Procedures Cityleague organisatie
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 2 van 8
Inhoud Dit document beschrijft de communicatie zoals die minimaal optreedt tussen de organiserende vereniging en de Nederlandse Frisbee Bond. Organisatie .............................................................................................................................................. 3 Opzet van Cityleague .............................................................................................................................. 4 Checklist / plan voor aanmelding ........................................................................................................... 5 Voorbeeldbegroting ................................................................................................................................ 6 Voorbeeld eindafrekening ...................................................................................................................... 7 Materialen beschikbaar via NFB ............................................................................................................. 8
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 3 van 8
Organisatie Een Cityleague bestaat uit vier opeenvolgende fasen van opstarten tot afsluiten:
Betrokken partijen bij de organisatie van een Cityleague zijn: • • • • •
Organisator: De vereniging die de betreffende Cityleague organiseert Cityleague coördinator: De Cityleague coördinator van de NFB Bondsbestuur: Het bestuur van de NFB Schijven leverancier: Leverancier van de Cityleague schijven voor nieuwe NFB leden (Discs en Sports) Cityleague.nl: De Cityleague website
D e Cityleague coördinator beoordeelt van elke stap of deze voldoet aan de verwachting en realistisch zijn, indien nodig of gewenst in verder overleg met vereniging en/of bondsbestuur. Fase 1: Opstarten 1. De organisator stelt 6 weken voor de eerste speel avond de Cityleague voor bij de Cityleague coördinator. Het voorstel is voorzien van de speeldata, begroting, locatie, promotieplan, EHBO plan en een aanvraag voor een Cityleague op CityLeague.nl. Gebruik hiervoor de bijgesloten checklist/plan en voorbeeldbegroting. 2. De Cityleague coördinator vermeld de league op Cityleague.nl. Fase 2: Promoten in inschrijven 1. De organisator promoot de Cityleague. 2. Deelnemers schrijven zich in via Cityleague.nl of via het Cityleague inschrijfformulier (waarna de organisator ze toevoegt aan de website). 3. De organisator bestelt schijven via de Cityleague coördinator. Fase 3: Uitvoeren 1. Extra deelnemers melden zich aan via de website of via het Cityleague inschrijfformulier (waarna de organisator ze toevoegt aan de website). 2. Extra schijven worden besteld via de Cityleague coördinator. Fase 4: Afsluiten 1. De organisator stuurt overgebleven schijven terug naar de schijven leverancier. 2. De organisator zorgt ervoor dat de deelnemerslijst op CityLeague.nl volledig is en overeenkomt met de lijst van daadwerkelijke deelnemers. 3. De organisator stelt een eindafrekening op en stuurt deze met de bijbehorende bonnen op naar de Cityleague coördinator. 4. Afsluiting is afgerond binnen een maand na de laatste speeldatum van de Cityleague.
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 4 van 8
Opzet van Cityleague Op een NFB kaderdag is besproken binnen welke kader een Cityleague moet vallen wil het nog een Cityleague heten en hoe streng moet de NFB dit handhaven. Deze discussie loopt nog. Het uitgangspunt is nu dat elke individuele Cityleague aansluit op onderstaande doelen en uitgangspunten. De Cityleague heeft als doel: • Aanbieden van Ultimate Frisbee in recreatieve vorm • Promotie van Ultimate Frisbee (ledenwerving vereniging en NFB) De uitgangspunten van het Cityleague concept zijn de volgende • De Cityleague wordt gepresenteerd als op zichzelf staand landelijk concept • De Cityleague richt zich op jeugd / jongeren / jong volwassenen • De Cityleague is dé manier om op lokaal niveau (stad) recreatief Ultimate te spelen • Deelname aan een Cityleague is, buiten de league om, vrijblijvend (m.u.v. formele lidmaatschappen) • De Cityleague is altijd een kortlopende league
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 5 van 8
Checklist / plan voor aanmelding Algemene gegevens Organiserende vereniging: Contactpersoon:
Opzet league Speeldata: Lokatie: Aantal verwachte nieuwe leden: Aantal verwachte eigen leden: Maximaal aantal deelnemers:
Promotie Promotieplan: Datum open training (optioneel):
Overig Hoe is de EHBO geregeld:
Facilitering NFB E-mail adres organisator op Cityleague.nl: Benodigd NFB materiaal:
Stuur dit plan mee bij het aanmelden van de Cityleague bij de Cityleague coördinator (email).
