Nieuwsbrief administratieve procedures Inleiding: De projectgroep implementatie IKB krijgt veel vragen. Zij ziet dat er binnen de sector een behoefte is aan aanvullende informatie. Om hierin te voorzien heeft zij besloten twee nieuwsbrieven uit te brengen: 1. De nieuwsbrief testen en trainen is in de eerste week van oktober verspreid. 2. Deze nieuwsbrief administratieve procedures in de laatste week van oktober. In deze tweede nieuwsbrief gaan we langs een aantal procedures.
Advies projectgroep: stel de openingsdatum van de keuzemodule op 16 januari 2012 De projectgroep heeft geadviseerd de keuzemodule open te stellen op 16 januari. Hieraan liggen een aantal overwegingen ten grondslag: 1. Dit geeft de mogelijkheid om de introductie naar medewerkers zorgvuldig in te richten. Gelijk met de openstelling van de keuzemodule kunnen de medewerkers de brief ontvangen met uitleg over de berekening/hoogte van het eigen IKB. Een berekening die zeker op het juiste salaris van 2012 gebaseerd is en waarbij de medewerker vier weken de tijd heeft om het systeem in te gaan, keuzes te maken en zo nodig ondersteuning te zoeken. 2. Zowel Centric als Raet levert pas in de loop van november de keuzemodule uit. In de weken die dan volgen wordt bij alle waterschappen technisch het IKB geïnstalleerd. De functionaliteit is op dat moment getest. In je eigen waterschap zal vervolgens getoetst moeten worden of de keuzemodule op de architectuur van het waterschap kan draaien (Centric waterschappen), of dat de keuzemodule vanuit het waterschap benaderd kan worden (Raet waterschappen). Verder geldt voor alle waterschappen dat interfaces getest moeten worden en getoetst moet worden of de verbindingen met de financiële administraties kunnen. In deze zelfde periode worden bij de salarisadministratie de keuzes voor meer- en minderwerk ingebracht, moeten de beoordelingen verwerkt worden en de gebruikelijke mutaties. Om de vereiste vervroeging van een aantal handelingen te voorkomen en om tijd te creëren voor de installatie van de keuzemodule komt de projectgroep met het advies om de keuzemodule vanaf 16 januari open te stellen voor medewerkers.
Prestatietoeslag In de SAW is vastgelegd dat de prestatietoeslag in februari wordt uitbetaald. Ook deze betaling loopt via het IKB. Dit betekent dat de mutatie voor de prestatietoeslag voor de sluitingsdatum rond 10 januari moet zijn ingebracht. Na de salarisrun komt de prestatietoeslag voor keuzes zichtbaar in het IKB. De medewerker kan het budget inzetten voor doelen. Doet de medewerker dit niet dan wordt dit deel van het budget, de prestatietoeslag automatisch uitbetaald in februari. Openstellen van de keuzemodule per 16 januari verandert dit niet. De medewerker krijgt een schriftelijke bevestiging van de verdiende prestatietoeslag. Neem in deze brief op, op welk moment de prestatietoeslag zichtbaar wordt en welke handelingen de medewerker moet doen. Dit is bij Raet en Centric verschillend, pas je eigen brief aan op de eigen situatie van het waterschap.
Januari brief berekening hoogte eigen IKB Dit jaar is er sprake van een overgang. Nu hebben we diverse arbeidsvoorwaardelijke regelingen overgebracht naar het IKB, van tijd geld gemaakt en het betalingsmoment verandert. Een complexe overgang die geresulteerd heeft in een complexe regeling. Om de medewerker inzicht te geven in het IKB is afgesproken dat iedere medewerker in januari een brief krijgt waarin de opbouw van het eigen IKB uitgelegd wordt. De gegevens die in deze brief moeten worden opgenomen, maakt dat de brief pas in de loop van januari verzonden kan worden. Door als openstellingdatum voor de IKB module 16 januari aan te houden kan de brief gelijk vallen met de introductie. De brief is een verduidelijking van de opbouw en een uitnodiging om het keuzesysteem in te gaan. De brief is opgenomen in de toolkit IKB voor P&O. Met Raet en Centric is overeengekomen dat zij zorgen voor de benodigde overzichtsdocumenten waarmee deze brieven opgesteld kunnen worden. Bij deze brief kan de tekst van de IKB regeling gevoegd worden en een instructie om de keuzemodule te gebruiken, inclusief een eigen inlogcode
Meerwerk en salarisverhoging De invoering van het IKB heeft gevolgen voor een aantal processen: • Het meerwerk wordt in 2012 via het IKB uitbetaald. Voor de salarisadministratie betekent dit dat de invoer vroeger gerealiseerd moet zijn dan voorheen. Als het IKB ‘opent’ op 1 januari 2012 moet het meerwerk in de laatste run voor deze datum meegenomen zijn. De medewerker heeft dan in het scherm een meerwerk budget, kan tot sluitingsdatum (10 januari) keuzes maken om het geld in te zetten voor doelen in het IKB. Maakt de medewerker geen keuzes dan wordt het geld bij de salarisbetaling in januari uitgekeerd. • Opent het IKB op 16 januari dan kan het meerwerk tot de sluitingsdatum begin januari worden ingebracht. De invoer leidt tot een betaling van het meerwerk van januari in deze maand zelf en wordt opgevoerd in het keuzebudget van februari (Raet), wordt zichtbaar voor de medewerker om als keuze naar het IKB te brengen (Centric). • Voor de toegekende salarisverhogingen geldt eenzelfde verhaal. Alleen als de salarisverhoging in de laatste run voor 1 januari is meegenomen wordt het IKB met het hogere salaris uitgerekend en is in het scherm tussen 1 en 10 januari het juiste budget zichtbaar. Wordt de salarisverhoging begin januari ingebracht dan wordt dit met terugwerkende kracht voor het IKB gecorrigeerd en ziet de medewerker in februari een hoger IKB en nog een klein stukje IKB (nabetaling over januari). • Opent het IKB op 16 januari dan kan de toegekende salarisverhoging tot de datum van de salarisrun in januari worden ingebracht. Zowel de januari betaling en opbouw IKB zijn dan op de goede inkomensgegevens gebaseerd. In het scherm wordt de opbouw IKB van januari en van februari zichtbaar. De projectgroep wil expliciet onder de aandacht brengen dat eind 2012 voor het budget van 2013 dit niet langer geldt. December 2012 zullen deze procedures vervroegd afgehandeld moeten worden om een juist IKB voor januari 2013 te kunnen berekenen.
