Process as an App: flexibel, gebruiksvriendelijk en efficiënt Maart 2013
Samenwerking, co-creatie, beter inspelen op klantervaringen, behoefte aan betere governance en niet in de laatste plaats het feit dat organisaties zich realiseren dat wat vandaag goed genoeg is, dat morgen waarschijnlijk niet meer is. Deze ontwikkelingen maken dat organisaties meer dan ooit behoefte hebben aan flexibiliteit in hun bedrijfsvoering. Deze whitepaper beschrijft een methode om deze flexibiliteit te verkrijgen
Vanenburg Software White Paper
Process as an App
Process as an App: flexibel, gebruiksvriendelijk en efficiënt Samenwerking, co-creatie, beter inspelen op klantervaringen, behoefte aan betere governance en niet in de laatste plaats het feit dat organisaties zich realiseren dat wat vandaag goed genoeg is, dat morgen waarschijnlijk niet meer is. Deze ontwikkelingen maken dat organisaties meer dan ooit behoefte hebben aan flexibiliteit in hun bedrijfsvoering. Deze whitepaper beschrijft een methode om deze flexibiliteit te verkrijgen. De manier waarop organisaties werken is in korte tijd drastisch gewijzigd. Snel veranderende klantwensen, wisselende samenwerkingsverbanden, veeleisende medewerkers die zich niet in een keurslijf laten duwen maar die zelf willen bepalen hoe zij werken. Het maakt dat traditionele bedrijfsoverkoepelende softwaresystemen zoals ERP niet of nauwelijks meer voldoen aan de eisen van deze tijd. Deze systemen zijn ontwikkeld in de jaren ’90 toen het nog mogelijk was om van bovenaf processen te definiëren. In die jaren was het zelfs gewenst om processen in beton te gieten, omdat aanpassing ervan onwenselijk was.
Keurslijf past niet iedereen Hoewel de IT-afdeling vaak dacht dat de medewerkers prima uit de voeten konden met de grote ERP-, CRM- of HRM-applicaties, bleek op de werkvloer dat lang niet ieder proces in dat strakke keurslijf paste. Daarom schoten in de jaren ’90 bijvoorbeeld de in Lotus Notes gebouwde applicaties, Excel-sheets en Access databases als paddenstoelen uit de grond. Medewerkers moeten immers iets om hun deelproces te ondersteunen.
Deze kleine applicaties onttrekken zich vaak aan het zicht van de ICT-afdeling, ze worden gebouwd en beheerd door een medewerker die ‘toevallig wat handigheid met IT’ heeft. De datakwaliteit staat bovendien ernstig onder druk omdat informatie die in het ERP-systeem wordt aangepast niet automatisch mee wijzigt in de ontelbare kleine applicaties. En dan is er nog het probleem dat privacygevoelige informatie via Excel-sheets of formulieren in Word vaak makkelijk de beveiligde omgeving van het bedrijf verlaat. De matige datakwaliteit zorgt niet alleen intern voor problemen. Het is ook steeds moeilijker om te voldoen aan wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de General Food Law die vereist dat een levensmiddelenfabrikant in geval van een product recall binnen vier uur de gehele keten inzichtelijk kan maken en precies kan aangeven wie de grondstoffen leverde voor de productie van welke batchnummers. Probeer dat nog maar eens te achterhalen als het proces aan elkaar hangt van Excel-sheets of in Lotus Notes gebouwde deelapplicaties.
Kleine applicaties onttrekken zich vaak aan het zicht van de ICT-afdeling Er is een alternatief IT is er nooit echt in geslaagd een oplossing te vinden voor deze problemen. En ze hebben dat ook nooit hoeven doen. Ze konden voorschrijven met welke applicaties de business moest werken, want een alternatief was er niet. Maar met de opkomst van cloud computing bestaat dat alternatief plotseling
wél. Steeds vaker gaat de business om de ITafdeling heen en neemt zijn eigen applicaties af als SaaS. Daarbij negerend hoe ze deze SaaS-applicaties moeten integreren met de bestaande legacy-omgeving, met als gevolg wederom haperende processen en slechte datakwaliteit.
Vanenburg Software White Paper
Dat is de reden waarom Vanenburg Software werkt vanuit zijn Process as an App visie. Process as an App combineert de flexibiliteit van cloudapplicaties met de geïntegreerde aanpak zoals we die van ERP gewend zijn, maar nu wel gericht op het businessproces en met de mens als uitgangspunt. De mens is in veel bedrijfsprocessen vaak een lijdend voorwerp, maar gezien de grote flexibileit die hedendaagse processen vereisen, is het noodzakelijk dat zij een leidend voorwerp worden.
