Professionalisering lead-auditors
Organisatie Sturing
Structuur
Middelen
Mensen
Waarmee
Cultuur BasiswaardenLeiderschap
Producten
Welke
Processen
SCB
Resultaten
Strategie Wat
Systemen
Hoe
Pascal Gerits Inkoop Centrum GWW Rijkswaterstaat 30 januari 2013
Even voorstellen Regie voeren op het uniform en integraal toepassen van SCB binnen Rijkswaterstaat • • • • • •
Organisatie, sturing en implementatie professionele pool lead auditoren Beheer van kaders en handreikingen Verzorgen van training Verbeteren van werkwijzen en standaarden Adviseren van projecten Delen van kennis en ervaringen
Rijkswaterstaat 2
Een ervaren lead-auditor wordt je niet zomaar, daar moet je wel wat voor doen !
Rijkswaterstaat 3
29 oktober 2009
Inhoud
Rijkswaterstaat 4
Beleid • Ondernemingsplan: Markt, tenzij… • Inkoopstrategie: • Prijs/kwaliteit (EMVI) • Uniformering (contracten en contractbeheersing) Contractbeheersing • Bij introductie SCB: op D&C en E&C, nu: op alle contractvormen • RWS staat meer op afstand en voert toetsen uit als middel voor contractbeheersing • Het uitvoeren van toetsen stelt (hoge) eisen aan medewerkers van RWS Belang • Ca. 3 mrd euro uitgaven per jaar • Ca. 30 fte LA-capaciteit (eigen medewerkers)
Rijkswaterstaat 5
Eisen vóór voltooiing opleiding tot lead-auditor -
HBO(+) niveau Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Grondige NEN-ISO 9001:2008 kennis én UAV-GC (!) kennis Toestemming tot deelnemen van leidinggevende Voeren van intake-gesprek
Rijkswaterstaat 6
Theorie
Praktijk RWS Professionaliteit •
Rolprofiel lead auditor SCB
•
Inzicht in eigen rol
Leerlijn Kennis = wat je moet weten Vaardigheden = wat je moet kunnen Competenties = wat je moet kunnen toepassen
Opleidingen
Coaching op vaardigheden
Inzetbaarheid (“vlieguren”) -> Groei
Rijkswaterstaat 7
Professionaliteit Handreiking rolprofiel (Lead) auditor SCB: Benodigde competenties/vaardigheden Kennis en kunde: opleidingen en aantoonbare praktijkervaring Taken, producten en uniforme werkwijze
Inzicht in eigen rol bij toepassing SCB: • • •
Je persoonlijke effectiviteit (ik) Je vakkennis in de dynamische context van je werk (wat) Je rol en je verantwoordelijkheid in het werkproces (hoe)
Rijkswaterstaat 8
Leerlijn
Inzicht en begrip SCB
Certificaat
Coaching Rapportages (Ik)
Kennis & kunde (ervaring)
-auditvaardigheden (competenties) -takenmanagement (houding) -omgang met ON (gedrag)
Houding & gedrag (coaching)
Lead-auditor opleiding
RWS-dag opleiding Starter
Kader SCB, UAV-GC, ISO 9001
(lead) auditor SCB
Ervaring (wat)
Strategisch
Regisserend
Meewerkend
Beginnend
Kaders Werkwijze (hoe)
Rijkswaterstaat 9
Kennis ontwikkelen, delen en borgen in: -functioneringsgesprek -toetspool(s) -Vereniging van leadauditors
Leerpad - stappen
1. Na opleiding eerst 2-3x mee met ervaren LA van RWS –
maak ontwikkelafspraken: bijv. samen intakegesprek, meehelpen opstellen vragen, deel vragen stellen, verslaglegging als 2e auditor etc
2. Minimaal 1 toets geheel zelfstandig als LA uitgevoerd – –
(zelf)evaluatie op basis van criteria Lloyds (wat gaat goed / minder goed?) Leerdoelen: wat wil je dat beter gaat? waarop wil je feedback krijgen?
3. 1e coaching (door Lloyds) –
Inbreng leerdoelen -> feedback > herformulering in leerpunten/tips van LLoyds
4. Minimaal 2-3 toetsen zelfstandig (geleerde in praktijk brengen) 5. 2e coaching (door Lloyds) –
Zwaardere coaching (beoordeling voldoende kwaliteit) -> evt. restpunten / tips voor doorontwikkeling
6. Terugkomdag/workshop door RWS Rijkswaterstaat 10
Werkwijze •
Beoordeling op de vaardigheden – Auditing – Takenmanagement – Praktisch toepassen van het toetskader – Omgang met de Opdrachtnemer en teammanagement
•
Per – – – –
•
Per vaardigheid meerdere aspecten
•
Per vaardigheid is op alle punten minimaal score 3 nodig (Score op vaardigheid wordt bepaald door laagste score bij taken voor deze vaardigheid)
vaardigheid een score 1 onvoldoende 2 matig : verbetering noodzakelijk 3 voldoende : verbetering mogelijk 4 goed
Rijkswaterstaat 11
Kanttekeningen bij coaching Coaching tijdens 2 audits zijn momentopnames. Factoren die van invloed zijn op het resultaat van de audit zijn: •
Bekendheid met contract/project verschilt sterk (sommige lead auditors hebben al een jarenlange ervaring opgebouwd met het projectteam, andere staan pas aan het begin)
•
Type auditee (ervaren en assertieve auditees zullen minder snel negatieve bevindingen accepteren dan onervaren auditees)
•
Volwassenheid van het QMS van de opdrachtnemer (bij meer volwassen kwaliteitssystemen is het lastiger om zwakke plekken en kritische punten te benoemen)
Ondanks deze beperkingen, wordt tijdens de audit een goede indicatie gekregen van het ervaringsniveau van de lead auditors.
