Axion Dhr. G. Zonnenberg Postbus 194 8200 AD LELYSTAD T 0320-244259 F 0320-280639 [email protected]


37

Professioneel beleid voor vrijwilligers in kleine theaters en filmtheaters. Gepassioneerd, betrokken, flexibel en trouw

Recommend Documents