Release notes DigiInkoop December 2013
Datum 12 december 2013
De December release van DigInkoop gaat op 16 december 2013 in productie. Middels deze release notes informeren wij u over de inhoud van de December release zoals die gepland is beschikbaar te worden voor alle deelnemende departementen en leveranciers. Indien van toepassing wordt het JIRA-, Octopus- of Clientèle nummer vermeld. Er worden 44 wijzigingen doorgevoerd. De wijzigingen zijn onderverdeeld in de volgende onderwerpen:
Bestelaanvragen Goedkeuringsproces Inhuur Leveranciersportaal BI en rapportage Documenten Beheer
De wijzigingen worden toegelicht door eerst de huidige situatie te beschrijven en daarna de oplossing zoals deze in de release wordt geïmplementeerd. Bestelaanvragen (8) 1. Weergave bedrijfsnaam bij online discussie (Jira 1082, VSM 3109019) Bij een online discussie in het offerteportaal wordt in het overzichtscherm het bedrijf ‘DigiInkoop’ getoond. Dit is verwarrend omdat uit naam van een deelnemer wordt gehandeld. De weergave van de titel van de notificatie wordt aangepast zodat altijd de deelnemer eerstgenoemd wordt en direct zichtbaar is. 2. Melding als hetzelfde artikel twee keer in de winkelwagen wordt geplaatst (Jira 1221, Clientèle 202148, VSM 317895) Een aanvrager kan 2x (of vaker) hetzelfde product in zijn winkelwagen plaatsen (als aparte regels). Dit kan bewust (omdat de regels bijvoorbeeld op verschillende locaties geleverd moeten worden), of onbewust plaatsvinden. Er wordt een waarschuwing toegevoegd wanneer de aanvrager naar de kassa gaat en er verschillende regels met dezelfde artikelen in de winkelwagen aanwezig zijn. 3. Controle op minimale bestelhoeveelheid aan einde kassaproces (Jira 1226, Clientèle 202148, VSM 317895) Bij een catalogus aanvraag (niet punch out) kan in het contract per product een minimale bestelhoeveelheid, een maximale bestelhoeveelheid en een bestelstap worden opgegeven. Deze velden zijn optioneel op de regels van een contract. De inhoud wordt getoond in de winkel als de artikeldetails worden geraadpleegd. Er zit nu geen sturing (control) achter deze velden bij plaatsing van bestelaanvragen. 1
In de release wordt functionaliteit opgeleverd die controleert of in het kassaproces aan de in het contract vastgelegde voorwaarden voor minimale bestelhoeveelheid, maximale bestelhoeveelheid en bestelstap wordt voldaan. Indien niet aan de voorwaarden wordt voldaan, krijgt de gebruiker foutmelding met een verzoek tot aanpassing van de bestelaanvraag. 4. Automatisch toevoegen van kamernummer aan een aanvraag (Jira 1416, Clientèle 202145, VSM 317899) Op persoonsniveau wordt een veld toegevoegd waar additionele informatie leverlocatie (bv kamernummer) kan worden vastgelegd. Dit is door de gebruiker zelf aanpasbaar via de autorisatie DigiInkoop Selfservicemenu werknemer. Het veld wordt overgenomen op de bestelaanvraag en doorgekopieerd naar de order. 5. Layout offerteaanvraag PDF (Jira 1575, VSM 3100673) In de opmaak van de offerteaanvraag PDF wordt een correctie doorgevoerd. 6. Doorklikken op link Details respons in werklijst (Jira 1669, VSM 3074082) Wanneer vanuit de bevestiging van verzending van de offerte geklikt wordt op ‘Ga naar de pagina Details respons om de/het Offerte te bekijken’, dan kreeg de gebruiker een foutmelding. Dit wordt opgelost middels een patch. 7. Tipbericht voor niet-catalogus aanvraag met overeenkomst (Jira 1723, VSM 3107939) Bij aanmaak van een niet-catalogus aanvraag met overeenkomst, wordt bij toevoeging aan de documentbouwer niet direct zichtbaar dat er reeds een overeenkomst is gekoppeld. Procesmatig gaat de verwerking goed, maar voor de inkoper kan het verwarrend werken. Er wordt een tipbericht toegevoegd om extra duidelijkheid te creëren. 