Adlib Archief Software voor professioneel collectiebeheer in archieven en andere archief beherende instellingen
Flexibel Uitgebreid Veilig
Adlib Archief: Flexibel, Uitgebreid, Veilig Adlib Archief is het professionele softwarepakket voor beheer van gegevens in historische-, bedrijfs- en overheidsarchieven. Het verzorgt de volledige integratie van de archief-automatisering: van aanwinst tot publicatie op het web. Van analoog tot digitaal. Van beheer van de processen rond de leeszaal tot aan conservering, restauratie en tentoonstellingen. Adlib Archief kan alle processen binnen uw archief aan. Hierdoor wordt Adlib Archief al jaren succesvol ingezet bij honderden archieven in binnen- en buitenland. Met Adlib Archief legt u het verleden vast voor de toekomst. Overzichtelijk Het hart van Adlib Archief is de archievencatalogus. In deze catalogus worden de archieven volgens de regels van de International Standard Archival Description (ISAD-G 2ed) ingevoerd en opgeslagen. De tabbladen op uw computerscherm komen hierbij overeen met de rubrieken in ISAD. De hiërarchische structuur van uw archief wordt in Adlib Archief in een overzichtelijke boomstructuur weergegeven. Zo navigeert u gemakkelijk door alle delen van uw archief en vindt u snel alle gerelateerde informatie. Koppelingen naar digitale bestanden zoals Word-, Excel-, en Pdfbestanden behoren tot de standaard mogelijkheden. Vanzelfsprekend kunt u ook digitale afbeeldingen en zelfs video en audio aan uw archiefbeschrijvingen verbinden. Adlib Archief bevat onder meer de volgende gegevensrubrieken: • Identificatie • Context • Verwerving • Inhoud en structuur • Voorwaarden voor toegang en gebruik • Verwante materialen • Opmerkingen • Beschrijvingsvalidatie • Aanwinsten en aanvullingen • Collectieverwerking • Indexering van namen, onderwerpen en plaatsen
• • • • • •
Thesaurusbeheer Vindplaatsen Conservering Tentoonstellingen Uitlenen Literatuurverwijzingen
Gebruiksvriendelijk Overzichtelijke tabbladen, gebruiksvriendelijke menu’s, contextgevoelige helpteksten, uitgebreide validatiebestanden en de standaard spellingscontrole zorgen ervoor dat het werken met Adlib altijd aangenaam en efficiënt verloopt. De Adlib software helpt u om uw gegevens foutloos in te voeren en te beheren en draagt zo bij aan een hoge kwaliteit van uw data. Aanpasbaar aan elk soort archief Elk soort archief of materiaal kan worden beheerd met Adlib Archief. Een klassiek archief maar ook een digitaal archief, een fotoarchief of een filmarchief. Speciale wensen kunnen op maat worden gerealiseerd met behulp van Adlib Designer. Hiermee kunt u zowel de datastructuur als de user interface naar wens aanpassen.
Internationale standaarden Adlib Archief is gebaseerd op de standaarden van het International Council of Archives (ICA) en maakt gebruik van ISAD-G (2ed) en ISAAR (CPF). Dit garandeert onder andere dat u op een gestandaardiseerde manier gegevens met andere archieven kunt uitwisselen (via EAD). Adlib Information Systems is deelnemer aan het Europeana Inside project, zodat u op een gemakkelijke wijze uw gegevens aan Europeana kunt toevoegen. Gevarieerde zoekmogelijkheden Adlib Archief geeft u de beschikking over maar liefst drie krachtige zoekmethoden: • De Zoekassistent voert u probleemloos door de verschillende indexen • Met Zoekformulieren kunt u zoekvragen combineren en eenvoudig op meerdere velden tegelijk zoeken • De Selectietaal maakt uitgebreid zoeken op alle velden mogelijk. Zoekzinnen stelt u zelf samen met gebruik van operatoren (zoals ‘is gelijk aan’ en ‘kleiner dan’). Ook Booleaanse operatoren (zoals ‘AND’ en ‘OR’) worden ondersteund. Zoekzinnen én zoekresultaten kunt u vastleggen voor hergebruik in een “pointerfile” Conservering- en restauratiemodule Alle informatie met betrekking tot conditie, conservering en restauratie van uw archief kunt u nauwkeurig beheren met de ingebouwde conservering- en restauratiemodule. Inschrijvingen Aanwinstgegevens kunnen eenvoudig en efficiënt worden geregistreerd bij de ontvangst van nieuw materiaal. Behalve de basale beschrijvende informatie, kunnen gegevens worden ingevoerd over bron, toegang, afsluiting, copyright en fysieke conditie en kunnen ontvangstbewijzen en lijsten worden geproduceerd. Ook kunnen de fases van het verwerken van een aanwinst worden geregistreerd. Als materiaal klaar is om te catalogiseren kan informatie uit het aanwinstrecord worden overgenomen, zodat het niet nodig is gegevens dubbel in te voeren. Het beschrijven en koppelen van additionele aanwinsten wordt ook ondersteund. Bewaarbeheer (Retention) U kunt meerdere signaleringsschema’s inrichten om aan te geven wanneer het materiaal voor bijvoorbeeld overdracht, herziening of vernietiging in aanmerking komt.
