Procesbeschrijving Punch out aansluiting DigiInkoop

Procesbeschrijving Punch out aansluiting DigiInkoop

Versie 1.1

Datum Status

28 mei 2014 Definitief

Versie 1.1| Procesbeschrijving Punch out aansluiting | 28 mei 2014

Colofon

Projectnaam Versienummer Contactpersoon Organisatie

DigiInkoop 1.1 Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop Logius Postbus 96810 2509 JE Den Haag [email protected]

Bijlage(n)

Begrippenlijst

Documentbeheer

Datum

Versie

Auteur

Opmerkingen

23-2-2012 18-4-2013

0.1 0.7

M. Karijosentono O.Rutten

08-05-2013

0.8

O.Rutten

09-12-2013

1.0

M. Karijosentono

28-5-2014

1.1

M. Karijosentono

Initiële versie Review N. Kortink verwerkt Review N. Kortink verwerkt Reviews verwerkt Geactualiseerd

2


Inhoud

Colofon .......................................................................................... 2 Inhoud ........................................................................................... 3 1

2

3

4

Inleiding................................................................................... 4 1.1

Doel van het document .......................................................... 4

1.2

Doelgroep ............................................................................. 4

1.3

Documentbeheer ................................................................... 4

1.4

Gerelateerde documenten ....................................................... 4

Proces Punch out aansluiting ................................................... 5 2.1

Doel van het proces ............................................................... 5

2.2

Wijzigingsverzoek .................................................................. 5

2.3

Verantwoordelijkheden ........................................................... 5

2.4

Aanleiding (trigger) ................................................................ 5

2.5

Resultaat .............................................................................. 5

Uitvoering ................................................................................ 6 3.1

Organisatie ........................................................................... 6

3.2

Beheer- en hulpmiddelen ........................................................ 6

Procesbeschrijving ................................................................... 7 4.1

Toelichting processtappen ....................................................... 8

Bijlage 1: Begrippenlijst............................................................... 12

3


1

1.1

Inleiding

Doel van het document Dit document beschrijft het proces voor het realiseren van een punch out tussen de webwinkel van een leverancier en de EPV binnen DigiInkoop. Het realiseren van een succesvolle koppeling vergt een gezamenlijke inspanning van Logius, Deelnemer en leverancier. De processtappen worden beschreven en per processtap wordt aangegeven wie verantwoordelijk is voor welke activiteit.

1.2

Doelgroep Dit document is bedoeld voor Deelnemers en leveranciers die een punch out willen realiseren en voor Logius Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop. Onderstaand is per partij aangegeven voor welke rollen betreffende informatie relevant is:  Logius: Logius Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop  Deelnemer: Inkoper en functioneel beheerder  Leverancier: Accountmanager en functioneel beheerder.

1.3

Documentbeheer Logius Centraal Functioneel Beheer is er verantwoordelijk voor dat de procesbeschrijving actueel blijft. De actuele versie wordt geplaatst op de website van Logius.

1.4

Gerelateerde documenten Naam document

Datum

Versie

Status

In beheer bij

Handleiding Koppeling webshop leverancier met DigiInkoop (Punch out OCI)

9 december 2013

1.0

Definitief

Logius

Handleiding Koppeling webshop Leverancier met DigiInkoop (Punch out Oracle)

9 december 2013

1.0

Definitief

Logius

4


2

2.1

Proces Punch out aansluiting

Doel van het proces Het doel van het proces is het realiseren van een punch out tussen de webwinkel van een leverancier en de EPV binnen DigiInkoop. Een punch out is een koppeling tussen de EPV en de webwinkel van de leverancier. Via de punch out kan de Deelnemer vanuit de EPV direct in de webwinkel van de leverancier producten en/of diensten selecteren. De punch out zorgt dat de geselecteerde producten en/of diensten automatisch in de EPV bestelaanvraag worden overgenomen.

2.2

Wijzigingsverzoek Een verzoek voor het realiseren van een Punch out koppeling krijgt het type ‘Wijzigingsverzoek’. De Deelnemer dient het wijzigingsverzoek bij Logius in. In onderling overleg stellen de Deelnemer en Logius vast:  De impact van de wijziging op de EPV;  Wie welke stappen neemt;  Hoeveel resources voor realisatie nodig is;  Wat de Doorlooptijd voor het realiseren is; De Doorlooptijden staan beschreven in de DAP tussen Deelnemer en Logius. De Leverancier levert via de Deelnemer volledig ingevulde formulieren aan uit de ‘Handleiding Koppeling webshop Leverancier met DigiInkoop (Punch out OCI)’ of ‘Handleiding Koppeling webshop leverancier met DigiInkoop (Punch out Oracle)’.

2.3

Verantwoordelijkheden Logius is er als proceseigenaar verantwoordelijk voor dat het proces wordt uitgevoerd conform de procesbeschrijving en dat het proces up-to-date blijft. De procesbeheerder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de procesbeschrijving. Binnen Logius heeft Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop deze rol.

