Professionals en Waarmaken

                                       

 

Professionals  en  Waarmaken.  

                        Nieuwsflits  17   januari  2012     Gert  Anbeek,  Huub  Corssmit,  Esmiralda  Borgt,  Ron  van  Eijk,  Patrick  Lybaert,  Bert  Muetstege,   Hans  Pot,  Harry  de  Weerd,  Peter  Wensveen.     Kopiëren  en  vrijelijk  gebruiken  vinden  wij  prima,  netjes  met  bronvermelding  graag.  

   

www.elftraining.nl  

 

1  

 

 

 

 

  WE  ZIJN  PROFESSIONALS,  MAAR  VERGETEN  SOMS  …     We   zijn   professionals.     Maar   waaraan   herkennen   anderen   dat   we   professionals   zijn?     Dat   blijkt   verder   te   gaan   dan   je   vakkennis   alleen.   Waarmaken   van   beloftes   en  verwachtingen  die  een  opdrachtgever  heeft  vraagt  echte  professionaliteit.       Per  definitie  ben  je  dat  ook  wanneer  je   werk   voornamelijk   op   een   specialisme   Professionals en hun ontwikkelingsthema’s. is   gebaseerd.   Dus   de   schade-­‐ behandelaar,   de   bestuursadviseur,   de   IT-­‐architect,   de   projectmanager,   ,   de   Vak tester,   de   marketeer,   de   HRM-­‐er,   de   deskundigheid accountant/controller,   zijn   allemaal   professionals.   Vakmensen   zeggen   we   Proces Persoonlijke wel.  Vakmensen  beheersen  hun  vak  en   vaardigheden Impact voor Invloed kennen   alle   ins   en   outs   ervan.   Dan   noemen  deze  mensen  in  de  volksmond   “een   zeer   professionele   accountant   en   een  professional  als  projectmanager”.     Toch   zit   er   in   het   woord   professional   nog   iets   verscholen.   Iets   dat   de   omgeving   vaak   wel   direct   bespeurt,   maar   de   inhoudelijke   vakman   minder   direct   ervaart   of   er   vaak   geen   aandacht   aan   besteedt.   Dat   deel  van  professionaliteit  laat  zich  ruwweg  vangen  in  twee  thema’s  die  we  hier  nader   zullen  uitwerken:   1. De  professionaliteit  waardoor  de  klant/collega  ervaart  dat  er  aan  zijn  concrete   vraagstuk   gericht   wordt   gewerkt   en   dat   hij   zich   begrepen   voelt.   Het   proces   waarlangs   zijn   vraagstuk   opgelost   wordt   is   voor   hem   inzichtelijk   en   geef   hem   het  gevoel  van  controle  te  hebben.   2. De   professionaliteit   van   de   vakman   die   de   hygiëne   regelt,   wetende   dat   open   eindjes   en   losse   rafels   uiteindelijk   voor   irritaties   zorgen   en   afbreuk   doen   aan   een  professioneel  resultaat.     Wanneer  voelt  een  klant  zich  begrepen  en  goed  geholpen?   Een   klant   of   opdrachtgever   die   een   professional   bij   een   vraagstuk   betrekt   doet   dat   omdat  hij  denkt  dat  het  vraagstuk  dan  sneller,  beter  en  completer  wordt  opgelost  dan   dat   hij   zelf   kan   of   tijd   voor   heeft.   Dat   betekent   dat   de   opdrachtgever   zich   verlaat   op   de   professional  waarvan  hij  het  vertrouwen  heeft  dat  deze  met  een  goed  resultaat  komt.   De  opdrachtgever  wordt  daarmee  kwetsbaar,  want  indien  het  resultaat  niet  goed  is  en   tegenvalt,  heeft  ook  hijzelf  een  probleem  binnen  zijn  organisatie.     Om  veel  van  deze  teleurstellingen  te  voorkomen  is  het  “professioneel”  om  altijd  voor   een   aantal   randvoorwaarden   te   zorgen,   waardoor   onze   opdrachtgever   de   juiste   verwachtingen  krijgt  tijdens  de  intake  van  een  project  of  opdracht.    In  de  praktijk  is  het   dus  zo  dat  je  opdracht  meestal  reeds  begint  voordat  je  die  formeel  gekregen  hebt.     Veel  van  deze  zaken  zijn  niet  nieuw  en  ken  je  eigenlijk  wel.  Wellicht  is  het  goed  om  ze   nog  eens  op  een  rijtje  te  hebben  en  er  afspraken  over  te  maken  met  jezelf,  je  collega’s   om  ze  dan  consequent  toe  te  blijven  passen!       • vakmanschap •  de beste in het vak willen zijn •  begrijpen van de branche, in brede zin •  vragen vertalen naar inzichten •  inzichten vertalen naar oplossingen •  professionaliteit tonen op je vakgebied •  kennis opbouwen waar de ervaring vanaf spat •  brede oriëntatie ook als specialist