Veilig U kunt via rollen en rechten de toegang tot de bestanden en applicatie geheel naar wens inrichten. Zo kunt u niet alleen de functies binnen Adlib aan verschillende groepen gebruikers toewijzen, maar ook de toegangsrechten regelen voor individuele velden en individuele records. Meertalig De gebruikers interface kan tussen meerdere talen direct omschakelen en u kunt data meertalig invoeren. U kunt dan uw catalogus in al deze talen doorzoeken en presenteren. Adlib maakt gebruik van Unicode waardoor u uw gegevens ook in niet-westerse talen kunt invoeren en terugvinden. Open systeem Adlib Archief is een open systeem. Adlib weet dat alles om uw data draait en dat u altijd zelf over uw gegevens wilt kunnen beschikken. In Adlib zit uw data niet opgesloten, maar is op tal van manieren te benaderen en te gebruiken. Zo kunt u met Adlib gemakkelijk gegevens uitwisselen volgens het OAIPMH-protocol en is het aanleveren van uw data aan derden, zoals content aggregators, eenvoudig. Natuurlijk kunt u uw data ook gemakkelijk zelf exporteren en behoort ook importeren tot de standaard functies in Adlib.
Uw collectie online Met de Adlib Internet Server Module breidt u uw mogelijkheden nog verder uit. Hiermee kunt u uw catalogus volledig doorzoekbaar maken via internet en intranet. Zoals alle Adlib software is deze module volledig configureerbaar: u kunt zelf bepalen welke velden u wilt kunnen doorzoeken en/of tonen. De presentatie van de webapplicatie wordt bepaald via stylesheets, hierdoor kunt u deze gemakkelijk aanpassen aan uw huisstijl of bestaande website. Workflow module Ondersteuning van de werkprocessen binnen een archief, bijvoorbeeld het plannen en volgen van werkzaamheden, is mogelijk via Adlib Workflow. In deze applicatie kunnen de processen van uw organisatie flexibel worden geconfigureerd. Studiezaal module Met de studiezaal module beheert u de workflow van het aanvraag proces. Bezoekers kunnen hun aanvragen doen via de webcatalogus. Deze aanvragen worden vervolgens verwerkt en geregistreerd, waarna ze uitgeleverd kunnen worden. Afdrukken naar keuze De Afdrukassistent maakt afdrukken eenvoudig en efficiënt. U kunt kiezen uit voorgedefinieerde rapporten. Zelf rapportages en lijsten maken kan met de rapportgenerator. Daarnaast kunt u rapporten in Microsoft Word maken: u kunt de door u geselecteerde gegevens overzetten naar een Wordsjabloon waarvan u zelf de lay-out bepaalt. Krachtige thesaurussoftware De Adlib thesaurussoftware behoort tot de beste in zijn soort: helder van opzet, gemakkelijk uit te breiden en eenvoudig te beheren. Adlib ondersteunt tevens het gebruik van externe online thesauri waarvoor een webservice beschikbaar is. Externe thesauri, als de Nederlandse AAT en Iconclass, kunt u naadloos in Adlib integreren.
Uitbreidingen & Keuzemogelijkheden Standaard database Adlib maakt gebruik van Microsoft SQL Server. Alle edities van Microsoft SQL server vanaf SQL Server 2008 kunnen voor Adlib gebruikt worden, inclusief de “Express” editie.
Adlib Mobile Suite Voor mobiele werkzaamheden in bijvoorbeeld het depot heeft Adlib de Mobile Suite ontwikkeld. De suite bestaat uit de Verhuismodule en de Collection Review applicatie. API koppelingen API koppelingen (Application Programming Interface) geven de mogelijkheid om uw data te koppelen aan andere systemen, bijvoorbeeld aan een Digital Assets Managementsysteem, een andere website of een webwinkel. De API koppeling faciliteit is een onderdeel van de Adlib Internet Server module en de MS SQL Server versie van Adlib. Adlib API maakt van uw Adlib systeem een bijzonder open en toegankelijk systeem. Meer info op http://api.adlibsoft.com.
Alleen Archief… Adlib Archief Standaard wordt geleverd met Adlib Designer, de Adlib ‘toolkit’. Hiermee kan de applicatie geheel naar wens worden aangepast. Men kan dit zelfstandig doen of met hulp van Adlib Information Systems.