2.4

Aanleiding (trigger) Een Deelnemer wil middels een punch out aansluiting bestellingen plaatsen bij een leverancier. De leverancier wil zijn producten via een webwinkel aan de Deelnemer aanbieden.

2.5

Resultaat Een succesvolle koppeling tussen de webwinkel van een leverancier en de EPV.

5


3

3.1

Uitvoering

Organisatie Rol Deelnemer

Leverancier

Logius

3.2

Definitie Dient het wijzigingsverzoek in en ondersteunt (functioneel) de leverancier bij het vullen van de formulieren met de benodigde gegevens. Levert, met ondersteuning van de Deelnemer, de benodigde gegevens aan en zorgt voor de technische inrichting aan zijn kant. Faciliteert en voert de regie over het aansluitproces. Voert de technische wijzigingen door in de EPV.

Beheer- en hulpmiddelen  Call-registratiesysteem Clientéle  Handleiding Koppeling webshop leverancier met DigiInkoop (Punch out OCI)  Handleiding Koppeling webshop leverancier met DigiInkoop (Punch out Oracle)

6


4

Procesbeschrijving

7


4.1

Toelichting processtappen R: Responsible A: Accountable C: Consulted I: Informed 1.

Indienen wijzigingsverzoek

RACI

R

A

C

I

Deelnemer Input

Deelnemer heeft een verzoek om een koppeling te realiseren tussen de webwinkel van de leverancier en DigiInkoop

Activiteit

Beschrijven en indienen van het wijzigingsverzoek bij Logius (Servicecentrum)

Output

Beschreven wijzigingsverzoek

Opmerkingen 2.

Registreren wijzgingsverzoek

RACI

R Logius

A

C

I

Logius

Deelnemer

Input

Ingediend wijzigingsverzoek

Activiteit

Registreren en categoriseren van het wijzigingsverzoek in Clientéle door Logius (Servicecentrum)

Output

In Clientéle geregistreerd wijzigingsverzoek

Opmerkingen 3.

Wijzigingsverzoek akkoord?

RACI

R Logius

A

C

I

Deelnemer

Deelnemer

Input

Geregistreerd wijzigingsverzoek

Activiteit

Logius (Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop) controleert of het wijzigingsverzoek terecht en volledig is ingediend. Centraal Functioneel Beheer DigiInkoop beslist op basis van de resultaten van deze controle of het verzoek in behandeling wordt genomen of wordt afgewezen.

Output

Akkoord ga naar stap 5. Niet akkoord ga naar stap 4

Opmerkingen 4.

Afwijzing

RACI

R Logius

A Logius

C

I

Leverancier / Deelnemer

Leverancier / Deelnemer

Input

Een afgewezen wijzigingsverzoek met de reden.

Activiteit

Logius stuurt via Clientéle een melding dat het verzoek is afgewezen.

Output

Afgewezen wijzigingsverzoek met uitleg waarom Logius het verzoek heeft afgewezen.

Opmerkingen

Servicecentrum Logius sluit de melding in Clientéle

8


5.

Contact met leverancier

RACI

R Logius

A

C

Logius

I leverancier

Input

Geaccepteerd wijzigingsverzoek

Activiteit

Logius neemt contact op met leverancier en stuurt de handleiding en invulformulieren (OCI of Oracle variant) toe.

Output

Logius registreert in Clientéle dat de handleiding is verstuurd naar de Deelnemer.

Opmerkingen 6. RACI

Invullen en aanleveren benodigde gegevens R leverancier

A Deelnemer

C

I

Logius

Input

De door Logius verstuurde handleiding

Activiteit

Leverancier vult, ondersteund door de Deelnemer, de benodigde gegevens in op de invulformulieren. De Deelnemer stuurt ingevulde formulieren retour naar Logius door een reply op de email die Logius vanuit Clientéle heeft verstuurd.

Output

Ingevulde invulformulieren.

Opmerkingen 7. RACI

Aangeleverde sheets akkoord? R Logius

A

C

I

Logius

Input

Ingevulde invulformulieren.

Activiteit

Logius controleer t de formulieren op: 1. Welke door de leverancier gebruikte artikelcategorieën al in DigiInkoop zijn gemapt op de inkoopcategorieën; 2. Welke door de leverancier gebruikte eenheden al in DigiInkoop zijn gemapt op de eenheden; 3. Welke nieuwe mappings van categorieën en eenheden moeten worden aangemaakt; Nieuwe categorieën worden geakkordeerd door de Contractmanager. 4. Welke gegevens verstuurt de leverancierwinkel richting DigiInkoop en accepteert of verwerkt DigiInkoop.

Output

Akkoord ga naar stap 9. Niet akkoord ga naar stap 8

Opmerkingen 8. RACI

Afwijzing R Logius

A Logius

C Leverancier / Deelnemer

I Leverancier / Deelnemer

Input

Niet akkoord

Activiteit

De ingevulde formulieren zijn niet compleet. Logius stuurt de formulieren retour naar de Deelnemer. In deze melding geeft Logius aan wat in de formulieren ontbreekt.