•  beïnvloedingsvaardigheden •  processturing •  inzicht in veranderingsprocessen •  het opbouwen van relatienetwerken •  conflicthantering •  doorzien van adviesprocessen •  omgaan met macht, zonder positiemacht •  “ontrafelen” inhoud, proces en relaties

7

www.elftraining.nl  

 

2  

 

 

 

 

•  zelfmanagement •  persoonlijke effectiviteit •  talent herkennen en polijsten •  supporting systemen ontwikkelen •  in je kracht kunnen blijven werken •  zicht op gedrag van je zelf •  begrijpen van gedrag van anderen •  innerlijke drives benutten

  Daar  gaan  we  dan.     Juiste  verwachtingen  creëer  je  door:   de   projectscope   tevoren   goed   te   duiden   en   te   omschrijven   in   concrete   op   te   leveren  producten  die  de  klant  krijgt  als  het  project  klaar  is  (“wat  werkt  er  dan   of  wat  krijg  ik  dan  als  opdrachtgever”);   inzichtelijk   te   maken   dat   de   projectscope   niet   zonder   consequenties   kan   wijzigen,   want   dat   leidt   immers   tot     rework,   meerwerk,   tijdsverlies,   extra   benodigd  budget,  resources  etc.;   de  diepgang  van  de  specificaties  te  beoordelen  om  op  basis  hiervan  al  of  niet  te   starten;  beter  is  eerst  de  specs  nader  uit  te  werken  dan  snel  te  starten;  tenzij  je   aanpak   er   in   voorziet   dat   je   met   nadere   detaillering   om   kunt   gaan   (in   IT   projecten  doordat  je  bijvoorbeeld  met  een  SCRUM  achtige  aanpak  werkt);   de   juistheid   en   volledigheid   vooraf   te   toetsen:   is   wat   de   opdrachtgever   vraagt   wel  de  goede  vraag  om  zijn  achterliggende  probleem  op  te  lossen;   heldere  en  continue  terugkoppelmomenten  af  te  spreken  met  de  klant  om  hem   zicht   te   geven   op   het   procesverloop   en   voortgang   en   …   daar   waar   hij/zij   keuzes   kan  of  moet  maken.     Dit   kost   tijd,   hoor   ik   je   denken.   Een   opdrachtgever   namelijk   wil   graag   zien   dat   er   gelijk   en  per  direct  gestart  wordt  met  het  oplossen  van  zijn  probleem.  Maar  een  valse  start   maken  is  zeer  risicovol  en  leidt  veelal  tot  een  tranendal.   Inderdaad  het  kost  tijd  om  een  tranendal  te  vermijden.  Maar  die  tijd  heb  je  wel  nodig   en   ga   je   ook   nemen!   Nu   komt   het   er   op   aan   of   jij   als   professional   je   positie   inneemt.   Daarvoor  geldt  de  volgende  redenering  die  je  bij  je  opdrachtgever  in  dergelijk  situaties   kunt  volgen:    Jij  bent  gevraagd  om  te  helpen  en  dat  doe  je  naar  beste  kunnen.  Jij  weet   hoe   je   dit   type   vraagstukken   of   projecten   tot   een   goed   einde   moet   brengen.   Spreek   dat   uit  en  zeg  tegen  je  opdrachtgever  dat  hij/zij  jou  dan  ook  even  de  ruimte  moet  geven  om   je  werk  als  professional  te  doen.  Door  dit  uit  te  spreken  gebeuren  er  een  paar  dingen   tegelijk:   (1)   jij   gedraagt   je   niet   als   duizenddingendoekje   maar   als   weldenkend   professional,   (2)   je   straalt   ervaring   en   zekerheid   uit   en   (3)   je   bouwt   respect   op   bij   je   opdrachtgever   om   vervolgens   als   “gelijke,   maar   niet   gelijkwaardig”   met   hem/haar   op   te  trekken.     De   meeste   project   gaan   dus   mis   doordat   bij   de   start   niet   de   juiste   randvoorwaarden   worden  gecreëerd  en  er  onvoldoende  scherpte  is  in  de  toetsing  van  zowel  inhoud  als   proces  om  het  vraagstuk  op  te  lossen.       Verwachtingen  op  procesmatig  vlak.   Juiste  verwachtingen  creëer  je  ook  op  procesmatig  vlak.  Hebben  we  de  juiste  mensen   bij  elkaar?  Kunnen  we  tijd  besteden  aan  het  smeden  van  een  goed  werkend  team?  Zien   we  erop  toe  dat  we  tijd  inruimen  voor  overleg  en  afstemming  tussen  de  professionals   in   een   team?   Zorgen   we   voor   in   ruime   mate   contact   met   de   opdrachtgever   en   zijn   mensen?  Als  er  negatieve  beelden  heersen  bij  betrokken  personen,  is  er  dan  tijd  voor   om   dit   tijdig   te   signaleren   en   op   te   lossen   met   elkaar?   Dit   lijkt   in   het   begin   van   een   project  tijd  te  kosten,  want  het  gaat  niet  zozeer  over  de  inhoud  maar  over  de  mensen  in   het   team   en   de   communicatie   onderling.   Uit   veelvuldig   onderzoek   blijkt   dat   gedegen   investeren  hierin  veel  mislukkingen  helpt  voorkomen!  

