Proces modelering
De harde, leuke, frustrerende, ontdekkende en lerende realiteit De rugzak van de consultant
Agenda
• • • •
2
Even voorstellen Valkuilen en tips Aanpak Casus De Bibliotheek
• Pauze, bezinnen en nadenken over stellingen • Stellingen
1 uur
Even voorstellen • Bart Dekkers • Management Consultant Ordina (implementatie mngt, project/programma mngt, service mngt, proces architectuur, logistiek, resource mngt)
• Product Manager Process Modeling Baan ERP • Internationaal geoloog (Shell)
3
Enkele recente nieuws berichten
4
•
Den Haag, 21 oktober 2011 – Software AG (Frankfurt TecDAX: SOW) maakt de voorlopige resultaten van het derde kwartaal van 2011 bekend. Het bedrijf verwacht een groei in licenties van Business Process Excellence-oplossingen (BPE) van 37 procent naar €42 miljoen (tegen €31,4 miljoen vorig jaar). De omzet in de productactiviteiten (licenties en onderhoud) groeit met 21 procent bij vaste valuta naar €84 miljoen (vorig jaar €72,1 miljoen). Deze groei onderstreept de sterke dynamiek in de markt voor procesoptimalisatie.
•
06-12-2011 - Cordys en Revevol innoveren en faciliteren Business Proces Management via Cloud Computing. Revevol is per direct een van de value-added reseller partners van Cordys, wereldwijd leverancier van software voor het innoveren van bedrijfsprocessen. Revevol is het eerste bedrijf dat zich volledig toelegt op de implementatie van Google Apps. Deze samenwerking brengt de sterke werelden van Business Process Management (BPM) en cloud computing met Google Apps samen.
Er komt een dag ……
5
De eerste kennismaking met proces modelering in het echt
6
Wat bedoel ik nu eigenlijk Proces modelering = een ACTIVITEIT om een REALITEIT VERSIMPELD in een MODEL VAST TE LEGGEN
e mo Welk
del
Welke simplificatie
Proces model = communicatie middel
Valkuilen • Aanpak valkuilen
Waarom (Wat is het doel?) Ik (Wat is mijn rol en mandaat) Wanneer (Timeframe) Wie (Doelgroep, Cultuur) Hoe (Interactie, Structuur, Conventies en afspraken)
8
Doelstelling • Proces optimalisatie High level, organisatie of proces focus
• Ontwerp applicaties Detail level, systeem focus, gestructureerd
• Praatplaatje High level, makkelijk visueel, korte termijn
• Eenmalig vs proces bibliotheek • Administratieve Organisatie Conventies, beschrijvend
• Workflow gerelateerd Conventies, detail, simulatie
• IST vs SOLL Welke situatie
9
Wat is mijn rol en mandaat • Eigenaar, houder, modeleerder, beheerder, facilitator…… • Mandaat • • • • • •
Beschrijvend of dicterend ? Wie mag ik spreken ? Beschikbaarheid van mensen ? Wat is de scope en reikwijdte ? Solo of team ? Context (onderdeel van programma, reorganisatie…) ?
Proces modelering is een projectmatige activiteit met een hoge waarschijnlijkheid van verandering
10
Timeframe • Korte termijn vs lange termijn • Detail vs globaal
• Academisch • Bezigheidtherapie • Mate van detail en diepgang van model
11
Doelgroep • • • • • • • • •
Management Kerngebruikers Functioneel beheerders Applicatie beheerders Technisch beheerders Testers Trainers Klanten Leveranciers
Allemaal verschillende verwachtingen en behoeftes
12
Cultuur • Elke cultuur heeft zijn eigen taal, gewoontes en kennisniveau
Management: Keep it simple Engineering: swimlanes Banking: financiele flows Nomade: “Ik niet snappen”
TERMINOLOGIE !!!!
