Naam procedure:PRO.SYS..INTERNE AUDIT Versie: / Auteur: Versiedatum:
Procedure interne audit
Proceseigenaar:
Eindverantwoordelijk:
Kwaliteitscoӧrdinator Directie
Akkoord door:
Functie: Datum:
110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc
Pagina 1 van 5
Naam procedure:PRO.SYS..INTERNE AUDIT Versie: / Auteur: Versiedatum:
1. Algemene doelstelling Doelstelling van de interne audit van een afdeling, door medewerkers van een andere afdeling, is het verifiëren of datgene wat beschreven staat overeenkomt met de praktijk. Daarnaast wordt bepaald of de beschreven werkwijze bijdraagt aan het bereiken van de gestelde doelstellingen en/of door de medewerkers en het management verbeteringen in de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering worden voorgesteld. De volgende vraag staat centraal: “wordt er gewerkt zoals het kwaliteitssysteem beschrijft, en is dit effectief? De medewerkers die de audit uitvoeren worden geselecteerd op basis van onafhankelijkheid met betrekking tot de te auditen procedure. Doelstelling van de auditmethode Er is sprake van een dubbel leereffect; de auditoren leren het kwaliteitssysteem van de organisatie kennen en de medewerkers laten zich een spiegel voorhouden door de auditoren. Deze methode creëert bekendheid met, en draagvlak voor het kwaliteitssysteem, onder de auditoren en onder de medewerkers. De doorlooptijd van de 1 audits is twee maal per jaar voor elk proces . De audits worden door de kwaliteitscoördinator in een audit‐ jaarplanning gezet. Doel van de procedure interne audits Het vastleggen van de manier waarop interne audits worden uitgevoerd binnen de organisatie, zodat het auditen op een eenduidige manier gebeurt.
2. Functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Functie
Bevoegdheden
Kwaliteitscoördinator
• • •
Toewijzen interne auditoren In gang zetten/ volgen van het verbeterproces Verifiëren van het resultaat van corrigerende maatregelen en evt. het nemen van aanvullende maatregelen op verzoek van de directie
• •
Opstellen vragenlijst audit Inzage in benodigde stukken t.a.v. aantoonbaarheid
• •
Auditoren
• •
Management/staf
•
Verantwoordelijkheden
• • • •
• •
•
Nemen van corrigerende maatregelen Doorgeven verbeterpunten
Opstellen auditjaarplanning Voldoende afdekken van de onafhankelijkheid auditoren tav de processen Terugkoppelen rapportage naar MT Vastleggen van de te nemen maatregelen Archiveren auditrapportage Rapportage aan MT over functioneren intern auditsyteem en voortgang genomen maatregelen Uitvoeren van geplande audits Rapportage overeenkomstig de richtlijnen Terugkoppelen naar geïnterviewde Versturen rapportage naar kwaliteitscoördinator
•
Zorgen voor het in gang zetten van verbetertrajecten die voortkomen uit de audits
•
Rapportage aan de directie over het functioneren van het kwaliteitssysteem
1
In geval van een goed geïmplementeerd kwaliteitssysteem. In het eerste jaar dat het systeem functioneert verdient het aanbeveling vaker te auditen.
110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc
Pagina 2 van 5
Naam procedure:PRO.SYS..INTERNE AUDIT Versie: / Auteur: Versiedatum:
Naam procedure:PRO.SYS..INTERNE AUDIT Versie: / Auteur: Versiedatum:
4.
Toelichting op het stroomschema
1. Opstellen auditplan Jaarlijks stelt de kwaliteitscoördinator van een afdeling een auditplan op waarin alle te auditten onderwerpen zijn opgenomen. De te auditten onderwerpen beslaan het complete kwaliteitssysteem van de organisatie, waaronder alle procedures die gelden. Afhankelijk van de auditresultaten kunnen hier in de loop van het jaar extra audits aan worden toegevoegd. Document DOC.SYS.: intern auditplan 2. Goedkeuren auditplan Het auditplan wordt aan het management voorgelegd ter goedkeuring. 3. Aanwijzen auditors In het auditplan worden aan elke audit twee daarvoor opgeleide auditoren gekoppeld. De kwaliteitscoördinator houdt hierbij rekening met de onafhankelijkheid van de auditoren ten opzichte van de te auditten procedure. 4. Uitvoeren audits Voorafgaand aan de audit verzamelen de auditoren de benodigde informatie (kwaliteitshandboek, procedures, rapportages e.d.) om een checklist op te stellen met aandachtspunten. Met de vooraf opgestelde checklist als leidraad voeren de auditoren de audit uit middels interviews en waarnemingen op de werkplek. Tijdens de audit worden geconstateerde afwijkingen ten opzichte van de geauditte procedures en de effectiviteit van deze procedures in de praktijk duidelijk geformuleerd en gecommuniceerd met de geïnterviewde. 5. Rapportage van de bevindingen Na afloop van de audit zorgen de auditoren binnen een week voor een schriftelijke rapportage volgens de richtlijnen met daarin: • algemene gegevens (afdeling, datum, auditoren, geauditte procedure, geaccordeerd door auditee en auditor(en)). • overzicht van de besproken aandachtspunten van de checklist met de bijbehorende bevindingen De goedgekeurde rapportage wordt aan de kwaliteitscoördinator gegeven. Documenten FO.SYS.PG : Formulier auditrapport 6. Corrigerende maatregelen nemen De kwaliteitscoördinator bespreekt het eindrapport met het management. De bevindingen van de auditoren (en eventuele verbetermogelijkheden) worden besproken. Door het management wordt vastgesteld welke corrigerende actie(s) door wie moeten worden ondernomen. Documenten PRO.SYS.:procedure structureel verbeteren. DOC.SYS.: register verbetervoorstellen 7. Activeren verbeterproces De te nemen maatregelen worden door de kwaliteitscoördinator vastgelegd. Indien noodzakelijk wordt het verbeterproces door de kwaliteitscoördinator in gang gezet. Documenten PRO.SYS.: procedure structureel verbeteren. DOC.SYS.: register verbetervoorstellen 8. Verifiëren van het resultaat
110214 PRO.SYS Qmus Procedure Interne audit.doc
Pagina 4 van 5
Naam procedure:PRO.SYS..INTERNE AUDIT Versie: / Auteur: Versiedatum:
De kwaliteitscoördinator controleert of de afgesproken corrigerende acties worden uitgevoerd en of de effectiviteit van de genomen maatregelen is zoals verwacht. Zonodig neemt de kwaliteitscoördinator, in overleg met het management, aanvullende maatregelen. Document DOC.SYS.: register verbetervoorstellen 9. Archiveren De kwaliteitscoördinator archiveert samen met de auditrapportage de genomen maatregelen en de resultaten van de controle daarop. Document DOC.SYS.: register verbetervoorstellen 10. Evaluatie/directiebeoordeling/managementreview Periodiek keer per jaar rapporteert de kwaliteitscoördinator in een directiebeoordeling aan het management over het functioneren van het interne auditsysteem, over de voortgang van de genomen maatregelen en de resultaten van de controle daarop. Het management voegt de bevindingen toe aan de verslaglegging van de vergadering. FO.SYS.: Directiebeoordeling