Output

Een afwijzing

Opmerkingen

9


9. RACI

Verwerken invulformulieren R Logius

A

C

I

Logius

Input

Akkoord bevonden invulformulieren

Activiteit

Na stap 7: Logius richt de punch out in op de acceptatie omgeving van de EPV conform de aangeleverde gevens. Na stap 13: De issues uit de GAT lost Logius op en verwerkt deze in de EPV op de acceptatie omgeving.

Output

Een ingerichte acceptatie omgeving.

Opmerkingen 10. RACI

Vrijgeven acceptatieomgeving R

A

Logius

C

I

Logius

Input

Een ingerichte acceptatie omgeving voor de punch out.

Activiteit

Logius geeft de gebruikerstoegang voor de acceptatie omgeving vrij, zodat de Gebruikers kunnen testen.

Output

Vrijgegeven acceptatie omgeving en gebruikerstoegang


Communiceren GAT R Logius

A

C

Logius

I Deelnemer / Leverancier

Input

Vrijgegeven acceptatie omgeving en gebruikerstoegang

Activiteit

Logius communiceert aan de Deelnemer en de leverancier dat ze de GAT kunnen uitvoeren en wat de gebruikerstoegang is.

Output

Vrijgegeven GAT


Uitvoeren GAT R Deelnemer / Leverancier

A Deelnemer/ Leverancier

C

I

Logius

Input

Vrijgave GAT

Activiteit

De Deelnemer en leverancier voeren samen de GAT uit. Eventuele (kleine) issues geven ze meteen aan Logius door. Logius lost deze issues meteen op. Logius voert regie over de GAT. Aan het einde van de GAT levert de Deelnemer een rapportage op met de resultaten.

Output

Rapportage GAT

Opmerkingen

Bij kleine issues geldt een pragmatische aanpak; Logius lost deze indien mogelijk meteen op. Grote(re) issues worden gedocumenteerd en aan het einde van de GAT in een verslag aangeleverd bij Logius

10


13.

Beoordeling GAT?

RACI

R

A

Deelnemer / leverancier / Logius

C

I

Logius

Input

Rapportage GAT

Activiteit

Gezamenlijk beoordelen de Deelnemer, de leverancier en Logius de resultaten van de GAT. Indien de GAT niet akkoord wordt bevonden worden de issues opgepakt door Logius voor verdere opvolging(stap 9).

Output

Akkoord (stap 14) of niet akkoord (stap 9) bevonden GAT

Opmerkingen 14.

Promotie naar productieomgeving

RACI

R

A

Logius

C

Logius

I Deelnemer / leverancier

Input

Akkoord bevonden GAT

Activiteit

Logius richt na goedkeuring van de GAT punch out, Productieomgeving van DigiInkoop in. Logius informeert de Deelnemer en de leverancier, via Clientéle, dat de punch out koppeling is gerealiseerd op de productieomgeving.

Output

Ingerichte Punch out koppeling op productieomgeving en terugmelding via Clientéle

Opmerkingen

15.

Afsluiten

RACI

R Logius

A

C

Logius

I Deelnemer / leverancier

Input

Ingerichte Punch out koppeling op productieomgeving

Activiteit

Logius sluit de melding af en stelt de Deelnemer en de leverancier hiervan op de hoogte.

Output

Afgesloten melding in Clientéle

Opmerkingen

11


Bijlage 1: Begrippenlijst

Begrip / Afkorting

Omschrijving

Bijlage

Aanhangsel(s) bij deze procesbeschrijving

Clientèle

Het registratie- en monitoringsysteem van Logius voor meldingen.

DAP

Dossier Afspraken en Procedures.

Deelnemer

Onderdeel van de Rijksdienst dat gebruik maakt of gaat maken van DigiInkoop.

DigiInkoop

De Programmatuur van Logius ten behoeve van de Rijksoverheid voor het elektronisch . bestellen en factureren.

Doorlooptijd

De tijd waarbinnen de werkzaamheden moeten zijn uitgevoerd door Logius vanaf het moment van aanmelden door de klant.

EPV

De E-purchasingvoorziening welke samen met de Berichtenverkeervoorziening (BVV) DigiInkoop vormt.

GAT

Gebruikersacceptatietest. Dit is de test waarin de Gebruikers testen of DigiInkoop functioneel werkt zoals met Logius afgesproken is. Dit is de laatste test voordat (alle delen van) DigiInkoop naar de productieomgeving gaat.

Gebruiker

Persoon of bedrijf dat gebruik maakt van DigiInkoop.

Wijzigingsverzoek

Een verzoek of vraag van de Klant(en) voor wijziging en/of aanvulling van de functionaliteit van DigiInkoop.

12

Procesbeschrijving Punch out aansluiting DigiInkoop

Recommend Documents