www.elftraining.nl  

 

3  

 

 

 

 

    Zo  is  een  klant  van  ELF  een  bid-­‐team  aan  het  formeren  om  overheidsaanbestedingen   op   Europese   schaal   te   kunnen   doen.   In   de   voorbereiding   steden   zij   25%   van   de   tijd   geheel   aan   teambuilding   en   het   bespreken   van   issues   tussen   de   mensen   die   straks   onder  stress  moeten  samenwerken.     Wanneer   je   een   opdrachtgever   deze   zaken   uitlegt,   wil   hij   er   absoluut   tijd,   geld   en   aandacht  voor  creëren.  Het  is  dus  zeer  professioneel  om  zo  met  je  opdrachtgever  om  te   gaan.   Alleen   door   positie   in   te   nemen   en   de   urgentie   te   bouwen   om   alle   randvoorwaarden   geregeld   te   krijgen   die   jouw   project   of   adviestraject   tot   een   succes   maken,  ben  je  een  volwaardig  en  gewaardeerd  professional.       Wat  is  ook  professioneel:  “hygiëne  toepassen  en  rafeltjes  voorkomen”.   We  zijn  professionals,  maar  vergeten  soms  …   de  uren  voor  functioneel  beheer  niet  mee  te  nemen  of  te  laag  in  te  schatten,   de  urenschatting  en  besteding  niet  vanaf  dag-­‐1  strak  te  managen  waardoor  er  al   uren  besteed  zijn  zonder  dat  dit  in  de  begroting  zit,   de  resources  voortijdig  en  juist  in  te  plannen  waardoor  er  veel  geschoven  met   mensen  en  er  onrust  ontstaat,   tijdig  en  accuraat  te  rapporteren,  met  name  over  afwijkingen  die  later  mogelijk   verrassingen  worden,   de  mensen  achter  de  broek  te  zitten  om  hun  urenbriefjes,   waardoor  een  project  onnodig  onprofessioneel  en  dus  onvoorspelbaar  wordt.     We   noemen   dit   de   hygiëne   van   de   professional.   De   administratieve   “Wie zijn hygiene niet op orde heeft wordt ziek…” “vrijheid versus vrijblijvenheid” bewaking  en  scherpte  vanaf  de  eerste   Hygiene Gezondheid minuut  van  een  project  is  nodig  omdat   je   anders   dure   capaciteit   morsig   gebruikt.   Die   dure   capaciteit   is   niet   van   jou   als   projectmanager   of   adviseur   ,   maar   die   is   van   de   organisatie  en  het  is  jouw  plicht  om  er   op  toe  te  zien  dat  deze  effectief  wordt   benut.       Bij   alle   grote   adviesbureaus   worden   de  professionals  die  naar  klanten  gaan   getraind   in   het   effectief   omgaan   met   dure   capaciteit   van   zowel   de   middelen   van   de   klant   als   de   eigen   middelen.   Simpelweg   omdat   morsig   zijn   kostbaar   is   en   erg   onprofessioneel.       Eigenaarschap   Hierbij   hoort   ook   het   verantwoordelijkheid   nemen   voor   het   eigenaarschap   van   je   opdracht   of   project.   Een   professional   neemt   altijd   verantwoordelijkheid.   Niet   alleen   vanuit   het   oogpunt   van   “het   hoort   of   moet   –   hygiëne”   maar   vooral   ook   om   het   je   persoonlijke   impact   verschaft!   Als   je   een   opdracht   aanneemt   dan   acteer   je   voor   de  

•  Afspraak = afspraak

•  Er is een duidelijke taakafbakening •  We hebben ons voorbereid



•  Attitude en bereidheid – “disciplined people”

•  Vaardigheden in procesdenken en hoe relaties op te bouwen

•  We komen op tijd

•  Geen onder-delegatie van taken – coaching van juniors / mediors

•  We gebruiken de afgesproken templates voor rapporten

•  Ontwikkeling en feedback staan centraal

•  We rapporteren onze tijdsbesteding

•  Leercurves opbouwen op basis van ervaring

•  We letten op de kosten

•  Consequent sturen op productiviteitsverbetering van het werk

•  Er zijn goed doordachte functie- en salarisschalen

•  Job rotation gericht op leren

•  Waardering voor kwaliteit en professionaliteit

5

www.elftraining.nl  

 