Process as an App Process as an App zijn proces en mens centrische oplossingen. Ze ondersteunen één bepaald proces van A tot Z en voegen hier ook nog eens workflow aan toe. Een medewerker hoeft daardoor niet meer zelf na te denken welke applicaties hij moet raadplegen en in
Process as an App
welke systemen hij informatie moet vastleggen, de proces-app stuurt hem automatisch in de juiste richting. Dat wil overigens niet zeggen dat het proces nu volledig in een nieuwe applicatie is ondergebracht; onder water kan er nog best naar een ERP-, CRM- of HRM-systeem worden gelinkt, maar dat gebeurt op zo’n manier dat de medewerker daar geen last van heeft. In plaats van inloggen in vier verschillende applicaties om een bepaalde taak te verrichten, vinden alle werkzaamheden nu vanuit het proces plaats. Om medewerkers erop te attenderen dat de volgende stap kan worden gezet, ontvangen ze in hun e-mail een linkje naar het juiste formulier in de juiste applicatie.
Meer dan 200 miljoen werknemers wereldwijd gebruiken Lotus Notes Domino als hun mailsysteem, zo heeft Gartner becijferd. Bijna 90 procent daarvan draait op on premise servers. Tegelijkertijd groeit de behoefte aan mobility, met name op de iPad maar ook op de smartphone. Niet vreemd dat Gartner voorspelt dat ongeveer een derde van de Lotus Notes Domino gebruikers nog dit jaar overstapt op een ander mailsysteem. Daarbij is e-mail uit de cloud een populair alternatief. De bedrijven die overstappen hebben gezamenlijk ongeveer 20 miljoen in Lotus Notes gebouwde applicaties in gebruik, waarvan naar schatting ongeveer 2 miljoen bedrijfskritisch zijn. Ongeveer de helft van de Lotus Notes applicaties hebben weinig meerwaarde voor de business en kunnen worden gesaneerd. Vaak zijn dit applicaties die zijn ontwikkeld door medewerkers die niet meer bij de organisatie werken. Ze worden niet meer beheerd en slechts door heel weinig mensen gebruikt.
Vanenburg Software White Paper
Process as an App
Een sprekend voorbeeld Neem het opvoeren van een nieuwe medewerker in een grote organisatie. Die medewerker heeft een laptop nodig, een telefoon, toegang tot applicaties, bepaalde trainingen en er moet een leaseauto worden besteld. In de meeste organisaties vult de HRM-afdeling hiervoor diverse formulieren in de vorm van Word en Excel in of er worden kleine deelapplicaties op basis van Lotus Notes gebruikt. Daarnaast worden er ook de nodige aantekeningen gemaakt in de HRMapplicatie, waarbij een deel van de informatie vaak twee, drie of vier keer moet worden ingevuld, denk bijvoorbeeld aan de naam van de medewerker. Na het invullen van de formulieren gaan verschillende deelprocessen van start, zoals het bestellen van apparatuur of het boeken van een training. Dat gebeurt vaak weer in andere applicaties, zoals de webshop van de leverancier. Al met al vergt dit veel coördinatie. Om de eenvoudige vraag te beantwoorden ‘wat is de status van het totaaltraject?’, moet een HR-medewerker in vier, vijf verschillende applicaties of documenten kijken. Bovendien is de kans reëel dat de HRmedewerker per ongeluk vergeet een van de deelprocessen in gang te zetten.
New hire
Check 4 apps
Enter info 4 times
is één druk op de knop is voldoende om inzicht te verkrijgen Hoe zou dit proces eruit zien als het wordt geautomatiseerd met Process as an App? In dat geval zou het simpele feit dat een nieuwe medewerker wordt opgevoerd in het HRM-systeem allerlei deelprocessen automatisch opstarten. De HR-medewerker kruist aan op welke voorzieningen een medewerker recht heeft en dit zorgt ervoor dat de juiste HR-collega’s automatisch een bericht in hun email ontvangen met een link naar het deelproces waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Deze deelprocessen kunnen worden ondersteund door het HR-systeem of een andere applicatie, maar ook door de nieuw ontwikkelde functionaliteit in Process as an App. De applicaties kunnen zelfs worden aangeboden door derden, zoals de webshop van een leverancier. Desondanks ervaart de medewerker de omgeving als één geheel. Hij of zij wordt automatisch naar het juiste formulier geleid zonder zelf te hoeven nadenken waar iets staat.