Informatie beveiligen Met de komst van het IKB en de keuzemodules gaat er meer vertrouwelijke informatie over het net en op de schermen. Geef binnen je waterschap ook aandacht aan zorgvuldig gebruik van de keuzemodule, afsluiten bij het verlaten van je bureau etc.
Financiële administratie In de huidige financiële administratie wordt een aantal reserveringen gedaan, denk aan vakantietoeslag en eindejaarsuitkering. De nieuwe SAW kent dit niet meer. Je zult voor je eigen waterschap na moeten gaan hoe je financieel het IKB verwerkt: in januari bouwen de medewerkers een recht op, een deel van dit recht wordt uitbetaald en een ander deel wordt doorgeschoven en later in het jaar, op een nu nog onbekend moment uitbetaald. Bij de inrichting van het financiële proces moet nog een facet worden meegenomen. Een medewerker kan in het IKB kiezen voor het kopen van verlof. In dat geval verandert de aanspraak van de medewerker van euro’s in geld.
Levensloopregeling Na het spaarloon worden nu de gevolgen voor de levensloopregeling duidelijk. De overheid maakt het onmogelijk om in 2012 nieuw te gaan deelnemen. Uitsluitend huidige deelnemers met een saldo op rekening van € 3.000,- kunnen in 2012 het levensloopsparen voortzetten. Dit heeft een aantal gevolgen: Met de vakbonden zal besproken worden dat deze maatregelen er toe leiden dat het doel levensloop in het IKB omgezet moet worden in een overgangsbepaling. Dit zal in november geagendeerd worden. Via LinkedIn en de communicatietoolkit is aandacht gegeven aan deze verandering. Tot slot zijn we in overleg met Raet en Centric. Onze voorkeur gaat uit naar het niet langer voor iedereen zichtbaar zijn van het doel levensloop. In de keuzemodule zou dit alleen nog zichtbaar moeten zijn voor de medewerkers die onder het overgangsregime vallen. Deze vraag/wens leeft bij meer klanten. Zodra bekend is hoe dit opgelost wordt, volgt informatie
Eigen keuzeregelingen Waterschappen kennen eigen regelingen, denk aan het fiscaal voordelig salderen van kilometers, het aanbieden van bedrijfsfitness of PC-privé. Ieder waterschap zal zelf na moeten gaan of zij lokaal eigen regelingen heeft die met de komst van het IKB veranderen. Deze regelingen maken op 1 januari 2012 geen onderdeel uit van het IKB (Benefitplanner of YouPP). De inspanning richt zich op het IKB volgens SAW inrichten. Een eigen regeling van het waterschap in de keuzemodule inbrengen kan niet.
Verlof saldo op 31 december In ieder waterschap zijn medewerkers met een verlofsaldo op 31 december. Soms is er zelfs sprake van een stuwmeer aan verlof. Dit verlof gaat op de gebruikelijke wijze mee naar 2012. Verlofsaldo blijft verlofsaldo. Het IKB verandert dit niet. In het IKB is het niet mogelijk zelf verlof te verkopen. Kent het waterschap regels voor de overgang van verlof dan blijven deze regels gelden, het IKB grijpt niet in op deze eigen regelingen.