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 6 van 8
Voorbeeldbegroting Uitgangswaarden Aantal NFB leden: Aantal nieuwe leden: Aantal nieuwe leden jeugd:
10 30 5
Fee NFB leden: Fee nieuwe leden: Fee nieuwe leden jeugd: Kosten schijf:
€ 2,50 € 10 € 7,50 €6
Begroting Inkomsten Deelname fees NFB leden (10 * 2,50) Nieuwe leden (30 * 10) Nieuwe leden jeugd (5 * 7,50) Afdracht NFB lidmaatschappen (30 * 7,50) Afdracht NFB lidmaatschappen jeugd (5 * 5,00) NFB subsidie Schijven nieuwe leden (35 * 6,00) Organisatiesubsidie
25 300 37,5 -225 -25
210 200
522,50 Verlies (door de NFB gegarandeerd) Totaal
212,50 735
Uitgaven Organisatie Vergunning of veldhuur EHBO Materialen Kasverschil
150 80 20 10
Promotie Flyers en posters Schijven nieuwe leden (35 * 6,00)
50 210
Spirit en aankleding Snoep Borrel Prijzen
15 150 50
Winst (gedeeld met de NFB) Totaal
0 735
Opmerkingen * we proberen ongeveer 6 teams te werven van elk 6 a 7 mensen. Op de twee wedstrijddagen krijgt elk team een flinke zak snoep. Dit is leuk, goed voor het teamgevoel en de gezelligheid (heb dit als tip gekregen van andere CL-organisatoren). ** Prijzen: we moeten nog wat leuks/ludieks bedenken. Niet te duur maar wel een blijk van waardering en wat het strijden waard is *** na de prijsuitreiking willen we in het park nog een uurtje (of twee) borrelen ter afsluiting, dus kosten voor drank (bier en fris) en borrelnootjes of chips oid Stuur de begroting mee bij het aanmelden van de Cityleague bij de Cityleague coördinator (email).
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 7 van 8
Voorbeeld eindafrekening Daadwerkelijke waarden Aantal NFB leden: Aantal nieuwe leden: Aantal nieuwe leden jeugd:
10 30 5
Fee NFB leden: Fee nieuwe leden: Fee nieuwe leden jeugd: Kosten schijf:
€ 2,50 € 10 € 7,50 €6
Begroting Inkomsten Deelname fees NFB leden (10 * 2,50) Nieuwe leden (30 * 10) Nieuwe leden jeugd (5 * 7,50) Afdracht NFB lidmaatschappen (30 * 7,50) Afdracht NFB lidmaatschappen jeugd (5 * 5,00) NFB subsidie Schijven nieuwe leden (35 * 6,00) Organisatiesubsidie
25 300 37,5 -225 -25
210 200
522,50 Verlies (door de NFB gegarandeerd) Totaal
212,50 735
Uitgaven Organisatie Vergunning of veldhuur EHBO Materialen Kasverschil
150 80 20 10
Promotie Flyers en posters Schijven nieuwe leden (35 * 6,00)
50 210
Spirit en aankleding Snoep Borrel Prijzen
15 150 50
Winst (gedeeld met de NFB) Totaal
0 735
Gegevens Contactpersoon: Vereniging: Vestigingsadres: Vestigingsplaats: Rekeningnummer:
<straat>
Datum: Handtekening: Toelichting: Geen opmerkingen Deze eindafrekening graag ondertekend en voorzien van de bonnetjes opsturen naar: Cityleague coördinator Ron van Kesteren Muldersweg 27 6532 WZ Nijmegen Na goedkeuring door de Cityleague coördinator en de NFB penningmeester wordt het verlies door de NFB gecompenseerd en/of de helft van de winst in rekening gebracht bij de vereniging.
Procedures Cityleague organisatie (3 maart 2013)
Pagina 8 van 8
Materialen beschikbaar via NFB De NFB stelt de volgende materialen beschikbaar aan verenigingen voor de Cityleague organisatie. Materialen met een vraagteken waren nog niet beschikbaar bij het opstellen van dit document. Organisatie •
Cityleague.nl
•
Inschrijfformulier
Promotie •
Flyers (digitaal en aanpasbaar)?
•
Posters (digitaal en aanpasbaar)?
•
Cityleague.nl
•
Facebook pagina?
•
Twitter account?
Evenement •
Cityleague schijven
•
Banner
•
Belijning?
•
Hesjes?