Check…
proces1
proces2
1x proces3
Informatie die eenmaal in een van de formulieren of applicaties is ingevuld en die ook door een andere applicatie wordt gevraagd, wordt automatisch overgenomen. Op die manier worden typefouten voorkomen en wordt tijd bespaard. Wil iemand inzage in de status van de verschillende deelprojecten, dan is één druk op de knop voldoende om dat inzicht te verkrijgen.
Cap Gemini becijfert in zijn Annual Global Application Landscape Report dat circa 20 procent van de applicaties in grote, wereldwijd opererende bedrijven overbodig is en geen meerwaarde levert aan de business.
proces4
Vanenburg Software White Paper
De Process as an App-aanpak maakt het mogelijk om processen op een flexibele manier te structureren, zodanig dat er wel structuur is, maar geen keurslijf. Processen kunnen daardoor met de organisatie meegroeien. Bovendien kunnen ze precies op maat van de organisatie worden gemaakt en is het niet langer nodig dat organisaties hun werkwijze aanpassen aan wat het IT-systeem voorschrijft. De mens staat centraal bij Process as an App. Op die manier ontwerpt Vanenburg Software oplossingen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk en die daardoor een groot draagvlak hebben.
Korte time-to-market Hoewel Process as an App vaak maatwerk is, betekent dat niet dat er een lange ontwikkeltijd aan ten grondslag ligt. Vanenburg Software maakt namelijk gebruik van generieke bouwblokken en vult deze aan met maatwerk op die plaatsen waar het proces klantspecifiek is. Een combinatie van de ‘best of both worlds’. Bij de term maatwerk denken organisaties vaak aan doorlooptijden van enkele maanden tot soms wel een jaar of langer, maar dat is in
Process as an App
onze visie allerminst het geval. Binnen drie weken bouwt Vanenburg Software een Proof of Concept. Deze PoC is voor beide partijen een belangrijk instrument. De opdrachtgever ziet of Vanenburg Software het proces goed heeft begrepen en op de juiste manier ondersteunt met een app. Terwijl de PoC Vanenburg Software helpt om de businesscase nog beter te begrijpen. Le Monde Après is een paraplu-organisatie die ZZP-ers het gemak biedt van een baan in loondienst, gecombineerd met de vrijheid van een ZZP-er. Deze specifieke constructie maakt dat er geen enkel HR-pakket is waarmee de organisatie haar behoeften volledig kan afdekken. Daarbij heeft de organisatie ook nog eens de uitdaging dat het businessmodel zich voortdurend ontwikkelt en meegroeit met de economische situatie. Dat was voor Le Monde Après reden om Vanenburg Software te vragen om op basis van Cordys Process Factory meerdere Process as an Apps te laten ontwikkelen die tegemoetkomen aan de specifieke behoeften en die bovendien eenvoudig aanpasbaar zijn als de situatie daar om vraagt.
Uit onderzoek (2011) van Forrester blijkt dat 45 procent van de organisaties kampt met het probleem dat software-ontwikkeling langer duurt dan de business zich kan veroorloven. Zij maken uit tijdgebrek korte termijn-keuzes die niet volledig aan hun behoeften tegemoetkomen. Goede alignment business en IT Onderscheidend in de werkwijze is de intensieve samenwerking tussen de software-ontwikkelaars van Vanenburg Software en de proceseigenaren bij de klant. Door samen het proces uit te tekenen en direct elkaar van feedback te voorzien, ontstaat er wederzijds begrip. Daardoor is Vanenburg Software in staat om applicaties te bouwen die beter aansluiten bij de wensen van de klant. En de klant snapt waarom sommige wensen niet te realiseren zijn of alleen als dat ten koste gaat van andere wensen. Ofwel, Vanenburg Software helpt de klant de consequenties van bepaalde keuzes te overzien.
Vanenburg Software White Paper
Process as an App
Case: Valeo Valeo is een toeleverancier van de auto-industrie. Bij de organisatie werken wereldwijd 58.000 mensen, waarvan 32.000 met een eigen (kantoor)werkplek met internettoegang. Het bedrijf heeft 109 fabrieken en 58 R&D-centers. Veel van die fabrieken hadden hun eigen applicaties gebouwd in Lotus Notes, denk bijvoorbeeld aan applicaties bovenop het kwaliteitssysteem om de melding van incidenten te stroomlijnen en de juiste mensen hierover te informeren. In totaal waren er wereldwijd maar liefst meer dan 6.000 van die Lotus Notes-applicaties in gebruik, met name voor procedurele taken en ter ondersteuning van formulierenstromen. Omdat Lotus Notes een spreadsheet-achtige applicatie is met weinig workflowfunctionaliteit, werd er een sterk beroep gedaan op de accuratesse van medewerkers om op het juiste moment de juiste formulieren in te vullen en toe te sturen aan de juiste collega’s.