Rijkswaterstaat 12
Inzet en groei
Contracttype
Inzet - toetsplan - uren
KADERS
Vraag
HOE
Top WAT
Senior
IK
Medior Praktijkervaring
Junior
Capaciteiten
- Aantal toetsen
- Kwantitatief (uren)
- Processen / producten
- kwalitatief (auditvaardigheden , takenmanagement, omgang met ON)
Aanbod
Rijkswaterstaat 13
Primaire producten van een lead auditor Op basis van risicogestuurde toetsplanning: •
Organiseren en voorbereiden van systeem- en (complexe) procestoetsen (Intakeformulier)
•
Uitvoeren van systeem- en (complexe) procestoetsen (Bevindingenformulier)
•
Vastleggen van positieve- en negatieve toetsbevindingen en de aandachtspunten in het toetsverslag (Toetsverslag)
•
Advies aan de contractmanager (Adviesformulier)
RWS Model Toetsformulieren Rijkswaterstaat 14
Voorbeeld
Voorbreiding
Voorbereiding
Voorbereiding
Het Intake gesprek •
Bepalen van doel, basis en scope.
• •
Doel: op welke vraag wil je een antwoord hebben? Scope:wat is de reikwijdte van de audit? • Welke systeemonderdelen/processen? • Welke onderdelen van de organisatie of disciplines? • Welke objecten? Basis: wat is de referentie / criteria? • Contract(onderdelen) • Onderdelen uit het managementsysteem
•
•
Risico’s zijn hierin leidend.
Rijkswaterstaat 15
Principes van auditing O.a. ISO 19011:2011 geeft richtlijnen voor audits. De volgende gedragkenmerken zijn van belang: • Ethisch gedrag (professional) • Eerlijke verslaglegging (waarheidsgetrouw en zorgvuldig) • Gepast beroepsmatige zorgvuldigheid (toewijding en beoordelingsvermogen) • Onafhankelijkheid (objectiviteit) • Aanpak op grond van bewijs (feiten koppelen aan eisen)
Deze richtlijn kan gebruikt worden door alle organisaties die interne en externe audits uitvoeren
16
Rijkswaterstaat SCB
Opname in register lead auditors RWS -
Verplichting om aantoonbaar minimaal 250 u. per jaar te besteden aan externe toetsen bij opdrachtnemers van RWS, en dit bij te houden in persoonlijk ervaringsregister
-
Verplichte deelname aan bijeenkomsten van de Vereniging van Lead auditors
-
Verplicht deelnemen aan (én afronden van) het bijbehorende coachingtraject (meester-gezel opzet die vanaf 1-1-2014 operationeel is).
-
Minimaal 6 systeemtoetsen per jaar zelfstandig uitgevoerd
80 lead auditors voldoen aan gestelde kwaliteitseisen
Rijkswaterstaat 17
Leerervaringen • • • • • • • • •
Stukje eigenaarschap: betrokken opdrachtgever en centraal aanspreekpunt/begeleider RWS Duidelijke kwaliteitseisen stellen (o.a. intake) Uniforme werkwijze (proces en producten) belangrijk Besef dat de lead auditor een visitekaartje/vertegenwoordiger RWS is naar marktpartijen Coaching individuen: het is geen grijze massa Hoe meer je het doet, hoe sneller je vaardigheden op peil (koudwatervrees overwinnen) Terugkoppeling rode draad uit coachingen belangrijk Kennis delen in Vereniging van Lead auditors en regionale pools Waardering van management
Rijkswaterstaat 18
Kernpunten professionalisering LA pool Landelijke coördinatie Ad-hoc planning Geen overall beeld
Eenduidige sturingsprincipes
Organisatie
Verantwoordelijkheid voor aansturing zeer divers belegd
Sturing
Structuur
Waarmee
Middelen
Producten
Mensen
Processen
SCB
Resultaten
Uniform rolprofiel/leerlijn Kennisprofiel en meetlat
Strategie Wat
Efficiënt capaciteitsmanagement
Systemen
Hoe
Welke
Borging kennisdeling voor verbetering vatbaar
Analyseren en verbeteren (kwaliteitsborging)
Cultuur Basiswaarden
Rolvast, Afspraak=afspraak Gestandaardiseerd werken, Aanspreken, Kennis delen, Continu verbeteren
Leiderschap
(Ver)binding Waardering
Rijkswaterstaat 19
Uniforme werkprocessen
Onvoldoende waardering
[email protected] Rijkswaterstaat 20