8. Mismatch UOM tussen regel en distributie (Clientèle 173894, VSM 312928) Wanneer op basis van een offerte een inkoopovereenkomst wordt aangemaakt waarvoor geldt dat het regelsoort op de offerteregel ‘Diensten per bedrag’ is, dan ontstaat er een mismatch in eenheid. Op de offerteregel wordt namelijk, op basis van de regelsoort, standaard de eenheid ‘Stuks’ vastgelegd. Dit wordt in de release opgelost middels een Oracle patch. Goedkeuringsproces (8) 1. Controle op mandaatbedrag(Jira 1033, Clientèle 195777, VSM 316556) Een onvolledige mandaatregeling (ontbreken van een hoogste gemandateerde) kan leiden tot het versturen van bestellingen waar geen volledig mandaat voor is ingeregeld. In deze release wordt per bestelaanvraag gecontroleerd of er voldoende mandaat is. Indien dit niet het geval is wordt de bestelaanvraag afgekeurd en ontvangt de aanvrager een melding waarin de reden van afwijzing staat aangegeven. 2. Waardenlijst voor overdracht werk/ notificaties (Aanpassen LOV) (Jira 1136, Clientèle 202143, VSM 317890) In een aantal gevallen waarbij overdracht van werk/ notificaties aan een andere medewerker mogelijk is, wordt een (lange) waardelijst getoond waaruit het type persoon kan worden gekozen. Niet alle waarden zijn actief. In de release wordt de waardelijst beperkt tot alleen het juiste type persoon. 3. Tekstuele aanpassing foutmelding met code vanuit werklijst (Jira 1392) Bij afwijzing van een aanvraag vanuit een notificatie verscheen een (terechte) foutmelding met code. De code zegt gebruikers niets en zaait verwarring. Dit wordt aangepast door de code eruit te halen. 4. Volgorde budgetcheck en goedkeuring (Jira 1455, Clientèle 202279, VSM 317896) Het bestelproces wordt zodanig gewijzigd dat de budgetcheck plaatsvindt vóórdat de aanvraag ter goedkeuring naar de budgethouder wordt gestuurd. Let op, in het geval er gebruik wordt gemaakt van een Codeerder, dan blijft het proces 2
ongewijzigd (omdat deze persoon nog wijzigingen in rubricering kan aanbrengen tijdens de beoordeling). 5. Werklijstoverdracht (Beheer 42, Clientèle 199695, VSM 317401) Een deelnemer kan kiezen om de personen waarnaar overgedragen mag worden afhankelijk te maken van het mandaatbedrag / overdrachtsmandaatbedrag. Indien de profieloptie ‘Mandaat controle’ op ‘Nee’ staat kan een budgethouder nu alleen naar budgethouders overdragen, en niet naar personen die geen budgethouder zijn maar wel een overdrachtsmandaat hebben. Dit is ongewenst. In deze release wordt gerealiseerd dat wanneer de profieloptie ‘Mandaat Controle’ op ‘Nee’ staat, er overgedragen kan worden naar personen met een overdrachtsmandaat. 6. Opnieuw toewijzen goedkeuringsnotificatie (Beheer 43, Clientèle 199849, VSM 317400) In VSM 314362 (Augustus release) is functionaliteit geïntroduceerd waarbij er een aantal controles plaatsvinden indien een budgethouder zijn goedkeuringsnotificaties overdraagt aan een andere persoon. Zo mag (afhankelijk van de organisatie instellingen) een budgethouder of een persoon met een zogenaamd overdrachtsmandaat, alleen overdragen naar andere budgethouders (met minimaal hetzelfde bedrag) of naar andere personen met een persoonlijk overdrachtsmandaat. Deze controle wordt nu ook ingebouwd bij ’opnieuw toewijzen’ van goedkeuringsnotificaties door budgethouders. 7. Goedkeuringsflow (Beheer 48, Clientèle 195745, VSM 316525) Voordat een bestelaanvraag wordt verstuurd heeft de aanvrager de mogelijkheid om de goedkeuringsflow te beheren. Via de knop “Goedkeuringen beheren” kunnen o.a. fiatteurs worden toegevoegd. Indien er een groep Codeerders is opgenomen in de goedkeuringsflow en er een fiatteur wordt toegevoegd na de groep Codeerders, dan krijgt deze fiatteur (net als de voorgaande codeerders) de functionaliteit om aanvragen te bewerken. Dit is onjuist en wordt in de release opgelost. 8. Drempel bedrag organisatie (Octopus 52, VSM 3102198) Wanneer op een aanvraag meerdere regels voorkomen met verschillende inkoopcategorieën, dan wordt niet altijd correct gekeken naar het drempelbedrag. Wanneer de optelling van de verschillende categorieën boven de totale organisatiedrempel komt gaat het goed, maar voor de afzonderlijke categorieën niet. Deze onwenselijke situatie wordt verholpen in deze release. Inhuur (7) 1. Voornaam in Forms overnemen in EPV (Jira 1130, VSM 3073929) Wanneer een inkoper in het beheer flexwerkers scherm de voornaam of overige voornamen wijzigt, wordt de wijziging niet overgenomen in de EPV. Dit wordt in de release opgelost. 