...of combineer Adlib Archief met Adlib Bibliotheek en/of Adlib Museum Heeft u ook een museale collectie of een bibliotheek dan kunt u gebruik maken van de Adlib “Plus” of “XPlus” versie. Adlib Archief Plus en XPlus zijn de volledig geïntegreerde combinaties met Adlib Museum of Adlib Bibliotheek. Plus combineert twee applicaties naar keuze, Adlib XPlus combineert alle drie. Instellingen die op twee of drie vakgebieden materialen bezitten of in beheer hebben kunnen deze nu in één complete Adlib-applicatie beheren. U doorzoekt met één zoekvraag alle collecties. De koppelingen tussen de archief, bibliotheek- en/of museum gegevens (en thesaurus) zorgen voor een grote verrijking van de informatie.
Adlib Hosting Adlib zonder IT zorgen Adlib neemt u alle IT-zorgen uit handen door uw gehele Adlib-applicatie te hosten. Adlib Information Systems zorgt dan voor de infrastructuur en voor alle technische ondersteuning die normaal door uw eigen systeembeheerder zou moeten worden gegeven.
• Werken vanaf de plek die u kiest • En natuurlijk altijd genoeg opslagruimte
Voordelen Hosting • Altijd de laatste software • Uitstekende hardware in hoogwaardige datacentra • Automatische back-ups van het systeem • Automatisch onderhoud Adlib software inclusief updates en upgrades, natuurlijk ook van ondersteunde software van Microsoft
Zakelijke en financiële voordelen hosting • Geen aanschafkosten licenties • Geen ICT personeel nodig • Geen beheer complexe ICT-infrastructuur • Geen servers of serverruimte met alle voorzieningen zoals back-up-systemen in onderhoud • Geen grote investeringen voor hardware en software
Adlib Information Systems Nu en in de toekomst. Adlib Information Systems heeft in haar lange bestaan al veel bibliotheken, musea en archieven geautomatiseerd. Kernbegrippen voor Adlib Information Systems zijn continuïteit, internationale standaarden, Open Systemen en gebruiksvriendelijke software. Technische en inhoudelijke continuïteit zorgen ervoor dat uw systeem niet alleen nu werkt maar ook in de jaren die komen. Internationale standaarden en “Open Systems” zorgen ervoor dat u vrijelijk uw data kunt delen en gebruiken, ook in samenwerking met andere software of systemen. Gebruiksvriendelijke software zorgt voor zorgeloos en efficiënt gebruik. Deze kernbegrippen, de betrokkenheid bij het werkveld en het toepassen van de nieuwste technische ontwikkelingen, hebben geleid tot een groot aantal tevreden klanten en zijn ook de reden dat steeds nieuwe instellingen en bedrijven voor Adlib kiezen. Bert Degenhart Drenth Managing Director Adlib Information Systems
Adlib ondersteuning Ondersteuning bij uw software is van niet te onderschatten waarde en helpt u door de jaren heen uw archief en collectie optimaal te gebruiken. Advies, maatwerk en conversie De kennis en ervaring van Adlib Information Systems komt vooral tot uiting bij de implementatie van een nieuw systeem. De mensen van Adlib staan u tijdens het hele traject met raad en daad bij. Met behulp van Adlib Designer kunnen de verschillende applicaties precies op maat worden gemaakt, tegemoetkomend aan uw specifieke wensen. Adlib Designer is de “toolkit” waarmee o.a. schermen en databases aangepast kunnen worden. Desgewenst voeren wij de omzetting van gegevens vanuit uw oude systeem voor u uit en begeleiden wij uw organisatie bij de invoering van het nieuwe systeem. Continuïteit en ondersteuning Na aanschaf van de Adlib software bent u met de onderhoudsovereenkomst bij Adlib Information Sys-
tems verzekerd van doorlopende ondersteuning. Hulp en service zijn namelijk geen sluitpost, maar maken een wezenlijk onderdeel uit van ons bedrijf. Via onze online MyAdlib service en de telefonische Helpdesk kunt u bij ons terecht voor advies en ondersteuning. De onderhoudsovereenkomst omvat bovendien ook een abonnement op nieuwe versies van de Adlib software. Zo groeit uw systeem met de nieuwste ontwikkelingen mee en bent u altijd verzekerd van up-to-date software. Cursussen Adlib software is eenvoudig in gebruik maar biedt veel mogelijkheden. De cursussen van Adlib voeren u stap voor stap door alle verschillende functies, zodat u uw applicatie later optimaal kunt benutten. Deze cursussen zijn beschikbaar voor “beginners” maar ook voor ervaren applicatiebeheerders die bijvoorbeeld snel en efficiënt willen leren werken met Adlib Designer. Cursussen op maat en op locatie behoren natuurlijk ook tot de mogelijkheden.
Adlib Information Systems Postbus 1436, 3600 BK Maarssen Nederland t +31 (0)346 58 68 00
[email protected] www.adlibsoft.com