Omdat de omgeving steeds lastiger te beheren was, ging Valeo op zoek naar een alternatief. Dit werd gevonden in Process as an App, procescentrische applicaties in de cloud die goed met elkaar en met andere software integreren. Valeo heeft Vanenburg Software gevraagd deze nieuwe applicaties te ontwikkelen. De meer dan 6.000 applicaties in Lotus Notes zijn allemaal tegen het licht gehouden om te beoordelen of de functionaliteit in de nieuwe situatie nog nodig is of kan worden samengevoegd met andere processen. De nieuw te ontwikkelen functionaliteit is gebouwd in twee tools: Cordys Process Factory en Google Apps. Cordys Process Factory wordt gebruikt voor processen waar veel workflow in zit, terwijl Google Apps wordt ingezet voor eenvoudige taken waar veel rekenwerk aan te pas komt.
In de nieuwe situatie houdt Valeo 900 applicaties in Cordys Process Factory over. Doordat applicaties aan elkaar zijn gekoppeld via webservices komt het nooit meer voor dat informatie dubbel moet worden ingevoerd, wat in de oude situatie vaak wel het geval was. Daardoor besparen medewerkers veel tijd en is de datakwaliteit stukken hoger. Door de workflowondersteuning kunnen medewerkers nu bovendien geen stappen meer vergeten, wat de betrouwbaarheid van processen ten goede komt. Last but not least heeft IT weer grip op de applicaties waarmee de business werkt. Er is inzicht en overzicht, en het beheer kan worden gecentraliseerd. Dit alles resulteert in forse kostenbesparingen. Doordat de applicaties uit de cloud worden afgenomen, hoeft Valeo geen upfront investeringen te doen.
Vanenburg Software White Paper
Process as an App
Conclusie Het huidige economische klimaat, de steeds sneller veranderende klantwensen en de wisselende samenwerkingsverbanden met partners dwingt organisaties hun IT-landschap aan te passen. IT moet de business faciliteren in hun wens om intern en extern soepeler samen te werken en makkelijker informatie te delen. Applicaties gebouwd in Lotus Notes, Access of Excel zijn niet ontworpen om aan de huidige eisen tegemoet te komen. Deze applicaties ondersteunen vaak maar een klein deel van het proces. Bovendien zijn ze niet geschikt om onderling informatie uit te wisselen. En de governance is niet of nauwelijks te organiseren. Er is een oplossing voor dit probleem: apps die niet een enkele taak, maar het volledige proces automatiseren en die via webservices eenvoudig informatie uitwisselen met onderliggende applicaties. Wij noemen dit Process as an App. Door deze apps te bouwen op een flexibel platform als bijvoorbeeld de Cordys Process Factory krijgen organisaties de zo gewenste flexibiliteit, zonder dat dit ten koste gaat van de governance en datakwaliteit.
Bronnen: Forrester: http://www.dimensiondata.com/lists/downloadable%20content/theclientvirtualisationimperativeaforresterconsultingthoughtle adershippapercommissioned_129603870467812500.pdf Cap Gemini: http://www.capgemini.com/insights-and-resources/by-publication/application-landscape-report-2011-edition/ The Radicati Group: http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2010/06/IBM-Lotus-Domino-and-Notes-Market-Analysis-2010-2014Executive-Summary.pdf http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2011/04/IBM-Lotus-Notes-and-Domino-Market-Analysis-2011-2015Executive-Summary.pdf Gartner: http://ecs.arrow.com/suppliers/ibm/collaboration/content/Competitive%20-%20messaging%20and%20collaboration%20When%20to%20Migrate%20Off%20Notes%20Domino.pdf Cordys: http://mashup.cordys.com/ http://www.cordys.com/valeo
Vanenburg Software Vanenburgerallee 3, 3882 RH PUTTEN, P O Box 231, 3880 AE Putten,
The Netherlands. Phone: +31 (0) 341 37 55 54 Fax: +31 (0) 341 37 55 00 www.vanenburgsoftware.com