2. Vervangen Engelse door Nederlandse tekst bij offerte sjabloon aanmaken (Jira 1596, VSM 3108351) Bij het aanmaken van een offertesjabloon wordt bij het veld ‘rangorde’ een Engelse waardenlijst getoond. De waardenlijst wordt aangepast aan de Nederlandse taal. De waardenlijst laat daarmee altijd Nederlandse waardes zien. 3. Error pagina bij bekijken urenstaten contractanten (Jira 1655, VSM 3074084) Wanneer er wordt gezocht op leverancier bij het bekijken van urenstaten van contractanten, verschijnt er een foutmelding. Deze foutmelding wordt door middel van een patch opgelost. 4. Toevoegen uursoorten (Jira 513, Clientèle 175190, VSM 312968) Er worden nieuwe uursoorten toegevoegd. Op de achtergrond is ook de mapping van uursoorten voor ondersteuning in de berichtenstandaard aangepast. 3
5. Aanpassingen berichtenverkeer HR-XML Invoice (Octopus 20, Clientèle 190978, VSM 315404) Voor het aansluiten van Randstad op DigiInkoop via het berichtenverkeer worden nieuwe HR-XML berichtspecificaties voor ingaande facturen verwerkt. De inproductiename hiervan is afhankelijk van succesvolle ketentesten met leverancier en deelnemer. 6. Referenties naar voorstelfactuur en debetfactuur HR-XML factuurbericht (Octopus 43, Clientèle 190978, VSM 314897) In het UBL Factuurbericht is een aanpassing gedaan om ervoor te zorgen dat de referenties naar de voorstelfactuur en de debetfactuur juist meegenomen worden in het bericht. Bij HR-XML is een bevinding naar boven gekomen dat de referentie naar de debetfactuur niet in het bericht voorkomt wanneer een creditfactuur wordt aangemaakt. Voor het HRXML Factuurbericht wordt daarom in deze release gerealiseerd dat de referenties naar de voorstelfactuur/debetfactuur juist worden opgenomen. 7. Timecard naar deelnemer optioneel maken (Octopus 27, Clientèle 193664, VSM 316036) Het wel of niet versturen van de timecard naar een deelnemer wordt als profieloptie opgenomen zodat dit voor alle deelnemers of per deelnemer aan/uit gezet kan worden. Leveranciersportaal (5) 1. Naamgeving notificaties voorstelfacturen goedkeuren (Jira 1189, Clientèle 202155, VSM 317894) In de werklijst van het leveranciersportaal is het veld ‘Van’ (waarde van de afzender) bij notificaties over goed te keuren voorstelfacturen leeg. Als de notificatie wordt geopend, is het ‘Van’ veld óók niet gevuld . Beide punten worden aangepast voor nieuwe notificaties zodat men hier de naam van de deelnemer ziet. De aanpassing geldt alléén voor nieuwe voorstelfacturen en voor voorstelfacturen die opnieuw ter goedkeuring worden aangeboden. 2. Afgekeurde voorstelfactuur wordt bij opnieuw verzenden niet in de werklijst geplaatst (Jira 1501, VSM 3074085) Wanneer een voorstelfactuur door de leverancier wordt afgekeurd kan via Crediteurenbeheer de factuur opnieuw worden verstuurd. Wanneer ingesteld staat dat de leverancier communiceert via het leverancierportaal en berichtenverkeer, dan blijft er een bericht hangen dat op een reactie wacht. De eerste keer verzenden van de factuur gaat goed, de tweede keer niet. Dit is in deze release verholpen. 3. Vervangen Engelse term in Nederlandse versie leveranciersportaal (Jira 1530) Bij de beoordeling van een inhuur factuur in de Nederlandse versie van het leveranciersportaal staat de eenheid ‘dagelijks’ vermeld als ‘daily’. Dit is onjuist en wordt aangepast naar ‘dagelijks’. 4. Zoeken en selecteren stortingsbankrekeningnummer (Octopus 24 en 25, Clientèle 191364 en 191369, VSM 315496) Bij het aanmaken van een factuur met inkooporder vanuit het leveranciersportaal zijn de volgende twee problemen geconstateerd: -Na het zoeken van een stortingsbankrekeningnummer wordt deze niet getoond in het startscherm. - Na het selecteren van een stortingsbankrekeningnummer, anders dan het primaire, wordt alsnog het primaire nummer overgenomen. Beide issues worden in de release opgelost.