4  

 

 

 

 

  klant   als   (gedelegeerd)   eigenaar   van   het   probleem.   Dus   maak   helder   wat   de   consequenties   zijn   wanneer   je   op   de   dimensies   tijd,   geld,   kwaliteit   en   functionaliteit   niet   de   juiste   resources   of   medewerking   krijgt.   Je   bent   er   verantwoordelijk   voor   te   zorgen   dat   je   de   omgeving,   alle   stakeholders   mee   te   nemen   in   de   doelen   van   je   opdracht   en   dat   zij   tijd   voor   jou   hebben.   Wanneer   dit   niet   lukt   geef   je   aan   hoe   tegenvallers  op  te  vangen  en  hoe  je  toch  nog  een  redelijk  resultaat  kunt  bereiken.     Ook   het   vooraf   borgen   dat   een   onderaannemer   juiste   kwaliteit   gaat   leveren   en   zijn   bijdrage   aan   de   opdracht   of   het   project   juist   interpreteert   is   onderdeel   van   je   eigenaarschap  als  professional!     Tot  slot  nog  een  paar  vuistregels.   In  onze  opleidingen  van  bijvoorbeeld  de  Consulting  Academy  geven  we  de  deelnemers   wel  volgende  handzame  lijstje  mee,  geformuleerd  vanuit  de  klant  /opdrachtgever:     Snel  terugbellen   We   zijn   best   bereid   u   allerlei   dingen  te  vergeven  als  u  maar  goed  bereikbaar  bent  en  ons  snel   terugbelt,  zodat  we  nooit  het  gevoel  hebben  in  een  zwart  gat  te  belanden.  

Kennis  en  kunde  ten  toon  spreiden  

We   gaan   ervan   uit   dat   u   kundig   bent   en   uw   vak   verstaat   anders   hadden   we   u   niet   gevraagd;   belangrijker  vinden  wij  het  dat  u  dit  weet  te  hanteren  voor  onze  situatie  in  ons  bedrijf  .   We  verwachten  dan  ook  dat  u  zich  altijd  goed  voorbereid  heeft  en  uw  huiswerk  heeft  gemaakt   en  zorgvuldig  aan  ons  rapporteert,  ook  die  zaken  waar  we  (nog)  niet  om  gevraagd  hebben  maar   die  wel  relevant  zijn.   We   gaan   er   van   uit   dat   u   ons   voor   blunders   en   stommiteiten   behoed,   immers   daarvoor   schatten   we  u  als  ervaren.  

Goede  service  bieden   We   willen   graag   dat   we   een   vraagstuk   gemakkelijk   bij   u   kunnen   neerleggen   omdat   we   in   u   vertrouwen   hebben   dat   het   dan   goed   komt.   Vervolgens   geeft   u   ons   inzicht   in   het   proces   van   diagnose  tot  oplossing  ,  zodat  we  het  helder  kunnen  volgen.   We   gaan   er   vanuit   dat   u   ons   tijdig   keuzes   voorlegt   voorzien   van   voor-­‐   en   nadelen   om   zo   zelf   controle  te  houden  op  de  gekozen  oplossing.  

De  (laatste)  stand  van  zaken  kennen    

Als   we   u   naar   de   status   van   iets   vragen,   verwachten   wij   dat   u   ons   accuraat   en   snel   de   juiste   informatie  kunt  verstrekken  en  inzichtelijk  maakt  wat  de  opties  en  risico’s  zijn.  Wanneer  u  die   informatie  niet  direct  heeft,  dan  geeft  u  ons  aan  wanneer  we  die  informatie  wel  kunnen  krijgen   en  die  afspraak  komt  u  dan  ook  met  ons  na.  

Help  ons  als  we  in  nood  zitten   Als  u  ons  uit  de  brand  kunt  helpen,  wanneer  dat  plotseling  nodig  is,  zullen  we  ons  dat  heel  lang   blijven  herinneren,  en  zullen  we  u  graag  vaker  bellen,  ook  als  er  minder  haast  bij  is  …  .  

Lever  zoals  afgesproken   Kom  alstublieft  uw  afspraken  correct  na  en  lever  datgene  wat  we  afgesproken  hebben.   Als   dit   een   keertje   niet   lukt,   wat   altijd   kan,   laat   het   ons   dan   tijdig   en   zonder   omwegen   weten   opdat  wij  kunnen  anticiperen.  

Let  op  de  kosten   Verplaats  u  in  onze  situatie  over  kosten  in  relatie  tot  de  prestatie.   Zorg  dat  we  financieel  geen  verrassingen  te  horen  krijgen.  

 

www.elftraining.nl  

 

5