Q&A In deze nieuwsbrief willen we een aantal meer administratief getinte vragen opnemen met uiteraard een antwoord. Deze vragen en antwoorden zijn ook opgenomen in de Toolkit IKB voor P&O. Welk belastingtarief geldt voor het IKB? Deze vraag is in juni aan de belastingdienst voorgelegd. Hoofdregel is de tabel loonheffing van toepassing is op maandelijkse betalingen en het bijzonder tarief op eenmalige betalingen. Bij het IKB kiest de medewerker zelf het betalingspatroon. Het is op zijn minst vreemd als de medewerker zelf de belastingheffing zou kunnen beïnvloeden. De belastingdienst heeft toegezegd eind oktober schriftelijk antwoord te geven op deze en andere vragen. Na ontvangst van de brief maken wij deze binnen de sector bekend. Telt de belastingdienst de keuze voor minderwerken en verlofkopen bij elkaar op voor het bepalen van de grens, wel of geen gevolgen voor pensioen? Ook deze vraag is aan de belastingdienst voorgelegd. Duidelijk is dat je tot 10% van je aanstellingstijd kunt kiezen voor minderwerk zonder dat dit gevolgen heeft voor de pensioenopbouw. Voor verlof kopen in het IKB is de hoofdregel dat dit voor 30% van het loon mag zonder pensioengevolgen. De belastingdienst geeft ons nog uitsluitsel of deze twee percentages mogen worden opgeteld of dat het samen maximaal 30% is. Tellen mijn senioren uren mee bij de tellingen uit de vorige vraag? Nee, de seniorenregeling valt weer onder uitzonderingsbepalingen. Kan een medewerker een deel van het IKB laten uitbetalen? Ja, de medewerker kan zelf per maand aangeven welk deel hij wil laten uitbetalen en welk deel hij wil reserveren. Door een deel te reserveren kan de medewerker op een later moment in het jaar beschikken over een groter budget. Meerwerk wordt straks via het IKB uitbetaald, betekent dit dat de medewerkers het in twee porties krijgen, mei en december? Nee, de individuele delen van het IKB; meerwerk, prestatietoeslag, overwerk en gratificaties worden maandelijks uitbetaald. De medewerker kan wel kiezen om het een aantal maanden te reserveren en dan uit te betalen. Maakt de medewerker geen keuze dan is de default uitbetalen. Kan de medewerker de vakbondscontributie in twee delen verrekenen of moet dit in één keer? Je geeft als medewerker zelf op, op welk moment welk bruto bedrag netto gemaakt wordt. Een voorbeeld, stel de vakbondscontributie is 200 euro. De rekening komt binnen in mei en de medewerker gaat half mei keuzes maken. Hij wil in de maand juli 100 euro verrekenen en in de maand augustus. De medewerker krijgt deze twee maanden het opgegeven bruto deel (100 euro), netto uitbetaald. Er zijn twee voorwaarden aan deze keuze verbonden: De medewerker zal voor de verrekening het betaal bewijs moeten inleveren en de verrekening kan alleen in hetzelfde kalenderjaar.
Voorbeeldbrief berekening van jouw IKB Beste…, Iedere medewerker bij de waterschappen heeft per 1 januari een Individueel KeuzeBudget. In deze brief rekenen we je voor hoe het IKB voor jou tot stand komt. Om het collectieve deel van het IKB te berekenen gaan we van een aantal gegevens uit. We beginnen in deze brief met deze basisgegevens voor jou: Je maandsalaris februari 2012: Je maandbezoldiging februari 2012: Je functieschaal februari 2012: Parttime percentage februari 2012: Je geboortedatum: Je indiensttredingdatum: Deelnemer aan de seniorenregeling: ja/nee Wachtdienst: ja/nee ORT: ja/nee Met deze gegevens wordt het collectieve deel van het IKB uitgerekend. In bijlage 1 vind je de berekening terug van de onderdelen die voor jou geld inbrengen in het IKB. In bijlage 2 is de IKB regeling opgenomen. Vanaf 16 januari kun je inloggen op het keuzesysteem. In het keuzesysteem zie je de gegevens van de februari betaling. Een instructie is als bijlage 3 bijgesloten, inclusief jouw inlogcode. Tot ..* februari kun je in het systeem keuzes maken. Jouw keuzes worden verwerkt bij de salarisbetaling van februari. Maak je geen keuzes dan wordt het collectief saldo IKB gereserveerd en in de maand mei uitbetaald. Voor vragen over de berekening of over het maken van keuzes in het IKB kun je contact opnemen met je P&O adviseur of de salarisadministratie. ..* hier kan de sluitingsdatum voor het eigen waterschap worden opgenomen.
Bijlage 1: Artikel 3.2.3 opbouw van het collectief pensioengevend deel van het IKB Lid 1: 8% van de in de maand februari gelden bezoldiging is: Lid 2: ??% van het in de maand februari geldende salaris is: Lid 3: ??% van het maximum salaris van de functieschaal is: Artikel 3.2.4 opbouw van het collectief niet pensioengevend deel van het IKB Op grond lid 1 en jouw geboorte jaar is het basis percentage: ??% Op basis van lid 2 is dit met .. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 3 is dit met .. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 4 is dit met .. procentpunt verhoogd: Totaal ??% van het in de maand februari geldende salaris is: Het totale collectieve IKB is: Naast deze collectieve rechten kunnen er op grond van artikel 3.2.5 ook individuele rechten in het IKB zijn opgenomen. Maak als waterschap een keuze of je de individuele IKB rechten ook uitwerkt of hier verwijst naar de P&O adviseur voor vragen.