13
Interactie
Wees flexibel in de middelen maar vastberaden in het doel Als consultant wees bewust van • Eigen voorkeuren • (Des)interesses • Kennis niveau • Acceptatie • Interpretatie, aannames, eerdere ervaringen • Competenties • Vragen, vragen, luisteren, luisteren…… • Eigen inbreng
14
Structuur - Architectuur
Geen enkel model past in 1 plaatje dus structureren !
• Architectuur
Zachman TOGAF met Archimate NORA/MARIJ Ketenintegratie Supply Chain …..
15
Structuur • Drilldown structuur
Topdown aanpak Organisatie versus proces focus Primaire en secundaire processen Cross functionals of business scenario’s als controle middel
Control
Input
Activiteit
Output
Conventies en afspraken
• Terminologie • Terminologie • Terminologie • • • • •
Symbolen, kleuren, taal Eigenaarschap Versie beheer Eenmalig of onderdeel van bibliotheek Herbruik van industrie standaarden (SCOR, ITIL,Telco…)
17
Top tien tips (BPM Institute) • • • • • • • • • •
Prepare for effective Business Process Modeling Model the business enterprise Adopt a BPM framework Use a standard modeling language Develop models derived from stakeholder requirements Model what you know Model with a purpose Select a target domain Perform requirements analysis Keep it simple
Waar begin ik aan ?
19
Aanpak
20
• Gebruik bestaande methodieken Prince2 Advisering Peter Block (entry & contracting, data collection & diagnosis, feedback, implementation, extension, recycle of termination)
Weske Survey, Design, Platform selection, Implementation, Deployment, Operations
• Essentie
Eerst randvoorwaarden (het “wat”, “hoe” en “wanneer”) Leer de cultuur (kost tijd) Uitvoering (Rol modeleerder of begeleider) Feedback loop (Zeer frequent) Afronding en borging
Brown paper sessie
Workshop vorm met verschillende disciplines • Geen focus op conventies • Focus op discussie • Kritisch doorvragen • Later uitwerken • ACCEPTATIE
21
Vereiste competenties • Afhankelijk van rol Proces eigenaar > management rol Modeleerder > consultant rol
• Soft skills Helikopter view, Conceptueel, Kunnen samenwerken, Vragen en luisteren Veranderkunde …..
• Vakkennis Methodiek, systemen,architecturen Inhoudelijke proces kennis …….
22
Uiteindelijke resultaat
23
Oefening Universiteit Utrecht • • • •
Wat is het primaire proces ? Wat zijn de hoofdprocessen ? Teken een globaal procesmodel op het hoogste niveau In welk proces zittende grootste problemen ?
24
Casus het cafe ‘t Neutje
25
Toelichting
De omzet van de drankverkoop loopt terug en er moet extra worden geïnvesteerd in installaties. Het café was onderdeel van de Heineken keten en Heineken heeft onlangs besloten om het café te verkopen. De nieuwe eigenaar heeft als eerste uitdaging de financiën op order te brengen. Een van de opties die wordt overwogen is om zaaltjes te verhuren of er een café restaurant er van te maken. Binnen het café lopen een aantal trajecten:
• Optimalisatie IT waaronder aanschaf van een kassa systeem waarmee ook de drankvoorraad wordt bijgehouden (Supply Chain en WMS).
• • • • •
Uitbreiding dranken assortiment Vervanging van het meubilair Uitbouw café om zalen te verhuren Verandering naar café eet restaurant Inhalen achterstallige betalingen bij studenten
Als externe consultant kom je binnen en je krijgt als opdracht een procesanalyse te maken met daarna voorstellen om de financiële positie te verbeteren.
Stelling 1 Cafe ‘t Neutje
Het verwachte procesmodel hoeft alleen de gewenste situatie te beschrijven van de systeem functionaliteit (Kassa)
Stelling 2 Cafe ‘t Neutje
Er is maar 1 doelgroep namelijk het management en het is eenmalig!
Vraag 3 Cafe ‘Neutje
Wat is het primair proces en verandert deze door de strategie wijziging? Wat zijn de hoofdprocessen?
Wat te onthouden ? Het resultaat
De route is al een deel van de oplossing
Voorbereiding