4
5. Lengte factuurnummer (Octopus 26, Clientèle 191967, VSM 315658) De lengte van factuurnummers die leveranciers kunnen opgeven in het leveranciersportaal, kunnen in het berichtenverkeer leiden tot fouten. Daarom wordt de lengte van het factuurnummer dat een leverancier kan opgeven, bij het aanmaken van een factuur in het leveranciersportaal én bij het goedkeuren van een voorstelfactuur, beperkt tot 24 karakters. BI en rapportage (1) 1. Inbesteding niet in Digi-Inkoop (Jira 1202, Clientèle 197026, VSM 316470) Inbesteding bij overheden komt veelvuldig voor en kan nu niet worden aangegeven in DigiInkoop. Het is gewenst om in BI te kunnen rapporteren of het om een private (markt)leverancier gaat of om een publieke (overheids)leverancier. Het wordt mogelijk en bovendien verplicht om bij de leverancier vast te leggen of het een publieke dan wel private leverancier betreft en in BI wordt rapportage op dit veld mogelijk. Documenten (2) 1. Layout inkooporder PDF- inhuur en niet inhuur (Jira 698, Clientèle 194263, VSM 316219) De layout van de inkooporder PDF (inhuur en niet-inhuur) wordt aangepast conform rijkshuisstijl. Tevens wordt een aantal velden toegevoegd en de opmaak (uitlijning, afbreken woorden) verbeterd. De PDF wordt hiermee completer en overzichtelijker. 2. Layout factuur PDF- inhuur en niet inhuur (Jira 1535, Clientèle 194296, VSM 316226) De layout van de factuur PDF (inhuur en niet-inhuur) wordt aangepast conform rijkshuisstijl. Tevens wordt een aantal velden toegevoegd en wordt de opmaak (uitlijning, afbreken woorden) verbeterd. De PDF wordt hiermee completer en overzichtelijker. Het rapport ‘XXEPV facturenregister maken en factuurstatus naar Verzonden’ krijgt de zelfde layout als de factuur PDF. Beheer (13) 1. Kolom bij Overeenkomst niet breed genoeg om alle info te tonen (Jira 522, Clientèle 202154, VSM 317891) De breedte van de velden ‘Omschrijving’ en ‘Categorie’ in de inkooporder en leveranciersportaal schermen uitgebreid naar minimaal 50 karakters. 2. Logica bij aanmaken gebruikersaccount (Jira 736) Bij het aanmaken van een gebruikersaccount in gebruikersbeheer wordt het veld ‘Actief vanaf’ automatisch geleegd als éérst de actief vanaf datum wordt aangepast en daarna wordt gekozen voor ‘wachtwoord handmatig instellen’. Dit wordt in deze release opgelost. 3. Extra informatie zoeken op leveranciersvestigingen (Jira 1022, Clientèle 202136, VSM 317901) Een leverancier kan één of meerdere vestigingen hebben. De vestigingen worden in diverse zoekschermen getoond met het 12-cijferig KvK nummer. Dit is onvoldoende onderscheidend om een keuze te maken. Voor een tweetal pagina’s wordt extra informatie toegevoegd in het zoekscherm. 4. Vinkje ‘Spoed’ op bestelaanvraag (Jira 1032, Clientèle 202146, VSM 317892) De aanvrager kan een vinkje ‘spoed’ ingeven op de bestelaanvraag. De functionaliteit wordt niet gebruikt in EPV en het vinkje wordt in de release onzichtbaar gemaakt.
5
5. Direct naar de kassa vanuit de winkelwagen (Jira 1036, Clientèle 202147, VSM 317893) Wanneer een aanvrager vanuit de winkel een artikel aan de winkelwagen toevoegt, wordt altijd het scherm bijzonderheden getoond. Voor niet-inhuur wordt dit aangepast; het scherm bijzonderheden wordt niet meer getoond. Na toevoeging van het artikel aan de winkelwagen kan men direct naar de kassa. De situatie voor inhuur blijft ongewijzigd en verschijnt het scherm ‘aanvullende gegevens’. 6. Naamgeving Knop 'Bevestigen’ voor accepteren en afwijzen (Jira 1043, Clientèle 202144, VSM 317889) De knop ‘Bevestigen’ in het tabblad ‘Orders’ in het leveranciersportaal en de waarde ‘Bevestigen’ in de waardelijst bij het bekijken van een inkooporder in het leveranciersportaal worden aangepast naar ‘Accepteren/Afwijzen’ 7. Offerte aanmaken: Engelstalige link vertalen naar het Nederlands (Jira 1253) In het scherm ‘spreadsheet analyseren per regel’ is de link voor terugkeer naar het hoofdscherm weergegeven in het Engels. Dit wordt vertaald naar het Nederlands. 8. Afsluiten voor ontvangst in scherm (Jira 1623, Clientèle 202149, VSM 317897) Als een regel op een inkooporder wordt afgesloten voor ontvangst, en de inkooporder vervolgens wordt opgezocht, dan staat de status van de regel op ‘Open’. De onderliggende schema’s (shipments) zijn gesloten. Gewenst is om ook de ontvangststatus te kunnen zien in één pagina met de overige informatie over de order. Dit wordt gerealiseerd door aanpassing van de standaard view in het tabblad ‘Schema’; het tabblad ‘Regels’ blijft onaangepast. 9. Inactief maken van locatie (Jira 1708, VSM 3100674) Wanneer een afleverlocatie inactief wordt gemaakt (ook al is dat in de toekomst), dan geeft de waardenlijst voor de afleverlocatie (bij de persoon en bij de organisatie) een foutmelding (‘ID 2189 flexveldsegment locatie bestaat niet in segmentcode xxepv_afleverlocatie’). Dat wordt in de release opgelost. 10. Aanvulling tekst in foutmelding leveranciersportaal (Jira 1719, VSM 3107938) Wanneer in het leveranciersportaal een factuur wordt ingevoerd op een inkooporder waarbij de volledige hoeveelheid al is gefactureerd, dan wordt een foutmelding gegenereerd. In de (terechte) foutmelding ontbreekt een stukje tekst (hoeveelheid) tussen twee quotes (‘’). Dit wordt aangepast. 11. Audit Trail (Jira 1734, Clientèle 201497, VSM 317786) De huidige audit trail wordt uitgebreid met extra audit op rollen facturen 12. Leveranciersbeheer (Octopus 35, Clientèle 198801, VSM 317190, RFC 39b2:) Leveranciersgegevens worden op meerdere niveaus vastgelegd. Momenteel kunnen alle niveaus door 2e en 3e lijns beheer worden aangepast. Er wordt onderscheid aangebracht in rijksbrede en deelnemer specifieke leveranciergegevens en de bijbehorende beheerautorisaties worden hierop afgestemd. Bij wijziging van rijksbrede gegevens wordt een melding naar deelnemer en leverancier verstuurd.
De registratie en het beheer van rijksbrede leveranciersgegevens (zoals naam, KvKnummers, adressen en bankrekeningen) wordt centraal belegd bij 2e lijns beheer (Logius). De registratie en het beheer van deelnemer specifieke leveranciersgegevens (zoals instellingen mbt factuur, berichtenverkeer, toekenning bankrekening, etc.) wordt belegd bij de deelnemer zelf (1e lijns beheer).
6
Het beheer van leveranciersgegevens in DigiInkoop wordt dus uitgevoerd door 1e en 2e lijns beheer, en niet door leverancier. Dit geldt zowel voor leveranciers A (portaal) als leveranciers B (berichten). In het leveranciersportaal zijn de stamgegevens alleen raadpleegbaar, niet muteerbaar. Hier op zijn twee uitzonderingen: Het beheer van - contactpersonen van de leverancier (behalve de initiële contactpersoon) en - gebruikers binnen het leveranciersportaal (incl. rollen en autorisaties) ligt bij de leverancier.
13. Verplichten leverlocatie (Clientèle 188425, VSM 314872) Een ontvangst kan niet geboekt worden als er geen leveringslocatie is opgegeven. Daarom wordt het veld ‘leverlokatie’ op de inkooporder verplicht gemaakt.
7
